Gdańsk, dnia 7 września 2015 r. IZBA SKARBOWA W GDAŃSKU LO2/260-0012/15/00 Do wszystkich Wykonawców ubiegających się o zamówienie Wyjaśnienia do SIWZ oraz modyfikacja treści SIWZ Dotyczy: postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na: świadczenie usług w zakresie sprzątania pomieszczeń w budynkach Izby Skarbowej w Gdańsku, terenów zewnętrznych wokół budynków oraz prac naprawczych i konserwacyjnych Zgodnie z art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 907 ze zm. dalej Ustawa ), Zamawiający przekazuje wyjaśnienia do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (dalej SIWZ), sporządzonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na: świadczenie usług w zakresie sprzątania pomieszczeń w budynkach Izby Skarbowej w Gdańsku, terenów zewnętrznych wokół budynków oraz prac naprawczych i konserwacyjnych oraz dokonuje stosownych modyfikacji treści SIWZ: Pytanie nr 1: Proszę o wyjaśnienie czy Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia serwisu dziennego podczas świadczeniu usług sprzątania wewnątrz budynków objętych przedmiotem zamówienia? Jeżeli tak, to proszę o podanie w jakich obiektach, ile osób i w jakich godzinach należy zapewnić serwis dzienny. Wykonawca wyjaśnia, że serwis dzienny polega na realizacji czynności interwencyjnych i doraźnych potrzeb w godzinach funkcjonowania obiektów Zamawiającego. Serwis dzienny nie realizuje sprzątania zasadniczego. Obsadę na sprzątanie zasadnicze planuje się niezależnie od zakresu prac serwisu dziennego, tak aby zrealizować cały zakres czynności związanych z codziennym utrzymaniem czystości i sprzątaniem obiektów. Odpowiedź na pytanie nr 1: Zamawiający wyjaśnia, iż Wykonawca nie jest zobligowany do świadczenia serwisu dziennego w znaczeniu nadanym mu w treści pytania nr 1. Jednocześnie zamawiający zwraca się z prośbą o wnikliwe zapoznanie się z zapisami SIWZ wraz z załącznikami, w szczególności w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, w tym m.in. co do godzin, w jakich usługi winny być świadczone. ul. Długa 75/76, 80-831 Gdańsk tel.: +48 58 300 23 00 fax: +48 58 301 43 18 e-mail: is@pm.mofnet.gov.pl www.gdansk.apodatkowa.gov.pl
Pytanie nr 2: Proszę o doprecyzowanie załącznika nr 3 do SIWZ Formularz Oferty przez jednoznaczne wskazanie: czy ceny w tabelach od A do D dla poszczególnych obiektów oraz ceny oferty brutto dla poszczególnych części mają uwzględniać realizację usług w zakresie sprzątania pomieszczeń, terenów zewnętrznych wokół budynków oraz prac naprawczych i konserwatorskich, czy tylko świadczenie usługi sprzątania w obiektach i na terenach przyległych (tak jak to jest opisane pod tabelami). Odpowiedź na pytanie nr 2: Zamawiający wyjaśnia, iż ceny oferowane przez Wykonawcę, a przedstawione zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SIWZ (Formularz oferty), winny obejmować cały przedmiot zamówienia opisany w SIWZ, a więc sprzątanie pomieszczeń w budynkach Izby Skarbowej w Gdańsku, terenów zewnętrznych wokół budynków oraz prac naprawczych i konserwacyjnych. Pytanie nr 3: Proszę o doprecyzowanie załącznika nr 3 do SIWZ Formularz Oferty: w jaki sposób Wykonawca ma wypełnić komórki tabel od A do D, dla obiektów w których Wykonawca nie będzie świadczył usług na stawce VAT 8%? Czy Wykonawca może, w takim przypadku, wpisać wartość zerową dla ceny netto wg stawki 8%? Odpowiedź na pytanie nr 3: Zamawiający wyjaśnia, iż w przypadku obiektów, dla których nie będą świadczone usługi wedługi stawki VAT 8% należy wpisać wartości zerowe w kolumnach C oraz E tabel dotyczących poszczególnych części zamówienia. Pytanie nr 4: Proszę o doprecyzowanie jakie parapety zewnętrzne podlegają