Analiza procesów administracyjnych oraz obsługi klientów w Urzędzie Miejskim w Gdańsku w 21 roku Wydział Polityki Gospodarczej Wydział Obsługi Mieszkańców 5 marca 211 roku
W 21 roku liczba mieszkańców Gdańska wyniosła * 43 923 osoby (w tym 229 17 kobiet oraz 21 816 mężczyzn) Urząd Miejski w Gdańsku zatrudniał w 21 roku 1 137 osób Wydziały Urzędu Miejskiego w Gdańsku oraz jednostki organizacyjne Miasta Gdańska w 21 roku wydały ogółem 513 213 decyzji administracyjnych z upoważnienia Prezydenta Miasta Gdańska oraz zakończyły 595 92 spraw w formie innych rozstrzygnięć * mieszkańcy Gdańska zameldowani na pobyt stały według stanu na dzień 31 grudnia 21 roku (na podstawie danych Referatu Ewidencji Ludności Wydziału Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Gdańsku), rzeczywista liczba mieszkańców Gdańska według danych Urzędu Statystycznego w Gdańsku na dzień 3 września 21 roku wynosiła 456 874 osoby
Wykaz skrótów użytych w prezentacji Biuro Kontroli (BK) Biuro Prezydenta ds. Sportu i Euro 212 (BPSiE 212) Biuro Rady Miasta Gdańska (BRMG) Kancelaria Prezydenta (KP) Straż Miejska (SM) Wydział Edukacji (WE) Wydział Finansowy (WF) Wydział Geodezji (WG) Wydział Gospodarki Komunalnej (WGK) Wydział Kadr i Organizacji (WKiO) Wydział Obsługi Mieszkańców (WOM) Wydział Polityki Gospodarczej (WPG) Wydział Programów Rozwojowych (WPR) Wydział Skarbu (WS) Wydział Spraw Obywatelskich (WSO) Wydział Spraw Społecznych (WSS) Wydział Środowiska (WŚ) Wydział Urbanistyki, Architektury i Ochrony Zabytków (WUAiOZ) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdańsku (MOPS) Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności (MZON) Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla miasta na prawach powiatu w Gdańsku (PINB) Powiatowy Urząd Pracy w Gdańsku (PUP) Zarząd Dróg i Zieleni (ZDiZ) Zarząd Transportu Miejskiego w Gdańsku (ZTM)
Wydane decyzje administracyjne w latach 21-21 6 5 4 3 3 648 343 65 44 9 476 881 481 889 549 881 515 396 492 511 5 42 513 213 2 1 21 22 23 24 25 26 27 28 29 21
18 Wydane decyzje administracyjne w latach 29 21 według wydziałów i jednostek 167 2 165 72 16 14 124 738 141 33 29 21 12 1 8 6 71 158 76 88 61 988 68 3 4 2 16 388 2 46 19 364 18 534 1 82 1 519 4 578 2 79 6 16 6 528 5 125 5 27 2 423 2 297 1 76 574 1 15 1 66 687 813 99 129 43 47
Najczęściej wydawane decyzje w latach 29-21 29 21 podatek od nieruchomości (WF) pomoc społeczna (MOPS) 62 897 51 697 118 962 134 143 pozwolenia czasowe (WSO) wydane dowody rejestracyjne (WSO) wydane dowody osobiste (WSO) 26 76 27 95 46 432 46 89 47 328 46 522 utrata statusu bezrobotnego (PUP) 19 629 21 62 uznanie za bezrobotnego i odmowa prawa do zasiłku (PUP) wydane prawa jazdy (WSO) wpis do ewidencji - zmiana (WPG) 18 326 19 143 17 499 15 886 9 888 1 855 dodatek mieszkaniowy (WSS) rejestracja urodzeń (WSO) wypowiedzenie opłat z tyt. użyt. wiecz. (WS) 9 854 1 45 9 51 9 638 14 594 9 691 2 4 6 8 1 12 14 16
