Autor: Przemysaw Rusiecki

E-BOOK: ANOMAILE W FIRMIE CZYLI PROBLEMATYKA MASOWEJ KORESPONDENCJI W PRZEDSIBIORSTWIE TURYSTYCZNYM CZ)*+ strony od 15 do 37 Autor: Przemysaw Rusiecki autor publikacji jest wykadowc Górnolskiej Wyszej Szkoy Handlowej w Katowicach oraz producentem programu AnoMail 2007 Odwied take www.niespamuj.pl aby przeczyta inne artykuy

Spis tre ci Streszczenie... 3 1. Wprowadzenie... 3 2. Bazy adresowe i problematyka spamu... 4 3. Pierwsze kroki w marketingu e-mailowym... 6 4. Dwa podej)cia do formy wysy+anych tre)ci reklamowych... 10 5. Filtry antyspamowe i organizacje do walki ze spamem... 12 6. Analiza przypadku - wdro0enie programu AnoMail 2007 w biurze podró0y... 15 6.1 Pierwsze kroki w programie AnoMail 2007... 16 6.2 Przygotowanie grup wysy+kowych oraz weryfikacja adresów e-mail... 17 6.3 Praca z szablonami korespondencji oraz import tre)ci ze stron WWW... 19 6.4 Wspomaganie pisania profesjonalnych newsletterów... 21 6.5 Sposoby wysy+ania mass mailingu w programie AnoMail... 25 6.6 Najcz4stsze problemy z dostarczeniem korespondencji... 29 6.7 Analiza zwrotów z niedostarczonej korespondencji e-mail... 32 6.8 Double opt-in czyli obs+uga subskrypcji listy mailingowej... 33 6.9 B+yskawiczne oferty turystyczne jako przyk+ad autorespondera... 35 7. Zako8czenie... 36 Literatura... 37 2

6. Analiza przypadku - wdroenie programu AnoMail 2007 w biurze podróy Zaómy, e jestemy wacicielem biura podróy, które posiada wasn% stron& internetow% i chcielibymy powi&kszy) grono potencjalnych klientów, którzy powinni mie) moliwo) zapisywania si& ze strony WWW do newslettera np. z promocjami, ofertami last minute itp. Obecnie subskrybentów nie byo zbyt wielu i w zwi%zku z tym firma wysyaa mailing korzystaj%c z programu Outlook. Ale wraz ze wzrostem iloci odbiorców praca z popularnym klientem pocztowym staa si& mao efektywna i zajmowaa zbyt duo czasu. Ponadto biuro posiada koncesj& touroperatora i w zwi%zku z tym sprzedaje oferty na polskim rynku oraz rynku zagranicznym (tzw. incoming). W sumie 3 osoby w firmie b&d% co kilka dni wysyay mailing do wybranych grup odbiorców. Jedna osoba b&dzie odpowiedzialna za wysyk& biuletynu z promocjami do klientów, którzy zapisali si& do newslettera na stronie internetowej biura (ok. 3200 odbiorców). Taka wysyka b&dzie realizowana nie cz&ciej ni 3 lub 4 razy na miesi%c. Drugi pracownik b&dzie wysya aktualne oferty e-mail do agentów z terenu caej polski (ok. 1500 adresów). W tym przypadku maksymalnie 2 razy w tygodniu b&d% wysyane informacje. Trzeci pracownik odpowiedzialny b&dzie za wysyanie mailingu w j&zyku angielskim do agentów zagranicznych (ok. 2500 odbiorców). Mailing z ofertami wysyany b&dzie 2 razy w miesi%cu. Z racji tego, e firma nie dysponuje duym budetem na zakup profesjonalnego narz&dzia do e-mail marketingu oraz wczeniej nie miaa do czynienia z tego typu produktami, mona zastanowi) si& nad wdroeniem oprogramowania udost&pnianego na licencji open source lub freeware. Ponadto w wi&kszoci przypadków, zwaszcza mniej dowiadczeni uytkownicy, którzy nie mieli wczeniej bezporedniej stycznoci z systemami do e-mail marketingu powinni rozpocz%) prac& najpierw z prostymi aplikacjami do mass mailingu a dopiero pó7niej wraz z nabytym dowiadczeniem oraz wzrostem zapotrzebowania na dodatkowe funkcje przej) na profesjonalne systemy do e- mail marketingu. W zwi%zku z powyszym dalsze rozwaania zostan% oparte na darmowym oprogramowaniu do obsugi newsletterów o nazwie AnoMail 2007 [2]. Program ten przeznaczony jest dla maych i rednich przedsi&biorstw, które maj% zamiar wysya) biuletyny, newslettery do kilkutysi&cznej grupy odbiorców. Na pocz%tek instalujemy program AnoMail na 3 komputerach w firmie. Dodatkowo na dysku sieciowym (por. Rys. 5), do którego maj% dost&p wszyscy pracownicy, tworzymy 3 foldery na przykad jeden o nazwie: NEWSLETTERY, drugi: ADRESY oraz trzeci: SZABLONY. W tych folderach b&d% przechowywane odpowiednio: 15

wane listy (tak aby kady z pracowników móg mie) do nich dost&p) wysy- ane z programu AnoMail, wspólna baza adresowa zawieraj%ca pogrupowane adresy e-mail odbiorców, wzory korespondencji, które pod wzgl&dem kolorystycznym b&d% nawi%zyway do szaty graficznej firmy. Dzi&ki powyszym folderom pracownicy biura b&d% mogli wspódzieli) mi&dzy sob% te same dane. Oczywicie nadal kady z nich na swoim komputerze moe mie) osobne bazy adresów e-mail oraz wzory korespondencji. Nie mniej jednak zaleca si& aby np. wane listy wysyane z firmy zapisywa) we wspólnej lokalizacji, tak aby w razie koniecznoci kady z pracowników mia do nich dost&p z wasnego komputera. Rys. 5 - Dost&p do wspólnych danych na dysku sieciowym. =ródo: [6] 6.1 Pierwsze kroki w programie AnoMail 2007 Po zainstalowaniu programu na kadym stanowisku naley go skonfigurowa) oddzielnie dostosowuj%c ustawienia do potrzeb danego pracownika. Pierwsz% czynnoci% jak% naley wykona) to wprowadzi) Dane nadawcy w postaci np. Imi" Nazwisko Nazwa Firmy. Nast&pnie adres e-mail nadawcy oraz dane serwera SMTP (Karta Serwer Dodaj) przez który b&dzie wysyana poczta. Z racji tego, e obecnie wi&kszo) serwerów pocztowych stosuje uwierzytelnianie nie mona zapomnie) o w%czeniu funkcji, która b&dzie przesyaa podczas wysyki mailingu login i haso do serwera w celu potwierdzenia tosamoci nadawcy. Jeeli uytkownik zapomni w%czy) funkcji Uwierzytelniania (klikamy Menu Serwer Zmie* ustawienia) to niestety serwer nie pozwoli na wysanie adnej korespondencji. Na koniec naley wskaza) sk%d program ma pobiera) dane czyli wzory korespondencji (Przygotuj list Tre-. w formacie HTML Nowy Z szablonu u1ytkownika Przegl2daj) oraz adresy e-mail (Odbiorcy Edytuj list" adresów Przegl2daj). Poprawne ustawienie wspólnej lokalizacji baz adresowych (por. Rys. 6) oraz szablonów korespondencji zaowocuje tym, i w razie koniecznoci 16

