Faktura Premium Podręcznik użytkownika Wersja 2007
Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage Symfonia Sp. z o. o. jest zabronione. Copyright 2006 SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. Wszelkie prawa zastrzeżone. Portions of this program Copyright 1982-1994 Btrieve Technologies, Inc. All Rights Reserved. Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Btrieve Technologies, Inc. Microsoft, MS-DOS są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Novell i NetWare są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Novell, Inc. NetWare Loadable Module (NLM) jest znakiem towarowym firmy Novell, Inc. Adobe, Adobe Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Symfonia Premium jest nazwą handlową Systemu Zarządzania Symfonia. Skład: Sage Symfonia Sp. z o. o. Wydanie I Warszawa, luty 2007
Spis treści Wstęp 5 O rodzinie systemów SYMFONIA...5 Prezentacja programów...5 Program Certyfikacji Użytkowników systemu SYMFONIA...7 Możliwości programu Faktura Premium...8 Szybki dostęp do informacji...8 Szybkie i łatwe wystawianie dokumentów...9 Planowanie i prowadzenie polityki cenowej i polityki sprzedaży...9 Raporty i zestawienia...10 Rozliczanie transakcji...10 Wymiana danych z innymi programami...10 Współpraca z programami rodziny systemów Symfonia...11 Stosowane konwencje...12 Układ dokumentacji...12 Korzystanie z podręczników drukowanych...12 Korzystanie z dokumentów elektronicznych...13 Korzystanie z pomocy kontekstowej...13 Aktualność informacji...14 Zastrzeżenia...14 Podstawowe wiadomości o programie 16 Okna programu...16 Nawigacja...18 Organizacja danych...19 Przetwarzanie danych...22 Wprowadzanie danych...26 Zabezpieczenie danych...29 Archiwizacja danych...31 Wymiana danych...31 Firma...32 Użytkownicy programu...34 Kontrahenci w programie Faktura Premium...35 Partnerzy handlowi...35 Pracownicy...46 Urzędy...50 Towary...54 Wybór towarów...54 Rodzaje towarów...55 Katalog towarów...57
II Spis treści Lista towarów...57 Zestawienia dostępne w kartotece towarów...57 Operacje dostępne w kartotece towarów...58 Poruszanie się w oknie danych towaru...59 Typy Towar i Usługa...60 Typ Zestaw...61 Operacje dostępne w oknie towaru...62 Zestawienia dostępne w oknie towaru...63 Dokumenty...64 Kategorie dokumentów i powiązania między nimi...64 Operacje grupowe: tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów...66 Metody naliczania podatku VAT...69 Płatności i rozrachunki...69 Administracja 72 Rejestracja i aktywacja programu...72 Konfigurowanie drukarek...72 Drukarki tekstowe...72 Drukarki graficzne...74 Drukarki fiskalne...76 Firma - zakładanie, aktywacja, ustawienia, parametry...80 Zakładanie i aktywacja firmy...80 Uzupełnianie informacji o firmie...81 Ustalanie parametrów pracy...81 Użytkownicy programu i ich uprawnienia...83 Numerowanie dokumentów...83 Wypełnianie danymi kartotek kontrahentów i towarów...84 Zakończenie pracy...85 Ustawienia programu...85 Zarządzanie danymi firmy...95 Raporty rozszerzające funkcjonalność programu...98 Archiwizacja danych...98 Kody kontrahentów i towarów...99 Uzgodnienia...99 Sprzedaż 100 Czynniki określające politykę sprzedaży...100 Współpraca z kasami fiskalnymi...103 Współpraca z drukarkami fiskalnymi...105 Kartoteka dokumentów sprzedaży...106 Wybór dokumentów...106 Rodzaje dokumentów...107 Lista dokumentów...108 Zestawienia dostępne w kartotece dokumentów...109 Operacje dostępne w kartotece dokumentów...111 Okno dokumentu sprzedaży...111 Przyciski poleceń w oknie wystawiania dokumentu...111
