POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej Edycja 2013. Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2014
2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.) oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego edycja 2013 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Zgromadzeniu Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie obejmująca wykorzystanie w 2013 r. środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Zgromadzenia Wejherowo, ul. Kopernika 16. Kontrola obejmowała również działalność dwóch placówek, które prowadzi Zgromadzenie tj. Łaźni i Noclegowni dla Osób Bezdomnych mieszczących się pod tym samym adresem, co siedziba Zgromadzenia. Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie na podstawie umowy zawartej w 2013 r. z Wojewodą Pomorskim. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - merytorycznej poprawności realizacji zadania, - warunków realizacji zadania, - prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania), - prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych, - efektów zrealizowanego projektu.
3 Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) Umowa dotacyjna Nr 24/OW z dnia 17 czerwca 2013 r., zawarta pomiędzy Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkie a Zgromadzeniem Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie reprezentowanym przez S. Klarę Annę Szarafińska Przełożoną Domu. Kontrolę przeprowadziły w dniu 16 kwietnia 2014 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 94/2014 (PS-I.0030.94.2014) z dnia 10 kwietnia 2014r., - Ewa Szczypior - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr. Nr 95/2014 (PS-I.0030.95.2014) z dnia 10 kwietnia 2014r., W toku kontroli wyjaśnień udzielały: -s. Klara Anna Szarafińska Przełożona Domu, s. Daniela Dąbrowska - Koordynator działań Łaźni i Noclegowni dla bezdomnych prowadzonych przez Zgromadzenie,
4 - p. Mariola Kurkowska opiekunka PKPS, opiekująca się chorymi, niepełnosprawnymi podopiecznymi Noclegoni. II. Ustalenia kontrolne: W 2013 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Zgromadzeniu Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację w kwocie 10 000 zł na realizację programu: Prowadzenie Łaźni i Noclegowni dla bezdomnych zgodnie z umową Nr 24/OW z dnia 17 czerwca 2013r. Celem przedmiotowego zadania było zapewnienie osobom bezdomnym i ubogim godziwych warunków kąpieli oraz udostępnienie miejsc noclegowych osobom pozbawionym jakiegokolwiek schronienia, szczególnie w okresie jesienno-zimowym. Zadanie to realizowane było na bazie prowadzonej przez Zgromadzenie Łaźni i Noclegowni. Dzięki realizacji projektu 3 426 osób (w tym 3 354 mężczyzn i 72 kobiety) skorzystało z kąpieli, a 64 osobom udzielono schronienia w Noclegowni. Na potrzeby Łaźni i Noclegowni zaadaptowany został budynek gospodarczy mieszczący się przy siedzibie Zgromadzenia. Jest to budynek dwukondygnacyjny. Na parterze znajdują się pomieszczenia Łaźni (pomieszczenie z 2 kabinami prysznicowymi, WC, poczekalnia, pomieszczenie na przebranie się, magazyny: żywnościowy, odzieżowy, chemiczny) oraz 1 pokój z 4 miejscami, który należy już do części noclegowej. Na piętrze umiejscowione są pozostałe pomieszczenia Noclegowni: 3 pokoje, kuchnia, łazienka z kabinami prysznicowymi, WC. Pomieszczenia Noclegowni wyposażone są w niezbędne sprzęty ( w pokojach głównie łóżka piętrowe). Realizacja zadania, którego celem było objęcie interwencyjnym wsparciem osób bezdomnych i ubogich nie posiadających odpowiednich warunków sanitarnych, zamieszkałych lub przebywających na terenie Wejherowa i miejscowości ościennych obejmowała: Prowadzenie Łaźni placówka funkcjonowała w godzinach 13.00 17.00 wg następującego harmonogramu: - we wtorki i piątki z kąpieli korzystali mężczyźni, - w poniedziałki i czwartki z kąpieli korzystały kobiety.
