W ojewódzka Inspekcja Geodezyjna i K artograficzna w Rzeszowie GK-I.431.1.5.2014 PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ Podstawa prawna: Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 zpóźn. zm.). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii (Dz. U. Nr 101, poz. 1090). Roczny plan kontroli Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Rzeszowie na 2014 r. Organ zarządzający kontrolę: Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Rzeszowie. Nazwa i siedziba jednostki kontrolowanej: Starostwo Powiatowe w Sanoku ul. Rynek 1 38-500 Sanok Kierownik jednostki kontrolowanej: Pan Sebastian Niżnik - Starosta Sanocki. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: Pani Bogusława Hnilka - Geodeta Powiatowy - Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - pełniąca funkcję od dnia 02.01.2001 r. Pan Artur Kukla Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Sanoku. oraz pracownicy prowadzący poszczególne zadania objęte kontrolą. Kontrolę przeprowadzono w dniach: 13.03.2014 r.,14.03.2014 r. Przedmiot kontroli: Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków oraz gleboznawczej klasyfikacji gruntów.
Kontrolę przeprowadziły: Urszula Nabel - kierownik zespołu - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli i Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie na podstawie upoważnienia GK-I.431.1.5.2014 z dnia 28.02.2014 r. udzielonego przez Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego [str. 7 akt kontroli]. Bożena Stachowicz-Prędki - członek zespołu kontrolującego - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli i Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie na podstawie upoważnienia GK-I.431.1.5.2014 z dnia 28.02.2014 r. udzielonego przez Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego [str. 8 akt kontroli]. Kontrolą został objęty okres: od 01.01.2013 r. do 12.03.2014 r. Obowiązujące przepisy: 1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst. jedn. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) 2. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 z późn. zm.) - (dalej ustawy), 3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 267), 4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 17 stycznia 2013 r. w sprawie zintegrowanego systemu informacji o nieruchomościach(dz.u. z 2013 r. poz. 249) 5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2012 r. w sprawie gleboznawczej klasyfikacji gruntów (Dz.U. z 2012 r. poz. 1246) 6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2012 r. w sprawie państwowego rejestru granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju (Dz.U. z 2012 r. poz. 199), 7. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), 8. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498), 9. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, 10. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), 11. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii (Dz. U. Nr 101, poz. 1090), 12. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454) - (dalej rozporządzenia w sprawie egib), GK-I.431.1.5.2014 Strona 2 z 13
13. Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 listopada 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U z dnia 16.12.2013 r., poz. 1551), 14. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 1956 r. w sprawie klasyfikacji gruntów (Dz.U. Nr 19, poz. 97 ze zm.) - uchylone z dniem 29.11.2012 r. Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego pismem z dnia 17.01.2014 r. nr GK-I.431.1.5.2014 zawiadomił Kontrolowanego o rozpoczynającej się kontroli problemowej z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków oraz gleboznawczej klasyfikacji gruntów [str. 1-4 akt kontroli]. Pismem z dnia 28.02.2014 r. nr GK-I.431.1.5.2014 poinformował o zmianie zespołu kontrolnego [str. 5-6 akt kontroli]. OPIS STANU FAKTYCZNEGO I STWIERDZONYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Ustalenia formalno-organizacyjne. Funkcję Starosty Sanockiego - Kierownika jednostki kontrolowanej od dnia 01.12.2010 r. pełni Pan Sebastian Niżnik na podstawie uchwały Nr 1/3/2010 Rady Powiatu w Sanoku z dnia 01.12.2010 r. [str. 9 akt kontroli]. Starostwo Powiatowe w Sanoku działa na podstawie następujących aktów prawnych: - ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz. U. z 200lr. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.), - ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej - w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106, poz. 668 z późn. zm.), - ustawy z dnia 13 października 1998 r. - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 87 z późn. zm.), - Statutu Powiatu Sanockiego przyjętego Uchwałą Nr II/7/200 Rady Powiatu Sanockiego z dnia 04 grudnia 2002 roku [str. 10-22 akt kontroli], - Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sanoku przyjętego Uchwałą Nr XXXI/358/2012 Rady Powiatu Sanockiego z dnia 14 grudnia 2012 r. [str. 23-45 akt kontroli]. W strukturze organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Sanoku działa Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami o symbolu organizacyjnym GN w skład, którego wchodzą następujące referaty - 7 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sanoku: - Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej o symbolu GN.I., - Referat Katastru o symbolu GN.II., - Referat Gospodarki Nieruchomościami i Ochrony Gruntów Rolnych i Leśnych o symbolu GN.III.. GK-I.431.1.5.2014 Strona 3 z 13
Zadania Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami wymieniono 26 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sanoku fstr. 40-42 akt kontroli]. Wydziałem tym kieruje Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - Geodeta Powiatowy podporządkowany bezpośrednio Staroście Sanockiemu. Funkcję Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz Geodety Powiatowego pełni Pani Bogusława Hniłka zgodnie z zakresem czynności z dnia 07.02.2012r. fstr. 48-49 akt kontroli]. Pani Bogusława Hniłka posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii nr 8989 z dnia 20.05.2000 r. z zakresów [str. 51 akt kontroli]-. - Geodezyjne pomiary sytuacyjno-wysokościowe, realizacyjne i inwentaryzacyjne, - Rozgraniczanie i podziały nieruchomości (gruntów) oraz sporządzanie dokumentacji do celów prawnych. Starosta Sanocki zarządzeniem nr 34/2007 z dnia 01 czerwca 2007 r. upoważnił Panią Bogusławę Hniłkę do: -załatwiania spraw z zakresu administracji publicznej, włącznie z prawem wydawania w imieniu Starosty decyzji administracyjnych, -podpisywania pism zgodnie z właściwością rzeczową Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, -kontroli prac geodezyjnych i kartograficznych przyjmowanych do zasobu geodezyjnego i kartograficznego, -nadawania cech dokumentu materiałom wydawanym z zasobu geodezyjnego i kartograficznego [str. 50 akt kontroli]. Funkcję Kierownika PODGiK w Sanoku pełni Pan Artur Kukla na podstawie zakresu czynności z dnia 18.10.2011 r. [str. 52-53 akt kontroli]. Pan Artur Kukla posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii w następujących zakresach [str. 54-55 akt kontroli]: - Geodezyjne pomiary sytuacyjno-wysokościowe, realizacyjne i inwentaryzacyjne - świadectwo Głównego Geodety Kraju nr 19567 z dnia 28.04.2007 r. - Rozgraniczanie i podziały nieruchomości (gruntów) oraz sporządzanie dokumentacji do celów prawnych - świadectwo Głównego Geodety Kraju nr 19567 z dnia 25.04.2009 r. Starosta Sanocki zarządzeniem nr 17/2010 z dnia 19 marca 2010 r. upoważnił Pana Artura Kuklę do załatwiania spraw z zakresu [str. 56 akt kontroli]. -ustaw y Prawo geodezyjne i kartograficzne włącznie z prawem podpisywania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń oraz innych pism w w/w sprawach, -kontroli prac geodezyjnych i kartograficznych przyjmowanych do zasobu geodezyjnego i kartograficznego, -nadawania cech dokumentu materiałom wydawanym z zasobu geodezyjnego i kartograficznego. GK-I.431.1.5.2014 Strona 4 z 13