kady z pracowników w firmie b&dzie móg korzysta) z tych samych danych. Jest to szczególnie istotnie w przypadku wzorów listów, które powinny mie) tak% sam% szat& graficzn% niezalenie od tego z jakiego dziau w firmie b&d% wysyane. Wany jest take wspólny dost&p do bazy adresów zastrzeonych do których korespondencja z firmy w ogóle nie powinna by) kierowana. Wspólna baza gwarantuje, e z adnego komputera wyposaonego w program AnoMail nie zostanie wysany list do osoby, która sobie tego nie yczy. Gdyby nie byo wspólnej bazy to mogaby si& zdarzy) sytuacja w której klient wypisuje si& z newslettera u jednego pracownika a u innego nadal b&dzie znajdowa si& w bazie adresowej. Taka sytuacja nie moe mie) miejsca, gdy oprócz tego, e stracimy bezpowrotnie klienta to jeszcze moemy zosta) dopisani do listy spamerów (ang. spammers) co dla biura podróy moe si& okaza) brzemienne w skutkach! Rys. 6 - Okno dost&pu do baz adresowych w programie AnoMail 2007 6.2 Przygotowanie grup wysy&kowych oraz weryfikacja adresów e-mail Odpowiednie dobranie baz adresowych czyli grup odbiorców korespondencji jest jednym z najwaniejszych elementów poprawnej kampanii mailingowej. Wybór grupy docelowej do której b&dzie kierowany mailing musi by) przemylany i cile powi%zany z tym co moe zainteresowa) konkretn% grup& odbiorców (przedstawicieli danego segmentu rynku). Najgorszym rozwi%zaniem b&dzie kierowanie korespondencji do grupy odbiorców nie zainteresowanych dan% ofert%, gdy moe to przyczyni) si& do tego, e stracimy potencjalnego klienta lub nawet trafimy na list& 7róde spamu. Prosz& take pami&ta), e adresat korespondencji (klient) powinien wczeniej wyrazi) na to zgod&. W zwi%zku z tym adresatów korespondencji naley podzieli) na odpowiednie grupy np. agenci, klienci, hotele, przewo7nicy itp. W wi&kszoci przypadków ju w firmie istnieje takie rozrónienie, chociaby na przykad w postaci folderów w ksi%ce adresowej programu Outlook. 17

Aby mona byo korzysta) z baz adresowych uywanych w firmie naley zaimportowa) je do programu AnoMail 2007 (Adresy Importuj). Nie powinno by) z tym adnych problemów gdy program umoliwia import danych m.in.: bezporednio z Ksi21ki adresowej programu Outlook, z listów znajduj%cych si& w folderach programu Outlook Express, z dowolnych aplikacji Windows np. edytora tekstu, ze Schowka Windows (w tym porednio ze stron internetowych), z wizytówek vcard, z dowolnych plików np. TXT, DOC, XLS itp., z moduu subskrypcji (w tym formularza na stronie WWW). Po zaimportowaniu adresów e-mail naley bezwzgl&dnie zweryfikowa) ich poprawno). Do sprawdzenia adresów suy modu o nazwie email Walidator MX (klikamy Odbiorcy Sprawd9 poprawno-. adresów), który umoliwia weryfikacj& adresów na dwóch poziomach tzn.: podstawowym - w którym sprawdzana jest jedynie poprawno) skadni adresu i odrzucane s% wszystkie adresy, które ma% b&dne znaki, s% niekompletne itp., rozszerzonym - program %czy si& z serwerem DNS i sprawdza czy adres e- mail rzeczywicie istnieje. Prosz& jednak pami&ta), e modu weryfikacji adresów (w zwi%zku z zabezpieczeniami serwerów pocztowych) nie jest w stanie stwierdzi) czy wybrany uytkownik naprawd& ma konto na danym serwerze, czy nie ma "zapchanej" skrzynki lub czy jego konto nie zostao zablokowane przez administratora. Sprawdza jedynie czy domena podana w adresie e-mail jest obsugiwana przez serwer pocztowy (por. poniszy rysunek). W Rys. 7 - Walidator adresów e-mail w programie AnoMail 2007 wi&kszoci przypadków to wystarczy. Taka weryfikacja powinna 18

zagwarantowa) wyeliminowanie wi&kszoci b&dnych adresów e-mail. Dzi&ki niej unikniemy sytuacji w której wysyamy mailing na nieistniej%ce adresy i przez to generujemy niepotrzebny ruch zwrotny pochodz%cy od serwerów pocztowych, które informuj% nas o problemie z dostarczeniem korespondencji. Wysyka mailingu do zweryfikowanej wczeniej grupy adresatów nie powinna generowa) zwrotów korespondencji na poziomie wi&kszym ni 10%. Oznacza to, e jeeli wylemy poczt& do 1000 odbiorców to musimy liczy) si& z tym, e ok. 100 listów do nas wróci. W listach tych znajdzie si& informacja o tym, e adresat ma przepenion% skrzynk&, konto nie istnieje lub jest zablokowane administracyjnie itp. Przy duej grupie wysykowej licz%cej kilka tysi&cy odbiorców musimy by) gotowi na odebranie kilkuset zwrotów, których r&czna analiza lub usuwanie jest mao efektywne. Dlatego naley skorzysta) z specjalnej funkcji przeznaczonej do analizy korespondencji zwrotnej. Automatyczn% obsug& niedostarczonej korespondencji zapewnia modu subskrypcji programu AnoMail, o którym napisano w dalszej cz&ci artykuu. 6.3 Praca z szablonami korespondencji oraz import tre ci ze stron WWW Zarówno w biurze podróy jak i kadej innej firmie, szybkie przygotowanie profesjonalnie wygl%daj%cej korespondencji odgrywa znaczenie. Dzi&ki szablonom czyli wzorom listów w formacie HTML pracownicy oszcz&dzaj% duo czasu z racji tego, e gotowy wzór zawieraj%cy logo firmy, dane teleadresowe odpowiedni ukad, szat& graficzn% itp. jest uzupeniany waciwa treci% i od razu mona go wysa). Oczywicie firma wczeniej musi zleci) grafikowi przygotowanie szablonu odpowiadaj%cego specyfice przedsi&biorstwa lub moe skorzysta) z ponad 150. wbudowanych w program przykadowych wzorów, które mona dowolnie modyfikowa) (w tym celu klikamy Przygotuj list Tre-. w formacie HTML Nowy Z szablonu u1ytkownika). Uzupenienie treci sprowadza si& w wi&kszoci przypadków do wklejenia w odpowiednie pole tekstu skopiowanego wczeniej np. z edytora tekstu Word (por. poniszy rysunek) lub innego dokumentu. Rys. 8 - Przykadowe szablony, które uzupenia si& waciw% treci% 19

