Zakres czynności na pełnienie funkcji Inwestora Zastępczego przy realizacji roboty budowlanej polegającej na rozbudowie i przebudowie istniejącego budynku Zakładu Opiekuńczo-Leczniczego i Rehabilitacji Medycznej Filia w Owińskach. Ogólne obowiązki Inwestora Zastępczego Do zakresu obowiązków Inwestora Zastępczego w ujęciu ogólnym wchodzi zarządzanie procesem inwestycyjnym realizowanym w ramach w/w kontraktów, które będzie obejmowało w szczególności: 1. organizację, koordynację oraz nadzór nad robotami budowlanymi i rozliczenie całej inwestycji, 2. monitoring, raportowanie i sprawozdawczość w zakresie rzeczowym i finansowym (dla Zamawiającego), 3. wykonywanie obowiązków inspektorów nadzoru inwestorskiego zgodnie z przepisami prawa obowiązującego w Polsce, w szczególności z ustawą z dnia 2 października 2013r. (Dz. U. z 2013r., poz. 1409 z późn. zm.) 4. koordynację czynności inspektorów nadzoru inwestorskiego, 5. rozliczenia finansowe z uwzględnieniem kwalifikowalności kosztów, zgodnie z wymaganiami Operatora Programu PL07 Poprawa i lepsze dostosowanie ochrony zdrowia do trendów demograficzno-epidemiologicznych finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego, 6. końcowe rozliczenie finansowe kontraktu zgodnie z wymaganiami: j.w. 7. mediacje i rozjemstwo w sporach, oraz wspieranie działań Zamawiającego związane z realizacją projektu. I etap Na etapie poprzedzającym rozpoczęcie nadzorowania robót budowlanych Inwestor Zastępczy zobowiązany jest w szczególności: 1. szczegółowe zapoznanie się (należycie) z dokumentacja projektowo-wykonawczą, wzorem umowy z Wykonawcą robót budowlanych oraz z harmonogramem rzeczowo-finansowy robót przedstawionym przez Wykonawcę na rozbudowę i przebudowę istniejącego budynku Zakładu Opiekuńczo-Leczniczego i Rehabilitacji Medycznej Filia w Owińskach; 2. dokonać aktualizacji kosztorysów inwestorskich dokumentacji projektowo-wykonawczej w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy; 3. zawrzeć umowę z wyznaczonym, uprawnionym archeologiem przy pracach budowlanych w trakcie realizacji projektu oraz współpraca z nim w czasie trwania umowy (koszty wynagrodzenia archeologa ponosi Zamawiający); 4. należycie zapoznać się z uzbrojeniem terenu i istniejącymi obiektami; 5. zawrzeć umowy z właściwymi instytucjami w sprawie przyłączeń poszczególnych mediów (koszt zawarcia umów ponosi Inwestor Zastępczy); 6. dokonać wszelkich koniecznych uzgodnień, ich aktualizacji (koszt zawarcia umów ponosi Inwestor Zastępczy); 7. dokonać zgłoszenia o rozpoczęciu robót do odpowiedniego organu nadzoru budowlanego, Konserwatora Zabytków i innych instytucji; 8. brać udział w procesie tworzenia SIWZ oraz uczestnictwo w komisji przetargowej na wyłonienie Wykonawcy Generalnego robót budowlanych; 9. przygotować niezbędne dokumenty do przekazania placu budowy i przekazanie go Wykonawcy przy udziale Zamawiającego, udzielić protokolarnego przekazania terenu budowy Wykonawcy robót budowlanych oraz przekazać dziennik budowy; Strona 1 z 10
10. zaznajomić zespół wyznaczonych inspektorów z poszczególnych branż z dokumentacją projektową, terenem budowy, jego uzbrojeniem i przebiegiem instalacji, warunkami określonymi w pozwoleniu na budowę oraz warunkami technicznymi przyłączenia poszczególnych mediów; 11. przedłożyć w dniu podpisania umowy oświadczenia inspektorów nadzoru wchodzących w skład zespołu, stwierdzających przyjęcie obowiązków inspektorów nadzoru nad inwestycją oraz przedłożyć kopie dokumentów uprawnień i potwierdzających aktualną przynależność do właściwej Izby Inżynierów Budownictwa. II i III etap Po rozpoczęciu robót budowlanych Inwestor Zastępczy zobowiązany jest świadczyć kompleksowy nadzór inwestorski we wszystkich branżach wynikających z zadania inwestycyjnego zgodnie z ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.), dokumentacja techniczna, stanowiąca załącznik nr 2 do umowy na Nadzór Inwestorski, oraz czynności związane z rozliczeniem rzeczowym i finansowym zadania inwestycyjnego, a w szczególności: 1. kontrolować proces rozpoczęcia budowy oraz zapisów w dzienniku budowy w zakresie wytyczenia geodezyjnego oraz oświadczeń uprawnionych osób wykonujących samodzielne funkcje techniczne. 2. wykonywać wszystkie obowiązki, jakie obciążają Zamawiającego z tytułu umów zawartych w związku z realizacją roboty budowlanej, z uwzględnieniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (ustawa Pzp), oraz obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z realizacją roboty budowlanej, a w szczególności z prawa budowlanego. 