Numer postepowania: SZP-ED-351-27/4.8/14 Warszawa, dnia 04.11.2014r. ZAPYTANIE OFERTOWE zamówienie o wartości poniżej 30 tys. euro Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy zaprasza do składanie ofert w ramach procedury zapytania ofertowego na dozorowanie w dwóch obiektach Zamawiającego, przy ul. Gen. J. Bema 91 i przy ul. Karolkowej 58 A w okresie 01.12.2014r. - 30.11.2015r. tj. przez okres 12 m-cy. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zasady współpracy, obowiązki stron oraz sposób realizacji zamówienia zostały opisane we wzorze umowy. USŁUGA - Kod CPV: 98 34 11 40-8 usługi dozorowania, 98 34 11 20-2 usługi portierskie Informacje dla oferentów dotyczące zamówienia objętego zapytaniem: 1 Postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907 tekst jednolity ze zmianami) zgodnie z wyłączeniem określonym w art. 4 ust 8 ww. ustawy. 2 Oferty należy składać do 13.11.2014r. do godziny 12:00 w formie pisemnej w jednym z niżej wymienionych sposobów: drogą pocztową; elektroniczną zeskanowana oferta; faksem lub w zamkniętej kopercie w siedzibie Zamawiającego pod adresem: ul. Gen. J. Bema 91 w Warszawie, sekretariat 1 piętro, pok. 11; adres e-mailowy: zamowieniapubliczne@ops-wola.waw.pl; numer faksu: 22 571 50 50. 3 Oferta powinna zawierać: 3.1 wypełniony Formularz ofertowy wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do niniejszego Zapytania; 3.2 aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu złożenia oferty, 3.3 opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, 3.4 pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik. 4 Oferta oceniana będzie pod względem kryterium cenowego: cena brutto 100%. 5 Zamawiający dopuszcza negocjacje oferty w celu doprecyzowania jej szczegółów, warunków realizacji, w tym ustalenia ostatecznej ceny usługi, w szczególności gdy cena oferty najkorzystniejszej przekroczy kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. O terminie i miejscu przeprowadzenia negocjacji wybrany oferent zostanie powiadomiony telefonicznie. 6 W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania złożonych dokumentów. 7 Składając ofertę Oferent akceptuje warunki określone w niniejszym Zapytaniu oraz we wzorze umowy. 8 Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny. 9 Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. 10 Kontakt: Ewa Dąbrowska, adres e-mail: zamowieniapubliczne@ops-wola.waw.pl; numer telefonu do kontaktu: 22 571 50 30. Załączniki: 1. wzór umowy 2. formularz ofertowy Zatwierdził: /-/ Bogusława Biedrzycka Dyrektor OPS Dzielnicy Wola Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14 1
Załącznik Nr 1 wzór umowy Umowa zawarta w dniu roku w Warszawie pomiędzy: Miastem Stołecznym Warszawa - w zakresie przedmiotu działania Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola, z siedzibą przy ul. Gen. J. Bema 91, 01-233 Warszawa, NIP: 527-21-42-113, REGON: 002010882, reprezentowanym na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 31 stycznia 2012r., Nr IX/0052/547/2012 przez: Panią Bogusławę Biedrzycką Dyrektora, zwanym w treści umowy Zamawiającym lub Stroną, a Firmą... działającą na podstawie wpisu do.... NIP:..., REGON:... w imieniu którego działa... zwany w treści umowy Wykonawcą lub Stroną w wyniku udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro netto, wyłączonej ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907 tekst jednolity ze zmianami) na podstawie art. 4 ust 8 1 1 Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia polegającego na dozorowaniu w dwóch obiektach Zamawiającego: 1.1 w siedzibie Ośrodka przy ul. Gen. J. Bema 91 - budynek dwukondygnacyjny, wolno stojący, o powierzchni ogólnej 814,52 m 2, w którym na parterze mieści się duży hol. Pomieszczenia biurowo-administarcyjne znajdują się na parterze i piętrze, wyposażone są w sprzęt biurowy i komputerowy. Budynek jest monitorowany, 1.2 w siedzibie Działu Wsparcia i Pomocy Rodzinie przy ul. Karolkowej 58 A budynek jednokondygnacyjny, o powierzchni parteru 356 m 2 oraz piwnica. Pomieszczenia biurowo-administarcyjne wyposażone są w sprzęt biurowy i komputerowy. Budynek jest monitorowany. 2 1 Termin realizacji umowy ustala się na okres od 01.12.2014r. - 30.11.2015r. 2 Wykonawca zobowiązany będzie rozpocząć świadczenie usług o godz. 16:00 pierwszego dnia i zakończyć o godz. 8:00 ostatniego dnia realizacji umowy. 