Zmiany w liczbie wydanych decyzji w latach 29-21 2 15 1 16 565 zwiększenie liczby podatników podatku od nieruchomości wzrost liczby rejestracji bezrobotnych wzrost liczby pozwoleń na budowę, pozwoleń na prace budowlane oraz zwiększenie liczby wniosków dotyczących warunków zabudowy i zagospodarowania terenu wykreślenie z Ewidencji Działalności Gospodarczej spółek cywilnych 6 15 wzrost liczby orzeczeń o niepełnosprawności 5 1 788 83 512 realizacja zadania przyznanie stypendium szkolnego o charakterze socjalnym w II półroczu została przejęta przez MOPS -5-1 spadek liczby wydawanych praw jazdy oraz dowodów rejestracyjnych spadek liczby wypowiedzeń opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntu -1 186-2 128-3 658 skrócenie okresu zasiłkowego (zmniejszenie liczny wniosków w danym roku) -5 65 WF PUP WUAiOZ WPG MZON WE WSO WS MOPS
Odwołania od decyzji administracyjnych wydanych w latach 21-21 2 5 2 14 2 1 5 1 837 1 12 1 359 76 943 1 123 1 694 952 1 629 955 1 71 733 1 322 629 867 1 782 943 5 7 177 63 94 57 72 79 115 62 54 35 272 21 22 23 24 25 26 27 28 29 21 liczba odwołań do II instancji (Samorządowe Kolegium Odwoławcze) utrzymanie w mocy przez organ II instancji liczba skarg kasacyjnych (Naczelny Sąd Administracyjny) Liczba odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego od wydanych decyzji administracyjnych stanowiła,35% wszystkich wydanych w 21 roku decyzji administracyjnych i była mniejsza o,7% w stosunku do roku ubiegłego, z tego 52,9% decyzji zostało przez organ II instancji utrzymanych w mocy (wzrost o 12%).
Odwołania od decyzji administracyjnych wydanych w latach 29-21 6 19 odwołań w 29 r., z czego 918 odwołań dotyczy wypowiedzenia opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntu (257 decyzji utrzymanych w mocy przez organ II instancji) 5 odwołania dotyczą głównie wypowiedzeń opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntu z lat ubiegłych; 34 odwołań od decyzji, z czego 165 utrzymanych w mocy przez organ II instancji 4 434 47 345 36 w tym 227 odwołań dotyczących utraty statusu osoby bezrobotnej (217 decyzji utrzymanych w mocy przez organ II instancji) 36 odwołań dotyczących decyzji o niepełnosprawności 3 2 238 21 155 174 145 w tym 54 odwołania dotyczące warunków zabudowy i zagospodarowania terenu 21 29 1 11 9 47 53 38 27 11 8 2 7 5 7 5 4 5 6 2
Decyzje administracyjne wydane nieterminowo w latach 21-21 16 14 141 12 1 14 97 8 6 4 2 22 35 26 29 16 3 21 22 23 24 25 26 27 28 29 21
Działalność legislacyjna Prezydenta i Rady Miasta Gdańska w latach 23-21 zarządzenia Prezydenta uchwały Rady Miasta Gdańska 3 25 254 2 15 1355 1299 164 1553 1791 1923 1971 1 5 476 486 573 357 395 427 375 329 23 24 25 26 27 28 29 21
Działalność radnych (zapytania, interpelacje, wnioski Komisji Rady Miasta Gdańska) w latach 24-21 3 25 213 251 211 227 2 15 134 153 116 1 17 154 152 24 173 184 162 5 94 91 145 165 147 119 12 24 25 26 27 28 29 21 wnioski Komisji Rady Miasta Gdańska interpelacje radnych zapytania radnych
Skargi klientów na działanie Urzędu Miejskiego w Gdańsku w latach 22-21 16 14 12 1 142 8 113 17 123 99 bezzasadne zasadne 16 98 8 6 4 2 62 82 61 76 67 72 28 58 62 51 33 41 31 32 4 26 16 22 23 24 25 26 27 28 29 21 74 66
