Wytyczne DO PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOTACJE

Program GÓRY ŚWIĘTOKRZYSKIE NASZĄ PRZYSZŁOŚCIĄ Program wykorzystania potencjału regionu dla jego aktywizacji i rozwoju Podprogram: Rozwój Lokalny; Dotacje i granty Wytyczne DO PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOTACJE Nazwa działania: Dotacje dla przedsiębiorstw Numer i nazwa naboru I/2013/DP Operator Dotacji/ Instytucja Realizująca Termin składania wniosków Ośrodek Promowania Przedsiębiorczości pl. Ks. J. Poniatowskiego 2; 27-600 Sandomierz; Tel. 15-833-34-00; faks 15-833-34-60 e-mail: fundacja@opiwpr.org.pl www.opiwpr.org.pl od 25.11.2013 r. od godz. 08:00 do 23.12.2013 r. do godz. 16:00 Sandomierz, 12 listopada 2013 r. 1

Spis treści 1. PROGRAM... 3 1.1 TŁO SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY... 3 1.2 TŁO PROJEKTU/PROGRAMU... 3 1.3 ALOKACJA FINANSOWA... 4 2. Reguły postepowania dla niniejszego naboru... 6 2.1 KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI... 6 2.1.1 Kwalifikowalność wnioskodawców: kto może aplikować?... 7 2.1.2 Partnerstwa i kwalifikowalność partnerów... 7 2.1.3 Kwalifikowalne działania: działania, o realizację których można aplikować... 7 2.1.4 Kwalifikowalność kosztów: Koszty, które mogą być brane pod uwagę przy udzielaniu dotacji 9 2.2 JAK APLIKOWAĆ I JAKICH PROCEDUR PRZESTRZEGAĆ... 13 2.2.1 Wniosek... 13 2.2.2 Dokąd i jak wysłać wniosek... 14 2.2.3 Termin składania wniosków... 15 2.2.4 Dodatkowe informacje dla wnioskodawców... 15 2.3 OCENA I WYBÓR WNIOSKÓW... 17 2.5 POWIADOMIENIE O DECYZJI... 25 2.5.1 Treść decyzji... 25 2.5.2 Sugerowany harmonogram... 25 2.6 WARUNKI DOTYCZĄCE WDRAŻANIA DZIAŁAŃ NASTĘPUJĄCYCH PO DECYZJI O PRZYZNANIU DOTACJI... 26 2.6.1 Przyznanie dotacji... 26 2.6.2 Realizacja zamówień... 27 2.6.3 Promocja Programu... 27 3. LISTA ZAŁĄCZNIKÓW... 29 2

1. PROGRAM 1.1 TŁO SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Wdrażanie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma przyczynić się do zmniejszenia różnic gospodarczych i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami rozszerzonej Unii Europejskiej, oraz przyczynić się w Polsce do zmniejszenia różnic gospodarczych i społecznych pomiędzy dynamicznymi ośrodkami miejskimi i słabymi strukturalnie regionami peryferyjnymi, określonymi jako obszar koncentracji geograficznej (województwo lubelskie, województwo podkarpackie, województwo świętokrzyskie i województwo małopolskie). Ponadto, Program Współpracy ma pozytywny wpływ na zacieśnienie dwustronnej współpracy pomiędzy Polską i Szwajcarią. Bezzwrotne, finansowe wsparcie Programu Szwajcarskiego opiewa na kwotę 489,02 mln CHF i zakłada 5-letni okres zaciągania zobowiązań i 10-letni okres wydatkowania, który rozpoczął się 14 czerwca 2007 r., tj. w dniu przyznania pomocy finansowej Polsce przez Parlament Szwajcarski. 1.2 TŁO PROJEKTU/PROGRAMU Ogólnym celem programu GÓRY ŚWIĘTOKRZYSKIE NASZĄ PRZYSZŁOŚCIĄ jest poprawa jakości życia mieszkańców regionu Gór Świętokrzyskich przy wzroście jego atrakcyjności w drodze zrównoważonego rozwoju z wykorzystaniem zasobów lokalnych i aktywności mieszkańców. Cele szczegółowe to: 1. Upowszechnienie potencjału rozpoznanych zasobów lokalnych dla rozwoju aktywności gospodarczej i społecznej regionu Gór Świętokrzyskich 2. Ukształtowanie postaw sprzyjających aktywności gospodarczej i społecznej Gór Świętokrzyskich 3. Rozwój przedsiębiorczości i działalności społecznej w regionie Gór Świętokrzyskich na bazie oferty zasobów lokalnych 4. Upowszechnienie wiedzy i popularyzacja walorów regionu Gór Świętokrzyskich. Celem działania będącego przedmiotem niniejszego naboru jest: Poszerzenie oferty turystycznej regionu poprzez rozwój przedsiębiorstw wykorzystujących w prowadzonej działalności gospodarczej kulturowe i przyrodnicze zasoby lokalne zidentyfikowane w Katalogu zasobów lokalnych lub prowadzących działalność w zakresie produktów/usług/towarów turystycznych. W niniejszym naborze planowane jest wsparcie dotacjami co najmniej 16 podmiotów. Mając powyższe na uwadze, projekt/program głównie dofinansuje projekty, które będą skupiały się na osiągnięciu następujących rezultatów: Zwiększenie zatrudnienia we wspartych przedsiębiorstwach 3

Wzrost przychodów ze sprzedaży produktów/usług/towarów opartych na zasobach lokalnych określonych w Katalogu zasobów lokalnych regionu Gór Świętokrzyskich lub produktów/usług/towarów turystycznych Zwiększenie zatrudnienia musi zostać zrealizowane poprzez utworzenie i utrzymanie co najmniej jednego nowego miejsca pracy w wymiarze minimum 0,5 etatu przez okres co najmniej 12 miesięcy. Zatrudnienie może nastąpić nie wcześniej niż w dniu podpisania umowy o dotację. Zwiększenie przychodów ze sprzedaży produktów/usług/towarów opartych na zasobach lokalnych określonych w Katalogu zasobów lokalnych regionu Gór Świętokrzyskich lub produktów/usług/towarów turystycznych należy rozumieć przez wzrost w okresie min. 1 roku od daty finansowego zakończenia projektu. Wszystkie określone we Wniosku o dofinansowanie projektu wskaźniki rezultatów projektu muszą zostać osiągnięte, co będzie podlegało kontroli na etapie realizacji, rozliczenia oraz trwałości projektu. Okres trwałości wynosi 3 lata od daty finansowego zakończenia projektu. Dodatkowo promowane będą projekty złożone przez Wnioskodawców, którzy: Posiadają siedzibę na terenie realizacji projektu przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ogłoszenia naboru 1.3 ALOKACJA FINANSOWA Ogólna, orientacyjna kwota dostępna w ramach niniejszego naboru wynosi równowartość 654.694,78 CHF przeliczona wg. kursu kupna NBP z dnia ogłoszenia naboru. Instytucja Realizująca zastrzega sobie prawo do nie przyznania wszystkich dostępnych środków bądź do przeprowadzenia dodatkowego naboru w przypadku niewyłonienia założonej liczby projektodawców w ramach pierwszego naboru. Indykatywny podział środków w ramach naboru W przypadku, gdy przewidziana finansowa alokacja nie może być w pełni wykorzystana ze względu na niedostateczną jakość lub liczbę złożonych wniosków Ośrodek Promowania Przedsiębiorczości zastrzega sobie prawo do realokacji pozostałych środków pomiędzy inne nabory. Rodzaj i wielkość dotacji Wnioski mogą być składane na następujące rodzaje działań (projektów): A. rozbudowę przedsiębiorstwa, B. działania mające na celu dokonywanie zasadniczych zmian produkcji lub procesu produkcyjnego, C. zmianę stosowanych rozwiązań produkcyjnych, technologicznych, organizacyjnych na sprzyjające poprawie środowiska naturalnego oraz BHP, 4