3 1 W obiekcie przy ul. Bema 91 dyżury będą pełnione we wszystkie dni tygodnia, od poniedziałku do piątku po zakończeniu godzin urzędowania w godzinach od 16:00 do 8:00 dnia następnego oraz całodobowo w dni wolne od pracy, niedziele i święta, 1.1 średnio miesięcznie 565 godzin, 1.2 ogólna liczba godzin będzie nie większa niż 6 760 [słownie: sześć tysięcy siedemset sześćdziesiąt godzin], 2 W obiekcie przy ul. Karolkowej 58A dyżury będą pełnione od poniedziałku do czwartku, w czasie popołudniowych zajęć grupowych: 2.1 w poniedziałki, środy i czwartki przez 3 godziny od 16:00 do 19:00, z zastrzeżeniem pkt 2.2, 2.2 w okresie od 01.04 19.05 i 22.09 30.11 dyżury pełnione będą w poniedziałki przez 4 godziny od 16:00 do 20:00, 2.3 we wtorki przez 4 godziny od 16:00 20:00, 2.4 w okresie wakacji, w miesiącach lipcu i sierpniu, dyżury będą pełnione tylko we wtorki przez 4 godziny od 16:00 do 20:00 lub nie będą pełnione w ogóle, o czym Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, 2.5 średnio miesięcznie 56 godzin, 2.6 ogólna liczba godzin będzie nie większa niż 600 [słownie: sześćset godzin], 3 Ogólna liczba godzin w skali całego zamówienia wynosi 7 360 [słownie: siedem tysięcy trzysta sześćdziesiąt godzin], z zastrzeżeniem ust. 4. 4 Zamawiający zastrzega, że liczba godzin może być mniejsza w granicach 10 %, w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tego tytułu. 5 Strony dopuszczają możliwość pełnienia dyżurów w inne niż wskazane dni i godziny, po wcześniejszym uzgodnieniu z Wykonawcą, w ramach przewidzianej liczby godzin. Zmiana ta nie stanowi zmiany treści umowy i następuje w drodze wymiany pism. Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14 2
4 1 Szczegółowy zakres obowiązków osoby pełniącej dyżur w obiekcie przy ul. Bema 91: 1.1 otwieranie wejścia głównego obiektu 30 min. przed rozpoczęciem pracy, tj. o godz. 7:30. 1.2 zamykanie wejścia głównego obiektu niezwłocznie po zakończeniu pracy, tj. po godz. 16:00. 1.3 odnotowanie w dzienniku ewidencji, prowadzonym przez Wykonawcę, każdorazowego wydania i przyjęcia kluczy do pomieszczeń obiektu, 1.4 sprawdzenie po zakończeniu pracy prawidłowości zamknięcia wszystkich okien i drzwi w obiekcie, 1.5 dokonywanie obchodów wewnętrznych dozorowanego obiektu, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa ogólnego i przeciwpożarowego, 1.6 niezwłoczne zgłaszanie osobie wskazanej przez Zamawiającego oraz firmie monitorującej obiekt o wszystkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na mienie znajdujące się w obiekcie, w szczególności o pożarze, zalaniu, ingerencji osób z zewnątrz, itp. 1.7 w sytuacji szczególnej wymagana jest od osoby dozorującej ścisła współpraca ze służbami publicznymi: policją, strażą miejską, strażą pożarną, itp. 1.8 odśnieżanie schodów zewnętrznych i podjazdu dla osób niepełnosprawnych w dni kiedy pada śnieg, rano przed przyjściem pracowników Zamawiającego do pracy. 2 Szczegółowy zakres obowiązków osoby pełniącej dyżur w obiekcie przy ul. Karolkowej 58 A: 2.1 pełnienie dyżuru w korytarzu, 2.2 wpuszczanie i wypuszczanie osób uczestniczących w popołudniowych zajęciach grupowych, 2.3 sprawdzanie przed zakończeniem pracy prawidłowości zamknięcia okien i drzwi w obiekcie, 2.4 pełnienie dyżuru w korytarzu: kontrolowanie ruchu klientów, sprawdzenie przed końcem pracy prawidłowego pozamykania okien, gaszenie światła, 2.5 niezwłoczne zgłaszanie osobie wskazanej przez Zamawiającego o wszystkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na mienie znajdujące się w obiekcie, w szczególności o pożarze, zalaniu, ingerencji osób z zewnątrz, itp. 2.6 w sytuacji szczególnej wymagana jest od osoby dozorującej ścisła współpraca ze służbami publicznymi: policją, strażą miejską, strażą pożarną, itp. 5 1 Wykonawca oświadcza, że osoby pełniące dyżury są przeszkolone w zakresie pełnionych obowiązków, są sprawne fizycznie i intelektualnie, nie były karane. Wykaz osób stanowi Załącznik Nr 1 do umowy. 2 Wykonawca przedłożył Zamawiającemu zaświadczenia o niekaralności w stosunku do osób pełniących dyżury dozorowania. 3 Strony dopuszczają możliwość zmiany osoby pełniącej dyżur na inną niż wskazana w wykazie, po uprzednim powiadomieniu na piśmie Zamawiającego przez Wykonawcę. Osoby te muszą spełniać wymagania, o których mowa w ust. 1 i 2. Zmiana osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia nie stanowi zmiany treści umowy. 