Spis treści III Wprowadzanie danych dokumentu...112 Wystawianie dokumentów sprzedaży VAT...116 Wystawianie dokumentów sprzedaży bez VAT...120 Współpraca z programem Sklep Internetowy Forte...121 Operacje na wystawionym dokumencie sprzedaży...121 Unieważnienie (Anulowanie) wystawionego dokumentu...121 Wystawianie dokumentu korygującego...122 Wprowadzanie poprawek na dokumencie...122 Wystawianie dokumentu sprzedaży VAT na podstawie dokumentów Wydanie kontrahentowi...123 Przekształcenie dokumentu Pro Forma w dokument sprzedaży...123 Wystawianie faktury zaliczkowej na podstawie kontraktu...123 Korekta kontraktu i faktury zaliczkowej...124 Rozliczenia finansowe 125 Kartoteka pieniędzy...125 Poruszanie się po kartotece pieniędzy...125 Rejestry pieniężne...125 Wybór pieniędzy...128 Lista dokumentów płatności...129 Zestawienia dostępne w kartotece pieniędzy...130 Operacje dostępne dla kartoteki pieniędzy...130 Raporty płatności...131 Operacje dostępne w oknie Raporty płatności...131 Rozrachunki...131 Płatności...133 Współpraca z programami księgowymi...137 Dekretowanie dokumentów - schematy księgowań...137 Eksport danych dokumentów do programów księgowych...141 Uzgadnianie danych...143 Programy zainstalowane w różnych sieciach komputerowych...143 Programy zainstalowane w tej samej sieci...143 Przegląd parametrów pracy i uprawnień użytkowników 149 Przegląd parametrów pracy firmy...149 Kontrola danych...149 Zasady obliczeń...149 Domyślne tryby edycji i prezentacji dokumentów...151 Ochrona danych...151 Parametry druku i zestawień...153 Parametry dokumentów i zasady ich numeracji...153 Parametry polityki sprzedaży...154 Wykonywanie procedur...155 Inne...155 Import danych ze Sklepu Internetowego...157 Przegląd uprawnień użytkowników...157
IV Spis treści Prawa dostępu do kartotek...157 Prawa do kontrahentów...158 Prawa do towarów...158 Prawa do dokumentów handlowych...158 Prawa do dokumentów płatności...159 Prawa w zakresie polityki sprzedaży...160 Inne...160 Uprawnienia specjalne...161 Indeks 162
Wstęp O rodzinie systemów SYMFONIA Rodzinę systemów SYMFONIA, wspomagających zarządzanie w firmach handlowych i usługowych tworzą systemy SYMFONIA Start, SYMFONIA Premium i SYMFO- NIA Forte. Wszystkie te systemy zostały zaprojektowane i napisane specjalnie dla środowiska Windows. System Zarządzania SYMFONIA Start przeznaczony jest dla najmniejszych firm. Tworzą go programy w wersji jednostanowiskowej, obsługujące tylko jedną firmę. Obecnie są to programy Faktura i Kasa Start, Mała Księgowość Start i Handel Start. Wykorzystują one jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. System Zarządzania SYMFONIA Premium wspomaga zarządzanie w małych i średnich firmach. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Podobnie, jak programy systemu SYMFONIA Start także wykorzystują jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. Obecnie są to programy Finanse i Księgowość, Analizy Finansowe, Środki Trwałe, Kadry i Płace, Płace, Handel, Faktura Premium, Mała Księgowość Premium. System Zarządzania SYMFONIA Forte przeznaczony jest dla większych, nowocześnie zarządzanych firm. Wykorzystuje jako motor baz danych MS SQL Server 2000. Zapewnia wysoką wydajność i bezpieczeństwo pracy bez względu na liczbę danych czy użytkowników. Jako jedyny polski system wspomagający zarządzanie, SYMFONIA Forte została wyposażona w technologię Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) umożliwiającą bezpieczne i szybkie dostosowanie funkcjonalności aplikacji do indywidualnych potrzeb Użytkownika. SYMFONIA Forte tworzą programy Finanse i Księgowość Forte, Środki Trwałe Forte, Kadry i Płace Forte, Doradca Handlowy Forte, Sklep Internetowy Forte. W przyszłości system zostanie rozszerzony o program Handel Forte. We wszystkich systemach zastosowano system wymiany informacji pomiędzy programami oraz wewnętrzny język programowania, pozwalający na tworzenie własnych mechanizmów wykorzystywania informacji zgromadzonych w bazach danych. Programy wchodzące w skład wszystkich systemów rodziny SYMFONIA, działają samodzielnie lub współpracują ze sobą wymieniając dane. Prezentacja programów Analizy Finansowe Program wspomaga i przyspiesza pracę działów finansowo-ekonomicznych w firmie. Umożliwia szybkie przygotowanie dowolnych analiz danych zarejestrowanych w programie Finanse i Księgowość. Wykorzystuje wzbogacony o dodatkowe funkcje arkusz kalkulacyjny MS Excel. Zawiera gotowe wzorce podstawowych raportów i zestawień. Program występuje tylko w wersji Premium.
