Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr I/253/2009 Burmistrza Nowego Tomyśla z dnia 19.02.2009 r. INSTRUKCJA P R Z E P R O W A D Z A N I A A U D Y T U W E W N Ę T R Z N E G O W U R Z Ę D Z I E M I E J S K I M W N O W Y M T O M Y Ś L U I J E D N O S T K A C H O R G A N I Z A C Y J N Y C H G M I N Y N O W Y T O M Y Ś L
NOWY TOMYŚL 2009 SPIS TREŚCI Rozdział 1... 3 WPROWADZENIE... 3 Rozdział 2... 5 ORGANIZACJA PRACY BIURA AUDYTU I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ...5 Rozdział 3... 7 PRZEPROWADZANIE ZADAŃ AUDYTOWYCH... 7 Rozdział 4... 14 POSTANOWIENIA KOŃCOWE... 14 Strona 2 z 14
Rozdział 1 WPROWADZENIE 1 Zakres przedmiotowy i podmiotowy 1. Audyt wewnętrzny jest przeprowadzany przez Audytora zatrudnionego w BAiKW Urzędu. 2. Instrukcja określa organizację pracy BAiKW oraz szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych. 2 Zestawienie użytych skrótów 1. Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o: a. Audytorze rozumie się przez to osobę posiadającą uprawnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego, zatrudnioną w BAiKW. b. Biurze Audytu i Kontroli Wewnętrznej (BAiKW) rozumie się przez to komórkę organizacyjną Urzędu świadczącą usługi audytu wewnętrznego i kontroli wewnętrznej. c. Jednostce audytowanej rozumie się przez to Urząd oraz poszczególne jednostki organizacyjne poddane audytowi. d. Jednostkach organizacyjnych rozumie się przez to podległe i nadzorowane jednostki Gminy Nowy Tomyśl. e. Karcie Audytu Wewnętrznego (statut) rozumie się przez to oficjalny, sporządzony na piśmie dokument określający cel, uprawnienia i odpowiedzialność Audytorów. f. Kierowniku jednostki (audytowanej) rozumie się przez to Burmistrza Miasta, osobę pełniącą jego obowiązki oraz osobę kierującą jednostką organizacyjną, jak również osobę pełniącą jej obowiązki. g. Komórce organizacyjnej (audytowanej) rozumie się przez to wydziały, biura, samodzielne stanowiska pracy Urzędu oraz poszczególne działy, referaty, itp. występujące w strukturze organizacyjnej pozostałych jednostek organizacyjnych. h. Obszarze audytu rozumie się przez to każdy obszar, sferę działalności Urzędu lub innej jednostki organizacyjnej, w której Audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzania zadania audytowego. i. Planie audytu wewnętrznego rozumie się przez to roczny plan audytu wewnętrznego. j. Burmistrzu rozumie się przez to Burmistrza Miasta Nowy Tomyśl. k. Standardzie rozumie się przez to zawodową wykładnię ogłoszoną przez Radę ds. Standardów IIA (Institute of Internal Auditors). l. Urzędzie rozumie się przez to Urząd Miejski w Nowym Tomyślu, ul. Poznańska 33. m. Ustawie rozumie się przez to ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104, ze zm.). Strona 3 z 14
3 Podstawy prawne 1. Instrukcję opracowano m.in. na podstawie: a. Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104, ze zm.), b. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 112, poz. 765, ze zm.), c. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 112, poz. 763, ze zm.), d. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2008 roku (Dz. U. Nr 61, poz. 378) w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni, e. Komunikatu Nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, f. Komunikatu Nr 16 z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. 4 Zdefiniowanie pojęcia audytu wewnętrznego Audyt wewnętrzny obejmuje ogół działań enumeratywnie wskazanych w rozdziale 5 Audyt wewnętrzny oraz koordynacja kontroli finansowej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych Ustawy, rozporządzeniach wykonawczych do ww. ustawy oraz powszechnie uznawanych standardach. 5 Usługi zapewniające i doradcze 1. Audyt wewnętrzny świadczy usługi zapewniające i doradcze. 