WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV.431.17.2014 Łódź, 28 sierpnia 2014 r. Pan Zbigniew Dychto Prezydent Miasta Pabianic Pan Radosław Januszkiewicz Przewodniczący Rady Miejskiej w Pabianicach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, 1 w dniach 25-27 czerwca 2014 r. przeprowadzona została kontrola organów Miasta Pabianice, tj. Rady Miejskiej w Pabianicach 2 oraz Prezydenta Miasta Pabianic 3 z siedzibą przy ul. Zamkowej 16, 95-200 Pabianice, której zakresem było przyjmowanie oraz załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 czerwca 2013 r. do 31 maja 2014 r. Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 16 czerwca 2014 r.: Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 45/2014), Piotr Pietrzak Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Członka Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 46/2014). 1 j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 267; dalej zwanej Kpa. 2 Dalej zwanej Radą. 3 Dalej zwanym Prezydentem Miasta Pabianic lub Prezydentem. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40 Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu

Od 27 lutego 2014 r. funkcję Przewodniczącego Rady pełni Pan Radosław Januszkiewicz 4 (wcześniej, w okresie od 26 września 2012 r. do 30 stycznia 2014 r. Przewodniczącym był Pan Dariusz Wypych). Prezydentem Miasta Pabianic od 21 listopada 2010 r. jest Pan Zbigniew Dychto. W toku kontroli wyjaśnienia z upoważnienia Przewodniczącego składał Pan Arkadiusz Bujacz Naczelnik Biura Rady Miejskiej. 5 Mając na uwadze poniżej wskazane ustalenia, działalność kontrolowanych organów należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Przygotowanie organizacyjne. Organy Miasta Pabianic są przygotowane organizacyjnie do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Wewnętrzne kwestie objęte kontrolą, w tym obowiązki i zadania zostały uwzględnione w Regulaminie Organizacyjnym 6 Urzędu Miejskiego w Pabianicach 7 oraz w zakresach czynności pracowników. Zgodnie z postanowieniami Regulaminu organizacyjnego do zadań Sekretariatu Prezydenta Miasta należy w szczególności prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, w tym prowadzenie ich rejestru. Nadzór nad realizacją zadań przez ww. komórkę organizacyjną sprawuje Sekretarz Miasta. 8 Sprawy zakwalifikowane jako skargi i wnioski Sekretariat Prezydenta Miasta ewidencjonuje w rejestrze oraz przekazuje do rozpoznania Naczelnikom, zgodnie z właściwością. Naczelnicy odpowiadają za prawidłowe i terminowe rozpatrywanie spraw wniesionych przez obywateli. Nadzór nad załatwianiem spraw skargowo-wnioskowych przez podległe Wydziały należy do zadań Prezydenta oraz jego Zastępcy. Obsługą Rady w kontrolowanym zakresie zajmują się pracownicy Biura Rady Miejskiej. 9 4 Dalej Przewodniczący. 5 Dalej Naczelnik BRM. 6 Tekst jednolity Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 242/2012/P Prezydenta Miasta Pabianic z dnia 26 października 2012 r., dalej Regulamin. 7 Dalej Urząd. 8 1 ust. 3 pkt 1 Zarządzenia Nr 94/2013/P Prezydenta Miasta Pabianic z dnia 17 maja 2013 r. w sprawie szczegółowego podziału zadań, uprawnień i odpowiedzialności pomiędzy Zastępcę Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta oraz upoważnienia do składania oświadczeń woli w imieniu Miasta Pabianice. 9 10 pkt 7, 34 ust. 1 pkt 4, 53 ust. 3, 54 ust. 2, 55 Regulaminu, 1 ust. 1 i 2 Zarządzenia Nr 94/2013/P.

II. Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz zamieszczanie wymaganych informacji. Jak wynika z przepisu 54 ust. 1 Regulaminu Prezydent i jego Zastępcy przyjmują interesantów we wtorki w godzinach 9.00-15.00. W kontrolowanej jednostce czas urzędowania ustalono w poniedziałek, a także od środy do piątku w godzinach 8.00-16.00 oraz we wtorki, w godzinach 8.00-17.00. Z przytoczonego przepisu wewnętrznego wynika, że nie został wypełniony obowiązek określony w art. 253 3 Kpa, który stanowi, że przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. Prezydent wyjaśnił, że w rzeczywistości przyjęcia obywateli odbywają się po godzinach pracy, jeżeli zachodzi taka potrzeba. Zapis 54 ust. 1 ( ) zostanie niezwłocznie dostosowany do wymogów art. 253 Kpa. W wywieszonej w siedzibie jednostki informacji wskazano osoby przyjmujące w sprawach skarg i wniosków, lecz nie zamieszczono godzin przyjęć oraz nie wskazano komórki organizacyjnej lub wyznaczonych pracowników rozpatrujących skargi i wnioski. Tym samym w części nie zrealizowano obowiązków wynikających z art. 253 4 Kpa oraz 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. 10 Opisane naruszenia zakwalifikowano jako nieprawidłowość. Prezydent wyjaśnił, że informacja wywieszona na tablicy ogłoszeń została uzupełniona. 11 III. Załatwianie skarg i wniosków. W okresie objętym kontrolą prowadzone były odrębne rejestry skarg i wniosków, wpływających do kontrolowanych organów. W rejestrze Rady odnotowano 19 skarg, a w rejestrze Prezydenta 9 pism. W toku kontroli ustalono, że 5 pism ujętych w spisie spraw o symbolu klasyfikacyjnym 1511 skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości nie uwzględniono w rejestrze Prezydenta. Zbadano po 5 wylosowanych spraw z każdego rejestru oraz 2 losowo dobrane sprawy przekazane według właściwości przez Prezydenta (odpowiednio 26,31% spraw Rady i 50% spraw Prezydenta). 10 Dz. U. Nr 5, poz. 46., dalej rozporządzenie 11 Akta kontroli str. 29-56, 184-185, 210-211.

Działalność Rady 1. Dwie skargi zawierające zarzuty dotyczące wykonywania zadań własnych przez Prezydenta oraz jedna skarga na Przewodniczącego Rady zostały rozpatrzone przez Radę zgodnie z właściwością określoną w art. 229 Kpa. Uchwały zawierały elementy wymienione w art. 238 Kpa tj. oznaczenie organu, wskazanie w jaki sposób skarga została załatwiona oraz uzasadnienie faktyczne i prawne. W wymaganych ustawą przypadkach skarżący zostali również pouczeni o treści art. 239 Kpa. 2. W 1 przypadku skarżący zawarł zarzut, obok innych związanych z postępowaniem administracyjnym, dotyczący nierzetelnej pracy geodety, świadczącego usługi na podstawie umowy zawartej z nim przez Prezydenta. Jak wyjaśnił Naczelnik BRM Rada nie rozpatrzyła skargi w tym zakresie bowiem sprawa oceny prawidłowości wykonanej pracy przez geodetę na zlecenie Urzędu była wielokrotnie omawiana na posiedzeniach Komisji i sesjach Rady Miejskiej w Pabianicach i znalazła odzwierciedlenie w podjętych uchwałach. Do wyjaśnień załączone zostały kopie dokumentów potwierdzające przedstawiony stan, w konsekwencji czego wyjaśnienia zostały uznane za zasadne. 12 3. Stwierdzono, że skarga wymieniona w pkt 2 została przekazana według właściwości Prezydentowi w formie pisma Przewodniczącego Rady, bez podejmowania przez Radę uchwały w tym zakresie. Naczelnik BRM jako przyczynę wskazał przyjętą praktykę (...), która ma na celu przede wszystkim zapewnienie sprawności postępowania. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażanym w orzecznictwie sądowym w przypadkach, w których ustawodawca przyznał radzie gminy możliwość wypowiedzenia się w jakichkolwiek kwestiach powinno to mieć miejsce w formie uchwały (wyrok II SA/Bd 930/07). Naczelnik BRM wyjaśnił, że po analizie wytycznych Urzędu Wojewódzkiego zawartych w piśmie PNK-IV.140.23.2013 z dnia 2.08.2013 r. i treści wyroku II Sa/Bd/930/07 każdorazowo w przyszłości pracownicy Biura Rady będę zwracać uwagę Przewodniczącemu Rady na konieczność podejmowania uchwały w takich sytuacjach. 13 4. W sprawie, o której mowa w pkt 2 i 3 skarga została przekazana według właściwości Prezydentowi z naruszeniem terminu wskazanego w art. 231 Kpa (niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni). Przekazanie nastąpiło po upływie 24 dni od dnia wpływu skargi, bowiem jak wyjaśnił Naczelnik BRM Przewodniczący Rady przed podjęciem decyzji, co do sposobu procedowania skargi, wystąpił do zespołu radców prawnych o wydanie opinii prawnej w tym zakresie, a niezwłocznie po jej otrzymaniu dokonał wymaganej czynności. 14 Wyjaśnienia potwierdzają, że kontrolowany organ dążył do rzetelnego i pełnego ustalenia 12 Akta kontroli str. 81-83, 191-208. 13 Akta kontroli str. 81-83, 191-208. 14 Akta kontroli str. 81-83, 191-208.