6 1BWstęp Finanse i Księgowość Program realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe - budowanie planu kont, księgowanie dokumentów, automatyczne obliczanie bilansu zamknięcia, prowadzenie rozrachunków i rozliczeń, generowanie dostarczonych z programem lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Program występuje w wersjach Premium i Forte. Mała Księgowość Premium Środki Trwałe Faktura Premium Handel Program przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji i rozliczeń podatkowych obowiązujących w małych firmach, prowadzących uproszczoną księgowość. Obsługuje wynagrodzenia pracownicze, ewidencję wyposażenia, środki trwałe i wykorzystywanie prywatnych pojazdów do celów służbowych. Ułatwia i przyspiesza prawidłowe rozliczanie podatków z Urzędem Skarbowym. Program występuje w wersjach Start i Premium. Funkcjonalność wersji Premium została rozszerzona w stosunku do wersji Start o następujące możliwości: obsługa wielu firm współpraca z programem Płatnik praca wielostanowiskowa Program wspomaga pracę działu księgowego, ułatwiając ewidencjonowanie, wyliczanie, amortyzację, aktualizację i umarzanie środków trwałych, niskocenowych składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzi także ewidencję miejsc użytkowania środków. Program występuje w wersjach Premium i Forte. Program w całości obsługuje sprzedaż w firmach usługowych i handlowych (nie posiadających magazynu). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty sprzedaży. Rozlicza transakcje gotówkowe i bezgotówkowe zachodzące w firmie. Pozwala za-planować i prowadzić określoną politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. Program występuje w wersjach Start i Premium. Funkcjonalność wersji Premium została rozszerzona w stosunku do wersji Start o następujące możliwości: obsługa wielu firm grupowanie danych w katalogach praca wielostanowiskowa Program wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży, magazynowych, zakupu i płatności. Obsługuje firmy wielooddziałowe. Umożliwia zaplanowanie i prowadzenia określonej politykę sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Program występuje w wersjach Start, Premium i Forte. Funkcjonalność wersji Premium została rozszerzona w stosunku do wersji Start o następujące możliwości:
1BWstęp 7 Kadry i Płace Płace obsługa wielu firm obsługa firm wielooddziałowych praca wielostanowiskowa grupowanie danych w katalogach brak ograniczenia liczby asortymentów Program zarządza płacami oraz danymi kadrowymi pracowników i firmy. Wspomaga planowanie, ewidencję czasu pracy i płac (umożliwia wykorzystywanie danych z modelu kadrowego do automatycznego naliczania płac). Umożliwia prowadzenie kompletnej dokumentacji kadrowo-płacowej. Program występuje w wersjach Premium i Forte. Program wspomaga zarządzanie płacami w firmie. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Przyspiesza comiesięczne i roczne rozliczenia - generuje listy płac, potrzebne zestawienia, druki i raporty, drukuje przelewy. Zapewnia tajność płac. Wspomaga rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Program występuje tylko w wersji Premium. Doradca Handlowy Sklep Internetowy Program klasy CRM (Customer Relationship Management) czyli Zarządzania Relacjami z Klientami. Wspomaga pracę w zakresie obsługi klienta, wspiera służby handlowe i marketingowe firmy. Program obsługuje procesy biznesowe zachodzące w dziedzinie marketingu i sprzedaży zapewniając gromadzenie i stałą wymianę informacji oraz planowanie i przebieg współpracy z kontrahentami. Program występuje tylko w wersji Forte. Program zapewniający korzystanie z nowoczesnej formy handlu - handlu elektronicznego. Dzięki jego zastosowaniu można zwiększyć rynki zbytu, zareklamować swoją działalność, zaistnieć w Internecie prezentując centrum informacyjne. W bazie danych