Załącznik nr 3 do Zarządzenia Burmistrza Nr 90 z dnia 29 grudnia 2010 r. INSTRUKCJA w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji w Gminie Brwinów Brwinów, 2010 r.
SPIS TREŚCI Strona 1. Podstawa prawna i zakres obowiązywania...3 2.Cele inwentaryzacji, jej rodzaje i terminy przeprowadzania...3 3.Zadania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych...8 4. Zasady inwentaryzacji w drodze spisu z natury...9 5. Wycena arkuszy spisowych oraz ustalenie, weryfikacja, wycena i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych...11 6. Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald...12 7. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji...13 8.Postanowienia końcowe...13 9.Spis Załączników...14 ZARZĄDZENIE Nr./20...15 BURMISTRZA GMINY BRWINÓW...15 2
1. Podstawa prawna i zakres obowiązywania 1.1. Instrukcja inwentaryzacyjna, zwana dalej instrukcją, została sporządzona na podstawie art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ), zwanej dalej ustawą o rachunkowości. 1.2. Instrukcja określa zasady przygotowania, przebiegu, wyceny oraz rozliczania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów. 1.3. Instrukcja obowiązuje w Gminie Brwinów, zwaną dalej Gminą. 1.4. Czynnością rozpoczynającą procedurę inwentaryzacji jest zarządzenie Burmistrza Gminy Brwinów w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji i powołania komisji inwentaryzacyjnej (wzór zarządzenia stanowi załącznik nr 1). Inwentaryzację aktywów pieniężnych, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, drogą spisu z natury zarządza Skarbnik Gminy (wzór zarządzenia stanowi załącznik nr 2). 2. Cele inwentaryzacji, jej rodzaje i terminy przeprowadzania 2.1. Inwentaryzacja to ogół czynności, których celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki organizacyjnej na ściśle określony moment i na tej podstawie: - doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, - rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku, - dokonanie oceny wartości użytkowej, przydatności i realności posiadanych składników majątkowych. 2.2. Inwentaryzację przeprowadza się w drodze: - spisu z natury, - uzyskania od kontrahentów i banków pisemnych potwierdzeń wykazanych sald, zwaną dalej Inwentaryzacją w drodze potwierdzenia sald, - porównania danych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi i weryfikacja realnej wartości majątku, zwaną dalej Inwentaryzacją w drodze weryfikacji. 2.3. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej lub inwentaryzacji doraźnej. Inwentaryzację okresową przeprowadza się na dzień bilansowy uwzględniając terminy i częstotliwość wynikające z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia zdarzeń uzasadniających jej przeprowadzenie, głównie na skutek wypadków i zdarzeń losowych (pożar, powódź, kradzież z włamaniem, itp.), zaleceń organów kontroli zewnętrznej, potrzeby rozliczenia osób odpowiedzialnych. 2.4. Składniki majątkowe powierzone tej samej osobie lub grupie osób inwentaryzuje się w jednym terminie. 2.5. Gmina Brwinów okresowo przeprowadza inwentaryzację wszystkich posiadanych składników majątkowych. Ustala się następujące terminy i sposoby przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów: 3
L.p. Składnik majątku Gminy Sposób inwentaryzacji Termin inwentaryzacji 1 Wartości niematerialne i prawne Środki trwałe drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników Spis z natury wycena tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic termin jest dochowany jeśli końcem roku, a albo 2 Grunty, budynki, budowle ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników znajdujące się na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat; termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 3 ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 4 Maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie Spis z natury wycena tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym albo znajdujące się na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat; termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 5 Środki trwałe, do drogą porównania danych ksiąg 4