D. unowocześnienie wyposażenia niezbędnego do prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, E. zmianę wyrobu i/lub usługi, w tym także zmianie w sposobie świadczenia usług, F. modernizację środków produkcji. Kwota dotacji przyznanych w ramach niniejszego naboru wniosków musi zawierać się pomiędzy następującymi minimalnymi i maksymalnymi kwotami ((wartość kosztów kwalifikowalnych X poziom dofinansowania we wniosku) = kwota dotacji): Maksymalny poziom dofinansowania Minimalna kwota dofinansowania Maksymalna kwota dofinansowania 60 % 15 000 zł 120 000 zł Różnica pomiędzy wartością projektu i wartością dotacji musi być sfinansowana z zasobów własnych wnioskodawcy. 5

2. REGUŁY POSTEPOWANIA DLA NINIEJSZEGO NABORU Wytyczne wyjaśniają reguły składania wniosków, wyboru projektów oraz wdrażania działań w ramach niniejszego naboru. Dodatkowe informacje są dostępne na stronie internetowej: www.swietokrzyskieswiss.pl 2.1 KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI Istnieją trzy zestawy kryteriów, odnoszących się do: Wnioskodawców którzy mogą złożyć wniosek o dotację (2.1.1) Działań na które można przyznać dotacje (2.1.3) Rodzajów wydatków które mogą być brane pod uwagę przy ustalaniu wysokości dotacji (2.1.4) Definicje: "Wnioskodawca" "Beneficjent" "Projekt" Wniosek "Dotacja" "Wkład własny" "Całkowite wydatki kwalifikowalne" Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwo oraz osoba prowadząca działalność agroturystyczną Wnioskodawca, z którymi zostanie podpisana umowa dotacji w przypadku wyboru wniosku Zestaw działań, które wnioskodawca zamierza prowadzić należy przez to rozumieć wniosek wraz z załącznikami, które stanowią jego integralną cześć Kwota dotacji wnioskowana przez wnioskodawcę. Nie może ona przekroczyć maksymalnego poziomu procentowego (według danych podanych w punkcie 1.3) całkowitych kosztów kwalifikowalnych i musi mieścić się pomiędzy kwotami minimalnymi i maksymalnymi określonymi w punkcie 1.3 Część całkowitych wydatków kwalifikowalnych finansowanych ze środków wnioskodawcy zgodnie z postanowieniami pkt. 1.3 Suma dotacji i tej części wkładu własnego, który jest przeznaczony na koszty kwalifikowane wymienione w sekcji 2.1.4 KOF Komisja Oceny Formalnej KPD Komisja Przyznająca Dotacje OD Operator Dotacji jakim jest Ośrodek Promowania Przedsiębiorczości w Sandomierzu IR Instytucja Realizująca jaką jest Ośrodek Promowania Przedsiębiorczości w Sandomierzu 6

2.1.1 Kwalifikowalność wnioskodawców: kto może aplikować? (1) ABY KWALIFIKOWAĆ SIĘ DO OTRZYMANIA DOTACJI, WNIOSKODAWCY MUSZĄ SPEŁNIAĆ WSZYSTKIE NASTĘPUJĄCE KRYTERIA: Wnioskodawcą są mikro, małe i średnie firmy prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby prowadzące działalność agroturystyczną dłużej niż 6 miesięcy od dnia ogłoszenia naboru Inwestycja zaplanowana w ramach projektu znajduje się na obszarze realizacji programu Wnioskodawca nie zalega z płatnościami w US i ZUS Wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych) Wniosek wnioskodawcy, który nie odpowiada powyższym definicjom, zostanie odrzucony przez KOF. 2.1.2 Partnerstwa Partnerzy W ramach naboru dopuszczalne jest tworzenie partnerstw, polegającego na wzajemnej współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami. Wnioskodawcom współpracującym lub planujących współpracę z innymi przedsiębiorstwami w zakresie realizowanego projektu będą przyznawane dodatkowe punkty. W celu udokumentowania, że Wnioskodawca współpracuje bądź planuje podjąć współpracę z innymi przedsiębiorstwami, do Wniosku o dotację powinny być załączone Oświadczenia o partnerstwie (Część III wniosku o dotację). Podwykonawcy Beneficjenci dotacji mają możliwość udzielenia zamówień podwykonawcom. Umowa o podwykonawstwo może być zawarta z zastrzeżeniem zgodności z polskim Prawem zamówień publicznych. Całościowe zarządzanie projektem, za które wnioskodawca będzie odpowiedzialny, nie może być zlecone podwykonawcom. Sugeruje się, że udział podwykonawców powinien występować jedynie wtedy, gdy będzie to niezbędne do realizacji projektu. Powinien on dotyczyć jedynie usług, które nie mogą być zrealizowane przez partnerów projektu. Żaden projekt nie może być kontrolowany przez podwykonawców lub być prowadzony w celach komercyjnych. Wnioski, które nie są zgodne z tymi zasadami zostaną odrzucone przez KPD. 7