programu nie ma ograniczenia na ilość produktów. Zapewniono także automatyczne przeliczanie ceny brutto na netto i odwrotnie. Grafika robiona na zamówienie umożliwia pełną integrację wyglądu sklepu ze stroną internetową, materiałami reklamowymi i wizerunkiem firmy. Program występuje tylko w wersji Forte. Program Certyfikacji Użytkowników systemu SYMFONIA Użytkownikom, którzy pragną potwierdzić swoje kwalifikacje w zakresie obsługi wybranych programów Systemu SYMFONIA oferujemy udział w Programie Certyfikacji. Sprawdzian Kompetencji Podstawą procesu certyfikacji jest egzamin, podczas którego weryfikowana jest znajomość wybranych programów Systemu SYMFONIA. Poddanie się egzaminowi postrzegane jest przez pracodawców jako wyraz dojrzałości zawodowej, za którą idzie potrzeba weryfikowania umiejętności i podnoszenia kwalifikacji. Zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi, podczas trwającego 60 minut egzaminu, odbywa się za pomocą przygotowanej specjalnie na potrzeby procesu certyfikacji aplikacji e-learningowej. Aplikacja ta została opracowana przy współpracy Instytutu Ma-
8 1BWstęp szyn Matematycznych w Warszawie. Pozytywny wynik egzaminu jest podstawą do otrzymania certyfikatu producenta Systemu SYMFONIA. Nowe możliwości Certyfikat stanowi przepustkę do elitarnej grupy profesjonalistów, osób biegłych w obsłudze Systemów oferowanych przez SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. Certyfikowani Użytkownicy Systemu SYMFONIA będą mogli korzystać z wielu przywilejów, których celem jest nieustanne wspieranie ich w procesie rozwoju zawodowego. Zespół działań obejmie także przedsięwzięcia o charakterze edukacyjnym i integracyjnym. Zagadnienia objęte egzaminem Zgłoszenia Egzamin certyfikacyjny na poziomie średnio zaawansowanym obejmuje wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności obsługi programu umożliwiające samodzielną pracę na zainstalowanym i wdrożonym programie. Egzamin certyfikacyjny na poziomie zaawansowanym obejmuje wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności obsługi programu umożliwiające: instalację programu, dostosowanie programu do specyficznych wymagań firmy, wprowadzanie w programie ustawień pozwalających na pracę innym użytkownikom, samodzielną obsługę programu. Warunkiem przystąpienia do egzaminu certyfikacyjnego jest wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej www.symfonia.pl oraz wniesienie opłaty. Szczegółowe informacje na temat zagadnień dotyczących poszczególnych programów objętych programem certyfikacji, informacje o cenach egzaminów oraz harmonogram, dostępne są na stronie internetowej www.symfonia.pl Informacje o zasadach certyfikacji można także uzyskać we wszystkich placówkach SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. na terenie całego kraju. Możliwości programu Faktura Premium Zadaniem programu jest wspomaganie działania firm poprzez ułatwienie rejestracji zdarzeń gospodarczych i wystawiania odpowiednich dokumentów. Udostępnia on wiele narzędzi, ułatwiających zarządzanie działalnością w firmach handlowych i usługowych. Najistotniejsze cechy programu Faktura Premium to: Szybki dostęp do informacji Program ułatwia porządkowanie, przechowywanie i wyszukiwanie danych udostępniając następujące możliwości:
