Wniosek beneficjenta o płatność w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013 oś priorytetowa I Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego Departament Wspierania Przedsiębiorczości Rzeszów, dnia 8 styczeń 2010 r.
Warsztaty dla beneficjentów prawidłowe przygotowanie wniosków o płatność Tryb składania i rodzaje wniosków o płatność Szczegółowe omówienie zasad wypełniania poszczególnych punktów wniosku o płatność Rodzaje dokumentów załączanych do wniosku o płatność oraz wymogi Instytucji Zarządzającej dotyczące dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych wnioskiem
Beneficjenci są zobowiązani do składania wniosku o płatność w jednym egzemplarzu (w formie papierowej i na nośniku elektronicznym). Terminy składania wniosków o płatność: Pierwszy wniosek o płatność należy złożyć w terminie do 3 miesięcy licząc od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu. W przypadku kolejnych wniosków o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące licząc od daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność
Wniosek beneficjenta o płatność służy: wnioskowaniu o przyznanie płatności: pośredniej, stanowiącej refundację części wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta Beneficjent wypełnia poz. 1-25 z wyłączeniem poz.11. końcowej stanowiącej refundację całości wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta Beneficjent wypełnia poz.1-25 z wyłączeniem poz. 11 oraz poz.19 i 22. Przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza) Beneficjent wypełnia poz.1-9 oraz poz. 18-24.
We wniosku Beneficjent wskazuje wszystkie wydatki kwalifikowalne, jakie poniósłna realizację projektuw okresie objętym wnioskiem. Należy pamiętać, że wydatek jest kwalifikowany jeżeli: - został poniesiony w ramach projektu realizowanego z udziałem EFRR, - jest niezbędny do realizacji projektu, - jest racjonalny, - jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania, - jest spójny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego oraz z postanowieniami RPO WP i szczegółowym opisem priorytetów RPO WP.
Pola Korekta wniosku o płatność i Wniosek o płatność dotyczy są wypełniane tylko w przypadku składania korekty do wcześniej złożonego wniosku o płatność lub w przypadku wniosku pełniącego funkcję sprawozdawczą Daty należy wpisywać w formacie : RRRR-MM-DD
wniosek o płatność w przypadku pierwszego wniosku o płatność data od. jest tożsama z datą podpisania umowy o dofinansowanie projektu, data do. jest to data ostatniej dokonanej przez beneficjenta zapłaty za fakturę/inny dokument objęty składanym wnioskiem, w przypadku pierwszego wniosku o płatność obejmującego faktury/inne dokumenty zapłacone przed datą podpisania umowy o dofinansowanie będzie to data złożenia wniosku do IZ w przypadku kolejnych wniosków o płatność należy pamiętać o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wnioskach, tzn. w polu od. należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w polu do. z poprzedniego wniosku o płatność, w przypadku wniosku o płatność obejmującego wyłącznie wydatki, których data zapłaty mieści się w okresie za jaki złożony został poprzedni wniosek o płatność,w polu od oraz w polu do należy wpisać datę następującą po dniu wskazanym w polu do w poprzednim wniosku
wniosek pełniący funkcję sprawozdawczą w przypadku pierwszego wniosku data od. jest tożsama z datą podpisania umowy o dofinansowanie projektu, data do. jest to data złożenia wniosku do IZ, w przypadku kolejnych wniosków należy pamiętać o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wnioskach, tzn. w polu od. należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w polu do. z poprzedniego wniosku o płatność, natomiast w polu do datę złożenia wniosku do IZ
Należy podać dane beneficjenta zgodne z umową o dofinansowanie Należy wskazać osoby do kontaktu, właściwe do udzielania informacji w zakresie realizacji projektu (osoby bezpośrednio odpowiedzialne za realizację projektu)
Punkty 3-9 oraz 14 wniosku o płatność muszą być wypełnione zgodnie z umową o dofinansowanie UWAGA! nr Projektu zaczyna się od symbolu literowego RPPK
Pkt. 10 - należy wskazać rodzaj płatności płatność pośrednia - dotyczy wniosku składanego do IZ w trakcie realizacji projektu obejmującego określoną część wydatków poniesionych przez beneficjenta w ramach projektu płatność końcowa dotyczy wniosku składanego do IZ po zakończeniu realizacji projektu (pierwszy wniosek o płatność może być jednocześnie wnioskiem o płatność końcową w sytuacji, gdy obejmuje on całość wydatków związanych z projektem) Pkt. 11 - należy wypełniać tylko w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki W pozostałych przypadkach należy zaznaczyć pole nie dotyczy
