Olsztynek, dnia 3.03.2016 r. Znak: ZO.271.1.2016 ZAPYTANIE OFERTOWE na robotę budowlaną obejmującą dostawę i montaż klimatyzatorów w budynku obsługi ruchu turystycznego w Muzeum Budownictwa Ludowego Parku Etnograficznym w Olsztynku Muzeum Budownictwa Ludowego Park Etnograficzny w Olsztynku, ul. Leśna 23, 11-015 Olsztynek zwraca się do Państwa z prośbą o przedstawienie swojej oferty poprzez wypełnienie formularza załączonego do niniejszego zapytania ofertowego. Poniżej zostały przedstawione wszelkie informacje niezbędne do przygotowania i złożenia oferty. I. Dane zamawiającego. Muzeum Budownictwa Ludowego - Park Etnograficzny w Olsztynku, ul. Leśna 23, 11-015 Olsztynek, tel. (89) 519 21 64, faks (89) 519 38 45, NIP 739-100-83-33, REGON 510989878, strona internetowa : www.muzeumolsztynek.pl II. Sposób porozumiewania się i osoby uprawnione do kontaktu. Pytania można kierować za pomocą faksu, poczty elektronicznej, lub na adres Zamawiającego do dnia 14.03.2016 roku. Osoby upoważnione do kontaktu ze strony Zamawiającego : 1. Dawid Rokicki e-mail: d.rokicki@muzeumolsztynek.com.pl UWAGA: Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią dokumentu. Złożenie oferty będzie uważane za akceptację zasad realizacji postępowania opisanego w niniejszym dokumencie. III. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest robota budowlana obejmująca dostawę i montaż czterech klimatyzatorów typu SPLIT o mocy chłodniczej każdego nie mniejszej niż 5,3 kw w pomieszczeniach do obsługi ruchu turystycznego w Muzeum Budownictwa Ludowego Parku Etnograficznym w Olsztynku.
2. Zamawiający wymaga dostawy i montażu klimatyzatorów w wersji chłodzącej, które muszą: pracować na ekologicznym czynniku chłodniczym R407C lub R410A, być zasilane z sieci elektrycznej jednofazowej, 230 V; 50 Hz, pracować w klasie energetycznej A, posiadać filtr plazmowy (lub inne równoważne rozwiązanie techniczne), którego zadaniem będzie usuwanie zanieczyszczeń powietrza (np. kurzu, pyłków, roztoczy, zarodników pleśni) oraz pochłanianie zapachów (np. pot, zapach ciała, woń odpadków), posiadać funkcję pracy całorocznej w wersji dla Europy Północnej (system zimowy), posiadać funkcję AUTO RESTART, posiadać funkcję pracy w trybie nocnym, posiadać funkcję nawiewu wielokierunkowego, posiadać sterownik bezprzewodowy (pilot zdalnego sterowania) z możliwością zdalnego nastawienia temperatury oraz prostą i niezawodną automatykę, która będzie umożliwiała skuteczną pracę urządzenia klimatyzacyjnego (automatyka powinna mieć możliwość m.in. regulacji obrotów wentylatora, oraz posiadać czytelny wyświetlacz pokazujący podstawowe ustawienia urządzenia). UWAGA: Zamawiający określił wymagania minimalne urządzeń. Wykonawca ma prawo zaoferować urządzenia o wyższych parametrach technicznych. 3. Zamawiający przewiduje montaż jednostek wewnętrznych w pomieszczeniach obsługi ruchu turystycznego typu ścienno-przysufitowego. Pomieszczenia te zlokalizowane są na parterze budynku. 4. Jednostki wewnętrzne muszą być zamontowane w miejscach pozwalających na efektywne wykorzystanie mocy chłodniczej klimatyzatorów w celu utrzymania odpowiedniej temperatury w pomieszczeniu, jednocześnie wykorzystując wcześniej wyprowadzone przewody elektryczne przygotowane dla tych urządzeń. 5. Przewiduje się montaż jednostek zewnętrznych na dachu płaskim nad wiatrołapem na wysokości ok 3,9 m pomiędzy dwoma skrzydłami budynku. Ostateczne miejsce montażu jednostek wewnętrznych i zewnętrznych Wykonawca zobowiązany jest uzgodnić z Zamawiającym przed przystąpieniem do wykonania instalacji. 