1BWstęp 9 - Możliwość porządkowania informacji na wiele różnych sposobów, w zależności od potrzeb użytkownika oraz zmiany organizacji informacji w każdym momencie pracy z programem. - Szybkie i proste wyszukiwanie informacji w kartotekach według różnych kryteriów. - Szybkie wprowadzanie danych do kartotek - możliwość tworzenia wzorców dla zapisywanych informacji. Szybkie i łatwe wystawianie dokumentów Program umożliwia: - Wystawianie dokumentów sprzedaży dla sprzedaży objętej podatkiem VAT, sprzedaży nie podlegającej VAT oraz sprzedaży na eksport, zamówień także w walucie. - Definiowanie nowych typów dokumentów dostosowanych do potrzeb użytkownika na podstawie zdefiniowanych w programie wzorców dokumentów. - Elastyczne zarządzanie numeracją dokumentów. Możliwe jest: - Określenie w parametrach pracy programu sposobu kontroli numeracji dokumentów podczas ich wystawiania. - Określenie symbolu serii, szablonu numeru dokumentu oraz zakresu ciągłości numeracji dokumentów. - Grupowe tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów w przypadku powtarzalnego wystawiania dużej liczby dokumentów. - Rejestrowanie wszystkich lub wybranych dokumentów sprzedaży VAT (w zależności od obowiązujących w firmie zasad obsługi sprzedaży VAT) na drukarce fiskalnej. Wymaga to: Zainstalowania drukarki fiskalnej i prawidłowe określenie jej konfiguracji. Odpowiedniego określenia parametrów fiskalizacji w definicji typu dokumentu. Wystawianie dokumentów sprzedaży na podstawie dokumentów WZ. Planowanie i prowadzenie polityki cenowej i polityki sprzedaży - Możliwość zdefiniowania dla każdego towaru czterech cen sprzedaży (trzy ceny netto, jedna brutto), oraz prowadzenia cenników w walutach. - Możliwość odrębnego określenia domyślnych warunków sprzedaży dla każdego z kontrahentów. - Możliwość definiowania indywidualnych cen i upustów na dany towar lub rodzaj towaru dla konkretnego kontrahenta lub rodzaju kontrahenta. - Możliwość definiowania kwotowych i procentowych upustów ilościowych dla towaru lub rodzaju towaru. - Możliwość przeprowadzenia zmiany cen dla grupy towarów oraz zmiany warunków sprzedaży w grupie wybranych kontrahentów.
10 1BWstęp Raporty i zestawienia Wszystkie wydruki utworzone w programie mogą być z okna podglądu wydruku skierowane do pliku w formacie.pdf i zapisane na dysku lub wysłane e-mailem. Program umożliwia tworzenie następujących zestawień: Zestawień sprzedaży: - globalnych za wybrany okres według dokumentów, kontrahentów i towarów, - szczegółowych dla wybranego kontrahenta według dokumentów i towarów, - szczegółowych dla wybranego towaru według dokumentów i kontrahentów, - w ujęciu chronologicznym, z podziałem według użytkowników. Zestawień umożliwiających kontrolę rozrachunków i terminów płatności. Zestawień rejestrów dokumentów sprzedaży. Cenników dla wybranych towarów. Rozliczanie transakcji Przy wystawianiu dokumentu handlowego występuje równolegle transakcja pieniężna, polegająca na przyjęciu gotówki (czeku, karty płatniczej, itp.), lub rejestrująca fakt przyszłej zapłaty (np. przelew bankowy). Informacje o wszystkich dokonanych oraz należnych wpłatach i wypłatach pieniężnych przechowywane są w kartotece Pieniądze. Umożliwia to: Rejestrowanie i wystawianie dokumentów dotyczących płatności o różnym charakterze. Możliwość grupowania wpłat i wypłat pieniężnych w rejestrach. Rozliczanie rozrachunków i płatności. Tworzenie raportów płatności, także raportów kasowych. Wymiana danych z innymi programami Współpraca między programem Faktura Premium a innymi programami polega na wymianie plików tekstowych z danymi. Dzięki wykorzystaniu różnych bibliotek programowych (DLL) program Faktura Premium (i inne programy systemu Symfonia) mogą wykorzystywać różne formaty danych dla wymiany danych między sobą lub wymiany danych z innymi programami (np. edytorami tekstów, arkuszami kalkulacyjnymi itp. Obecnie dostępne są dwa formaty wymiany danych: Format 2.0 i Format 3.0. Format 2.0 W formacie tym dane dotyczące kolejnych pozycji kartoteki zapisywane są w osobnych wierszach pliku tekstowego. Pierwszy wiersz tego pliku może zawierać nazwy pól. Poszczególne pola danych rozdzielone są ogranicznikami pól. Pola tekstowe (które mogą zawierać dowolne znaki, także takie, które zostały zdefiniowane jako ograniczniki pól) są ujęte w ograniczniki tekstu. Można także określić sposób kodowania polskich znaków: Windows lub DOS.
