GRANT BLOKOWY SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY PODRĘCZNIK PROCEDUR FUNDUSZU DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH

GRANT BLOKOWY SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY PODRĘCZNIK PROCEDUR FUNDUSZU DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Priorytet: Promowanie roli społeczeństwa obywatelskiego jako ważnego uczestnika w zwiększaniu spójności społeczno-gospodarczej kraju Podręcznik obowiązuje od dnia 31 marca 2011 roku

Spis treści I. INFORMACJE OGÓLNE...9 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy...9 1.2. Cele i zakres podmiotowy Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...10 1.3. Aspekty horyzontalne...11 II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA...13 2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców...13 2.2. Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...14 2.3. Partnerstwo...15 2.4. Podwykonawstwo...18 2.5. Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania...19 2.5.1. Cele projektów...19 2.5.2. Rodzaje obszarów tematycznych...20 2.5.3. Typy projektów...23 2.5.3.1. Projekty MAŁE wymagania formalne...23 2.5.3.2. Projekty DUŻE wymagania formalne...24 2.6. Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania...24 2.7. Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków...25 2.7.1. Kategorie kosztów podlegające finansowaniu...26 2.7.2. Wydatki niekwalifikowane...30 III. SZCZEGÓŁOWE ZASADY DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW W RAMACH FUNDUSZU DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH...31 3.1. Zasady ogólne dotyczące finansowania projektów...31 3.2. Zasady dotyczące wydatkowania środków z Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...31 3.3. Budżet projektu...32 3.3.1. Informacje ogólne...32 3.3.2. Wkład własny...32 3.3.2.1. Wkład finansowy...33 3.3.2.2. Wkład rzeczowy...34 3.3.3. Sposób finansowania...36 IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE...37 4.1. Informacje podstawowe...37 4.2. Składanie Wniosków o dofinansowanie...38 4.3. Terminy przyjmowania Wniosków o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...40 4.3.1. Projekty MAŁE...40 4.3.2. Projekty DUŻE...40 4.4. Formularz Wniosku o dofinansowanie oraz wymagane do Wniosku o dofinansowanie załączniki...41

V. PROCES OCENY I WYBORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE...45 5.1. Informacje podstawowe...45 5.2. Ocena administracyjna...45 5.3. Ocena formalna...46 5.4. Ocena merytoryczna...51 5.4.1. Kryteria oceny merytorycznej dla projektów MAŁYCH...53 5.4.2. Kryteria oceny merytorycznej dla projektów DUŻYCH...75 5.4.3. Procedura oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie...96 VI. REALIZACJA PROJEKTU...99 6.1. Zawarcie Umowy o dofinansowanie z Beneficjentem...99 6.2. Raportowanie i płatności...101 6.2.1. Sprawozdania z realizacji projektu...101 6.2.2. Wypłata dofinansowania. Sposób finansowania...104 6.2.3. Zasady rozliczania dofinansowania...105 6.2.4. Dokumentowanie poszczególnych kosztów...109 6.2.5. Podatek VAT...111 6.3. Zmiany w Umowie o dofinansowanie...112 6.3.1. Informacje podstawowe...112 6.3.2. Zmiany w wysokości kosztów działań w budżecie i harmonogramie finansowym...112 6.3.3. Zmiany w harmonogramie płatności...113 6.3.4. Zmiana okresu realizacji projektu...113 6.4. Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta...114 6.4.1. Rachunek bankowy...114 6.4.2. System księgowania...114 6.4.3. Przechowywanie dokumentów księgowych...115 6.4.4. Proponowany model rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerami...115 6.5. Rozwiązanie umowy...116 6.6. Projekty nieukończone...117 6.7. Monitorowanie i kontrola projektów realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...117 6.7.1. Informacje ogólne...117 6.7.2. Kontrola o charakterze rzeczowym...118 6.7.3. Kontrola finansowa...118 6.8. Archiwizacja dokumentów...119 VII. INNE KWESTIE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU...121 7.1. Informacja i promocja...121 7.2. Pomoc publiczna a Fundusz dla Organizacji Pozarządowych...123 7.3. Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych...124 Załącznik nr 1 Wniosek o dofinansowanie...127 Załącznik nr 2 Instrukcja wypełniania Wniosku o dofinansowanie...135 Załącznik nr 3 Oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej Pomocy Publicznej (Pomocy de minimis)...151 Załącznik nr 4 Deklaracja wystawcy weksla in blanco...162

Definicje Definicje Ilekroć w niniejszym Podręczniku jest mowa o: Asesorze należy przez to rozumieć eksperta, który w sposób niezależny i obiektywny dokonuje oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie. Beneficjencie należy przez to rozumieć Wnioskodawcę, z którym Operator zawarł Umowę o dofinansowanie projektu. BSPPW należy przez to rozumieć Biuro Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Dofinansowaniu należy przez to rozumieć pomoc w formie bezzwrotnego wsparcia finansowego przeznaczonego na pokrycie części wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z publicznych środków pomocowych pochodzących z utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich, a w nim Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, i publicznych środków krajowych. Grancie Blokowym należy przez to rozumieć Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzony w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Funduszu dla Organizacji Pozarządowych należy przez to rozumieć fundusz utworzony w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mający na celu promowanie roli społeczeństwa obywatelskiego jako ważnego uczestnika w zwiększaniu spójności społeczno-gospodarczej. Komitecie Sterującym ds. zatwierdzania projektów należy przez to rozumieć zespół ekspertów powołanych przez Operatora, którzy zatwierdzają bądź modyfikują oceny projektów dokonane przez asesorów i formułują ostateczną listę rankingową projektów. Krajowej Instytucji Koordynującej (KIK) należy przez to rozumieć polską instytucję odpowiedzialną za zarządzanie i nadzór nad realizacją Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym Grantu Blokowego. Operatorze należy przez to rozumieć firmę ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk, które na podstawie umowy zawartej z Ministrem Rozwoju Regionalnego wykonują zadania Operatora Grantu Blokowego utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Podręczniku należy przez to rozumieć Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. 7

