PROCES PROWADZENIA REJESTRÓW W UPRP OPIS STANU OBECNEGO
SPIS TREŚCI 1. Wstęp... 3 2. Metodyka... 4 3. Proces dotyczący wpisu udzielonego prawa do rejestru patentowego lub rejestru wzorów użytkowych (PL)... 5 4. Proces dotyczący wpisu nowo udzielonego patentu europejskiego do wyodrębnionej części rejestru patentowego (PL/EP)... 7 5. Procesy dotyczące zmian w rejestrach... 9 5.1. Proces dotyczący wpisu do rejestru oświadczenia o gotowości udzielenia licencji otwartej... 10 5.2. Proces dotyczący wpisu do rejestru wniosku o zajęcie oraz decyzji... 11 5.3. Proces dotyczący wpisu do rejestru zastawu na wniosek lub zastawu rejestrowego 12 5.4. Proces dotyczący wpisu do rejestru wniosku o udzielenie dodatkowego prawa ochronnego oraz decyzji... 13 5.5. Proces dotyczący wpisu do rejestru wniosku o unieważnienie oraz decyzji... 14 5.6. Proces dotyczący wpisu do rejestru wygaszenia z mocy ustawy... 15 5.7. Proces dotyczący wpisu do rejestru decyzji o wygaszeniu z powodu braku opłaty. 16 5.8. Proces dotyczący wpisu do rejestru decyzji o wygaszeniu na wniosek (rezygnacja z ochrony)... 17 5.9. Proces sprostowania wpisu w rejestrze... 18 5.10. Proces dotyczący zmiany w rejestrze danych uprawnionego/ twórcy /licencjobiorcy... 19 5.11. Proces dotyczący wpisu do rejestru przekształcenia patentu dodatkowego w samoistny... 20 5.12. Proces dotyczący wpisu do rejestru informacji o udzieleniu patentu dodatkowego 20 5.13. Proces wpisu do rejestru sprzeciwu oraz decyzji... 21 6. Uwagi do procesów... 22 Strona 2
1. WSTĘP Strona 3
2. METODYKA Przy realizacji zadania opisu procesów UPRP postępowano według następującej metodyki: 1. Przeprowadzenie wywiadów z przedstawicielami Zamawiającego. 2. Opisanie zidentyfikowanych procesów: a. Przedstawienie celu procesu b. Przedstawienie uczestników procesu c. Przedstawienie głównych kroków procesu 3. Graficzne przedstawienie procesu przy wykorzystaniu notacji UML na podstawie zebranych podczas wywiadów informacji. Opis notacji wykorzystanej w diagramach przedstawiono w poniższej tabeli. Numery przy czynnościach nie sa numerami porządkowymi, umożliwiają jednoznaczna identyfikacje danej czynności w trakcie wymiany uwag do dokumentu. 4. Przedstawienie uwag do procesów Symbol wykorzystany w diagramie act UPRP - Legenda A Wykonywana czynność Znaczenie symbolu act UPRP - Legenda A act UPRP - Legenda Departament UPRP act UPRP - Legenda A Wykonywany proces składający się z szeregu czynności Obszar kompetencji, tu Departament w którym wykonywany jest dany fragment procesu Bramka rozdzielająca wykonanie czynności A lub czynności B B act UPRP - Legenda A Bramka rozdzielająca wykonanie czynności A i czynności B B act UPRP - Legenda A Bramka łącząca B act UP... act UP... Początek procesu Koniec procesu Strona 4
3. PROCES DOTYCZĄCY WPISU UDZIELONEGO PRAWA DO REJESTRU PATENTOWEGO LUB REJESTRU WZORÓW UŻYTKOWYCH (PL) Cel procesu: Utworzenie karty rejestrowej potwierdzającej stan prawny nowo udzielonego prawa wyłącznego. Główny uczestnik procesu: Departament rejestrów [DR] Główne kroki procesu: Przyjęcie decyzji warunkowej o udzieleniu prawa z [DP] Nadanie numeru rejestru i założenie stronicy rejestru papierowego Publikacja informacji o udzieleniu użytkowy systemów zewnętrznych patentu lub prawa ochronnego na wzór Strona 5
