P R O T O K Ó Ł. Zespół Szkół Muzycznych jest szkoł publiczn. W skład Zespołu wchodz:

P R O T O K Ó Ł MZO-0912/1/AJ/05 z kontroli finansowej przeprowadzonej w dniach od 10.05.2005 r. do 03.06.2005 r. w Zespole Szkół Muzycznych w Tychach Kontrol przeprowadzono zgodnie z Upowanieniem nr 9/2005 z dnia 09.05.2005 r. Kontrol przeprowadziła: mgr Anna Janota Rewident MZO Tychy Dane kontrolowanej jednostki: Nazwa: Zespół Szkół Muzycznych im. Feliksa Rybickiego Adres: Tychy, al. Niepodległoci 53 Dyrektor: mgr Janina Konieczny od 01.10.1983 r. Główna Ksigowa: Joanna Mora od 01.10.1997 r. Zakres kontroli: 1.Realizacja wydatków budetowych od 01.01.2004 r. do 30.04.2004r. oraz za grudzie 2004 r. 2.rodki specjalne za rok 2004. 3.Zakładowy Fundusz wiadcze Socjalnych za rok 2004. Zespół Szkół Muzycznych jest szkoł publiczn. W skład Zespołu wchodz: -Ogólnokształcca Szkoła Muzyczna I st., -Pastwowa Szkoła Muzyczna I st. im. Feliksa Rybickiego. Organem prowadzcym jest gmina Tychy, a organem sprawujcym nadzór pedagogiczny jest Centrum Edukacji Artystycznej w Warszawie. Nauka w OSM obejmuje przedmioty ogólnokształcce i muzyczne, a w PSM tylko przedmioty muzyczne. Szkoła realizuje cele i zadania okrelone w ustawie o systemie owiaty z dnia 7 wrzenia 1991 r. (Dz. U. z 1991 r. Nr 95, poz. 425 z pón. zm.) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie a w szczególnoci: - rozbudza podstawowe zdolnoci muzyczne rozwijajc je w stopniu pozwalajcym na czynn działalno w okrelonej dziedzinie, - przygotowuje wraliwych i wiadomych odbiorców sztuki, - przygotowuje do aktywnej działalnoci na rzecz kultury w rodowisku lokalnym, - oddziaływuje aktywnie na otoczenie w sferze kultury w rodowisku lokalnym, - dba o pełny rozwój osobowoci ucznia. - 6 pkt 1 Statutu Szkoły. 1

Najwaniejsze ustalenia kontroli: 1. Realizacja wydatków budetowych: W trakcie czynnoci kontrolnych sprawdzeniu poddano dowody ksigowe od 01.01.2004 r. do 30.04.2004 r. (od numeru 0 do 52) oraz od 01.12.2004 r. do 31.12.2004 r. (do numeru 178). 1.1. Brak przyjtych przez jednostk zasad (polityki) rachunkowoci: ZSM jest jednostk budetow, zgodnie z 3 rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. Nr 153, poz. 1752 z pón. zm.), zobligowan do prowadzenia rachunkowoci w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowoci i ustawy o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Ustawa o rachunkowoci nakłada na jednostk obowizek posiadania dokumentacji opisujcej w jzyku polskim przyjte przez ni zasady (polityk) rachunkowoci - art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z pón. zm.). Dokumentacja ta powinna by ustalona i aktualizowana przez kierownika jednostki w formie pisemnej (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowoci). Jednostka nie posiada takiej dokumentacji. Posiada jedynie zakładowy plan kont, ograniczony tylko do wykazu kont ksigi głównej i ksig pomocniczych, który nie jest wprowadzony w ycie zarzdzeniem dyrektora. Obowizujcy plan kont nie jest zaktualizowany, brak jest równie daty, od której obowizuje. 1.2. Brak sprawdzenia dowodów pod wzgldem merytorycznym i formalno rachunkowym: Dowód ksigowy przed ujciem w ksigach rachunkowych powinien by sprawdzony pod wzgldem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upowanione. Dowody ksigowe w ZSM nie s sprawdzane, jedynie zatwierdzane s do wypłaty przez dyrektora i główn ksigow oraz opisywane, co do przeznaczenia danego wydatku, w wikszoci przypadków przez główn ksigow. Niektóre z dowodów zatwierdzane s tylko przez główn ksigow, zamiast dyrektora (głównie zaliczki): - Zaliczka na wydatki biece dow. 149/3-5, - Zaliczka na badania okresowe pracowników dow. 154/1-5, - Zaliczka na wydatki rzeczowe - dow. 162/1-13, - Faktura nr 823/2004 z dnia 27.12.2004 r. za toner na kwot 103,70 zł dow. 163/14, - Faktura nr 4400/2004 z dnia 27.12.2004 r. za artykuły biurowe na kwot 17,00 zł - dow. 163/14. 2

1.3. Prowadzenie rachunkowoci jednostki w sposób nieczytelny i nieprzejrzysty, przy zastosowaniu niejednolitych zasad jej prowadzenia: 1.3.1. Do ksig rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza si, w postaci zapisu, kade zdarzenie, które nastpiło w okresie sprawozdawczym. Podstaw zapisów w ksigach rachunkowych s dowody ksigowe stwierdzajce dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ustawy o rachunkowoci). Kady dowód ksigowy powinien by oznaczony numerem umoliwiajcym powizanie dowodu z zapisami ksigowymi na jego podstawie. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umoliwia ich jednoznaczne powizanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami ksigowymi (art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowoci). Jednostka stosuje numeracj tylko pierwszej strony danego dowodu ksigowego, nie s numerowane poszczególne dowody ródłowe, co uniemoliwia powizanie zapisów ksigowych z dowodami. O ile ju dowód posiada numer, to brak jest pozycji, pod któr zapisany jest w dzienniku. Przykładem moe tu by dowód ksigowy nr 157. 1.3.2. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowoci, dowód ksigowy powinien zawiera m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujcia w ksigach rachunkowych, przez wskazanie miesica oraz sposobu ujcia dowodu w ksigach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Sposób dekretowania dowodów jest w jednostce bardzo rónorodny. Wyrónia si nastpujce sposoby: - dekretacja bezporednio na dowodach ródłowych, np.: fakturach, - dekretacja dowodów ródłowych na wycigu bankowym, np.: dow. 152, 154, - brak dekretu, a jako załcznik w dowodzie - jego wydruk z komputerowych ksig rachunkowych, np.: dow. 157, 168, - podwójny dekret (niezawsze powtórzony), np.: dow. 160/1 zwrot gotówki z rozliczenia zaliczki bezporednio do banku (nieprawidłowo z pominiciem raportu kasowego i ewidencji na koncie 101): a) bankowy dowód wpłaty Wn 400-801-80132-4280 Ma 201-340,00 zł Wn 201 Ma 130-801-80132-4280 -340,00 zł b) PK nr 83/2004 - Wn 234 Ma 130-801-80132-4280 -340,00 zł (dekret zgodny z ksigowaniem; powyszy sposób ksigowania na koncie 234 powoduje, e zanione zostaj obroty, które rzeczywicie miały miejsce). 1.3.3. Obrót gotówkowy ujmowany jest w raportach kasowych (RK). Jednostka stosuje podwójn numeracj raportów kasowych do wypłaty wynagrodze oraz do wydatków biecych, tzw. rzeczówki, co nie ma adnego uzasadnienia, gdy gotówka na powysze cele pobierana jest z jednego rachunku bankowego i ewidencjonowana na jednym koncie ksigowym, np.: - RK nr 1/2004 płace dow. 2/1-2, 3