2. Usługi zapewniające obejmują obiektywną ocenę dowodów dokonywaną przez Audytora w celu dostarczenia niezależnej opinii oraz wniosków w odniesieniu do procesu, systemu lub innego zagadnienia. 3. Usługi doradcze obejmują doradztwo i pokrewne działania usługowe dla klienta, których charakter i zakres są uzgodnione z klientem i których zamierzeniem jest przysporzenie wartości oraz usprawnienie procesów governance, zarządzania ryzykiem i kontroli z zachowaniem zasady, że Audytor nie przejmuje na siebie odpowiedzialności Kierownictwa. 4. Usługi doradcze, ze względu na swój charakter, wykonywane są zwykle w odpowiedzi na konkretne zapotrzebowanie zleceniodawcy. 5. Audytor może wykonywać czynności doradcze z własnej inicjatywy w zakresie uzgodnionym z Burmistrzem. 6. O procedurze przeprowadzania czynności doradczych decyduje Audytor. 7. Audytor może wykonywać czynności doradcze na wniosek Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, w której prowadzi audyt wewnętrzny, za zgodą Burmistrza. 8. Audytor może odmówić wykonywania czynności doradczych w przypadkach określonych w standardach i innych obowiązujących przepisach. 9. Burmistrz może wydać pisemne zlecenie wykonania czynności doradczych. Strona 4 z 14
10. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach Audytor wewnętrzny powinien poinformować na piśmie Burmistrza. 11. W sytuacji wnioskowania o świadczenie czynności doradczych przez Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej o odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach Audytor wewnętrzny zawiadamia pisemnie Burmistrza i Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej wnioskującego o wykonanie czynności doradczych. 6 Karta Audytu Wewnętrznego 1. Szczegółowe ustalenia dotyczące celu, uprawnień i zakresu odpowiedzialności Audytora Wewnętrznego zostały formalnie określone w Karcie Audytu Wewnętrznego. 2. Kartę Audytu Wewnętrznego zatwierdza Burmistrz. Rozdział 2 ORGANIZACJA PRACY BIURA AUDYTU I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 7 Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej 1. W Urzędzie Miejskim w Nowym Tomyślu funkcjonuje BAiKW. 2. W strukturze organizacyjnej Urzędu BAiKW podlega bezpośrednio Burmistrzowi spełniając w ten sposób standard niezależności organizacyjnej audytu wewnętrznego. 3. Audytor zatrudniony w BAiKW w zakresie wykonywania obowiązków merytorycznych podlega bezpośrednio Burmistrzowi. 4. Szczegółowy podział obowiązków pracowników BAiKW został uregulowany w umowach, zakresach czynności pracowników oraz w opisach stanowisk. 8 Naruszenie niezależności i obiektywizmu 1. W przypadku rzeczywistego lub domniemanego naruszenia niezależności lub obiektywizmu Audytora, szczegóły tego naruszenia są ujawniane Burmistrzowi. 2. O sposobie ujawnienia naruszenia decyduje Audytor Wewnętrzny. 9 Biegłość oraz należyta staranność zawodowa Jeżeli wśród pracowników Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej brakuje wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji niezbędnych do wykonywana całości lub części zadania audytowego Audytor musi odmówić realizacji takiego zadania lub pozyskać odpowiednią pomoc oraz wsparcie merytoryczne. 10 Podstawowe zasady pracy Audytora 1. Audytor jest zobowiązany skutecznie zarządzać działaniem audytu wewnętrznego, tak, aby zapewnić przysporzenie Urzędowi i jednostkom organizacyjnym wartości dodanej. Strona 5 z 14
