PROTOKOŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ. Organ zarządzający kontrolę: Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego.

Transkrypt

1 G K-I PROTOKOŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ Podstawa prawna: Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz z późn. zm.). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii (Dz. U. Nr 101, poz. 1090). Roczny plan kontroli Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego na 2014 r. Organ zarządzający kontrolę: Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego. Nazwa i siedziba jednostki kontrolowanej: Starostwo Powiatowe w Stalowej Woli ul. Podleśna Stalowa Wola Kierownik jednostki kontrolowanej: Pan Robert Fila - Starosta Stalowowolski, na zajmowanym stanowisku od dnia r. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: Pan Andrzej Winiarczyk - Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - Geodeta Powiatowy oraz pracownicy prowadzący poszczególne zadania objęte kontrolą. Kontrolę przeprowadzono w dniach: r., r., r., r., r. Przedmiot kontroli: Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków.

2 Kontrolę przeprowadzili: Andrzej Kluz - kierownik zespołu - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Katastru Nieruchomości w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie na podstawie upoważnienia nr GK-I z dnia r. udzielonego przez Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego (k. 3 akt kontroli) Witold Klimowicz - starszy specjalista w Oddziale Katastru Nieruchomości w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie na podstawie upoważnienia nr GK-I z dnia r. udzielonego przez Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego (k. 4 akt kontroli) Kontrolą został objęty okres: od r. do r. Obowiązujące przepisy: 1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst. jedn. Dz.U r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) 2. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 193, poz z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U r. poz. 267 z późn. zm.), 4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 17 stycznia 2013 r. w sprawie zintegrowanego systemu informacji o nieruchomościach (Dz. U. z 2013 r. poz. 249) 5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2012 r. w sprawie gleboznawczej klasyfikacji gruntów (Dz.U. z 2012 r. poz. 1246) 6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2012 r. w sprawie państwowego rejestru granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju (Dz.U. z 2012 r. poz. 199) 7. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67), 8. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz.U. Nr 249, poz. 2498) 9. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych 10. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46), 11. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii (Dz. U. Nr 101, poz. 1090), 12. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454 z późn. zm.). GK-I Strona 2 z 12

3 Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego pismem z dnia r. nr GK-I (k. 1-2 akt kontroli) zawiadomił Kontrolowanego o rozpoczynającej się kontroli problemowej z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. OPIS STANU FAKTYCZNEGO I STWIERDZONYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Ustalenia formalno-organizacyjne. Funkcję Starosty Stalowowolskiego - Kierownika jednostki kontrolowanej pełni Pan Robert Fila na podstawie uchwały Nr 1/3/10 Rady Powiatu Stalowowolskiego z dnia r. (k. 6 akt kontroli). Starostwo Powiatowe w Stalowej Woli działa na podstawie następujących aktów prawnych: - ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz. U. z 200lr. Nr 142, poz z późn. zm.), - ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej - w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106, poz. 668 z późn. zm.), - ustawy z dnia 13 października 1998 r. - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 87 z późn. zm.), - Statutu Powiatu Stalowowolskiego przyjętego uchwałą Nr XV/106/04 Rady Powiatu Stalowowolskiego z dnia r. (k akt kontroli), - Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli przyjętego uchwałą Nr XXXIX/282/2014 Rady Powiatu Stalowowolskiego z dnia r. (k akt kontroli). Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli w strukturze organizacyjnej Starostwa działa Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami o symbolu organizacyjnym GN. W myśl zarządzenia Nr 49/2013 Starosty Stalowowolskiego z dnia r. w sprawie organizacji wewnętrznej komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli (k akt kontroli), Wydziałem Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami kieruje Naczelnik Wydziału - Geodeta Powiatowy przy pomocy Kierownika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. W skład Wydziału wchodzą: 1) stanowisko pracy ds. geodezji i orzecznictwa w zakresie ewidencji gruntów i budynków, symbol GN I, 2) wieloosobowe stanowisko pracy ds. ewidencji gruntów i budynków, symbol GN II, 3) wieloosobowe stanowisko pracy ds. gospodarki nieruchomościami nierolnymi Skarbu Państwa, symbol GN III, 4) stanowisko pracy ds. nieruchomości rolnych, klasyfikacji gleboznawczej oraz ochrony gruntów rolnych i leśnych, symbol GN IV, 5) przewodniczący zespołu uzgadniania dokumentacji projektowej sieci uzbrojenia terenu, symbol GN V, 6) stanowisko pracy ds. obsługi techniczno-administracyjnej zespołu uzgadniania dokumentacji projektowej, symbol GN VI, 7) Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej Kartograficznej w skład którego wchodzą: GK-I Strona 3 z 12