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Projekcie należy przez to rozumieć przedsięwzięcie realizowane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych będące przedmiotem Umowy o dofinansowanie zawartej między Beneficjentem a Operatorem. Sponsorze należy przez to rozumieć podmiot, który może zapewnić wkład własny Wnioskodawcy do projektu. Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy (SPPW) należy przez to rozumieć bezzwrotną pomoc udzieloną Polsce w celu zmniejszenia różnic społeczno- -gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej. Wkładzie własnym należy przez to rozumieć określoną w Umowie o dofinansowanie część nakładów ponoszonych przez Beneficjenta na realizację projektu, niepodlegającą zwrotowi. Wnioskodawcy należy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Wniosku należy przez to rozumieć Wniosek o dofinansowanie składany w celu uzyskania dofinansowania na realizację Projektu. 8

Informacje ogólne I. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy Szwajcarsko-Polski Program Współpracy jest częścią programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 9 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej 1 maja 2004 roku. Wsparcie Szwajcarii jest wyrazem solidarności wobec nowych krajów członkowskich UE, kładącym jednocześnie podwaliny trwałych gospodarczych i politycznych powiązań z tymi krajami. Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie różnic gospodarczych i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej oraz na terytorium Polski pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym, m.in. poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi. U podstaw podejścia akcentującego rolę partnerskich wspólnot w rozwoju społeczeństwa leży przekonanie, że jedynie współpraca wszystkich krajów oparta na zaangażowaniu i przyjaźni zwykłych mieszkańców może doprowadzić do przełamania barier pomiędzy narodami. Wzmocniona współpraca między Polską a bardziej rozwiniętymi państwami, m.in. w Unii Europejskiej przyczyni się do stworzenia stabilnej, pokojowej i zamożnej rozszerzonej Europy, opierającej swoje istnienie na zasadach dobrego rządzenia, demokratycznych instytucjach, rządach prawa, poszanowaniu praw człowieka i zrównoważonym rozwoju. Pomoc w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przyznawana jest krajowym i międzynarodowym projektom na rzecz rozwoju zrównoważonego ekonomicznie i społecznie. Wsparcie uzyskują projekty skoncentrowane między innymi na takich zagadnieniach jak: bezpieczeństwo i wsparcie rozwoju regionalnego, poprawa stanu środowiska i infrastruktury, rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, rozwój społeczny i rozwój zasobów ludzkich. W ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ustanowiony został specjalny instrument finansowy tzw. Grant Blokowy, a w jego obrębie 2 fundusze: 1. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych, 2. Fundusz Partnerski. Niniejszy podręcznik dotyczy pierwszego z funduszy: Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 9

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych 1.2. Cele i zakres podmiotowy Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Podstawowym celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest zwiększanie aktywności obywatelskiej i wspieranie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce oraz promowanie jego roli, jako ważnego uczestnika procesu zmniejszania różnic społeczno-gospodarczych na obszarze naszego kraju, a także różnic pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi krajami Unii Europejskiej. W ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych organizacje pozarządowe będą miały możliwość realizacji projektów nastawionych przede wszystkim na zwiększenie aktywnego udziału obywateli w życiu publicznym, promując w ten sposób rolę społeczeństwa obywatelskiego jako kluczowego czynnika wzmacniania spójności społecznej i gospodarczej kraju. Działania w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinny mieć na celu m.in. zwrócenie uwagi na kluczową rolę aktywności obywatelskiej w rozwiązywaniu problemów społeczności lokalnych, promowanie partycypacyjnego modelu demokracji, propagowanie rządów prawa, aktywizowanie obywateli i zachęcanie ich do angażowania się w społeczną kontrolę instytucji publicznych, wspieranie procesów demokratycznych oraz wymianę doświadczeń i promowanie dobrych praktyk w rozwiązywaniu problemów społeczeństwa obywatelskiego. Realizacja projektów współfinansowanych ze środków Funduszu dla Organizacji Pozarządowych ma ponadto umożliwić organizacjom pozarządowym, działającym w dziedzinach objętych działaniami Funduszu, przeprowadzenie takich przedsięwzięć, które przyczynią się do wzmocnienia potencjału instytucjonalnego organizacji i do uzyskania znaczącej pozycji we współtworzeniu społeczności lokalnej. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych stworzy również szansę rozwoju małym organizacjom lokalnym o niewielkiej dotychczas sile przebicia, których głos w dyskursie publicznym był nierzadko bagatelizowany. Biorąc pod uwagę fakt, że głównym celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest aktywizacja społeczeństwa obywatelskiego i może ona obejmować wszystkie aspekty życia społeczno-gospodarczego, o dofinansowanie projektów będą mogły starać się wszystkie te podmioty, które spełniają wymagane warunki formalne uczestnictwa w programie, niezależnie od profilu swojej działalności. Operatorem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych utworzonego w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w wyniku przeprowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego konkursu została firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w konsorcjum ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk. 10