- RK nr 1/2004 rzeczówka dow. 6/1-11. Jednostka stosuje równie podwójn numeracj polece ksigowania (PK). Na dowodzie PK jednostka zestawia kolejno rozchodowe dowody ródłowe (np.: faktury, polecenia wyjazdu słubowego itp.), a nastpnie w innym PK jeszcze raz zestawia te same dowody, z tym e pogrupowane według klasyfikacji budetowej, i to PK ujmuje w raporcie kasowym pod jedn pozycj jako rozchód, np.: w dow. 6: - PK nr 4/04 jako zestawienie rozchodowych dowodów ródłowych, - PK nr 4/2004 jako rozchód w raporcie kasowym. Nieprawidłowe jest wykorzystywanie dowodu PK tylko do zestawiania dowodów ródłowych. Dowody ródłowe nie powinny by równie rozchodowane w raporcie kasowym dowodem PK, tylko kady z nich powinien zosta bezporednio wpisany do raportu kasowego. Na pobran gotówk czekiem gotówkowym w banku take nie powinno wystawia si PK, lecz dowód wpłaty - KP (kasa przyjmie). 1.4. Ksigowanie dowodów niezgodnie z ich treci ekonomiczn: Rachunkowo jednostki obejmuje m.in., oprócz przyjtych zasad (polityki) rachunkowoci, prowadzenie, na podstawie dowodów ksigowych, ksig rachunkowych. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, powinny by ujmowane w ksigach rachunkowych i wykazywane w sprawozdaniach finansowych zgodnie z ich treci ekonomiczn (art. 4 ustawy o rachunkowoci). 1.4.1. Zgodnie z treci przelewu z wycigu bankowego, przekazano do MZO dochody za grudzie 2003 r. w kwocie 526,54 zł, które nieprawidłowo zaksigowano w wynagrodzenia (dow. 2/4-6): 0920 - Wn 231-12 Ma 130-12 505,74 zł 0970 - Wn 231 Ma 130-801-80132-4010 20,80 zł Wn 400-801-80132-4010 Ma 231 20,80 zł. Według bilansu otwarcia (BO) saldo konta 130-12 na 01.01.2004 r. wynosi 505,74 zł. Kwota 505,74 zł została zaksigowana jako nalenoci konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodze zamiast na koncie 222 - Rozliczenie dochodów budetowych. Kwota ta nie mogła stanowi nie uregulowanych zobowiza, gdy w bilansie otwarcia na rok 2004 r. brak jest salda na stronie Ma konta 231-12. Brak jest równie salda Ma na koncie 222 z tytułu nieprzekazanych dochodów. Natomiast kwota 20,80 zł nie moe stanowi dochodu za grudzie 2003 r., gdy jednostka faktycznie nie posiadała jej na rachunku bankowym zaksigowano wydatek nie majcy w rzeczywistoci miejsca i pokrycia w dokumentach ksigowych. 1.4.2. Prowizj za prowadzenie rachunku bankowego równie zaksigowano w wynagrodzenia, dekretujc prawidłowo (dow. 168/9-10): - dekret Wn 400-801-80132-4300 Ma 201 40,00 zł Wn 201 Ma 130-801-80132-4300 40,00 zł 4

- ksigowanie Wn 400-801-80132-4010 Ma 231 40,00 zł Wn 231 Ma 130-801-80132-4010 40,00 zł. 1.5. Ksigowanie dowodów niezgodnie z ich uprzednim zakwalifikowaniem do klasyfikacji budetowej: 1.5.1. Zaliczka na wydatki rzeczowe - RK 2/04 rzeczówka (dow. 6/12-14): - zakwalifikowanie - Wn 101 Ma 130-801-80132-4210 500,00 zł - ksigowanie - Wn 101 Ma 130-801-80132-3020 80,00 zł Wn 101 Ma 130-801-80132-4300 184,00 zł Wn 101 Ma 130-801-80132-4210 236,00 zł. 1.5.2. Zaliczka na badania okresowe RK nr 19/2004 (dow. 154/1-2): - zakwalifikowanie - Wn 101 Ma 130-801-80132-4280 740,00 zł - ksigowanie - Wn 101 Ma 130-801-80101-4280 300,00 zł Wn 101 Ma 130-801-80132-4280 440,00 zł. Wniosek o zaliczk nie został sprawdzony pod wzgldem formalno-rachunkowym, brak jest równie podpisu kasjera, e wypłacono zaliczk, a wydatek nie został zatwierdzony do wypłaty przez dyrektora. 1.5.3. Faktura nr 70368 z dnia 17.12.2004 r. za prenumerat Biuletynu Informacyjnego (dow. 161/1-2, 4-5): - zakwalifikowanie - Wn 400-801-80132-4210 Ma 201 247,50 zł Wn 201 Ma 130-801-80132-4210 247,50 zł - ksigowanie - Wn 400-801-80132-4210 Ma 201 243,70 zł Wn 201 Ma 130-801-80132-4210 243,70 zł Wn 400-801-80101-4210 Ma 201 3,80 zł Wn 201 Ma 130-801-80101-4210 3,80 zł. Faktura nie posiada adnego sprawdzenia, zatwierdzenia do wypłaty i opisu, a dekret sporzdzony jest na wycigu bankowym. 1.5.4. Rozliczenie zaliczki na wydatki biece dow. 163: - zakwalifikowanie - Wn 400-801-80132-4270 Ma 234 205,54 zł Wn 400-801-80132-4410 Ma 234 60,60 zł Wn 400-801-80132-4300 Ma 234 248,20 zł Wn 400-801-80132-3020 Ma 234 72,53 zł 5

Wn 400-801-80132-3020 Ma 234 17,31 zł (do wypłaty 16,98 zł) Wn 400-801-80132-4210 Ma 234 276,40 zł (do wypłaty 276,20 zł) - ksigowanie - Wn 400-801-80101-4270 Ma 234 205,54 zł Wn 400-801-80101-4410 Ma 234 100,00 zł Wn 400-801-80132-4410 Ma 234 208,49 zł Wn 400-801-80101-3020 Ma 234 72,53 zł Wn 400-801-80132-3020 Ma 234 16,98 zł Wn 400-801-80101-4210 Ma 234 276,51 zł. Na powysze wydatki pobrano zaliczk (dow. 162/1-6), któr zaksigowano przy zastosowaniu identycznej klasyfikacji budetowej, jak w jej rozliczeniu. 1.6. Ksigowanie wydatków niezgodnie z klasyfikacj wydatków budetowych: 1.6.1. Faktur nr 15/2004 z dnia 27.01.2004 r. za bilety MZK na kwot 66,00 zł zaksigowano na 4300 Zakup usług pozostałych (dow. 12/13-14), a powinna by zaksigowana na 4410 Podróe słubowe krajowe. 1.6.2. Faktur nr Fa 00020324/04 z dnia 26.02.2004 r. za ksik na kwot 99,24 zł (w tym koszty wysyłki 10,74 zł) w całoci zaksigowano na 4210 Zakup materiałów i wyposaenia (dow. 29/7-8), natomiast koszty wysyłki powinny zosta zaksigowane na 4300 Zakup usług pozostałych. Rachunek ten został obustronnie zadekretowany na koncie 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, natomiast nie został zaksigowany na tym koncie. 1.7. Nieprawidłowe ksigowanie: 1.7.1. Przekazano dochody budetowe do MZO z tytułu odsetek bankowych za I kwartał (dow. 44/3-4), które zaksigowano: Wn 750-801-80132-092 Ma 130-801-00006-092 229,36 zł. Dochody otrzymane przez jednostk, w momencie odprowadzenia na rachunek bankowy MZO powinny kadorazowo zosta zaksigowane na stronie Wn konta 222 Rozliczenie dochodów budetowych. Ponadto kwota odprowadzona do MZO jest niezgodna z kwot odsetek otrzymanych od PKO w marcu 2004 r., tj. 287,47 zł. Rónica w wysokoci 58,11 zł została odprowadzona do MZO dopiero w lipcu 2004 r. 1.7.2. Faktur nr Z13140/ZC1/2003 z dnia 07.01.2004 r. za c.o. na kwot 14.915,93 zł zapłacono w trzech ratach (dow. 4/1-3): grudzie 2003 r. - 542,27 zł (wydatku dokonano zaliczkowo) 22.01.2004 r. - 542,27 zł 26.01.2004 r. - 13.831,39 zł. Faktura została zapłacona dnia 26.01.2004 r., tj. po terminie, który upływał w dniu 22.01.2004 r., co narusza art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. 6