4 a) kierownik Ośrodka, symbol GN VII, b) wieloosobowe stanowisko pracy do spraw odbioru i kontroli opracowań geodezyjnych oraz prowadzenia mapy w systemie numerycznym, symbol GN VIII, c) wieloosobowe stanowisko pracy do spraw udostępniania zasobu do użytku powszechnego i dla jednostek wykonawstwa geodezyjnego, symbol GN IX, d) stanowisko pracy do spraw prowadzenia zasobu w komputerowym systemie Ośrodek", symbol GN X, e) stanowisko pracy do spraw prowadzenia, udostępniania i archiwizacji zasobu w formie elektronicznej, symbol GN XI. Zadania Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami wymieniono w 27 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli. Wydziałem tym kieruje Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - Geodeta Powiatowy podporządkowany bezpośrednio Wicestaroście Stalowowolskiemu. Zadania poszczególnych stanowisk pracy Wydziału zostały określone w Zakresie zadań stanowisk pracy w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli (k akt kontroli), będących Załącznikiem Nr 2 do Zarządzenia Nr 49/2013 Starosty Stalowowolskiego z dnia r. w sprawie organizacji wewnętrznej komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli oraz Zarządzenia Nr 21/2013 Starosty Stalowowolskiego z dnia r. w sprawie podziału zadań pomiędzy Wydziałami Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli w celu realizacji zadań określonych ustawą z r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych (k akt kontroli). Funkcję Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz Geodety Powiatowego pełni Pan Andrzej Winiarczyk. Pan Andrzej Winiarczyk posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii nr z dnia r. (k. 62 akt kontroli) z zakresów: - geodezyjne pomiary sytuacyjno-wysokościowe, realizacyjne i inwentaryzacyjne, - rozgraniczanie i podziały nieruchomości (gruntów) oraz sporządzanie dokumentacji do celów prawnych, - geodezyjna obsługa inwestycji. Starosta Stalowowolski upoważnieniem Nr 136/06 z dnia r. upoważnił Pana Andrzeja Winiarczyka do załatwiania spraw wynikających z zakresu działań Wydziału, w tym do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej (k. 61 akt kontroli). Funkcję Kierownika PODGiK w Stalowej Woli pełni Pan Tomasz Grobel. Pan Tomasz Grobel posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii nr (k a akt kontroli) w następujących zakresach: - geodezyjne pomiary sytuacyjno-wysokościowe, realizacyjne i inwentaryzacyjne, - rozgraniczanie i podziały nieruchomości (gruntów) oraz sporządzanie dokumentacji do celów prawnych. GK-I Strona 4 z 12