3. zobowiązany jest do podejmowania wszelkich czynności mających na celu zabezpieczenie praw i interesów Zamawiającego. 4. sprawować nadzór inwestorski w branżach: konstrukcyjno-budowlanej, instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych, instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych oraz elektroenergetycznych, instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń telekomunikacyjnych, informatycznych, przeciwpożarowej, ścisłe współpracować z Zamawiającym oraz osobami pełniącymi Nadzór autorski (koszty wynagrodzenia osoby pełniącej Nadzór autorski ponosi Zamawiający) i archeologiczny, 5. sprawować nadzór techniczny i finansowy nad realizacją inwestycji zgodnie z dokumentacją projektową, techniczną, warunkami technicznymi wykonania robót, obowiązującymi przepisami, aktualną wiedzą techniczną, prawem budowlanym oraz umową o realizację przedsięwzięcia inwestycyjnego. 6. dostosować czas pracy do czasu pracy Wykonawcy robót budowlanych i wymagań Zamawiającego 7. w przypadku zaistnienia sytuacji awaryjnej, stawić się na placu budowy niezwłocznie 8. sprawdzać jakości wykonywanych robót i wbudowywanych materiałów, kontrola i archiwizacja dokumentów potwierdzających dopuszczenie tych materiałów do obrotu i stosowania w budownictwie; 9. egzekwować od projektantów pełnienia obowiązku nadzoru autorskiego, a w razie potrzeby wzywanie projektanta na budowę, kierowanie do projektanta uwag i zastrzeżeń do projektu, zgłoszonych przez wykonawców lub Zamawiającego w toku realizacji inwestycji (nie możliwych do ustalenia na etapie projektowania) i dokonywanie z nim stosowanych zmian, uzgodnień lub wyjaśnień, 10. sprawdzać i dokonywać odbiorów robót zanikających i (lub) ulegających zakryciu; 11. sprawdzać protokoły elementów robót i akceptowanie ich w zakresie rzeczowym i rachunkowym, Strona 2 z 10
12. kontrolować zgodności realizacji z zapisami umowy, w szczególności z harmonogramem rzeczowo-finansowym, 13. kwalifikować zasadności wykonania ewentualnych robót dodatkowych w uzgodnieniu z Zamawiającym, 14. Pozyskać inwentaryzację powykonawczą uzbrojenia terenu i usytuowania obiektów kubaturowych oraz dokumentacji powykonawczej, 15. sprawdzać, czy stosowane przez wykonawców wyroby są dopuszczone do obrotu i stosowania w budownictwie zgodnie z prawem budowlanym, 16. żądać od kierownika budowy lub kierownika robót, dokonania poprawek bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, 17. wstrzymać roboty budowlane w przypadku gdyby ich kontynuacja mogła wywołać zagrożenie, bądź spowodować niedopuszczalną niezgodność z projektem lub pozwoleniem na budowę i niezwłocznie w sposób pisemny zawiadomić Zamawiającego o zaistniałym stanie rzeczy 18. potwierdzać faktycznie wykonanych robót, bądź ich elementów podlegających odbiorowi częściowemu, przygotowanie dokumentów do odbioru końcowego i ewentualnego rozruchu, 19. doprowadzić do odbioru końcowego inwestycji, udział w komisjach odbiorowych i przekazaniu inwestycji do eksploatacji przy założeniu, że odbierającym jest Zamawiający, 20. egzekwować usunięcie przez projektanta i wykonawcę robót usterek oraz niedoróbek stwierdzonych komisyjnie w trakcie odbiorów częściowych i odbioru końcowego, 21. kontrolować prawidłowość oraz dokonywać poprzez poszczególnych inspektorów nadzoru zapisów w dzienniku budowy w zakresie powierzonych im czynności nadzoru, stwierdzających wszystkie okoliczności mające znaczenie dla oceny właściwego wykonywania robót budowlanych oraz innych dokumentów budowy; 22. zorganizować nadzór w sposób zapewniający terminowość odbioru robót i prób technicznych, eliminując możliwość powstawania opóźnień w ich realizacji; 23. dążyć do oszczędnej i ekologicznej realizacji inwestycji, zapobiegać stratom i marnotrawstwu; należy zwrócić szczególną uwagę, by wszelkie działania podejmowane w ramach realizacji inwestycji były proekoliczne. 