1BWstęp 11 Format 3.0 Jest to format wymiany danych pomiędzy modułami systemu SYMFONIA. W tym formacie zarówno liczba jak i kolejność występowania poszczególnych danych nie ma znaczenia, gdyż dane są rozpoznawane poprzez ich nazwę, a nie położenie w pliku danych. Jest to obecnie preferowany format wymiany danych. Współpraca z programami rodziny systemów Symfonia Finanse i Księgowość Współpraca programu Faktura Premium i programu Finanse i Księgowość polega na przekazywaniu przez program Faktura Premium do Finanse i Księgowość informacji o wystawionych dokumentach sprzedaży i dokumentach płatności w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie. Po zdefiniowaniu odpowiednich schematów księgowań program automatycznie dekretuje dokumenty eksportowane do programu Finanse i Księgowość. Wymieniane są również dane opisujące kontrahentów, pracowników i urzędy. W przypadku programu Finanse i Księgowość synchronizacja danych jest przeprowadzana przez program Faktura Premium. W przypadku, gdy oba programy są zainstalowane w tej samej sieci komputerowej, zainstalowanie Modułu Integracji - odrębnie instalowanego, bezpłatnego produktu - udostępnia następujące, dodatkowe możliwości wymiany danych: przesyłanie dokumentów bezpośrednio do bufora programu Finanse i Księgowość, uzgadnianie rozrachunków z programem Finanse i Księgowość (w wersji 5.0 lub późniejszej), synchronizację kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów z programem Finanse i Księgowość (w wersji 4.0i lub późniejszej). Mała Księgowość Premium lub Mała Księgowość Start Współpraca z tymi programami polega na automatycznym dekretowaniu wystawionych dokumentów, przekazywaniu do programu Mała Księgowość Premium lub Mała Księgowość Start informacji zawartych w wystawionych dokumentach, a także na przekazywaniu danych opisujących kontrahentów, pracowników i urzędy. Informacje te są przekazywane w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie. Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywanych przez oba programy. W przypadku programów Mała Księgowość Premium i Mała Księgowość Start synchronizacja danych jest w całości przeprowadzana przez program księgowy (i nie będzie tutaj omawiana). Sklep Internetowy Współpraca z tym programem polega na przekazywaniu z programu Faktura Premium do programu Sklep Internetowy danych o kontrahentach i towarach oraz danych firmy (umieszczanych jako dane właściciela sklepu) oraz na przekazywaniu z programu Sklep Internetowy do programu Faktura Premium danych o złożonych przez klientów zamówieniach. Eksport kontrahentów i towarów wykonuje się z okien odpowiednich kartotek
12 1BWstęp (przycisk Operacje). Import złożonych w Sklepie Internetowym zamówień wykonuje się używając szablonu hmisklep.ams. Stosowane konwencje Niektóre fragmenty tekstu wyróżniono przy pomocy czcionki innego kształtu oraz znaków graficznych, umieszczanych na lewym marginesie, dzięki czemu można szybko odnaleźć potrzebne fragmenty podczas czytania. Wyróżnienia te stosowano według następujących konwencji: Zapisz, Alt+K Po zamknięciu... Aby zamknąć Nazwy okien programu, nazwy pól w oknach, nazwy przycisków, poleceń menu i klawiszy klawiatury. Ważne uwagi, których przeczytanie jest niezbędne dla zrozumienia działania programu. Opis czynności, które można wykonać bezpośrednio przy komputerze, by zrealizować określone działanie. Opis czynności, które można wykonać za pomocą myszki. Opis czynności, które można wykonać za pomocą klawiatury. Wszystkie rysunki przedstawiające okna lub inne elementy ekranu mają wygląd typowy dla systemów Windows 9x/NT/2000. Środowisko Windows przystosowane jest do pracy z wykorzystaniem myszki, ale dla użytkowników, którzy wolą korzystać z klawiatury, określono zapis sekwencji klawiszy: Ctrl+A oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, nacisnąć klawisz A, a następnie zwolnić obydwa klawisze. Ctrl+Shift+A oznacza, że należy trzymać naciśnięte klawisze Ctrl i Shift podczas naciskania klawisza A. Ctrl+A, R oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, następnie nacisnąć klawisz A, zwolnić obydwa klawisze i wcisnąć klawisz R. Układ dokumentacji Pełną dokumentację programu stanowią podręcznik drukowany, podręcznik elektroniczny, dokumenty w formacie PDF opisujące wybrane zagadnienia, oraz pomoc kontekstowa do programu. Aby otworzyć plik opisujący wprowadzane w programie zmiany, należy wybrać polecenie Pomoc Aktualności. Korzystanie z podręczników drukowanych Podręcznik użytkownika w postaci drukowanej zawiera pełny opis programu w układzie merytorycznym, czyli według grup tematycznych zagadnień obsługiwanych przez program.