których dostęp jest znacznie utrudniony rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 6 7 Powierzone kontrahentom własne składniki majątku Aktywa będące własnością innych jednostek, powierzone Gminie do przechowania, przetwarzania lub używania drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic Spis z natury oraz powiadomienie właścicieli o wynikach spisu w przypadku należności ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 8 Papiery wartościowe Rzeczowe składniki aktywów obrotowych Spis z natury wycena tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic Spis z natury wycena tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu 9 stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym 10 Należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 5
Należności sporne i wątpliwe ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 11 w przypadku należności ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym termin jest dochowany jeśli końcem roku, a Należności i zobowiązań z tytułów publiczno -prawnych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników 12 13 Należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych w przypadku należności ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników w przypadku należności ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie w przypadku należności termin jest dochowany jeśli końcem roku, a w przypadku należności termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 6
14 Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), 15 Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki może być ustalony po dniu bilansowym Spis z natury, wycena tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic drogą otrzymania od banku lub innej jednostki potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych gminy stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym termin jest dochowany jeśli końcem roku, a 2.6. Gotówka w kasie Gminy (środki pieniężne krajowe i dewizy) podlega inwentaryzacji również: 1) przy zmianie na stanowisku kasjera, 2) w sytuacjach losowych, 3) w dowolnym czasie, według decyzji Burmistrza Gminy. 7
3. Zadania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych 3.1. Komisję inwentaryzacyjną dokonującą spisu z natury rzeczowych aktywów trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w składzie przewodniczący i co najmniej dwóch członków, powołuje decyzją Burmistrz Gminy, na wniosek Skarbnika Gminy. Do Komisji Inwentaryzacyjnej nie mogą być powołani: Skarbnik, osoby odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki oraz osoby prowadzące ewidencję księgową tych składników. W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji z zastosowaniem czytników kodów kreskowych w skład komisji powinien być powołany przeszkolony pracownik, który będzie przenosił dane z czytników dostarczonych od zespołów spisowych po dokonanym spisie do modułu inwentaryzacyjnego i na tej podstawie sporządzał wydruki arkuszy spisowych. 3.2. Do obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej należy w szczególności: 1) czuwanie nad całością czynności związanych z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji, 2) przedstawianie składów zespołów spisowych oraz dokonanie podziału obowiązków pomiędzy członków zespołu, 3) dokonywanie przeglądu stanu przygotowań przed spisem z natury, a zwłaszcza uporządkowania składników na polu spisowym, 4) szkolenie członków zespołów spisowych przed przystąpieniem do inwentaryzacji, jeżeli występuje taka potrzeba, 5) przygotowanie dokumentacji z przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji, 6) zabezpieczenie wspólnie ze Skarbnikiem Gminy ewidencji inwentaryzowanych składników w sposób uniemożliwiający korzystanie z niej w czasie spisów z natury, 7) dysponowanie ponumerowanymi arkuszami spisowymi, 8) kontrola przebiegu spisu z natury, 9) odbiór od zespołów spisowych kompletu materiałów z inwentaryzacji, tj. arkuszy spisowych i sprawozdań z przebiegu spisu wraz z zawartymi w nich uwagami i wnioskami, 10) sprawdzenie poprawności sporządzenia materiałów inwentaryzacyjnych, 11) przekazywanie kompletnych (wypełnionych) arkuszy spisowych do Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego, celem ustalenia wartości ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, 12) dokonywanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych oraz sporządzenie protokołu z tych czynności z podaniem wniosków końcowych co do sposobu rozliczenia stwierdzonych niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych; 13) podanie wniosków celem zagospodarowania bądź upłynnienia nadmiernych, zbędnych i niepełnowartościowych składników majątku, 14) sporządzanie sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji. 3.3. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej powołuje zespoły spisowe w co najmniej dwuosobowym składzie. Powołanie zespołu spisowego powinno nastąpić nie później niż na 7 dni przed datą rozpoczęcia spisu z natury. Do zespołu spisowego nie mogą być powołane osoby odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki, osoby niezapewniające bezstronności spisu, pracownicy odpowiedzialni za środki objęte inwentaryzacją oraz pracownicy prowadzący ewidencję lub rozliczenia inwentaryzowanych składników. 3.4. Do obowiązków zespołu spisowego należy w szczególności: 1) zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną oraz udział w szkoleniu przed inwentaryzacyjnym, jeżeli jest ono organizowane dla osób nieprzygotowanych do wykonywania takich czynności, 8
2) pobranie od komisji inwentaryzacyjnej za pokwitowaniem do rozliczenia niezbędnej ilości ponumerowanych arkuszy spisowych, 3) przeprowadzenie spisów z natury w określonym terminie i w wyznaczonych polach spisowych oraz ustalanie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie i zmierzenie oraz zapisanie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, 4) uczestniczenie przy otwieraniu i zamykaniu pomieszczeń objętych spisem, 5) bieżące przeprowadzanie analizy przydatności i jakości inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczenia pomieszczeń, w których są one przechowywane, terminowe przekazanie kompletu arkuszy spisowych (wypełnionych, anulowanych lub niewykorzystanych) przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej oraz wszelkich informacji o stwierdzonych w toku czynności spisowych nieprawidłowościach i spostrzeżeniach związanych z gospodarką składnikami. 4. Zasady inwentaryzacji w drodze spisu z natury 4.1. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na: 1) ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie i zmierzenie oraz na ujęciu ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, 2) porównaniu wartości z arkusza spisowego z danymi z ksiąg rachunkowych, 3) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, ich weryfikacji, wyjaśnieniu przyczyn i okoliczności ich powstania oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczenia, 4) podjęciu decyzji w sprawie ostatecznych wyników rozliczenia i ich ujęciu w księgach rachunkowych roku, na który przypadł termin inwentaryzacji. 4.2. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby odpowiedzialnej za składniki majątku objęte spisem, a jeżeli nie jest to możliwe przy udziale osoby przez nią pisemnie upoważnionej. W przypadku braku takiego przedstawiciela, decyzją Burmistrza, na wniosek przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w spisie uczestniczy dodatkowa osoba jako reprezentant nieobecnego. 4.3. Znajdujące się w określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie powinny być przedmiotem ruchu (wydawania lub przyjmowania) do czasu zakończenia spisu. W wyjątkowych i szczególnie uzasadnionych przypadkach, decyzją przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, może nastąpić wydanie lub przyjęcie składników w czasie trwania spisu, z zachowaniem jednak dodatkowych procedur kontrolnych polegających na: 1) dokumentowaniu takich wydań lub przyjęć dowodami Rw, Pz, parafowanymi przez przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, 2) odnotowaniu na tym dokumencie oraz w pozycji spisu dotyczącej składnika tego samego składnika, faktu czy wydania (przyjęcia) dokonano po ujęciu tego składnika do spisu czy też przed jego ujęciem. 4.4. Zespoły spisowe dokonujące spisu z natury nie mogą być informowane o ilościach inwentaryzowanych składników. 4.5. Podlegające inwentaryzacji drogą spisu z natury składniki majątku ujmuje się bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości w arkuszach spisowych, w protokole kontroli kasy lub w protokole inwentaryzacji kasy (według wzoru zamieszonego w załączniku nr 3), w sposób umożliwiający sprawdzenie prawidłowości spisu. 9
