Instrukcja użytkownika w zakresie obsługi aplikacji internetowej KRAZ Rejestr Podmiotów Prowadzących Agencji Zatrudnienia Strona 2
1. Informacje wstępne W związku z nowelizacją Ustawy o Promocji Zatrudnienia i Instytucjach Rynku Pracy zaistniała pilna potrzeba zmian w internetowym systemie informatycznym KRAZ obsługującym rejestr podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. Wprowadzana w życie regulacja zakłada, że podmioty prowadzące agencje zatrudnienia i posiadające wpis do rejestru będą posiadać jeden certyfikat niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności w zakresie pośrednictwa pracy oraz bez podziału na wstępny i bezterminowy. System informatyczny KRAZ umożliwi obsługę jednego spójnego rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, w którym podmioty rozpoczynające działalność otrzymają nowy certyfikat, a dla podmiotów posiadających wpis do rejestru dotychczasowe certyfikaty będą zastąpione jednym certyfikat. Aby umożliwić pracę w aplikacji użytkownikom prowadzącym rejestr w Wojewódzkich Urzędach Pracy nowa wersja aplikacji została dostosowana do wydawania nowego certyfikatu i będzie funkcjonować z dniem wejścia w życie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W celu sprawnej realizacji przepisów Ustawy nakładających na agencje zatrudnienia obowiązek przedstawiania informacji z rocznej działalności, system informatyczny KRAZ został rozbudowany o funkcjonalność internetowego wprowadzania danych sprawozdawczych. Również w celu realizacji przepisu zobowiązującego Marszałka Województwa do przedstawienia w formie dokumentu elektronicznego informacji sprawozdawczej, w nowej wersji aplikacji została opracowana funkcjonalność przesyłania formularza sprawozdawczego do MPiPS. Na podstawie danych sprawozdawczych z działalności agencji zatrudnienia i działalności WUP będą generowane raporty zbiorcze ogółem dla województw oraz ogółem Polska. A zatem, zmiany i rozbudowa aplikacji będą dotyczyć: prowadzenia rejestru KRAZ po zmianie Ustawy ułatwienia wyszukiwania informacji w internetowym wykazie czynnych agencji zatrudnienia internetowego wprowadzania danych z rocznej działalności agencji zatrudnienia sprawozdawczości Marszałków Województw do Ministra PiPS przygotowania zbiorczej informacji sprawozdawczej dla województw i ogółem Polska. Niniejsza opracowanie zostało przygotowane dla użytkowników aplikacji w Wojewódzkich Urzędach Pracy jako instrukcja obsługi aplikacji KRAZ po jej modernizacji i rozbudowie. Strona 3
2. Prowadzenie rejestru po zmianie ustawy Aby nie zmieniać przyzwyczajeń użytkowników aplikacji KRAZ nowa zmodernizowana wersja funkcjonować będzie na dotychczasowych zasadach, a zmiany i nowe elementy będą wkomponowane w dotychczasową funkcjonalność. Obsługa internetowego rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia w aplikacji KRAZ będzie wykonywana w dalszym ciągu za pomocą menu Zarządzanie Rejestrem. 2.1 Strona Zarządzanie Rejestrem WYSZUKIWANIE W nowej wersji aplikacji po uruchomieniu menu Zarządzanie Rejestrem wyświetlana jest strona Zarządzanie Rejestrem WYSZUKIWANIE. Jest to nowa funkcjonalność ulepszająca pracę w rejestrze, która pozwoli na szybki dostęp do danych podmiotu bez konieczności przeszukiwania poszczególnych stron wpisów. Rys.1 Nowa funkcjonalność Wyszukiwanie W oknie wyszukiwania użytkownik ma do wyboru dwie możliwości: wszystkie wpisy województwa może pracować z pełnym wykazem agencji zatrudnienia z województwa wyszukaj po danych agencji może natychmiast wyszukać dany podmiot, podając przynajmniej jeden z parametrów: fragment nazwy agencji, numer NIP lub numer rejestru. Strona 4