act UPRP Procedura odwoławcza Przekazanie decyzji o udzieleniu prawa z [DP] Nie wniesiono opłaty za I-wszy okres ochronny SOPRANO - decyzja o wygaśnięciu decyzji warunkowej SOPRANO - przekazanie na status Archiwum SOPRANO - przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnętrznych Przekazanie akt do archiwum Departament Rejestrów [DR] Porównanie danych z akt z danymi w SOPRANO Wniesiono opłatę za I-wszy okres ochrony Błędy w aktach Błędy w SOPRANO Przekazanie akt do odpowiedniego departamentu merytorycznego SOPRANO - modyfikacja danych na podstawie akt PAPIER - Założenie Karty Rejestrowej (wydruk z SOPRANO) Dane poprawne Błąd SOPRANO - przygotowanie dokumentu potwierdzającego udzielone prawo Przekazanie akt do [DP] oraz sprostowanie/zmiana w SOPRANO Odbiór akt z [DP] oraz poprawa danych w SOPRANO Wydanie dokumnetu potwierdzajacego udzielone prawo wraz z niezbednymi pieczęciami Przekazanie akt do Kompaktusów Weryfikacja danych SOPRANO-PAPIER Dane są zgodne SOPRANO - przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnętrznych SOPRANO - Nadanie numeru prawa Rysunek 1 Proces Wpis udzielonego prawa do rejestru patentowego lub rejestru wzorów użytkowych (PL) Strona 6
4. PROCES DOTYCZĄCY WPISU NOWO UDZIELONEGO PATENTU EUROPEJSKIEGO DO WYODRĘBNIONEJ CZĘŚCI REJESTRU PATENTOWEGO (PL/EP) Cel procesu: Utworzenie karty rejestrowej potwierdzającej stan prawny nowo udzielonego patentu europejskiego chronionego na terytorium RP Główni uczestnicy procesu: Departament Zgłoszeń (DZ) Departament Rejestrów (DR) Główne kroki procesu: Przyjęcie wniosku Weryfikacja formalno-prawna złożonych dokumentów Założenie strony rejestru Publikacja informacji o ochronie PL/EP na terytorium RP oraz eksport danych do systemów zewnętrznych Strona 7
act UPRP - wpis do Rejestru EU Departament Zgłoszeń [DZ] SOPRANO - Rejestracja wniosku na podstawie przesłanego tłumaczenia przyznanego patentu SOPRANO - wprowadzenie pełnomocnika, ilości stron i daty zgłoszenia tłumaczenia Braki formalno-prawne SOPRANO - wezwanie do uzupełnienia braków formalno-prawnych SOPRANO - wysłanie informacji dot. pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia Uzupełniono braki formalno-prawne Odwołanie Procedura odwoławcza Przekazanie akt do [DR] Zwrot akt do [DZ] TAK Czy są braki? Weryfikacja poprawności formalno-prawnej akt Deaprtament Rejestrów [DR] NIE SOPRANO - Korekta danych bibliograficznych SOPRANO - wysłanie wezwania oraz danych podlegających wpisowi do rejestru w celu weryfikacji przez uprawnionego i uiszczenia opłaty za publikację Czy dane prawidlowe? NIE TAK PAPIER - wprowadzenie danych do Rejestru SOPRANO - Przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnętrznych Rysunek 2 Proces Wpis nowo - udzielonego patentu europejskiego do wyodrębnionej części rejestru patentowego (PL/EP) Strona 8