okoliczności mogących mieć wpływ na rozpatrzenie skargi i z tego powodu doszło do uchybienia, polegającego na przekroczeniu ww. terminu instrukcyjnego. We wszystkich pozostałych zbadanych sprawach Rada dochowała terminów, określonych w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego. W przypadku braku możliwości załatwienia skargi w terminie określonym w art. 237 1 Kpa do skarżących kierowano zawiadomienie, o którym mowa w art. 36 Kpa. W jednym z zawiadomień nie wskazano terminu załatwienia sprawy. 15 Naczelnik BRM wyjaśnił, że sesje Rady Miejskiej nie odbywają się regularnie (są miesiące, w których sesje nie są zwoływane) z tego powodu nie zawsze możliwym jest podanie skarżącym precyzyjnie informacji o terminie sesji. ( ) O terminach obrad Rady ( ) skarżący zawiadamiani są niezwłocznie po ich wyznaczeniu przez Przewodniczącego Rady. Wyjaśnienia nie zostały uznane za zasadne, bowiem konkretny, przewidywany termin, do którego nastąpi załatwienie sprawy, nie musi być tożsamy z terminem sesji. W związku z tym istnieje możliwość jego wyznaczenia. Działalność Prezydenta 1. W 2 sprawach skargi zostały włączone do toczących się postępowań administracyjnych, co jest zgodne z art. 234 1 Kpa. W 1 sprawie (3,22%) naruszona została zasada pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym. Odpowiedzi na skargę udzielił Prezydent pomimo, iż została ona wniesiona przez stronę toczącego się postępowania administracyjnego i zawierała zarzuty odnośnie przedłużania postępowania o wymeldowanie. Prezydent wyjaśnił, że skarga była w istocie rozpatrywana w trybie art. 234 pkt 1 Kpa, co jednak jak przyznał wprost nie wynika z akt sprawy oraz treści odpowiedzi. 16 Wyjaśnienia nie zostały uznane za zasadne. Powyżej opisanym działaniem, stanowiącym nieprawidłowość, naruszono art. 234 pkt 1 Kpa, obligujący organ prowadzący postępowanie orzecznicze do załatwienia skargi zgodnie z przepisami Kodeksu, a więc w omawianym przypadku - do zastosowania art. 37 Kpa i przekazania skargi organowi wyższego stopnia. 2. W 2 przypadkach stwierdzono naruszenie właściwości do rozpatrzenia skargi, co stanowi nieprawidłowość. W jednej sprawie zarzuty skarżącego związane były z brakiem publikacji uchwał Rady Miejskiej w Pabianicach w Biuletynie Informacji Publicznej. Jak wynika z dokumentacji, obowiązek przekazania dokumentów do BIP ciążył na pracowniku Wydziału Budżetu i Finansów. Prezydent wyjaśnił, że pismo zostało potraktowane jako skarga na pracownika ( ) a nie skarga na organ i w związku z tym było rozpatrywane w trybie art. 232 2 Kpa - odpowiedzi na skargę udzielił 15 Akta kontroli str. 59-66, 191-208. 16 Akta kontroli str. 130-135, 210-211.