Czasami jednak zdarza si& taka sytuacja, w której uytkownik chciaby przesa) do odbiorców fragment strony internetowej wasnej firmy, na której znajduje si& na przykad konkretna oferta wyjazdu na wczasy z ostatniej chwili. W zwi%zku z tym w programie AnoMail mamy do dyspozycji funkcj&, która na podstawie zaznaczonego fragmentu lub caej strony WWW tworzy list w formacie HTML (Przygotuj list Tre-. ze Schowka Windows Utwórz z zawarto-ci). Po zaimportowaniu treci ze strony WWW mona wprowadzi) do niej podstawowe modyfikacje (Przygotuj list Tre-. w formacie HTML) korzystaj%c z wbudowanego edytora HTML, którego fragment okna przedstawiono na rys. 9. Dzi&ki edytorowi dziaaj%cemu w trybie WYSIWYG (ang. What You See Is What You Get) mamy moliwo) edycji listu w postaci bardzo zblionej do tej, któr% znamy z edytora tekstu MS Word. Korzystaj%c z paska formatowania oraz podr"cznego menu dost&pnego po nacini&ciu prawego klawisza myszki, bardzo szybko jestemy w stanie doprowadzi) wygl%d wiadomoci do wasnych potrzeb (por. poniszy rysunek). Rys. 9 - Przykadowe szablony, które uzupenia si& waciw% treci% Prosz& zwróci) uwag& na to, e szata graficzna listu oraz wygl%d niejednokrotnie wiadczy o profesjonalizmie firmy a tym samym wpywa na to jak firma b&dzie postrzegana przez klientów. Z najnowszych badaj przeprowadzonych przez firm& SARE (www.sare.pl) wynika, i wi&kszo) odbiorców mailingu preferuje wiadomoci w formacie HTML. W turystyce ma to szczególne znaczenie gdy do takich listów mona wstawia) zdj&cia hoteli, pla oraz inne elementy graficzne, które wzbogac% przekaz marketingowy (ofert&). Dodatkowo w razie koniecznoci kady list moe zosta) spersonalizowany przez dostosowanie wybranych fragmentów treci do danego uytkownika. Dzi&ki temu kady z odbiorców masowej korespondencji b&dzie myla, e list by przygotowany tylko i wy%cznie dla niego. Zaawansowane programy do e-mail marketingu umoliwiaj% odmian& imion, przygotowanie rónych wersji za%cznika w zalenoci np. od pci odbiorcy itp. 20

Program AnoMail umoliwia podstawow% personalizacj&, wykorzystywan% najcz&ciej przy wysyaniu newsletterów. Do listu wprowadza si& pola (patrz rys. 9 - Ikona personalizacji) takie jak np. {NADAWCA#ADRES}, {ODBIORCA#ADRES}, {LIST#ZALACZNIK} itp. Program w miejsce powyszych pól wstawia odpowiednie dane dla kadego z odbiorców. Przykad personalizacji listu przedstawiono na rysunku 10. Rys. 10 - Przykad personalizacji listu w programie AnoMail 2007 6.4 Wspomaganie pisania profesjonalnych newsletterów Na profesjonalny newsletter skada si& nie tylko atrakcyjna szata graficzna listu ale przede wszystkim tre) w tym take temat przyci%gaj%cy uwag&. Znaj%c podstawowe zasady e-mail marketingu mona przygotowa) skuteczny mailing czyli taki, który wywoa okrelon% reakcj& odbiorcy np. klikni&cie odnonika w licie i przejcie na stron& internetow% firmy. Jednake cz&sto w natoku pracy lub pod presj% przygotowania newslettera w bardzo krótkim czasie (nie zaleca si& prowadzenia kampanii mailingowych w oparciu o wiadomoci przygotowane w ostatniej chwili) moe zapomnie) o niektórych zasadach i przygotowa) list, który od razu zostanie usuni&ty przez odbiorc& mailingu lub jego oprogramowanie antyspamowe. Aby unikn%) takiej sytuacji z pomoc% przychodzi nam oprogramowanie. Obecnie jedynym dost&pnym na polskim rynku (a moe i na rynku wiatowym) programem, który wyposaono w modu< kontroli tre-ci reklamowych oraz asystenta wspomagaj%cego pisanie wiadomoci zgodnie z zasadami e-mail marketingu jest program AnoMail 2007. W programie zaimplementowano modu kontroli treci wiadomoci, który dziaa na podobnej zasadzie jak filtr antyspamowy SpamAssassin, analizuj%c tre) 21

przygotowywanego listu ju w trakcie jego pisania. Modu przegl%da wprowadzany tekst w poszukiwaniu popularnych zwrotów takich jak kup, promocja, okazja itp. Kademu ze sów przyporz%dkowywane s% odpowiednie wagi (punkty). Dodatkowo kontrolowana jest struktura e-mailia, temat, dane nadawcy, ilo) odnoników internetowych itp. Na tej podstawie program oszacowuje prawdopodobiejstwo potraktowania PaJstwa listu jako spam (im wi&cej punktów tym gorzej) i informuje w ilu procentach list posiada znamiona spamu. Rys. 11 - Okno edytora HTML w programie AnoMail 2007 z funkcj% kontroli i wspomagania pisania treci wiadomoci. W zasadzie wspomniana funkcja ostrzega redaktora przede wszystkim przed wysaniem treci w których znajduje si& zbyt wiele "zastrzeonych" sów, które pojawiaj% si& w listach okrelonych mianem "twarda" reklama. Uytkownik moe ustawi) czuo) filtra korzystaj%c z dziesi&ciostopniowej skali, przy czym 10 oznacza bardzo restryktywn% kontrol&, która zabrania uywania sów najcz&ciej wyst&puj%cych w listach reklamowych. Prosz& pami&ta), e nie ma 100% gwarancji, i wiadomo) przygotowywana przez PaJstwa nie zostanie zakwalifikowana u odbiorcy jako spam chociaby przez spersonalizowany filtr Wiadomo-ci -mieci w programie Outlook 2003/2007. W tym miejscu nadmieni&, e tre) wiadomoci to nie jedyne kryterium, na które reaguj% filtry przeciwspamowe. To czy wiadomo) zostanie zakwalifikowana jako niepo%dana przesyka zaley od wielu innych czynników takich jak adres IP, z którego wysyamy poczt& lub konfiguracja serwera poczty wychodz%cej (patrz mechanizm SPF). Niemniej jednak korzystaj%c z kontroli 22

