Odrębna, prawidłowo zorganizowana księgowość jest gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. Dotacje otrzymywane z Unii Europejskiej stanowią bezzwrotną pomoc finansową udzielaną ze środków publicznych, między innymi przedsiębiorstwom, w celu finansowania wsparcia określonego działania lub też prowadzenia bieżącej działalności. Środki te mogą być przeznaczone na zakup aktywów trwałych, a także wiele innych przedsięwzięć. Środki te otrzymywane są zazwyczaj w postaci zaliczki na określone przyszłe działania, bądź też na zasadzie refundacji poniesionych wcześniej wydatków. Środki te powinny być gromadzone na wyodrębnionych rachunkach bankowych, natomiast ich wydatkowanie do wysokości kwot na tych rachunkach. Wykorzystanie środków finansowych otrzymywanych w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej musi być zgodne z celami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu oraz z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi. W przypadku korzystania ze środków funduszy strukturalnych bardzo istotne jest ich rozliczenie. Zgodnie z zaleceniami Unii Europejskiej jednostki korzystające ze środków finansowych otrzymywanych z funduszy strukturalnych zobowiązane są do prowadzenia ksiąg projektu. Odrębna, prawidłowo zorganizowana księgowość jest gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. W tym celu do polityki rachunkowości należy wprowadzić opis przyjętych zasad dotyczących ewidencji oraz rozliczania i prezentacji środków unijnych. Zmiany należy także dokonać w zakładowym planie kont jednostki otrzymującej środki strukturalne Unii Europejskiej. Przede wszystkim należy wprowadzić dodatkowe konta księgowe: syntetyczne, analityczne w celu oddzielnego grupowania m.in. środków z funduszy strukturalnych (na odrębnym rachunku bankowym) oraz wydatków z nich finansowanych. 1 / 5
Zasady amortyzacji Zakupiony składnik majątku zostanie zaliczony do środków trwałych, jeżeli w dniu przyjęcia do użytkowania będzie spełniał warunki dla środków trwałych określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) i podlega ujęciu w ewidencji środków trwałych (na koncie syntetycznym 01 Środki trwałe" oraz w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta) w wartości początkowej. Wartość początkową środka trwałego stanowi cena nabycia lub koszt wytworzenia zdefiniowane w art. 28 ust. 8 powyższej ustawy. Obejmują one ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia do dnia przyjęcia do używania, w tym również niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy. Przepisy dotyczące amortyzacji środków trwałych wprowadzają ogólne zasady dokonywania amortyzacji. Zgodnie z art. 16j ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654) okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od zakupu środków trwałych wynosi: dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 klasyfikacji: 24 miesiące - gdy ich wartość początkowa nie przekracza 25.000 zł, 36 miesięcy - gdy ich wartość początkowa jest wyższa od 25.000 zł i nie przekracza 50.000 zł, 60 miesięcy - w pozostałych przypadkach; dla środków transportu, w tym samochodów osobowych - 30 miesięcy. Ponadto zgodnie z tym przepisem podatnicy ustalają stawki amortyzacyjne dla poszczególnych środków trwałych na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym tę wartość 2 / 5
wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji księgując odpisy amortyzacyjne w koszty działalności operacyjnej zapisem: Strona,,winien'' konto 400 Koszty według rodzajów" w analityce amortyzacja, strona,,ma'' konto 070 Odpisy umorzeniowe środków trwałych". Równolegle do odpisów umorzeniowych zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych kwoty dotacji: strona,,winien'' konta 840 Rozliczenia międzyokresowe przychodów", strona,,ma'' konta 760 Pozostałe przychody operacyjne". Dotacja zmniejszy odpis Natomiast z treści art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych, według zasad określonych w art. 16a-16m, od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Z powyższego przepisu wynika, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia środków trwałych od tej ich części, która m.in. została podatnikowi w jakiejkolwiek formie zwrócona. Także dotacja unijna otrzymana przez wnioskodawcę z funduszy strukturalnych będzie stanowić jedną z form zwrotu. Jeśli dofinansowanie dotyczy części wartości początkowej zakupionego środka trwałego, to z kwoty miesięcznego odpisu należy ująć jako nie stanowiące koszty uzyskania przychodów taką jego część, która będzie odpowiadała kwotowo otrzymanej pomocy. Ta część odpisu 3 / 5