Sposób rozpatrzenia skarg w 21 roku wg. wydziałów i jednostek 35 35 8 3 25 2 15 1 5 13 22 17 3 14 11 2 9 8 4 6 4 4 2 6 4 2 5 5 4 3 3 2 2 1 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 WGK BK* WS ZDiZ WZKiOL WSO WG WUAiOZ WPR WF BRMG, MOPS, WKiO liczba skarg skargi zasadne skargi bezzasadne 16 4 66 * Biuro Kontroli (BK) rozpatruje skargi zlecone w ramach nadzoru i kontroli dotyczące pracy innych Wydziałów Urzędu Miejskiego w Gdańsku. 6 1 5 4 4 3 3 1 1 1 1 1 1 1 WS WGK WG ZDiZ DRMG SM 2 KP, PINB, PUP, WPG, ZTM 1 WSS
Wizyty interwencyjne mieszkańców w 21 roku Sekretarz Miasta D.Janczarek; 7 Skarbnik Miasta T.Blacharska; 2 Z-ca Prezydenta A.Bojanowski; 4 Z-ca Prezydenta E.Kamińska; 6 Prezydent P.Adamowicz; 23 Z-ca Prezydenta W.Bielawski; 56 Z-ca Prezydenta M.Lisicki; 555
Wizyty interwencyjne mieszkańców w latach 25-21 6 5 4 3 25 26 27 28 29 21 555 48 439 429 341 264 2 1 63 32 47 27 22 23 Prezydent Zastępca Prezydenta Miasta ds. Polityki Mieszkaniowej i Komunalnej 92 6 7 6 56 56 Zastępca Prezydenta Miasta ds. Polityki Przestrzennej 13 17 9 12 6 7 7 16 6 5 17 2 2 4 5 1 12 7 2 2 1 1 3 2 Zastępca Prezydenta Miasta ds. Polityki Społecznej Zastępca Prezydenta Miasta ds. Polityki Gospodarczej Sekretarz Skarbnik Miasta Miasta Gdańska Gdańska
Skargi, wnioski i zapytania posłów, senatorów i Rzecznika Praw Obywatelskich w latach 26-21 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 9 67 6 47 7 26 27 28 29 21
Ocena Urzędu Miejskiego w Gdańsku w ankietach Opinia o nas w latach 21-21 12 uwagi pochwały 1 8 547 6 37 385 4 298 196 2 416 34 378 189 126 181 191 68 18 99 64 67 43 7 63 21 22 23 24 25 26 27 28 29 21
WSO Ocena wydziałów Urzędu Miejskiego w Gdańsku w ankietach Opinia o nas w 21 roku WGK WPG WOM WSS WUAiOZ KP WKiO WF WS WŚ BP ds. PM Różne 8 7 6 5 7 48 suma 162 pochwały 99 uwagi 63 4 3 2 1 22 16 8 8 14 14 13 9 4 8 6 5 5 5 5 2 3 2 2 3 3 3 1 2 3 1 1 1 1 18 11 7
Klienci obsłużeni w Zespołach Obsługi Mieszkańców na podstawie biletów numerowych według rodzajów spraw w latach 29-21 12 112 525 1 8 6 4 2 71 385 75 47 51 719 53 714 59 565 4 298 48 241 44 675 33 323 33 8 36 4 25 837 31 891 33 488 28 29 21 15 34 14 478 16 21 dowody osobiste** ewidencja ludności rejestracja pojazdów prawa jazdy W sumie na podstawie biletów numerowych w 21 roku obsłużono 265 16* osób działalność gospodarcza dodatki mieszkaniowe *podana liczba osób nie obejmuje klientów przyjętych bezpośrednio w Wydziałach Urzędu Miejskiego w Gdańsku; ** niektóre procedury wymagają dwukrotnej obecności klienta w Urzędzie
Klienci umówieni internetowo i telefonicznie według rodzajów spraw w 21 roku 16 14 12 1 8 6 4 2 14164 11 663 rejestracja pojazdów 1 1 2 411 48 357 1 261 15 271 1 277 1 ewidencja działalności gospodarczej dowody osobiste prawa jazdy Urząd Stanu Cywilnego ewidencja ludności internetowo telefonicznie max czas oczekiwania (w dniach) 16 14 12 1 8 6 4 2 W 21 roku w sumie umówiło się 24 569 osób.