6. Do montażu jednostek zewnętrznych niezbędne będzie ustawienie przez Wykonawcę rusztowania lub zastosowanie wysięgnika. 7. Posadowienie nowych urządzeń powinno nastąpić zgodnie z zaleceniami producenta. 8. Zamawiający zaleca przed złożeniem oferty dokonać wizji lokalnej obiektu, na którym będzie przebiegała instalacja aby zapoznać się z miejscem montażu urządzeń, dokonać oceny sposobu przeprowadzenia instalacji niezbędnych do funkcjonowania urządzenia, pomiaru długości instalacji chłodniczej oraz odprowadzania skroplin. Zamawiający umożliwi wykonawcy dokonanie oględzin w/w lokalizacji,
po wcześniejszym mailowym uzgodnieniu terminu oględzin. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z wizją lokalną. 9. Zakres niezbędnych robót budowlanych (w tym ewentualne miejsca przekucia ścian, stropów), należy uzgodnić z Zamawiającym przed przystąpieniem do realizacji zamówienia, wszystkie przejścia instalacji przez ściany należy wykonać przy pomocy urządzeń wiertniczych udarowo obrotowych. Przed wykonaniem otworów w ścianach należy upewnić się że miejsce przejścia instalacji jest wolne od wszelkich instalacji kablowych. 10. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dokumentację powykonawczą wraz ze schematem instalacji oraz dostarczy pełna dokumentacje techniczną urządzenia w języku polskim. Wykonawca przeprowadzi również szkolenie personelu Zamawiającego w zakresie obsługi urządzenia, co zostanie potwierdzone stosowanym protokołem. 11. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu Certyfikat Jakości zamontowanych urządzeń. Certyfikat ten będzie potwierdzeniem dla Zamawiającego, że urządzenia są bezpieczne i dopuszczone do użytkowania zgodnie z przeznaczeniem.. 12. Prace związane z realizacją przedmiotu zamówienia powinny być wykonane w godzinach pracy Zamawiającego (tj. 7 30-15 30 ). IV. Zakres prac montażowych realizowanych przez Wykonawcę w związku z montażem klimatyzatorów objętych przedmiotem zamówienia: 1. Mocowanie jednostki wewnętrznej do ściany za pomocą elementów kotwiących wyznaczonych i dostarczonych przez producenta razem z urządzeniami. 2. Posadowienie jednostki zewnętrznej na konstrukcjach stalowych wsporczych, które należy zabezpieczyć antykorozyjnie 3. Wykonanie instalacji chłodniczej, łączącej jednostkę wewnętrzną z jednostką zewnętrzną w oparciu o rozwiązania techniczne i wytyczne producenta oferowanego urządzenia wraz z napełnieniem, izolacją i mocowaniami. 4. Wykonanie instalacji odprowadzającej skropliny z jednostki wewnętrznej. Ostateczny sposób jej przeprowadzenia należy uzgodnić z Zamawiającym przed przystąpieniem do realizacji zamówienia. 5. Ułożenie instalacji elektrycznej, chłodniczej i instalacji odprowadzającej skropliny w listwach maskujących bądź w przestrzeni nad sufitem podwieszanym. 6. Wykonanie instalacji automatyki i sterowania, która powinna być zlokalizowana w pomieszczeniu, w którym znajdować się będzie jednostka wewnętrzna. 7. Wykonanie próby szczelności instalacji chłodniczej, podłączenie urządzenia do istniejącej instalacji elektrycznej oraz rozruch urządzenia. 8. Uprzątnięcie miejsc, w których prowadzone były działania instalacyjne, bezpośrednio po ich zakończeniu. V. Termin realizacji zamówienia i odbiór robót: 1. Zamówienie zostaje wykonane w dwóch etapach: 1) Dostawa klimatyzatorów pod wskazany przez Zamawiającego adres na terenie MBL PE w Olsztynku, w terminie 3 tygodni od dnia zawarcia umowy.