4.6. Arkusze spisu z natury, od momentu ich ponumerowania, zaparafowania i zarejestrowania przez Komisję Inwentaryzacyjną są drukami objętymi ilościową kontrolą zużycia (drukami ścisłego zarachowania). W przypadku spisu z zastosowaniem czytników kodów kreskowych ponumerowane arkusze zostaną wytworzone za pomocą modułu inwentaryzacyjnego po wczytaniu danych z czytników po dokonanym spisie. Arkusze po podpisaniu przez zespół spisowy oraz osobę odpowiedzialną stają się dokumentacją inwentaryzacyjną z przeprowadzonego spisu do rozliczenia wyników inwentaryzacji. 4.7. Arkusz spisu z natury lub dokument z nim równorzędny, np. protokół kontroli kasy, powinien zawierać: 1) nazwę jednostki organizacyjnej, 2) określenie nazwy lub numeru pola spisowego, numer kolejny arkusza spisu/protokołu, parafowany przez przewodniczącego Komisji Inwetaryzacyjnej, 3) rodzaj inwentaryzacji, 4) dzień, na który przypada termin inwentaryzacji, 5) faktyczne daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu podawane odrębnie dla każdego arkusza spisowego, 6) imiona i nazwiska oraz podpisy: osób odpowiedzialnych, członków zespołu spisowego oraz innych osób uczestniczących w spisie, 7) numer kolejny pozycji arkusza spisowego, 8) nazwę artykułu objętego spisem z symbolem identyfikacyjnym (indeksem materiałowym, numerem inwentarzowym lub symbolem klasyfikacji środków trwałych), 9) jednostkę miary, 10) ilość stwierdzoną w czasie spisu, 4.8. Wynik spisu z natury ujmuje się w arkuszu w sposób trwały przy użyciu komputera /wydruk komputerowy gwarantujący trwały zapis z widocznie zaznaczonymi zmianami/, pismem maszynowym, długopisem, itp. gwarantującym trwałość zapisu. 4.9. Błędy w arkuszach spisowych koryguje się wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu w sposób umożliwiający późniejsze jego odczytanie, wpisanie zapisu poprawnego, umieszczenie daty oraz złożenie podpisu członka zespołu spisowego i osoby odpowiedzialnej. 4.10. W arkuszach spisowych niedopuszczalne jest pozostawianie niewypełnionych wierszy oraz korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie czy wywabianie. W przypadku powstania niemożliwego do skorygowania błędu lub zniszczenia arkusza należy go protokólarnie opisać, stwierdzając jego niemożliwość wykorzystania, pozostawiając go jednocześnie w dokumentacji inwentaryzacji. 4.11. Członkowie zespołu spisowego w razie stwierdzenia w czasie spisu składników majątkowych niesprawnych, o obniżonej wartości, nieprzydatnych lub zbędnych odnotowują ten fakt w uwagach arkusza spisowego. 4.12. Po wpisaniu do arkusza spisowego ostatniej pozycji, spis z natury kończy adnotacja zespołu spisowego następującej treści: Spis zakończono na pozycji nr.... 4.13. Spełniając funkcję kontrolną wobec zespołów spisowych przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej oraz członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej, na polecenie przewodniczącego posiadają uprawnienia do przeprowadzania wyrywkowej kontroli spisu z natury. W toku kontroli sprawdza się w szczególności, czy: 10
- została zabezpieczona w sposób uniemożliwiający korzystanie z niej w czasie spisu ewidencja inwentaryzowanych składników, - poprawnie oraz zespołowo dokonano ustalenia ilości inwentaryzowanych składników, - w arkuszach spisowych ujęto rzeczywiste stany. 4.14. Zespół spisowy po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury (wypełnione, uznane za niemożliwe do wykorzystania i niewykorzystane) przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej, który - po ich sprawdzeniu pod względem kompletności - przekazuje je do Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego, celem sprawdzenia prawidłowości wypełnienia. Skarbnik Gminy powinien sprawdzić prawidłowość wypełnienia arkuszy i po sprawdzeniu udostępnić księgi inwentarzowe do wyceny składników. 5. Wycena arkuszy spisowych oraz ustalenie, weryfikacja, wycena i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych 5.1 Referat Finansowo-Budżetowo-Podatkowy, po otrzymaniu arkuszy ze spisu z natury dokonuje wyceny spisanych składników majątkowych oraz porównania ilości i wartości poszczególnych składników ustalonych w toku spisu z ilością i wartością tych samych składników wynikających z ewidencji w księdze inwentarzowej. Przy wycenie składników majątkowych stosuje się zasady wynikające z ustawy o rachunkowości. 5.2. Różnice inwentaryzacyjne (ilościowe i ilościowo wartościowe) ujmuje się w zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych, które umożliwia: - powiązanie poszczególnych pozycji spisanych aktywów na arkuszach spisowych z właściwymi pozycjami zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, - ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych. 5.3. Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako: 1) niedobory inwentaryzacyjne, gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego, 2) nadwyżki inwentaryzacyjne, gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego, 3) szkody, gdy nastąpiła częściowa lub całkowita utrata wartości użytkowej i przydatności danych składników, natomiast różnice ilościowe nie wystąpiły. W takich przypadkach należy rozważyć postawienie wniosku o obniżenie lub całkowitą utratę wartości księgowej składników. 5.4. Wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych przekazywane są przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej, który przeprowadza postępowanie weryfikacyjne. W trakcie prac weryfikacyjnych komisja inwentaryzacyjna ma prawo: 1) żądać pisemnych wyjaśnień przyczyn powstałych różnic inwentaryzacyjnych, 2) korzystać z opinii rzeczoznawców, Skarbnika Gminy, członków zespołu spisowego i innych osób. 5.5. Zależnie od przyczyn powstania, wysokości lub okoliczności wynikających z wyjaśnień osób odpowiedzialnych, stwierdzeń zespołu spisowego, opinii rzeczoznawców, a także stanowiska komisji inwentaryzacyjnej, niedobory mogą zostać zakwalifikowane jako: 1) ubytki naturalne, 2) niedobory niezawinione przez pracowników, 3) niedobory zawinione, które: 11
a) osoby odpowiedzialne dobrowolnie spłacą albo - nie wyrażają takiej zgody i wówczas niedobory te będą dochodzone w postępowaniu sądowym wobec tych osób, b) nie będą przedmiotem dochodzenia na drodze sądowej, a wobec osób odpowiedzialnych za ich powstanie zostaną wyciągnięte konsekwencje służbowe. Niezawinione niedobory i szkody oraz ubytki naturalne powstają w rezultacie utraty ilości lub wartości użytkowej składników z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych, które nie mogły mimo dołożonej staranności zapobiec ich powstaniu. Niedobory i szkody zawinione powstają z winy osób odpowiedzialnych w wyniku działania lub zaniechania działania lub zaniedbania obowiązków pracowniczych. 5.6. Rezultaty zakończonego postępowania weryfikacyjnego ujmuje się w protokole, w którym komisja inwentaryzacyjna dokonuje kwalifikacji różnic inwentaryzacyjnych do niedoborów lub nadwyżek oraz ewentualnie powstałych szkód do mieszczących się w granicach ubytków naturalnych, a pozostałe różnice, zwłaszcza niedobory - do niedoborów zawinionych i niezawinionych. W wyniku tego postępowania komisja formułuje wnioski, które powinny opierać się na następujących zasadach: 1) kompensata niedoborów i nadwyżek może być dokonana w odniesieniu do pozostałych środków trwałych, artykułów podobnych, ujawnionych w tej samej inwentaryzacji, u tej samej osoby odpowiedzialnej, na tym samym polu spisowym. Kompensata dokonywana jest według zasady Mniejsza ilość po niższej (mniejszej) cenie, 2) nadwyżki aktywów obrotowych wynikające z błędów pomiaru powinny być odniesione na zmniejszenie podstawowych kosztów operacyjnych, a powstałe z innych przyczyn na pozostałe przychody operacyjne, 3) niedobory niezawinione oraz niedobory zawinione, z których dochodzenia w postępowaniu sądowym jednostka organizacyjna rezygnuje, powinny być odnoszone w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, 4) niedobory niezawinione, wynikające ze zdarzeń losowych (pożar, powódź) powodujące ubytek majątku obciążają straty jednostki organizacyjnej, 5) niedobory zawinione, na których spłatę wyraziły zgodę osoby odpowiedzialne lub które będą dochodzone w postępowaniu sądowym obciążają osoby odpowiedzialne. 5.7. Wnioski komisji zawarte w protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych zaopiniowane przez radcę prawnego podlegają zatwierdzeniu przez Burmistrza. 5.8. Na podstawie powyższego protokółu Referat Budżetowo-Finansowo-Podatkowy dokonuje rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, ujmując je w księgach rachunkowych roku, na który przypadł termin inwentaryzacji. 6. Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald 6.1. Stosownie do przepisów art. 26 ustawy o rachunkowości drogą potwierdzenia sald inwentaryzuje się: 1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych, 2) należności od odbiorców, z wyjątkiem wymienionych w pkt. 6.2., 3) własne składniki aktywów powierzone kontrahentom (użyczone, będące w obcym składzie). 12
