Wytyczne w sprawie wydatkowania

Wytyczne w sprawie wydatkowania Mechanizm Finansowy EOG i Norweski Mechanizm Finansowy

Spis treci 1. INFORMACJE OGÓLNE... 3 1.1 DEFINICJE... 3 1.2 ZAKRES... 4 2. PROCES WYDATKOWANIA... 4 2.1 OGÓLNE INFORMACJE... 4 2.2 WNIOSEK O WYDATKOWANIE... 4 2.2.1 Refundacje... 5 2.2.2 Inne płatnoci... 5 2.3 PROCEDURY INSTYTUCJONALNE... 6 2.3.1 Krajowy Punkt Kontaktowy/ Instytucja Płatnicza... 6 2.3.2 BMF... 6 2.3.3 Agencja płatnicza... 6 2.4 WYDATKOWANIE... 7 3. WSPÓLNE ZASADY WYDATKOWANIA... 7 3.1 ZASTOSOWANIE EURO... 7 3.2 ODSETKI... 7 3.3 ZAWIESZENIE PŁATNOCI... 8 3.4 AUDYT I KONTROLA FINANSOWA... 8 ANEKS I... 9 2

1. INFORMACJE OGÓLNE Do Wytycznych w sprawie Wydatkowania odnosi si Artykuł 5.3 Zasad i Procedur wdraania Mechanizmu Finansowego EOG, Artykuł 5.3 Zasad i Procedur wdraania Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Artykuł 2.4 Wytycznych w sprawie pojedynczych projektów, programów (grup projektów), grantów blokowych i Artykuł 3.3 Wytycznych w sprawie kapitału pocztkowego. Niniejsze wytyczne maj na celu przedstawienie ogólnej charakterystyki zasad wydatkowania. 1.1 Definicje KMC oznacza Komitet Mechanizmu Finansowego EOG, który zarzdza Mechanizmem Finansowym EOG i podejmuje decyzje w sprawie przyznania dofinansowania. NMSZ oznacza Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. NMSZ podejmuje decyzje o przyznaniu dofinansowania w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego. BMF oznacza Biuro Mechanizmów Finansowych, które zajmuje si biecymi działaniami w ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego (wspólnie zwanymi Mechanizmami Finansowymi ). Pełni take funkcj głównego punktu kontaktowego pomidzy Pastwami - Beneficjentami a krajami EFTA EOG. Krajowy Punkt Kontaktowy oznacza główny punkt kontaktowy dla obu Mechanizmów w danym Pastwie- Beneficjencie. Ponosi on całkowit odpowiedzialno za zarzdzanie działaniami zwizanymi z Mechanizmami w Pastwie Beneficjencie. oznacza przekazywanie rodków finansowych w formie transz przez instytucje Pastw- Darczyców do Pastwa Beneficjenta. Agencja Płatnicza oznacza instytucj finansow wyznaczon przez Biuro Mechanizmów Finansowych, która ma działa w jego imieniu w celu dokonywania wypłat zgodnie z kryteriami zawartymi w Instrukcji wydatkowania oraz Umowie z Agencj Płatnicz. Instrukcja wydatkowania okrela warunki i kryteria wydatkowania. Umowa z agencj płatnicz odnosi si do umowy podpisanej pomidzy Biurem Mechanizmów Finansowych a Agencj Płatnicz. 3