Informacje ogólne 1.3. Aspekty horyzontalne Projekty realizowane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinny być zgodne z priorytetami polityki społeczno-gospodarczej kraju oraz Unii Europejskiej. Podejmowane działania powinny zaś obejmować aspekty horyzontalne, które podnoszą jakość realizowanych projektów, a tym samym wywierają wpływ na osiągnięcie spójności społeczno-gospodarczej w obrębie rozszerzonej UE. Do głównych polityk horyzontalnych zalicza się tu: 1. Zrównoważony rozwój, czyli prawo do zaspokajania potrzeb i aspiracji rozwojowych obecnej generacji bez naruszania zdolności do zaspokajania potrzeb i aspiracji przyszłych pokoleń. Celem zrównoważonego rozwoju jest zapewnienie społeczeństwu długofalowej wizji rozwoju. Zrównoważony rozwój jest koncepcją złożoną obejmującą wszystkie obszary działania człowieka. Integruje wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny czyli: ma na celu podniesienie jakości życia obecnych i następnych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania życia we wszelkich jego różnorodnych formach, czyli rozwój gospodarczy i cywilizacyjny nie powinien odbywać się kosztem wyczerpywania zasobów nieodnawialnych i niszczenia środowiska, wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu, innowacyjności, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego, opiera się na zasadach demokracji, rządach prawa i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróżnicowania kulturowego, zmniejsza rozwarstwienie społeczne oraz przeciwdziała dyskryminacji i marginalizacji. 2. Równość szans polega na zniesieniu nierówności oraz zwalczaniu wszelkich przejawów dyskryminacji w tym m.in. ze względu na wiek, płeć, narodowość, rasę, orientację seksualną i niepełnosprawność. Równość szans to zapewnienie jednakowego dostępu wszystkich osób do edukacji, informacji i zatrudnienia poprzez eliminację wszelkich barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych, utrudniających lub zniechęcających do brania pełnego udziału w życiu społeczeństwa. Należy dążyć do umożliwienia wszystkim osobom integrację z otoczeniem, czyli tworzyć warunki do równoprawnego uczestnictwa wszystkich osób w życiu społecznym i zawodowym. 3. Dobre zarządzanie, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji oraz opiera się na uwzględnieniu podstawowych zasad 11

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych dobrego zarządzania w ogólnym zarządzaniu projektem przez Wnioskodawcę i partnera. Zasady dobrego zarządzania obejmują: podejmowanie decyzji zgodnie z prawem, odpowiedzialność, przejrzystość, partycypację oraz zdolność reakcji i podjęcia środków zaradczych na ewentualne problemy w realizacji projektu. Zasady dobrego zarządzania wymagane są oraz powinny być uwzględnione w całym cyklu projektowym, począwszy od etapów opracowywania projektu poprzez jego realizację, aż do zakończenia działań. Stopień uwzględnienia aspektów horyzontalnych w projekcie będzie miał wpływ na jego ocenę, a tym samym - na szansę uzyskania dofinansowania. 12

Zasady udzielania dofinansowania II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA 2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców Jakie podmioty, mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych mogą być wyłącznie organizacje pozarządowe niedziałające w celu osiągnięcia zysku lub przeznaczające zysk na cele statutowe w rozumieniu art. 3 ust 2 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zarejestrowane w Polsce, niezależne od partii politycznych i ich organizacji wspierających lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku. Są to: fundacje, stowarzyszenia oraz związki stowarzyszeń, osoby prawne utworzone na podstawie przepisów ustaw, niedziałające w celu osiągnięcia zysku lub przeznaczające zysk na cele statutowe, niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, z zastrzeżeniem punktu 2.2 Podręcznika Procedur. Jednocześnie organizacje te muszą spełniać następujące warunki: mieć osobowość prawną, być zarejestrowane co najmniej 12 miesięcy przed złożeniem Wniosku o dofinansowanie, być zarejestrowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Projekty będą mogły składać wszystkie ww. podmioty niezależnie od profilu swojej działalności, które będą spełniały wszystkie wyżej wskazane kryteria formalne. Organizacja, która nie ma osobowości prawnej lub jest zarejestrowana krócej niż 12 miesięcy w momencie składania Wniosku o dofinansowanie nie może być Wnioskodawcą w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Może jednak uczestniczyć w projekcie jako partner, we współpracy z podmiotem spełniającym kryteria Wnioskodawcy. Oddziały (jednostki) terenowe podmiotu uprawnionego do ubiegania się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie mające osobowości prawnej nie mogą składać Wniosku o dofinansowanie, mogą jednak uczestniczyć w realizacji projektu jako partner matki, która osobowość prawną posiada. 13

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych W każdym z naborów uprawniony Wnioskodawca będzie mógł złożyć maksymalnie 2 Wnioski o dofinansowanie. W przypadku złożenia maksymalnej ilości Wniosków o dofinansowanie Wnioskodawca nie będzie miał możliwości występowania w charakterze partnera w innych Wnioskach o dofinansowanie złożonych w tym samym naborze. W przypadku złożenia przez Wnioskodawcę 1 Wniosku o dofinansowanie w danym naborze, dopuszcza się możliwość wystąpienia Wnioskodawcy w charakterze partnera w innym (tylko w 1) Wniosku o dofinansowanie złożonym w tym samym naborze (lub w 2 projektach w charakterze partnera, gdy podmiot nie ubiega się o dofinansowanie). Wnioski o dofinansowanie, które będą naruszały powyższe zasady zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. O odrzuceniu Wniosków złożonych ponad ustalony powyżej limit decyduje kolejność rejestracji w bazie Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 2.2. Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. O dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie mogą ubiegać się podmioty wymienione w art. 3 ust 4 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z uwzględnieniem poniższej listy podmiotów: partie polityczne i inne podmioty założone przez partie lub powstałe przy ich wsparciu, związki zawodowe i organizacje pracodawców, samorządy zawodowe i gospodarcze, fundacje, których fundatorem jest skarb państwa lub jednostka samorządu terytorialnego, stowarzyszenia i ich związki, których członkiem lub założycielem jest jednostka samorządu terytorialnego lub inna instytucja publiczna, kluby sportowe działające w formie spółki, na podstawie przepisów Ustawy z 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej (kluby sportowe działające w formie stowarzyszeń kultury fizycznej lub uczniowskie kluby sportowe mogą ubiegać się o dofinansowanie pod warunkiem spełnienia kryteriów pkt. 2.1), organy i jednostki organizacyjne kościołów lub związków wyznaniowych utworzone na podstawie odrębnych przepisów. W przeciwieństwie do organizacji założonych przez kościoły lub związki wyznaniowe, które mogą ubiegać się o dofinansowanie, organy i jednostki organizacyjne kościołów lub związków wyznaniowych, nie mogą składać Wniosków 14