5. PROCESY DOTYCZĄCE ZMIAN W REJESTRACH Zmiany w rejestrach mogą być dokonywane tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymagań. Wprowadzenie zmian w rejestrze wiąże się z dodaniem nowej informacji, która może dotyczyć następujących zagadnień: Cel proces: Oświadczenia o gotowości udzielenia licencji otwartej (rysunek 3) Wniosku o wpis zajęcia (rysunek 4) Zastawu (rysunek 5) Wniosku o udzielenie dodatkowego prawa ochronnego (rysunek 6) Wniosku o unieważnienie (rysunek 7) Wygaszenie z mocy ustawy (rysunek 8) Wygaszenie z powodu braku opłaty (rysunek 9) Wniosek o wygaszenie - zrzeczenie się ochrony przez uprawnionego (rysunek 10) Sprostowanie wpisu w rejestrze (rysunek 11) Wniosek o zmianę w rejestrze (rysunek 12) Przekształcenie patentu dodatkowego w samoistny (rysunek 13) Wpis informacji o udzieleniu patentu dodatkowego (rysunek 14) Wpis sprzeciwu (rysunek 15) Utrzymanie aktualnych danych w rejestrach poprzez dokonywanie zmian podlegających wpisowi do rejestru. Główny uczestnik procesów: Departament Rejestrów (DR) Główne kroki procesów o zmianę: Przyjęcie wniosków i dokumentów związanych ze zmianą w rejestrze Weryfikacja formalno-prawna wniosków i dokumentów Wpisanie nowych informacji do rejestru Publikacja informacji o zmianie w rejestrze systemów zewnętrznych Strona 9
5.1. Proces dotyczący wpisu do rejestru oświadczenia o gotowości udzielenia licencji otwartej act UPRP - Rys.3 - zmiany w Rejestrze - oświadczenie o gotowości udzielenia licencji otwartej Nie wniesiono opłaty SOPRANO - wysłanie pisma o pozostawieniu bez rozpatrzenia Wniesiono opłatę Departament rejestrów [DR] SOPRANO - wprowadzenie oświadczenia do bazy SOPRANO - wezwanie do opłaty NIE Czy uiszczono opłatę? TAK SOPRANO- Wprowadzenie do bazy + automatyczna zmiana opłat za ochronę o 50% PAPIER - wpis do Rejestru (Rubryka D) systemów zewnetrznych dla Przygotowanie publikacji do WUP Rysunek 3 Proces Wpis do Rejestru - oświadczenie o gotowości udzielenia licencji otwartej Strona 10
5.2. Proces dotyczący wpisu do rejestru wniosku o zajęcie oraz decyzji act UPRP - Rys.4 - zmiany w Rejestrze - wniosek o wpis zajecia Opłata nie wpłynęła Wysłanie pisma o pozostawieniu bez rozpatrzenia NIE Opłata wpłynęła Wezwanie o opłatę Departament rejestrów [DR] Wpłynięcie wniosku z Kancelarii UPRP systemów zewnętrznych Czy opłata uiszczona? TAK Przygotowanie publikacji do WUP SOPRANO - wprowadzenie wniosku do bazy PAPIER - wpis do rejestru (Rubryka F) NIE PAPIER - wpis do rejestru (Rubryka F) Odwołanie od decyzji? SOPRANO - przygotowanie publikacji do WUP SOPRANO - podjęcie jednej z decyzji: wpis zajęcia, odmowa wpisu, umorzenie postepowania. TAK Procedura odwoławcza Rysunek 4 Proces Wpis do Rejestru wniosek o wpis zajęcia Strona 11
5.3. Proces dotyczący wpisu do rejestru zastawu na wniosek lub zastawu rejestrowego act UPRP - Rys.5 - zmiany w Rejestrze - wniosek o wpis zastawu lub zastaw rejstrowy na podstawie postanowienia sadu nie wniesiono opłaty Wysłanie pisma o pozostawieniu bez rozpatrzenia wniesiono opłatę Departament rejestrów [DR] SOPRANO - wprowadzenie wniosku SOPRANO - wezwanie o opłatę NIE Czy uiszczono opłatę? TAK SOPRANO - przygotowanie decyzji NIE Procedura odwoławcza TAK Odwołanie od decyji? SOPRANO - wpowadzenie postanowienia sądu PAPIER - wpis do rejestru (Rubryka D) Przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnetrznych Rysunek 5 Proces Wpis do Rejestru wpis zastawu na wniosek lub zastawu rejestrowego na podstawie postanowienia sądu Strona 12