W trakcie kontroli ustalono, stan zatrudnienia, wykształcenia oraz uprawnienia zawodowe pracowników realizujących zadania z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków oraz gleboznawczej klasyfikacji gruntów [str. 46-47 akt kontroli]. Obrazuje go poniższa tabela: Ilość osób Ilość pracowników posiadających uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii Ilość pracowników z wykształceniem wyższym geodezyjnym Ilość pracowników z wykształceniem średnim geodezyjnym 8 4 osoby - zakres 1 i 2, 1 osoba - zakres 2 3 5 2. Ustalenia szczegółowe - prowadzenie ewidencji gruntów i budynków 2.1 Utrzymywanie systemu informatycznego obsługującego bazy danych ewidencyjnych w ciągłej gotowości operacyjnej Kontrolujące ustaliły, że zadania związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków realizowane są przy wykorzystaniu systemu TurboEwid v. 7.8 [kopie licencji str. 85 akt kontroli]. Jest to system którego, jednym z modułów jest baza ewidencji gruntów i budynków, w której część opisowa i kartograficzna są ze sobą zintegrowane. Wszystkie dane gromadzone są w jednej zintegrowanej bazie ORACLE [kopie licencji str. nr 86 akt kontroli]. Częścią systemu TurboEwid jest komponent WebEWID do prezentacji mapy oraz innych danych w Internecie. Za pomocą hasła i loginu można odpowiednio ograniczać użytkownikom zakres udostępnionych informacji. Prognozuje się, że wdrożenie tego komponentu nastąpi w miesiącu kwiecień 2014 roku. [oświadczenia Geodety Powiatowego str. 83-84 akt kontroli]. W celu utrzymywania systemu w ciągłej gotowości operacyjnej, zawarta jest z producentem umowa na asystę techniczną i konserwację oprogramowania [str. 8 7-1 0 8 akt kontroli]. Umowa obejmuje m.in.: - dostarczanie uaktualnień oprogramowania wymaganych przez nowe przepisy, - dodawanie nowych funkcji usprawniających pracę użytkownika, - usuwanie uszkodzeń danych zawartych w bazie, - usuwanie awarii w serwerze sieciowym, - udzielanie wsparcia w zarządzaniu kontami użytkowników, - udzielanie konsultacji pracownikom Starostwa Powiatowego w Sanoku Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami. Dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych, Starosta Sanocki zarządzeniem z dnia 29 listopada 2007 r. Nr 49/2007 wprowadził do użytku służbowego Politykę bezpieczeństwa danych osobowych Starostwa Powiatowego w Sanoku [str. 109-151 akt kontroli], Ww. dokumenty określają ogólne zasady i tryb postępowania administratora danych, osób wyznaczonych przez niego oraz wszystkich pracowników Urzędu, a w szczególności: - nadawanie uprawnień do przetwarzania danych, - rejestrowanie i wyrejestrowywanie uprawnień do przetwarzania danych, - procedury rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie, - tworzenie i przechowywanie kopii awaryjnych,
- ochrona systemu informatycznego przed wirusami komputerowymi, - przechowywanie nośników informacji w tym kopii informatycznych i wydruków, - przeglądy i konserwacje systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych osobowych, - postępowanie w zakresie komunikacji w sieci komputerowej. 