1BWstęp 13 Podręcznik został zaprojektowany tak, aby sprostać potrzebom użytkowników o różnym doświadczeniu w pracy z programami komputerowymi. Można go czytać rozdział po rozdziale lub też wyrywkowo, zależnie od potrzeb. Informacje, których zrozumienie wymaga przeczytania innych fragmentów tekstu, oznaczone są stosownymi odnośnikami. Każdy z rozdziałów podręcznika został poprzedzony streszczeniem pozwalającym na szybkie zorientowanie się w jego treści. Oto krótki opis poszczególnych rozdziałów: 1.Podstawowe wiadomości o programie Omówienie podstawowych pojęć związanych z programem, sposobu nawigacji w programie oraz sposobów reprezentacji, organizacji, wprowadzania i przetwarzania danych. 2.Administracja Opis wymagań i procedury instalacji programu, oraz czynności, które należy wykonać, aby przygotować program do pracy, a także zagadnień dotyczących bieżącej pracy z programem. 3.Sprzedaż Opis zagadnień dotyczących sprzedaży. 4.Rozliczenia finansowe Opis zagadnień dotyczących rozliczania transakcji. Dodatek A Przegląd parametrów pracy i uprawnień użytkowników Podręcznik drukowany jest zaopatrzony w szczegółowy spis treści oraz indeks, ułatwiające znalezienie interesujących czytelnika zagadnień. Korzystanie z dokumentów elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełniejszą, uaktualnioną w stosunku do podręcznika papierowego wiedzę o programie. Opisuje także zmiany w programie, jakie nastąpiły od ostatniego wydania drukiem. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie PDF. Oprócz tego do programu dołączane są inne dokumenty w tym formacie, opisujące wybrane zagadnienia. Sposoby korzystania z dokumentów w formacie PDF są szczegółowo opisane w systemie pomocy przeglądarki Acrobat Reader, dostarczanej wraz z oprogramowaniem i dokumentacją. Aby otworzyć podręcznik elektroniczny, należy wybrać polecenie Pomoc Podręcznik użytkownika. Aby uzyskać dostęp do pozostałych dokumentów w formacje PDF, należy wybrać polecenie Pomoc Dokumentacja. Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc do programu stanowi interaktywne wyjaśnienie zawartości okien programu. Pliki pomocy prezentują w formie interaktywnej pełną wiedzę o programie i uczą początkującego użytkownika podczas bieżącej pracy z programem.