z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z pon. zm.) wydatki publiczne powinny by dokonywane w wysokoci i terminach wynikajcych z wczeniej zacignitych zobowiza. W dow. 4/1-3 faktur zadekretowano i zaksigowano obustronnie na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami tylko w kwocie 542,27 zł, tj. takiej jaka została przekazana w tym dowodzie na rachunek bankowy kontrahenta. Faktura ta powinna natomiast zosta zaksigowana w koszty i zobowizania roku 2003 w pełnej wysokoci, a jej zapłata zmniejsza zobowizania w momencie zapłaty. Sposób ksigowania w jednostce powoduje, e naruszony zostaje art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych mówicy, e bd ujmowane wszystkie etapy rozlicze poprzedzajce płatno dochodów i wydatków. Płacc w ratach i ksigujc przez rozrachunki w momencie zapłaty, mona przeoczy fakt zapłaty pozostałych rat, gdy ewidencja ksigowa nie wykazuje nie uregulowanych zobowiza. Ponadto jednostka nie stosuje kont analitycznych (tzw. kont ksig pomocniczych) do ksigowania rozrachunków z kontrahentami. Ustawa o rachunkowoci w art. 17 ust. 1 pkt 2 nakłada obowizek prowadzenia kont ksig pomocniczych m.in. dla rozrachunków z kontrahentami. 1.7.3. Faktura nr 237/2004 z dnia 05.04.2004 r. za opracowanie instrukcji bezpieczestwa poarowego i planów ewakuacji na kwot 1.830,00 zł płatna w trzech równych ratach (dow. 45/7-8) została zaksigowana obustronnie na koncie 201 w kwocie zapłaconej raty, co spowodowało, e w ewidencji ksigowej nie wystpiły zobowizania z tytułu zapłaty pozostałej czci faktury. Dnia 08.04.2004 r. zapłacono pierwsz rat, któr zaksigowano: Wn 400-801-80132-4300 Ma 201 610,00 zł Wn 201 Ma 130-801-80132-4300 610,00 zł. 1.7.4. Faktur nr Z13173/ZC1/2004 z dnia 23.12.2004 r. za c.o. w grudniu 2004 r. na kwot 17.547,19 zł zapłacono w kwocie wyszej o 1,40 zł (dow. 16/1-2). Faktur uregulowano w wysokoci 17.548,59 zł i zaksigowano w koszty i wydatki 4260 Zakup energii: Wn 400-801-80101-4260 Ma 201 17.548,59 zł Wn 201 Ma 130-801-80101-4260 17.548,59 zł. 1.7.5. Składki ZUS i podatek dochodowy od umów zlecenia w łcznej kwocie 1.354,41 zł zapłacono z rachunku budetowego zamiast ze rodków specjalnych, a przelewy opisano - Bdzie przelew rodków ze rodków specjalnych na budet (dow. 17/55-60) i zaksigowano: a) ZUS w kwocie 1.122,85 zł : Wn 400-801-80132-4300 Ma 229 Wn 229 Ma 130-801-80132-4300 b) podatek dochodowy w kwocie 231,56 zł: Wn 400-801-80132-4300 Ma 225 Wn 225 Ma 130-801-80132-4300. 7

Nastpnie w dow. 22/7-9 ze rodków specjalnych na rachunek budetowy wpływaj rodki pienine w kwocie 1.354,41 zł. Wystawiono PK nr 15/2004 opisujc - Przeksigowanie wewntrzne - pomyłka PKO - mylne konto i zadekretowano na zmniejszenie kosztów i wydatków 4300 Zakup usług pozostałych, a dodatkowo zaksigowano na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, zmniejszajc obustronnie obroty, które uprzednio wystpiły na koncie 225 Rozrachunki z budetami i 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne. Niestosowanie do mylnych wpłat i wypłat konta 240 Pozostałe rozrachunki powoduje, e mog mie miejsce sytuacje opisane powyej, gdzie zmniejsza si obroty na innych kontach. Ponadto ksigujc w koszty i wydatki oraz obustronnie na kontach rozrachunkowych mona pomin refundacj błdnego przelewu, gdy w ewidencji ksigowej nie figuruje saldo wskazujce na nie rozliczone wpłaty lub wypłaty. 1.8. Niewłaciwe sporzdzanie zestawie obrotów i sald: 1.8.1. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowoci - na podstawie zapisów na kontach ksigi głównej sporzdza si na koniec kadego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej ni na koniec miesica, zestawienie obrotów i sald, zawierajce: 1) symbole lub nazwy kont, 2) salda kont na dzie otwarcia ksig rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastajco od pocztku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, 3) sum sald na dzie otwarcia ksig rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastajco od pocztku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Zestawienia obrotów i sald sporzdzane przez jednostk nie zawieraj obrotów za dany okres sprawozdawczy (miesic), a tym samym równie ich sumy. 1.8.2. Zgodnie z art. 18. ust. 2 ustawy o rachunkowoci - co najmniej na dzie zamknicia ksig rachunkowych sporzdza si zestawienia sald wszystkich kont ksig pomocniczych. Zestawienia takie nie s sporzdzane przez jednostk, a ksigi pomocnicze prowadzi si w ograniczonym zakresie. 1.9. Brak potwierdzenia odbioru gotówki na niektórych dowodach zakupu: - Faktura nr A 01739/01/2004 z dnia 22.01.2004 r. za artykuły biurowe (dow. 6/19-21), - Faktura nr 416/2004 z dnia 15.01.2004 r. za artykuły biurowe na kwot 28,35 zł (dow. 6/2,7,10), - Faktura nr 23/01/2004 z dnia 29.01.2004 r. za tuszownic na kwot 8,00 zł (dow. 12/5-6), - Faktura nr TYC1/379/2004 z dnia 27.01.2004 r. za znaczki pocztowe na kwot 123,00 zł (dow. 12/9-10), - Faktura nr DSN11/FWDT/00147/2004 z dnia 03.02.2004 r. za rodki czystoci na kwot 148,82 zł (dow. 15/1-2), - Faktura nr 4307/2004 z dnia 16.12.2004 r. za artykuły biurowe na kwot 29,00 zł (dow. 8