5 Starosta Stalowowolski upoważnieniem Nr 1/11 z dnia r. (k. 74 akt kontroli) upoważnił Pana Tomasza Grobela do gromadzenia i prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, kontroli opracowań przyjmowanych do zasobu oraz udostępniania tego zasobu zainteresowanym jednostkom oraz osobom prawnym i fizycznym. W trakcie kontroli ustalono stan zatrudnienia, wykształcenia oraz uprawnienia zawodowe pracowników realizujących zadania z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków (k. 64 akt kontroli). Ponadto ustalono zakres obowiązków poszczególnych pracowników Wydziału oraz posiadane przez nich upoważnienia (k akt kontroli). 2. Ustalenia szczegółowe - prowadzenie ewidencji gruntów i budynków 2.1 Utrzymywanie systemu informatycznego obsługującego bazy danych ewidencyjnych w ciągłej gotowości operacyjnej Kontrolujący ustalili, że zadania związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków realizowane są przy wykorzystaniu systemów EWMAPA FB v. 10 oraz EWOPIS 5 (kopie licencji - k akt kontroli). Systemy te nie są ze sobą zintegrowane. Dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych, w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli opracowano Politykę Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym Do Przetwarzania Danych Osobowych, stanowiące załączniki nr 1 i 2 do Zarządzenia Starosty Stalowowolskiego Nr 47/2008 z dnia r. (k akt kontroli). Integralną częścią jest Instrukcja Postępowania w Przypadku Naruszenia Danych Osobowych. Ww. dokumenty określają ogólne zasady i tryb postępowania administratora danych, osób wyznaczonych przez niego oraz wszystkich pracowników Urzędu, a w szczególności: - nadawanie uprawnień do przetwarzania danych, - rejestrowanie i wyrejestrowywanie uprawnień do przetwarzania danych, - procedury rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie, - tworzenie i przechowywanie kopii awaryjnych, - ochrona systemu informatycznego przed wirusami komputerowymi, - przechowywanie nośników informacji w tym kopii informatycznych i wydruków, - przeglądy i konserwacje systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych osobowych, - postępowanie w zakresie komunikacji w sieci komputerowej. 2.2 Utrzymanie operatu ewidencji gruntów i budynków w stanie aktualności tj. zgodności z dostępnymi dla organu dokumentami i materiałami źródłowymi oraz terminowość i poprawność zawiadamiania o dokonanych zmianach Na podstawie oświadczenia Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami ustalono, że dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków wpływają do kancelarii ogólnej Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli (z wyjątkiem dokumentacji technicznej powstałej w wyniku realizacji prac geodezyjnych) i tam są rejestrowane. Dekretacji dokumentów dokonuje Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami. Każdy obręb ewidencyjny posiada teczkę dowodów zmian założoną GK-I Strona 5 z 12

6 w układzie rocznym. Dokumenty rejestrowane są w teczkach na poszczególnych stanowiskach pracy. Kontrolą objęto losowo wybrane dowody zmian zarejestrowanych w dzienniku zgłoszeń zmian w latach 2013 i 2014 (do dnia r.). Wyniki kontroli zastawiono w tabeli nr 1 (k akt kontroli). Zestawienie ilości wprowadzonych zmian w roku 2013 oraz w okresie r r. przedstawiono w tabeli (k akt kontroli) w rozbiciu na poszczególne obręby ewidencyjne. Nie stwierdzono opóźnień we wprowadzaniu zmian - we wszystkich kontrolowanych przypadkach termin wprowadzenia zmiany nie przekraczał miesiąca. Kontrolujący dokonali oceny poprawności wprowadzenia zmian i stwierdzili, że dane zawarte w dokumentach stanowiących podstawę wprowadzenia zmian zostały w sposób poprawny ujawnione w operacie ewidencji gruntów i budynków. Kontrolujący ustalili, że nie we wszystkich zbadanych przypadkach zawiadomione zostały podmioty wymienione w 49 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków: - w niektórych przypadkach brak zawiadomienia wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego - w wypadku zmian danych objętych działem 1 ksiąg wieczystych, - w niektórych przypadkach brak zawiadomienia właściwych podmiotów ewidencyjnych oraz osób, jednostek organizacyjnych i organów, o których mowa w 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków (dotyczy 2014 r.). Ponadto kontrolujący ustalili, że treść zawiadomień o dokonanych zmianach nie zawiera wszystkich informacji wymienionych w 49 ust. 2 tego rozporządzenia poprzez brak wyszczególnienia organów i jednostek organizacyjnych, do których przekazane zostało zawiadomienie. 2.3 Archiwizacja dokumentów ewidencyjnych, które utraciły przydatność użytkową Kontrolujący ustalili, że zgłoszenia, kopie dokumentów i innych akt, które utraciły przydatność użytkową są archiwizowane na poszczególnych stanowiskach pracy w teczkach prowadzonych w układzie obrębowym w cyklu rocznym. Ze względu na ograniczone możliwości lokalowe dokumenty z lat wcześniejszych przechowywane są w archiwum PODGiK w odrębnym zabezpieczonym pomieszczeniu (oświadczenie Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, k. 165 akt kontroli). 2.4 Udostępnianie danych ewidencyjnych (podmioty, klauzule, pieczęcie) Podczas kontroli ustalono, że dane ewidencyjne zawierające dane osobowe udostępniane są uprawnionym podmiotom zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy - Prawo geodezyjne i kartograficzne. Kontrolujący dokonali oceny treści i formy wypisów oraz wyrysów udostępnianych z operatu ewidencyjnego oraz klauzul związanych z ich uwierzytelnieniem, poprzez zbadanie zgodności przykładowych dokumentów przedłożonych kontrolującym przez Geodetę Powiatowego z 52 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków (k akt kontroli). Ponadto kontrolujący ustalili, że na wydawanych dokumentach zawierających dane ewidencyjne niespełniające wymagań rozporządzenia i obowiązujących standardów technicznych zamieszczana jest stosowna informacja w postaci pieczątki. GK-I Strona 6 z 12