24. kontrolować przestrzegania na budowie zasad bezpieczeństwa pracy i utrzymywania porządku; 25. Zamawiający ma prawo zgłaszać w każdym czasie uwagi i zastrzeżenia dotyczące procesu inwestycyjnego, które Inwestor zastępczy winien niezwłocznie przeanalizować i uwzględnić, zawiadamiając Zamawiającego o podjętych działaniach 26. kontrolować rozliczenia finansowe, w tym: a) Kontrola prawidłowości wystawiania faktur, zakresów prac i kwot; w zakresie zgodności z umową zawartą z Wykonawcą, b) Sprawdzanie faktur przejściowych i końcowych przedkładanych przez wykonawcę, kwalifikowanie ich do zapłaty i przekazywanie ich Zamawiającemu do zapłaty, c) Sprawdzanie kalkulacji (kosztorysów np. zamiennych) robót, d) Przygotowanie materiałów związanych z naliczaniem kar umownych oraz odszkodowań uzupełniających Wykonawcy za nienależyte lub nieterminowe wykonanie przez nich zobowiązań umownych, których obowiązek zapłaty musi być zastrzeżony w zawartej z wykonawcą umowie. e) Dopilnowanie by koszty umowne inwestycji nie zostały przekroczone; f) Rozliczenie końcowe inwestycji pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. 27. reprezentować Zamawiającego, na jego wniosek, w kontaktach z osobami trzecimi w sprawach związanych z realizacja inwestycji; 28. egzekwować od wykonawcy robót budowlanych pełen dostęp do terenu budowy, wszelkich miejsc pozyskiwania, wytwarzania, wmontowania, składania lub przygotowywania materiałów i urządzeń do wbudowania; Strona 3 z 10
29. zatwierdzać materiały, wyroby i urządzenia przewidziane przez Wykonawcę robót budowlanych do zastosowania, ocenić ich zgodność z dokumentacja projektowa; 30. kontrolować sposób składowania i przechowywania materiałów, wyrobów oraz urządzeń; 31. nadzorować badania wbudowywanych materiałów, wyrobów i urządzeń wykonywanych przez Wykonawcę robót budowlanych, a w razie wątpliwości, co do ich, jakości - nakazywać Wykonawcy robót budowlanych wykonania dodatkowych badan, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego; 32. kontrolować dokumenty, jakości, aprobaty, deklaracje zgodności, atesty, instrukcje obsługi i inne dokumenty związane z wbudowywanymi materiałami, wyrobami i urządzeniami w celu niedopuszczenia do zastosowania materiałów, wyrobów i urządzeń wadliwych lub niedopuszczonych do stosowania w budownictwie na terenie Polski; 33. informować Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem o wszelkich zagrożeniach występujących podczas realizacji robót oraz podejmowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych; 34. organizować i przewodniczyć nie rzadziej niż jeden raz na miesiąc (a w przypadku wystąpienia potrzeby częściej) naradom technicznym, w których udział biorą przedstawiciele wszystkich zaangażowanych w realizacje zadania inwestycyjnego stron (w szczególności z udziałem Zamawiającego) oraz sporządzać protokoły z tych narad, a następnie przekazywać je Zamawiającemu i Wykonawcy robót budowlanych w terminie 3 dni od dnia narady; 35. na bieżąco egzekwować ustalenia z narad technicznych, 36. monitorować postęp robót pod względem technicznym, finansowym, organizacyjnym i czasowym oraz sprawdzać ich stan realizacji z obowiązującym harmonogramem rzeczowofinansowym; zatwierdzać rysunki wykonawcze i warsztatowe sporządzone przez Wykonawcę robót budowlanych; 37. Inwestor Zastępczy zobowiązany jest do składania Zamawiającemu pisemnych miesięcznych sprawozdań i raportów rozliczeniowych w wersji papierowej i elektronicznej (dokumenty programy MS Office), a także w jednym egzemplarzu w wersji papierowej dla Nadzoru autorskiego, zawierających informacje o stanie zaawansowania zadania, analizę zgodności terminów wykonywania robót z przyjętym harmonogramem rzeczowo- finansowym, informacje o kosztach w zakresie zgodności z przyjętymi założeniami oraz harmonogramem rzeczowofinansowym, ocenę, jakości wykonywanych robót i występujących głównych problemów; raporty/sprawozdania te należy złożyć Zamawiającemu w terminie do 7 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego. 38. Zamawiający może odmówić zatwierdzenia raportu/sprawozdania - o którym mowa wyżej - w terminie 7 dni od dnia jego złożenia wraz z podaniem pisemnego uzasadnienia. 39. w sytuacji określonej jak wyżej, Inwestor Zastępczy winien ustosunkować się do pisemnego uzasadnienia Zamawiającego w terminie 3 dni od jego otrzymania. Niezachowanie tego terminu stanowi podstawę do naliczenia kar umownych w wysokości wskazanej w 11, ust. 2, pkt c wzoru umowy na nadzór inwestorski. 40. w przypadku nie złożenia raportu/sprawozdania - o którym mowa lub odmowy jego zatwierdzenia przez Zamawiającego Inwestor Zastępczy nie jest upoważniony do wystawienia faktury. 41. trzykrotne następujące po sobie zaistnienie opisanej wyżej sytuacji może stanowić podstawę do wypowiedzenia umowy z winy Inwestora Zastępczego. 42. poza raportami/sprawozdaniami, Inwestor Zastępczy niezwłocznie przekazuje pisemnie wszelkie informacje i opinie mające znaczenie dla prawidłowej realizacji zadania. 43. każdorazowo opiniować harmonogram rzeczowo-finansowy przedłożony przez Wykonawcę robót budowlanych w terminie 3 dni od jego przekazania; 44. sprawdzać i potwierdzać zestawienia ilości i wartości faktycznie wykonanych robót w okresie rozliczeniowym, będących podstawa do rozliczeń finansowych Zamawiającego z Wykonawca robót budowlanych, na podstawie harmonogramu rzeczowo-finansowego, oraz kosztorysu Strona 4 z 10