157/1,5,12), - Faktura nr 4400/2004 z dnia 27.12.2004 r. za artykuły biurowe na kwot 17,00 zł (dow. 163/14). 1.10. Brak analizy kont rozrachunkowych: Przykładowo - z zestawienia obrotów i sald za miesic stycze wynika, e konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodze wykazuje saldo Wn w kwocie 506,04 zł, na które składaj si dochody za 12/2003 (dow.2) 505,74 zł i naliczenie podatku od wynagrodze w kwocie wyszej ni to wynika z listy płac o 0,30 zł (dow. 8/34). W powyszej sytuacji konto nie powinno wykazywa adnego salda. 1.11. Stosowanie trzycyfrowej klasyfikacji dochodów budetowych, podczas gdy załcznik nr 3 do rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 20 wrzenia 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz rodków pochodzcych ze ródeł zagranicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 209, poz. 2132 z pón. zm.) nakłada obowizek stosowania klasyfikacji czterocyfrowej. 1.12. Sporzdzanie sprawozda niezgodnie z ewidencj ksigow: Zgodnie z 8 ust. 1 pkt 1 rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczoci budetowej (Dz. U. z 2001 r. Nr 24, poz. 279 z pon. zm.) sprawozdania jednostkowe winny by sporzdzane na podstawie ksig rachunkowych. 10 ust. 1 ww. rozporzdzenia nakłada na kierowników jednostek obowizek sporzdzania sprawozda rzetelnie i prawidłowo pod wzgldem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a 10 ust. 2 - wykazanie kwot zgodnych z danymi wynikajcymi z ewidencji ksigowej. Sprawozdania budetowe powinny by sporzdzane zgodnie z zasadami zawartymi w Instrukcji sporzdzania sprawozda budetowych w zakresie budetów jednostek samorzdu terytorialnego (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). 1.12.1. Rb-27S - sprawozdanie z wykonania planu dochodów budetowych: ZSM sporzdza sprawozdania Rb-27S niezgodnie z ewidencj ksigow w zakresie nalenoci, dochodów wykonanych i dochodów otrzymanych. 1.12.1.1. Dochody wykonane wykazuje si na podstawie danych ksigowoci analitycznej dochodów budetowych do rachunku biecego subkonto dochodów ( 3 ust. 2 instrukcji), a dochody otrzymane w kwocie równej dochodom wykonanym. Wykazywane przez ZSM dochody otrzymane s zgodne z dochodami wykonanymi, jednak dochody wykonane nie s zgodne z ewidencj ksigow. Dochody z tytułu wynagrodzenia dla płatnika za terminowe odprowadzenie podatku dochodowego w wysokoci 0,3 % kwoty nalenej US wykazywane s w sprawozdaniu w momencie naliczenia listy płac, mimo, e podatek nie został zapłacony dochodu faktycznie 9

nie ma i nie ma go te na koncie 130 Rachunek biecy. Na koncie tym pojawia si (nieprawidłowo) w chwili, gdy dochody wykonane przez jednostk odprowadzane s do MZO, mimo, e podatek dalej nie został zapłacony i dochodu dalej nie ma, np.: W styczniu przy naliczeniu płac zaksigowano przychód i wykazano w sprawozdaniu jako dochody wykonane (dow. 8/40): Wn 225 Ma 750-801-80132-097 18,78 zł. Przychody z tytułu wynagrodzenia dla płatnika podatku dochodowego winny by ksigowane na koncie 760 Pozostałe przychody i koszty. W lutym dochody przekazano do MZO, ksigujc (dow. 13/1-3): Wn 130-801-00006-097 Ma 221 18,78 zł Wn 221 Ma 130-801-80132-4010 18,78 zł Wn 222 Ma 130-801-00006-097 18,78 zł. Podatek odprowadzono do US równie w lutym (dow. 20/5-8), potrcajc kwot 18,78 zł i zaksigowano w wydatki 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników w rozdziale 80101 i 80132: Wn 225 Ma 130 6.239,92 zł. Prawidłowo dochód na koncie 130 w 0970 powinien zosta zaksigowany dopiero w dow. 20, tj. w momencie jego faktycznego otrzymania i wykazany w sprawozdaniu jako dochód wykonany za miesic luty. Dane ujte w poniszych tabelach wykazane s narastajco za okres od pocztku roku do ostatniego dnia danego miesica. Stycze 2004 Klasyfikacja budetowa Dochody wykonane wg sprawozdania Rb-27S Dochody wykonane wg ewidencji analitycznej do konta 130 80132 0920 0,00 0,00 80132 0970 18,78 0,00 Razem 18,78 0,00 10

Luty 2004 Klasyfikacja budetowa Dochody wykonane wg sprawozdania Rb-27S Dochody wykonane wg ewidencji analitycznej do konta 130 80132 0920 0,00 0,00 80132 0970 68,03 18,78 Razem 68,03 18,78 Marzec 2004 Klasyfikacja budetowa Dochody wykonane wg sprawozdania Rb-27S Dochody wykonane wg ewidencji analitycznej do konta 130 80132 0920 287,47 287,47 80132 0970 88,86 68,03 Razem 376,33 355,50 Kwiecie 2004 Klasyfikacja budetowa Dochody wykonane wg sprawozdania Rb-27S Dochody wykonane wg ewidencji analitycznej do konta 130 80132 0920 287,47 287,47 80132 0970 107,28 88,86 Razem 394,75 376,33 Grudzie 2004 Klasyfikacja budetowa Dochody wykonane wg sprawozdania Rb-27S Dochody wykonane wg ewidencji analitycznej do konta 130 80132 0920 1 381,21 1 819,45 80132 0970 270,42 270,42 Razem 1 651,63 2 089,87 Z analizy dochodowych kart kontowych wynika, e na dzie 31.12.2004 r. dochody wykazano w kwotach niezgodnych z operacjami gospodarczymi, które miały miejsce w rzeczywistoci. Na koncie 130-801-00006-092 dow. 171/4 zaksigowano (w korespondencji z kontem 750 Przychody finansowe) kwot 438,24 zł, opisujc wpływ odsetek bankowych IV kw.. Jest to zapis nie majcy odzwierciedlenia w operacjach gospodarczych, który dodatkowo zwiksza przychody jednostki, zmniejszajc tym samym strat (wynik finansowy) jednostki. 1.12.1.2. Nalenoci wykazywane w sprawozdaniach kwartalnych take nie maj odzwierciedlenia w ksigach rachunkowych. 11

W poniszych tabelach przedstawiono nalenoci wynikajce z syntetycznej ewidencji ksigowej na koncie 221 (dane uzyskane z zestawienia obrotów i sald za okres od pocztku roku do ostatniego dnia miesica okresu sprawozdawczego). Jednostka nie prowadzi ewidencji analitycznej do konta 221, która zgodnie z opisem konta 221 (załcznik nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych) powinna by prowadzona według dłuników i podziałek klasyfikacji budetowej. Marzec 2004 Klasyfikacja Nalenoci wg Nalenoci wg Uwagi budetowa sprawozdania Rb- 27S ewidencji ksigowej na koncie 221 80132 0920 287,47 80132 0970 88,86 Razem 376,33 68,03 Na podstawie kont dochodowych ustalono, e kwota 68,03 zł dotyczy 0970 - wynagrodzenia dla płatnika. Grudzie 2004 Klasyfikacja Nalenoci wg budetowa sprawozdania Rb- 27S 80132 0920 1 381,21 80132 0970 270,42 Razem 1 651,63 250,67 Nalenoci wg Uwagi ewidencji ksigowej na koncie 221 Na podstawie kont dochodowych ustalono, e kwota 250,67 zł dotyczy 0970 - wynagrodzenia dla płatnika. Zgodnie z wymogiem zawartym w art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych ujcia w ewidencji wymagaj wszystkie etapy rozlicze poprzedzajce płatno dochodów. Nalenoci z tytułu odsetek bankowych ksigowane s z pominiciem przypisu z tytułu dochodów budetowych na koncie 221 (wpływ ksigowany bezporednio na przychody finansowe konto 750), natomiast odprowadzenie dochodów do MZO - z pominiciem konta 222 - Rozliczenie dochodów budetowych. Moment przekazania dochodów ksigowany jest nieprawidłowo na stronie Wn konta 750. Obroty wykazane na koncie 222 - Rozliczenie dochodów budetowych s niezgodne z zasadami ksigowania zawartymi w rozporzdzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W załczniku nr 2 dotyczcym planu kont dla jednostek budetowych, w opisie kont do konta 222 zawarto zapis, e na stronie Wn konta 222 ujmuje si dochody budetowe przelane do budetu, w korespondencji 12