Plan wdraania projektu okrela działania (lub ich mierzaln cz), które s zaplanowane do realizacji zanim dokonane zostanie wydatkowanie (plan postpu w realizacji) oraz przewidywane terminy składania wniosków o wydatkowanie (harmonogram wydatkowania). Plan wdraania projektu stanowi integraln cz umowy finansowej. Dofinansowanie odnosi si do pomocy finansowej udzielanej ze rodków Mechanizmów Finansowych Pastwu Beneficjentowi. Instytucja Płatnicza oznacza instytucj publiczn w Pastwie Beneficjencie, której obowizki obejmuj (aczkolwiek nie ograniczaj si do) przepływy rodków finansowych w Pastwie Beneficjencie, sprawdzanie i powiadczanie autentycznoci, poprawnoci i dokładnoci przedkładanych wniosków o płatno oraz przedkładanie ich do Biura Mechanizmów Finansowych lub wyznaczonej Agencji Płatniczej. 1.2 Zakres Niniejszy dokument opisuje proces wydatkowania od momentu podpisania umowy finansowej do czasu otrzymania rodków na dofinansowanie przez Pastwo Beneficjenta. Szczegółowy opis tego procesu znajduje si w Aneksie I. Celem jest opracowanie podobnych procedur wydatkowania we wszystkich Pastwach Beneficjentach oraz przestrzeganie okrelonych wymogów i struktur w poszczególnych Pastwach - Beneficjentach, krajach EFTA EOG i innych stronach zaangaowanych w ten proces. Modyfikacje w stosunku do ogólnej charakterystyki procesu wydatkowania zostan odzwierciedlone w procedurze wydatkowania kadego z Pastw Beneficjentów. 2. PROCES WYDATKOWANIA 2.1 Ogólne informacje Umowa finansowa okrela warunki przyznania dofinansowania. Wszystkie projekty, które otrzymuj dofinansowanie w ramach Mechanizmów Finansowych musz by wdraane zgodnie z umow finansow podpisan przez Krajowy Punkt Kontaktowy w imieniu Pastwa Beneficjenta i Przewodniczcego KMF lub NMSZ. musi odnosi si do umowy finansowej i uzgodnionego planu wdraania projektu. 2.2 Wniosek o wydatkowanie 4

Wniosek o wydatkowanie jest przedkładany przez Pastwo Beneficjenta do BMF. Sam wniosek powinien mie form pisma przewodniego podsumowujcego okresowe raporty z realizacji projektu, do których wniosek si odnosi. Do wniosku powinny zosta dołczone poszczególne okresowe raporty z realizacji projektu, które zawieraj cz dotyczc wniosku o płatno potwierdzon przez Instytucj Płatnicz i cz dotyczc postpu w realizacji projektu potwierdzon przez Krajowy Punkt Kontaktowy. 2.2.1 Refundacje Wnioskodawcy projektów oraz operatorzy programów i grantów blokowych składaj okresowy raport z realizacji projektu do Krajowego Punktu Kontaktowego. 1 Okresowy raport z realizacji projektu zawiera, midzy innymi, cz dotyczc wniosku o płatno oraz cz dotyczc postpu w realizacji projektu. Cz dotyczca wniosku o płatno składa si z sumarycznego zestawienia wydatków kwalifikowalnych działa w ramach danego pojedynczego projektu, programu lub grantu blokowego. Cz dotyczca postpu w realizacji projektu pokazuje rozbicie wydatków kwalifikowalnych na poszczególne działania lub mierzalne czci projektu. Obie czci musz by zgodne z planem wdraania projektu i obejmowa okres co najmniej 3 kalendarzowych miesicy. Zestawienie wydatków kwalifikowalnych powinno by potwierdzone stosown dokumentacj. Obie czci powinny zawiera: Tylko te wydatki, które s zgodne ze Szczegółowymi warunkami dotyczcymi kwalifikowalnoci wydatków; Skumulowane wydatki; Wydatki ponoszone w okresie, do jakiego odnosi si wniosek o płatno. Format okresowego raportu z realizacji projektu zostanie okrelony przez BMF. 2 Krajowy Punkt Kontaktowy dokonuje weryfikacji czci dotyczcej postpu w realizacji projektu i przekazuje okresowy raport z realizacji projektu do Instytucji Płatniczej. Instytucja Płatnicza potwierdza cz dotyczc wniosku o płatno i wydaje owiadczenie o współfinansowaniu przed złoeniem wniosku o wydatkowanie (pismo przewodnie) do BMF. Poszczególne okresowe raporty z realizacji projektu s załczane do wniosku. 2.2.2 Inne płatnoci Zaliczki i inne rodzaje wydatkowania podlegaj takim samym procedurom, opisanym w niniejszych wytycznych. 1 W polskim systemie do danej Instytucji Poredniczcej. 2 Patrz: załczniki do wytycznych ws. monitorowania i raportowania. 5