2.1.3 Kwalifikowalne działania: działania, o realizację których można aplikować Planowany czas trwania projektu nie może być dłuższy niż 18 miesięcy, z tym że projekty nie mogą się zakończyć później niż 30 czerwca 2015 (data zakończenia finansowego). Zakończenie rzeczowe to zakończenie realizacji wszelkich założonych w projekcie działań. Termin zakończenia finansowego to ostateczny termin na dokonanie wszelkich płatności w ramach projektu. Czas pomiędzy zakończeniem rzeczowym a finansowym nie może wynieść dłużej niż 30 dni. Wnioskodawca na etapie składania wniosku aplikacyjnego określa termin zakończenia rzeczowego i finansowego projektu. Wniosek o płatność końcową w ramach projektu musi zostać złożony najpóźniej 30 dni roboczych po terminie zakończenia finansowego. Projekty, których czas trwania nie jest zgodny z podanymi powyżej terminami będą odrzucone przez KOF. Lokalizacja Projekty powinny być realizowane w powiatach: kieleckim, sandomierskim, ostrowieckim, opatowskim (z wyłączeniem miast Kielce i Ostrowiec Św.). Projekty, które mają być wdrażane na obszarach i / lub które bezpośrednio oddziałują na obszary znajdujące się poza obszarem określonym powyżej zostaną odrzucone. Liczba wniosków i dotacji na jednego wnioskodawcę W ramach niniejszego naboru wniosków jeden wnioskodawca może złożyć tylko jeden wniosek. Rodzaje działań W ramach ścieżki dotacyjnej przewidziano środki na wsparcie działalności gospodarczej oraz działalności agroturystycznej prowadzonej nie krócej niż 6 miesięcy przed dniem ogłoszenia niniejszego naboru. Podmiotami uprawnionymi do złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach konkursu są przedsiębiorstwa lub osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą, na zasadach określonych w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej lub działalność agroturystyczną. Dotacja w ramach niniejszego konkursu udzielana jest w formie pomocy de minimis i może być przyznana jedynie do jej maksymalnych pułapów przysługujących Wnioskodawcy. 8

Typ podmiotu Podstawa prawna Maksymalna wartość pomocy Przedsiębiorcy Produkcja pierwotna produktów rolnych wymienionych w załączniku I TWE Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis. Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1535/2007 z dnia 20 grudnia 2007 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy de minimis w sektorze produkcji rolnej Łączna wartość pomocy de minimis dla jednego Podmiotu nie może przekroczyć równowartości 200.000 Euro brutto w okresie 3 lat kalendarzowych Łączna wartość pomocy de minimis dla jednego Podmiotu nie może przekroczyć równowartości 7.500 Euro brutto w okresie 3 lat kalendarzowych 2.1.4 Kwalifikowalność kosztów: Koszty, które mogą być brane pod uwagę przy udzielaniu dotacji Tylko "wydatki kwalifikowalne" mogą być brane pod uwagę dla celów dotacji. Budżet jest więc oszacowaniem zarówno wydatków jak i dopuszczalnego poziomu "wydatków kwalifikowalnych". Należy pamiętać, że wydatki kwalifikowalne muszą być oparte na kosztach rzeczywistych, a nie ryczałtowych. Rekomendacje przyznania dotacji są zawsze uwarunkowane założeniem, że proces weryfikacji, który poprzedza podpisanie umowy, nie wykazuje problemów wymagających zmian w budżecie (np. błędów rachunkowych). Taka weryfikacja może zmusić OD do wprowadzenia zmian wynikających z takich błędów. Kwota dotacji nie może być zwiększona w wyniku wprowadzenia korekt. W interesie wnioskodawcy jest przedstawienie budżetu realistycznego i efektywnego pod względem wydatków. Wydatki kwalifikowalne Wydatki kwalifikowalne w ramach niniejszego naboru muszą być zgodne z postanowieniami Wytycznych dla beneficjentów Priorytetu nr 1 oraz nr 2 Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, który stanowi załącznik do standardowej umowy o dotację. Środki finansowe na rozwój przedsiębiorczości powinny służyć pokryciu wydatków uznanych za niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej i odpowiednio uzasadnionych przez wnioskodawcę. Tym samym środki te, z zastrzeżeniem zasad określonych przy przyznawaniu pomocy de minimis, mogą być przeznaczone w szczególności na: 9

wydatki inwestycyjne - np. na zakup środków trwałych, maszyn i urządzeń, wartości niematerialnych i prawnych, prace remontowe i modernizacyjne, wydatki na pokrycie innych niezbędnych wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą z wyłączeniem wypłaty wynagrodzeń. W ramach projektów sfinansowane mogą zostać wyłącznie wydatki uznane za kwalifikowane, tj. wydatki spełniające łącznie poniższe warunki: są bezpośrednio związane z realizowanym projektem i są niezbędne do właściwego jego przygotowania lub realizacji, są uwzględnione w budżecie projektu, są racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych, są ponoszone w sposób celowy, rzetelny i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami, optymalnego doboru metod służących osiągnięciu założonych celów, z zachowaniem zasad przejrzystości, jawności, ochrony uczciwej konkurencji oraz dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów, rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez Beneficjenta wykonawców w ramach realizowanego projektu, zostały poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków, tj. nie wcześniej niż przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie realizacji projektu i nie później niż w dniu zakończenia realizacji projektu określonym w umowie o dofinansowanie, są poparte właściwymi dowodami księgowymi, są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej Beneficjenta, który jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania ze środków. Przykładowe wydatki kwalifikowalne: wydatki na nabycie robót i materiałów budowlanych związanych z przebudową i adaptacją pomieszczeń obiektów budowlanych, budowli i lokali (niewymagających pozwolenia na budowę), pod warunkiem, że są niezbędne do prawidłowej realizacji i osiągnięcia celów projektu, zakup wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu, wydatki na nabycie środków trwałych na stałe zainstalowanych w projekcie i ściśle związanych z realizacją projektu pod warunkiem, że środki te będą włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz wydatki te będą traktowane jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości, wydatki na zakup środków transportu pod warunkiem, że środek transportu jest samochodem specjalistycznym lub pozostałym taborem bezszynowym oraz przedsiębiorca 10