z kontem 130. Obroty Wn 222 wykazane w zestawieniu obrotów i sald na 31.12.2004 r. wynosz 250,67 zł, a powinny by wysze o odsetki bankowe przekazane do MZO. Natomiast na stronie Ma konta 222 ujmuje si w cigu roku budetowego okresowe lub roczne przeksigowania zrealizowanych dochodów budetowych na konto 800, na podstawie sprawozda budetowych (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). Obroty Ma wynosz 728,41 zł, a zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27S na 31.12.2004 r. powinny wynosi 1.651,63 zł (rónica 923,22 zł). Na stronie Ma zostały zaksigowane tylko dochody z 0970 270,42 zł (dow. 172/5) i odsetki bankowe za IV kw. z 0920 457,99 zł (dow. 177/7). Konto 222 moe wykazywa saldo Ma, które oznacza stan dochodów budetowych zrealizowanych, lecz nieprzelanych do budetu (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). Saldo wynosi 477,74 zł, a składa si z wynagrodzenia dla płatnika za grudzie 2004 r. 19,75 zł i odsetek bankowych za IV kw. 457,99 zł. Stan rodków pieninych na rachunku bankowym wynosi 477,81 zł, dochody nieprzekazane - 477,74 zł. Zgodnie z powyszym rónica 0,07 zł powinna wic stanowi rodki niewykorzystane na wydatki budetowe. Z kolei, zgodnie z opisem kont do konta 223 (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia), konto 223 moe wykazywa saldo Ma, które oznacza stan rodków budetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budetowych, lecz niewykorzystanych do koca roku. Saldo konta 223 wynosi 19,82 zł (zgodne z rónic midzy rodkami otrzymanymi a wydanymi). Biorc pod uwag stan rodków na rachunku dochody nieprzekazane powinny wynosi 457,99 zł, a nie jak wynika z konta 222 477,74 zł (rónica w kwocie 19,75 zł - wynagrodzenie płatnika). Obroty na koncie 223 zawyone s o kwot 19,82 zł. Na stronie Wn konta 223 ujmuje si w cigu roku budetowego okresowe lub roczne przeniesienia, na podstawie sprawozda budetowych, zrealizowanych wydatków budetowych na konto 800 (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). Według sprawozdania Rb-28S wydatki za rok 2004 wynosz 1.950.401,22 zł, natomiast obroty Wn 1.950.421,04 zł. Natomiast na stronie Ma konta 223 ujmuje si okresowe wpływy rodków budetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budetowych (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). Obroty Ma wynosz 1.950.440,86 zł, podczas gdy rodki otrzymane (po uwzgldnieniu zwrotu niewykorzystanych) wynosz 1.950.421,04 zł. Nalenoci dotyczce wynagrodzenia dla płatnika przypisywane i ksigowane s przez jednostk w chwili odprowadzenia dochodu do MZO, a w sprawozdaniu wykazywane s w tym samym momencie, co dochody wykonane, czyli niezgodnie z ewidencj ksigow. Ponadto naleno ta powstaje dopiero wraz z przekazaniem podatku do US. 1.12.2. Rb-28S - sprawozdanie z wykonania planu wydatków budetowych: Stwierdzono niezgodno danych wykazanych w sprawozdaniu z ewidencj ksigow w zakresie wydatków, zaangaowa i zobowiza. 1.12.2.1. Jako wydatki wykonane wykazuje si zrealizowane wydatki na podstawie danych ksigowoci analitycznej do rachunku biecego ( 8 ust. 2 pkt 3 instrukcji). 13

W styczniu 2004 r. wykazano wykonanie wydatków niezgodne z zestawieniem analitycznym wydatków do konta 130. Stycze 2004 Klasyfikacja Rb-28S Ma 130 Uwagi budetowa 80132 3020 0,00 80,00 80132 4210 598,99 334,99 80132 4300 409,15 593,15 Rónice wynikaj z ksigowania dow. 6/12-18, gdzie pocztkowo zaksigowano zaliczk zgodnie z dekretem i sporzdzono sprawozdanie, a nastpnie zmieniono tylko ksigowanie, nie zmieniajc dekretu i sprawozdania. Powyszy sposób korekty zapisu ksigowego narusza art. 25 ustawy o rachunkowoci. 1.12.2.2. Jako zaangaowanie wykazuje si, według stanu na dzie koczcy okres sprawozdawczy, wynikajce z ewidencji ksigowej zaangaowanie rodków budetowych obciajce plan finansowy wydatków danego roku budetowego z tytułu: a) wykonanych wydatków, b) podjtych zobowiza, w tym niespłaconych zobowiza z lat ubiegłych, zwizanych z funkcjonowaniem jednostki budetowej i wypełnianiem przez ni okrelonych zada statutowych ( 8 ust. 2 pkt 2 instrukcji). W marcu 2004 r. wykazano zaangaowanie niezgodne z zestawieniem analitycznym do konta 998 (kontroli poddano zaangaowanie tylko za okres od 01.01.2004 r. do 31.03.2004 r.). Marzec 2004 Klasyfikacja Rb-28S Ma 998 Uwagi budetowa 80101 4040 46 367,00 45 153,00 80132 4040 55 303,00 55 000,00 Dow. 27/9-10 zaksigowano zaangaowania w kwotach innych ni w wykazano sprawozdaniu, a wykazano w wysokoci planu i wykonania. 1.12.2.3. Zobowizania wykazywane s na podstawie ewidencji ksigowej na kontach rozrachunkowych zespołu 2, tj. 201, 225, 229, 231, 234, 240. Zobowizania ujmowane s na stronie Ma kont rozrachunkowych. 14

Zobowizania wykazane na koniec marca 2004 r. s niezgodne z ewidencj ksigow (kontroli poddano zobowizania tylko za okres od 01.01.2004 r. do 31.03.2004 r.). Salda Ma wykazane w zestawieniu obrotów i sald na dzie 31.03.2004 r. na kontach 225, 229, 231 daj łczn kwot 48.888,19 zł, w sprawozdaniu wykazano natomiast zobowizania w wysokoci 51.069,32 zł. Wykazywanie w sprawozdaniach budetowych danych niezgodnych z danymi wynikajcymi z ewidencji ksigowej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych art. 138 ust. 1 pkt 14 ustawy o finansach publicznych. Nieprawidłowo ksigowano przychód z tytułu wynagrodzenia dla płatnika w korespondencji z kontem 225 w miesicu naliczenia listy płac. Konsekwencj tego było niesłuszne pomniejszanie salda konta 225 w tym miesicu, a tym samym zobowiza wobec US i ich nierzetelne wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S. Ponadto w sprawozdaniu Rb-28S za stycze 2004 r. w zakresie planu wykazano kwot 0, co jest niezgodne z 9 ust. 1 pkt 1 rozporzdzenia w sprawie sprawozdawczoci budetowej, gdzie w zakresie planu wykazuje si dane w kwotach wynikajcych z planu finansowego jednostki, po uwzgldnieniu zmian dokonanych w trybie ustawy o finansach publicznych. Natomiast w sprawozdaniach Rb-28S za marzec i kwiecie 2004 r. podpisy złoono tylko na ostatniej stronie, co narusza 9 ust. 2 ww. rozporzdzenia podpisy na sprawozdaniach składa si odrcznie na kadym formularzu w miejscu oznaczonym. 1.13. Sporzdzanie bilansu jednostki niezgodnie z ksigami rachunkowymi zgodnie z 14 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, bilans sporzdza si na podstawie własnych ksig rachunkowych. Jednostka w pasywach bilansu jednostki budetowej sporzdzonego na dzie 31.12.2004 r. jako stan na pocztek roku ujła nastpujce zobowizania krótkoterminowe (po zaokrgleniu do pełnych złotych): - zobowizania wg budetów 9.236,00 zł, - zobowizania z tytułu ubezpiecze społecznych 46.105,00 zł, - zobowizania z tytułu wynagrodze 66.276,00 zł. Natomiast w bilansie otwarcia na dzie 01.01.2004 r. jednostka nie posiada zobowiza wg budetów, a tylko zobowizania z tytułu ubezpiecze społecznych 20.626,74 zł i z tytułu wynagrodze 100.990,00 zł. 1.14. Wykazywanie w bilansie nieprawdziwych danych: 1.14.1. Według wycigu bankowego na 31.12.2004 r. stan rodków pieninych na rachunku bankowym wynosi 477,81 zł (457,99 zł odsetki bankowe + 19,82 zł pozostałe rodki). 15