Skarbnik Miasta, kierujący powyższym wydziałem. 17 Kontrolujący organ przyjął stanowisko zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr 511512, w którym wskazano, że (...) skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem, co w niniejszym przypadku oznacza, że jest to Prezydent Miasta. Zgodnie z art. 229 pkt 3 Kpa, jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) jest rada gminy (z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej). Odnosząc się do powyższych wyjaśnień, którym odmówiono zasadności, należy zauważyć, iż z przepisu art. 232 2 Kpa wynika możliwość przekazania skargi na pracownika do załatwienia jego przełożonemu służbowemu (np. Prezydentowi), który zobligowany jest do zawiadomienia organu właściwego do rozpatrzenia skargi, o sposobie jej załatwienia. Pamiętać jednak trzeba, że o przekazaniu skargi, na podstawie art. 232 2 Kpa, decyduje organ właściwy do jej rozpatrzenia, tj. w omawianym przypadku Rada. Niezależnie od powyższego należy zauważyć, że pismo zostało omyłkowo zakwalifikowane jako przekazane według właściwości (de facto przekazanie do innego organu nie nastąpiło). W drugiej sprawie podniesione zarzuty dotyczyły zachowania strażnika miejskiego. Odpowiedzi na skargę udzielił Komendant Straży Miejskiej w Pabianicach. 18 Zarówno z akt sprawy, jak i złożonych wyjaśnień nie wynika, aby Prezydent, właściwy do rozpatrzenia skargi w myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych, 19 przekazał skargę do załatwienia bezpośredniemu przełożonemu pracownika, zgodnie z art. 232 2 Kpa, tj. Komendantowi. 20 3. W 1 sprawie (o której również mowa w pkt 2) została naruszona terminowość, bowiem odpowiedzi na skargę Komendant Straży Miejskiej udzielił niemal po 6 miesiącach od daty jej wpływu do Urzędu. Wprawdzie w ciągu miesiąca skierowano do skarżącego pismo informujące o niezałatwieniu sprawy, jednak było ono bardzo lakoniczne i nie zawierało wskazania konkretnego terminu 21 na udzielenie odpowiedzi, czym naruszono art. 36 Kpa. Jak wynika z wyjaśnień Komendanta, skarżący stawił się w Urzędzie i złożył oświadczenie, na podstawie którego uznano skargę za załatwioną. Pomimo tego, po informacji z sekretariatu Prezydenta Miasta o braku odpowiedzi na pismo Straż Miejska wysłała [odpowiedź] dla formalności, aczkolwiek po terminie. 22 17 Akta kontroli str. 179-181, 210-211. 18 Zgodnie z Regulaminem Straż Miejska w Pabianicach jest komórką organizacyjną Urzędu. 19 Dz. U. z 2013 r., poz. 1383 j.t.. 20 Akta kontroli str. 161-163, 209-211. 21 Zob pkt 4 dotyczący działalności Rady. 22 Akta kontroli str. 161-163, 209-211.

W opisywanej sprawie zawiadomienie o odmownym sposobie załatwienia skargi nie spełnia wymogów określonych w art. 238 1 Kpa, bowiem nie zamieszczono w nim uzasadnienia faktycznego i prawnego oraz pouczenia o treści art. 239 Kpa. Wskazane powyżej naruszenia należy zakwalifikować jako nieprawidłowości. IV. Wykonanie zaleceń z poprzedniej kontroli W przedmiotowym zakresie w 2011 r. organy Miasta zostały poddane kontroli, w której wyniku zalecono: 1) kontynuowanie nadzoru nad terminowością załatwianych skarg oraz odpowiednie stosowanie przepisu art. 36 Kpa, jeżeli sprawa nie może zostać załatwiona w ustawowym terminie, 2) zapewnienie każdorazowego określania w zawiadomieniach o nowym terminie załatwienia skarg, przyczyn zwłoki oraz konkretnych (określonych w dniach, miesiącach itp.) terminów ich rozstrzygnięcia, 3) pouczenie pracowników o konieczności żądania pisemnej zgody na działanie w imieniu skarżącego, 4) wzmocnienie nadzoru nad zapisami dokonywanymi w rejestrze skarg i wniosków. Podsumowując zauważyć należy, że zalecenia wymienione w pkt 1-2 nie zostały zrealizowane. Pozostałe zalecenia wykorzystano w kontrolowanej działalności. W związku z powyższym Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) poszanowanie zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym oraz załatwianie skarg zgodnie z właściwością, 2) w kwestii dotyczącej przekazania skargi zgodnie z właściwością, podejmowanie rozstrzygnięcia przez Radę, w formie uchwały, 3) przestrzeganie terminowości załatwiania lub przekazywania skarg, 4) wskazywanie konkretnego terminu załatwienia sprawy w pismach kierowanych do skarżących na podstawie art. 36 Kpa w związku z art. 237 4 Kpa, 5) zamieszczanie w odpowiedziach na skargi elementów wymaganych art. 238 Kpa, 6) zapewnienie realizacji obowiązku wynikającego z art. 253 3 Kpa, w tym odpowiednie dostosowanie przepisów wewnętrznych, 7) uzupełnienie wywieszonej w siedzibie jednostki informacji o godziny przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz wskazanie komórki organizacyjnej lub wyznaczonych pracowników rozpatrujących skargi i wnioski,

8) ewidencjonowanie w rejestrze skarg i wniosków pism zakwalifikowanych jako skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości (1511). Pouczenie: Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze ( 48 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi). Kierownik jednostki kontrolowanej, w wyznaczonym terminie informuje zarządzającego kontrolę o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości ( 49 ust. 1 Regulaminu Kontroli). Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 49 ust. 2 Regulaminu Kontroli). Wobec powyższego uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU PRAWNEGO, NADZORU I KONTROLI