nie wykonuje działalności w zakresie usług transportowych oraz gdy środek transportu jest niezbędny do realizacji projektu i stanowi integralną część projektu, zakup pozostałego sprzętu i wyposażenia, dla których prowadzona będzie ewidencja środków trwałych niskocennych lub ewidencja ilościowo wartościowa, prace związane z przygotowaniem inwestycji oraz zewnętrzne usługi doradcze z nią związane, koszty promocji projektu pod warunkiem, że: są bezpośrednio związane z realizowaną ze środków dotacji inwestycją, zostały uzasadnione we wniosku oraz w biznesplanie, nie stanowią więcej niż 10 procent wartości projektu, koszty podatku VAT, jeśli zgodnie z odrębnymi przepisami Beneficjentowi nie przysługuje prawo jego zwrotu lub odliczenia od należnego podatku od towarów i usług, zakup używanych środków trwałych oraz pozostałego sprzętu i wyposażenia (nie dotyczy ICT), pod warunkiem, że: o środek trwały nie został zakupiony z wykorzystaniem środków publicznych krajowych lub zagranicznych w tym szwajcarskich (Wnioskodawca jest zobligowany do przedstawienia stosownego oświadczenia), o cena środka trwałego nie przekracza wartości rynkowej, określonej na dzień zakupu i jest niższa od ceny nowego środka trwałego, o środek trwały posiada właściwości techniczne niezbędne do realizacji przedsięwzięcia objętego dofinansowaniem oraz spełnia obowiązujące normy i standardy, kosztem kwalifikowalnym robót budowlanych na potrzeby podejmowania lub rozwijania działalności związanej z pobytem turystów w gospodarstwie rolnym, mogą być jedynie koszty bezpośrednio związane z pobytem turystów (pokoje gościnne, pokoje do wypoczynku, kuchnie wyłącznie dla turystów, łazienki wyłącznie dla turystów, tarasy i balkony oraz inne pomieszczenia przeznaczone wyłącznie dla turystów). Wkład rzeczowy Wkład rzeczowy nie stanowi rzeczywistego wydatku i nie jest kosztem kwalifikowalnym. Wydatki niekwalifikowalne (przykłady) W szczególności następujące wydatki są niekwalifikowalne: Długi i rezerwy na straty lub długi; Należne odsetki; Elementy sfinansowane w ramach innego schematu (podwójne finansowanie); Straty wynikające z różnic kursowych; Podatki, w tym VAT, chyba że Beneficjent nie może ich odzyskać, a odpowiednie przepisy nie zakazują finansowania tych podatków; Kredyty na rzecz osób trzecich; 11

Nabycie pojazdów przeznaczonych do transportu drogowego przez podmioty gospodarcze prowadzące działalność zarobkową w zakresie drogowego transportu towarowego Wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu ; Wydatki poniesione przed podpisaniem Umowy o dotację; Wydatki związane z ustanowieniem zabezpieczenia; wydatki na zakup usług doradczych, takich jak usługi doradztwa podatkowego, prawnicze lub reklamowe, które stanowią element stałej lub okresowej działalności podmiotu lub są związane z bieżącymi wydatkami operacyjnymi beneficjenta; wydatki związane z bieżącą działalnością podmiotu, w tym związane z bieżącą naprawą maszyn/parku maszynowego; zakup nieruchomości; koszty osobowe wynagrodzenia; koszty szkolenia pracowników; wydatki związane z leasingiem danego dobra; opłaty administracyjne związane z pracami budowlanymi, wydatki na środki obrotowe np. zakup towarów. Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych, zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT) w ramach projektu, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz.535, z późn. zm.). 12

2.2 JAK APLIKOWAĆ I JAKICH PROCEDUR PRZESTRZEGAĆ 2.2.1 Wniosek Wnioski muszą być składane na formularzu będącym załącznikiem do niniejszych wytycznych (załącznik nr 1). Wnioski muszą być składane w języku polskim. Wyjaśnienia będą wymagane jedynie, gdy podane informacje są niejasne, w sposób uniemożliwiający KPD przeprowadzenie obiektywnej oceny. Tylko wniosek aplikacyjny i załączniki, które są załączone do tych wytycznych zostaną uznane za ważne i zostaną przekazane do oceny KPD. Dlatego jest niezmiernie ważnym, aby dokumenty te zawierały wszystkie istotne informacje dotyczące projektu. Żadne dodatkowe załączniki nie będą akceptowane. Wnioskodawcy muszą ściśle stosować się do formatu wniosku i wypełniać poszczególne punkty we wskazanej kolejności. Wszystkie pola we wniosku o dofinansowanie powinny być wypełnione. W miejsce pól, które nie mają zastosowania do wniosku, należy wpisać nie dotyczy. Podczas wypełniania wniosku, wnioskodawca musi stosować się do zasad wypełniania wniosku. Jest to niezbędne, aby wnioski mogły być rozpatrywane i oceniane w sposób jak najbardziej efektywny. Załączniki do wniosku winny być ponumerowane i umieszczone za wnioskiem, ściśle według podanej w nim numeracji. Wniosek o dofinansowanie i wszystkie załączniki należy przygotować w zwartej formie każdy egzemplarz (oryginał/kopia) w odrębnym skoroszycie. Oryginał wniosku o dofinansowanie oraz integralne załączniki projektu powinny być podpisane czytelnie (lub parafowane z imienną pieczątką) przez osoby upoważnione do podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Kopia wniosku o dofinansowanie projektu oraz kopie załączników powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem winno zawierać klauzulę za zgodność z oryginałem oraz czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu lub parafkę wraz z imienną pieczątką. W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się dwa rodzaje potwierdzenia za zgodność z oryginałem : potwierdzenie na każdej stronie, 13

na pierwszej stronie dokumentu zawarta jest klauzula za zgodność z oryginałem od strony 1 do strony X oraz czytelny podpis lub parafka wraz z imienną pieczątką osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu. Wnioski sporządzane odręcznie nie będą przyjmowane. 2.2.2 Dokąd i jak wysłać wniosek Dokąd wysłać: Wnioski należy złożyć w zaklejonej kopercie listem poleconym, pocztą kurierską lub składać osobiście na poniższy adres: Adres pocztowy (ten sam adres ma zastosowanie do dostawy osobistej lub przesyłki kurierskiej) Ośrodek Promowania Przedsiębiorczości w Sandomierzu pl. ks. J. Poniatowskiego 2, 27-600 Sandomierz Wnioski dostarczone w inny sposób (np. faksem lub pocztą elektroniczną) lub dostarczone na inny adres niż wskazany powyżej zostaną odrzucone. Co należy dostarczyć Wersja papierowa: jeden (1) oryginał i jedną (1) kopię: Wniosek aplikacyjny (w formacie Word i Excel), wraz z wymaganymi załącznikami, Biznes plan (w formacie Word). Wersja elektroniczna Kopia dokumentów, o których mowa powyżej, zawierająca identyczne informacje, musi być dostarczona w formie elektronicznej (CD-ROM). Na płycie powinny się znaleźć jedynie wniosek aplikacyjny, biznes plan i plan ekonomiczno-finansowy. Każdą część aplikacji (wniosek aplikacyjny, biznes plan, plan ekonomiczno-finansowy) należy złożyć w oddzielnym pliku elektronicznym. Wniosek aplikacyjny nie może być podzielony na oddzielne pliki. Aby ułatwić rozpatrywanie wniosków, wersje elektroniczne muszą być dostarczane w formatach Word. 14