5.4. Proces dotyczący wpisu do rejestru wniosku o udzielenie dodatkowego prawa ochronnego oraz decyzji act UPRP - Rys.6 - Wpis do Rejestru wniosek o udzielenie dodatkowego prawa ochronnego (SPC) Departament Zgłoszeń [DZ] SOPRANO - wprowadzenie wniosku o udzielenie dodatkowego prawa ochronnego (SPC) SOPRANO - przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnętrznych Departament Badań Patentowych [DP] Przeprowadzenie badania merytorycznego przez ekspertów SOPRANO - Odmowa udzielenia dodatkowego prawa ochronnego (SPC) SOPRANO - Udzielenie dodatkowego prawa ochronnego (SPC) SOPRANO - przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnetrznych Departament Rejestrów [DR] SOPRANO - przygotowanie publikacji do WUP PAPIER - wpis do Rejestru (Rubryka E) systemów zewnetrznych PAPIER - wpis do Rejestru (Rubryka F) Rysunek 6 Proces Wpis do Rejestru wniosek o udzielenie dodatkowego prawa ochronnego (SPC) Strona 13
5.5. Proces dotyczący wpisu do rejestru wniosku o unieważnienie oraz decyzji act UPRP - Rys.7 - zmiany w Rejestrze - wniosek o uniewaznienie Informacja z [DO] o wpłynięciu wniosku o unieważnienie SOPRANO - wprowadzenie wniosku do bazy PAPIER - wpis wniosku do Rejestru (Rubryka F) SOPRANO - wprowadzenie decyzji podjetej w [DO] do bazy: (1) unieważnienie prawa, (2) unieważnienie w części, (3) umorzenie postepowania, (4) oddalenie wniosku PAPIER - wpis decyzji do Rejestru (Rubryka F, G oraz prawy górny róg karty rejestrowej - decyzje (1),(2); Rubryka F - decyzje (3),(4) Departament Rejestrów [DR] systemów zewnetrznych SOPRANO - Przygotowanie publikacji do WUP Decyzja (1) lub (2) Decyzja (3) lub (4) systemów zewnetrznych Decyzja (2) Decyzja (1) Przekazanie do archiwum (zmiana statusu w SOPRANO i przekazanie akt) Rysunek 7 Proces Wpis do Rejestru wniosek o unieważnienie Strona 14
5.6. Proces dotyczący wpisu do rejestru wygaszenia z mocy ustawy act UPRP - Rys.8 - Proces Wpis do Rejestru wygaszenie z mocy ustawyzmiany w Rejestrze Departament Rejestrów [DR] Wygaszenie z mocy ustawy po okresie na który zostało udzielone prawo SOPRANO - Przekazanie na status Archiwum praw wygaszonych z mocy ustawy PAPIER- wpis do Rejestru (Rubryka G oraz prawy górny róg karty rejestrowej) Przekazanie akt do Archiwum systemów zewnętrznych Rysunek 8 Proces Wpis do Rejestru wygaszenie z mocy ustawy Strona 15
5.7. Proces dotyczący wpisu do rejestru decyzji o wygaszeniu z powodu braku opłaty act UPRP - Rys.9 - Proces dotyczący wpisu do rejestru decyzji o wygaszeniu z powodu braku opłaty Departament Rejestrów [DR] SOPRANO - decyzja o wygaszeniu prawa z powodu braku opłaty Odwołanie Procedura odwoławcza SOPRANO - przedłużenie ochrony Przekazanie akt do archiwum systemów zewnętrznych SOPRANO - przekazanie akt do archiwum PAPIER - wpis do rejestru (Rubryka G oraz prawy górny róg karty rejestrowej) SOPRANO - przygotowanie publikacji do WUP Rysunek 9: Proces Wpis do Rejestru wygaszenie z powodu braku opłaty Strona 16
5.8. Proces dotyczący wpisu do rejestru decyzji o wygaszeniu na wniosek (rezygnacja z ochrony) act UPRP - Rys.10 - Proces dotyczący wpisu do rejestru decyzji o wygaszeniu na wniosek (rezygnacja z ochrony) Wysłanie pisma o pozostawieniu bez rozpoznania Opłata wniesiona Wezwanie o opłatę Procedura odwoławcza Departament Rejestrów [DR] SOPRANO - wprowadzenie wniosku o wygaszenie (rezygnacja z ochrony) Brak opłaty SOPRANO - decyzja o wygaszeniu na wniosek (rezygnacja z ochrony) Odwołanie SOPRANO - przedłużenie ochrony PAPIER - wpis do Rejestru (Rubryka G oraz prawy górny róg karty rejestrowej) SOPRANO - przekazanie praw na status Archiwum SOPRANO - przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnętrznych Przekazanie akt do archiwum Rysunek 10 Proces Wpis do Rejestru wygaszenie na wniosek (rezygnacja z ochrony) Strona 17