Zasady udzielania dofinansowania w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (przykładowo są to podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt. 1-5 oraz art. 8 ust. 1 pkt. 1-10 Ustawy z 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego). To samo dotyczy jednostek organizacyjnych innych kościołów lub związków wyznaniowych działających w RP na podstawie innych aktów prawnych. Ponadto o wsparcie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie ma prawa ubiegać się podmiot, jeśli: zbankrutował, został złożony wobec Niego wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, zostało wszczęte przeciwko Niemu postępowanie egzekucyjne, którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego wnioskującego podmiotu został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstw przekupstwa lub innych przestępstw popełnionych w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS i należnych podatków. Na etapie składania Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca będzie zobowiązany złożyć oświadczenie, którego treść będzie zawierała ww. wymagania. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji o dofinansowaniu, w okresie przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie Operator zastrzega sobie prawo do żądania stosownych zaświadczeń zawierających ww. wymagania. 2.3. Partnerstwo Realizacja przedsięwzięć w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinna służyć zacieśnieniu i wzmocnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Szwajcarią oraz innymi krajami Unii Europejskiej, dlatego udział partnera zagranicznego w projektach realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest promowany w ramach oceny merytorycznej. Utworzenie partnerstwa w ramach projektu z organizacją polską również będzie pozytywnie wpływało na ocenę projektu. Jednocześnie należy podkreślić, iż zawiązanie partnerstwa nie jest konieczne, aby ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, tj. w przypadku nie występowania partnera Wnioskodawca ma prawo ubiegać się o dofinansowanie. Szczegółowe zasady oceny zostały przedstawione w dalszej części niniejszego Podręcznika. 15

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Zważywszy na optymalne wykorzystanie możliwości, jakie stwarza Fundusz dla Organizacji Pozarządowych, szczególne znaczenie dla dofinansowywanych projektów ma współpraca polskich organizacji pozarządowych z organizacjami pozarządowymi z innych krajów Szwajcarii lub innych krajów należących do Unii Europejskiej dysponujących wiedzą i doświadczeniem w danej dziedzinie (wymiana najlepszych praktyk, rozwój kontaktów między organizacjami pozarządowymi, wizyty studyjne, wspólne konferencje, spotkania, partnerstwa, konferencje). Równie istotną kwestią jest tworzenie partnerstw i współpraca między polskimi organizacjami pozarządowymi a polskimi jednostkami samorządowymi oraz współpraca pomiędzy organizacjami pozarządowymi w obrębie różnych sektorów tematycznych i obszarów geograficznych w Polsce, mające na celu zwiększenie zaangażowania społecznego, promowanie najlepszych praktyk oraz transfer wiedzy pomiędzy regionami. Wziąwszy pod uwagę powyższe, partnerami w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych mogą być w szczególności: organizacje pozarządowe z Polski bądź innych krajów należących do Unii Europejskiej oraz Szwajcarii, polskie jednostki samorządu terytorialnego i ich związki wszystkich szczebli lub działające w ich imieniu jednostki organizacyjne, a także podmioty zależne. Ze względu na specyfikę tematyki Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, w realizacji projektów składanych przez uprawnionych Wnioskodawców, partnerami będą mogły zostać również zaangażowane nieformalne grupy obywateli (osób fizycznych) działające w porozumieniu z Wnioskodawcami. W przypadku zawiązania partnerstwa międzynarodowego Wnioskodawcą będzie mógł być wyłącznie podmiot zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Partner uczestniczący w realizacji projektu powinien spełniać poniższe warunki: pochodzić ze Szwajcarii 1 lub krajów należących do Unii Europejskiej: Austrii, Belgii, Bułgarii, Cypru, Czech, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Polski, Portugalii, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Węgier, Wielkiej Brytanii, Włoch, mieć uzasadniony udział w projekcie w kontekście celów i zakresu projektu, 1 Istnieje możliwość znalezienia partnera ze Szwajcarii poprzez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy. Szczegóły są podane na stronie internetowej Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy www.swiss-contribution.admin.ch. 16

Zasady udzielania dofinansowania partnerstwo w projekcie powinno opierać się na wniesieniu odpowiednich zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych w proporcji odpowiadającej realizowanym przez partnera zadaniom i podejmowanym działaniom, zaangażowanie partnera w projekcie powinno mieć charakter non-profit partner projektu nie może czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu, uczestnictwo partnera projektu jest przewidywane na każdym etapie projektu począwszy od jego przygotowania, poprzez fazę jego realizacji, aż do jego zakończenia, zakładane cele współpracy są podobne dla wszystkich partnerów i muszą odnosić się do wspólnego celu. Partner projektu nie musi mieć osobowości prawnej i być zarejestrowany dłużej niż 12 miesięcy licząc od daty złożenia Wniosku. Niezależnie od kraju pochodzenia Partnera, do Wniosku o dofinansowanie należy załączyć list intencyjny, deklarujący udział Partnera/Partnerów w projekcie. W przypadku przyznania dofinansowania, przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, konieczne będzie przedłożenie umowy partnerskiej/umów partnerskich definiującej/definiujących szczegółowo zakres prac, działań projektowych i odpowiedzialności partnera/ partnerów w projekcie, jego koszty oraz wkład merytoryczny. List intencyjny powinien zawierać następujące elementy: miejscowość i data, oznaczenie stron partnerstwa z podaniem danych teleadresowych, wskazanie przedmiotu partnerstwa (tytuł projektu), jasne określenie zasad oraz obszarów współpracy, jasne i spójne określenie obowiązków między partnerami w związku z realizacją i zarządzaniem projektem (w tym zarządzaniem finansowym oraz przepływem środków finansowych pomiędzy partnerami), informację o zamiarze zawarcia umowy o partnerstwie w przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę dofinansowania, podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Partnera. List intencyjny należy przygotować w języku polskim lub angielskim. List intencyjny może być załączony do Wniosku o dofinansowanie w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji Wnioskodawcy. 17