W zwizku ze zmian banku rodki zaksigowano na koncie 140 Inne rodki pienine. Jednak konto 140 na dzie 31.12.2004 r. wykazuje slado Wn w kwocie wyszej o 19,75 zł, tj. 497,56 zł, które jest niezgodne z faktycznie dokonanymi operacjami gospodarczymi. W bilansie sporzdzonym na dzie 31.12.2004 r. po stronie aktywów jako Inne rodki pienine równie wykazano kwot 498,00 zł (po zaokrgleniu do pełnych złotych). 1.14.2. W pasywach bilansu jako Rozliczenia z tytułu rodków na wydatki budetowe i z tytułu dochodów budetowych równie wykazano kwot 498,00 zł. Ww. pozycja bilansu zawiera saldo Ma konta 222 Rozliczenie dochodów budetowych (477,74 zł) oraz saldo Ma konta 223 Rozliczenie wydatków budetowych (19,82 zł). Analizujc tylko zobowizania jednostki z tytułu nieprzekazanych dochodów budetowych mona wycign nastpujce wnioski: a) z dochodowych kart kontowych wynika, e suma ich sald Wn na dzie 31.12.2004 r. (dochody wykonane nieodprowadzone do MZO) wynosi 915,98 zł ( 0920 896,23 zł + 0970 19,75 zł), co przewysza łczn kwot wykazan w ww. pozycji bilansu o 418,42 zł. Natomiast dochody nieodprowadzone wykazane na koncie 130 s wysze od slada Ma konta 222 (mówicego o wysokoci dochodów do odporowadzenia) o 438,24 zł. b) inn kwesti jest brak salda na koncie 130 - Rachunek biecy jednostek budetowych (zgodnie z zestawieniem obrotów i sald na dzie 31.12.2004 r.). W zwizku ze zmian banku, rodki pozostałe na rachunku bankowym PKO zostały przelane na rachunek bankowy ING Bank lski i zaksigowane na koncie 140. Dochodowe karty kontowe nie powinny zatem wykazywa sald, poniewa w momencie przelewu midzy bankami slada powinny zosta przeksigowane na konto 140. Ostatecznie syntetyczne konto 130 nie wykazuje salda (po licznych przeksigowaniach), mimo e analityczne konta dochodowe dalej je wykazuj. 1.14.3. W bilansie na dzie 31.12.2004 r. wykazano nierzeczywisty wynik finansowy netto na pocztek roku - wynik ten wynosi 13.378,00 zł (strata netto). Natomiast na koniec roku wynik wynosi 1.950.565,00 zł (strata netto). Przy niezmienionej działalnoci i nieznacznie zwikszonym planie w roku 2004 r., nierealna jest tak dua dysproporcja midzy wynikiem finansowym na pocztek a wynikiem na koniec roku. Strat lub zysk na działalnoci jednostki ustala si jako rónic midzy kosztami a przychodami. Przy minimalnych przychodach, kwota wyniku finansowego powinna zatem nieznacznie róni si od kwoty kosztów i wykonania planu wydatków budetowych, tak jak ma to miejsce na koniec roku 2004 r. (zawsze bdzie to strata). Ustalajc wynik finansowy dokonano licznych przeksigowa i w efekcie jest on technicznie prawidłowy (biorc pod uwag zasady jego ustalania, gdzie od przychodów odjto koszty). Analizujc tylko konto 750 mona powiedzie, e jednak jest on nieprawdziwy, poniewa przychody, a w efekcie obroty na koncie 750 zawyono o kwot 438,24 zł zaksigowan take na dochodach dow. 171/4. Strata powinna by zatem wiksza o wymienion kwot. Dopasowujc ksigowania do podanej kwoty wyniku finansowego nieprawidłowo ustalono 16

fundusz jednostki na koncie 800. Obroty Wn wynosz 63.550,69 zł, a obroty Ma 3.668.923,56 zł. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki (załcznik nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych). Saldo to wynosi 3.605.372,87 zł. Uwzgldniajc ksigowania, które powinny zosta przeprowadzone na koncie 800 mona wycign wniosek, e obroty Wn zostały zwikszone o kwot 1.381,28 zł (w korespondencji z kontem 860 - dow. 178), a obroty Ma zmniejszone o kwot 4.764,48 zł (równie w korespondencji z kontem 860 - dow. 178). Fundusz jednostki powinien by zatem ustalony z pominiciem ww. kwot. Na stronie Wn konta 800 ujmuje si m.in. przeksigowanie, pod dat sprawozdania budetowego, zrealizowanych dochodów budetowych z konta 222, a na stronie Ma przeksigowanie, pod dat sprawozdania finansowego, zrealizowanych wydatków budetowych z konta 223 (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). Nie uwzgldniajc powyszych kwot niesłusznie zaksigowanych na koncie 800, fundusz i tak jest nieprawdziwy, gdy kwoty zrealizowanych dochodów z konta 222 i zrealizowanych wydatków z konta 223 przeniesione na konto 800 nie s zgodne z faktycznymi kwotami wykonanych dochodów i wydatków. Na stronie Wn ujmuje si take przeksigowanie, w roku nastpnym pod dat przyjcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860 (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). Po pierwsze strata ta jest ustalona w nieprawdziwej wysokoci, a po drugie jej przeksigowanie nastpuje dopiero pod dat 31.12.2004 r. (dow. 174), a nie pod dat przyjcia bilansu. 1.15. Zapłata Noty Odsetkowej nr DRB21846786/001/04 z dnia 18.02.2004 r. za usługi telekomunikacyjne w kwocie 6,82 zł z 4300 Zakup usług pozostałych (dow. 22/1-3). Odsetki naliczono od kwoty 594,70 zł za rozmowy telefoniczne w padzierniku 2003 r. z numeru o identyfikatorze 21846786. Jednostka posiada dwa numery telefonu, za które reguluje faktury na bieco. Z korespondencji midzy ZSM a TP SA wynika, e faktura na ww. kwot została zapłacona w terminie, z tym, e na rachunek bankowy dotyczcy linii telefonicznej o identyfikatorze 23170759. W zwizku z powyszym, na numerze o identyfikatorze 23170759 powstała nadpłata w wysokoci 594,70 zł, a numerze 21846786 niedopłata. Telekomunikacja z rzekomej nadpłaty pokrywała koszty rozmów telefonicznych za listopad 2003 r. 93,65 zł, grudzie 2003 r. 64,28 zł i stycze 2004 r. 75,60 zł w łcznej kwocie 233,53 zł wystawiajc na numer 23170759 faktury o wartoci do zapłaty 0. Natomiast na numerze 21846786 wykazywała miesicznie niezapłacon faktur. W pimie z dnia 29.12.2003 r. do Telekomunikacji jednostka prosi o sprawdzenie faktur zerowych, w styczniu jednak dalej opisuje je Faktura o wartoci 0 jest nadpłat (dow. 4) wiedzc, e nie robiono adnych nadpłat, a faktury płacono na bieco. W styczniu 2004 r. faktur zerow zatwierdzono do wypłaty z wartoci ujemn na kwot 75,60 zł, co oznacza, ze przelew do TP SA powinien zosta 17