Koperta zewnętrzna musi zawierać następujące oznaczenia: OD:. [Wnioskodawca musi podać imię, nazwisko i adres] Ośrodek Promowania i Wspierania Przedsiębiorczości Rolnej w Sandomierzu pl. ks. J. Poniatowskiego 2, 27-600 Sandomierz Dotacje dla przedsiębiorstw Nabór I/2013/DP Wnioskodawcy muszą sprawdzić, czy ich wniosek jest kompletny poprzez wypełnienie listy sprawdzającej (część V wniosku) i podpisanie oświadczenia wnioskodawcy (sekcja V wniosku). Podpisywanie dokumentów Osoba podpisująca wniosek aplikacyjny oraz "oświadczenie wnioskodawcy" musi by właściwie umocowana do działania w imieniu osoby składającej wniosek. 2.2.3 Termin składania wniosków Termin składania wniosków upływa w dniu 23.12.2013 r. W przypadku przesyłek kurierskich, pocztowych, podobnych decyduje czas dotarcia do miejsca określonego przez OD (patrz pkt 2.2.2). Każdy wniosek złożony po terminie zostanie automatycznie odrzucony. W przypadku otrzymania mniejszej liczby wniosków niż 10, Operator Dotacji zastrzega sobie prawo do anulowania i ponownego uruchomienia naboru, bądź przedłużenia czasu trwania naboru. 2.2.4 Dodatkowe informacje dla wnioskodawców Pytania związane z wypełnieniem wniosku mogą być wysyłane e-mailem nie później niż na 10 dni przed ostatecznym terminem składania wniosków na adres podany poniżej: Adres e-mail: k.lubas@opiwpr.org.pl Odpowiedzi zostaną udzielone nie później niż w terminie 5 dni przed ostatecznym terminem składania wniosków. Celem zapewnienia równego traktowania wnioskodawców, OD nie może wydać uprzedniej opinii w sprawie kwalifikowalności wnioskodawcy lub działania. Pytania, które mogą być istotne dla innych wnioskodawców, zostaną opublikowane wraz z odpowiedziami na stronie internetowej OD: www.swietokrzyskieswiss.pl Żadne informacje na temat oceny, wyjaśnień lub decyzji o przyznaniu dotacji nie mogą zostać ujawnione. Wszelkie działania podejmowane przez wnioskodawcę mogące wpływać na proces oceny 15

w jakikolwiek sposób (czy to poprzez inicjowanie kontaktów z członkami KPD lub w inny sposób) będą skutkować natychmiastowym wykluczeniem jego wniosku z dalszego rozpatrywania i wykluczeniem tego wnioskodawcy z udziału w naborach wniosków na okres dwóch lat. Jednakże wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone na różnych etapach procesu oceny, zostaną poinformowani o powodach takiej decyzji na piśmie. 16

2.3 OCENA I WYBÓR WNIOSKÓW Wnioski będą sprawdzane i oceniane przez KOF (Komisję Oceny Formalnej) oraz KPD (Komisję Przyznawania Dotacji). Pracom Komisji może towarzyszyć przedstawiciel Władzy Wdrażającej Programy Europejskie (działającej jako Instytucja Pośrednicząca), a także przedstawiciel Biura Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy w Warszawie lub Krajowej Instytucji Koordynującej (na życzenie tych instytucji). Wszystkie wnioski składane przez wnioskodawców będą oceniane według następujących kroków i kryteriów: Krok 1: Ocena formalna 1. Ocena formalna polega na potwierdzeniu, że złożony wniosek o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami jest zgodny z kryteriami oceny formalnej. 2. Oceny formalnej złożonych wniosków dokonuje KOF w oparciu o Kartę oceny formalnej. W skład KOF wchodzą pracownicy OD. 3. KOF ma 30 dni kalendarzowych licząc od dnia zakończenia naboru na dokonanie oceny formalnej wniosków. W uzasadnionych przypadkach termin oceny formalnej może zostać przedłużony. 4. Każdy z wniosków o dofinansowanie oceniany jest przez dwóch ekspertów KOF. 5. Jeżeli na etapie oceny formalnej wniosków stwierdzona zostanie niezgodność z którymkolwiek z kryteriów podstawowych wniosek zostaje odrzucony z przyczyn formalnych. 6. Jeżeli na etapie oceny formalnej wniosków stwierdzona zostanie niezgodność z którymkolwiek z kryteriów dodatkowych wniosek może być jednorazowo skorygowany, w terminie 5 dni kalendarzowych od daty doręczenia wezwania do uzupełnienia lub poprawy wniosku o dofinansowanie projektu. Wezwanie wysyłane jest za pośrednictwem poczty lub faksem lub drogą elektroniczną na adres Wnioskodawcy wskazany we wniosku. Jeżeli w wyznaczonym terminie uzupełniony lub poprawiony wniosek nie zostanie dostarczony lub wskazany błąd nie zostanie właściwie poprawiony, KOF odrzuci wniosek z przyczyn formalnych. 7. W przypadku uzupełniania lub poprawy formularza wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, formularz wniosku powinien być powtórnie złożony w całości (nie dopuszcza się wymiany pojedynczych stron formularza wniosku). Uzupełnieniu lub poprawie mogą podlegać wyłącznie elementy wskazane do poprawy lub uzupełnienia (chyba, że wprowadzane zgodnie z uwagami KOF zmiany implikują kolejne zmiany; należy wówczas wprowadzić dodatkowe zmiany do formularza wniosku o dofinansowanie realizacji projektu i odpowiednich załączników i przekazać na piśmie informację o wprowadzeniu zmian). Jeśli Wnioskodawca zauważy we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu inne błędy formalne, poprawia je informując jednocześnie o tym fakcie OD, przedstawiając stosowne wyjaśnienia. 17