5.9. Proces sprostowania wpisu w rejestrze act UPRP - Rys.11 - Proces Wpis do Rejestru sprostowanie wpisu w rejestrze Procedura odwoławcza Odwołanie Departament Rejestrów [DR] SOPRANO - poprawa danych w bazie SOPRANO - przygotowanie postanowienia o sprostowaniu (na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów) SOPRANO - Przygotowanie publikacji do WUP PAPIER - wpis do Rejestru (może być w każdej rubryce, zależnie czego dotyczy sprostowanie) systemów zewnętrznych Zwrot decyzji o udzieleniu do [DP] Odbiór z [DP] zmiany lub sprostowania decyzji (na podstawie KPA) SOPRANO - poprawa danych w bazie Rysunek 11 Proces Wpis do Rejestru sprostowanie wpisu w rejestrze Strona 18
5.10.Proces dotyczący zmiany w rejestrze danych uprawnionego/ twórcy /licencjobiorcy act UPRP - Rys.12 Opłata nie wniesiona Opłata wniesiona Wysłanie pisma o pozostawieniu bez rozpoznania SOPRANO - wezwanie o opłatę Departament Rejestrów [DR] SOPRANO - wprowadzenie wniosku o zmianę w Rejestrze SOPRANO - decyzja o zmianie w Rejestrze Opłata wniesiona Rozpatrzenie wniosku SOPRANO - wprowadzenie nowych danych do bazy Wezwanie Postanowieniem o uzupełnienie braków formalnych Uzupełniono braki wniosku Decyzja o umorzeniu postępowania Odwołanie Odwołanie Procedura odwoławcza PAPIER - wpis do Rejestru (Rubryka A jeśli zmiana uprawnionego, Rubryka C jeśli zmiana twórcy, Rubryka D jeśli wpis licencjobiorcy) Przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnętrznych Rysunek 12 Proces Zmiana w Rejestrze - zmiana uprawnionego, twórcy, licencjobiorcy Strona 19
5.11.Proces dotyczący wpisu do rejestru przekształcenia patentu dodatkowego w samoistny act UPRP - Rys. 13 Departament Rejestrów [DR] Wpłynęła opłata za ochronę patentu dodatkowego SOPRANO- wykonanie operacji przekształcenia patentu dodatkowego w samoistny + automatyczne narzucenie należności za ochronę PAPIER - wpis do Rejestru informacji o przekształceniu patentu dodatkowego w samoistny (Rubryka E) Przygotowanie publikacji do WUP systemów zewnętrznych Rysunek 13 Proces Wpis do Rejestru przekształcenie patentu dodatkowego w samoistny 5.12.Proces dotyczący wpisu do rejestru informacji o udzieleniu patentu dodatkowego act UPRP - Rys. 14 Departament Rejestrów [DR] Przekazanie decyzji o udzieleniu patentu dodatkowego z [DP] PAPIER- wpis do rejestru informacji o udzielonym patencie dodatkowym w karcie patentu głównego (Rubryka E) Rysunek 14 Proces Wpis do Rejestru wpis informacji o udzieleniu patentu dodatkowego Strona 20