2.2 Strona Zarządzanie Rejestrem wszystkie wpisy województwa Zastosowanie opcji wyszukiwania Wszystkie wpisy województwa udostępnia wykaz wszystkich podmiotów z danego województwa wpisanych do rejestru zarówno przed nowelizacją jak i po nowelizacji Ustawy. Rys.2 Nowy widok Zarządzanie Rejestrem W oknie wyświetlającym agencje zatrudnienia wprowadzone zostały następujące zmiany: w odróżnieniu od dotychczasowego widoku lista nie będzie zawierać symboli działów dla wydanych certyfikatów dodana nowa kolumna Certyfikat, w której symbolem gwiazdki będą oznaczane nowe certyfikaty dotychczasowe certyfikaty będą zaznaczone trzema gwiazdkami w kolumnie Stare certyfikaty umieszczony dodatkowy przycisk Sprawozdania WUP dla przesyłania sprawozdania WUP do MPiPS przycisk Dodaj nowy wniosek generuje nowy wniosek agencji zatrudnienia (zgodnie ze zmianami: dodane nowe pola we wniosku) 2.3 Zmiany we wniosku o wpis do rejestru KRAZ Na formularzu wniosku wystąpią zmiany i rozszerzenie funkcjonalności: dodanie i edycja nowych pól: email wspólnicy hasło (hasło logowania do aplikacji KRAZ) login ( program nadaje automatycznie wg ustalonego formatu: az_ połączone z numerem w rejestrze, np. az_5087) zmiana nazw i funkcjonalności przycisków: Strona 5
Certyfikat obsługa nowego certyfikatu Stare Certyfikaty dostęp w trybie przeglądania do certyfikatów wydanych przed nowelizacją Dane sprawozdawcze przeglądanie i edycja danych z działalności agencji Rys.3 Fragment Okno wniosku 2.4 Obsługa wydawania certyfikatów Nowelizacja ustawy wprowadza następujące zmiany w sposobie wydawania certyfikatów: jeden certyfikat brak podziału na certyfikat wstępny i bezterminowy brak podziału na kwalifikację ze względu na rodzaj działalności agencji. 2.4.1 Zmiana obsługi dotychczasowych certyfikatów Certyfikaty wydane przed nowelizacją ustawy będą dostępne z okna wniosku po użyciu przycisku Stare Certyfikaty. Będą zachowane jako dane historyczne, bez możliwości edycji. Nastąpią zmiany w dotychczasowym oknie aplikacji Certyfikaty w zakresie: Usunięte przyciski: Dodaj Nowy Certyfikat zmiana treści polecenia edytuj certyfikat na pokaż certyfikat usunięcie funkcjonalności Wydruk certyfikatu usunięcie przycisków edycyjnych z okna Szczegóły wybranego certyfikatu Strona 6
2.4.2 Wydawanie certyfikatu po nowelizacji Wydawanie certyfikatu wg nowych zasad dotyczy podmiotów nowo wpisywanych do rejestru oraz podmiotów posiadających certyfikaty wydane przed nowelizacją. Obsługa certyfikatu będzie realizowana z okna wniosku po użyciu przycisku Certyfikat. Wyświetlone zostaje nowe okno CERTYFIKAT na prowadzenie działalności w zakresie agencji zatrudnienia z obsługą funkcjonalności edycji i wydruku certyfikatu. Rys.4 Okno certyfikatu W oknie certyfikatu użytkownik może edytować następujące informacje: stan certyfikatu do wyboru lista wartości, jeśli certyfikat nie został wydany stan certyfikatu powinien być Brak decyzji Data dokonania pierwszego wpisu do rejestru data może być wpisywana tylko dla nowych wpisów do rejestru, tylko wtedy pole aktywne. Natomiast dla podmiotów, które posiadały wpis program automatycznie wpisze datę z poprzednich certyfikatów Data wydania, Data na certyfikacie data w prawym górnym rogu dokumentu Numer certyfikatu (sygnatura) znak pisma WUP Strona 7