7 2.5 Wykonanie obowiązków związanych z zabezpieczeniem danych ewidencyjnych przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nich danych oraz dostępem osób nieuprawnionych Kontrolujący ustalili, że zbiór danych osobowych o nazwie Ewidencja gruntów i budynków, zgłoszony przez Powiat Stalowa Wola, został zarejestrowany przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w dniu 24 października 2000 r. (zaświadczenie Biura GIODO - k. 201 akt kontroli). Ustalono również, że wszyscy pracownicy zatrudnieni w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, przetwarzający dane osobowe posiadają stosowne upoważnienia administratora danych - Starosty Stalowowolskiego (kopie upoważnień - k akt kontroli). Kontrolujący ustalili, że w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli wdrożona została Polityka Bezpieczeństwa Informacji (k akt kontroli), Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym Do Przetwarzania Danych Osobowych (k akt kontroli) oraz Instrukcja Postępowania w Przypadku Naruszenia Danych Osobowych. Przetwarzanie danych osobowych związane z prowadzeniem ewidencji gruntów i budynków odbywa się zgodnie z ww. dokumentami. Kontrolujący ustalili na podstawie przedłożonych dokumentów, że przekazywanie przez Starostę Stalowowolskiego kopii zabezpieczających bazy danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie, w tym kopii baz danych ewidencji gruntów i budynków Podkarpackiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w kontrolowanym okresie odbywało się w dniach: r., r. oraz r. (k akt kontroli). 2.6 Informacja dotycząca przeprowadzanych okresowych weryfikacji danych ewidencyjnych Kontrolujący ustalili, że okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych w zakresie ich zgodności z treścią dokumentów źródłowych stanowiących podstawę wpisu do ewidencji została zaplanowana na lata w dwóch obrębach miasta Stalowa Wola - 1-Charzewice oraz 2-Rozwadów. W następnej kolejności poddane zostaną weryfikacji kolejne obręby miasta Stalowa Wola (lata ). Harmonogram weryfikacji obrębów wiejskich zostanie opracowany po zakończeniu prac modernizacyjnych (oświadczenie Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - k. 166 akt kontroli). 2.7 Informacja dotycząca przeprowadzonej modernizacji, bądź przeprowadzonych działań modernizacyjnych, o których mowa w 56 rozporządzenia w sprawie EGiB Kontrolujący ustalili, że Starosta Stalowowolski realizuje prace modernizacyjne w miarę posiadanych środków finansowych (oświadczenie Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - k. 165 akt kontroli). W 2013 r. przeprowadzono i zakończono modernizację w obrębach Brandwica, Chłopska Wola, Kłyżów i Studzieniec, gm. Pysznica. W 2014 r. zakończono modernizację obrębu Jastkowice, gm. Pysznica. W ramach projektu Zintegrowany System Informacji o Nieruchomościach (ZSIN) planowana jest modernizacja w latach następujących obrębów: - Chwałowice, Radomyśl nad Sanem, Wola Rzeczycka, Żabno - gm. Radomyśl nad Sanem, - Kępie Zaleszańskie, Kotowa Wola, Pilchów, Turbia - gm. Zaleszany, GK-I Strona 7 z 12

