INFORMATOR DLA KLIENTA D.1

CCWPD INSTYTUT TECHNOLOGII DREWNA JEDNOSTKA NOTYFIKOWANA NR 1583 Centrum Certyfikacji Wyrobów Przemysłu Drzewnego JEDNOSTKA CERTYFIKUJĄCA WYROBY AKREDYTOWANA PRZEZ POLSKIE CENTRUM AKREDYTACJI, SYGNATARIUSZA EA MLA, NR AKREDYTACJI AC 098 ul. Winiarska 1, 60-654 Poznań tel. +48 61 849 24 09 e-mail: ccwpd@itd.poznan.pl fax.+48 61 822 43 72 INFORMATOR DLA KLIENTA D.1 Opis postępowania przy certyfikacji wyrobów przemysłu drzewnego Wydanie 12 Poznań, dnia 02.04.2013 r. Strona 1 z 11

Spis treści strona Część A Zakres i model certyfikacji. 3 1. Zakres certyfikacji.. 3 2. System certyfikacji. 4 Część B Przebieg procesu certyfikacji 4 1. Rozpoczęcie procesu certyfikacji 4 1.1 Złożenie Wniosku.. 4 1.2 Kontrola WTO... 5 1.3 Analiza i ocena dokumentacji.. 6 1.4 Decyzja o wydaniu certyfikatu. 6 2. Nadzór w okresie ważności certyfikatu.. 6 3. Informacje dodatkowe 8 3.1 Przerwanie procesu certyfikacji... 8 3.2 Przedłużenie okresu ważności certyfikatu.... 9 3.3 Zawieszenie i cofnięcie certyfikatu.. 9 3.4 Reklamacje, odwołania i sprawy sporne. 9 Część C Załącznik 1 do Informatora dla Klienta D.1 Cennik.. 10 Strona 2 z 11

Część A Zakres i model certyfikacji 1. Zakres certyfikacji CCWPD przeprowadza certyfikację krajowych i importowanych wyrobów przemysłu drzewnego w zakresie: dobrowolnej certyfikacji na zgodność z wymaganiami norm krajowych, europejskich, międzynarodowych i innych dokumentów (np. aprobat technicznych). Wyroby certyfikowane na zgodność z wyżej wymienionymi wymaganiami to: meble, płyty drewnopochodne, laminowane panele podłogowe, podłogi drewniane, płyty wiórowe oklejone, biopaliwa stałe. oraz w zakresie: dobrowolnej certyfikacji na zgodność z wymaganiami bezpieczeństwa: znak towarowy-gwarancyjny B (dotyczy mebli): Meble certyfikowane na zgodność z wymaganiami bezpieczeństwa, określonymi w normach, to: meble do przechowywania, meble do pracy, spożywania posiłków, meble do siedzenia, meble do leżenia, meble laboratoryjne. Dla wszystkich wyrobów certyfikowanych przez CCWPD, na wniosek Klienta, Instytut udziela licencji na stosowanie znaku towarowego ITD: System certyfikacji jest zgodny z : Ustawą z dnia 30.08.2002 o systemie oceny zgodności tekst jednolity Dz. U. 2004 r. nr 138 poz. 935 z późn. zm.; PN-EN ISO/IEC 17065:2013 Ocena zgodności -- Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi (oryg.); Przewodnikiem PKN-ISO/IEC Guide 28:2006 Ocena zgodności. Wytyczne dotyczące systemu certyfikacji wyrobów przez stronę trzecią. Przewodnikiem PKN-ISO/IEC Guide 67:2007 Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobu. PN-EN ISO 9000:2006 Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia. Strona 3 z 11