edytowanej treci ju na samym wst&pnie mona wyeliminowa) wiadomoci, które mog% zawiera) zbyt perswazyjn% reklam& lub inne elementy niepo%dane z punktu widzenia filtrów antyspamowych. Ponadto w edytorze treci HTML dziaaj%cym w trybie WYSIWYG (por. powyszy rys.) osoba przygotowuj%ca mailing ma moliwo) skorzystania z pomocy wirtualnego Asystenta. Wirtualny asystent w postaci animowanego czarodzieja moe wywietla) porady dotycz%ce pisania skutecznych treci e- mail marketingowych. Dzi&ki temu, w krótkim czasie i bez koniecznoci zagl%dania do podr&czników marketingowych lub dodatkowych materiaów, nawet niedowiadczony marketer jest w stanie przygotowa) profesjonaln% korespondencj&, która pomoe osi%gn%) zamierzony cel biznesowy [1]. Co wi&cej tak jak wspomniano wczeniej copyrighter (osoba pisz%ca listy reklamowe) moe skorzysta) z funkcji "Kontroli antyspamowej". Dzi&ki niej kada przygotowywana wiadomo) b&dzie sprawdzana pod k%tem wyst&powania (nagromadzenia) w niej zwrotów oraz elementów, które najcz&ciej wyst&puj% w listach wysyanych przez spamerów i s% charakterystyczne dla spamu. Czasami zdarza si&, e pracownik przygotowuj%cy newslettera dla klientów niewiadomie przygotuje tekst zbyt perswazyjny lub zawieraj%cy elementy, które przez oprogramowanie antyspamowe u odbiorcy mog% zosta) potraktowane jako spam. Aby, unikn%) takiej sytuacji naley w%czy) w ustawieniach programu AnoMail (Ustawienia Masowej korespondencji karta Ochrona przed spamem) funkcj&, która automatycznie przed wysaniem wiadomoci b&dzie sprawdzaa jej tre) i w razie koniecznoci ostrzegaa o tym, e list zawiera znamiona spamu. Na rysunku 12 przedstawiono przykadowy komunikat informuj%cy o tym, i przygotowana wiadomo) o 10% przekracza dozwolony limit akceptowalnej treci reklamowej. 23

Rys. 12 - Ustawienia czuoci filtra do kontroli treci wiadomoci W takim przypadku nadawca mailingu moe zredagowa) wiadomo) ponownie, aby usun%) z niej zwroty typu "Kup teraz", "niepowtarzalna okazja", "nie zwlekaj" itp., które mog% wpywa) na negatywny odbiór listu. Uytkownik programu AnoMail sam decyduje jak restrykcyjny ma by) filtr antyspamowy. Przesuni&cie suwaka przedstawionego na rys. 12 w prawo spowoduje, e program b&dzie przepuszcza jedynie "mi&kk% reklam&". Z kolei listy, które zawieraj% sugesti& kupna danego produktu itp. b&d% traktowane jako spam! Dla przykadu chc%c przesa) do swoich klientów informacj& o aukcji internetowej (caa tre) skopiowana bezporednio ze strony serwisu Allegro) powyszy suwak naley przesun%) w lewo do pozycji 20% gdy w przeciwnym razie program b&dzie nakania uytkownika do ponownego zredagowania treci. Prosz& mie) na uwadze, e jeeli program AnoMail nie wykryje w PaJstwa wiadomoci znamion spamu to wcale nie oznacza, e odbiorca mailingu b&dzie tego samego zdania. W zwi%zku z tym w adnym razie nie mona wysya) listów do odbiorców, którzy na to nie wyrazili zgody pomimo tego, e program nie wykrywa w nich treci reklamowych! 24

6.5 Sposoby wysy&ania mass mailingu w programie AnoMail Programy typu desktop takie jak AnoMail umoliwiaj% wysyk& mailingu na trzy sposoby. Pierwszy dotyczy standardowego wysyania poczty przez serwer pocztowy dostawcy poczty. W konfiguracji programu (Menu Serwer -> Zmie* Ustawienia) naley wprowadzi) nazw& serwera SMTP, na którym macie PaJstwo swoj% skrzynk& pocztow% oraz login i haso (te same, których uywacie w programie Outlook). Program AnoMail przygotowuje dla kadego odbiorcy osobny list i przekazuje go z PaJstwa komputera do serwera poczty wychodz%cej (nadawcy) a ten z kolei przesya go dalej do wybranego serwera pocztowego na którym odbiorca ma swoj% skrzynk& (por. Rys. 13). Rys. 13 - Wysyanie poczty przez serwer internetowy ISP W tym trybie wysyki program symuluje przygotowanie przez uytkownika osobnego listu dla kadego odbiorcy z listy wysykowej. Oznacza, to e jeeli w bazie adresowej mamy 1000 pozycji to program przygotuje 1000 listów. Kady z listów mona personalizowa) wstawiaj%c do treci pola personalizacji np. Witaj {ODBIORCA#KONTO}. Ten list dotar< na adres: {ODBIORCA#ADRES} poniewa1 ". Pola personalizacji zostan% zamienione na dane znajduj%ce si& w bazie adresowej. Pami&tajmy take o tym jaki transfer danych b&dzie generowany na serwerze pocztowym. Jeeli rozmiar przeci&tnego listu w formacie graficznym (HTML) wynosi 30 KB (bez za%cznika) to mno%c go przez ilo) odbiorców np. 1000 daje nam transfer na poziomie 30 MB. Gdybymy do kadego listu chcieli doda) za%cznik to trzeba liczy) si& z podwojeniem lub potrojeniem iloci wysyanych danych podczas tylko jednej kampanii. Warto take wspomnie), e jeeli rednio jeden list o wielkoci 30 KB wysya si& z komputera w granicach 7 sek. (przy szybkoci po%czenia 256 kbps) to caa kampania mailingowa skierowana do tysi%ca odbiorców zajmie prawie 2 godziny. 25