8 - Lipa, Zdziechowice Drugie - gm. Zaklików. 2.8 Terminowość sporządzania i przekazywania rocznych zestawień zbiorczych Kontrolujący ustalili na podstawie przedłożonych dokumentów (k akt kontroli), że powiatowe zestawienia zbiorcze danych objętych ewidencją gruntów i budynków: sporządzone na dzień 1 stycznia 2013 r. zostały przekazane Marszałkowi Województwa Podkarpackiego (do WODGiK) pismem z dnia r., sporządzone na dzień 1 stycznia 2014 r. zostały przekazane Marszałkowi Województwa Podkarpackiego (do WODGiK) pismem z dnia r. i doręczone w dniu r. z zachowaniem wymaganego przepisami terminu ( 44 pkt 7 i 76 ust. 1 rozporządzenia w sprawie egib). 2.9 Przekazywanie Głównemu Geodecie Kraju przez starostę danych określających przebieg granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych, dla których ustalone zostały nowe punkty graniczne lub zmienione zostały współrzędne określające położenie dotychczasowych punktów granicznych Kontrolujący ustalili, że z dniem r. w powiecie stalowowolskim wprowadzono zmiany terytorialne w zakresie PRG. Zmiany zostały wprowadzone rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 1585). Dotyczyły one utworzenia miasta Zaklików w powiecie stalowowolskim, a co za tym idzie utworzono nową jednostkę ewidencyjną miasto Zaklików w gminie miejsko-wiejskiej. W związku z powyższym Starosta Stalowowolski przekazał dane dotyczące tworzonej jednostki ewidencyjnej w formie plików w formacie SWDE przesyłając je pocztą elektroniczną w dniu r. do Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego (k. 249 akt kontroli). Następnie dane te wraz z innymi (z terenu woj. podkarpackiego) zostały przesłane przez PWINGiK w dniu r. na adres FTP Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii (k. 251 akt kontroli). Powyższy tryb aktualizacji PRG w 2014 r. odbył się zgodnie z zaleceniami Głównego Geodety Kraju zawartymi w piśmie znak KN-PRG z dnia r. (k. 250 akt kontroli). Ponadto Starosta Stalowowolski jest w trakcie usuwania rozbieżności, wykrytych w ramach projektu TERYT2, dotyczących przebiegu granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych powiatu stalowowolskiego. W związku z prowadzonym nadzorem nad usuwaniem wykrytych rozbieżności Starosta Stalowowolski przesyłał do PWINGiK informacje o postępie prac mających na celu usunięcie rozbieżności, a także od września 2013 roku co miesiąc przekazuje pliki w formacie SWDE zawierające przebieg granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych. GK-I Strona 8 z 12