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych WAŻNE Niedołączenie listu intencyjnego do Wniosku o dofinansowanie (w przypadku występowania partnerstwa) potraktowane zostanie jako brak załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku partnerów brak jednego z listów intencyjnych traktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! Podmiot spełniający wymagania dotyczące partnera może występować w charakterze partnera maksymalnie w dwóch projektach w ramach danego naboru wniosków pod warunkiem że nie występuje jako Wnioskodawca w żadnym innym Wniosku o dofinansowanie złożonym w tym samym naborze. W przypadku nie dostosowania się do powyższej zasady, Wnioski o dofinansowanie, które zostaną zarejestrowane w danym naborze jako kolejne, zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. 2.4. Podwykonawstwo Jeżeli w celu właściwego zrealizowania działań projektowych konieczne jest zaangażowanie podwykonawcy, należy w jasny, nie budzący wątpliwości sposób, uzasadnić tę potrzebę, wyjaśnić, dlaczego Wnioskodawca nie jest w stanie wykonać tych działań we własnym zakresie oraz określić zakres prac i zadań, które zostaną podwykonawcy zlecone. Ponadto, przy wyborze podwykonawcy Wnioskodawca ma obowiązek unikania konfliktu interesów. Operator zastrzega sobie prawo do uznania za niekwalifikowalne kosztów poniesionych na realizację projektu w przypadku zaistnienia konfliktu interesów. Należy pamiętać, że podwykonawstwo nie powinno odbywać się w ramach formalnego partnerstwa w projekcie. W przypadku zawarcia formalnego partnerstwa w projekcie niedopuszczalne jest zawieranie w ramach umowy partnerskiej lub dodatkowo, jakichkolwiek zleceń o charakterze komercyjnym. W przypadku wszystkich umów o podwykonawstwo/umów wykonawczych, podwykonawcy są zobowiązani do dostarczenia organom audytu i kontroli wszelkich niezbędnych informacji dotyczących działań w ramach podwykonawstwa. Za podwykonawcę uważa się osobę fizyczną lub prawną, której Beneficjent zleca wykonanie części działań w ramach realizowanego projektu. 18

Zasady udzielania dofinansowania Zlecanie na zewnątrz prac, które należą do zadań statutowych Wnioskodawcy może wpływać na otrzymanie mniejszej liczby punktów w ocenie merytorycznej projektu. 2.5. Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania Działania z zakresu aktywizacji obywatelskiej muszą stanowić główny cel i przedmiot przedkładanego projektu. Przedmiotem dofinansowania będą projekty miękkie /nieinwestycyjne skierowane na aktywizację obywateli w sprawach publicznych, zwiększanie różnorodności działań podejmowanych przez Wnioskodawców i ich partnerów, propagowanie dobrych praktyk, podnoszenie jakości i skuteczności prowadzonych działań. Jednocześnie dopuszcza się możliwość przeznaczenia części kosztów na realizację projektu na działania o charakterze inwestycyjnym takie jak zakup: sprzętu lub innych aktywów, zakup wyposażenia, remont pomieszczeń bądź ich adaptacja, jednakże nie więcej niż 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Przekroczenie limitu spowoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie z przyczyn formalnych. Realizacja projektów może obejmować działania mające na celu aktywizację, poszerzenie bazy członkowskiej i wzmocnienie demokratycznych procedur wewnątrz organizacji oraz wspieranie podniesienia kompetencji przedstawicieli Wnioskodawców w zakresie formalnego uczestnictwa w procedurach konsultacji lub monitoringu. Wszystkie składane projekty powinny dotyczyć przynajmniej jednego obszaru tematycznego spośród wskazanych w punkcie [2.5.2] Podręcznika. Dofinansowaniem objęte zostaną tylko projekty, które będą miały jasno sprecyzowane cele i spodziewane rezultaty oraz których działania będą skoncentrowane w obrębie danego obszaru tematycznego/danych obszarów tematycznych. 2.5.1. Cele projektów W związku z nadrzędnym celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jakim jest wsparcie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce, finansowaniem objęte zostaną te działania, które bezpośrednio przyczynią się do zwiększenia aktywnego udziału obywateli w życiu publicznym. Działania w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinny mieć na celu m.in.: zwrócenie społeczeństwu uwagi, na poziomie lokalnym i regionalnym, na rolę aktywności obywatelskiej w rozwiązywaniu problemów społeczności lokalnych, promowanie partycypacyjnego modelu demokracji, 19

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych rozwój aktywności i postaw obywatelskich poprzez upowszechnianie wiedzy na temat praw i obowiązków obywateli oraz równouprawnienia płci, propagowanie rządów prawa - a w szczególności konstytucyjnej zasady demokratycznego państwa prawnego, promowanie włączania się obywateli i organizacji pozarządowych w życie publiczne, zachęcanie obywateli i organizacji pozarządowych do zaangażowania się w społeczną kontrolę instytucji publicznych szczebla lokalnego i centralnego, udoskonalanie już funkcjonujących oraz/lub wypracowanie nowych innowacyjnych rozwiązań, które będą miały za zadanie wspierać procesy demokratyczne oraz rozwój społeczeństwa obywatelskiego, wymiana doświadczeń w rozwiązywaniu problemów lokalnych, regionalnych i centralnych. 2.5.2. Rodzaje obszarów tematycznych Wziąwszy pod uwagę cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych oraz Wytyczne Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, środki finansowe w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych będą dostępne na realizację projektów w następujących obszarach priorytetowych: 1. Edukacja obywatelska w ramach tego obszaru wspierane będą następujące pola działalności: działania edukacyjne dotyczące praw wyborczych elektoratu (z wykluczeniem prowadzenia kampanii wyborczych i partyjnej agitacji) oraz mające na celu zwiększenie świadomości praw obywatelskich (w tym edukacja konsumencka), kampanie oraz programy informacyjne i edukacyjne w zakresie pobudzania aktywności obywatelskiej, tworzenie narzędzi, w tym informatycznych, pozwalających na zwiększenie partycypacji obywatelskiej (np. niezależnych od władz publicznych wyspecjalizowanych portali służących udostępnianiu informacji publicznej lub mobilizacji społecznej), programy edukacyjno-informacyjne adresowane do liderów organizacji pozarządowych, aktywnych w zakresie partycypacji obywatelskiej, działania mające na celu podnoszenie wiedzy i świadomości w zakresie współdziałania w różnych formach organizacyjnych, 20