myciu 2 raz w ciągu miesiąca we wszystkich obiektach objętych niniejszym zamówieniem (str. 12 SIWZ, akapit 5). Proszę o podanie powierzchni lub metrażu. Częstotliwość tej czynności wydaj się bardzo duża, tym bardziej, że mycie okien realizowane będzie 2 razy w roku. Proszę o zmianę częstotliwości realizacji czynności mycia parapetów zewnętrznych na 2 razy w roku (wraz z myciem okien). Odpowiedź na pytanie nr 4: Zamawiający modyfikuje treść specyfikacji w zakresie częstotliwości mycia parapetów zewnętrznych. Mycie parapetów zewnętrznych odbywać się będzie we wszystkich lokalach/budynkach objętych niniejszym zamówieniem 2 razy w ciągu roku, w terminie przewidzianym dla mycia okien. Pytanie nr 5: W pkt 2.3 SIWZ zawarto informację: Doprecyzowanie godzin świadczenia usług (rozkład czasu pracy) w ramach prac konserwacyjnych nastąpi po podpisaniu umowy z wybranym/-mi Wykonawcą/-ami. Czy zamawiający zamierza powierzyć świadczenie usług konserwacyjnych w godzinach nocnych? 2
Odpowiedź na pytanie nr 5: Zamawiający wyjaśnia, iż nie zamierza powierzyć świadczenia usług konserwacyjnych, ani żadnych innych określonych w przedmiocie zamówienia w godzinach nocnych. Ramy czasowe wskazane dla świadczenia usług konserwacyjnych będą zbieżne z tymi, wskazanymi w pkt 2.3 SIWZ (strona 10, akapit 1) Pokoje biurowe i inne pomieszczenia zamknięte będą sprzątane w godzinach 8:00-15:00, zaś korytarze, hole, klatki schodowe i toalety (sanitariaty) po godzinach pracy danych jednostek biorących udział w postępowaniu (w poniedziałki w godzinach 16:30-18:30, a od wtorku do piątku w godzinach 15:00-17:00).. Dodatkowo doprecyzowanie godzin świadczenia usług konserwacyjnych po podpisaniu umowy z wybranym/-ymi Wykonawcą/-cami będzie wynikało z realnych potrzeb w tym zakresie występujących w poszczególnych lokalach objętych przedmiotem zamówienia. Pytanie nr 6: W pkt 2.3 SIWZ zawarto informację: W zakresie świadczenia usług konserwacyjnych Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia obsady konserwatora w każdym z budynków/lokali wymienionych w tabelach opisanych w pkt 2.3 niniejszej SIWZ. W dalszej treści punktu 2.3 Zamawiający określił wymiar godzin świadczenia usługi. Przedstawiony przez zamawiającego wymiar godzinowy świadczenia usługi, pozwala na optymalizację etatyzacji, polegającej na obsługę dwóch obiektów (w wymiarze 20h tygodniowo) przez jednego konserwatora. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość świadczenia usługi konserwatorskiej przez jednego konserwatora na dwóch obiektach? Czy Zamawiający uwzględni powyższe, przy doprecyzowaniu godzin świadczenia usług, w świetle zapisów SIWZ: Doprecyzowanie godzin świadczenia usług (rozkład czasu pracy) w ramach prac konserwacyjnych nastąpi po podpisaniu umowy z wybranym/-mi Wykonawcą/-ami? Odpowiedź na pytanie nr 6: Zamawiający wyjaśnia, iż przewiduje możliwość doprecyzowania godzin świadczenia usług (rozkład czasu pracy) w ramach prac konserwacyjnych, w porozumieniu z Wybranym/-ymi Wykonawcą/-ami, z zastrzeżeniem kwestii, o których mowa w odpowiedzi na pytanie nr 5. Jednocześnie Zamawiający przewiduje możliwość uwzględnienia propozycji przedstawionych w ww. zakresie przez wybranego/- nych Wykonawcę/-ców, w tym co do świadczenia usługi konserwatorskiej przez jedną osobę w dwóch obiektach. Pytanie nr 7: W pkt 2.3 SIWZ zawarto informację: Do obowiązków osoby świadczącej usługi konserwacyjne należy przygotowywanie surowców wtórnych do wywozu, Prosimy o doprecyzowanie informacji o rodzaju i ilości surowców wtórnych, planowanych do wywozu, średniomiesięcznie dla każdego obiektu objętego usługą konserwacyjną. 3