2. Audytor wewnętrzny opracowuje plany działania oparte na analizie ryzyka, określające zgodnie z celami Urzędu i jednostek organizacyjnych priorytety dla działań audytu oraz sprawozdania z ich realizacji. 3. Udział Burmistrza jest uwzględniony w tym procesie. 11 Koordynacja działań kontrolnych i audytowych 1. Audytor wewnętrzny powinien zapewnić odpowiednią koordynację prac kontrolnych i audytorskich celem unikania dublowania prac i objęcia kontrolą i/lub audytem jak największego obszaru działalności Gminy. 2. W ramach prowadzonej koordynacji Audytor wewnętrzny przekazuje przewodniczącemu komisji rewizyjnej plan audytu wewnętrznego oraz sprawozdanie z jego realizacji. 3. Audytor wewnętrzny powinien porozumiewać się z NIK i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem lub w porozumieniu z Burmistrzem. 12 Monitorowanie wdrożenia rekomendacji 1. W celu upewnienia się, że stosowne decyzje Burmistrza i Kierownictwa jednostek/komórek organizacyjnych zostały skutecznie wdrożone lub też, że Burmistrz i Kierownictwo jednostek/komórek organizacyjnych zaakceptowało ryzyko niepodejmowania działań niezbędne jest zaplanowanie i przeprowadzenie odpowiednich działań monitorujących. 2. Audytor wewnętrzny decyduje o zakresie, częstotliwości oraz trybie monitorowania wyników audytu przekazanych Burmistrzowi i Kierownictwu jednostek/komórek organizacyjnych. 13 Dokumentacja, jej udostępnianie i archiwizacja 1. W trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego Audytor gromadzi niezbędną dokumentację w aktach bieżących i stałych z zachowaniem obowiązujących przepisów. 2. O dostępie do dokumentacji audytowej każdorazowo decyduje Audytor wewnętrzny z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa. 3. Dokumentacja z przeprowadzonego audytu wewnętrznego, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających mogą być udostępniane NIK i innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem lub w porozumieniu z Burmistrzem. 4. Do ewidencji wszystkich spraw prowadzonych w BAiKW wykorzystuje się rejestr elektroniczny opracowany na bazie aplikacji Excel. 5. Termin służący jako podstawa archiwizacji dokumentacji bieżącej jest ustalany przez Audytora wewnętrznego w oparciu o wyniki czynności sprawdzających do zadania audytowego. 6. Jeżeli w wyniku czynności sprawdzających poziom wdrożenia rekomendacji jest przez Audytora wewnętrznego uważany za satysfakcjonujący sporządza dokument zamknięcia zadania audytowego. 7. Od daty wystawienia dokumentu zamknięcia zadania audytowego liczone są wszystkie terminy wynikające z obowiązku archiwizacji. Strona 6 z 14
Rozdział 3 PRZEPROWADZANIE ZADAŃ AUDYTOWYCH 14 Programy zadań 1. Audytor opracowuje oraz ustala w formie pisemnej program dla każdego zadania uwzględniając zakres, cele, czas oraz przydział zasobów. 2. Program jest zatwierdzany przed jego zastosowaniem (rozpoczęciem prac), a wszystkie jego zmiany muszą być niezwłocznie akceptowane przez Audytora wewnętrznego. 3. Program zadania audytowego i jego zmiany zatwierdza Audytor wewnętrzny. 15 Informowanie o wynikach 1. Audytor wewnętrzny informuje Burmistrza i/lub Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej o wynikach zrealizowanych zadań. 2. Tam gdzie to jest uzasadnione, sprawozdanie końcowe z zadania zawiera ogólną opinię oraz/lub ogólne wnioski Audytora. 16 Roczny plan audytu 1. Audyt wewnętrzny prowadzi się na podstawie rocznego planu audytu. 2. W uzasadnionych przypadkach audyt wewnętrzny przeprowadza się poza planem audytu. 3. Audytor wewnętrzny opracowany przez siebie arkusz analizy ryzyka przekazuje Burmistrzowi, który nadaje priorytety obszarom ryzyka. 4. Następnie przeprowadzana jest analiza ryzyka metodą matematyczną, Audytor szereguje obszary audytu według zasad właściwych dla metody matematycznej i sporządza jeden plan audytu. 5. Plan audytu podpisuje Burmistrz i Audytor wewnętrzny na ostatniej stronie planu. 6. Kopie planu Audytor wewnętrzny przekazuje Kierownikom jednostek/komórek organizacyjnych, w których prowadzi audyt wewnętrzny, w formie pisemnej lub elektronicznej. 17 Zmiany w planie audytu 1. Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu Audytor wewnętrzny stwierdzi, że przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań audytowych nie jest możliwe uzgadnia w formie pisemnej z Burmistrzem zakres realizacji planu audytu. 2. Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu Audytor wewnętrzny stwierdzi, że przeprowadzenie określonego zadania audytowego nie jest celowe uzgadnia w formie pisemnej z Burmistrzem zakres realizacji planu audytu. 3. Jeżeli Audytor prowadzi audyt wewnętrzny w jednostkach organizacyjnych Audytor wewnętrzny informuje Kierowników jednostek organizacyjnych o uzgodnionym zakresie realizacji planu audytu wynikającym bądź z braku możliwości przeprowadzania wszystkich zadań audytowych bądź niecelowością, któregoś z nich. 18 Strona 7 z 14
Przeprowadzanie audytu poza planem 1. W przypadku zmiany czynników mających wpływ na wyniki przeprowadzonej analizy obszarów ryzyka w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych lub w innych uzasadnionych przypadkach Audytor przeprowadza audyt wewnętrzny poza planem na wniosek Burmistrza, na wniosek Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej lub z własnej inicjatywy w uzgodnieniu z Burmistrzem. 2. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem stwarza zagrożenie dla jego realizacji, Audytor zawiadamia o tym na piśmie Burmistrza. 19 Imienne upoważnienie 1. Do prowadzenia audytu zgodnie z planem rocznym Burmistrz każdorazowo wystawia upoważnienie. 2. Do audytów przeprowadzonych poza planem Burmistrz każdorazowo wystawia pojedyncze dodatkowe upoważnienie. 3. Przed przystąpieniem do przeprowadzania zapewniającego lub doradczego audytu wewnętrznego, Audytor przedstawia Kierownikowi jednostki/komórki organizacyjnej imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz dowód tożsamości. 20 Zawiadomienie o rozpoczęciu audytu 1. Przed rozpoczęciem audytu wewnętrznego w jednostce/komórce organizacyjnej Audytor zawiadamia Kierownika tej jednostki/komórki o przedmiocie i czasie trwania audytu wewnętrznego. 2. Kierownik jednostki/komórki organizacyjnej zapewnia Audytorowi warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzania audytu wewnętrznego, przedstawia żądane dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników tej jednostki/komórki. 3. W przypadku nie zapewnienia warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzania audytu, przekraczania terminów przedstawiania żądanych dokumentów i udzielania wyjaśnień Audytor wewnętrzny kieruje wniosek do Burmistrza do zastosowania środków dyscyplinarnych wobec Kierownika jednostki/komórki audytowanej zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego jak i przepisami wewnętrznymi regulującymi zagadnienia dotyczące odpowiedzialności dyscyplinarnej pracowników. 21 Prawa audytora w trakcie realizacji zadania audytowego 1. Audytor wewnętrzny, w celu prowadzenia audytu wewnętrznego, ma prawo wglądu do wszelkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki audytowanej, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, jak również do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. 2. Audytor prowadzący audyt wewnętrzny ma prawo dostępu do obiektów i pomieszczeń jednostki/komórki w zakresie niezbędnym do prowadzenia audytu wewnętrznego. 3. Pracownicy jednostki/komórki audytowanej są obowiązani na żądanie Audytora udzielać informacji i wyjaśnień, a także potwierdzać kopie, odpisy wyciągi, zestawienia lub wydruki. Strona 8 z 14
4. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła i przez Audytora albo przez samego Audytora. 22 Narada otwierająca 1. Przystępując do realizacji zadania audytowego Audytor przeprowadza naradę otwierającą z udziałem Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej. 2. Termin przeprowadzenia narady otwierającej wyznacza Audytor w porozumieniu z Kierownikiem komórki/ jednostki organizacyjnej. 3. Jeśli termin narady został uzgodniony z Kierownikiem jednostki/komórki organizacyjnej a ten z różnych przyczyn nie może w niej uczestniczyć upoważnia pracownika, który w jego imieniu będzie uczestniczył w naradzie. 4. W sytuacji nie przeprowadzenia narady otwierającej w wyznaczonym uprzednio terminie z przyczyn nie leżących po stronie Audytora, Audytor wyznacza kolejny termin przeprowadzenia narady otwierającej. 5. Kierownik jednostki/komórki audytowanej jest zobowiązany do złożenia Audytorowi w terminie 3 dni roboczych od dnia, w którym miała zostać przeprowadzona narada, wyjaśnienia usprawiedliwiającego jego nieobecność skutkującą nie przeprowadzeniem narady w terminie. 6. W sytuacji nie przeprowadzenia narady otwierającej w następnym wyznaczonym terminie bez usprawiedliwienia Audytor wewnętrzny informuje o tym na piśmie Burmistrza, który wyznacza ostateczny termin przeprowadzenia narady otwierającej. 7. W sytuacji nie dotrzymania terminu wyznaczonego przez Burmistrza, Audytor wewnętrzny wnioskuje o zastosowanie środków dyscyplinarnych wynikających z przepisów wewnętrznych i powszechnie obowiązujących wobec Kierownika komórki/jednostki audytowanej. 8. Podczas narady otwierającej Audytor przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania. 9. Kierownik jednostki/komórki audytowanej przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z Audytorem sposoby unikania zakłóceń w pracy w trakcie przeprowadzania zadania audytowego. 23 Protokół z narady otwierającej 1. Z przeprowadzenia narady otwierającej Audytor sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narady. 2. Protokół podpisuje Audytor prowadzący naradę oraz Kierownik komórki/jednostki audytowanej albo osoba przez niego wskazana. 3. W razie odmowy podpisania protokołu przez Kierownika komórki /jednostki audytowanej albo osobę przez niego wskazaną Audytor robi o tym wzmiankę w protokole. 4. W przypadku odmowy podpisania protokołu Kierownik jednostki/komórki audytowanej lub osoba przez niego wskazana jest zobowiązana niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu w terminie 3 dni roboczych od dnia odmowy podpisania protokołu. 5. Stanowisko Kierownika komórki/jednostki audytowanej lub pracownika przez niego upoważnionego skutkujące odmową podpisania protokołu z narady otwierającej należy podpisać i niezwłocznie przedłożyć Audytorowi. 6. Stanowisko Kierownika komórki/jednostki audytowanej lub osoby przez niego upoważnionej włącza się do akt bieżących. Strona 9 z 14
24 Przeprowadzanie narad, składanie oświadczeń 1. W trakcie realizacji zadania audytowego Audytor może odbywać narady z Kierownikiem komórki/jednostki audytowanej lub jej pracownikami. 2. W naradzie z pracownikami może brać udział Kierownik jednostki/komórki audytowanej. 3. Pracownicy komórki/jednostki audytowanej mają prawo z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu. 4. Oświadczenia pracownicy mogą składać w formie ustnej lub pisemnej. 5. Ze złożenia ustnych oświadczeń Audytor sporządza notatkę służbową, która może być podpisana przez osobę składającą oświadczenie i Audytora lub samego Audytora. 6. Oświadczenia składane w formie pisemnej wymagają podpisania przez osobę je składającą. 7. Audytor włącza oświadczenia do akt bieżących. 25 Narada zamykająca 1. Po zakończeniu zadania, w celu przedstawienia jego wstępnych wyników, Audytor przeprowadza naradę zamykającą z udziałem Kierownika komórki/jednostki audytowanej. 2. W naradzie zamykającej mogą uczestniczyć Audytor wewnętrzny, osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki/jednostki audytowanej, wskazani przez Kierownika pracownicy komórki/jednostki audytowanej. 3. Termin przeprowadzenia narady zamykającej wyznacza Audytor w porozumieniu z Kierownikiem komórki/jednostki audytowanej. 