2.2 Utrzymanie operatu ewidencji gruntów i budynków w stanie aktualności tj. zgodności z dostępnymi dla organu dokumentami i materiałami źródłowymi oraz terminowość i poprawność zawiadamiania o dokonanych zmianach Kontrolujące ustaliły, że dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków wpływają do kancelarii ogólnej Starostwa Powiatowego w Sanoku (z wyjątkiem dokumentacji technicznej powstałej w wyniku realizacji prac geodezyjnych) i tam są rejestrowane w książce podawczej, Niezależnie od tego dokumenty są rejestrowane w wewnętrznej książce podawczej, która znajduje się w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, ponieważ Wydział ten mieści się w innym budynku niż Kancelaria Ogólna. Dekretacji dokumentów dokonuje Naczelnik Wydziału - Geodeta Powiatowy. [oświadczenie Geodety Powiatowego str. 152 akt kontroli] Każdy obręb ewidencyjny posiada teczkę dowodów zmian założoną w układzie rocznym. Dokumenty rejestrowane są w teczkach o symbolu GN.II.6620...rok na poszczególnych stanowiskach pracy. Kontrolą objęto 20 losowo wybranych dowodów zmian zarejestrowanych w dzienniku zgłoszeń zmian w latach 2013 i 2014 (do dnia 12.03.2014 r.). Wyniki kontroli zastawiono w tabeli nr 1 [str. 170-172 akt kontroli]. Na podstawie w/w tabeli Kontrolujące stwierdziły, że: - we wszystkich kontrolowanych przypadkach termin wprowadzenia zmiany nie przekraczał miesiąca, - dane zawarte w dokumentach stanowiących podstawę wprowadzenia zmian zostały w sposób poprawny ujawnione w operacie ewidencji gruntów i budynków. Zestawienie ilości zarejestrowanych dokumentów oraz ilości wprowadzonych zmian w roku 2013 oraz w okresie 01.01.2014 r. - 12.03.2014 r. przedstawiono w tabeli [str. 166-169 akt kontroli] w rozbiciu na poszczególne obręby ewidencyjne. Kontrolujące ustaliły, że we wszystkich zbadanych przypadkach zawiadomione zostały podmioty wymienione w 49 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków, oraz że treść zawiadomień zawiera informacje wymienione w 49 ust. 2 tego rozporządzenia. 2.3 Archiwizacja dokumentów ewidencyjnych, które utraciły przydatność użytkową Kontrolujące ustaliły, że zgłoszenia, dokumenty i kopie zawiadomień, a także inne akta i dokumenty ewidencyjne, które utraciły przydatność użytkową są przechowywane w archiwum wydziałowym, które stanowi część archiwum zakładowego SP w Sanoku, [oświadczenie Geodety Powiatowego - str. 153 akt kontroli]. Archiwum wydziałowe znajdujące się na parterze w budynku Starostwa Powiatowego w Sanoku przy ul. Kościuszki 36 w pomieszczeniu nr 6. GK-I.431.1.5.2014 Strona 6 z 13
W pomieszczeniu tym na bieżąco kontrolowana jest temperatura i wilgotność. W Starostwie Powiatowym w Sanoku w 2012 r. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku przeprowadziło kontrolę, która wykazała właściwą kwalifikację zbiorów i dobry stan fizyczny dokumentacji oraz dobre warunki przechowywania. Wykorzystywany w PODGiK zintegrowany system informatyczny TurboEwid do prowadzenia egib zapewnia możliwość archiwizacji (w ramach systemu) wszystkich danych ewidencyjnych, które utraciły swoją aktualność, a także ich przeglądanie na ekranie monitora i wykonywanie wydruków [przykładowe wydruki wycofanych danych ewidencyjnych - str. 154-165 akt kontroli], 2.4 Udostępnianie danych ewidencyjnych (podmioty, klauzule, pieczęcie) Podczas kontroli ustalono, że dane ewidencyjne zawierające dane osobowe udostępniane są uprawnionym podmiotom zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy. Oceniając treść, formę wypisów i wyrysów udostępnianych z operatu ewidencyjnego oraz klauzul związanych z ich uwierzytelnieniem - Kontrolujące stwierdziły, że są one zgodne z załącznikiem nr 5 do rozporządzenia w sprawie egib. Przykładowe wnioski o udostępnienie danych z operatu ewidencji gruntów i budynków zawarto w aktach kontroli [str. 177-193 akt kontroli], 2.5 Wykonanie obowiązków związanych z zabezpieczeniem danych ewidencyjnych przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nich danych oraz dostępem osób nieuprawnionych Kontrolujące ustaliły, że: - zbiór danych osobowych o nazwie Ewidencja gruntów i budynków - 2009, zgłoszony przez Starostwo Powiatowe w Sanoku, został zarejestrowany przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w księdze rejestrowej nr 081340 w dniu 27sierpnia 2009 r. [zaświadczenie Biura GOIDO - str. 202-204 akt kontroli/, - wszyscy pracownicy zatrudnieni w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami przetwarzający dane osobowe zostali przeszkoleniu w zakresie zasad dotyczących ochrony danych osobowych [kopie oświadczeń - str. 194-201 akt kontroli], - zarządzeniem z dnia 29 listopada 2007 r. Nr 49/2007 wprowadzono do użytku służbowego Politykę bezpieczeństwa danych osobowych oraz Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Sanoku [str. 109-151 akt kontroli]. Przetwarzanie danych osobowych związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków odbywa się zgodnie z ww. dokumentami. Sposób wykonywania obowiązku związanego z zabezpieczeniem danych ewidencyjnych przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną modyfikacją oraz dostępem osób nieuprawnionych przedstawiony został w oświadczeniu Geodety Powiatowego [str. 205 akt kontroli]. GK-I.431.1.5.2014 Strona 7 z 13
T Kontrolujące ustaliły, że w kontrolowanym okresie Starosta Sanocki przekazał Podkarpackiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Rzeszowie kopie baz danych ewidencji gruntów i budynków zgodnie z 53 ust 2 rozporządzenia w sprawie egib tj. w dniach: 03.01.2013 r., 11.07.2013 r. i 14.01.2014 r. [str. 214-218 akt kontroli]. 2.6 Informacja dotycząca przeprowadzanych okresowych weryfikacji danych ewidencyjnych Kontrolujące ustaliły, że Starosta Sanocki przeprowadza okresowe weryfikacje danych ewidencyjnych poprzez weryfikację zgodności danych ewidencyjnych za stanem faktycznym na gruncie. Powiat sanocki obejmuje swoim zasięgiem 121 obrębów ewidencyjnych. Z uwagi na brak środków finansowych nie ma możliwości przeprowadzenia okresowej weryfikacji na terenie całego powiatu. Okresową weryfikacje danych ewidencyjnych [str. 206 akt kontroli]: a) w zakresie zgodności danych ewidencyjnych za stanem faktycznym na gruncie przeprowadzono poprzez modernizację ewidencji gruntów i budynków: - w roku 2012 na obrębach ewidencyjnych: Markowce, Bykowce, Posada Jaćmierska, Niebieszczany, - w roku 2013 na obrębach ewidencyjnych: Zabłocę, Łodzina, Kostarowce, Dębna, Liszna gm. Sanok i Tokarnia gm. Bukowsko. b) w zakresie stwierdzonych rozbieżności w kompleksach gruntów pomiędzy stanem faktycznym na gruncie a ewidencyjnym przeprowadzono fragmentaryczną weryfikację: - w roku 2012 na obrębach ewidencyjnych: Długie gm. Zarszyn, Załuż gm. Sanok, miasto Sanok obręb Śródmieście, Strachocina gm. Sanok. - w roku 2013 na obrębach ewidencyjnych: Tyrawa Wołoska gm. Tyrawa Wołoska i Wola Michowa, Nowy Łupków gm. Komańcza. 2.7 Informacja dotycząca przeprowadzonej modernizacji (art. 24a ustawy w związku z 44 pkt 8 rozporządzenia w sprawie EGiB). Przeprowadzone modernizacje ewidencji gruntów i budynków w 2013 r. przedstawia oświadczenie Geodety Powiatowego [str. 207 akt kontroli]: Kontrolujące ustaliły, że w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego: - pod poz. 3110 z dnia 28.08.2013 r. została umieszczona informacja Starosty Sanockiego, że projekt operatu opisowo - kartograficznego modernizacji ewidencji gruntów i budynków obrębów Kostarowce, Łodzina, Zabłotce gmina Sanok stał się operatem ewidencji gruntów i budynków [str. 208 akt kontroli], - pod poz. 364 z dnia 24.01.2014 r. została umieszczona informacja Starosty Sanockiego, że projekt operatu opisowo - kartograficznego modernizacji ewidencji gruntów i budynków obrębu Liszna gmina Sanok stał się operatem ewidencji gruntów i budynków [str. 209 akt kontroli/, - pod poz. 522 z dnia 06.02.2014 r. została umieszczona informacja Starosty Sanockiego, że projekt operatu opisowo - kartograficznego modernizacji ewidencji gruntów i budynków obrębu Tokarnia gmina Bukowsko stał się operatem ewidencji gruntów i budynków [str. 210 akt kontroli], - pod poz. 563 z dnia 11.02.2014 r. została umieszczona informacja Starosty Sanockiego, że projekt operatu opisowo - kartograficznego modernizacji ewidencji GK-I.431.1.5.2014 Strona 8 z 13