6.2. Nie wymagają pisemnego potwierdzenia sald: 1) należności sporne, wątpliwe i dochodzone na drodze sądowej, 2) należności i zobowiązania wobec kontrahentów (w tym osób fizycznych), którzy nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, 3) rozrachunki z pracownikami, 4) rozrachunki publiczno-prawne. 6.3. Inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald dokonują wyznaczeni przez Skarbnika Gminy pracownicy Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego. 6.4. Potwierdzenia sald należności dokonuje się pisemnie wysyłając do dłużników informację o stanie salda wraz z jego specyfikacją i uzyskując potwierdzenie wielkości salda. W przypadku braku potwierdzenia inwentaryzacja następuje w drodze weryfikacji. Stosuje się ogólnie obowiązujące i dostępne w sprzedaży druki Potwierdzenie salda. Saldo potwierdzone przez kontrahenta / odbiorcę zostaje wysłane do nadawcy, gdzie podlega archiwizacji. 7. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji 7.1. Aktywa i pasywa nie podlegające inwentaryzacji drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald lub kwalifikujące się do inwentaryzacji tymi metodami, lecz nie zinwentaryzowane za ich pomocą z różnych przyczyn, podlegają inwentaryzacji drogą weryfikacji. Celem inwentaryzacji tą metodą jest stwierdzenie, czy posiadane dokumenty rzeczywiście potwierdzają istnienie określonego składnika, czy saldo jest realne i zostało prawidłowo wycenione. W tym celu dokonuje się porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikuje realną wartość składników. 7.2. Inwentaryzacji drogą weryfikacji dokonują wyznaczeni przez Skarbnika pracownicy Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego we współpracy z właściwymi pracownikami, sporządzając z tych czynności protokół z weryfikacji z zastrzeżeniem pkt 7.3. 7.3. Inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych dokonują wyznaczeni przez przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej pracownicy we współpracy z właściwymi pracownikami, sporządzając z przeprowadzonych czynności protokół inwentaryzacyjny. 7.4. W razie stwierdzenia rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, pod datą terminu inwentaryzacji koryguje się odpowiednio stany ewidencyjne. 8. Postanowienia końcowe 8.1. Sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją normowane będą w formie bieżących zarządzeń wydawanych przez Burmistrza. 13
9. Spis Załączników 1. Wzór Zarządzenia Burmistrza Brwinowa w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku w Gminie Brwinów. 2. Wzór Zarządzenia Skarbnika w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów pieniężnych w Gminie Brwinów. 3. Protokół z kontroli/inwentaryzacji kasy. 4. Protokół z weryfikacji salda konta 020 Wartości niematerialne i prawne. 5. Protokół z weryfikacji salda konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. 6. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. 7. Protokół Komisji Inwetaryzacyjnej sporządzany na koniec inwentaryzacji. 14
Załącznik Nr 1 do Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Gminie Brwinów ZARZĄDZENIE Nr./20 BURMISTRZA GMINY BRWINÓW z dnia 20..r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku w Gminie Brwinów Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. nr 13, poz. 74 z późn. zm.) w związku z art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. nr 152, poz. 1223) zarządzam, co następuje: 1 Przeprowadzenie w dniach od 20 r. do 20 r. inwentaryzacji: Wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych, w tym: gruntów, budynków i budowli oraz pozostałych środków trwałych, środków trwałych w budowie, rozrachunków (należności od kontrahentów, rozrachunków publiczno-prawnych), aktywów finansowych na rachunkach bankowych w Gminie Brwinów. 1 2 1. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołuję Komisję Inwentaryzacyjną w składzie: Lp. Funkcja Imię i nazwisko 1. Przewodniczący 2. Wiceprzewodniczący 3. Sekretarz 4. Członek 5. Członek 2. Komisja Inwentaryzacyjna powołuje zespoły spisowe w składzie co najmniej 2 osób każdy zespół, określa pola spisowe i przypisuje poszczególnym Zespołom Spisowym wyznaczone pola spisowe. 1 Wybrać właściwe punkty dotyczące inwentaryzacji za dany rok obrotowy. 15