Wykonawcy. Przeprowadzać w ramach posiadanych przez Zmawiającego środków - odbiory robót wykonanych w okresie rozliczeniowym do 5 dni od daty zgłoszenia odbioru robót przez Wykonawcę robót budowlanych 45. udzielać wszystkich niezbędnych informacji na potrzeby sprawozdawczości z realizacji projektu w całym okresie jego realizacji; 46. kontrolować i weryfikować przedkładane kosztorysy; 47. kontrolować prawidłowość zafakturowanych robót; 48. zatwierdzać przedstawione metody wykonania robót budowlanych, włączając w to roboty tymczasowe i zabezpieczające zaproponowane przez Wykonawcę robót budowlanych; 49. nadzorować przeprowadzanie prób i rozruchów; 50. sprawdzać wykonane roboty i powiadamiać Wykonawcę robót budowlanych, nadzór autorski oraz Zamawiającego o wykrytych wadach, określając zakres koniecznych do wykonania robót poprawkowych; 51. egzekwować terminowe usuniecie wad; 52. sporządzać pisemne poświadczenia o usunięciu wad przez Wykonawcę robót budowlanych; 53. nadzorować roboty budowlane i instalacyjne oraz wyposażenie budynku w sprzęt i urządzenia w zakresie zgodności z wymaganiami ochrony przeciwpożarowej; 54. dokonywać odbiory robót zanikających lub ulegających zakryciu oraz dokumentować te czynności w terminie do 3 dni roboczych od daty zawiadomienia; 55. zorganizować i brać udział wraz z Zamawiającym w odbiorze częściowym robót w sytuacji, gdy Zamawiający wystąpi do Wykonawcy robót budowlanych z wnioskiem o przekazanie części przedmiotu umowy o roboty budowlane - do 7 dni od daty zgłoszenia odbioru robót przez Wykonawcę robót budowlanych, ustalenie ewentualnych wad, usterek w toku odbioru oraz egzekwowanie ich usunięcia przez Wykonawcę robót budowlanych (w odbiorze biorą udział wszyscy inspektorzy nadzoru) 56. zorganizować i brać udział wraz z przedstawicielami Zamawiającego w odbiorze końcowym robót budowlanych w terminie do 14 dni od zgłoszenia gotowości przez Wykonawcę robót budowlanych (w odbiorze końcowym biorą udział wszyscy inspektorzy nadzoru oraz przedstawiciele Zamawiającego należycie umocowani), a w szczególności: - potwierdzać zgodność wpisu do dziennika budowy potwierdzającego zakończenie wszystkich robót i przeprowadzenie z wynikiem pozytywnym wymaganych prób i sprawdzeń, - brać udział w przeprowadzeniu prób i sprawdzeń, - zweryfikować, sprawdzić kompletności i prawidłowości przedłożonych przez Wykonawcę robót budowlanych dokumentów wymaganych do odbioru końcowego przedłożonych przez Wykonawcę i zawiadomienie o ich kompletności Zamawiającego w terminie do 10 dni od dnia ich otrzymania, - zorganizować odbiór końcowy i zawiadomić wszystkich uczestników, - brać udział wraz z przedstawicielami Zamawiającego w czynnościach odbioru, ustalenie ewentualnych wad, czy usterek i egzekwowanie ich usunięcia przez Wykonawcę robót budowlanych, - sporządzać i podpisywać wraz z przedstawicielami Zamawiającego bezusterkowy odbiór końcowy (inwestor zastępczy nie jest uprawniony do samodzielnego dokonania odbioru robót) - sprawdzić pod względem kompletności przekazane przez Wykonawcę robót budowlanych instrukcje użytkowania i konserwacji maszyn i urządzeń, kodów i innym dokumentów niezbędnych do prawidłowego użytkowania obiektu. - sprawdzać rozliczenie prac wykonanych przez Wykonawcę robót budowlanych, 57. poświadczyć termin zakończenia robót budowlanych; 58. sprawdzać wszelkie dokumenty przygotowane przez Wykonawcę robót budowlanych po zakończeniu robót budowlanych; Strona 5 z 10