gruntów i budynków obrębu Dębna gmina Sanok stał się operatem ewidencji gruntów i budynków [str. 211 akt kontroli], W roku 2014 Starosta Sanocki zaplanował przeprowadzenie modernizacji ewidencji gruntów i budynków na 7 obrębach gm. Bukowsko: Bełchówka, Nadolany, Nagórzany, Nowotaniec, Ratnawica, Wola Piotrowa, Wola Sękowa [str. 228-2 3 7 akt kontroli]. 2.8 Terminowość sporządzania i przekazywania rocznych zestawień zbiorczych Kontrolujące ustaliły, że powiatowe zestawienia zbiorcze danych objętych ewidencją gruntów i budynków Starostwo Powiatowe w Sanoku przekazało do Wojewódzkiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie: - wg stanu na dzień 1 stycznia 2013 r. w dniu 15.02.2013 r. [str. 212 akt kontroli], - wg stanu na dzień 1 stycznia 2014 r. w dniu 11.02.2014 r. [str. 213 akt kontroli], z zachowaniem wymaganego przepisami terminu ( 44 pkt 7 i 76 ust. 1 rozporządzenia w sprawie egib). 2.9 Przekazywanie Głównemu Geodecie Kraju przez starostę danych określających przebieg granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych, dla których ustalone zostały nowe punkty graniczne lub zmienione zostały współrzędne określające położenie dotychczasowych punktów granicznych. Kontrolujące ustaliły, że Starosta Sanocki: - w 2013 r. przekazał dane aktualizacyjne PRG z terenu powiatu sanockiego pismem z dnia 07.01.2014r znak GN.1.6641.1.4.2013 do Wojewódzkiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie [str. 219 akt kontroli], - jest w trakcie usuwania rozbieżności, wykrytych w ramach projektu TERYT2, dotyczących przebiegu granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych powiatu sanockiego. Od września 2013 r. wykryte rozbieżności przesyła co miesiąc do PWINGiK w plikach swde zawierających przebieg granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych, - w dniu 10.01.2014 r. przesłał pocztą elektroniczną dane dot. przebiegu granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych w formie plików swde PWINGiK [str. 220 akt kontroli], 2.10 Obowiązek utworzenia metadanych dla zbiorów danych objętych bazą danych ewidencji gruntów i budynków oraz obowiązek zgłoszenia zbiorów i usług danych przestrzennych do ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych Kontrolujące ustaliły, że: - metadane dla zbiorów danych objętych bazą danych ewidencji gruntów i budynków dla Powiatu Sanockiego zostały opublikowane w edytorze metadanych udostępnionych przez GUGiK, - zbiory i usługi danych przestrzennych dotyczące ewidencji gruntów i budynków z terenu Powiatu Sanockiego zostały zgłoszone w dniu 02.12.2010 r. do ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych - strona http://geoportal.gov.pl [str. 221-227 akt kontroli]. GK-I.431.1.5.2014 Strona 9 z 13
I 2.11 Stan modernizacji ewidencji gruntów i budynków w powiecie. Kontrolujące ustaliły, że powiat sanocki obejmuje 121 obrębów, z których: - na dzień kontroli zmodernizowanych zostało 41 obrębów, - 7 obrębów planowanych jest do realizacji w 2014r, - prace związane z kompleksową modernizacją ewidencji gruntów i budynków na terenie Powiatu Sanockiego nie zostały zakończone - do zmodernizowania pozostało 73 obręby. Szczegółowe informacje, dotyczące stanu modernizacji ewidencji gruntów i ewidencji budynków przedstawiono w Tabeli nr 1 i Tabeli nr 2 [str. 228-237 akt kontroli]. 2.12 Prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości Kontrolujące ustaliły, że: - w Starostwie Powiatowym w Sanoku rejestr cen i wartości nieruchomości prowadzony jest w systemie TurboEwid v 7.8., - system TurboEwid pozwala na rejestrację wszystkich danych i informacji wymienionych w 74 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków, - w rejestrze wprowadzane są ceny nieruchomości wykazane w aktach notarialnych wpływających do urzędu oraz wartości nieruchomości wynikające z wyciągów z operatów szacunkowych przekazywanych przez rzeczoznawców majątkowych. - akty notarialne i wyciągi