W przypadku wysyki masowej, zwaszcza do duych grup nie zaleca si& uywania darmowych kont z racji tego, e administratorzy zabraniaj% takich praktyk (konto prywatne z zaoenia ma by) wykorzystywane niekomercyjnie) i mog% je zablokowa). Blokada konta nast&puje automatycznie np. jeeli po wysaniu masowej korespondencji na konto, z którego bya wysyana poczta powróci ponad 10% zwrotów z niedostarczonej korespondencji (patrz rozdz. 6.7) lub w ci%gu godziny uytkownik b&dzie chcia wysa) wi&cej maili ni to wynika z przyznanego limitu. Dlatego kampanie mailingowe naley prowadzi) z kont komercyjnych, które takich ograniczej nie maj%. Teoria jest teori% a w praktyce nawet komercyjne konta maj% ograniczenia co do iloci wysyanej korespondencji. Zwi%zane jest to z zabezpieczeniami administratorów serwerów pocztowych przed masowym rozsyaniem poczty przez wirusy (ang. Worm), które mogyby zainfekowa) komputery niewiadomych uytkowników. Jeeli PaJstwa dostawca nakada limity godzinowe na ilo) wysyanej korespondencji, to mona skonfigurowa) program AnoMail (ikona Ustawiania Masowej korespondencji) tak, aby po wysaniu na przykad 10 maili czeka 1 minut& zanim rozpocznie wysyk& kolejnej porcji wiadomoci. Z tym, e takie rozwi%zanie jest mao wydajne bo wyobra7my sobie grup& 1000 odbiorców i czas jaki b&dzie potrzebny na wysanie do nich poczty. Lepszym rozwi%zaniem jest zastosowanie wysyki w tzw. paczkach. Poczta podobnie jak poprzednio przekazywana jest z PaJstwa komputera do serwera, na którym macie skrzynk& pocztow%, z tym e program nie tworzy osobnych listów do kadego z odbiorców a jedynie adresuje kady list równoczenie do wielu adresatów (por. Rys. 14). W zwi%zku z tym nie ma moliwoci personalizacji kadej przesyki poniewa list nie jest wysyany do konkretnego odbiorcy tylko do wielu adresatów równoczenie. Wysyka w paczkach odpowiada wysyaniu wiadomoci e-mail z programu Outlook przy umieszczeniu adresów w polu UDW. Z tym, e odbiorca korespondencji wysanej z programu AnoMail nie widzi w polu Do: tekstu: Undisclosed-Recipient a prawdopodobiejstwo odrzucenia paczki adresów przez serwer pocztowy jest o wiele mniejsze ni przy wysyce realizowanej przez program firmy Microsoft. Wysyka w paczkach diametralnie zmniejsza czas potrzebny na wysanie mailingu. Jeeli wielko) paczki (czyli ilo) adresów równoczenie przekazywanych do serwera) ustawimy na 50, to w przypadku przesyania korespondencji do 1000 odbiorców program przygotuje tylko 20 listów, które przekae do serwera pocztowego. Z kolei serwer SMTP, posortuje otrzymane w paczce adresy i pogrupowane wyle do okrelonych domen, w których odbiorcy maj% swoje konta. Na Rys. 14 pokazano schemat wysyania poczty w paczkach. 26

Rys. 14 - Wysyanie korespondencji w tzw. paczkach W zwi%zku z powyszym, jeeli wielko) listu wynosi 30 KB i mamy go rozesa) do 1000 odbiorców, to w przypadku wysyki w paczkach zostanie wysanych tylko 20 listów, co wygeneruje transfer wynosz%cy jedynie 1,5 MB (20 razy mniejszy ni w przypadku standardowej wysyki). Jednake jeeli ustawimy zbyt duy rozmiar paczki np. 300 adresów to moe si& okaza), e serwer odbiorcy (a dokadnej filtr antyspamowy, który na nim jest zainstalowany) odrzuci korespondencje odsyaj%c list zwrotny z komunikatem "too many recipients" (zbyt wielu odbiorców). Dlatego zaleca si& ustawienie wielkoci paczki w granicach od 10 do 50 adresów e-mail. Trzeci sposób dotyczy wysyania poczty w trybie direct sending (tryb bezporedni). W tym trybie nast&puje wysyanie poczty z pomini&ciem serwera pocztowego PaJstwa dostawcy poczty (ISP). Jedn% z przyczyn uywania serwera lokalnego s% np. limity nakadane przez dostawc& usug internetowych na ilo) wysyanych danych lub maili. Na przykad pacimy za kady rozpocz&ty 1 GB wysanej korespondencji za porednictwem dostawcy poczty. Ponadto jeeli w godzinach szczytu serwer PaJstwa dostawcy jest obci%ony dzi&ki programowi AnoMail SMTP Server mona go omin%). Na Rys. 15 przedstawiono schemat wysyania poczty przez serwer lokalny tzw. localhost. 27

Rys. 15 - Wysyanie poczty przez serwer lokalny tzw. locahost Po uruchomieniu programu AnoMail SMTP Server (Menu Serwer Uruchom serwer lokalny) caa korespondencja z moduu wysykowego programu AnoMail b&dzie kierowana bezporednio do niego. Ten z kolei nawi%e kilka równoczesnych po%czej (z serwerami odbiorców) w celu szybszego wysyania mailingu. W okienku serwera b&d% wywietlane adresy e- mail, na które w danym momencie jest wysyana korespondencja. Serwer lokalny wysya poczt& bezporednio z PaJstwa komputera kieruj%c j% od razu do serwera na którym odbiorca korespondencji ma swoje konto. W zwi%zku z tym, szybko) wysyki zaley w duej mierze od przepustowoci %cza internetowego jakim PaJstwo dysponujecie (tzw. upload - transfer wychodz%cy np. 256 kbs gwarantuje wysyk& z szybkoci% do 29 KB na sekund&). Ten sposób wysyania poczty przydaje si& take w przypadku, gdy jestecie PaJstwo w delegacji i chcecie wysa) korespondencje firmow% fizycznie b&d%c poza siedzib% firmy. W takim przypadku program AnoMail mona zainstalowa) na Pendrive'ie (pami&) dyskowa typu Flash) i korzysta) z niego w podróy pod%czaj%c dysk do dowolnego komputera z dost&pem do Internetu. Korzystanie z serwera lokalnego nie zawsze b&dzie dobrym rozwi%zaniem. Wynika to z tego, e coraz wi&cej serwerów, na których uytkownicy (odbiorcy korespondencji) maj% swoje skrzynki pocztowe stosuje mechanizm SPF (ang. Sender Policy Framework). Mechanizm ten chroni odbiorców mailingu przed spamem i jego dziaanie polega na tym, e serwer odbiorcy listu sprawdza czy uytkownik wysyaj%cy poczt& z danej domeny (adresu e-mail) posiada do tego uprawnienia (patrz rys. 16). Jeeli nadawca nie ma uprawniej do wysyania poczty z danego adresu e-mail (wpisanego w polu Adres e-mail nadawcy) to pomimo poprawnego wysania korespondencji e-mail z PaJstwa komputera nie dotrze ona do odbiorcy. Co prawda zostanie dostarczona do serwera odbiorcy (patrz rys. 15) ale tam b&dzie automatycznie zakwalifikowana jako SPAM i od razu skasowana. Dlatego najlepiej przed rozpocz&ciem akcji mailingowych, sprawdzi) czy korespondencja z adresu firmowego wysana przez serwer lokalny dotrze do uytkowników darmowych kont takich jak np. @interia.pl, @wp.pl itp. gdy te serwery jako pierwsze wprowadziy mechanizm SPF. 28

