POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU

Transkrypt

1 POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków budŝetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej w ramach Konkursu Grantowego Wojewody Pomorskiego Edycja Gdańsk październik 2010 r.

2 2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 34 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.), w związku z art. 20 ustawy z dnia 22 stycznia 2010r. o zmianie ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.)oraz umów zawartych w ramach Konkursu Grantowego Wojewody Pomorskiego edycja 2009, przeprowadzona została kontrola problemowa w Zespole Caritas Parafii Św. Jakuba Apostoła w Ostrowitem k. Chojnic, obejmująca wykorzystanie w 2009 r. środków budŝetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono w placówce prowadzonej przez Zespół Caritas Świetlicy Środowiskowej CARITAS-OAZA w Ciechocinie. Celem kontroli była ocena realizacji przez w Zespół Caritas Parafii Św. Jakuba Apostoła w Ostrowitem zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umowy, którą zawarł w 2009 r. z Wojewodą Pomorskim. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - merytorycznej poprawności realizacji zadania, - prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą, - prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych, - efektów zrealizowanego projektu.

3 3 Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2009r. Nr 175, poz z późn. zm.), ustawa z dnia 22 stycznia 2010 r. o zmianie ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146) rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 8 marca 2005 r. w sprawie określenia wzoru oferty podmiotu uprawnionego (Dz.U. Nr 44, poz. 427), rozporządzenie Polityki Ministra Społecznej z dnia 8 marca 2005 r. w sprawie określenia wzoru sprawozdania z realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej (Dz.U. Nr 44, poz. 428), rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 4 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia ramowego wzoru umowy o realizację zadania z zakresu pomocy społecznej (Dz.U. Nr 61, poz. 545), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), Umowy dotacyjnej Nr 52/OW z dnia 16 czerwca 2009 r. zawartej pomiędzy Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Ewę Waluk Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego a Zespołem Caritas Parafii Św. Jakuba Apostoła w Ostrowitem reprezentowanym przez Ks. Kazimierza Matyję Przewodniczącego Zespołu i Violettę Rossek Prezesa Zespołu,

4 4 Kontrolę przeprowadziły w dniu 19 października 2010 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca UpowaŜnienie Nr 195 (PS.I.0939/195 /10) z dnia 15 października 2010r., - Ewa Szczypior - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca UpowaŜnienie Nr 196 (PS.I.0939/196/10) z dnia 15 października 2010r. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: - Violetta Rossek Prezes Zespołu Caritas, kierownik Świetlicy Środowiskowej dla dzieci i młodzieŝy CARITAS-OAZA w Ciechocinie II. Ustalenia kontrolne: W 2009 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Zespołowi Caritas Parafii Św. Jakuba Apostoła w Ostrowitem w wyniku rozstrzygnięć Konkursu Grantowego Wojewody Pomorskiego dotację w kwocie zł na realizację projektu: Radosne soboty i kolorowe niedziele rozszerzenie działań Świetlicy Socjoterapeutycznej dla dzieci i młodzieŝy z rodzin dysfunkcyjnych o prezentacje w środowisku lokalnym osiągnięć świetlicowego kabaretu i zespołu muzycznego zgodnie z umową Nr 52/OW z dnia 16 czerwca 2009r. Prowadzenie świetlicy środowiskowej (socjoterapeutycznej) w Ciechocinie dla 30 dzieci i młodzieŝy z środowisk defaworyzowanych stanowi główną i najistotniejszą formę działalności Zespołu Caritas Parafii Św. Jakuba Apostoła w Ostrowitem k. Chojnic. Świetlica mieści się w budynku po byłej szkole podstawowej. Jest to lokal o łącznej powierzchni 345m² przekazany umową uŝyczenia z dnia 1 maja 2001 r. przez Zarząd Gminy Chojnice Zespołowi