pomniejszony o ww. kwot. Telekomunikacja po sprawdzeniu niezgodnoci zgodnie z sugesti ZSM, faktury o wartoci zerowej skorygowała do faktycznej wartoci za przeprowadzone rozmowy telefoniczne (łcznie 233,53 zł). Jednostka faktury te zapłaciła 26.01.2004 r., a TP SA zaliczyła je na numer 21846786 zmniejszajc niedopłat. Na numerze 21846786 powstała zatem rónica w kwocie 361,17 zł wykazywana dalej jako kwota do zapłaty. Telekomunikacja przeksigowała nadpłat z numeru 23170759 na numer 21846786 w kwocie 361,17 zł likwidujc niedopłat. Natomiast kwot 233,53 zł potraktowała jako spłat zaległoci w dniu 26.01.2004 r. i od tej kwoty naliczyła odsetki w wysokoci 6,82 zł. 1.16. Rozbieno midzy dowodami ksigowymi w formie papierowej a komputerowymi ksigami rachunkowymi: Porównujc bilans jednostki z zestawieniem obrotów i sald oraz dziennikiem na dzie 31.12.2004 r., a take okazanymi do kontroli dowodami ksigowymi ustalono, e bilans zawiera informacje nie ujte w powyszych zestawieniach i dowodach. Kontrola wykazała, i dwa z kocowych dokumentów ksigowych za rok 2004 przedłoonych do kontroli, róni si znacznie od dowodów, które uzyskano na podstawie komputerowych ksig rachunkowych - dow. 171 i 172. 1.16.1 DOWÓD KSIGOWY nr 171 z dnia 31.12.2004 r. 1.16.1.1. Wersja w formie papierowej, przedłoona do kontroli (wydruk z programu ksigowego) zawiera zapisy sporzdzone na podstawie wycigu bankowego z dnia 31.12.2004 r. (pozycje 1-3) oraz PK nr 91/2004 z dnia 31.12.2004 r. (pozycje 4-8) oraz dane nie ujte w adnym dowodzie ródłowym (pozycja 9). Poz. 1 2 3 Kwota Wn Konto Wn Kwota Ma Konto Ma Tre 457,99140-801-00006-092 457,99130-801-00006-092 Odsetki bankowe rodki przekazane z Banku PKO do ING Bank lski 19,82140-801-00006-097 19,82130-801-00006-097 Pozostałe rodki przekazane Banku PKO do ING Banku lskiego 457,99130-801-00006-092 457,99750-801-80132-092 Wpływ odsetek bankowych IV kw. 4 260,22240 260,22229 PK 5 763,92231 763,92229 PK 6 99,81231 99,81760 PK 7 1 527,84229 1 527,84760 PK 18

Poz. Kwota Wn Konto Wn Kwota Ma Konto Ma 8 7,80231 7,80750-801-80132-097 PK 9 Tre 270,49800 270,49222 Przypis dochodów za 2004 rok 1.16.1.2. Wersja uzyskana w trakcie kontroli na podstawie komputerowych ksig rachunkowych (wydruk z programu ksigowego) zawiera zapisy sporzdzone na podstawie wycigu bankowego z dnia 31.12.2004 r. (pozycje 1-4) oraz PK nr 91/2004 z dnia 31.12.2004 r. (pozycje 5-9). Poz. 1 2 3 4 Kwota Wn Konto Wn Kwota Ma Konto Ma Tre 438,24 140-801-00006-092 438,24130-801-00006-092 Odsetki bankowe rodki przekazane z Banku PKO do ING Bank lski 19,75 140-801-00006-097 19,75130-801-00006-097 Dochody przekazane do ING Banku lskiego 19,82140 19,82130 Pozostałe rodki przekazane Banku PKO do ING Banku lskiego 438,24 130-801-00006-092 438,24750-801-80132-092 Wpływ odsetek bankowych IV kw. 5 260,22 240 260,22229 PK 6 763,92 231 763,92229 PK 7 99,81 231 99,81760 PK 8 1 527,84 229 1 527,84760 PK 9 7,80 231 7,80750-801-80132-097 PK W tabelach tłustym drukiem zaznaczono dane, które uległy zmianie. Poniej przedstawiono PK nr 91/2004, którego dane stanowi nie zmieniony zakres informacji dowodu ksigowego nr 171. PK nr 91/2004 z dnia 31.12.2004 r. Poz. Kwota Wn Konto Wn Kwota Ma Konto Ma Tre 1 260,22 240 260,22 229 2 763,92 231 763,92 229 3 99,81 231 99,81 760 4 1 527,84 229 1 527,84 760 Korekta mylnych ksigowa na kontach 19

Poz. Kwota Wn Konto Wn Kwota Ma Konto Ma 5 7,80 231 7,80 750 Tre W treci PK nr 91/2004, która brzmi - Korekta mylnych ksigowa na kontach, brak jest przede wszystkim dokładnego opisu, w jakich dokumentach zawarte s korygowane ksigowania i czego one dotycz. 1.16.2. DOWÓD KSIGOWY nr 172 z dnia 31.12.2004 r. W dowodach ksigowych przedłoonych do kontroli, pod numerem 172 znajdowało si PK nr 92/2004 przedstawione poniej. PK nr 92/2004 z dnia 31.12.2004 r. Poz. Kwota Wn Konto Wn Kwota Ma Konto Ma Tre 1 64,00 014 64,00 072 Doksigowanie do ksigozbioru wpisano do ksigi inwentarzowej biblioteki 2 2 250,00013 2 250,00072 Zakup trbki przez Zarzd Owiaty na rzecz ZSM - jubileusz 3 1 063,79 014 1 063,79 072 Doksigowanie do ksigozbioru wg stanu Biblioteki Szkolnej na dzie 31.12.2004 r. Kontrola bilansu wykazała, e jednostka posiada zobowizania z tytułu dostaw i usług w kwocie 232,00 zł (po zaokrgleniu do pełnych złotych). Natomiast zestawienie obrotów i sald na dzie 31.12.2004 r. nie zawierało salda na koncie 201.W dowodach przedłoonych do kontroli równie nie było ksigowania na koncie 201. Dopiero na podstawie komputerowych ksig rachunkowych ustalono, e zapis na tym koncie znajduje si w dowodzie 172 (pozycje 8-9). Uzyskano wydruk o danych przedstawionych poniej. Poz. Kwota Wn Konto Wn Kwota Ma Konto Ma Tre 1-24 494,00011-04 -24 494,00071-04 PK - przeksigowanie komputerów pomoce naukowe na r. nietrwałe 2 5 432,66 011-06 5 432,66071-06 PK doksigowanie 20

