Gdańsk, dnia 25.01.2013 r. Zaproszenie do składania ofert na wydruk publikacji turystycznych I. Zamawiający Gdańska Organizacja Turystyczna z siedzibą w Gdańsku przy ul. Długi Targ 28/29, NIP 583-288-72-98, KRS 0000139108. II. Tryb prowadzenia postępowania 1.Do postępowania nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych. 2.CPV 22120000-7 III. Przedmiot Umowy/ Przedmiot Zamówienia 1. Przedmiotem Umowy jest wydruk ośmiu publikacji turystycznych: Grupa 1 a. Gdańsk według Lecha Wałęsy b. Gdańsk według Guntera Grassa c. Gdańsk według Pawła Huelle d. Gdańsk według Stefana Chwina Grupa 2 e. Skarb Gdańska - bursztyn f. Hity Gdańska g. Dwa dni wolności, czyli weekend w Gdańsku h. Gdańsk. Przestrzeń Wolności w różnych wersjach językowych i różnych nakładach zgodnie ze specyfikacją stanowiącą Załącznik Nr 3 do Zaproszenia do składania ofert 2. Przedmiotem umowy jest wydruk ulotek i przewodników reklamowych oraz mapy turystycznej (Grupa 3) w różnych wersjach językowych i różnych nakładach zgodnie ze specyfikacją stanowiącą Załącznik Nr 3 do Zaproszenia do składania ofert. 1
3. Przedmiotem umowy jest dostarczenie każdego z wydrukowanych wydawnictw na adres magazynu wskazanego przez Zamawiającego, położonego w Gdańsku. 4. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne do wykonania przedmiotu umowy wszystkie teksty, projekty graficzne na nośniku elektronicznym w dniu podpisania umowy za wyjątkiem tekstów i projektów graficznych w zakresie przedmiotu umowy określonego w punkcie III.2. Zaproszenia do składania ofert, które to teksty i projekty Zamawiający przekaże Wykonawcy do dnia 29.03.2013r. IV. Miejsce i termin składania Ofert 1. Ofertę należy złożyć Zamawiającemu na adres: ul. Długi Targ 28/29, 80-830 Gdańsk, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 07.02.2013r. do godz. 16 00 (liczy się data wpływu do Zamawiającego).Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta na wydruk publikacji turystycznych. 2. Oferty złożone po terminie zostaną pozostawione bez rozpatrzenia. 3. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie www.gdansk4u.pl/oferty V. Termin wykonania przedmiotu zamówienia 1. W przypadku przedmiotu umowy wskazanego w punkcie III.1 lit. e, f, g termin realizacji przedmiotu umowy nie może przekroczyć 13.03.2013r. 2. W przypadku przedmiotu umowy wskazanego w punkcie III.1 lit. a, b, c, d, h termin realizacji przedmiotu umowy nie może przekroczyć 29.03.2013r. 3.W przypadku przedmiotu umowy wskazanego w punkcie III.2 termin realizacji przedmiotu umowy nie może przekroczyć 19.04.2013r. VI. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta musi zostać przygotowana zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku Nr 1 do Zaproszenia do składania ofert. 2. Do Oferty na wykonanie należy dołączyć: a) co najmniej trzy wzory druków własnych ze zbliżoną specyfikacją, dla Grupy1 oraz Grupy 2 oraz Grupy 3, b) opis doświadczenia według wzoru objętego Załącznikiem Nr 3, c) odpis z właściwego rejestru wystawiony nie później aniżeli 6 miesięcy przed dniem złożenia Oferty potwierdzony za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 3. Oferta musi zostać podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy. W przypadku podpisania Oferty przez pełnomocnika, do Oferty należy załączyć pełnomocnictwo wraz z podpisami notarialnie poświadczonymi. 2
4.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. 5.Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy, w tym także koszty transportu, podatków i opłat. 6. Ceny zawarte w Ofercie nie podlegają zmianom. 7. Ceny należy wyrazić w jednostkach pieniężnych, tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 8. Cena Oferty musi zostać przedstawiona jako cena netto oraz brutto. 9. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. VII. Opis kryteriów i sposobu oceny Ofert 1.