Klienci umówieni internetowo i telefonicznie w latach 28-21 35 3 28 959 25 12 235 22 972 24 569 2 15 6 912 15 741 internetowo telefonicznie 1 16 724 16 6 5 8 828 28 29 21
Klienci umówieni internetowo i telefonicznie według rodzajów spraw w latach 28-21 25 2 2 48 2 794 15 13 26 1 5 915 8 576 5 411 459 2 217 9 374 5 1 15 248 66 3 28 29 21 357 277 rejestracja pojazdów ewidencja działalności gospodarczej dowody osobiste Urząd Stanu Cywilnego prawa jazdy ewidencja ludności
Wykorzystanie furtek internetowych w 21 roku 3 2 5 46 Suma: 353 Suma: 1879 6 5 2 4 1 5 1 5 2 729 1 545 17 774 334 furtka przy ul. 3 Maja 9 furtka przy ul. Partyzantów 74 mężczyźni kobiety średni czas korzystania (w minutach) 3 2 1 W sumie z furtek skorzystały 5382 osoby.
Wykorzystanie furtek internetowych w latach 28-21 6 4 3775 5271 4681 5933 4274 5382 2 1496 1252 118 28 29 21 Mężczyźni Kobiety W ciągu trzech lat z furtek internetowych skorzystało bisko 17 tysięcy osób.
Ilość transakcji zrealizowanych przez Klientów za pomocą kart płatniczych w podziale na rodzaj opłaty w 29 i 21 roku 6 5 4 836 4 3 2 1 966 3 17 1 535 38 49 55 14 173 1 376 2 761 29 21 opłata skarbowa prawo jazdy, rejestracja pojazdów dowody osobiste podatek od nieruchomości użytkowanie wieczyste geodezja i pozostałe opłaty W 29 r. za pomocą kart płatniczych zrealizowano ponad 432 transakcji, zaś w 21 r. blisko 11,5 tys. transakcji.
Suma płatności zrealizowanych przez Klientów za pomocą kart płatniczych w 29 i 21 roku 7 zł 665 199 64 578 6 zł 5 zł 4 zł 3 zł 2 zł 1 zł zł 34 346 88 59 opłata skarbowa 19 211 prawo jazdy, rejestracja pojazdów 11 4 dowody osobiste 19 741 71 746 podatek od nieruchomości 11 41 38 35 użytkowanie wieczyste 122 358 geodezja i pozostałe opłaty 29 21 W 29 r. płatności zrealizowane za pomocą kart płatniczych wyniosły blisko 39 tys. zł, zaś już w 21 r. ponad 1,5 mln zł.
Płatności zrealizowane przez Klientów za pomocą kart płatniczych w 21 roku 7 zł 6 687 7 6 zł kwota transakcji liczba transakcji 6 5 zł 5 4 zł 4 3 zł 662 211 59 413 3 2 zł 1 155 2 685 2 1 zł 126 5 538 38 1 zł ul. Partyzantów 74 ul. Milskiego 1 ul. Nowe Ogrody 8/12 (kasa) 14 929 2 59 Urząd Stanu Cywilnego ul. 3 maja 9 Zrealizowano 11 445 transakcji na łączną kwotę 1 53 617 zł.