3. Zobowiązuję Skarbnika Gminy oraz przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia instruktażu i szkolenia członków Komisji Inwentaryzacyjnej oraz członków Zespołów Spisowych. 2 3 Zobowiązuję kierowników referatów (równorzędnych komórek) do ścisłej współpracy z przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej w celu sprawnego i efektywnego przeprowadzenia oraz terminowego rozliczenia inwentaryzacji. 4 Zobowiązuję Skarbnika Gminy do prawidłowego i terminowego dokonania wyceny inwentaryzowanych składników majątku trwałego i oraz wyceny ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. 5 Zobowiązuję przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej do ustalenia przyczyn i weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, sporządzenia protokołu w sprawie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, przedstawienia wniosków dotyczących rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji. 6 Zobowiązuję Skarbnika Gminy do ujęcia w księgach roku, na który przypadł termin inwentaryzacji, a następnie rozliczenia wszystkich ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych. 7 1. Nadzór nad wykonywaniem niniejszego zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy i Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. BURMISTRZ Gminy Brwinów 2 Obowiązuje w przypadku inwentaryzacji drogą spisu z natury. 16
Załącznik Nr 2 do Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Gminie Brwinów ZARZĄDZENIE SKARBNIKA GMINY BRWINÓW z dnia 20..r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów pieniężnych w Gminie Brwinów Na mocy punktu 1.4. instrukcji w sprawie zasad przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w Gminie Brwinów zarządzam przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów pieniężnych, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, na dzień 31 grudnia 20.. r.: 1 1. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołuję Komisję Inwentaryzacyjną w składzie: Lp. Funkcja Imię i nazwisko 1. Przewodniczący 2. Sekretarz/ Członek 2 Zobowiązuję kasjera Urzędu do ścisłej współpracy z przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej w celu sprawnego i efektywnego przeprowadzenia oraz terminowego rozliczenia inwentaryzacji. 3 Zobowiązuję przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej do ustalenia przyczyn i weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, sporządzenia protokołu w sprawie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, przedstawienia wniosków dotyczących rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji. 4 Zobowiązuję Kierownika Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego do ujęcia w księgach roku, na który przypadł termin inwentaryzacji, a następnie rozliczenia wszystkich ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych. 5 1. Nadzór nad wykonywaniem niniejszego zarządzenia powierzam Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 17
Załącznik Nr 3 do Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Gminie Brwinów Protokół /kontroli/ inwentaryzacji kasy... przeprowadzonej w kasie... / doraźnej, okresowej, zdawczo- odbiorczej/ w dniu...r. o godz.... przez zespół spisowy w składzie: Przewodniczący... /imię i nazwisko/ Członek... /imię i nazwisko/ Członek... /imię i nazwisko/ w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej... /imię i nazwisko/ W toku spisu z natury stwierdzono co następuje: 1. Stan gotówki w kasie różnych walut: waluta... kwota... kwota w zł... waluta... kwota... kwota w zł... waluta... kwota... kwota w zł... waluta... kwota... kwota w zł... 2. Saldo końcowe na dzień... według raportu kasowego nr... z dnia... zł... 3. a/ Niedobór zł... b/ Nadwyżka zł... Ostatnie numery druków ścisłego zarachowania: KP nr..., raportu kasowego nr... oraz innych dokumentów/ rodzaj/... nr..., /rodzaj dokumentu/...nr.... Uwagi dotyczące dokumentacji i rozliczenia......... Inne uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia gotówki w kasie......... Na tym protokół zakończono i podpisano: Podpis osoby odpowiedzialnej Podpisy członków zespołu spisowego: materialnie:............ Miejsce, data, godzina 18