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia. 2.Zamawiający uznaje, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał należycie usługę polegającą na wykonaniu wydruku publikacji, co najmniej 8 wydawnictw o nakładzie po 20.000 sztuk każde wydawnictwo, co najmniej w dwóch językach obcych niezależnie od wielkości nakładu w obcym języku. Wykonawca musi wykazać się wykonaniem usług w zakresie różnych rodzajów wydawnictw z Grupy 1, Grupy 2 i Grupy 3 (pkt III.1 oraz III.2) 3. W celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w zakresie dysponowania niezbędna wiedzą i doświadczeniem Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu usług, o których mowa w ust. 2 wyżej z podaniem rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie. 4.W toku badania i oceny Ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień dotyczących treści złożonej Oferty. VIII. Kryteria oceny Ofert Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy na podstawie kryterium: cena 100%. IX. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej Oferty O wyborze najkorzystniejszej Oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem www.gdansk4u.pl/oferty do dnia 13.02.2013r. Dodatkowo Wykonawca, którego Oferta uznana została za 3
najkorzystniejszą zostanie poinformowany przez Zamawiającego telefonicznie oraz na adres poczty elektronicznej wskazanej w Ofercie przez Wykonawcę. X. Dodatkowe informacje Dodatkowych informacji udziela Lucyna Augustyn, pod numerem telefonu 58 305 70 80 w.15 oraz adresem e-mail: augustyn@gdansk4u.pl XI Środki Ochrony prawnej Od czynności Zamawiającego w postępowaniu nie przysługuje odwołanie. XII Unieważnienie postępowania 1.Zamawiający może unieważnić postępowanie w następujących przypadkach: a. Nie złożono żadnej Oferty. b. Cena najkorzystniejszej Oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. c. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć. d. Postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. 2. O unieważnieniu postępowania Zamawiający zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy złożyli Oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania Ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 3.W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługuje zwrot kosztów przygotowania Oferty. XIII. Związanie Ofertą, Zawarcie Umowy 1. Wykonawcy będą związani swoją Ofertą przez 60 dni, licząc od upływu terminu składania Ofert. 2. Wykonawca przed terminem składania Ofert może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie Ofertę. Zmiany Oferty winny być złożone Zamawiającemu na piśmie złożone w zamkniętej kopercie z opatrzone dopiskiem ZMIANA OFERTY. Wycofanie złożonej Oferty następuje na piśmie. 3. Zamawiający zawiera umowę w terminie 5 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze Oferty najkorzystniejszej. 4
4. Jeżeli Wykonawca, którego Oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać Ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny. Załączniki: 1. Załącznik Nr 1 Wzór Oferty 2. Załącznik Nr 2 - Wzór Umowy 4. Załącznik Nr 3 - Szczegółowa Specyfikacja dotycząca Przedmiotu Umowy 5. Załącznik Nr 4 Opis doświadczenia 5
Załącznik Nr 1 Wzór Oferty Nazwa Wykonawcy (pieczątka firmowa)... Siedziba... Numer telefonu... Adres e-mail... Wykonawcy/ Wykonawców *., dnia.. roku * O F E R T A Adresat: Gdańska Organizacja Turystyczna ul. Długi Targ 28/29 80 830 Gdańsk W nawiązaniu do Zaproszenia do składania ofert na wydruk publikacji turystycznych składamy Ofertę wykonania przedmiotu zamówienia wskazanego w punkcie III Zaproszenia do składania ofert oraz szczegółowo opisanego we Wzorze Umowy stanowiącym Załącznik Nr 2 do Zaproszenia do składania ofert oraz ze szczegółową specyfikacją objętą Załącznikiem Nr 3. Oferujemy realizację przedmiotu zamówienia wskazanego wyżej za łączną cenę Zaproszenia do składania ofert: *... zł netto Podatek VAT w kwocie...zł... zł brutto Słownie:... 6
