Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa tel. (22) 628 28 62; 628 78 42 e-mail: warszawa@warszawa.rio.gov.pl Warszawa, dnia 06.11.2013 r. WK.0920.51.2013 1 Starosta Powiatu Grójeckiego ul. Józefa Piłsudskiego 59 05 600 Grójec Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 17.09.2013r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 20 czerwca 2013 r. do 17 września 2013 r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 31.12.2012 r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych: 1. Stwierdzono: W 2012 r. nie we wszystkich jednostkach organizacyjnych Powiatu przeprowadzono kontrole zarządcze (str.2 Wnioskuję: Kontrolę zarządczą należy przeprowadzać w każdej jednostce organizacyjnej Powiatu, do czego zobowiązuje art.68 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn.zm.). W zakresie księgowości i sprawozdawczości: 2. Stwierdzono: Błędne zapisy księgowe w zakresie rozliczanych zaliczek prowadzonych na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (str.13 Wnioskuję: Ewidencję rozliczanych zaliczek prowadzić zgonie z treścią powyższego konta zawartą w Załączniku Nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
3. Stwierdzono: Dokonanie płatności za faktury i rachunki, której adresatem nie jest Powiat lecz osoba fizyczna (str.13 Wnioskuję: Wydatków dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w art.44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn.zm.) 4. Stwierdzono: W prowadzonych urządzeniach księgowych Starostwa nie wystąpiło konto 290 Odpisy aktualizujące należności (str.14 Wnioskuję: Do urządzeń księgowych Starostwa wprowadzić konto 290 Odpisy aktualizujące należności, dokonując zapisów w ciągu danego roku, do czego zobowiązuje 8 oraz zasada funkcjonowania powyższego konta zawarta w Załączniku Nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 5. Stwierdzono: Brak zapisów księgowych w zakresie naliczania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (str.15 Wnioskuję: W zakresie naliczania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stosować zapis Wn 405 Ma 240, do czego zobowiązują zasady funkcjonowania powyższych kont zawarte w Załączniku nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów 6. Stwierdzono: Zawierane umowy z tytułu prowadzonych inwestycji nie były ewidencjonowane w zaangażowaniu wydatków budżetowych (str.16 Wnioskuję: Zawierane umowy z tytułu prowadzonych inwestycji ewidencjonować odpowiednio na koncie ewidencji pozabilansowej w miesiącu w którym zostały podpisane, zgodnie z zasadą funkcjonowania konta 998- Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego zawartą w Załączniku nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów 7. Stwierdzono: W sporządzonym sprawozdaniu Rb-27S za 2012r. nadpłaty wykazano nie zgodnie z ewidencją analityczną (str.16 Wnioskuję: Sprawozdania należy sporządzać rzetelnie i prawidłowo zarówno pod względem merytorycznym jak i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniu powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, do czego zobowiązuje 9 ust.1i2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r. Nr 20, poz.103). 2
8. Stwierdzono: Powstały deficyt budżetowy za 2012r. sfinansowano subwencją oświatową otrzymaną przez Starostwo Powiatowe w grudniu na styczeń 2013r. (str.17,18 protokołu) Wnioskuję: Deficyt budżetowy finansować ze środków określonych w art.217 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późn. zm.) 9. Stwierdzono: Brak udokumentowania na dzień 31.12.2012r. dowodem źródłowym zaewidencjonowanej kwoty na koncie 242 Pozostałe rozrachunki budżet (str.19 Wnioskuję: Przestrzegać art.24 ust.4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm.) 10. Stwierdzono: W prowadzonej ewidencji księgowej konto 909 wykazywane jest jednostronnie, mimo iż obroty występują zarówno po stronie Winien jak i Ma (str.19 Wnioskuję: Zapisy na koncie 