Zasady udzielania dofinansowania programy służące rozwijaniu postaw obywatelskich wśród dzieci i młodzieży, w tym służące rozwojowi samorządności uczniowskiej i angażowaniu młodzieży na rzecz środowiska lokalnego, programy, których celem jest wzmocnienie zaufania do instytucji publicznych oraz zmniejszenie dystansu między obywatelami a instytucjami publicznymi, poradnictwo obywatelskie - działania oraz programy poradnicze i informacyjne mające na celu edukację obywateli w zakresie ich praw obywatelskich i sposobów ich dochodzenia (polegające na pobudzaniu obywatela do aktywności oraz uczenia go samodzielności i odpowiedzialności za siebie samego- inaczej niż w przypadku poradnictwa prawnego. 2. Działania kontrolne - w ramach tego obszaru wspierane będą następujące pola działalności: działania mające na celu wzmocnienie oraz promocję instrumentów i procedur demokratycznych dotyczących społecznej kontroli działań władz i instytucji publicznych, obywatelski monitoring działań administracji publicznej na poziomie centralnym, lokalnym i regionalnym, społeczne inicjatywy w zakresie działań antykorupcyjnych, dostępu do informacji publicznej oraz dziennikarstwa obywatelskiego, monitorowanie i recenzowanie administracji publicznej i środowisk politycznych w zakresie wdrażania przez nich działań z zakresu partycypacji obywatelskiej, monitoring obietnic wyborczych na poziomie centralnym, lokalnym i regionalnym. W ramach obszarów tematycznych 1 i 2 oraz wszystkich pól działalności wspierane będą projekty nowatorskie, innowacyjne przedsięwzięcia, skupiające się na zastosowaniu nowych technik wymiany informacji, wiedzy i poglądów obywateli także z różnych środowisk. Przyjęte rozwiązania powinny służyć zwiększeniu aktywności obywatelskiej poprzez możliwość interaktywnego wykorzystania różnorodnych dostępnych środków przekazu, obejmujących możliwie jak najszerszą grupę obywateli na poziomie lokalnym, a także krajowym. Oprócz tego, w projektach o charakterze ściśle edukacyjnym powinny znaleźć się elementy służące zwiększeniu aktywności grupowej poprzez budowę i wsparcie samodzielnych inicjatyw społecznych w wybranej formule i wybranym zakresie. Innowacyjność projektów w ramach ww. działań będzie polegała na zastosowaniu rozwiązań z zakresu technik wymiany informacji, wiedzy, poglądów oraz form aktywności w ramach akcji bezpośrednich, dotychczas nie wykorzystywanych na 21

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych obszarze wybranej jednostki terytorialnej tj. gminy, powiatu, województwa lub kraju. 3. Partycypacja w polityce publicznej - w ramach tego obszaru wspierane będą następujące przykładowe pola działalności: promocja konsultacji społecznych, włączających zarówno instytucje, jak i indywidualnych obywateli, a także uczestnictwo w tych konsultacjach, wypracowywanie i upowszechnianie dobrych praktyk w dziedzinie partycypacji obywatelskiej - technik organizowania debat, referendów, petycji, deliberacji, inicjatyw ustawodawczych i uchwałodawczych, wysłuchań publicznych, konsultacji itp. (z wyłączeniem prowadzenia kampanii wyborczych), działania obywatelskie w zakresie oceny jakości funkcjonowania administracji publicznej (audyt społeczny) i zwiększania tzw. responsywności działań administracji publicznej, projekty mające na celu zwiększenie zakresu partycypacji obywatelskiej w formułowaniu i wdrażaniu polityk publicznych (tworzenie strategii, budżetowanie, ustalanie wskaźników opartych na satysfakcji obywateli, itp.), w tym programów służących wspieraniu aktywności młodzieży w życiu publicznym, realizowane we współpracy z administracją publiczną, budowanie mechanizmów partycypacji i rzecznictwa na rzecz grup pomijanych lub w niewielkim stopniu reprezentowanych w publicznej debacie (np. osoby starsze, osoby pozostające w skrajnym ubóstwie, osoby niepełnosprawne, imigranci, itp.). W ramach opisanych powyżej obszarów tematycznych od 1 do 3 i wszystkich pól działalności wspierane będą projekty zakładające wykorzystanie instrumentów opierających się zarówno na dotychczasowej praktyce wynikającej z istniejących rozwiązań prawnych i organizacyjnych, jak i na nowatorskich pomysłach. Zaleca się także, by projekt zawierał formułę wsparcia rozwoju wolontariatu lub innych form społecznego zaangażowania, jako czynnika wspomagającego trwałość zakładanych efektów wykraczających poza okres realizacji projektu Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowywane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (nie stanowią zamkniętej listy działań możliwych do dofinansowania): spotkania robocze, debaty, zebrania, zgromadzenia publiczne, interaktywne narzędzia wymiany informacji, wiedzy i poglądów, wydawanie pism, biuletynów lub wykorzystanie innych form społecznego przekazu, 22