2. System certyfikacji Certyfikacja przeprowadzana jest wg systemu 3 zawartego w Przewodniku PKN-ISO/IEC Guide 67:2007. Elementami tego systemu są: 1. Wybór i pobieranie próbek; 2. Określenie właściwości, o ile ma zastosowanie, przez badanie; 3. Ocena [wg definicji w PN-EN ISO/IEC 17000:2006]; 4. Decyzja dotycząca certyfikacji (udzielanie, utrzymywanie, rozszerzanie, zawieszanie, cofanie certyfikacji); 5. Udzielenie zezwolenia (udzielanie, utrzymywanie, rozszerzanie, zawieszanie, cofanie prawa do stosowania certyfikatów lub znaków); 6. Nadzór obejmuje: badanie próbek z fabryki lub, w przypadku mebli kontrolę polegającą na oględzinach wyrobu w fabryce i ocenę w celu stwierdzenia konieczności ewentualnego powtórzenia badań wyrobu, ocenę procesu produkcyjnego. CCWPD gwarantuje Klientowi poufność informacji uzyskanych w procesie certyfikacji oraz ochronę praw własności. Część B Przebieg procesu certyfikacji Klient zainteresowany uzyskaniem certyfikatu otrzymuje: Dokument Informator dla Klienta D.1 - Opis systemu certyfikacji wyrobów przemysłu drzewnego ; Wymagane formularze wraz z informacją dotyczącą ich wypełnienia; Informację o możliwości uzyskania certyfikatu na zgodność z wymaganiami bezpieczeństwa oraz licencji na używanie znaku towarowego gwarancyjnego B ; Informację o możliwości uzyskania licencji na używanie znaku towarowego ITD dla wyrobów certyfikowanych przez CCWPD. Dokument odniesienia, stanowiący podstawę certyfikacji, uzgadnia się z Klientem. Ponadto Klient zostaje poinformowany o: Wymaganiach dotyczących dokumentacji określonej przy wniosku o certyfikację każdego wyrobu lub grupy wyrobów; Wymaganiach dotyczących badań wraz z informacją o pobieraniu próbek; Konieczności wykonania badań w akredytowanych laboratoriach wraz z wykazem tych laboratoriów; Opłatach za certyfikację. 1. Rozpoczęcie procesu certyfikacji 1.1 Złożenie Wniosku Proces certyfikacji rozpoczyna się od zarejestrowania w CCWPD wniosku o przeprowadzenie certyfikacji. Strona 4 z 11

Klient: Dostarcza Wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji wraz z Kwestionariuszem Klienta, Wnosi opłatę wstępną, Dostarcza sprawozdanie z badań wyrobu (wg wskazanego dokumentu odniesienia). CCWPD Dokonuje oceny wniosku pod względem formalnym i w przypadku kompletności dokumentów rejestruje wniosek. W przypadku niekompletności dokumentów CCWPD powiadamia o tym Klienta i wyznacza termin uzupełnienia wniosku. Rejestracja wniosku następuje po uzupełnieniu dokumentów, po czym sporządza się Umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji. Nieuzupełnienie wniosku powoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się odstępstwo polegające na zawarciu umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji przed zarejestrowaniem wniosku. 1.2 Kontrola warunków techniczno-organizacyjnych (WTO) Kontrola WTO przeprowadzana jest przez personel CCWPD u Klienta. CCWPD może odstąpić od kontroli w przypadku, gdy Klient posiada aktualny certyfikat Systemu Zarządzania Jakością wydany przez jednostkę akredytowaną. KLIENT CCWPD LABORATORIUM AKREDYTOWANE Przekazanie Klientowi informacji dotyczących: - procesu certyfikacji, - dokumentu odniesienia, - zakresu badań, - sposobu pobierania próbek do badań, - akredytowanych laboratoriów (wykaz), - opłat Zlecenie badań do laboratorium akredytowanego Wypełnienie Wniosku oraz Kwestionariusza Klienta Udostępnienie zakładu i dokumentacji Pobranie próbek do badań lub przyjęcie protokółu z pobrania próbek przez laboratorium oraz przeprowadzenie kontroli WTO ) W przypadku braku posiadania przez Dostawcę wdrożonego SZJ * Formalna ocena kompletności dokumentów Przeprowadzenie badań wyrobu i sporządzenie sprawozdania z badań A Strona 5 z 11

Komitet Techniczny A Rejestracja wniosku oraz podpisanie umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji Analiza i ocena dokumentów procesu certyfikacji Podjęcie decyzji o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu Poinformowanie o podjętej decyzji o wydaniu certyfikatu i przekazanie raportu z oceny dokumentów Wydanie certyfikatu Schemat 1 Algorytm postępowania na etapie ubiegania się o certyfikat 1.3 Analiza i ocena dokumentacji Analizy i oceny dokumentów procesu certyfikacyjnego dokonuje się w etapach: Ocena merytoryczna wyników badań wyrobu z dokumentem odniesienia, stanowiącym podstawę certyfikacji; Analiza protokołu z kontroli Warunków Techniczno-Organizacyjnych. 1.4 Decyzja o wydaniu certyfikatu Decyzję o wydaniu certyfikatu podejmuje kierownik CCWPD na podstawie analizy całego materiału zebranego w procesie certyfikacji. W przypadku stwierdzenia niezgodności Klient jest zobowiązany do podjęcia działań korygujących lub korekcyjnych w celu spełnienia określonych wymagań. CCWPD powtarza tylko niezbędne fragmenty pierwotnej procedury certyfikacji, dotyczące obszarów, w których wystąpiły niezgodności. Ewentualną decyzję odmowną Kierownik przesyła Klientowi w formie pisemnej, z uzasadnieniem. Strona 6 z 11