59. doradzać Zamawiającemu w przypadku zaistnienia roszczeń i sporów z Wykonawca robót budowlanych oraz w przypadku zaistnienia problemów na etapie prowadzenia robót budowlanych; 60. powiadamiać Zamawiającego o wszelkich roszczeniach Wykonawcy robót budowlanych oraz rozbieżnościach miedzy dokumentacja Zamawiającego, a stanem faktycznym na terenie budowy; 61. w przypadku kontroli przebiegu realizacji zadania współdziałać z Zamawiającym poprzez przedłożenie stosownych dokumentów dotyczących realizacji zadania; 62. przygotować dane rzeczowe i finansowe niezbędne do końcowego rozliczenia inwestycji oraz do sporządzenia dokumentów przekazania - przejęcia PT i OT w terminie 14 od dnia podpisania bezusterkowego protokołu odbioru końcowego; 63. potwierdzić aktualny stan robót w razie przerwy w robotach oraz w innych wypadkach, gdy zajdzie potrzeba ustalenia ilości, jakości i wartości w zakresie niezbędnym do rozliczeń z Wykonawcą robót budowlanych; 64. zweryfikować i zatwierdzić instrukcje użytkowania budynku oraz instrukcje bezpieczeństwa pożarowego z planem ewakuacji, o którym mowa w 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. Nr 109 poz. 719) oraz kompletna dokumentacje powykonawcza, a następnie dostarczyć ja do Zamawiającego wraz z dokumentacja związana z nadzorowana budowa (łącznie z inwentaryzacja geodezyjna) w formie ustalonej z Zamawiającym; 65. przygotować wszystkie niezbędne dokumenty i współdziałać z Wykonawcą robót budowlanych i Zamawiającym w celu uzyskania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie; 66. opiniować i wskazywać sposoby załatwienia wszelkiego rodzaju skarg i roszczeń osób trzecich wywołanych realizacja zadania; 67. prowadzić dokumentacje fotograficzna budowy w formie cyfrowej i załączyć ja do sporządzanych przez Inwestora Zastępczego miesięcznych raportów/sprawozdań o stanie zaawansowania robót składanych Zamawiającemu; 68. sporządzać protokoły konieczności i przedkładać je Zamawiającemu do akceptacji; 69. opiniować wszelkie propozycje wykonania robót uzupełniających, zamiennych i zamówień dodatkowych, zmian w zakresie technologii wykonania robót, zmian w zakresie dokumentacji projektowej lub specyfikacji technicznej, zmniejszenia zakresu prac budowlanych, rezygnacji z wykonania części prac, zmian parametrów urządzeń lub wyposażenia i przedstawiać je Zamawiającemu do akceptacji wraz z propozycja rozliczenia w/w robót zgodnie z postanowieniami umowy z Wykonawcą robót budowlanych. Konsultować się i współdziałać z architektem pełniącym funkcję nadzoru autorskiego nad projektem. Zgłaszać i konsultować z Zamawiającym propozycje zmian projektowych. 70. informować Zamawiającego o wszelkich opóźnieniach lub nieuzasadnionym przerwaniu robót budowlanych, lub nienależytym wykonywaniu obowiązków, czy wykonywaniu ich w sposób sprzeczny, w szczególności o w/w zdarzeniach uprawniających zamawiającego do naliczenia kar umownych Wykonawcy robót budowlanych. 71. nadzorować w w/w zakresie również ewentualne roboty dodatkowe, uzupełniające związane z realizacja zadania inwestycyjnego 72. wykonywanie przewidzianych przepisami prawa obowiązków Zamawiającego wobec podwykonawców, a w szczególności kontrolowanie na bieżąco realizacji obowiązku wykonawcy robót w zakresie zgłoszeń i rozliczeń podwykonawców (robót budowlanych oraz usług i dostaw o wartości powyżej 50 000,00 zł) oraz przedstawianie Zamawiającemu zaopiniowanych zgłoszeń podwykonawców; 73. przygotować rozliczenia rzeczowe i końcowe z realizacji umowy na roboty budowlane w terminie 14 dni od podpisania protokołu bezusterkowego odbioru końcowego robót budowlanych; Strona 6 z 10
74. przygotować wszystkie niezbędne dokumenty do uzyskania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie, w tym opracowanie na swój koszt świadectwa charakterystyki energetycznej dla obiektów wchodzących w skład roboty budowlanej; 75. sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu harmonogramu przeglądów wynikających z: uzyskanej od wykonawcy roboty budowlanej karty gwarancyjnej i instrukcji użytkowania i eksploatacji wybudowanych/ adoptowanych obiektów/budowli, udzielonych przez producentów gwarancji na zabudowane materiały i urządzenia, rękojmi na wybudowane/adoptowane obiekty/budowle, 76. przekazanie Zamawiającemu obiektu, którego dotyczy robota budowlana, wraz z kompletem niezbędnych dokumentów umożliwiających natychmiastowe rozpoczęcie użytkowania; 77. prowadzenie i archiwizacja korespondencji dotyczącej roboty budowlanej (w formie papierowej i elektronicznej) oraz przekazanie jej Zamawiającemu w stanie kompletnym po jej zakończeniu, 78. Po dokonaniu odbioru końcowego roboty budowlanej, powiadomieniu organów nadzoru budowlanego