Zaliczki powinny by uwzgldnione w harmonogramie wydatkowania i wszystkie wypłaty powinny odnosi si do umowy finansowej. 2.3 Procedury instytucjonalne 2.3.1 Krajowy Punkt Kontaktowy/ Instytucja Płatnicza W celu zwikszenia jakoci operacji finansowych i ustanowienia dobrych praktyk w tym wzgldzie, zarzdzanie finansowe i kontrola, w tym zadania Instytucji Płatniczej, powinny by oddzielone od innych funkcji Krajowego Punktu Kontaktowego. Moe to zosta dokonane poprzez powierzenie funkcji Instytucji Płatniczej innemu ministerstwu ni ministerstwo, któremu podlega Krajowy Punkt Kontaktowy. Krajowy Punkt Kontaktowy monitoruje postp realizacji projektu i weryfikuje faktyczny postp podczas, gdy Instytucja Płatnicza zarzdza całokształtem działa zwizanych z transakcjami finansowymi. Ta ostatnia powinna si take zajmowa rozwojem, wdraaniem i utrzymywaniem procedur dotyczcych zarzdzania finansowego i kontroli projektów. Wnioski o płatno przesłane z Krajowego Punktu Kontaktowego s potwierdzane przez Instytucj Płatnicz. Zanim wniosek o płatno zostanie potwierdzony, Instytucja Płatnicza musi zapewni, e spełnione zostały nastpujce warunki: Wniosek o płatno odnosi si do wydatków, które s zgodne ze Szczegółowymi warunkami dotyczcymi kwalifikowalnoci wydatków; Wniosek o płatno jest zgodny z umow finansow i planem wdraania projektu; Istnieje wystarczajca cieka audytu, zgodna ze Szczegółowymi warunkami dotyczcymi kwalifikowalnoci wydatków. Potwierdzony wniosek o płatno jest przekazywany przez Instytucj Płatnicz do BMF. 2.3.2 BMF BMF zapewni, e poszczególne okresowe raporty z realizacji projektu, które zawieraj potwierdzone i zweryfikowane czci, bd załczone do wniosku o wydatkowanie. Ponadto, BMF zapewni, e potwierdzone przez Instytucj Płatnicz wnioski o płatno spełniaj warunki wydatkowania (w tym współfinansowanie). W tym celu BMF moe skorzysta z usług Agencji Płatniczej. Co wicej, BMF powinno przekaza Agencji Płatniczej instrukcj wydatkowania. 2.3.3 Agencja płatnicza Obowizki Agencji Płatniczej s zawarte w Umowie z Agencj Płatnicz. 6

Jeli sumaryczne zestawienie wydatków kwalifikowalnych dla działa i inne przedstawione dokumenty zwizane z wydatkowaniem bd zgodne z wymogami okrelonymi w instrukcji wydatkowania, płatnoci bd przekazywane na wskazane konto bankowe w Pastwie Beneficjencie. 2.4 Wypłaty s dokonywane na bazie wniosków o wydatkowanie, obejmujcych co najmniej 3 miesice kalendarzowe. Zaliczki mog by, jednake, wypłacone po podpisaniu umowy finansowej, jeli jest to przewidziane w harmonogramie wydatkowania. Instytucja Płatnicza w Pastwie Beneficjencie odpowiada za transfer rodków finansowych do beneficjenta, operatorów lub innych odbiorców, zgodnie z Zasadami i Procedurami. 3. WSPÓLNE ZASADY WYDATKOWANIA 3.1 Zastosowanie euro Zobowizania i płatnoci bd przeliczane i realizowane w euro. Potwierdzone wnioski o płatno (w tym zaliczki) przekazywane przez Instytucj Płatnicz do BMF bd realizowane w euro. Pastwa Beneficjenci, którzy nie uywaj euro jako waluty krajowej w chwili składania wniosku o płatno, przelicz zestawienie wydatków na euro, posługujc si kursem wymiany z dnia poprzedzajcego ostatni dzie roboczy miesica poprzedzajcego miesic, w którym odnotowano wydatek. Kursy te s publikowane w Serii C Dziennika Urzdowego Wspólnot Europejskich. 3.2 Odsetki Jakiekolwiek odsetki netto (rónica dochodu z oprocentowania i kosztów operacji finansowych, np. opłaty transakcyjne) narosłe na wskazanym koncie bankowym zarzdzanym przez Instytucj Płatnicz w Pastwie Beneficjencie bd rocznie rozliczane przez Instytucj Płatnicz i zgłaszane do BMF. Odsetki netto narosłe w skali rocznej bd odjte przez Instytucj Płatnicz od pierwszego zatwierdzonego wniosku o płatno w roku nastpnym. 7