Ewentualnie prosz& zapyta) swojego administratora poczty (ISP) czy w przypadku PaJstwa adresu e-mail mona korzysta) z wysyki poprzez serwer lokalny tzw. localhost. Rys. 16 - Problem z dostarczeniem poczty w zwi%zku z ochron% SPF Co wi&cej obecnie coraz wi&cej administratorów serwerów pocztowych stosuje take mechanizm do walki ze spamem okrelany mianem Greylisting (Szare listy). Mechanizm greylist jest najnowsz% metod% walki ze spamem i eliminuje praktycznie ca% korespondencj& wysyan% w trybie Direct Sending czyli przez lokalny serwer (localhost). W zwi%zku z tym, jeeli serwer odbiorcy listu stosuje t% technik&, to korespondencja do uytkowników, którzy maj% na nim konta pocztowe w ogóle nie zostanie dostarczona. Mechanizm greylist dziaa w ten sposób, i serwer pocztowy odbiorcy informuje (przekazuj%c faszywy komunikat) serwer pocztowy nadawcy, e w tej chwili nie moe przyj%) poczty w zwi%zku z tymczasowymi problemami (Service temporarily unavailable) licz%c na to, i serwer nadawcy za kilka minut ponowi transmisj&. W przypadku wysyania poczty przez serwer firmowy (ISP) nie powinno by) problemów z dostarczeniem korespondencji do serwerów, które stosuj% szare listy. Natomiast w przypadku wysyania poczty przez serwer lokalny naleaoby ponowi) wysyk& na przykad w ci%gu 5 minut i wtedy korespondencja nie powinna by) ju odrzucona. 6.6 Najcz0stsze problemy z dostarczeniem korespondencji Problemy z dostarczeniem poczty do odbiorcy moemy podzieli) na dwie grupy. Pierwsza grupa problemów zwi%zana jest z niemonoci% wysania poczty z naszego komputera i zazwyczaj dotyczy b&dnej konfiguracji klienta pocztowego (programu z którego wysyamy mailing). Najcz&stszym problemem tego typu s%: Unable to relay lub Relaying denied - informuje nadawc& o tym, e nie ma 29

prawa wysya) poczty przez dany serwer. Ten komunikat wyst&puje take wtedy, gdy uytkownik zapomni w%czy) funkcji uwierzytelniania w programie pocztowym; domain isn't in my list of allowed rcpthosts w wi&kszoci przypadków oznacza, e serwer pocztowy (np. firmy) nie zezwala na wysyanie poczty z adresu IP (np. domowego) z którego w danym momencie korzysta nadawca. Podobnie jak poprzednio ten komunikat moe pojawi) si& take, gdy uytkownik nie w%czy uwierzytelniania; auth failure - serwer nadawcy nie rozpozna loginu (nazwy uytkownika) lub hasa. Najcz&ciej problem tego typu wynika z tego, e uytkownik poda b&dne haso do wysyania poczty. Naley zweryfikowa) poprawno) danych nadawcy oraz hasa; invalid recipient - oznacza b&dny adres odbiorcy lub w przypadku wysyania poczty przez serwer lokalny informuje nas, e serwer odbiorcy odrzuci adres e-mail nadawcy uznaj%c, e nie mamy prawa wysya) z niego poczty. Naley w takim przypadku wy%czy) serwer lokalny i wysya) mailing przez serwer pocztowy, na którym macie PaJstwo konto. Druga grupa b&dów dotyczy odrzucenia korespondencji przez serwer odbiorcy ju po wysaniu przesyki. W tym przypadku przychodzi na konto pocztowe z którego wysyana zostaa korespondencja, list zwrotny, którego nadawc% jest MAILER-DAEMON, Mail Administrator, Mail Delivery System lub Postmaster. Takie listy generowane s% automatycznie przez oprogramowanie pocztowe zainstalowane na serwerach do których kierujemy korespondencj&. W treci listu, zazwyczaj w j&zyku angielskim pojawia si& opis problemu, z którego mona wywnioskowa), dlaczego poczta nie moga zosta) dostarczona. Poprawna interpretacja komunikatów pojawiaj%cych si& w korespondencji zwrotnej umoliwi wyeliminowanie b&dnych adresów na PaJstwa licie wysykowej a tym samym ograniczy ilo) korespondencji wysyanej na nieprawidowe lub nieistniej%ce adresy. Wród listów zwrotnych mona wyróni) mi&kkie i twarde zwroty. Do zwrotów okrelanych mianem "mi&kkie" nale% listy, które nie mogy zosta) dostarczone do odbiorców w zwi%zku z tymczasowymi problemami np. przepenion% skrzynk%, chwilowym problemem z serwerem pocztowym odbiorcy itp. W wi&kszoci przypadków adresów takich nie naley usuwa) z bazy wysykowej gdy na przykad uytkownik, który mia przepenion% skrzynk& pocztow% po jej oprónieniu ponownie b&dzie móg odbiera) e-maile. Z kolei "twarde" zwroty dotycz% permanentnych sytuacji, w których dostarczenie poczty do odbiorcy jest niemoliwe. Taki adres naley usun%) z bazy adresowej. Najcz&stsz% przyczyn% takiego zwrotu b&dzie to i konto pocztowe odbiorcy nie istnieje lub podano b&dny adres serwera. Poniej 30