5 5 Caritas na 15 lat. Na podstawie tej umowy Gmina zwolniła Caritas z opłat za czynsz w zamian za wyremontowanie, utrzymanie porządku i konserwację obiektu. Aby wywiązać się z tak sformułowanych warunków uŝyczenia Zespół Caritas przeprowadził gruntowny remont (dzięki wsparciu Fundacji Holenderskiej Królowej Julianny i polskich sponsorów) budynku, adaptując go na potrzeby świetlicy. Lokal posiada 2 kondygnacje. Na parterze znajdują się sanitariaty, dobrze wyposaŝona kuchnia, duŝa sala rekreacyjna z kominkiem (tu m.in. odbywają się koncerty, przedstawienia i inne waŝne dla społeczności lokalnej spotkania i wydarzenia). Na piętrze usytuowanych jest 5 pomieszczeń, w których mieszczą się: pracownia krawiecka (wykorzystywana równieŝ na potrzeby lokalnej spółdzielni socjalnej), pracownia komputerowa wyposaŝona w 6 stanowisk komputerowych z internetem (radiowym), kącik do odrabiania lekcji, sala projekcyjna, sala zajęć wokalnych i tanecznych wykorzystywana równieŝ do zajęć profilaktycznych. Świetlica wyposaŝona jest w stoły, krzesła, sprzęt do tenisa stołowego, sprzęt muzyczny i nagłaśniający, sprzęt wizualny (telewizor, DVD, projektor, ekran) oraz komputery. Wiele z tych urządzeń Zespół Caritas zakupił z dotacji udzielonych przez Wojewodę Pomorskiego. Świetlica daje dzieciom i młodzieŝy ze wsi Ciechocin i Ostrowite szansę na twórcze, rozwijające wiedzę i umiejętności spędzanie czasu wolnego. Mają oni moŝliwość udziału w kółkach zainteresowań: Kabaretu Ciacho, grupy teatralnej, tanecznej, wokalnej, historycznej, plastycznej, udziału w zajęciach komputerowych i mini pracowni krawieckiej. W ramach działalności Świetlicy dzieci z rodzin ubogich objęte są doŝywianiem, podejmowana jest równieŝ szeroka działalność edukacyjna (korzystanie z zasobów bibliotecznych, pomoc w odrabianiu lekcji, sięganie do zasobów internetowych). DuŜe znaczenie dla uczestników Świetlicy mają teŝ cotygodniowe zajęcia profilaktyczne (profilaktyka uzaleŝnień i przemocy) prowadzonych przez Panią Rossek (odbyła niezbędne szkolenia w tej dziedzinie) przy współpracy Pełnomocnika Wójta ds. Rozwiązywania

6 6 Problemów Alkoholowych. Zajęcia te odbywają się w 3 grupach wiekowych. W załączeniu wzory prowadzonej na tą okoliczność dokumentacji. Działalność Świetlicy oparta jest głównie na pracy wolontariuszy (5-6 stałych) pozyskanych z grona nauczycieli okolicznych szkół i wsparciu technicznofinansowym Gminnego Ośrodka Kultury (finansowanie 1/2 etatu dla Pani Violetty Rossek - kierownika Świetlicy, konsultacje i zajęcia prowadzone przez profesjonalnego instruktora muzyki). Wizytówką Świetlicy i największym sukcesem prowadzonej tu działalności artystycznej jest Kabaret Ciacho i współpracujący z nim muzyczny zespół dziecięco-młodzieŝowy. Realizowany w 2009 r. projekt przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego dotyczył umoŝliwienia prezentacji tych dokonań szerszej publiczności (w placówkach kultury i na plenerowych imprezach organizowanych w powiecie chojnickim). Oprócz promocji działań świetlicowych program ten słuŝył równieŝ wzmocnieniu poczucia własnej wartości młodych artystów (pochodzących ze środowisk zaniedbanych, patologicznych) i rozwinięciu przez nich umiejętności komunikacyjnych. Inicjatywa ta przyczyniła się teŝ do większej integracji lokalnej społeczności (do realizacji włączali się równieŝ dorośli mieszkańcy wsi: pomagali szyć stroje, szukać sponsorów, wspierali pedagogów w opiece nad dziećmi). Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowoksięgowych sprawdzono celowość wykorzystania przekazanej w 2009 r. dotacji rządowej i stwierdzono, Ŝe środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków, stanowiącym załącznik do umowy. Na realizację projektu wydatkowano kwoty wyŝsze niŝ przyznana dotacja, gdyŝ był on dofinansowywany z innych źródeł (środki własne, samorządowe Gminny Ośrodek Kultury, sponsorzy prywatni, parafia). Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki/ faktury, które dotyczyły rozliczenia powyŝszej dotacji (zgodnie z zestawieniem

7 7 zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania). W dokumentach tych zauwaŝono drobne braki w opisach, ale na miejscu zostały uzupełnione. Księgowość prowadzona jest ręcznie, w sposób zapewniający odrębną ewidencję środków finansowych pochodzących z dotacji. Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Realizowany w 2009 r. przez Zespół Caritas Parafii Św. Jakuba Apostoła w Ostrowitem projekt przy wparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty: - zapewniono dzieciom i młodzieŝy z rodzin dysfunkcyjnych, zamieszkujących tereny wiejskie, skorzystanie z bogatej oferty zajęć pozalekcyjnych, stymulujących ich rozwój społeczny, intelektualny i twórczy, - umoŝliwiono prezentację dokonań artystycznych uczestników Świetlicy Caritas-Oaza w środowisku lokalnym, wpływając pośrednio na integrację tych społeczności. 2. Sposób realizacji projektu ( w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo księgowej) nie budzi większych zastrzeŝeń. * * * Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Kierownikowi (Prezesowi ) kontrolowanej jednostki zgodnie z 16, ust. 1 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.),

8 8 przysługuje prawo zgłoszenia w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Jednostka kontrolowana: Prezes Zespołu Caritas Parafii św Jakuba Apostoła w Ostrowitem Violetta Rossek Kontrolujący: Starszy Inspektor Wojewódzki Małgorzata Szady Starszy Inspektor Wojewódzki Ewa Szczypior Przewodniczący Zespołu Caritas Parafii św Jakuba Apostoła w Ostrowitem Ks. Kaziemierz Matyja