Pkt. 12 należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność wartość tożsama z kwotą wskazaną w wierszu ogółem poz. 15 kol. 8 Pkt.13 należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia pkt. 12 przez procent dofinansowania wynikający z umowy o dofinansowanie
Posiadacz rachunku, nazwa banku oraz nr rachunku bankowego muszą być zgodne ze wskazanymi w 1 pkt. 11 umowy o dofinansowanie projektu. UWAGA! Należy pamiętać, że zgodnie z przytoczonym wyżej paragrafem umowy wszystkie wydatki w ramach projektu muszą być ponoszone ze wskazanego rachunku
W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki należy podać: 1) numer dokumentu (np. faktury) potwierdzającego wydatkowanie środków; 2) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu; 3) datę wystawienia dokumentu; 4) datę zapłaty dokumentu, jeżeli płatność była dokonana w więcej niż w jednym terminie należy podać wszystkie daty zapłaty dla całego dokumentu; 5) opis towaru/usługi zgodny z fakturą/innym dokumentem; 6) kwotę dokumentu brutto wynikającą z faktury; 7) kwotę dokumentu netto wynikającą z faktury (jeżeli faktura/inny dokument nie zawiera kwoty VAT wówczas kwota dokumentu brutto = kwota dokumentu netto); 8) kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych na podstawie dokumentów rozliczanych danym wnioskiem o płatność; 9) kwotę VAT stanowiącą część wydatków kwalifikowalnych wykazanych w kolumnie 8. W przypadku, gdy VAT nie jest kwalifikowalny należy wpisać 0,00.
W tabeli należy wykazać dochód, który nie został określony na etapie składania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, a który powstał podczas realizacji projektu lub został niedoszacowany na etapie składania wniosku o dofinansowanie. W. dodatkowym wierszu należy wykazać odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność - beneficjent ma obowiązek zwrotu odsetek narosłych od przekazanej zaliczki.
Wypełnia pracownik IZ
W kolumnie 1 tabeli należy wykazać wszystkie etapy realizowane w ramach projektu, zgodnie z punktem C1 wniosku o dofinansowanie. W przypadku wydatków, których nie można przyporządkować do żadnego z etapów z pkt. C1, należy zamieścić wiersz Pozostałe wydatki w ramach projektu ; W kolumnie 2 tabeli należy zamieścić hasłowy opis prezentujący zakres realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu, tj. nie rozpoczęto, w trakcie realizacji, zakończono; W kolumnach 3 i 4 należy podać kwoty wydatków ogółem i kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym kształtem umowy o dofinansowanie powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań/etapów, wiersz ogółem w kolumnie 3 = całkowita wartość projektu wiersz ogółem w kolumnie 4 = wydatki kwalifikowalne projektu W kolumnach 5 i 6 należy ująć kwoty wydatków poniesionych w okresie objętym wnioskiem, W kolumnach 7 i 8 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu w ramach danego zadania/etapu Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 8 do wartości z kolumny 4. UWAGA! Na zakończenie realizacji projektu : wartości z kol. 3 i 4 = wartościom z kol. 7 i 8
Należy opisać w kilku zdaniach zadania/etapy/działania, jakie beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Punkt jest niewypełniany w przypadku wniosku o płatność końcową
Należy wskazać wszystkie wskaźniki, do realizacji których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie oraz przedstawić aktualny stan ich realizacji. WSKAŹNIKI PRODUKTU Tabela powinna być wypełniona dla każdego wniosku o płatność. Należy wskazać wszystkie wskaźniki, do realizacji których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie oraz przedstawić aktualny stan ich realizacji.
WSKAŹNIKI REZULTATU Tabela powinna być wypełniona TYLKO dla wniosku o płatność końcową. Beneficjent we wniosku o płatność końcową wpisuje wartość, jaka będzie osiągnięta w momencie zakończenia realizacji projektu, bądź w okresie bezpośrednio następującym po tym terminie (w zależności od specyfiki wskaźnika okres ten nie powinien być dłuższy niż 1 rok od zakończenia projektu, bądź w uzasadnionych przypadkach, rok kalendarzowy następujący po roku zakończenia inwestycji, z wyjątkiem horyzontalnych wskaźników kluczowych, służących do pomiaru liczy nowoutworzonych miejsc pracy). W przypadku określenia jednostki miary wskaźnika jako %, należy podać jednocześnie wartość zmiany wyrażona w liczbach bezwzględnych (w kol.4 i 5 obok wartości wykazanej jako %), w celu umożliwienia oceny stopnia osiągnięcia zakładanych wskaźników.
Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność. Jeżeli nie wystąpiły żadne problemy, również należy wypełnić tabelę wpisując np. brak problemów, nie dotyczy, nie wystąpiły, itp.. W przypadku wniosku o płatność końcową, należy dodatkowo umieścić komentarz dotyczący wszystkich wskaźników rezultatu zawierający: zakładany poziom realizacji wskaźnika, wartość wskaźnika osiągniętą w efekcie realizacji projektu, przyczyny ewentualnego nieosiągnięcia poziomu założonego we wniosku o dofinansowanie.
22. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały* Okres (rok, kwartał) rok kwartał Planowane wydatki kwalifikowalne 2010 I kwartał 151 269,14 2010 II kwartał 0,00 2010 III kwartał 0,00 2010 IV kwartał 0,00 * Tabeli nie wypełnia się w przypadku wniosku o płatność końcową Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych w kolejnych czterech kwartałach (począwszy od kwartału następującego po kwartale, którego dotyczy dany wniosek opłatność zgodnie z aktualnym kwartalnym zapotrzebowaniem na środki). W sytuacji, gdy beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki poniesione wyłącznie w styczniu danego roku, pierwszy wypełniany przez beneficjenta wiersz powinien zawierać dane dla drugiego kwartału danego roku
X Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie.
W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty, należy opisać w kilku zdaniach na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych.
Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania itp.)
Wniosek powinien być czytelnie podpisany (lub parafowany z imienną pieczątką) przez osoby upoważnione, tj. osoby podpisujące umowę o dofinansowanie projektu. Każda strona wniosku o płatność powinna być parafowana przez jedną z osób upoważnionych do jego podpisania (oprócz ostatniej strony, na której wszystkie osoby składają podpis).
Wszystkie kwoty oraz dane finansowe podawane we wniosku o płatność powinny być wyrażone w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, Wszystkie pola wniosku o płatność muszą zostać wypełnione, Pola zaznaczone na szaro są wypełniane przez pracownika IZ RPO WP, Wszystkie podpisy i parafki dokonywane na wniosku i załącznikach powiny być dokonywane kolorem innym niż czarny, Potwierdzenie zgodności z oryginałem kopii załączników powinno zawierać: klauzulę za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem oraz datę i czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu lub parafkę z imienną pieczątką, Każdy załącznik powinien być opatrzony na pierwszej stronie pieczęcią beneficjenta.
Opis załączników do wniosku beneficjenta o płatność
Dokument potwierdzający kwalifikowalność podatku VAT Beneficjenci projektów, dla których podatek VAT jest w całości kosztem niekwalifikowanym, oświadczeń dotyczących podatku nie składają. Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT składane jest przez beneficjenta przy każdym wniosku o płatność (z wyjątkiem wniosków pełniących funkcję sprawozdawczą) W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek możliwości odzyskania poniesionego kosztu podatku VAT, beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym Instytucję Zarządzającą
Faktury/dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej obowiązkowe elementy opisu Pierwsza strona Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013, a w przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu Państwa lub budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego, do powyższego opisu należy odpowiednio dodać: oraz z budżetu Państwa", lub oraz z budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego Ujęto we wniosku o płatność za okres od do
Numer umowy o dofinansowanie projektu, Druga strona Nazwa projektu, Opis związku wydatku z projektem należy zaznaczyć w opisie faktury/innego dokumentu do której/których kategorii kosztu/kosztów przedstawionych w części D3 wniosku o dofinansowanie odnosi się wydatek, z podziałem na kwotę netto i VAT np.: Zakup 3 szt. Komputerów MAC.Pro zgodnie z umową o dofinansowanie projektu Nr. UDA - RPPK.01.01.00-18-672/08-00 z dnia 2009-08-09 w ramach projektu o nazwie Zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania i wyposażenia na rzecz rozwoju firmy KOWALSKI z Rzeszowa zadanie/etap I (Zakup komputerów 3 szt.) zapis: Wydatek jest kwalifikowalny w wysokości. PLN (słownie złotych:..), Informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej,