3. Wyświetlanie i wyszukiwanie danych w jawnym rejestrze KRAZ Przeglądarka internetowa jawnego rejestru czynnych agencji zatrudnienia będzie zmieniona i ulepszona. Wprowadzone zostaną następujące zmiany: usunięte zostanie wyróżnianie podmiotów ze względu na rodzaj prowadzonej działalności w zakresie pośrednictwa pracy ulepszenie wyszukiwania opcji Wyszukuj po danych agencji dodanie możliwości wyszukiwania wg numeru wpisu do rejestru i numeru NIP Rys.5 Okno wyszukiwania w przeglądarce internetowej Strona 8
4. Obsługa formularza sprawozdawczego WUP do MPiPS Funkcjonalność edycji formularza sprawozdawczego WUP do MPiPS jest zawarta w przycisku Sprawozdania WUP, który umieszczony jest w oknie Zarządzania Rejestrem, obok przycisku Dodaj Nowy Wniosek. Rys.6 Okno z przyciskiem Sprawozdania WUP Uruchomienie przycisku powoduje wyświetlenie okna Sprawozdania WUP, z którego użycie przycisku Edytuj powoduje otwarcie okna formularza sprawozdawczego za ubiegły rok. Każde nowe sprawozdanie za kolejny rok dodawane będzie do listy. Użycie przycisku pokaż informacje spowoduje wyświetlenie szczegółów formularza za dany rok. Formularz sprawozdawczy za ubiegły powinien być przekazany do MPiPS do 31 marca roku bieżącego. W aplikacji należy zaznaczyć kwadracik przy informacji dane przekazane do MPIPS i zastosować przycisk przekaż do MPiPS. Po wykonaniu tej czynności zostanie zablokowana możliwość wprowadzania zmian do formularza. Odblokowanie i do edycji formularza sprawozdawczego może wykonać administrator aplikacji w MPiPS na zgłoszenie użytkownika WUP z prośbą o przywrócenie stanu roboczego. Czynność ta będzie mogła być wykonana tylko w terminie do 31 marca. Strona 9
Rys.7 Okno Sprawozdania WUP Aby utworzyć nowy formularz sprawozdawczy za dany rok należy zaznaczyć kwadracik przy informacji informacja zbiorcza (art. 18o) i użyć przycisku Edytuj. Podczas operacji zapisywania formularza w bazie danych program sprawdza poprawność wprowadzonych danych; wartości w pozycjach w tym nie mogą być większe od pozycji do której należą. Funkcjonalność przycisku Zagr. w podziale na kraje umożliwia zapis danych sprawozdawczych podmiotów zagranicznych o liczbie obsłużonych osób w podziale na kraj i rodzaj działalności. Rys.8 Okno Sprawozdania WUP Strona 10
5. Obsługa internetowego wprowadzania danych z działalności 5.1 Logowanie i identyfikacja agencji w systemie Aby umożliwić agencjom zatrudnienia wprowadzanie rocznych danych z działalności za pomocą systemu informatycznego KRAZ należy poinformować podmioty o tej możliwości i przekazać im nazwę użytkownika, tzw. login i hasło startowe dostępu do aplikacji. Również ważne jest poinformowanie agencji zatrudnienia, że po pierwszym zalogowaniu do aplikacji KRAZ powinni zmienić na nowe otrzymane hasło startowe, przy czym należy troszczyć się, aby nie zapomnieć hasła. W przypadku zapomnienia przez agencję zatrudnienia swojego hasła powinni zwrócić się do swojego WUP z prośbą o nadanie nowego hasła. Logowanie się agencji zatrudnienia w systemie KRAZ będzie tak jak dla pozostałych użytkowników za pomocą menu aplikacji Zaloguj użytkownika. Po wprowadzeniu danych identyfikujących użytkownik zostanie zidentyfikowany rozpoznany jako agencja zatrudnienia. Poziom uprawnień nadany agencjom zatrudnienia oznacza dostęp do wszystkich pozycji menu dostępnych zwykłego, nielogowanego użytkownika internetu, a dodatkowo będzie mieć dostęp do pozycji menu Zarządzanie Rejestrem. 5.2 Menu Zarządzanie rejestrem dla agencji zatrudnienia Wybór pozycji menu Zarządzanie Rejestrem przez użytkownika będącego agencją zatrudnienia będzie powodować wyświetlenie danych podmiotu w jego wniosku o wpis do rejestru, z którego będzie mógł wykonać następujące czynności: przeglądać swoje dane przyciski: Adresy działalności, Certyfikat, Stare Certyfikaty zmienić hasło dostępu do KRAZ po wpisaniu hasła użyć przycisku Akceptuj wprowadzać, edytować i przeglądać swoje dane sprawozdawcze przycisk Sprawozdania Strona 11