8. Jeśli braki dotyczą jedynie podpisów, paraf, numeracji stron lub pieczęci możliwe jest ich uzupełnienie w siedzibie OD. Fakt ten zostanie udokumentowany wpisem aktualnej daty przy naniesionych uzupełnieniach. 9. Jeżeli Wnioskodawca uzupełni dokumentację i wprowadzi korekty w wyznaczonym terminie, wniosek podlega ponownej ocenie formalnej w oparciu o Kartę oceny formalnej. 10. Projekty spełniające kryteria podstawowe oceny formalnej oraz dodatkowe oceny formalnej umieszczane są na liście projektów kierowanych do oceny merytorycznej. 11. O wynikach oceny formalnej Wnioskodawca zostaje poinformowany pismem przesłanym pocztą na adres wskazany we wniosku o dofinansowanie. W przypadku negatywnej oceny w piśmie zawarta jest informacja o przyczynach negatywnej oceny wniosku. Pisma są wysyłane w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty zatwierdzenia wyników oceny formalnej. 12. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony w wyniku oceny formalnej, wnioskodawca ma prawo do złożenia odwołania. Odwołanie powinno odnosić się do powodów odrzucenia oraz wyjaśnić w sposób jasny przyczyny złożenia odwołania. Termin do złożenia odwołania określony jest w pkt. 2.5.1 wytycznych. Zarząd Fundacji rozpatruje zasadność odwołania i podejmuje decyzję, która jest ostateczna i nie może być przedmiotem dalszych odwołań. Decyzja jest wysyłana do wnioskodawcy przez OD zgodnie z pkt. 2.5.1 wytycznych. Karta oceny formalnej KARTA OCENY FORMALNEJ KRYTERIUM TAK NIE NIE DOTYCZY I. KRYTERIA PODSTAWOWE 1. Czy wniosek został złożony w terminie określonym w wytycznych dla niniejszego naboru? 2. Czy wniosek został wypełniony w wersji elektronicznej? 3. Czy wniosek został wypełniony na obowiązującym w naborze formularzu? 4. Czy wniosek jest wypełniony w języku polskim? 5. Czy wnioskodawca i jego partnerzy (jeśli dotyczy) ubiegają się o dofinansowanie tylko przedmiotowego projektu w ramach niniejszego naboru? 6. Czy wnioskodawca i jego partnerzy (jeśli dotyczy) są kwalifikowalni zgodnie z wytycznymi dla UWAGI 18

wnioskodawców dla niniejszego naboru? 7. Czy projekt zlokalizowany jest na obszarze wsparcia? 8. Czy działania pokazane we wniosku są kwalifikowane zgodnie z wytycznymi dla wnioskodawców dla niniejszego naboru? 9. Czy czas trwania projektu nie wykracza poza dopuszczalne ramy czasowe? 10. Czy wniosek został podpisany? 11. Czy każdy partner podpisał oświadczenie o partnerstwie i te oświadczenia są załączone? II. KRYTERIA DODATKOWE 1. Czy wniosek jest przedłożony w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem lub dwa oryginały) wraz z wersją elektroniczną wniosku na płycie CD lub innym nośniku? 2. Czy wersja papierowa wniosku jest tożsama z jego wersją elektroniczną? 3. Czy wniosek i załączniki zostały prawidłowo podpisane przez Wnioskodawcę? 4. Czy komplet dokumentów jest trwale spięty? 5. Czy wniosek zawiera wszystkie wymagane załączniki? 6. Czy wszystkie wymagane rubryki (pola) wniosku i jego załączników są wypełnione? 7. Czy koszty wskazane we wniosku są kwalifikowalne zgodnie z wytycznymi dla wnioskodawców dla niniejszego naboru? 8. Czy limity procentowe wydatków wskazane w budżecie nie zostały przekroczone? 9. Czy wnioskowana kwota dofinansowania jest równa lub większa niż 15.000 PLN (dozwolone minimum)? 10. Czy wnioskowana kwota dofinansowania jest równa lub mniejsza niż 120.000 PLN (dozwolone maksimum)? III. WYNIKI OCENY FORMALNEJ 1. Czy wniosek spełnia wszystkie kryteria podstawowe? 2. Czy wniosek spełnia wszystkie kryteria podstawowe, a nie spełnia kryteriów dodatkowych 19

i może zostać skierowany do uzupełnienia i/lub korekty? 3. Czy wniosek spełnia wszystkie kryteria podstawowe oraz dodatkowe i może zostać przekazany do oceny merytorycznej? Oceniający: Data: IV. PONOWNA WERYFIKACJA FORMALNA Czy po dokonaniu poprawek i uzupełnień do oceny formalnej fakultatywnej wniosek spełnia wszystkie kryteria podstawowe oraz dodatkowe i może zostać przekazany do oceny merytorycznej? Oceniający: Data: Jedynie wnioski, które przechodzą krok 1 oceny zostaną ocenione w ramach kroku 2. Krok 2: Ocena merytoryczna - pełna ocena wniosku 1. Wnioski, które spełnią wymagania formalne, zostaną przekazane do oceny merytorycznej ekspertom powołanym przez OD i wchodzącym w skład KPD. 2. W sytuacji kiedy wartość projektu jest większa bądź równa 100.000,00 zł wnioski o dofinansowanie zostaną ocenione wg. Karty oceny kryteria wyboru wniosku. KARTA OCENY Kryteria wyboru wniosku Projekt: Góry Świętokrzyskie Naszą Przyszłością Wnioskodawca: Nr ewidencyjny Wniosku: Oceniający: 20

KRYTERIA WYBORU dla projektu o budżecie przekraczającym 100 tys. zł Kryterium Tak Nie 1. Czy Wnioskodawca posiada zdolność finansową? 2. Czy Wnioskodawca posiada zdolność operacyjną? Imię i nazwisko oceniającego: Data, podpis: Jeżeli na którekolwiek z powyższych pytań odpowiedź jest negatywna, wniosek zostanie odrzucony. 3. Wnioski o dofinansowanie zostaną ocenione wg kryteriów merytorycznych w oparciu o Kartę oceny merytorycznej. 4. Ocena merytoryczna trwa nie dłużej niż 14 dni kalendarzowych. Ostateczna liczba punktów przyznanych danemu projektowi jest średnią arytmetyczną punktów przyznanych przez 2 członków KPD dokonujących jego oceny merytorycznej. 5. Wniosek może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Jeżeli łączna średnia ocena będąca całkowitą sumą średnich ocen dla sekcji 1-4 wynosi mniej niż 65 punktów, KPD odrzuci wniosek. Jeżeli całkowita średnia ocena dla sekcji 1 Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu jest niższa niż 20 punktów, KPD odrzuci wniosek. W przypadku uzyskania jednakowej liczby punktów, wyższe miejsce na liście rankingowej uzyska wniosek, którzy otrzymał większą liczbę punktów w części 1 arkusza oceny, a następnie w części 3 arkusza oceny. W przypadku stwierdzenia rozbieżności w ocenie punktowej pomiędzy dwoma oceniającymi ekspertami, członkami KPD większej niż 20 punktów, oceny dokona trzeci ekspert. W przypadku, gdy ocena danego wniosku przez jednego eksperta wynosi poniżej 65 pkt., natomiast drugiego eksperta 65 pkt. lub więcej, dodatkowej oceny dokona trzeci ekspert. W obu powyższych przypadkach ocena trzeciego eksperta jest oceną ostateczną. 6. W przypadku stwierdzenia przez ekspertów na etapie oceny merytorycznej, błędów rachunkowych prowadzących do zmiany wartości projektów, oczywistych pomyłek w treści wniosku, zapisów wniosku powodujących rozbieżne interpretacje lub niejasności w analizie finansowej, technicznej, niejasności dot. wybranych rozwiązań technologicznych lub zaistnieje potrzeba uzyskania dodatkowych informacji, KPD może zażądać od Wnioskodawcy złożenia wyjaśnień i korekt w terminie do 3 dni roboczych od daty otrzymania pisma, pod rygorem odrzucenia wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Wezwanie wysyłane jest za pośrednictwem poczty lub faksem lub drogą elektroniczną na adres Wnioskodawcy wskazany we wniosku. W przypadku niedostarczenia w tym terminie lub niepoprawnego uzupełnienia dokumentów KPD odrzuca wniosek. 21