o zakończeniu budowy i uzyskaniu decyzji o pozwoleniu na użytkowanie obiektu oraz rozliczeniu końcowym roboty budowlanej, zostanie sporządzony protokół wykonywania przez Inwestora Zastępczego czynności związanych z pełnieniem funkcji Inwestora Zastępczego Zamawiający przy podpisaniu umowy - będzie wymagał ustanowienia Kierownika zespołu inspektorów nadzoru posiadającego uprawnienia wymagane w pkt. 6.2.4. lit. a) - który będzie odpowiadał również za koordynacje pracy całego zespołu. Zamawiający zobowiązuje się do udzielania Inwestorowi Zastępczemu pełnomocnictw niezbędnych do właściwego wykonania przedmiotu umowy. Inwestor Zastępczy złoży na piśmie potrzebę uzyskania stosownego pełnomocnictwa wraz z uzasadnieniem. Zamawiający odmówi udzielenia pełnomocnictwa, jeżeli nie jest ono związane z realizacją roboty budowlanej lub nie jest wymagane obowiązującymi przepisami. Inwestor Zastępczy zobowiązuje się udzielone pełnomocnictwa przyjąć i wypełniać z należytą starannością i w sposób zabezpieczający ochronę interesów Zamawiającego. Kierownik zespołu będzie prowadził narady robocze na budowie, co najmniej 1 x w tygodniu i w dniu tym będzie on przebywał na budowie przez cały dzień (informację przekaże Zamawiającemu pisemnie 2 dni wcześniej). Inwestor Zastępczy nie jest upoważniony do udzielania zamówień w imieniu Zamawiającego, czy dokonywania jakichkolwiek zmian w umowie z Wykonawcą robót budowlanych. Inwestor Zastępczy nadzoruje dostawę oraz montaż sprzętu medycznego, rehabilitacyjnego i wyposażenia (meble, sprzęt elektroniczny, techniczny itp.) dla tytułowej inwestycji. Po dokonaniu odbioru i sprawdzeniu właściwego ich funkcjonowania oraz dokonaniu odbioru końcowego i otrzymaniu od Wykonawcy atestów, certyfikatów i gwarancji przekaże pełen komplet Zamawiającemu (przetarg na zakup, dostawę i montaż sprzętu medycznego, rehabilitacyjnego i wyposażenia wykona Zamawiający oraz dokona zapłaty za to zadanie po spisaniu protokołu końcowego bez uwag). Wszystkie powstałe koszty związane z pełnieniem obowiązków funkcji Inwestora Zastępczego podczas realizacji inwestycji muszą być zawarte w kwocie ryczałtowej oferty Inwestora Zastępczego. np. kompletne wynagrodzenie całego zespołu oraz wszelkie koszty związane z obsługą, koszty związane z zawarciem umów z mediami, opłaty wymagane przez instytucje, z którymi niezbędna będzie współpraca (zgłoszenia, odbiory), zlecenie wykonania świadectwa charakterystyki energetycznej, koszty dojazdów inspektorów itp. Inwestor Zastępczy nie ponosi kosztów wynagrodzenia osoby pełniącej Nadzór autorski i archeologiczny oraz kosztów związanych z przeprowadzeniem i realizacją przetargów na zakup, dostawę i montaż sprzętu medycznego, rehabilitacyjnego i wyposażenia. Zamawiający przekaże Inwestorowi Zastępczemu kompletną dokumentację projektowo-wykonawczą (1 egz.) wraz z pozwoleniem na budowę (kopię), kopie umów zawartych pomiędzy Zamawiającym, a Strona 7 z 10
Wykonawcami oraz inne dokumenty będące w posiadaniu Zamawiającego niezbędne lub pomocne przy realizacji roboty budowlanej. Inwestor Zastępczy uwzględni w ofercie każdą konieczność uzupełnienia zespołu specjalistów wynikającą z przepisów prawa, decyzji, uzgodnień i porozumień, które są niezbędne do kompleksowej realizacji Projektu. Podczas nieobecności jakiegokolwiek Kluczowego Specjalisty, wynikającej z choroby lub żądania urlopu, Inwestor Zastępczy ma obowiązek zapewnić natychmiastowe zastępstwo krótkoterminowe, na okres założonej nieobecności specjalisty, dla uniknięcia opóźnień w realizacji robót. Takie zastępstwo będzie każdorazowo zaproponowane na piśmie do akceptacji przez Zamawiającego. Inwestor Zastępczy przez cały okres realizacji umowy, zobowiązany będzie do posiadania polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności i związanej z realizacją przedmiotu zamówienia - pełnieniem funkcji Inwestora Zastępczego. Wyszczególnione obowiązki Inwestora Zastępczego maja jedynie charakter przykładowy i nie wyczerpują całego zakresu zobowiązania Inwestora Zastępczego wynikającego z umowy, a także nie stanowią podstawy do odmowy wykonania przez Wykonawcę jakichkolwiek czynności niewymienionych wprost w umowie a potrzebnych do należytego wykonania przedmiotu umowy. Wymagania odnośnie raportów i sprawozdawczości: Inwestor Zastępczy będzie sporządzał i składał Zamawiającemu niżej wymienione rodzaje dokumentów i raportów według zasad i