Zasady udzielania dofinansowania konferencje, szkolenia, opracowania, publikacje, analizy, spotkania konsultacyjne, działania promocyjne (z wykorzystanie wszystkich dostępnych mediów i form przekazu). Dopuszcza się możliwość składania projektów, które będą obejmowały więcej niż jedno pole działań w ramach danego obszaru tematycznego. Projekty finansowane w ramach Funduszu dla Organizacji powinny odpowiadać na rzeczywiste problemy oraz dotyczyć aktualnego lub prognozowanego stanu faktycznego. Pożądane jest również, aby w projektach składanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Wnioskodawca zapewniał udział szerokiej grupy współpracowników oraz angażował i aktywizował nowe osoby, wolontariuszy oraz grupy nieformalne. Działania z zakresu aktywizacji (partycypacji) obywatelskiej, wymienione powyżej, muszą stanowić główny cel i przedmiot przedkładanego projektu. UWAGA: Fundusz nie ma na celu finansowania powstawania nowych organizacji pozarządowych ani wzmacniania zdolności instytucjonalnych organizacji już istniejących w oderwaniu od realizacji celu głównego Grantu i projektu. 2.5.3. Typy projektów W ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych dopuszcza się możliwość składania 2 kategorii projektów ze względu na kwotę dofinansowania oraz długość trwania projektu. 2.5.3.1. Projekty MAŁE wymagania formalne: kwota dofinansowania: od 10 000 CHF do 60 000 CHF, okres realizacji projektu: do 12 miesięcy, nie dłużej jednak niż do 30 września 2014 roku, suma przychodów z działalności organizacji w ostatnim zatwierdzonym okresie obrachunkowym nie przekracza kwoty 50 000 PLN. 23

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych 2.5.3.2. Projekty DUŻE wymagania formalne: kwota dofinansowania od 10 000 CHF do 250 000 CHF, okres realizacji projektu: brak ograniczenia czasowego, jednak nie dłużej niż do 30 września 2014 roku. W obydwu przypadkach kurs franka szwajcarskiego, po którym należy ustalić w złotówkach wartość powyższych limitów będzie podany na stronie internetowej Grantu Blokowego www.swissgrant.pl. Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego z dnia ogłoszenia danej edycji konkursu. WAŻNE W przypadku ubiegania się o dofinansowanie o wartości przekraczającej 30 000 franków szwajcarskich, wraz z podpisaniem Umowy o dofinansowanie, Wnioskodawca musi wnieść zabezpieczenie otrzymanej zaliczki w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, której wzór stanowi Załącznik numer 3 do niniejszego Podręcznika. Refundacji podlegać będą wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania. 2.6. Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania Dofinansowaniu w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie mogą podlegać projekty zawierające następujące działania: działania polegające na doraźnej pomocy (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno bytowej), działania, które mają na celu jedynie finansowanie bieżących kosztów związanych z działalnością Wnioskodawcy, działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych środków, tzw. re- -granting tj. przekazywanie środków podmiotom trzecim w ramach oddzielnej procedury konkursowej bez możliwości bezpośredniej kontroli ich wydatkowania, projekty już trwające lub zakończone, działania o charakterze politycznym (związane z formą agitacji politycznej, organizowaniem kampanii wyborczych czy promowaniem działalności konkretnego ugrupowania, komitetu wyborczego lub partii politycznych, a także organizacji je wspierających), działania o charakterze religijnym (związane ze sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej), 24

Zasady udzielania dofinansowania działania o charakterze komercyjnym (realizowane dla osiągnięcia zysku), działania inwestycyjne w tym wszelkie zakupy sprzętu lub innych aktywów oraz wyposażenia, remonty oraz adaptacja pomieszczeń powyżej ustalonego limitu określonego w punkcie [2.7.1] niniejszego Podręcznika. 2.7. Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków W ramach projektów sfinansowane mogą zostać wyłącznie koszty uznane za kwalifikowalne. Za koszty kwalifikowalne uznaje się koszty spełniające łącznie poniższe warunki: są bezpośrednio związane z realizowanym projektem i są niezbędne dla jego właściwego przygotowania lub realizacji, są uwzględnione w budżecie projektu, są racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych, odzwierciedlają koszty rzeczywiste, a także są skalkulowane proporcjonalnie dla przedsięwzięcia objętego finansowaniem (np. kosztem kwalifikowalnym może być jedynie część wynagrodzenia księgowego, jeżeli wykonuje on w ramach godzin pracy również inne zadania, niezwiązane z obsługą projektu, natomiast w przypadku wydatków poniesionych na czynsz i inne opłaty eksploatacyjne związane z utrzymaniem biura sfinansowana może być tylko ta część wydatków, która bezpośrednio związana jest z realizacją projektu), są ponoszone celowo, rzetelnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, są ponoszone z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz z dołożeniem wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów* (patrz punkt [3.2.] Podręcznika Procedur), zostały poniesione w okresie uprawnionym/kwalifikowanym (nie wcześniej niż dzień podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania i nie później niż dzień zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie), są poparte właściwymi dowodami księgowymi, są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej Beneficjenta (wszystkie wydatki, łącznie z wydatkami partnerów krajowych i/lub zagranicznych, muszą być możliwe do weryfikacji i zaewidencjonowane w systemie księgowym Beneficjenta). Beneficjent jest zobowiązany do prowa- 25

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych dzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania zgodnie z Ustawą o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. WAŻNE Beneficjent jest zobowiązany do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane w ramach realizowanego Projektu. WAŻNE Kwalifikowalność poniesionych kosztów weryfikowana jest na podstawie procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych i fakt przedstawienia ich we Wniosku o dofinansowanie nie jest jednoznaczny z uznaniem poniesionych wydatków za kwalifikowalne. 2.7.1. Kategorie kosztów podlegające finansowaniu Koszty podlegające finansowaniu w ramach Funduszu dla Organizacji podzielone zostały na 7 kategorii: 1. Koszty usług przygotowawczych i doradczych (G 1),w tym m.in.: koszty konsultacji społecznych, konsultacje specjalistyczne niezbędne do prawidłowej realizacji działań projektu np. konsultacje prawne, usługi notarialne, opracowanie narzędzi badawczych, koszty badań pod warunkiem, że mają one nierozerwalny związek z projektem. 2. Koszty informacji i promocji (G 2), w tym wydatki związane z upowszechnianiem informacji o realizacji projektu i informacji o tym, że projekt jest współfinansowany ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz budżetu Państwa Polskiego. Kosztami kwalifikowanymi będą m.in.: utworzenie i prowadzenie stron internetowych, przygotowanie i druk ulotek, broszur, plakatów, banerów, naklejek, przygotowanie i opublikowanie ogłoszeń i innych materiałów informacyjnych w prasie, 26