7. Na podstawie protokołu z prac KPD, tworzona jest lista rankingowa wniosków o dofinansowanie po ocenie merytorycznej, zawierająca listę wniosków rekomendowanych do dofinansowania realizacji projektów. 8. Decyzje KPD z listą wszystkich projektów, którym została przyznana dotacja oraz lista projektów rezerwowych, będą dostarczone do wiadomości WWPE. W przypadku braku sprzeciwu ze strony WWPE w ciągu 5 dni roboczych, OD ogłasza listę uczestnikom naboru na stronie WWW projektu. 9. O wynikach oceny merytorycznej Wnioskodawca zostaje poinformowany pismem przesłanym pocztą na adres wskazany we wniosku o dofinansowanie. W przypadku negatywnej oceny w piśmie zawarta jest informacja o przyczynach negatywnej oceny wniosku. Pisma są wysyłane w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty zatwierdzenia listy rankingowej wniosków o dofinansowanie. 10. Dofinansowanie na realizację zgłaszanych wniosków o udzielnie wsparcia jest ograniczone pulą środków zarezerwowanych na ten cel w niniejszym naborze. 11. Wnioski, które nie uzyskały dofinansowania pozostają na liście rezerwowej. W przypadku pojawienia się oszczędności finansowych kolejne wnioski najwyżej ocenione będą rekomendowane do dofinansowania. 11. KPD ma prawo do obniżenia kwoty dofinansowania, jeśli uzna część kosztów za nieuzasadnioną. Jeżeli Uczestnik projektu zaakceptuje niższą kwotę, będzie zobowiązany do dostarczenia zaktualizowanego harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu. W przypadku braku akceptacji niższej kwoty dofinansowania, do dofinansowania rekomendowany będzie kolejny wniosek z listy rankingowej. 13. Ocena dokonana przez KPD jest ostateczna i nie podlega procedurze odwoławczej. 14. Każde z kryteriów oceniane jest w skali od 0 do 5 pkt. w zakresie zgodności z celami projektu, gdzie 0 niezgodny, 1 zgodny w minimalnym zakresie, 2 umiarkowanie zgodny, 3 zgodny, 4 zdecydowanie zgodny, 5 całkowicie zgodny. Ostateczna ocena każdego kryterium jest iloczynem oceny zgodności oraz wagi przyjętej dla poszczególnych kryteriów. KARTA OCENY MERYTORYCZNEJ Sekcje / podsekcje (pytania) 1. Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu (adekwatność) Max. liczba punktów 40 Waga Ocena Uwagi 1.1 W jaki sposób projekt wpłynie na osiągniecie celów niniejszego naboru, w szczególności czy projekt jest ukierunkowany na poszerzenie oferty turystycznej regionu i rozwój produktów 15 3 22

turystycznych. 1.2 Czy wnioskodawca podejmuje/prowadzi działalność w oparciu o zidentyfikowane zasoby lokalne lub działalność w zakresie produktów/usług/towarów turystycznych? 1.3 Czy zaplanowano wzrost przychodów z tytułu prowadzenia działalności w oparciu o zidentyfikowane zasoby lokalne lub działalności w zakresie produktów/usług/towarów turystycznych? 1.4 Czy Wnioskodawca posiada siedzibę na terenie realizacji projektu? 1.5 Czy w wyniku realizacji projektu zostaną utworzone nowe miejsca pracy? 10 2 5 1 5 1 5 1 2. Metodologia 10 2.1 Czy i w jakim stopniu proponowane działania są odpowiednie, praktyczne i pozwolą na realizację 2,5 0,5 zakładanych celów projektu? 2.2 Jak spójny jest całościowy plan działania? W szczególności czy odzwierciedla on analizę problemów, bierze pod uwagę czynniki zewnętrzne? Czy wnioskodawca przeprowadził 2,5 0,5 analizę ryzyka i zaplanował odpowiednie działania zaradcze? Czy harmonogram działań jest racjonalny i wykonalny? 2.3 Czy projekt będzie realizowany w partnerstwie? Czy poziom zaangażowania partnerów jest 2,5 0,5 wystarczający? 2.4 Czy wnioskodawca posiada odpowiednie zaplecze techniczne bądź czy zaplecze techniczne zostanie 2,5 0,5 zakupione ze środków dotacji? 3. Trwałość 30 3.1 Czy w projekcie wskazano i opisano mierzalne produkty? 3.2 Czy oczekiwane rezultaty proponowanego projektu będą trwałe - jak będą finansowane działania po zakończeniu finansowania z dotacji? 3.3 Czy opis działań po zakończeniu finansowania daje szansę na kontynuację projektu w porównywalnej skali? 7,5 1,5 7,5 1,5 7,5 1,5 23

3.4 Czy wnioskodawca dokonał oceny potencjału nabywców, przeprowadził analizę konkurencji oraz określił kanały dostaw? 7,5 1,5 4. Budżet i efektywność kosztowa 20 4.1. Czy stosunek dofinansowania i oczekiwanych 5 1 rezultatów jest zadowalający? 4.2. Czy proponowane wydatki są niezbędne do 5 1 realizacji działań? 4.3. Czy wydatki ukazane w budżecie są opisane w 5 1 przejrzysty i szczegółowy sposób? 4.4. Czy wszystkie wydatki są kwalifikowane zgodnie z 5 1 dokumentacją konkursową i zasadami SPPW? Łączna maksymalna ocena 100 Uzasadnienie oceny (min. 10 zdań) Proponowana kwota dotacji Rekomenduję/nie rekomenduje (niepotrzebne skreślić) do dofinansowania... Imię i Nazwisko Oceniającego.. Podpis (Miejscowość, data) 24