Narosłe odsetki netto, które nie mog by odliczone od przyszłych potwierdzonych wniosków o płatno, powinny zosta zwrócone do BMF. 3.3 Zawieszenie płatnoci W przypadku domniemanych lub faktycznych nieprawidłowoci, KMF lub NMSZ moe zadecydowa o wstrzymaniu/zawieszeniu dalszych wypłat a do wyjanienia sprawy. 3.4 Audyt i kontrola finansowa Audyt i kontrola finansowa s przeprowadzane zgodnie z Artykułem 6 Zasad i Procedur Mechanizmu Finansowego EOG oraz Artykułem 6 Zasad i Procedur Norweskiego Mechanizmu Finansowego. 8

Aneks I Schemat wydatkowania Umowa finansowa Beneficjent Operatorzy Krajowy Punkt Kontaktowy Instytucja Płatnicza Główny dokument stanowicy podstaw prawn dla projektu, zaliczki lub innych płatnoci. Wszystkie wypłaty bd opiera si na umowie finansowej. Beneficjenci i operatorzy przedkładaj okresowy raport z realizacji projektu do Krajowego Punktu Kontaktowego. Okresowy raport z realizacji projektu zawiera, m.in., cz dotyczc wniosku o płatno i cz dotyczc postpów w realizacji. Krajowy Punkt Kontaktowy w pełni odpowiada za zarzdzanie finansowe i kontrol. Krajowy Punkt Kontaktowy weryfikuje cz dotyczc postpów w realizacji projektu i przekazuje okresowy raport z realizacji projektu do Instytucji Płatniczej. Instytucja Płatnicza powiadcza cz dotyczc wniosku o płatno i wydaje owiadczenie o współfinansowaniu przed zgromadzeniem wikszej liczby okresowych raportów z realizacji projektów i przedłoeniem wniosku o wydatkowanie (pismo przewodnie) do BMF. Poszczególne okresowe raporty z realizacji projektów powinny zosta dołczone do wniosku. Cig dalszy BMF Agencja płatnicza Instytucja Płatnicza Beneficjent/ Operator BMF jest odpowiedzialny za biece działania zwizane z Mechanizmami Finansowymi i zapewni, e wszystkie zobowizania dotyczce płatnoci bd wypełnione. Agencja płatnicza przetwarza Warunkow Instrukcj wydatkowania. Wypłaty s dokonywane na okrelone konto bankowe w Pastwie- Beneficjencie. Instytucja Płatnicza zarzdza okrelonym kontem bankowym i zapewnia, e płatnoci s dokonywane na rzecz kocowego beneficjenta tak szybko jak to tylko moliwe i w cigu okrelonego terminu. Beneficjenci otrzymaj płatnoci zgodnie z krajowymi zasadami i procedurami. Jeli bdzie to wymagane, zostan przeprowadzone niezalene wizyty kontrolne sprawdzajce wnioski o wydatkowanie. Instrukcja wydatkowania zostanie przekazana Agencji Płatniczej. 9