Szczegółowa specyfikacja cenowa: Etapy zamówienia: Cena netto * Cena brutto * 1. Wydruk publikacji Gdańsk według Lecha Wałęsy w 3 wersjach językowych (polskiej, angielskiej, niemieckiej) wg. specyfikacji Załącznik Nr 3 2. Wydruk publikacji Skarb Gdańska- bursztyn w 3 wersjach językowych (polsko - angielskiej, niemiecko - szweckiej, hiszpańsko - francuskiej) wg. specyfikacji Załącznik Nr 3 3. Wydruk publikacji "Hity Gdańska" w 7 wersjach językowych (polskiej, angielskiej, niemieckiej, francuskiej, hiszpańskiej, rosyjskiej, włoskiej) wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. 4. Wydruk publikacji Gdańsk według Guntera Grassa w 2 wersjach językowych (polskiej, niemieckiej) wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. 5. Wydruk publikacji Gdańsk według Pawła Heule w 2 wersjach językowych (polskiej, niemieckiej) wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. 6. Wydruk publikacji Gdańsk według Stefana Chwina w 1 wersji językowej (polskiej) wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. 7.Wydruk publikacji "Dwa dni wolności, czyli weekend w Gdańsku" w 7 wersjach językowych (polskiej, angielskiej, niemieckiej, rosyjskiej, hiszpańskiej, włoskiej, francuskiej) wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. 8.Wydruk publikacji "Gdańsk. Przestrzeń wolności" w 3 wersjach językowych (polskiej, angielskiej, niemieckiej) wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. 9. Mapa turystyczna wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. 10. Wydruk ulotek reklamowych wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. 11. Wydruk przewodników turystycznych wg. specyfikacji Załącznik Nr 3. Przedmiot Umowy wskazany w punkcie III Zaproszenia do składania ofert wykonamy: a. W przypadku przedmiotu umowy wskazanego w punkcie III.1 lit. e, f, g termin realizacji przedmiotu umowy do dnia... r. * (nie może przekroczyć 13.03.2013r). 7
b. W przypadku przedmiotu umowy wskazanego w punkcie III.1 lit. a, b, c, d, h termin realizacji przedmiotu umowy do dnia... r. * (nie może przekroczyć 29.03.2013r). c.w przypadku przedmiotu umowy wskazanego w punkcie III.2 termin realizacji przedmiotu umowy do dnia... r. * (nie może przekroczyć 19.04.2013r). Nadto oświadczamy, że: 1. Uzyskaliśmy niezbędne informacje dla przygotowania i złożenia Oferty. 2. Jesteśmy firmą, która posiada wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny, techniczny i kadrowy, który pozwoli nam w przypadku wyboru naszej Oferty do wykonania przedmiotu umowy. 3. Zapoznaliśmy się z Zaproszeniem do składania ofert i zobowiązujemy się do podpisania Umowy na realizację zamówienia w terminie 5 dni od dnia zawiadomienia o wyborze naszej Oferty. 4. Upewniliśmy się, co do prawidłowości i kompletności naszej Oferty oraz wysokości wynagrodzenia za wykonywanie przedmiotu zamówienia. Załączniki do Oferty: 1) 3 sztuki wzorów druków własnych ze zbliżoną specyfikacją dla Grupy1 oraz Grupy 2 oraz Grupy 3, 2) opis doświadczenia zgodnie ze wzorem Załącznik Nr 4, 3)... * sztuk referencji, 4) odpis z właściwego rejestru wystawiony nie później aniżeli 6 miesięcy przed dniem złożenia Oferty potwierdzony za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę 5) pełnomocnictwo z podpisami notarialnie poświadczonymi ( w przypadku podpisania Oferty przez pełnomocnika). * Nazwisko, imię, pieczęć firmowa */Wypełnia Wykonawca 8
Załącznik Nr 3 Szczegółowa Specyfikacja dotycząca Przedmiotu Umowy 1) "Gdańsk według Güntera Grassa" 1. Format: 150x210mm (okładka z zakładkami 2 x 70mm) 2. Objętość: 64 str. + okładka 3. Materiał - środek: ECO Book kremowy 70g - okładka: Shagall (granatowy) 260g - zdjęcia: kreda mat. 170g 4. Druk - środek: 2/2 (black+pms) - okładka: 2/0 (PMS) - zdjęcia: 4/0 CMYK 5. Oprawa: klejona 6. Introligatornia: wklejanie do 20 zdjęć, różne formaty, różne miejsca 7. Wersje językowe: polska, niemiecka 8. Nakład: po 2000 egz. każdej wersji językowej. 2) "Gdańsk według Lecha Wałęsy" 1. Format: 150x210mm (okładka z zakładkami 2 x 70mm) 2. Objętość: 128 str + okładka 3. Materiał - środek: ECO Book kremowy 70g - okładka: Shagall (czerwony) 260g - zdjęcia: kreda mat. 170g 4. Druk - środek: 2/2 (black+pms) - okładka: 2/0 (PMS) 9