przedstawiono lista komunikatów b&dów, które najcz&ciej pojawiaj% si& w listach zwrotnych: account does not exist (does not like recipient, no mailbox here, no such account, user not found, user unknown in virtual mailbox table, this address does not exist, user doesn't have account) - stanowi najcz&stszy problem i informuje nadawc& o tym, e konto e-mail odbiorcy nie istnieje czyli np. zostao usuni&te lub podany adres jest po prostu nieprawidowy; blocked by spamassassin (unsolicited bulk e-mail, email is considered spam, message content rejected) - tre) naszego listu zostaa potraktowana przez oprogramowanie antyspamowe odbiorcy jako SPAM; could not resolve the address - prawdopodobnie adres e-mail odbiorcy jest nieprawidowy i naley go usun%) z bazy adresów; couldn't find any host named (dns recrd for destination computer could not be found) - nie ma takiego serwera, na którym uytkownik miaby mie) swoj% skrzynk& pocztow%. Mona zaoy), e adres e-mail jest nieprawidowy; file size limit exceeded (user is over quota, maildir over quota, mailbox exceeded quota limit, mailbox is full) - odbiorca korespondencji ma przepenion% skrzynk& pocztow% i nie moe przyj%) w tym momencie korespondencji. Jeeli opróni swoj% skrzynk& pocztow% to ponownie b&dzie móg otrzymywa) maile; host not found - adres odbiorcy (a dokadniej serwera) jest b&dny; host is not responding - serwer na którym odbiorca ma konto nie odpowiada. Mona spróbowa) wysa) poczt& w innym terminie; invalid address- podany adres e-mail odbiorcy jest nieprawidowy; mail loops back to myself - odbiorca korespondencji ma 7le skonfigurowane przekazywanie poczty na swoim koncie e-mail. Jeeli zmieni konfiguracj& to znowu b&dzie móg otrzymywa) od nas przesyki; no longer accepts mail - konto odbiorcy poczty zostao zablokowane; proper authentication required - wysyamy poczt& poprzez inny serwer ni ten, który jest przypisany do naszego konta pocztowego. Naley upewni) si& take czy w%czyli PaJstwo uwierzytelnianie w swoim programie pocztowym; recipient cannot be verified - adres e-mail odbiorcy jest nieprawidowy; sender address rejected (remote smtp server has rejected address, relay access denied, your envelope sender has been denied) - serwer pocztowy odbiorcy nie akceptuje poczty z naszego adresu e-mail lub serwera, co moe oznacza), e trafilimy na list& spamerów (tzw. RLB list); too many file attachments - serwer odbiorcy nie akceptuje przesyki zawieraj%cej tyle za%czników ile wstawilimy do listu; 31

too many recipients (conversation timed out while sending mail from, virus deborahten found) - najcz&ciej pojawia si& wtedy, gdy wysyamy list w paczkach (wpisujemy wiele adresów e-mail w polu BCC) czyli za duo adresów e-mail jest równoczenie przekazywanych do serwera odbiorcy; unknown or illegal alias - adres odbiorcy jest nieprawidowy; unrouteable address - adres nadawcy jest nieosi%galny. Problem moe pojawi) si& wtedy, gdy wysyamy poczt& poprzez serwer lokalny lub kiedy wpiszemy nieprawidowy adres e-mail nadawcy (nie odbiorcy); we don't accept spam - nasz list zosta potraktowany przez serwer odbiorcy jako SPAM; your domain is not liked source for email - ten komunikat dotyczy sytuacji gdy kto podszywa si& pod nasz adres e-mail wysyaj%c poczt& poprzez swój serwer ale w polu Od: (ang. From:) podaje nasz adres e-mail. 6.7 Analiza zwrotów z niedostarczonej korespondencji e-mail Prowadz%c kampani& mailingow% i wysyaj%c poczt& do kilku tysi&cy odbiorców naley liczy) si& ze zwrotami korespondencji na poziomie minimum 10% (na 5 tys. wysanych e-maili wróci ok. 500). Zakadaj%c oczywicie, e baza adresowa zostaa przygotowana i zweryfikowana przez nas (patrz Walidator adresów na Rys. 7). Jeeli kupimy baz& adresow% od osób trzecich (NIE ZALECANE) poziom zwrotów b&dzie prawdopodobnie wi&kszy i moe doprowadzi) do sytuacji, w której nasze konto pocztowe zostanie zapchane przez powracaj%ce przesyki lub zablokowane przez administratora w zwi%zku z rozsyaniem niezamówionej korespondencji. R&czna analiza zwrotów a nast&pnie samodzielne usuwanie b&dnych adresów z listy wysykowej jest zupenie nieefektywne i mogoby pracownikowi zaj%) zbyt duo czasu. Dlatego niezb&dnym narz&dziem okazuje si& modu Subskrypcji programu AnoMail, który umoliwia automatyczn% obsug& korespondencji zwrotnej (patrz poniszy rysunek). Rys. 17 - Okno umoliwiaj%ce podgl%d adresów z korespondencji zwrotnej Program samodzielnie analizuje poczt& przychodz%c% na konto z którego wysyamy korespondencj&. Jeeli wykryje e-mail zwrotny to pobiera adres z którym by problem i umieszcza go na licie adresów nieprawidowych, do 32