2.5 POWIADOMIENIE O DECYZJI 2.5.1 Treść decyzji Wnioskodawcy zostaną pisemnie poinformowani o decyzji dotyczącej ich wniosku wraz z uzasadnieniem decyzji. Wnioskodawcy przysługuje prawo do odwołania się od oceny formalnej wniosku w terminie 3 dni od otrzymania pisma informującego o decyzji. Od oceny merytorycznej KPD nie przysługuje odwołanie. 2.5.2 Sugerowany harmonogram DATA Termin końcowy zadawania pytań 13 grudnia 2013 Ostateczna data odpowiedzi na pytania i udzielenia wyjaśnień przez OD 18 grudnia 2013 Ostateczny termin składania wniosków o dotację 23 grudnia 2013 Przekazanie wnioskodawcom informacji po sprawdzeniu kwalifikowalności i weryfikacji formalnej (potencjalne wezwania do złożenia wyjaśnień lub dostarczenia dodatkowych informacji) 14 stycznia 2014 Ostateczny termin dostarczenia dodatkowych informacji 20 stycznia 2014 Przekazanie wnioskodawcom informacji o ocenie wniosków 23 stycznia 2014 Powiadomienie o udzieleniu dotacji 20 lutego 2014 Podpisanie umowy 7 marca 2014 25

2.6 WARUNKI DOTYCZĄCE WDRAŻANIA DZIAŁAŃ NASTĘPUJĄCYCH PO DECYZJI O PRZYZNANIU DOTACJI 2.6.1 Przyznanie dotacji Po decyzji o przyznaniu dotacji, Beneficjent otrzyma propozycję umowy bazującą na standardowym wzorze umowy (patrz załącznik nr 2). Podpisując wniosek o dofinansowanie, wnioskodawca deklaruje przyjęcie warunków standardowej umowy, w przypadku gdy zostanie mu przyznana dotacja. Zabezpieczenie umowy W terminie 14 dni od podpisania umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu w wysokości 100 % wartości otrzymanej dotacji. Formami zabezpieczenia zwrotu projektu otrzymanych środków mogą być w szczególności: o poręczenie, weksel własny, weksel z poręczeniem wekslowym (aval), o hipoteka na nieruchomości, o gwarancja bankowa, o zastaw na prawach lub rzeczach, o blokada rachunku bankowego, o akt notarialny o poddaniu się egzekucji przez dłużnika. Wybór formy zabezpieczenia musi zostać zaakceptowany przez OD. Koszty związane z ustanowieniem zabezpieczenia nie stanowią wydatków kwalifikowanych w projekcie. Zmiany w projekcie Na etapie realizacji projektu dopuszczalne jest zgłaszanie zmian w projekcie w stosunku do złożonego wniosku o dotację. Zmiany takie będą wymagały poinformowania OD bądź uzyskania pisemnej zgody na OD na wprowadzenie zmiany w zależności od rodzaju zmiany: wprowadzenie do budżetu nowej pozycji wymaga uzyskania pisemnej zgody OD zgoda taka wydawana będzie w terminie 14 dni roboczych od daty złożenia zmiany do OD przesunięcie środków pomiędzy pozycjami budżetowymi do 15 proc. wartości pozycji z której przesuwane są środki oraz do 15 proc. wartości pozycji, na którą przesuwane są środki wymaga pisemnej zgody OD przed wprowadzeniem zmiany - zgoda taka wydawana będzie w terminie 14 dni roboczych od daty złożenia zmiany do OD Przesunięcie środków pomiędzy pozycjami budżetowymi powyżej 15 proc. wartości pozycji nie jest dopuszczalne. 26

OD nie przewiduje możliwości dokonywania zmian w rezultatach zaproponowanych przez Wnioskodawcę, chyba, że udowodni on, iż niemożność osiągnięcia rezultatów wynika z czynników niezależnych od działań Wnioskodawcy i nie mogła zostać przewidziana na etapie wnioskowania o dotację. Kontrola Wnioskodawca na etapie realizacji projektu oraz przez pięć lat po jego zakończeniu zobowiązany jest do poddania się kontroli prowadzonej przez osoby bądź jednostki uprawnione do tego przez Operatora Dotacji bądź instytucje go nadzorujące. Archiwizacja dokumentów Wszelkie dokumenty potwierdzające realizację działań w ramach projektu muszą być przechowywane przez wnioskodawcę przez okres realizacji projektu oraz przez okres dziesięciu lat od daty zakończenia projektu (okres liczony od zakończenia finansowego projektu). 2.6.2 Realizacja zamówień W przypadku gdy wykonanie działania wymaga od beneficjenta udzielenia zamówienia publicznego, musi on udzielić zamówienia oferentowi oferującemu najlepszy stosunek jakości do ceny, zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania potencjalnych wykonawców, przy jednoczesnym dbaniu o uniknięcie wszelkich konfliktów interesów. Procedury polskiej ustawy o zamówieniach publicznych muszą być stosowane. Ponieważ wydatek musi zostać dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku, Wnioskodawca w przypadku każdego wydatku wynoszącego powyżej 5000 zł za jednostkę sprzętu bądź łączną wartość zamówienia u jednego dostawcy powinien wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców.. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert. Wnioskodawca wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. Potwierdzenie wysyłki pisma, maila bądź faksu oraz wszystkie odpowiedzi, które zostały przesłane w odpowiedzi na zapytanie muszą być przechowywane w dokumentacji projektu przez okres dziesięciu lat od daty zakończenia projektu. 2.6.3 Promocja Programu Wniosek powinien zawierać informacje dotyczące promocji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym informacje na temat produktów zakupionych ze środków finansowych Programu. Wskazania dotyczące niezbędnych działań są określone w Wytycznych w sprawie informacji i 27

promocji dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Działania promocyjne dotyczące Programu zostaną szczegółowo określone w standardowej umowie o dotację. Wszelkie materiały informacyjno-promocyjne (ulotki, broszury, plakaty, billboardy, informacje prasowe, strona internetowa, itp.) powinny zawierać logotyp Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy oraz następującą formułę informującą o wsparciu: Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Działania informacyjno-promocyjne powinny jasno potwierdzać otrzymaną pomoc na wszystkich dokumentach związanych z projektem oraz na każdym materiale promocyjnym (np. materiały konferencyjne, szkoleniowe, broszury, ulotki, plakaty). 28

3. LISTA ZAŁĄCZNIKÓW ZAŁĄCZNIK 1: WNIOSEK O DOTACJĘ WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI DOKUMENTY INFORMACYJNE ZAŁĄCZNIK 2: STANDARDOWA UMOWA O DOTACJĘ ZAŁĄCZNIK 3: KATALOG ZASOBÓW LOKALNYCH do wykorzystania na etapie konstruowania działań w projekcie. 29