z operatów szacunkowych wpływające do Starostwa Powiatowego w Sanoku rejestrowane są w dzienniku podawczym kancelarii ogólnej. Następnie przekazywane są do Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, gdzie rejestrowane są w teczkach dowodów zmian, założonych w układzie rocznym, oddzielnie dla każdego obrębu ewidencyjnego. - niezbędne dane dotyczące nieruchomości pobierane są do RCiWN automatycznie z modułu obsługującego egib. - do dnia 12.03.2014 r. w rejestrze wykazano 6936 cen (transakcji) i 289 wartości (wycen) [str. 238 akt kontroli]. - Starosta Sanocki nie prowadzi monitoringu przekazywanych przez rzeczoznawców wyciągów z operatów szacunkowych, dla których wydane zostały informacje i materiały z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. - z rejestru cen i wartości nieruchomości wydawane były wypisy w formie numerycznej w plikach z rozszerzeniem *.xls i *.doc, - dane dotyczące cen i wartości nieruchomości wpisywane są do rejestru w ramach bieżącej aktualizacji operatu ewidencyjnego, jednocześnie z wprowadzaniem zmian danych ewidencyjnych wynikających z dokumentów wpływających do Starosty w celu aktualizacji ewidencji. Terminowość wprowadzania takich danych do rejestru cen i wartości została sprawdzona łącznie ze sprawdzeniem terminowości wprowadzania zmian na podstawie aktów notarialnych. Nie stwierdzono nieterminowego wprowadzania danych do rejestru. Na podstawie przykładowych wydruków z rejestru cen i wartości kontrolujące sprawdziły, czy zakres rejestrowanych informacji jest zgodny z przepisem 74 ust. 2 rozporządzenia w sprawie egib. Stwierdzono, że rejestr zawiera wszystkie informacje wymienione w ww. przepisie. GK-I.431.1.5.2014 Strona 10 z 13
Kontrolujące sprawdziły również terminowość wprowadzania do rejestru cen i wartości nieruchomości danych wyciągów z operatów szacunkowych [tabela nr 2 - terminowość aktualizacji RCiW N - str. 239 akt kontroli]. We wszystkich kontrolowanych przypadkach dane do rejestru cen i wartości nieruchomości zostały wprowadzone prawidłowo. Termin wprowadzenia danych do ww. rejestru nie przekraczał miesiąca. 3. Załatwianie wniosków stron oraz orzecznictwo w przedmiocie zmian w ewidencji gruntów i budynków. Kontrolujące ustaliły, że sprawy związane z orzecznictwem z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzone są w teczkach oznaczonych symbolem GN.II.660. nr sprawy, rok Sprawy ogólne dotyczące ewidencji gruntów i budynków. Ilość wniosków i decyzji dot. ewidencji gruntów i budynków [str. 166 akt kontroli]. przedstawia się następująco: Rok 2013 Rok 2014 (do 12.03.2014) Ilość wniosków o zmianę danych 345 28 Ilość spraw załatwionych w drodze decyzji 118 13 Ilość spraw załatwionych w drodze czynności materialno- 1309 256 technicznych Ilość odwołań od decyzji 2 2 W celu kontroli sposobu załatwienia wniosków stron oraz prawidłowości prowadzenia postępowania administracyjnego w przedmiocie zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków Kontrolujące sprawdziły 10 losowo wybranych spraw z teczki. Wyniki kontroli przedstawiono w tabeli nr 3 [str. 243-245 akt kontroli]. W kontrolowanych sprawach Kontrolujące nie stwierdziły naruszenia terminu załatwiania spraw - art. 35 3 kpa, zauważono jednak brak zapewnienia wszystkim zainteresowanym stronom czynnego udziału w prowadzonych postępowaniach - art. 10 kpa. 4. Orzecznictwo w przedmiocie gleboznawczej klasyfikacji gruntów Kontrolujące ustaliły, że: - sprawy z zakresu gleboznawczej klasyfikacji gruntów realizowane są przez pracownika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Sanoku posiadającego zaświadczenie ukończenia kursu dla klasyfikatorów gruntów z dnia 17.05.2002 r. wydane przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi [str. 241-242 akt kontroli], - w kontrolowanym okresie były prowadzone postępowania w sprawach dotyczących gleboznawczej klasyfikacji gruntów [str. 240 akt kontroli], - postępowania administracyjne w przedmiocie gleboznawczej klasyfikacji gruntów dotyczyły głównie aktualizacji klas i użytków gruntów zalesionych na podstawie przepisów o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich ze środków pochodzących z Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej lub na postawie przepisów o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków GK-1.431.1.5.2014 Strona 11 z 13 '
i Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, wykonywanych z urzędu (liczba spraw -13). Klasyfikację gleboznawczą na gruntach dotychczas niesklasyfikowanych wykonano w jednym przypadku (znak: GN.II.6623.6.2013), natomiast ponowną klasyfikację wykonano w trzech przypadkach (grunty po rekultywacji oraz błędnie ustalone) [str. 240 akt kontroli]. Działania w tym zakresie nie budzą zastrzeżeń. 5. Przyjmowanie i załatwianie skarg oraz wniosków z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. W ramach czynności kontrolnych ustalono, że zgodnie z 20 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sanoku komórką odpowiedzialną za organizację i nadzór nad załatwianiem skarg i wniosków wpływających do Starosty oraz przekazywanie ich do załatwienia Wydziałom i Kierownikom jednostek organizacyjnych należy do zadań Wydziału Organizacyjnego. Szczegółowy zapis dot. przyjmowania w sprawach skarg i wniosków został zapisany w Regulaminie Pracy Starostwa Powiatowego w Sanoku. Kontrolujące ustaliły, że informacja o sposobie przyjmowania skarg i wniosków zgodnie z 3.2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków została: - wywieszona na drzwiach wejściowych do Biura Obsługi Klienta, - wywieszona na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego, - zamieszczona na stronie internatowej Starostwa Powiatowego w Sanoku (w Biuletynie Informacji Publicznej). Rejestr skarg i wniosków prowadzony jest w formie papierowej przez wyznaczonego pracownika sekretariatu Wydziału Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sanoku. W okresie objętym kontrolą wpłynęły 2 skargi z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków: - w 2013 r. -1 skarga - w 2014 do dnia kontroli -1 skarga. W okresie objętym kontrolą nie były wnoszone skargi lub wnioski w formie ustnej. Działania w tym zakresie nie budzą zastrzeżeń. WNIOSKI Z KONTROLI Szczegółowe ustalenia kontroli przedstawiono w protokole i aktach kontroli. Ich wyniki dowodzą że kontrolowany, organ realizując zakres zadań objęty kontrolą, nie ustrzegł się nieprawidłowości i uchybień. W zakresie spraw merytorycznych objętych zakresem kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia w odniesieniu do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 267), a mianowicie stosowania wymogu art. 10 kpa - zapewnienia wszystkim zainteresowanym stronom czynnego udziału w prowadzonych postępowaniach. W pozostałym zakresie kontrolowanych zadań nie stwierdzono nieprawidłowości. Na tym protokół zakończono. GK-I.431.1.5.2014 Strona 12 z 13
W trakcie przeprowadzonej kontroli udzielono pracownikom stosownego instruktażu. Zgodnie z 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pełniąca jego obowiązki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do podpisania go przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli. Od ustaleń protokołu służy prawo złożenia zastrzeżeń do organu zarządzającego kontrolę w ciągu 7 dni od dnia doręczenia protokołu jednostce kontrolowanej. Kontrolę odnotowano w książce kontroli w dniu 13.03.2014 r. prowadzonej przez Starostwo Powiatowe w Sanoku. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla jednostki kontrolowanej i kontrolującego. Kontrolujące: insp ojewódzkiej i Kartografii Kartograf! >r wojewódzki sekcji Geodezyjnej j w Rzeszowie Rzeszów, dnia 26 marca 2014 r. mgr ni, l «la Nabel Kierownik jednostki kontrolowanej: Sanok, dnia 2014r. Strona 13 z 13