2. Nadzór w okresie ważności certyfikatu Certyfikaty wydawane są na okres trzech lat. W okresie ważności certyfikatu sprawowany jest nadzór, polegający na corocznym przeprowadzeniu kontroli warunków techniczno-organizacyjnych i oceny badań wyrobu. W uzasadnionych przypadkach (np. istotna zmiana technologii produkcji lub konstrukcji wyrobów), działania w nadzorze są powtarzane stosownie do potrzeb. Uwagi: 1) W przypadku mebli, w ramach nadzoru nad certyfikatem przeprowadza się kontrolę WTO niezależnie od posiadania przez Klienta certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością. 2) W przypadku biopaliw, WTO i badania laboratoryjne próbek wyrobów odbywają się nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy. KLIENT CCWPD LABORATORIUM AKREDYTOWANE Przeprowadzenie kontroli WTO Ocena prawidłowości korzystania z uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu Ocena wyników WTO Zlecenie badań do laboratorium akredytowanego Pobranie próbek do badań lub przyjęcie protokółu z pobrania próbek do badań przez laboratorium Podjęcie decyzji dotyczącej utrzymania certyfikatu Przeprowadzenie badań wyrobu i sporządzenie sprawozdania z badań Schemat 2 Algorytm postępowania w okresie nadzoru nad ważnością certyfikatu (nie dotyczy mebli oraz przypadków szczególnych) Strona 7 z 11

KLIENT CCWPD LABORATORIUM AKREDYTOWANE Przeprowadzenie kontroli WTO Ocena prawidłowości korzystania z uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu Ocena wyników WTO Podjęcie decyzji o ew. przeprowadzeniu badań wyrobu* Zlecenie badań do laboratorium akredytowanego Pobranie próbek do badań Przeprowadzenie badań wyrobu Sporządzenie Sprawozdania z badań Podjęcie decyzji dotyczącej utrzymania certyfikatu Schemat 3 Algorytm postępowania w okresie nadzoru nad ważnością certyfikatu (dot. mebli oraz przypadków szczególnych) * ) UWAGA: Jeżeli kontrola WTO wykaże istotne zmiany: technologiczne, konstrukcyjne i/lub materiałowe, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo wyrobu, Klient zobowiązany jest zlecić badanie wyrobu do akredytowanego laboratorium badawczego. 3. Informacje dodatkowe 3.1 Przerwanie procesu certyfikacji Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić, jeżeli: Klient nie przekaże do CCWPD w określonym terminie wymaganych dokumentów i/lub informacji, Klient nie wywiąże się z zobowiązań finansowych wobec CCWPD, Klient wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu certyfikacji. Strona 8 z 11