Druga strona Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP: Wydatki poniesione są zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z r. Nr poz. ) na podstawie art... lub Wytycznymi IZ RPO WP na lata 2007-2013 w sprawie udzielenia zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w stosunku do których nie stosuje się Ustawy Prawo zamówień publicznych Dekretacja (w przypadku ewidencji uproszczonej numer pozycji pod którą dokument został zarejestrowany)
W przypadku zapłaty za fakturę transzami do refundacji należy przedstawić fakturę w całości zapłaconą. Dokument, który nie został w całości opłacony nie może być umieszczony we wniosku o płatność W przypadku otrzymania od dostawcy towaru faktury pro forma i dokonania zapłaty na podstawie tejże faktury, a następnie otrzymania zwykłej faktury VAT, we wniosku o płatność w tabeli 15, należy wykazać tylko i wyłącznie zwykłą fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma, należy dołączyć jako jej załącznik. W przypadku otrzymania faktury zaliczkowej nie należy ujmować jej we wniosku o płatność, ponieważ, aby dany towar (usługa) mógł być zrefundowany powinien być dostarczony (wykonana), co z kolei powinno być udokumentowane protokołem odbioru, wykonania prac/robót
Faktury wystawione w walutach obcych Do faktur/innych dokumentów wystawionych w walutach obcych należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości tj. art. 30 ust. 2 (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zmianami) Na fakturach/dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić: kurs waluty po jakim została zaksięgowana jako koszt (z podaniem daty i numeru tabeli NBP), kurs waluty po jakim została dokonana płatność oraz jego datę, równowartość faktury w PLN przeliczoną wg powyższych kursów. Faktury oraz inne dokumenty będące załącznikami do tej faktury wystawione w języku obcym muszą być przetłumaczone na język polski przez osobę do tego upoważnioną (np. tłumacz przysięgły).
Wyciąg z rachunku bankowego beneficjenta powinien zawierać: nr rachunku bankowego beneficjenta, nazwę dostawcy/wykonawcy (w przypadku wynagrodzeń imię i nazwisko pracownika/zleceniobiorcy) nr faktury/rachunku, kwotę przelewu W sytuacji, gdy wyciąg z rachunku bankowego nie zawiera powyższych danych, beneficjent zobowiązany jest dołączyć do wyciągu kopię przelewu bankowego zawierającego brakujące dane. W przypadku, gdy tylko część wydatku z zakreślonej kwoty jest kwalifikowana w ramach projektu (np. w sytuacji, gdy nie wszystkie pozycje z faktury są kwalifikowane) to w dolnej części wyciągu należy umieścić zapis: W kwocie. znajduje się kwota. stanowiąca wydatek kwalifikowany w ramach projektu.
W sytuacji, gdy faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej została zapłacona gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest umieszczona na niej klauzula zapłacono gotówką opatrzona podpisem osoby przyjmującej zapłatę (wystawcy/sprzedawcy) oraz dołączona kopia raportu kasowego. Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się: w przypadku wydatków dokonanych przelewem lub kartą płatniczą datę obciążenia rachunku bankowego beneficjenta, w przypadku wydatków dokonanych gotówką - datę faktycznego dokonania płatności przez beneficjenta, w przypadku zapłaty kartą kredytową - datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej, w przypadku kompensaty - datę uznania kompensaty przez drugą stronę
Poświadczone za zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie dokumentów potwierdzających zawarcie umów oraz odbiór urządzeń / sprzętu, wykonania prac, usługi np. protokoły odbioru. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane należy załączyć dodatkowo kopię dokumentu potwierdzającego przyjęcie urządzeń na magazyn z podaniem miejsca ich składowania W przypadku robót budowlanych dopuszcza się możliwość dokonania refundacji faktury wystawionej na podstawie protokołu odbioru częściowego robót potwierdzającego odbiór jakościowy, rodzajowy i ilościowy wykonanych prac. Protokół powinien być czytelnie podpisany lub parafowany z imienną pieczątką przez osoby do tego upoważnione. W uzasadnionych przypadkach gdy beneficjent nie ma możliwości dołączenia dokumentu potwierdzającego odbiór urządzeń / sprzętu, wykonania prac, usługi należy zamieścić na opisie faktury adnotację potwierdzającą fakt odbioru przedmiotu zamówienia.
Dziękujemy za uwagę Agnieszka Wróbel Aneta Terlecka Oddział rozliczeń i potwierdzania płatności beneficjentów osi priorytetowej I RPO Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego Departament Wspierania Przedsiębiorczości ul. Hanasiewicza 17, Rzeszów tel.: 017 747 61 32 a.wrobel@podkarpackie.pl a.terlecka@podkarpackie.pl www.wrota.podkarpackie.pl