4. Jeśli termin narady został uzgodniony z Kierownikiem jednostki/komórki audytowanej a ten z różnych przyczyn nie może w niej uczestniczyć upoważnia pracownika, który w jego imieniu będzie uczestniczył w naradzie. 5. W sytuacji nie przeprowadzenia narady zamykającej w wyznaczonym uprzednio terminie z przyczyn nie leżących po stronie Audytora, Audytor wyznacza termin przeprowadzenia narady zamykającej. 6. Kierownik komórki/jednostki audytowanej jest zobowiązany do złożenia Audytorowi w terminie 3 dni roboczych od dnia, w którym miała zostać przeprowadzona narada, wyjaśnienia usprawiedliwiającego jego nieobecność skutkującą nie przeprowadzeniem narady w terminie. 7. W sytuacji nie przeprowadzenia narady zamykającej w następnym wyznaczonym terminie bez usprawiedliwienia Audytor wewnętrzny informuje o tym na piśmie Burmistrza, który wyznacza ostateczny termin przeprowadzenia narady zamykającej. 8. W sytuacji nie dotrzymania terminu wyznaczonego przez Burmistrza, Audytor wewnętrzny wnioskuje o zastosowanie środków dyscyplinarnych wynikających z przepisów wewnętrznych i powszechnie obowiązujących wobec Kierownika komórki/jednostki audytowanej. 26 Protokół z narady zamykającej Strona 10 z 14
1. Z przeprowadzenia narady zamykającej Audytor sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narady. 2. Protokół podpisuje Audytor prowadzący naradę oraz Kierownik komórki/jednostki audytowanej albo osoba przez niego wskazana. 3. W razie odmowy podpisania protokołu przez Kierownika komórki/jednostki audytowanej albo osobę przez niego wskazaną Audytor robi o tym wzmiankę w protokole. 4. W przypadku odmowy podpisania protokołu Kierownik komórki/jednostki audytowanej lub osoba przez niego wskazana jest zobowiązana w terminie 3 dni roboczych od dnia odmowy podpisania protokołu pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu. 5. Stanowisko Kierownika komórki/jednostki audytowanej lub pracownika przez niego upoważnionego skutkujące odmową podpisania protokołu z narady zamykającej należy podpisać i przedłożyć Audytorowi w terminie 3 dni roboczych od dnia odmowy. 6. Stanowisko Kierownika komórki audytowanej/jednostki audytowanej lub osoby przez niego upoważnionej włącza się do akt bieżących. 27 Sprawozdania etapowe 1. W przypadkach wymagających natychmiastowej uwagi i szybkiej reakcji Kierownika komórki/jednostki audytowanej, Audytor sporządza sprawozdania etapowe. 2. Sprawozdania etapowe powinny w sposób jasny, rzetelny i zwięzły przedstawiać co najmniej cel, zakres i ustalenia poczynione w trakcie zadania audytowego. 3. Sprawozdania etapowe są zatwierdzane przez Audytora wewnętrznego. 4. Zatwierdzone sprawozdania etapowe Audytor wewnętrzny przekazuje Kierownikowi komórki/jednostki audytowanej, zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania. 5. W uzasadnionych przypadkach Audytor wewnętrzny może przekazać Kierownikowi komórki/jednostki audytowanej tylko te fragmenty sprawozdań etapowych, które dotyczą działalności kierowanej przez niego jednostki/komórki. 6. Odbiór sprawozdań etapowych należy poświadczyć poprzez złożenie podpisu na specjalnie do tego przeznaczonym formularzu poświadczającym odbiór dokumentów, a w przypadku wersji elektronicznej poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wiadomości e-mail. 7. W przypadku odmowy poświadczenia odbioru sprawozdań etapowych Audytor sporządza notatkę służbową, którą włącza do akt bieżących audytu. 8. O terminach wnoszenia zastrzeżeń bądź uwag do poszczególnych sprawozdań etapowych każdorazowo decyduje Audytor wewnętrzny. 9. Sprawozdanie etapowe może zostać przekazany Kierownikowi komórki/jednostki audytowanej w wersji papierowej i/lub elektronicznej. 28 Sprawozdanie wstępne (projekt) z przeprowadzenia zadania audytowego 1. Pod pojęciem sprawozdania wstępnego (projektu) rozumie się sprawozdanie określone w art. 22 i 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego. 2. Audytor sporządza projekt sprawozdania z zadania audytowego, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie zadania audytowego. Strona 11 z 14