Odpowiedź na pytanie nr 7: Zamawiający wyjaśnia, iż przez zwrot przygotowywanie surowców wtórnych do wywozu rozumie surowce wtórne w postaci opakowań tekturowych np. po sprzęcie komputerowym, kartonów po papierze kserograficznym itp. Surowce wtórne są przygotowywane do wywozu w wyodrębnionych na te potrzeby pojemnikach znajdujących się w lokalach objętych przedmiotem zamówienia. Co do ilości surowców wtórnych, są one zróżnicowane w zależności od liczby pracowników Zamawiającego wykonujących swe obowiązki w poszczególnych lokalach objętych przedmiotem zamówienia, wskazanej w pkt 2.3. SIWZ (tabele dot. poszczególnych szęśći zamówienia kolumna o nazwie Średnia liczba pracowników ). Należy przyjąć, iż w lokalach, w których swe obowiązki świadczy do 100 pracowników ilość surowców wtórnych nie przekroczy jednego pojemnika o objętości ok. 1 m.sz. w miesiącu, zaś w lokalach, w których swe obowiązki świadczy powyżej 100 pracowników ilość surowców wtórnych nie przekroczy dwóch pojemników o objętości ok. 1 m.sz. w miesiącu. Surowce wtórne zbierane są na bieżąco, w sytuacjach, kiedy jest to niezbędne do zapewnienia porządku na terenie danego obiektu. Pytanie nr 8: W pkt 2.3 SIWZ zawarto informację: Zakup wskazanych artykułów hydraulicznych, stolarskich, elektrycznych, oświetleniowych itp. niezbędnych do prawidłowego wykonania prac konserwacyjnych obciąża Zamawiającego. Czy powyższa informacja dotyczy wyłącznie operacyjnych kosztów realizacji zakupu (takich jak np. transport)? Czy powyższa informacja dotyczy całkowitego kosztu zakupu, w tym kupowanych materiałów/artykułów hydraulicznych, stolarskich, elektrycznych, oświetleniowych itp.? Odpowiedź na pytanie nr 8: Zamawiający wyjaśnia, iż wskazany zapis dotyczy wszystkich kosztów, jakie poniesie Zamawiający w związku z dostarczaniem osobom świadczącym usługi konserwcyjne artykułów hydraulicznych, stolarskich, elektrycznych, oświetleniowych itp., niezbędnych do prawidłowego wykonania ich obowiązków wynikających z niniejszego zamówienia. Jednocześnie Zamawiający przypomina, iż zgodnie z pkt 2.3 SIWZ Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia na własny koszt wyposażenia osób świadczących prace konserwacyjne w sprzęt (narzędzia) niezbędny do ich wykonywania, taki w szczególności jak: młotki, śrubokręty, piły, pilniki, klucze i inne niezbędne do prawidłowego wykonywania powierzonych obowiązków.. 4
W świetle powyższych wyjaśnień oraz w celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych związanych z zapisami w SIWZ, które pojawiły się po stronie Wykonawcy wnoszącego o udzielenie wyjaśnień, Zamawiający postanawia wprowadzić następujące zmiany do treści SIWZ: 1. W pkt 2.3. SIWZ (strona 12, akapit 5): jest: Mycie parapetów zewnętrznych odbywać się będzie we wszystkich lokalach/budynkach objętych niniejszym zamówieniem 2 razy w ciągu miesiąca (z wyłączeniem okresu listopad-marzec, kiedy nie będzie wymagane). winno być: Mycie parapetów zewnętrznych odbywać się będzie we wszystkich lokalach/budynkach objętych niniejszym zamówieniem 2 razy w ciągu roku, w terminie przewidzianym dla mycia okien. 2. W związku z udzieleniem odpowiedzi na pytanie nr 2 oraz w celu zapewnienia czytelności zapisów Załącznika nr 3 do SIWZ ( Formularz oferty ) w załączeniu opublikowana zostaje jego nowa treść, z uwzględnieniem uwag, o których mowa w odpowiedzi na pytanie. Zamawiający informuje, iż odpowiedzi na powyższe pytania stają się integralną częścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i będą wiążące przy składaniu ofert. Pozostałe warunki i zapisy SIWZ pozostają bez zmian. Na oryginale podpis Z up. Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku Dariusz Jankowiak Wicedyrektor 5