909- Rozliczenia międzyokresowe prowadzić dwustronnie zgodnie z treścią powyższego konta zawartą w Załączniku Nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz.289) 11. Stwierdzono: Brak ewidencji analitycznej funduszu w środkach trwałych do konta 800- Fundusz jednostki (str.21 Wnioskuję: Zaprowadzić ewidencję analityczną funduszu w środkach trwałych do konta 800- Fundusz jednostki, do czego zobowiązuje zasada funkcjonowania powyższego konta zawarta w Załączniku Nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego. 12. Stwierdzono: Nieprawidłowe ustalenie wynagrodzenia dla Skarbnika i Wicestarosty, poprzez zawyżenie wynagrodzenia zasadniczego, dodatku za wieloletnią pracę i dodatku specjalnego (str. 28. Wnioskuję: Dostosować wynagrodzenie Skarbnika i Wicestarosty do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 1050) Załącznik Nr 3 Tabela II i III.. 13. Stwierdzono: Brak kontrasygnaty na umowach zwartych: - dnia 23.06.2012r. na dostarczenie produktu Złoty Abonament Optivum dla poszczególnych szkół i placówek oświatowych - dnia 23.06.2012r. na używanie programu komputerowego Sigma Optivum - dnia 2.02.2009r. na świadczenie usług w ramach Pakietu Srebnego programów komputerowych, a także na aneksie nr 1do zawartej umowy z dnia 26.05.2009r. na ochronę mienia (str. 30 3
Wnioskuję: Umowy potwierdzające czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, przedkładać skarbnikowi powiatu celem ich kontrasygnaty, stosownie do przepisów art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity :Dz. U. z 2013r. Nr 595 z późn. zm.) 14. Stwierdzono Przekazywanie środków finansowych do kwoty nieprzekraczającej 10000,00 zł. organizacjom pozarządowym, z pominięciem przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego. Wnioskuję: Przestrzegać przepisy art. 11 ust. 2 mając na uwadze art. 12 i art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 234poz. 1534 z późn. zm.) 15. Stwierdzono: Nieprzeprowadzenie kontroli i oceny realizacji zadania Prowadzenie na terenie Powiatu Grójeckiego domu pomocy społecznej dla 45 osób przewlekle chorych w okresie 23.12.2008r. - 31.12.2012r.tj. od dnia podpisania umowy, w zakresie prawidłowości wykorzystania otrzymanych środków publicznych (str.35 Wnioskuję: Dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania stosownie do przepisów art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) 16. Stwierdzono: Zawarta umowa z Domem Pomocy Społecznej im. Natalii Nitosławskiej na prowadzenie domu pomocy społecznej dla 45 osób przewlekle chorych i złożone sprawozdanie z wykonania tego zadania, nie były zgodne ze wzorem umowy i wzorem sprawozdania stanowiącym Załącznik Nr 2 i Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania. Ponadto zarówno umowa i sprawozdanie nie zawierały wszystkich zapisów określonych w/w wzorami (str. 35 Wnioskuję: Przestrzegać przepisy zawarte w Załączniku Nr 2 i Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011r. Nr 6 poz. 25). 17. Stwierdzono: Starosta powołując stałą komisję przetargową dnia 3.10.2009 r. do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych przez Starostwo Powiatowe w Grójcu, nie określił trybu jej pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej(str. 37 Wnioskuję: Określić tryb pracy oraz zakres obowiązków powołanej komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystość jej prac, stosownie do przepisu art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. Nr 907 z późn. zm.). 18. Stwierdzono: Niewskazanie w sporządzonym protokole z postępowania w trybie przetargu nieograniczonego o udzielenia zamówienia Ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej Powiatu Grójeckiego, informacji o sposobie ustalenia wartości szacunkowej zadania (str.41 Wnioskuję: Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. Nr 907 z późn. zm.), sporządzać zgodnie z 2 i 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223 poz. 1458) 4