Załącznik Nr 4 do Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Gminie Brwinów... /pieczątka firmowa/.., dnia...20 r. Protokół z weryfikacji sporządzony na dzień...20 r.. Symbol i nazwa konta: 020 Wartości niematerialne i prawne 1. Saldo Winien konta 020 - Wartości niematerialne i prawne wynika z załączonego wydruku. 2. Saldo weryfikowanej pozycji zapisów na koncie na dzień...20...r. wynosi:... 3. Saldo badanych pozycji wynikających z załączonego zestawienia zapisów na koncie 020 zweryfikowano poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Wykaz zapisów przedstawia wydruk pozycji ujętych na ewidencji konta 020, będący załącznikiem do niniejszego protokołu.... Podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję księgową Załączniki: 1. Wydruk stanu zapisów na koncie 020. 19
Załącznik Nr 5 do Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Gminie Brwinów... /pieczątka firmowa/.., dnia...20 r. Protokół z weryfikacji sporządzony na dzień... Symbol i nazwa konta: 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 225 Rozrachunki z budżetami 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 Pozostałe rozrachunki 260 Zobowiązania finansowe 3 4. Saldo Winien / Ma konta. Rozrachunki / Należności / Zobowiązania z..... wynika z załączonego wydruku sald kont analitycznych 5. Saldo weryfikowanej pozycji sald kont analitycznych na dzień...20...r. wynosi:... 6. Saldo badanej pozycji wynikającej z załączonego zestawienia kont analitycznych zweryfikowano poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Wykaz tych zobowiązań przedstawia wydruk stanu rozrachunków ujętych na ewidencji konta 201, będący załącznikiem do niniejszego protokołu.... Podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję księgową Załączniki: 2. Zestawienie sald kont analitycznych 3. Wydruk stanu rozrachunków wg kontrahentów/pracowników 3 Niepotrzebne skreślić, protokół dla salda jednego konta syntetycznego, należącego do Zespołu 2 kont rozrachunkowych 20
Załącznik Nr 6 do Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Gminie Brwinów... (Nazwa jednostki pieczęć) Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych Pieczęć firmowa Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych... na dzień... 20... r. Dotyczy. strona Lp. Nr dokum. KTM Nazwa określenie Stan faktyczny Stan księgowy Różnice i Różnica do symbol przedmiotu j. m cena w dniu spisu w dniu spisu inwentaryzacyjne księgowania indeks spisowego na kontach Uwagi ark. Poz. u ilość wartość ilość wartość Niedobory Nadwyżki Wn Ma blok karta ilość wartość ilość wartość 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Załącznik nr 7 do Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Gminie Brwinów Protokół Komisji Inwentaryzacyjnej sporządzony na zakończenie inwentaryzacji na dzień... 200... r. Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1)... Przewodniczący 2).. - Wiceprzewodniczący 3)... Sekretarz 4)... Członek 5)... Członek na posiedzeniu w dniu...20...r. w sprawie weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w czasie inwentaryzacji w dniach... składników majątku Gminy..., spisanych na arkuszach od nr... do nr..., po rozpatrzeniu wyjaśnień osób odpowiedzialnych oraz innych okoliczności mogących mieć wpływ na zaistniałe różnice, ustaliła co następuje: 1. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych zawiera załączone zestawienie. 2. Ogółem stwierdzono: - niedobory w kwocie zł.... - nadwyżki w kwocie zł.... - szkody w kwocie zł.... 3. Różnice inwentaryzacyjne stwierdzone w... postanowiono rozliczyć następująco: a) nadwyżkę materiału... w ilości..., w kwocie zł... odnieść na... b) nadwyżkę materiału... w ilości..., po zł... skompensować z niedoborem materiału... w ilości..., po zł...; wartość kompensaty zł... c) niedobór wartościowy pozostały po kompensacie w kwocie zł... uznać za... i spisać w... d) niedobór materiałów... w ilości..., w kwocie zł... uznać za... i obciążyć osobę odpowiedzialną. 4. Różnice inwentaryzacyjne stwierdzone w... postanowiono rozliczyć następująco: a)......... b)......... c).........
5. Zgodnie z postępowaniem wyjaśniającym przyczyny powyższych różnic były następujące:......... /opis przyczyn powstania różnic, wyjaśnienia osób, inne informacje/ Ocena przygotowania przebiegu inwentaryzacji............... /spostrzeżenia, uwagi odnośnie przygotowania i przeprowadzania inwentaryzacji/ 6. Wnioski w zakresie zabezpieczenia składników majątkowych:............ 7. Inne uwagi i wnioski:......... Opinia Skarbnika Podpisy członków Komisji inwentaryzacyjnej... 1....... 2....... 3.... Zatwierdzam....... data Burmistrz Gminy Brwinów 23