3. Projekt sprawozdania, w przypadku sporządzania sprawozdań etapowych, sporządza się jako zbiorcze ich zestawienie poszerzone o dodatkowe ustalenia i zalecenia poczynione po dniu sporządzenia ostatniego sprawozdania etapowego. 4. Projekt sprawozdania Audytor może przekazać Kierownikom jednostki/komórki w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny przed zwołaniem narady zamykającej. 5. Projekt sprawozdania jest zatwierdzany przez Audytora wewnętrznego. 6. Zatwierdzony projekt sprawozdania Audytor wewnętrzny przekazuje Kierownikowi komórki/jednostki audytowanej, zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania przed naradą zamykającą. 7. W uzasadnionych przypadkach Audytor wewnętrzny może przekazać Kierownikowi komórki/jednostki audytowanej tylko te fragmenty projektu sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego jednostki/komórki. 8. Projekt sprawozdania może zostać przekazany Kierownikowi komórki/jednostki audytowanej w wersji papierowej i/lub elektronicznej. 9. Odbiór projektu sprawozdania należy poświadczyć poprzez złożenie podpisu na specjalnie do tego przeznaczonym formularzu poświadczającym odbiór dokumentów, a w przypadku wersji elektronicznej poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wiadomości e-mail. 10. W przypadku odmowy poświadczenia odbioru projektu sprawozdania Audytor sporządza notatkę służbową, którą włącza do akt bieżących audytu. 29 Składanie dodatkowych wyjaśnień i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania 1. Kierownik komórki/jednostki audytowanej może zgłosić na piśmie dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści projektu sprawozdania. 2. Termin złożenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń dotyczących treści projektu sprawozdania wyznacza Audytor. 3. Termin nie może być krótszy niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania projektu sprawozdania. 30 Postępowanie w przypadku złożenia dodatkowych wyjaśnień i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania 1. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń po terminie Audytor nie dokonuje ich analizy i nie uwzględnia ich treści w sprawozdaniu końcowym. 2. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń w terminie, Audytor dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności części lub całości dodatkowych wyjaśnień i zastrzeżeń zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość projektu sprawozdania. 3. W przypadku nie uwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń w części albo całości Audytor przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem na piśmie Burmistrzowi i Kierownikowi jednostki/komórki audytowanej. 4. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia oraz kopię stanowiska Audytor włącza do akt bieżących. 5. W sytuacji nie złożenia dodatkowych wyjaśnień bądź zastrzeżeń projekt sprawozdania staje się sprawozdaniem końcowym. 6. W sytuacji złożenia dodatkowych wyjaśnień bądź zastrzeżeń i ich uwzględnienia przez Audytora w projekcie sprawozdania dokonuje się niniejszych zmian, a zmieniony projekt sprawozdania staje się sprawozdaniem końcowym. Strona 12 z 14