9 2.10 Obowiązek utworzenia metadanych dla zbiorów danych objętych bazą danych ewidencji gruntów i budynków oraz obowiązek zgłoszenia zbiorów i usług danych przestrzennych do ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych Kontrolujący ustalili, że metadane dla zbiorów danych objętych bazą danych ewidencji gruntów i budynków dla Powiatu Stalowowolskiego zostały opublikowane poprzez edytor metadanych udostępniony przez GUGiK (k akt kontroli). Na podstawie informacji udostępnionej na stronie oraz kopii zgłoszenia do ewidencji danych przestrzennych infrastruktury informacji przestrzennej (k akt kontroli) ustalono, że zbiory i usługi danych przestrzennych dotyczące ewidencji gruntów i budynków z terenu Powiatu Stalowowolskiego zostały zgłoszone do ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych przez Starostę Stalowowolskiego w dniu r Stan modernizacji ewidencji gruntów i budynków w powiecie Kontrolujący ustalili, że powiat stalowowolski obejmuje 63 obrębów, z których: - do dnia kontroli zmodernizowanych zostało 20 obrębów, - 10 obrębów planowanych jest do realizacji w latach , w ramach projektu ZSIN - prace związane modernizacją ewidencji gruntów i budynków na terenie powiatu Stalowowolskiego nie zostały zakończone - do zmodernizowania pozostało 43 obręby, tj. 68%. Szczegółowe informacje, dotyczące stanu modernizacji ewidencji gruntów i ewidencji budynków przedstawiono w tabelach (k. 227 i 235 akt kontroli) Prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości Kontrolujący ustalili, że Starosta Stalowowolski prowadzi rejestr cen i wartości nieruchomości w programie Rejestr Cen i Wartości Nieruchomości wersja 2.13 firmy Geobid. W rejestrze tym wprowadzane są ceny nieruchomości wykazywane w aktach notarialnych wpływających do urzędu oraz wartości nieruchomości wynikające z wyciągów z operatów szacunkowych przekazywanych przez rzeczoznawców majątkowych. Starosta Stalowowolski prowadzi monitoring wyciągów z operatów szacunkowych przekazywanych przez rzeczoznawców majątkowych, dla których wydane zostały informacje i materiały z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z rejestru cen i wartości nieruchomości wydawane były wypisy w formie numerycznej. W przypadku braku wpływu wyciągu z operatu szacunkowego rzeczoznawcy majątkowi informowani są, że zostaną obciążeni różnicą wynikającą z wysokości opłat za udostępnianie materiałów z zasobu (k. 237 akt kontroli). Akty notarialne wpływające do Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli rejestrowane są w dzienniku podawczym kancelarii ogólnej, a następnie przekazywane są do Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, gdzie są rejestrowane w teczkach dowodów zmian. Teczki założone są w układzie rocznym, oddzielnie dla każdego obrębu ewidencyjnego. Natomiast wyciągi z operatów szacunkowych przechowywane są w oddzielnym segregatorze znajdującym się w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Stalowej Woli. Liczbę cen i wartości zarejestrowanych w bazie danych RCiWN zestawiono w tabeli (k. 236 akt kontroli). GK-I Strona 9 z 12