5.13. Proces wpisu do rejestru sprzeciwu oraz decyzji act UPRP - Rys.15 - zmiany w Rejestrze - sprzeciw PAPIER - wpis do Rejstru informacji o decyzji uchylającej decyzje o udzieleniu (Rubryka F, G oraz prawy górny róg karty rejestrowej) SOPRANO - wprowadzenie informacji o decyzji uchylającej decyzje o udzieleniu NIE brak odpowiedzi Decyzja uchylająca decyzję o udzieleniu Odwołanie od decyzji? TAK Procedura odwoławcza Departament rejestrów [DR] SOPRANO - wprowadzenie sprzeciwu Decyzja (2) PAPIER- wpis sprzeciwu do Rejestru (Rubryka F) systemów zewnętrznych Wysłanie do uprawnionego zawiadomienia o sprzeciwie Decyzja (3) lub (4) Sprzeciw bezzasadny Przekazanie sprawy do [DO] SOPRANO - wprowadzenie decyzji podjetej w [DO]: (1) unieważnienie prawa, (2) unieważnienie w części, (3) umorzenie postepowania, (4) oddalenie wniosku Przekazanie do archiwum (przekazanie akt i zmiana statusu w SOPRANO) Przygotowanie publikacji do WUP Decyzja (1) lub (2) PAPIER - wpis do Rejstru (Rubryka F, G oraz prawy górny róg karty rejestrowej - decyzje (1),(2); Rubryka F - decyzja (3),(4)) Rysunek 15 Proces Wpis do Rejestru Sprzeciw Strona 21
6. UWAGI DO PROCESÓW Podczas omawiana i analizy przebiegu procesów w UPRP odnotowano następujące uwagi i spostrzeżenia: 1. Dane są powielane zarówno w systemie informatycznym jak i w papierowych aktach sprawy oraz w papierowym rejestrze. 2. Dane z systemu Soprano nie są uznawane przez użytkowników za w pełni wiarygodne. 3. Dane wpisane do rejestru (Księgi rejestrowej) mogą podlegać zmianie tylko w uzasadnionych przypadkach np. w oparciu o decyzję wydaną na wniosek lub w wyniku oświadczenia strony uprawnionej czy zmiany stanu faktycznego (wpis z Urzędu informacji o wygaśnięciu po upływie okresu ochrony). 4. System Soprano pozwala na wprowadzanie zmian do rekordów, których zmiany nie dotyczą, poprzez edycję słowników i zmianę wszystkich rekordów przypisanych do zmienianych słowników (zaawansowany użytkownik lub administrator bez problemu zmienia w Soprano dane w słownikach nie pozostawiając najmniejszego nawet śladu zmiany). 5. Słowniki Soprano powinny być modyfikowane tylko przez dodanie nowego rekordu. Wyjątkiem jest edycja rekordu gdy konieczne jest usunięcie literówki. W systemie Soprano nie ma rozróżnienia i odpowiednich blokad edycji danych słownikowych. Prowadzone przez UPRP działania wprowadzenia ww. obostrzeń oraz ograniczenia ilości osób mających uprawnienia do edycji słowników, poprawią z pewnością jakość danych, ale nie zapewnią pełnej rozliczalności w Soprano (Soprano nie przechowuje informacji o tym kto i kiedy zmienił lub wprowadził dane w słowniku). 6. W systemie Soprano nie ma odpowiedniego zabezpieczenia przed edycją danych słownikowych (także tych danych które zostały wpisane do Rejestru) dla osób spoza Departamentu Rejestru. 7. Zdarzają się nieprawidłowości w danych zawartych w decyzji warunkowej o udzieleniu prawa (tytuł wynalazku, nazwa uprawnionego, siedziba, kraj, data zgłoszenia, data udzielenia decyzji, nr patentu głównego w przypadku patentu dodatkowego). W takim przypadku akta zwracane są do Departamentu Badań Patentowych w celu sprostowania, uchylenia, lub zmiany decyzji. Zmiany danych muszą być dokonane w systemie i w aktach. 8. W przypadku stwierdzenia błędu w danych zawartych w decyzji warunkowej o udzieleniu prawa błędy w danych w systemie Soprano poprawiane są przez pracowników Departamentu Rejestrów, natomiast akta zawierające błędy zwracane są do danego departamentu merytorycznego. 9. Decyzja do akt drukowana jest z systemu Soprano w postaci pliku RTF, który jest edytowalny. Zdarza się, że przy zauważeniu błędu na wydruku, edytowany jest plik RTF zamiast poprawienie danych w systemie Soprano i wygenerowanie ponownego Strona 22