4 Strony ustalają, że osoby pełniące dyżur dozorowania obowiązuje bezwzględny zakaz: 4.1 przyjmowania na terenie dozorowanego obiektu osób w celach prywatnych, 4.2 przyprowadzania zwierząt, 4.3 przychodzenia na dyżur i pełnienia dyżuru pod wpływem alkoholu lub środków odurzających, 4.4 spożywania alkoholu i innych środków odurzających w czasie pełnienia dyżuru. 5 Zamawiający wymaga, aby osoby pełniące dyżur prowadziły książki dyżurów oraz legitymowały się identyfikatorami. 6 Wykonawca zobowiązuje się do bezpośredniego nadzoru przebiegu świadczonej usługi oraz do utrzymywania stałego kontaktu z wyznaczonym przedstawicielem Zamawiającego. 7 Osobami upoważnionymi do kontaktu są: 7.1 ze strony Zamawiającego:... 7.2 ze strony Wykonawcy:... 6 1 Strony uzgadniają, że za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w kwocie nie większej niż: zł brutto, słownie:..., wynagrodzenie za jedną godzinę dyżuru brutto:... zł, słownie:..., w tym: 1.1 wynagrodzenie za dyżury pełnione w obiekcie przy ul. Gen. J. Bema 91:... zł brutto, słownie:... 1.2 wynagrodzenie za dyżury pełnione w obiekcie przy ul. Karolkowej 58 A:... zł brutto, słownie:... 2 Strony ustalają, że w przypadku, gdy zajdzie okoliczność, o której mowa w 3, ust. 4, wynagrodzenie Wykonawcy za realizację zamówienia ulegnie zmniejszeniu. W takim przypadku Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie należne za faktycznie zrealizowane ilości godzin dyżuru. Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14 3
3 Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za faktycznie przepracowane godziny pracy. Zamawiający zapłaci przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w treści faktury w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury po zakończeniu każdego miesiąca. 4 Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. 7 1. Wykonanie niniejszej umowy nie wiążę się z przetwarzaniem danych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2014, poz. 1182), dla których Administratorem Danych Osobowych jest Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, a co za tym idzie, nie wiąże się z dostępem do systemów informatycznych Zamawiającego. 2. Wykonawca oświadcza, że zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszystkie informacje, które uzyska podczas wykonywania usług będących przedmiotem umowy. 3. Pracownicy Wykonawcy uczestniczący w wykonywaniu zamówienia zobowiązani będą do złożenia pisemnych zobowiązań o zachowaniu w tajemnicy informacji związanych z realizacją przedmiotu zamówienia oraz o świadomości odpowiedzialności karnej w tym zakresie wynikających z przepisów prawa określonych w Rozdziale XXXIII art. 266 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny oraz art. 49 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 8 Wykonawca oświadcza, że zamówienie będzie wykonywał sam bez udziału podwykonawców. 9 1. Wykonawca przedłożył opłaconą polisę, która potwierdza, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. 2. Strony ustalają, że w przypadku, gdy ważność umowy ubezpieczeniowej skończy się wcześniej niż czas na jaki zawarto niniejszą umowę, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dokument potwierdzający, że zawarta została nowa umowa ubezpieczenia na kolejny okres, przed upływem ważności poprzedniej polisy. 10 1 Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w następujących przypadkach i wysokościach: 1.1 za wykonanie przedmiotu umowy niezgodnie z postanowieniami umowy - w wysokości 20% wartości wynagrodzenia brutto przysługującego za miesiąc, w którym to zdarzenie nastąpiło, 1.2 za odstąpienie Wykonawcy od umowy z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności lub gdy Zamawiający odstąpi od umowy z tytułu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, jakie przysługiwałoby Wykonawcy za niezrealizowaną część przedmiotu umowy. 2 Naliczenie kar umownych, o których mowa w ust. 1 zostanie poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym pomiędzy Stronami. 3 W przypadku nie wzięcia udziału przez Wykonawcę w postępowaniu, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający będzie uprawniony do sporządzenia i podpisania jednostronnego protokółu opisującego zaistniałe zdarzenie. 