5 Jednak w razie potrzeby Łaźnia była otwarta w każdym dniu i czasie. Osoby przychodzące do tej placówki miały możliwość skorzystania z kąpieli, ogolenia się, ostrzyżenia, odwszawienia (gdy zachodziła taka konieczność), wymiany bielizny i odzieży wierzchniej ( w okresie zimowym otrzymywali również ciepłe kurtki, czapki, rękawice, buty). W razie potrzeby udzielano też pomocy pielęgnacyjnej. Osoby korzystające z łaźni otrzymywały również pomoc żywnościową w formie suchego prowiantu. Funkcjonowanie Noclegowni dla osób bezdomnych placówka dla mężczyzn czynna całą dobę, posiadająca 20 miejsc noclegowych. Bezdomni mieli tu zapewnione schronienie, 3 posiłki dziennie (w tym jeden ciepły), możliwość skorzystania z kąpieli, wymiany odzieży, pomocy pielęgnacyjnej. Posiłki są sporządzane przez bezdomnych samodzielnie. Pomoc medyczna realizowana była w zewnętrznych placówkach służby zdrowia. Z Noclegowni mogły korzystać osoby trzeźwe dlatego przed przyjęciem dokonywano badania trzeźwości za pomocą alkomatu. Koordynacją działań Noclegowni i Łaźni zajmuje się nieodpłatnie jedna z sióstr s. Daniela Dąbrowska wspierana przez Siostrę Klarę Szarafińską - Przełożoną Domu i opiekunkę PKPS-u p. Mariolę Kurkowską. W realizacji tego zadania Zgromadzenie ściśle współpracowało z policją, strażą miejską i pracownikami socjalnymi MOPS Wejherowo (motywowanie bezdomnych do pracy, leczenia odwykowego). Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono celowość wykorzystania przekazanej w 2013 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków, stanowiącym załącznik do zawartej umowy dofinansowanie kosztów wyżywienia, zakupu odzieży, bielizny i obuwia, zabezpieczenia schodów (poprawa bezpieczeństwa budynku), mediów (gaz, woda i ścieki, energia elektryczna). Do prawidłowości rozliczeń gazu, wody i prądu (bo nie ma osobnych liczników na Dom i placówki) Zgromadzenie stosuje odpowiednie przeliczniki (uwzględniające powierzchnie pomieszczeń łaźni i noclegowni oraz liczbę korzystających), które zostały skonsultowane z operatorami mediów. Przeliczenia te stanowią materiał dowodowy kontroli. Całkowity koszt realizacji tego projektu wyniósł ogółem 14 858,80 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk (10 000 zł co stanowi 67%), środki finansowe własne
6 (1 858,80 zł co stanowi 26%) oraz wyceniony wkład osobowy (1 000 zł co stanowi 7%). Stwierdzono, że Zgromadzenie nie przekroczyło określonego w umowie procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania. Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania). Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty zawierają wszystkie niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie. Księgowość prowadzona jest ręcznie przez Przełożoną Domu w sposób umożliwiający identyfikację środków finansowych pochodzących z dotacji (osobne konto Nr 762). Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Realizowany w 2013 r. przez Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim w Wejherowie projekt przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty: - umożliwiono osobom bezdomnym i pozbawionym odpowiednich warunków mieszkaniowych skorzystanie z kąpieli i zabiegów higienicznych wraz z wymianą odzieży i wsparciem żywnościowym na bazie prowadzonej przez Zgromadzenie Łaźni, - zapewniono osobom bezdomnym schronienie i wyżywienie w ramach funkcjonowania Noclegowni, - poprzez podjęte działania interwencyjne (na bazie Łaźni i Noclegowni) zmniejszono znacząco ryzyko zamarznięcia i dalszej degradacji osób bezdomnych przebywających na terenie Wejherowa i gmin ościennych. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, kiedy prowadzone przez Zgromadzenie placówki dla bezdomnych są jedynymi tego rodzaju ośrodkami w Wejherowie. 2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo księgowej, nie budzi zastrzeżeń.
7 * * * Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Kierownikowi (Przełożonej Domu) kontrolowanej jednostki zgodnie z 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Gdańsk, dnia 6 maja 2014 r. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Zgromadzenie Sióstr Albertynek Starszy Inspektor Wojewódzki 84-200 Wejherowo, ul. Kopernika 16 /-/ Małgorzata Szady Przełożona domu Starszy Inspektor Wojewódzki /-/ s. Klara Anna Szarafińska /-/ Ewa Szczypior