20. Stwierdzono: Sporządzenie protokołu odbioru i przekazanie do eksploatacji chodnika z kostki brukowej w ciągu drogi powiatowej Sadków-Lewiczyn w Belsku Dużym w dniu 11.05.2012r. i dokonanie zapłaty za wykonanie zadania firmie Przedsiębiorstwo Handlowo- Usługowe BRUK-BUD dnia 1.06.2012r. w sytuacji, gdy zarówno specyfikacja istotnych warunków zamówienia, ogłoszenie i zawarta umowa nie przewidywały wcześniejszego terminu zakończenia prac. Termin zakończenia prac ustalono na 30.06.2012r. (str.49-50 Wnioskuję: Przestrzegać wymogów zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w ogłoszeniu o zamówieniu oraz zawartej umowy. W zakresie gospodarki mieniem 21. Stwierdzono: Brak ewidencji analitycznej w formie indywidualnych kart obiektów dla nieruchomości gruntowych zaewidencjonowanych na koncie 011 Środki trwałe (str.64 Wnioskuję: Dla nieruchomości gruntowych zaprowadzić indywidualne karty obiektów środków trwałych, do czego zobowiązuje zasada funkcjonowania powyższego konta zawarta w Załączniku Nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów 22. Stwierdzono: Różnicę między sprawozdaniem F-03 a wartością konta 011- Środki trwałe w grupie 0 grunty w kwocie 9.511.671,30zł. (str.63,64 Wnioskuję: Sprawozdania należy sporządzać rzetelnie i prawidłowo zarówno pod względem merytorycznym jak i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniu powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, do czego zobowiązuje 9 ust.1i2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r. Nr 20, poz.103). 23. Stwierdzono: Coroczną aktualizację wartości gruntów dokonywano bez stosownego rozporządzenia Ministra Finansów(str.64 Wnioskuję: Aktualizacji gruntów dokonywać w oparciu o 6 ust.5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 24. Stwierdzono: Przejęte przez Starostwo Powiatowe Grójec dn. 22.12.2011r. grunty protokołem zdawczo-odbiorczym wprowadzono na majątek Starostwa dn. 31.12.2012r. (str.66 Wnioskuję: Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, do czego zobowiązuje art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm.) 25. Stwierdzono: Zakończone protokołem odbioru robót inwestycje nie zostały wprowadzone na majątek Starostwa Powiatowego w Grójcu (str.50,67 5
Wnioskuję: Przeanalizować wszystkie zapisy księgowe na koncie 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje), wprowadzając na majątek Starostwa Powiatowego już zakończone inwestycje, przedstawiając rzetelnie i jasno sytuację majątkową, do czego zobowiązuje art.4 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm.) 26. Stwierdzono: Brak inwentaryzacji dróg powiatowych (str.67 Wnioskuję: Dokonać inwentaryzacji dróg powiatowych w oparciu o obowiązujące Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 16 lutego 2005r. w sprawie sposobu numeracji i ewidencji dróg publicznych, obiektów mostowych, tuneli, przepustów i promów oraz rejestru nadanych drogom, obiektom mostowym i tunelom (Dz. U. z 2005r. Nr 67, poz.582). 27. Stwierdzono: Nieprawidłową klasyfikację dochodów uzyskanych z tytułu wpłat opłat za centralne ogrzewanie, wodę i wywóz śmieci w dziale 700- Gospodarka mieszkaniowa, rozdziale 70005-Gospodarka gruntami i nieruchomościami 0750 k. b. (str. 69 protokołu) Wnioskuję: Dochody uzyskane z tytułu wpłat opłat w/w klasyfikować w dziale 700- Gospodarka mieszkaniowa, rozdziale 70005- Gospodarka gruntami i nieruchomościami 083 k.b. zgodnie z Klasyfikacją paragrafów dochodów, przychodów i środków stanowiącą Załącznik Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych(dz. U. Nr 38 poz. 207 z późn. zm.) Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest: - Starosta Powiatu - Skarbnik Powiatu Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Staroście Powiatu prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Tarnowski Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a 6