10 Na podstawie przykładowych wydruków z rejestru cen i wartości (k akt kontroli) kontrolujący sprawdzili, czy zakres rejestrowanych informacji jest zgodny z przepisem 74 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków. Stwierdzono, że rejestr zawiera wszystkie informacje wymienione w ww. przepisie. 3. Załatwianie wniosków stron oraz orzecznictwo w przedmiocie zmian w ewidencji gruntów i budynków. Sprawy związane z orzecznictwem z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzone są w teczkach oznaczonych symbolem GN.I nr sprawy, rok. Zestawienie ilości wydanych rozstrzygnięć w sprawach związanych z ewidencją gruntów i budynków zawarte zostało w oświadczeniu Geodety Powiatowego (k. 252 akt kontroli). W celu kontroli sposobu załatwienia wniosków stron oraz prawidłowości prowadzenia postępowania administracyjnego w przedmiocie zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków kontrolujący sprawdzili losowo wybrane sprawy. Wyniki kontroli przedstawiono w tabeli (k akt kontroli). Kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w sprawach związanych z orzecznictwem dotyczącym ewidencji gruntów i budynków. 4. Orzecznictwo w przedmiocie gleboznawczej klasyfikacji gruntów Kontrolujący ustalili, że w kontrolowanym okresie były prowadzone dwa postępowania w sprawach dotyczących gleboznawczej klasyfikacji gruntów (oświadczenie Geodety Powiatowego - k. 253 akt kontroli), zakończone decyzjami o zmianach w gleboznawczej klasyfikacji gruntów. Wyniki kontroli ww. postępowań przedstawiono w tabeli (k. 279 akt kontroli). Kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w przedmiotowych postępowaniach. 5. Przyjmowanie i załatwianie skarg oraz wniosków z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. Kontrolujący ustalili, że informacja o sposobie załatwiania skarg i wniosków znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli ( oraz na tablicy ogłoszeń przy kancelarii ogólnej oraz przy sekretariacie Starosty. Stosowne zapisy dotyczące przyjmowania skarg i wniosków znajdują się w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli oraz w Zarządzeniu Nr 46/10 Starosty Stalowowolskiego z dnia r. w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli (k akt kontroli). Rejestr skarg i wniosków (w formie teczki - segregatora) prowadzony jest przez Wydział Organizacji i Zarządzania Kryzysowego, stanowisko ds. organizacyjnych. W okresie objętym kontrolą nie wpłynęły skargi (w formie ustnej i pisemnej) dotyczące spraw z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. Dotyczy to również skarg anonimowych (k akt kontroli). GK Strona 10 z 12

11 WNIOSKI Z KONTROLI Podczas przeprowadzonej w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami kontroli stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zadań objętych kontrolą, dotyczące zawiadomień o dokonanych zmianach w ewidencji gruntów i budynków. Kontrolujący ustalili, że nie we wszystkich zbadanych przypadkach zawiadomione zostały podmioty wymienione w 49 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków: - w niektórych przypadkach brak zawiadomienia wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego o zmianach danych objętych działem I ksiąg wieczystych, - w niektórych przypadkach brak zawiadomienia właściwych podmiotów ewidencyjnych oraz osób, jednostek organizacyjnych i organów, o których mowa w 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków (dotyczy 2014 r.). Ponadto kontrolujący ustalili, że treść zawiadomień o dokonanych zmianach nie zawiera wszystkich informacji wymienionych w 49 ust. 2 tego rozporządzenia (brak wyszczególnienia organów i jednostek organizacyjnych, do których przekazane zostało zawiadomienie). Na tym protokół zakończono. W trakcie przeprowadzonej kontroli udzielono pracownikom stosownego instruktażu. Wyniki kontroli zostały omówione z: - Starostą Stalowowolskim - Kierownikiem jednostki kontrolowanej, - Naczelnikiem Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - Geodetą Powiatowym Zgodnie z 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pełniąca jego obowiązki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do podpisania go przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli. Od ustaleń protokołu służy prawo złożenia zastrzeżeń do organu zarządzającego kontrolę w ciągu 7 dni od dnia doręczenia protokołu jednostce kontrolowanej. Kontrolę odnotowano w dniu r. w książce kontroli prowadzonej przez Starostwo Powiatowe w Stalowej Woli. GK-I Strona 11 z 12

12 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej w dniu. A.? r. Kontrolujący: starszy inspektor wojewódzki w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie mer ini. Andrzej Kiuz starszy specjalista w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej /WRzeszowie Stalowa Wola, d n i a.... ^ 7. 5? : r. inf/w Itold Klimojtfcz Kierownik jednostki kontrolowanej: Stalowa Wola, dnia r. Z up. STA Ep^TY SfrtyTś WICi; STAROSTA* Potwierdzam odbiór protokołu kontroli do zapoznania się i podpisania w dniu r. Kierownik jednostki kontrolowanej: u p. STAROSTY Mariusz\Sóbtys WICESTAROSTA \ y > / /i r arfln GK-I Strona 12 z 12