14 1BWstęp Wywołanie pomocy kontekstowej Aby wywołać pomoc dotyczącą okna, należy wskazać okno kursorem i kliknąć lewym klawiszem myszki, a następnie przycisnąć klawisz F1. Można też kliknąć przycisk Pomoc, jeśli jest dostępny w wybranym oknie. Aby uzyskać pomoc dotyczącą elementu głównego okna programu, należy wybrać przycisk Pomoc. Gdy kursor zmieni kształt na element okna i kliknąć lewym klawiszem myszki., należy wskazać nim Aby uzyskać pomoc dotyczącą elementu okna dialogowego, należy wybrać przycisk, znajdujący się w prawym górnym rogu okna. Gdy kursor zmieni kształt na, należy wskazać nim element okna i kliknąć lewym klawiszem myszki. Innym sposobem uzyskania pomocy na temat elementu ekranu jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy obszaru, dla którego potrzebna jest pomoc i wybranie polecenia Co to jest? Aktualność informacji Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Aby zapoznać się z nowościami i zmianami dokonanymi po wydrukowaniu podręcznika, należy wybrać polecenie Pomoc Aktualności. Opisy wszystkich nowości oraz zmian, które nie zostały ujęte w tym podręczniku ani w systemie Pomocy można znaleźć także na naszych stronach internetowych pod adresem http://www.symfonia.pl. Zastrzeżenia Podczas pisania przewodnika przyjęto, że użytkownik zna podstawowe zasady obsługi programów w środowisku Windows oraz stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Podane w przewodniku przykłady ilustrują wyłącznie sposób działania programu i nie mogą być traktowane jako źródło informacji dotyczących zagadnień handlowych, finansowych lub podatkowych. Rzeczywiste dane własnej firmy należy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Wszystkie użyte w przykładach nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów.
1BWstęp 15
R O Z D Z I A Ł 1 Podstawowe wiadomości o programie Okna programu Zarówno sam program jak i przetwarzane przez niego dane są reprezentowane na ekranie komputera w postaci okien. Wygląd okien i sposób obsługi programu Faktura Premium jest zgodny z ogólnymi zasadami ustalonymi dla środowiska Windows. Występują jednak pewne cechy charakterystyczne jedynie dla tego programu lub wspólne dla programów systemu SYMFONIA. W programie Faktura Premium występują następujące rodzaje okien: główne okno programu, reprezentujące sam program, okna kartotek, reprezentujące zbiory obiektów tego samego typu, okna danych, opisujące konkretne obiekty, okna dialogowe, umożliwiające dialog programu z użytkownikiem. Główne okno programu Główne okno programu to okno reprezentujące cały program. Wszystkie pozostałe okna pojawiają się wewnątrz niego. Wygląd tego okna zależy od uprawnień pracującego z programem użytkownika oraz od trybu pracy programu. Program Faktura Premium może działać w dwóch trybach: w trybie firma i trybie bez firmy. Rys. 1-1 Główne okno programu - tryb "bez firmy".
2BPodstawowe wiadomości o programie 17 Podczas pracy w trybie bez firmy dane firm nie są udostępnione do pracy, natomiast można wykonywać czynności związane z administrowaniem danymi: wykonywanie kopii bezpieczeństwa lub odtwarzanie danych, usuwanie danych, zakładanie, dołączanie i odłączanie firmy. Funkcje te są uruchamiane za pomocą przycisków odpowiadających poleceniom z menu Firma; pozostałe funkcje mogą być wybierane z rozwijanych menu. Program pracuje w tym trybie w następujących sytuacjach: po uruchomieniu programu - jeśli nie została wybrana żadna firma, lub po wybraniu w oknie dialogowym Otwieranie firmy przycisku Anuluj, po wybraniu polecenia Koniec pracy z firmą z menu Firma, podczas wykonywania czynności wymagających zakończenia pracy z firmą, takich, jak tworzenie kopii bezpieczeństwa lub odtwarzanie danych. Po prawidłowym podaniu nazwy użytkownika i hasła w oknie Otwieranie firmy program pracuje w trybie firma. Główne okno programu zawiera następujące elementy: pasek tytułu pasek menu pasek narzędziowy obszar roboczy pasek przewijania pasek stanu Rys. 1-2 Główne okno programu - tryb "firma". Okna kartotek W programie Faktura Premium dane opisujące obiekty tego samego typu (dokumenty, towary, kontrahentów) zgrupowane są w kartotekach. Okna kartotek podzielone są na dwie części; linię podziału można przesuwać, zmieniając odpowiednio wielkość obu części okna. W lewej części okna prezentowane są, w postaci graficznej, różne przekroje organizacyjne danych w kartotece. W prawej części prezentowane są, w postaci listy, wszystkie lub wybrane pozycje kartoteki.