3.2 Przedłużenie okresu ważności certyfikatu CCWPD powiadamia Klienta o możliwości przedłużenia okresu ważności certyfikatu nie później niż 2 miesiące przed terminem jego wygaśnięcia. Przedłużenie ważności certyfikatu o kolejny okres, następuje po ponownej ocenie. Ponowna ocena związana z przedłużeniem okresu ważności certyfikatu przeprowadzana jest w przypadku złożenia przez Klienta wniosku o przedłużenie, nie później niż 1 miesiąc przed datą upływu ważności certyfikatu. W przypadku przedłużenia ważności certyfikatu, sporządza się odpowiedni aneks do umowy oraz nowy kontrakt, obowiązujący zgodnie z terminem podanym na kolejnym certyfikacie. 3.3 Zawieszenie ważności certyfikatu Zawieszenie ważności certyfikatu następuje w przypadku: nieprzestrzegania warunków kontraktu, zgłoszenia przez Klienta czasowej rezygnacji. CCWPD zawiesza ważność certyfikatu, potwierdzając swoją decyzję pisemnie. W decyzji CCWPD o zawieszeniu ważności certyfikatu, określa się: czas zawieszenia (do 6 miesięcy), warunki przywrócenia ważności (uzależnione od powodów zawieszenia), zakres ponownej oceny. 3.4 Reklamacje, odwołania i sprawy sporne Klientowi przysługuje prawo do złożenia reklamacji na każdym etapie procesu certyfikacji, odnośnie trybu i sposobu prowadzenia działań certyfikacyjnych Reklamację składa się na piśmie do Dyrektora Instytutu. Klient otrzymuje odpowiedź w ciągu 2 tygodni od daty jej złożenia. W wyniku zgłoszonej reklamacji podejmuje się działania korygujące. W razie konieczności zasięga się opinii Komitetu Technicznego. Klientowi przysługuje również prawo odwołania się od decyzji CCWPD. Odwołanie może dotyczyć m.in.: odmowy zarejestrowania wniosku, odmowy wydania certyfikatu, cofnięcia certyfikatu. Odwołanie składa się na piśmie do Dyrektora Instytutu w terminie dwóch tygodni od otrzymania decyzji. Dyrektor, w porozumieniu z kierownikiem CCWPD, po konsultacji z Komitetem Technicznym zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi w terminie dwóch tygodni od daty wpływu odwołania. Spory wynikłe na tym tle rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Instytutu Technologii Drewna. Strona 9 z 11

Załącznik 1 do Informatora dla klienta D.1 Część C Cennik Opracowany na podstawie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2012 r. w sprawie sposobu ustalania opłat za czynności związane z oceną zgodności oraz akredytacją jednostek oceniających zgodność (Dz. U. 2012 nr 0 poz. 711). I. Opłaty w procesie certyfikacji 1. Opłata wstępna, jako warunek rozpoczęcia procesu certyfikacji nie podlega zwrotowi 1500 zł 2. Opłata za pobranie próbek do badań 250 zł 3. Przeprowadzenie kontroli WTO (warunków techniczno-organizacyjnych) Klienta (producenta/importera) W przypadku składania przez Klienta więcej niż jednego wniosku o certyfikację opłata za kontrolę WTO naliczana jest jednorazowo (przy kalkulacji jednego wniosku). 4. Analiza dokumentacji, w tym ocena merytoryczna wyników badań i przygotowanie decyzji 800 zł 800 zł osoba/dzień W przypadku każdego kolejnego wyrobu poddawanego certyfikacji analiza dokumentacji i ocena merytoryczna wyników badań i przygotowanie decyzji dolicza się 200 zł za każdy wyrób. 6. Opłata za wydanie certyfikatu w języku polskim 300 zł 7. Dodatkowa opłata za wydanie certyfikatu w języku obcym 400 zł II. Opłaty w okresie ważności certyfikatu 1. Kontrola w nadzorze zgodnie z Umową: pkt.(2+3+4+[m]) 2. Ponowna ocena przy przedłużeniu okresu ważności certyfikatu: pkt. (2+3+4+[M]) 3. Przywrócenie certyfikatu po jego zawieszeniu: (w przypadku konieczności ponownej oceny wyrobu) pkt. (2+3+4+[M]) 4. Rozszerzenie zakresu certyfikacji: pkt. (2+4+[M]) 5. Oględziny wyrobu dotyczy mebli - celu stwierdzenia, że stosowane materiały, konstrukcja lub technologia produkcji nie uległy zmianie od momentu przeprowadzenia badań certyfikacyjnych 400 zł osoba/dzień III. Informacje dodatkowe Strona 10 z 11

1. Koszty delegacji służbowych są rozliczane odrębnie według faktycznie poniesionych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami o kosztach podróży służbowych i są doliczane do opłaty końcowej za przeprowadzenie certyfikacji lub czynności w nadzorze. 2. Cennik nie uwzględnia kosztów badań wyrobów w Laboratoriach akredytowanych. 3. Z tytułu używania znaku towarowego ITD opłata minimalna dla jednego certyfikowanego wyrobu wynosi 500,- PLN. 4. Podane ceny to ceny netto (bez VAT). 5. Ceny obowiązują od dnia 1 października 2012 r. Poznań, dnia: 01.10. 2012 r. ZATWIERDZIŁ Strona 11 z 11