Rys.9 Okno Wniosku agencji zatrudnienia 5.3 Strona Sprawozdania agencji zatrudnienia Przejście do strony obsługi sprawozdań agencji zatrudnienia następuje po użyciu przycisku Sprawozdania z okna wniosku danego podmiotu. Pierwszym otwieranym oknem jest strona informacyjna o nazwie Sprawozdania agencji zatrudnienia o numerze: nr rejestru, która będzie pełnić funkcję sterującą przy pracy z formularzami sprawozdawczymi. Funkcjonalność strony umożliwia pracę w aplikacji użytkownika reprezentującego agencję zatrudnienia w zakresie: wprowadzania, edycji danych z działalności agencji zatrudnienia sprawdzania kompletności danych i przesyłania do WUP przeglądania wprowadzonych danych sprawozdawczych. Przekazanie formularzy sprawozdawczych do WUP za dany rok realizuje przycisk Przekaż do WUP, po użyciu którego wprowadzone formularze sprawozdawcze będą zablokowane do edycji. Przywrócenie danych do edycji będzie możliwe tylko dla użytkownika w WUP. Tylko formularze ze stanem Przekazane do WUP mogą być zaliczane do danych statystycznych i brać udział w raportach zbiorczych. Podczas wykonywania czynności Przekaż do WUP sprawdzana jest zgodność formularzy pod względem zgodności wprowadzonych liczb w porównywalnych formularzach. Strona 12
Część informacyjna strony zawiera: listę lat z wprowadzonymi sprawozdaniami tabelę informacyjną z rodzajami działalności i przyciskami edycji sprawozdawczych zgodnie z załącznikiem 3 Rozporządzenia dane informacyjne osoby wprowadzającej Rys.10 Okno Sprawozdania część informacyjna Aby rozpocząć wprowadzanie sprawozdań za dany rok należy: zaznaczyć rodzaj prowadzonej działalności Strona 13 formularzy
potwierdzić przyciskiem Akceptuj dane, co spowoduje udostępnienie do edycji Rys.11 Okno Sprawozdania część informacyjna wybór dzialalności 5.4 Strona Formularze Sprawozdawcze Przejście do strony dotyczącej danych z działalności następuje dynamicznie w zależności od rodzaju wybranego formularza sprawozdawczego trybu pracy: edycji lub przeglądania. 5.4.1 Formularz pkt 1.1 pośrednictwa pracy na terenie RP Rys.12 Okno Sprawozdania formularz pkt 1.1 Strona 14
5.4.2 Formularz pkt 1.2 pośrednictwa pracy na terenie RP Rys.13Okno pierwsze Sprawozdania formularz pkt 1.2 Ponieważ długość formularza pkt. 1.2 jest dowolna dodawanie wierszy następuje po naciśnięciu przycisku Dodaj dane, którego użycie udostępnia do edycji grupę 10 wierszy. Rys.14Okno drugie Sprawozdania formularz pkt 1.2 wypełnianie danych 5.4.3 Formularz pkt 1.3 kierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych Strona 15
Rys.15Okno pierwsze Sprawozdania formularz pkt 1.3 Użycie przycisku Dodaj dane udostępnia do edycji 10 nowych wierszy formularza. Rys.16 Okno drugie Sprawozdania formularz pkt 1.3 edycja Strona 16
Rys.1 7Okno trzecie Sprawozdania formularz pkt 1.3 przeglądanie 5.4.5 Formularz pkt 2 doradztwa personalnego Rys.18Okno e Sprawozdania formularz pkt 2 edycja Strona 17
5.4.6 Formularz pkt 3 poradnictwa zawodowego Rys.19Okno Sprawozdania formularz pkt 3 edycja 5.4.7 Formularz pkt 4 praca tymczasowa Strona 18
Rys.20 Okno Sprawozdania formularz pkt 4.1z komunikatem sygnalizacji błędu Rys.21 Okno Sprawozdania formularz pkt 4.2 edycja Strona 19