7. W sytuacji nie uwzględnienia części złożonych wyjaśnień lub zastrzeżeń Audytor dokonuje zmiany części projektu sprawozdania, który staje się sprawozdaniem końcowym, dołącza kopię wyjaśnień bądź zastrzeżeń złożonych przez Kierownika komórki audytowanej i kopię stanowiska odnośnie nie uwzględnienia pozostałej części zastrzeżeń bądź wyjaśnień. 8. W sytuacji nie uwzględnienia całości złożonych wyjaśnień lub zastrzeżeń projekt sprawozdania staje się sprawozdaniem końcowym, Audytor dołącza kopię wyjaśnień bądź zastrzeżeń złożonych przez Kierownika komórki/jednostki audytowanej i kopię stanowiska odnośnie nie uwzględnienia pozostałej części zastrzeżeń bądź wyjaśnień. 31 Sprawozdanie końcowe 1. Pod pojęciem sprawozdania końcowego rozumie się sprawozdanie określone w art. 24 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego. 2. Sprawozdanie końcowe jest podpisywane przez Audytora wewnętrznego na znak jego zatwierdzenia. 3. Zatwierdzone sprawozdanie końcowe Audytor wewnętrzny przekazuje Kierownikowi jednostki/komórki audytowanej, zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania. 4. Sprawozdanie końcowe może zostać przekazane Kierownikowi komórki/jednostki audytowanej w wersji papierowej i/lub elektronicznej. 5. Sprawozdanie końcowe lub wyciąg z tego sprawozdania otrzymują również Burmistrz, zastępcy Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik. 6. Odbiór sprawozdania należy poświadczyć poprzez złożenie podpisu na specjalnie do tego przeznaczonym formularzu poświadczającym odbiór dokumentów, a w przypadku wersji elektronicznej poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wiadomości e-mail. 7. W przypadku odmowy poświadczenia odbioru sprawozdania Audytor sporządza notatkę służbową, którą włącza do akt bieżących audytu. 32 Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego składa Audytor wewnętrzny Burmistrzowi do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczył roczny plan audytu. 33 Czyny niezgodne z prawem Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego Audytor dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić Burmistrza, który podejmuje decyzję o dalszym biegu sprawy. 34 Czynności sprawdzające 1. Audytor może przeprowadzić czynności sprawdzające dokonując oceny działań jednostki audytowanej podjętych w celu realizacji jego zaleceń. 2. Dokonując oceny Audytor w szczególności uwzględnia ocenę ryzyka występującego w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem audytowym. Strona 13 z 14
3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających Audytor zamieszcza w notatce służbowej. 4. Notatkę służbową Audytor przekazuje Burmistrzowi, Kierownikowi jednostki/komórki audytowanej, jeden egzemplarz włącza do akt bieżących audytu. 5. Do przeprowadzenia czynności sprawdzających nie jest potrzebne imienne upoważnienie. 6. Audytor wewnętrzny jest zobowiązany do zawiadomienia Burmistrza oraz Kierownika jednostki/komórki audytowanej o zamiarze przeprowadzenia czynności sprawdzających. 35 Udokumentowanie czynności doradczych 1. W wyniku czynności doradczych Audytor sporządza i przedstawia notatki informacyjne, sprawozdanie, opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania Urzędu lub jednostki/komórki organizacyjnej. 2. Audytor może z własnej inicjatywy składać Kierownikowi komórki/jednostki organizacyjnej i Burmistrzowi wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania tej komórki lub jednostki. 3. Burmistrz, Kierownik jednostki/komórki audytowanej nie są związani wnioskami i opiniami uzyskanymi w wyniku czynności doradczych. 4. Audytor dokumentuje cel i zakres czynności doradczych. 5. Sposób wykonania i dokumentowania czynności doradczych oraz forma i zawartość sprawozdania z ich wykonania, opinii lub zaleceń z przeprowadzenia czynności doradczych są odpowiednie do rodzaju i charakteru podjętych przez Audytora działań. Rozdział 4 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 36 Sprawy nieuregulowane W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji mają zastosowanie przepisy szczególne wskazane w 3 Instrukcji oraz przepisy zawarte w Karcie Audytu Wewnętrznego. 37 Przepisy końcowe Zapisy Instrukcji nabierają mocy obowiązującej z dniem 1 lutego 2009 r. Strona 14 z 14