Zasady udzielania dofinansowania przygotowanie i emisja ogłoszeń w telewizji, radiu oraz na bilboardach, tablice pamiątkowe, tablice informacyjne, spotkania informacyjne, konferencje, konferencje prasowe, przygotowanie materiałów audiowizualnych, inne podobne wydatki związane z promocją. 3. Koszty opłat finansowych (G 3), w tym m.in. koszty: poręczeń finansowych i ubezpieczeń, opłat za założenie i prowadzenie rachunku na potrzeby realizacji projektu, przelewów bankowych, poręczenia bankowe, ekspertyz finansowych. 4. Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu (G 4), w tym m.in. koszty: usług hotelowych i gastronomicznych (dotyczących uczestników projektu, wykładowców, trenerów), wynajem sal szkoleniowych i konferencyjnych, tłumaczeń, przygotowania materiałów szkoleniowych (np. druku i powielania materiałów), wynagrodzeń personelu merytorycznego m.in.: wykładowców, trenerów, ekspertów zewnętrznych, terapeutów, podróży, zakwaterowania i wyżywienia osób spoza personelu zarządzającego projektem, które prowadzą szkolenia/konferencje/debaty lub w nich uczestniczą (w przypadku ekspertów zagranicznych zwroty kosztów noclegów nie mogą być wyższe od wysokości limitów przyjętych przez Komisję Europejską), diet, inne koszty ściśle związane ze specyfiką projektu. 5. Koszty inwestycyjne i nieinwestycyjne dotyczące wsparcia instytucjonalnego (G.5), a w nich m.in.: specjalistyczne szkolenia i konsultacje, działania mające na celu poprawę jakości usług, które mają znaczenie z punktu widzenia prawidłowej i efektywnej realizacji projektu, koszty związane z opracowaniem długoterminowych strategii operacyjnych, doradztwem, itp., 27

Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych zakup sprzętu lub innych aktywów pod warunkiem, że zakupiony sprzęt lub inne aktywa pozostaną własnością Wnioskodawcy przez okres co najmniej 5 lat od daty zakończenia projektu, zakup wyposażenia pod warunkiem, że zakupione wyposażenie pozostanie własnością Wnioskodawcy przez okres co najmniej 5 lat od daty zakończenia projektu, koszty związane z remontem pomieszczeń bądź ich adaptacją (warunkiem kwalifikowalności jest posiadanie przez Wnioskodawcę aktu własności lub innego dokumentu np. umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia potwierdzającego prawo do dysponowania nieruchomością). W przypadku poniesienia kosztów dotyczących obiektów będących własnością Wnioskodawcy zabronione jest przenoszenie własności na inne podmioty przez okres co najmniej 5 lat od daty zakończenia projektu. Po zakończeniu projektu Beneficjent ma obowiązek zapewnić operacyjność projektu, w którym przeprowadzony był remont pomieszczeń bądź dokonano jego adaptacji przez minimum 5 lat od zakończenia projektu. Uwaga! Zakup sprzętu, innych aktywów i wyposażenia oraz koszty związane z remontem bądź adaptacją pomieszczeń uznane będą za kwalifikowalne pod warunkiem, że są niezbędne do prawidłowej realizacji i osiągnięcia celów projektu. Koszty zakupu sprzętu używanego są kwalifikowalne po spełnieniu łącznie poniższych 3 warunków: sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie potwierdzające, że nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej lub ze środków zagranicznych współfinansowanych ze środków Rzeczpospolitej Polskiej, cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, a wziąwszy pod uwagę jego zużycie, jest niższa od ceny nowego sprzętu o zbliżonych parametrach technicznych, sprzęt ma właściwości techniczne niezbędne do realizacji projektu oraz spełnia obowiązujące normy i standardy. 6. Koszty personelu zarządzającego projektem (G.6), a w nich : koszty wynagrodzenia pracowników wraz ze wszystkimi składnikami (koszty podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne odprowadzane faktycznie i ostatecznie) z wyłączeniem premii nieregulaminowych, premii motywacyjnych lub nagród. Koszty te nie mogą być wyższe niż stawki powszechnie stosowane na rynku w danej dziedzinie i powinny być racjonalnie skalkulowane w odniesieniu do realizacji projektu. 28

Zasady udzielania dofinansowania 7. Koszty biurowe (G.7) w tym koszty: usług teleinformacyjnych, przesyłek pocztowych, kopiowania dokumentów, zakupu materiałów biurowych, zakupu lub napełniania tonerów do sprzętu biurowego, koszty wynajęcia i eksploatacji pomieszczeń wykorzystywanych bezpośrednio do realizacji projektu (koszt wynajmu lokalu, opłaty eksploatacyjne prąd, ogrzewanie) itp. Ważne Koszty wzmocnienia zdolności instytucjonalnych organizacji, czyli koszty inwestycyjne i nieinwestycyjne dotyczące wsparcia instytucjonalnego (G.5), koszty personelu zarządzającego projektem (G.6) oraz koszty biurowe (G.7) nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Wnioskodawca powinien sam zdecydować o podziale kosztów w obrębie ww. 30%, przy czym koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą być wyższe niż 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie istnieje możliwość poniesienia kosztów przez partnera bądź partnerów, jednakże nie mogą one przekroczyć 40% całkowitych kosztów kwalifikowanych. Wysokość wydatków poniesionych przez partnera/partnerów uzależniona powinna być od roli jaką odgrywają oraz od ich poziomu udziału w realizacji projektu. WAŻNE Dopuszcza się możliwość przedstawienia we Wniosku o dofinansowanie wydatków niekwalifikowanych w ramach projektu jako dodatkowy element projektu, finansowany wyłącznie ze środków własnych. Należy jednak pamiętać, że wydatki niekwalifikowane (dodatkowe) nie mogą zastępować wkładu własnego, który musi być kwalifikowany i musi stanowić część całkowitych wydatków projektu. 29