wzorów określonych w obowiązujących procedurach, wytycznych oraz instrukcjach Operatora Programu, dotyczących realizacji, kwalifikowalności kosztów, monitorowania i raportowania oraz kontroli projektów. Raport wstępny w ciągu 3 tygodni od daty podpisania kontraktu na Inwestora Zastępczego, który powinien być swoistego rodzaju raportem otwarcia". Powinien on składać się z czterech części: a) Części pierwszej zawierającej ogólne informacje o Projekcie, w szczególności: - skład zespołu z określeniem stanowiska, zadań i funkcji - opinię o kluczowych problemach związanych z osiągnięciem celów i oczekiwanych wyników Projektu, - oszacowanie ryzyka i zagrożeń mających wpływ na wykonanie Projektu i oraz sposoby reakcji na ryzyko - ogólny zarys sposobu realizacji Projektu, - listę proponowanych działań uznanych za niezbędne dla osiągnięcia celów Projektu, - rozkład w czasie, kolejność i czas trwania proponowanych działań, - wzory dokumentów, które będą obowiązywały w trakcie realizacji robót oraz w okresie zgłaszania wad, procedury i zasady BHP. b) Części drugiej (umowa z Inwestorem Zastępczym), będącej sprawozdaniem Inwestora Zastępczego z własnej działalności, z opisem zakresu robót Inwestora Zastępczego, metodyką wykonania usług, pracami wstępnymi wykonanymi przez Inwestora Zastępczego, informacjami o stanie zorganizowania Zespołu Inwestora Zastępczego (mobilizacja) oraz opisem zadań na najbliższy okres działalności. c) Części trzeciej (Zarządzanie i nadzór nad kontraktem z Wykonawcą), która byłaby sprawozdaniem z usług Inwestora Zastępczego bezpośrednio związanych z nadzorem nad realizacją i zarządzaniem kontraktu z Wykonawcą. Powinna ona zawierać analizę: dokumentacji i załączników do kontraktu z Wykonawcą, harmonogramu rzeczowo-finansowego przygotowanego przez Wykonawcę, polis ubezpieczeniowych i gwarancji oraz dodatkowo byłaby w niej możliwość dokonania analizy i akceptacji podwykonawców zaprezentowanych przez Wykonawcę. d) Części czwartej (Podsumowanie i załączniki), w której powinna być zaprezentowana ocena stanu prac realizowanych w ramach umowy z Inwestorem zastępczym oraz Wykonawcą. Strona 8 z 10
Raporty Miesięczne z postępu prac prowadzonej inwestycji i stanu finansowego kontraktu, składane do 10-tego dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym, poczynając od dnia przekazania raportu wstępnego. Raporty Miesięczne winny zawierać sprawozdanie z działalności Wykonawcy Robót na budowie, Wykonawcy dokumentacji projektowej, a tylko pośrednio odnosząc się do działalności Inwestora Zastępczego. Podstawę sporządzenia stanowią zweryfikowane raporty Wykonawcy. Raport obejmuje zakres prac zrealizowanych w okresie sprawozdawczym tj. od chwili sporządzenia poprzedniego raportu miesięcznego. W raporcie należy uwzględnić prace zakończone i rozpoczęte w okresie sprawozdawczym, roboty planowane, podwykonawstwo, zasoby ludzkie, zaangażowany sprzęt. Powinny być uwzględnione zagadnienia, które bezpośrednio dotyczą budowy kontrolowanej przez Inwestora Zastępczego, jak problemy BHP, kontrola jakości, analiza zgodności postępu robót z harmonogramem rzeczowo-finansowym, napotkane trudności i środki zaradcze, zmiany i roszczenia. Zakres prac należy określić także jako procentowy udział. Raport powinien bezwzględnie zawierać: a) opis działań zrealizowanych przez Wykonawcę na budowie (krótkie podsumowanie), b) pokazanie stanu zaawansowania zarówno rzeczowego jak i finansowego inwestycji, c) syntetyczny opis zagrożeń powstałych na budowie, opis działań podjętych w celu ich wyeliminowania oraz opis sposobu zapobiegania tym zagrożeniom w dalszej realizacji. Raport Końcowy składany w terminie do 20 dni od daty przekazania inwestycji Zamawiającemu, który powinien zawierać m.in.: a) opis wszelkich wykonanych robót ze wskaźnikami rzeczowymi i finansowymi, wysokością poniesionych nakładów według kategorii robót, opis i argumentacja dokonanych zmian do kontraktu, podsumowanie działań podjętych podczas realizacji. b) krytyczną analizę głównych problemów, które wystąpiły w trakcie realizacji robót, proponowane zalecenia dla przyszłych działań o podobnym charakterze, c) rozliczenie finansowe całości Projektu d) ocenę stopnia osiągnięcia założonych rezultatów, e) wszelkie informacje zgodne z wymaganiami Instytucji Zarządzających Programem f) inne, niezbędne do odpowiedniej prezentacji zrealizowanych robót. Przedkładanie i