wydruku. Jeśli DR nie wyłapie błędu to zostanie on powielony nie tylko przy wpisie do rejestru, ale także na innych dokumentach wydawanych przez UPRP (np. na świadectwie i publikacji). Możliwość edycji jest konieczna, ponieważ system Soprano nie pozwala na przechowywanie wszystkich danych niezbędnych dla wygenerowania decyzji np. nie jest zintegrowany z Modułem Rozliczeń, z którego pobierane są wysokości wyjaśnianych opłat, a które znajdują się na pismach informacyjnych oraz brak jest możliwości przechowywania wszystkich danych niezbędnych do wydania decyzji (np. decyzja o zmianie musi być dostarczona obecnemu i poprzedniemu pełnomocnikowi w Soprano nie ma możliwości umieszczenia na decyzji danych poprzedniego pełnomocnika). 10. Niespójność pomiędzy aktami, a danymi w systemie Soprano w chwili wydania decyzji warunkowej o udzieleniu prawa szacuje się na poziomie 15%. Brak jest danych dotyczących spójności danych między Soprano a rejestrem papierowym (należy pamiętać, iż np. wydając wyciąg z rejestru pracownik UPRP musi mieć zaufanie do danych niespójność w danych skutkować będzie poświadczeniem nieprawdy, co rodzić może odpowiedzialność karną pracownika!). 11. W systemie Soprano rejestrowane są dane dotyczące rejestrów: patenty krajowe, patenty europejskie, wzory użytkowe, dodatkowe prawa ochronne do patentów krajowych. Pozostałe rejestry nie są przetwarzana w systemie Soprano, np.: Znaki towarowe i wzory przemysłowe przetwarzane są w systemie MARPOL. System ten nie ma możliwości modyfikowania bazy i tworzenia dodatkowych okien. Zeskanowane dokumenty - przetwarzane są w systemie MADRAS. W systemie przechowywane są zeskanowane dokumenty przychodzące i wychodzące w postaci plików TIF, dla patentów (od numeru zgłoszenia p.384800) i wzorów użytkowych (od numeru zgłoszenia W.117380) patenty europejskie nie są skanowane Wzory przemysłowe (dawniej wzory zdobnicze) - przetwarzane są w systemie REVELATION (dane w tym systemie są tylko do podglądu) oraz w systemie WZOPRZEM (pochodna MARPOL). 12. Konieczne jest umożliwienie udostępniania (publikowania) danych historycznych. Obecnie udostępniane dane nie obejmują pełnego zakresu danych rejestrowych, brakuje danych historycznych jak i niektórych wpisów bieżących z Soprano. Należy pamiętać, że dane udostępniane w formie elektronicznej powinny mieć ten sam zakres informacji co dane udostępniane z rejestrów papierowych (powinny być widoczne, udostępnione wpisy sprzed wprowadzenia zmiany w rejestrze) 13. W systemie Soprano nie ma ustawionej blokady na modyfikację danych po założeniu rejestru. Rejestr elektroniczny musi zapewnić, że dane mogą być modyfikowane jedynie przez osoby odpowiedzialne za prowadzenie Rejestru w celu zapewnienia zgodności akt (dokumentów papierowych) z danymi w rejestrze. Strona 23
14. W systemie Soprano Dodatkowe prawo ochronne (SPC) do już zarejestrowanego patentu, traktowane jest jako osobny rekord. SPC jest przedłużeniem patentu o dodatkowe lata ochrony (ochrona patentu trwa 20 lat od daty zgłoszenia, SPC to maksymalnie dodatkowe 5,5 roku ochrony). W systemie Soprano tworzony jest oddzielny rekord, w konsekwencji przy publikacji danych tworzone są dwie oddzielne pozycje zamiast jednej. Strona 24