Poz. Kwota Wn Konto Wn Kwota Ma Konto Ma Tre zakup centralki telefonicznej 3 3 837,10013 3 837,10072 Doksigowanie wart. niematerialnych prawnych wg stanu inwentarza 4-305,06 222-305,06130-801-00006-092 Lista płac wynagrodzenie brutto pedagodzy 5 270,42 800 270,42222 Przypis dochodów budetowych gminy 6 305,06 750-801-80132-092 305,06130-801-00006-092 Odsetki bankowe 7 19,82 225-2 19,82750-801-80132-092 Dochody 8 23,16 400-801-80132-4260-04 9 208,65 400-801-80132-4300-03 23,16201 F-ra nr 5974011/38 za gaz płatna do 14.01.2005 208,65201 F-ra nr N/9632/04 wywóz mieci koszty r. 2004 zapłata do 14.01.2005 r. 10 64,00 014 64,00072 Doksigowanie ksigozbioru biblioteka ksiga inwentarzowa 11 2 250,00 013 2 250,00072 Doksigowanie ksika inwentarzowa nr 2a str. 29 poz. 12 12 1 063,79 014 1 063,79072 Doksigowanie ksigozbioru wg stanu Bibl. Szkolnej na 31.12.2004 r. i Tłustym drukiem zaznaczono zapisy, które nie miały odzwierciedlenia w kontrolowanych dowodach ksigowych. Dane z PK nr 92/2004 znajduj si pod pozycjami 10-12. Natomiast do danych znajdujcych si pod pozycjami 1-9 brak jest dokumentów ródłowych, na podstawie których dokonano zapisów. 1.17. Nieprawidłowa ewidencja zaangaowa na koncie 999 Zaangaowanie wydatków budetowych przyszłych lat: Zgodnie z opisem kont w załczniku nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, na stronie Wn konta 999 ujmuje si równowarto zaangaowanych wydatków budetowych w latach 21

poprzednich, a obciajcych plan finansowy roku biecego jednostki budetowej. Na stronie Ma konta 999 ujmuje si wysoko zaangaowanych wydatków budetowych lat przyszłych (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). Na koniec roku konto 999 moe wykazywa saldo Ma oznaczajce zaangaowanie wydatków budetowych lat przyszłych (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). W bilansie otwarcia roku biecego wykazywane s salda kont w tej samej wysokoci, co salda kont bilansu zamknicia w roku poprzednim. W bilansie otwarcia na dzie 01.01.2004 r. ujto na stronie Wn konta 999 Zaangaowanie wydatków budetowych przyszłych lat kwot 121.617,00 zł. Kwota ta jest zobowizaniem jednostki dotyczcym dodatkowego wynagrodzenia rocznego wraz z pochodnymi (składki ZUS) za 2003 rok. W zwizku z powyszym powinna by ujta na stronie Ma konta 999, a nie na stronie Wn. Z pocztkiem roku 2004 r. powinna zosta przeksigowana na stron Ma konta 998 Zaangaowanie wydatków budetowych roku biecego, jako zobowizanie dotyczce roku biecego. Poniewa nie dokonano przeksigowania, w dow. 27 nastpuje ksigowanie zaangaowania na stronie Ma konta 998 z ww. tytułu. Zaangaowanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2003 zaksigowane jest wic podwójnie raz na stronie Wn konta 999 i drugi raz na stronie Ma konta 998. Ponadto w dow. 176 z dnia 31.12.2004 r. o treci - Przeksigowanie zaangaowania z konta 998 na konto 999 (zapis tylko na koncie 999) ujto na stronie Wn konta 999 zaangaowania według podziałek klasyfikacji budetowej w wysokoci planu finansowego na rok 2004 r., tj. w łcznej kwocie 1.966.194,00 zł. Natomiast strona Wn konta 999 słuy tylko do przeksigowania na konto 998 zaangaowania przechodzcego z roku poprzedniego na rok biecy. Na stronie Wn konta 999 powinno wic wystpi tylko przeksigowanie kwoty 121.617,00 zł, która jest w bilansie otwarcia nieprawidłowo na stronie Wn zamiast na Ma konta 999. 1.18. Nieprawidłowa ewidencja zakupu i umorzenia rodków trwałych: 1.18.1. W grudniu 2004 r. dokonano zakupu centrali telefonicznej wraz z jej montaem i programowaniem: - Faktura nr 620/101/04 z dnia 28.12.2004 r. za central telefoniczn na kwot 5.432,66 zł (dow. 168/3-5), - Faktura nr 536/102/04 z dnia 28.12.2004 r. za monta i programowanie centrali telefonicznej na kwot 610,00 zł (dow. 168/6-8). W 6060 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budetowych planu finansowego na rok 2004 jednostka posiadała kwot 6.000,00 zł. W zwizku z łcznym wydatkiem przekraczajcym plan budetowy, ww. faktury zaksigowano w wydatki oraz koszty 6060 do wysokoci planu, a pozostał kwot zobowiza dotyczc montau centrali pokryto ze rodków specjalnych (42,66 zł). Poniesiony wydatek na zakup inwestycyjny nie powinien zosta zaksigowany na koncie 400 Koszty według rodzajów, tylko na koncie 080 - Inwestycje (rodki trwałe w budowie) lub na koncie 011 rodki trwałe, jeeli został on przyjty bezporednio do uywania. W dow. 172/2 z dnia 31.12.2004 r. dokonano nastpujcego ksigowania: 22

Wn 011-06 Ma 071-06 5.432,66 zł o treci PK doksigowanie zakup centralki telefonicznej. Oznacza to przyjcie do eksploatacji rodka trwałego z jednoczesnym jednorazowym umorzeniem jego całej wartoci (jak przy pozostałych rodkach trwałych). rodek trwały przyjto do uywania w cenie zakupu, zamiast w cenie nabycia. Cena nabycia obejmuje cen zakupu nalen sprzedajcemu powikszon o koszty bezporednio zwizane z zakupem i przystosowaniem rodka trwałego do stanu zdatnego do uywania lub wprowadzenia do obrotu, tj. m.in. montau i programowania - art. 28 ustawy o rachunkowoci. Centrala telefoniczna powinna wic zosta przyjta do eksploatacji w kwocie 6.042,66 zł, a nie w kwocie 5.432,66 zł. rodki trwałe umarza si i amortyzuje przy zastosowaniu stawek okrelonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych ( 5 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych). Umorzenie nastpuje stopniowo według danych stawek amortyzacyjnych i dokonywane jest od wartoci pocztkowej, poczwszy od pierwszego miesica nastpujcego po miesicu, w którym ten rodek lub warto wprowadzono do ewidencji - art. 16h ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z pón. zm.). Umorzenie rodków trwałych ewidencjonowane jest na koncie 071. Jednostka umorzyła central telefoniczn w kwocie 5.432,66 zł jednorazowo w miesicu przyjcia do uywania, tj. w grudniu 2004 r. Prawidłowo umorzenie powinno zosta dokonane stopniowo od stycznia 2005 r. przy zastosowaniu stawki 10 % od wartoci pocztkowej 6.042,66 zł. Centrala telefoniczna powinna by zatem umarzana stopniowo przez 10 lat. Ponadto zakup centrali telefonicznej wraz z montaem i programowaniem zaksigowano na koncie 400 - Koszty według rodzajów. Natomiast ewidencja w koszty nastpuje stopniowo, w momencie naliczenia umorzenia rodka trwałego, na koncie 401 Amortyzacja. Nieprawidłowe ksigowanie powikszyło koszty roku 2004, a tym samym strat (wynik finansowy) jednostki. 1.18.2. W dow. 172/1 dokonano nastpujcego ksigowania z kwot ujemn: Wn 011-04 Ma 071-04 - -24.494,00 zł o treci PK przeksigowanie komputerów - pomoce naukowe na r. nietrwałe. Zgodnie z treci dokumentu kwota 24.494,00 zł powinna zosta przeksigowana na konto 013 Pozostałe rodki trwałe oraz 072 Umorzenie pozostałych rodków trwałych. Jednak w lad za zapisem ksigowanie nie nastpuje. Oprócz powyszej treci dokument pozbawiony jest jakichkolwiek informacji na temat ww. komputerów i uprzednich ksigowa z nimi zwizanych (dotyczcych umorzenia i amortyzacji), co miałoby ewentualny wpływ na ksigowanie i jego kwot równie na koncie 800 Fundusz jednostki. 23