zatwierdzanie raportów: Raporty będą opracowywane w jednym egzemplarzu papierowym (1 szt) w języku polskim oraz w formie elektronicznej (skan podpisanego, opieczętowanego dokumentu i dokumenty w formie edytowalnej MS Office lub innym programie zgodnym z ww., gdzie można edytować dokumenty bez straty ich zawartości). Raporty jak wyżej przedkładane będą Zamawiającemu. Szczegółowa zawartość, forma, okresy przedkładania i terminy, do których należy dostarczyć raporty i inne związane z tym dokumenty określi Zamawiający, zgodnie z kontraktem, obowiązującymi procedurami i wytycznymi Operatora Programu PL07 Poprawa i lepsze dostosowanie ochrony zdrowia do trendów demograficzno-epidemiologicznych finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Monitoring i działania informacyjne. Wskaźniki Celem Umowy dla Inwestora Zastępczego jest realizacja zadań inwestycyjnych i osiągnięcie następujących wyników: a) rzeczowy i finansowy postęp prac zawartych w kontrakcie na prace projektowe i roboty budowlane, b) zakończenie kontraktów na roboty budowlane w odpowiednim czasie z odpowiednim skutkiem, c) zakończenie wszelkich prac ze spełnieniem założeń technicznych, Strona 9 z 10
d) nie przekroczenie budżetu. Działania informacyjne. Inwestor Zastępczy będzie odpowiedzialny za informowanie wszystkich zaangażowanych stron o tym, że wszystkie działania podjęte w ramach Projektu powinny nosić wyraźną informację o jego współfinansowaniu ze środków Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego i powinny posiadać oznaczenia zgodnie z wytycznymi Operatora Programu. Oznaczenia i informacje należy stosować we wszystkich publikacjach, dokumentach Inwestor Zastępczy. Personel Inwestora Zastępczego Inwestor Zastępczy dla wypełnienia swoich zobowiązań winien zapewnić doświadczonych, wysoko wykwalifikowanych specjalistów - inżynierów branżowych zdolnych do prowadzenia wszelkich powierzonych zadań, uprawnionych do prowadzenia nadzoru inwestorskiego zgodnie z przepisami polskiego Prawa budowlanego i w zgodzie z postanowieniami decyzji o pozwoleniu na budowę oraz uzgodnieniami, opiniami, postanowieniami i decyzjami warunkującymi prawidłową realizację zamierzenia. Wymienieni Kluczowi Specjaliści nie wyczerpują wymagań dla rzetelnego wypełniania zobowiązań Inwestor Zastępczego i winni być traktowani jako minimalne wymogi Zamawiającego stawiane w trakcie realizacji umowy. Inżynier powinien dostarczyć swoim specjalistom niezbędne wsparcie i pomoc techniczną ze strony innych specjalistów, która może być niezbędna do właściwego wdrożenia umowy i wykonania kontraktu na roboty budowlane (np. dodatkowi inspektorzy danej lub w innych branżach, uprawniony geodeta, specjalista z zamówień publicznych, hydrogeolog, geolog, specjalista d/s zieleni, ekspert ppoż., itp.). Doświadczony Inżynier uwzględni w ofercie każdą konieczność uzupełnienia zespołu specjalistów wynikającą z przepisów prawa, decyzji, uzgodnień i porozumień, które są niezbędne do kompleksowej realizacji Projektu. Kompletne wynagrodzenie całego personelu oraz wszelkie koszty związane z obsługą muszą być zawarte w kwocie ryczałtowej oferty Inwestora Zastępczego. Podczas nieobecności jakiegokolwiek Kluczowego Specjalisty, wynikającej z choroby lub żądania urlopu, Inwestor Zastępczy ma obowiązek zapewnić natychmiastowe zastępstwo krótkoterminowe, na okres założonej nieobecności specjalisty, dla uniknięcia opóźnień w realizacji robót. Takie zastępstwo będzie każdorazowo zaproponowane na piśmie do akceptacji przez Zamawiającego. Inwestor Zastępczy przez cały okres realizacji umowy, zobowiązany będzie do posiadania polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności i związanej z realizacją przedmiotu zamówienia - pełnieniem funkcji Inwestora Zastępczego. Zrównoważony rozwój aspekt środowiskowy Forma dokumentów - wszelka korespondencja, oferty, raporty, sprawozdania, atesty, certyfikaty, gwarancje i inne dokumenty, które będą musiały mieć formę papierową, należy drukować dwustronnie z opcją oszczędności tonera, bez użycia koloru (wszędzie tam gdzie jest to możliwe). Segregacja odpadów i utylizacja należy zwrócić szczególną uwagę by zarówno na terenie budowy jaki i w miejscu pracy Inwestora Zastępczego na bieżąco była dokonywana segregacja odpadów i ich odpowiednia utylizacja. Bieżąca korespondencja zalecanym sposobem korespondowania jest korespondencja elektroniczna Strona 10 z 10