- zdjęcia: 4/0 CMYK 5. Oprawa: klejona 6. Introligatornia: wklejanie do 16 zdjęć, różne formaty, różne miejsca 7. Wersje językowe: polska, niemiecka, angielska 8. Nakład: po 2000 egz. każdej wersji językowej. 3) "Gdańsk według Pawła Huelle" 1. Format: 150x210mm (okładka z zakładkami 2 x 70mm) 2. Objętość: 40 str + okładka 3. Materiał - środek: ECO Book kremowy 70g - okładka: Shagall (granatowy) 260g - zdjęcia: kreda mat. 170g 4. Druk - środek: 2/2 (Black + PMS) - okładka: 2/0 (PMS) - zdjęcia: 4/0 CMYK 5. Oprawa: klejona 6. Introligatornia: wklejanie do 20 zdjęć, różne formaty, różne miejsca 7. Wersje językowe: polska, niemiecka 8. Nakład: po 800 egz. każdej wersji językowej. 4) "Gdańsk według Stefana Chwina" 1. Format: 150x210mm (okładka z zakładkami 2 x 70mm) 2. Objętość: 120 str. + okładka 3. Materiał - środek: ECO Book kremowy 70g - okładka: Shagall (granatowy) 260g 10
- zdjęcia: kreda mat. 170g 4. Druk - środek: 2/2 (Black + PMS) - okładka: 2/0 (PMS) - zdjęcia: 4/0 CMYK 5. Oprawa: klejona 6. Introligatornia: wklejanie do ok. 14 zdjęć, różne formaty, różne miejsca 7. Wersje językowe: polska, niemiecka 8. Nakład: po 800 egz. każdej wersji językowej. 5) Skarb Gdańska - bursztyn 1. Format: 99x210 mm 2. Objętość: 28 stron plus 4 strony okładki 3. Materiał - środek: kreda matowa 115g - okładka: kreda 200g, foliowana jednostronnie folią matową lakierowaną punktowo błyszczącym UV 4. Druk - środek: kolor 4/4 - okładka: 4/4 5. Oprawa: zeszytowa szyta drutem 6. Wersje językowe: polsko angielska, niemiecko szwedzka, hiszpańsko francuska 7. Nakład:. - polsko angielska 20 000 egz. - niemiecko szwedzka 12 000 egz. - hiszpańsko francuska 20 000 egz. 6) Dwa 2 dni wolności czyli weekend w Gdańsku 1. Format: po obcięciu 105 x 210 mm (pion, spady po 3 mm) 11
2. Objętość: ilość stron środków 26 str 3. Materiał: - papier środki kreda gloss 135 g/m2 - okładka: kreda gloss 180-200 g/m2 4. Druk: okładka i środki 4 x 4 kolor 5. Oprawa: szycie zeszytowe 6. Wersje językowe: polska, angielska, niemiecka, rosyjska, hiszpańska, francuska, włoska 7. Nakład: - polska 1 500 egz. - angielska 1 500 egz. - niemiecka 1 500 egz. - rosyjska 200 egz. - hiszpańska 100 egz. - francuska 100 egz. - włoska 100 egz. 7) Hity Gdańska 1. Format: po obcięciu 105 x 210 mm (pion, spady po 3 mm) 2. Objętość: ilość stron środków 36 str 3. Materiał: - papier środki: kreda gloss 135 g/m2 - okładka: kreda gloss 180-200 g/m2 4. Druk: okładka i środki 4 x 4 kolor 5. Oprawa: szycie zeszytowe 6. Wersje językowe: polska, angielska, niemiecka, rosyjska, hiszpańska, francuska, włoska 7. Nakład: - polska 45 000 egz. - angielska 40 000 egz. 12
- niemiecka 40 000 egz. - rosyjska 30 000 egz. - hiszpańska 20 000 egz. - francuska 6 000 egz. - włoska 10 000 egz. 8) Gdańsk. Przestrzeń wolności 1. Format: 50x297 mm po rozłożeniu 300x297 (pion) 2. Materiał: - środki kreda mat. 150-170g, - okładka: kreda mat. 250 g. 3. Druk: okładka i środki 4 x 4 kolor 4. Oprawa: szyto/klejona z małym grzbietem - jakieś 3-4 mm 5. Wersje językowe: polska, angielska, niemiecka 6. Nakład: - polska: 2 000 egz. - angielska: 1 000 egz. - niemiecka: 500 egz. 9. Mapa turystyczna 1. Format: A4 2. Materiał: kreda matowa 115g, w bloczkach klejonych po 50 szt. 3. Druk: 4x 4 kolor 4. Nakład: 80 000 egz. 10. Ulotki reklamowe 1. Format: A4 składane do DL (na 3) (100 x 200mm) 2. Materiał: 13
- kreda matowa 80 g/m2 - kolory druku 4/4(cmyk) - lakier dyspersyjny po całości 3. Nakład: 50.000 szt. 11. Przewodnik reklamowy 1. Format: DL (100 x 200mm) 2. Objętość: 82 strony + 6 stron okładki, skrzydełko przód składane do środka z wycięciem na kartę format bankomatowy 3. Materiał: - środki kreda matowa 80 g/m2 - kolory druku 4/4(cmyk) - okładka kreda matowa 170 g/m2 - kolory druku 4/4(cmyk) - lakier dyspersyjny po całości - ostatnia strona środka perforacja wzdłuż długości 200 mm (z możliwością wstawiania pieczątek) 4. Oprawa: zeszytowa - 2 zszywki 5. Nakład: 10.000 szt. 14
Załącznik Nr 4 Opis doświadczenia Lp. Opis wykonanego przedmiotu umowy/ nakład wersja językowa polska [JP], nakład wersja językowa obca [JO] Grupa [ I ], [2], [3] Okres realizacji wykonanego przedmiotu umowy Zamawiający Wartość wykonanego przedmiotu umowy 1 2 3 4 5 Do opisu doświadczenia należy załączyć referencje, wskazujące, że usługa została wykonana należycie.... Pieczątka i podpis Wykonawcy 15