4 W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do ich usunięcia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. Jeżeli uchybienia zostaną przez Wykonawcę naprawione, Zamawiający nie naliczy kar umownych, o których mowa w ust. 1 pkt 1.1. 5 Zamawiającemu przysługuje prawo do potrącenia należności z tytułu kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. 6 Zapłata kary umownej, o której mowa w ust. 1 nie pozbawia Zamawiającego prawa dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych. 11 1 Zamawiający może odstąpić od umowy w następujących przypadkach: 1.1 w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodujących, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach, 1.2 w przypadku nienależytego wywiązywania się z umowy przez Wykonawcę lub uzasadnionej utraty zaufania przez Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy, umowa może być rozwiązana przez Zamawiającego w każdym czasie, ze skutkiem na koniec miesiąca, Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14 4
2 W przypadku zaistnienia sytuacji, o których mowa w ust. 1 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. 3 Każda ze stron ma prawo do wypowiedzenia umowy z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia. 4 Odstąpienie od umowy następuje z zachowaniem formy pisemnej oraz z podaniem przyczyny odstąpienia 1 1 Zakres odpowiedzialności za mienie znajdujące się w strefie dostępu dozorowego określi protokół spisany w dniu rozpoczęcia realizacji umowy. 2 W zakresie odpowiedzialności za mienie Zamawiającego, stwierdzone nieprawidłowości będą przedmiotem postępowania wyjaśniającego, którego wyniki będą podstawą do materialnego wyrównania szkody. Dotyczy to strefy dostępu dozorowanego zgodnie z protokołem, o którym mowa w ust. 1. 13 1. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności dotyczące go dane identyfikujące, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2014r. poz. 782), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy. 2. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnienie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 1, zawartych w niniejszej umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej również w zakresie firmy. 14 1. Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o każdej zmianie adresu swojej siedziby. 2. Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 1 powoduje ten skutek, że pismo wysłane na adres wskazany w preambule umowy uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego adresu. 15 1. Wszelkie ewentualne zmiany i uzupełnienia w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W zakresie nieuregulowanym w umowie znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 16 W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia między stronami, w trybie określonym w 10 ust. 2-4, sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sądowej przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 17 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca Wydatki będą realizowane ze środków zaplanowanych w: Dział 852, Rozdział 85219 4300 Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14 5
Załącznik Nr 2 Formularz ofertowy pieczęć firmowa Wykonawcy OFERTA WYKONAWCY Nazwa Wykonawcy:...... adres:... tel/fax;... adres e-mail, adres strony internetowej:... NIP:... REGON:... w odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące realizacji zamówienia na dozorowanie w dwóch obiektach Zamawiającego, przy ul. Gen. J. Bema 91 i przy ul. Karolkowej 58 A składam następującą ofertę cenową: cena brutto za realizację zamówienia w dwóch obiektach razem: zł słownie złotych: cena brutto za jedną godzinę dyżurowania: zł 1. Oświadczam, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia i nie jestem objęty postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym. 2. Oświadczam, że akceptuję zawarty w Zapytaniu wzór umowy i zobowiązuję się do zawarcia umowy zgodnie z niniejszą ofertą na warunkach określonych w Zapytaniu w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3. Zobowiązuję się przedłożyć najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. Osoba do kontaktu w sprawie udzielenia zamówienia: imię i nazwisko:... numer tel/fax:... adres e-mail:... data, podpis i pieczęć osoby uprawnionej Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14 6