2) Montaż klimatyzacji w wskazanym miejscu na terenie MBL PE w Olsztynku. Termin zależny jest od prac wykończeniowych obiektu, w którym odbędzie się instalacja urządzeń. Przewidywany termin montażu to III kwartał 2016r. Zamawiający zobowiązany jest poinformować Wykonawcę o dokładnym terminie realizacji z 2 tygodniowym wyprzedzeniem. Wykonawca wykona instalację urządzeń w ciągu 20 dni roboczych od wyznaczonego przez Zamawiającego terminu. 2. Wykonawca powiadomi Zamawiającego na piśmie o osiągnięciu stanu gotowości do odbioru końcowego przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający po informacji o osiągnięciu stanu gotowości do odbioru końcowego powoła komisję odbioru robót i wyznaczy termin odbioru, nie dłuższy niż 3 dni. 4. Odbiór musi odbyć się w obecności osób wyznaczonych do Komisji po stronie Zamawiającego oraz w obecności przedstawiciela Wykonawcy i musi być potwierdzony protokołem odbioru. 5. Komisja odbioru robót może odebrać roboty będące przedmiotem umowy lub w razie wystąpienia niezgodności lub wad, które można usunąć, odstąpić od odbioru i wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy termin na ich usunięcie i ponowne zgłoszenie stanu gotowości do odbioru. VI. Warunki gwarancji dostarczonych urządzeń oraz wykonanych prac instalacyjnych i montażowych: Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji na klimatyzatory wraz z instalacją na okres co najmniej 24 miesięcy, licząc od dnia dokonania odbioru końcowego. W okresie gwarancji Wykonawca będzie odpowiedzialny za nieodpłatne wykonywanie przeglądów gwarancyjnych. Działania te będą wykonywane zgodnie z zaleceniami producenta i nie mogą wpływać na skrócenie lub utratę gwarancji zainstalowanych urządzeń, udzieloną przez ich producenta. Częstotliwość przeglądów gwarancyjnych będzie zgodna z wymaganiami producenta zainstalowanych urządzeń określonymi w stosownej dokumentacji, w tym kartą gwarancyjną. W przypadku awarii Wykonawca podejmie czynności serwisowe w terminie 24 godzin od chwili otrzymania wiadomości o awarii urządzenia (Zamawiający powiadomi faksem bądź mailowo), maksymalny okres usunięcia usterki wynosi 5 dni roboczych od daty podjęcia czynności serwisowych. Trzykrotna naprawa urządzenia w okresie gwarancji skutkować będzie wymianą urządzenia na fabrycznie nowe. Karta gwarancyjna zostanie przekazana osobie odpowiedzialnej za realizację umowy z datą odbioru.
VII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Cena waga 80%. 2. Gwarancja waga 20% (minimalna długość gwarancji 24 miesiące). 3. Sposób obliczenia wartości punktowej w poszczególnych kryteriach: 1) Punkty w kryterium cena zostaną obliczone wg wzoru: liczba uzyskanych punktów najniższa cena ofertowa brutto spośród badanych ofert = cena brutto badanej oferty x 80 2) Punkty w kryterium gwarancja zostaną obliczone wg wzoru: liczba uzyskanych punktów gwarancja oferowana badanej oferty = x 20 najdłuższy okres gwarancji spośród badanych ofert Minimalny wymagany okres gwarancji na przedmiot umowy wynosi 24 miesiące Maksymalny okres gwarancji premiowany przez Zamawiającego wynosi 48 miesięcy. W przypadku zaoferowania gwarancji na okres dłuższy niż 48 miesięcy Zamawiający do wzoru przyjmie wartość 48 miesięcy, a wykonawca otrzyma 20 pkt. 4. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która zgodnie z powyższymi kryteriami oceny uzyska najwyższą liczbę punktów spośród ofert podlegających rozpatrzeniu. VIII. Opis sposobu przygotowania ofert. 1. Ofertę należy sporządzić na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 2. Oferta winna zawierać nazwę i adres Wykonawcy oraz być podpisana przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy.
IX. Miejsce, termin i sposób składania ofert. 1. Termin składnia ofert do dnia 16.03.2016 roku. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty w następujący sposób: 1) w formie elektronicznej na adres d.rokicki@muzeumolsztynek.com.pl 2) faksem na nr (89) 519 38 45, 3) pocztą lub osobiście w siedzibie zamawiającego Olsztynek, ul. Leśna 23, w sekretariacie. X. Informacje dodatkowe. 1. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). 2. Przed zawarciem umowy zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia dodatkowych negocjacji odnośnie zaproponowanej ceny wykonania zamówienia z wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą. 3. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą rozpatrywane. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez rozstrzygnięcia. XI. Zabezpieczenie umowy. 1. Przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany będzie do wniesienia Zamawiającemu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5000 zł. (słownie: pięć tysięcy złotych). 2. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę. 3. W przypadku należytego wykonaniu umowy, zabezpieczenie zostanie zwrócone Wykonawcy w pełnej wysokości. XII. Załączniki do zapytania ofertowego. 1. Formularz oferty. 2. Wzór umowy.. Zamawiający