amortyzacyjnego nie powinna być uwzględniona w kosztach uzyskania przychodów. Amortyzacji nie koryguje się wstecz, lecz w momencie rzeczywistego otrzymania dotacji. Potwierdzeniem jest interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 sierpnia 2008 r. (nr ITPB3/423-349/08/AM) stwierdzająca, że,,zwrot wcześniej poniesionych wydatków, uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne, będzie skutkował - w miesiącu otrzymania dofinansowania - zmniejszeniem bieżących kosztów podatkowych o kwotę naliczonych (za cały okres od rozpoczęcia amortyzacji środka trwałego do miesiąca poprzedzającego miesiąc otrzymania dofinansowania) odpisów amortyzacyjnych w takiej proporcji, w jakiej pozostaje kwota otrzymanego dofinansowania do wartości początkowej środka trwałego. Natomiast od miesiąca, w którym otrzymano dofinansowanie, kosztem uzyskania przychodów nie będzie kwota odpisów amortyzacyjnych ustalona w proporcji, w jakiej pozostaje kwota otrzymanego dofinansowania do wartości początkowej środka trwałego''. Dotacja w praktyce Posłużmy się przykładem: jednostka nabyła w lutym 2009 r. środek trwały o wartości netto 240 tys. zł. Od marca 2009 r. rozpoczęła amortyzowanie środka trwałego według metody liniowej stawką 20 proc. W maju 2009 otrzymała dotację unijną w wysokości 120 tys. zł. Zatem należy dokonać następującego rozliczenia: amortyzacja od marca do maja: 240 tys. zł x 20 proc. : 12 miesięcy = 4 tys. zł x 3 miesiące = 12 tys. zł, udział dotacji w wartości początkowej: 120 tys. zł : 240 tys. zł x 100 proc. = 50 proc. Zatem 50 proc. odpisów amortyzacyjnych będzie wyłączonych z kosztów podatkowych. Miesięczny odpis zaliczany do kosztów podatkowych od czerwca 2009 r. wyniesie 2 tys. zł. Z kosztów w maju 2009 r. należy wyłączyć 3 x 2 tys. zł = 6 tys. zł. Art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie zakupu środków trwałych zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów, które obejmują środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków 4 / 5
trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszów) własnych. Jeśli po oddaniu środka trwałego do używania i rozpoczęciu jego amortyzacji jednostka otrzymała na rachunek bankowy środki pieniężne, to powinna jednorazowo zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych kwotę odpowiadającą odpisom amortyzacyjnym dokonanym do dnia otrzymania dofinansowania. W momencie wpływu środków unijnych na rachunek bankowy jednostka powinna zaewidencjonować operację następująco: Wn konto Rachunek bieżący" odpowiednio w analityce Rachunek funduszy strukturalnych UE, Ma konto 84 Rozliczenia międzyokresowe przychodów" odpowiednio w analityce: Fundusze strukturalne UE. Ujęcie dotacji w bilansie wykazać należy w poz. B.IV.2 pasywów bilansu jako Inne rozliczenia międzyokresowe przychodów, przy czym dotacje wykazuje się w bilansie w wartości netto, co oznacza, iż kwoty otrzymane pomniejsza się o odpisy dokonane równolegle do amortyzacji. W rachunku zysków i strat należy wykazać jako pozostałe przychody operacyjne w poz. D.II jako dotacje z funduszy unijnych. Reasumując, do czasu otrzymania dotacji jednostka ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne naliczone od wartości początkowej środka trwałego. Natomiast w momencie otrzymania dotacji, która pokryje część poniesionych z tego tytułu wydatków, podatnik traci możliwość uwzględniania w rachunku podatkowym pełnej kwoty tak ustalonych odpisów. Jednostka powinna wówczas wydzielić taką ich część, która jest naliczona od tej części wartości początkowej środka trwałego, która nie została zwrócona w formie dotacji i jedynie ta kwota może zostać zaliczona do kosztów. 5 / 5