których uzyskujemy dost&p z gównego okna programu AnoMail naciskaj%c ikon& Odbiorcy Poka1 adresy ze zwrotów. Na powyszym rysunku pokazano fragment okna moduu Subskrypcji, z którego take mamy dost&p do adresów odbiorców, do których nie mona byo dostarczy) korespondencji. Uytkownik sam decyduje co zrobi) z takimi adresami. Czy na przykad zapisa) je w osobnej grupie, aby ponowi) mailing w przyszoci, lub przenie) do adresów zastrzeonych dzi&ki czemu w przyszoci korespondencja z firmy na te adresy w ogóle nie b&dzie kierowana. Ewentualnie mona take b&dne adresy permanentnie usun%) z listy wysykowej, aby nie generowa) niepotrzebnego ruchu na serwerze pocztowym. W tym celu naciskamy przycisk Usu* widoczny w gównym oknie programu AnoMail a nast&pnie wybieramy Wszystkie adresy ze zwrotów. 6.8 Double opt-in czyli obs&uga subskrypcji listy mailingowej Podstawowym sposobem zbierania adresów e-mail potencjalnych klientów jest strona internetowa firmy, na której naley umieci) formularz subskrypcji dzi&ki, któremu internauci b&d% mogli samodzielnie zapisywa) si& lub wypisywa) z PaJstwa listy mailingowej. Dzi&ki odpowiednio przygotowanej subskrypcji (wymagany serwer z obsug% PHP) na licie wysykowej pojawi% si& adresy tylko tych osób, które b&d% naprawd& zainteresowane PaJstwa ofert%. Model dziaania subskrypcji zosta przedstawiony na Rys. 18. Internauta odwiedza witryn& WWW i wypenia formularz najcz&ciej podaj%c jedynie adres e-mail, na który chce otrzymywa) korespondencje z PaJstwa firmy. Wypeniaj%c formularz musi zgodzi) si& z polityk% prywatnoci przygotowan% przez firm&. Aby zapisa) si& na list& musi zaznaczy) pole wyboru np. "Zapozna<em si" z Polityk2 prywatno-ci" lub "regulaminem subskrypcji". Dzi&ki temu dziaacie PaJstwo zgodnie z wymogami ustawodawcy oraz zabezpieczacie si& przed oskareniem klienta o wysyanie do niego nie zamówionej korespondencji, poniewa sam wyraa zgod& na otrzymywanie mailingu reklamowego (por. rys. 18). Zgoda klienta stanowi podstaw& tzw. permission merketingu czyli dziaaj marketingu bezporedniego prowadzonego za zgod% odbiorców przekazu. Nie zapomnijmy jednak o tym, e jeeli klient zgodzi si& na otrzymywanie biuletynu z ofertami np. last minute to nie powinnimy mu wysya) innych treci gdy prawdopodobnie natychmiast wypisze si& z listy dystrybucyjnej. Co wi&cej musimy mu take umoliwi) atw% rezygnacj& z subskrypcji (dyrektywa Unii Europejskiej 2002/58 z dnia 12 lipca 2002 roku). To, e raz poda adres e-mail nie oznacza, e ju zawsze b&dzie chcia otrzymywa) mailing z PaJstwa firmy. 33

Rys. 18 - Schemat dziaania formularza subskrypcji na stronie WWW Ponadto, aby unikn%) sytuacji, w której kto dla artu podaje adres kolegi lub koleanki, naley stosowa) wy%cznie metod& double opt-in (podwójne zapytanie o zgod&), która polega na tym, e po wypenieniu formularza subskrypcji ze strony internetowej uytkownik otrzymuje na podany w formularzu adres e-mail list z prob% o potwierdzenie ch&ci zapisania na list& mailingow%. W takim licie najcz&ciej znajduje si& odnonik internetowy, którego otwarcie powoduje potwierdzenie subskrypcji. Dopiero po tej czynnoci adres e-mail uytkownika trafia na list& mailingow%. Obecnie jest to jedyna dopuszczalna metoda zbierania adresów e-mail poprzez stron& internetow% firmy. Po zweryfikowaniu adresu (metod% double opt-in) ze strony WWW do serwera pocztowego firmy przekazywany jest adres e-mail internauty. Oczywicie oprócz samego adresu mog% by) take do%czone dowolne inne dane takie jak na przykad imi& klienta, format wiadomoci jaki preferuje (tekstowe lub graficzne) i inne. W dalszej kolejnoci adres e-mail subskrybenta jest pobierany z serwera przez modu subskrypcji i dodawany na list& dystrybucyjn%. Byskawiczny dost&p do adresów osób zapisanych lub wypisanych uzyskujemy bezporednio z moduu wysykowego programu AnoMail naciskaj%c ikon& Subskrypcja a nast&pnie wybieraj%c Podgl2d listy subskrybentów (por. Rys. 19). Z kolei jeeli internauta zechce wypisa) si& z listy subskrypcyjnej np. przez ponowne wypenienie formularza na stronie z opcj% Wypisz lub po prosu wyle list na podany w newsletterze adres, w temacie którego znajdzie si& okrelone sowo np. Rezygnacja to modu Subskrypcji doda uytkownika na list& rezygnacji (patrz rys. 19). 34

Uytkownik programu AnoMail decyduje co dale zrobi) z internaut%, który wyrazi ch&) rezygnacji. Zaleca si& natychmiastowe dodanie takiej osoby do listy adresów zastrzeonych, aby w przyszoci nawet przez przypadek nie skierowa) do takiej osoby mailingu. Ewentualnie mona takiego klienta zapisa) do osobnej grupy dystrybucyjnej do pó7niejszego wykorzystania (nie zalecane). Rys. 19 - Podgl%d listy subskrybentów w module Wysykowym 6.9 B&yskawiczne oferty turystyczne jako przyk&ad autorespondera Autoresponder czyli automatyczna sekretarka do konta pocztowego (najcz&- ciej wykorzystywana do powiadamiania o wyje7dzie pracownika na urlop) to taka funkcja w module Subskrypcji programu AnoMail, która umoliwia automatyczne wysyanie wczeniej przygotowanego listu w momencie, gdy na koncie pocztowym pojawi si& wiadomo) e-mail, która w temacie b&dzie zawieraa okrelone sowa np. "Zapisz mnie". W takim przypadku program automatycznie moe wysa) do nadawcy przygotowany wczeniej list powitalny. Natomiast jeeli na konto subskrypcji dotrze list, który w temacie b&dzie zawiera tekst "Wypisz mnie" to program wyle list poegnalny (patrz Rys. 20). Dzi&ki moduowi Subskrypcji mona uruchomi) w PaJstwa firmie automatyczn% obsug& zapisywania si& lub wypisywania z listy mailingowej wraz z prostym autoresponderem. Dzi&ki, któremu w razie koniecznoci zaraz po zapisaniu si& przez klienta na PaJstwa list& moe zosta) wysany do niego ostatni numer newslettera, który wczeniej ju otrzymali pozostali subskrybenci. Wi&kszo) firm wykorzystuje autorespondera do wysyania ofert handlowych, cenników itp. do klientów, którzy zapisuj% si& poprzez stron& internetow% do listy dystrybucyjnej. Dzi&ki temu tu po zapisaniu si& do biuletynu klient otrzymuje najnowsz% ofert& i nie musi czeka) na kolejny numer newslettera, który moe 35

ukazywa) si& raz na tydziej lub nawet rzadziej. W bardziej zaawansowanych programach uytkownik ma dost&p do wielokrotnych autoresponderów, które dziaaj% podobnie jak zwyky autoresponder z tym, e umoliwiaj% wysyanie caej serii wczeniej przygotowanych wiadomoci w ustalonych z góry odst&- pach czasu. I tak na przykad wielokrotne autorespondery mog% by) wykorzystywane do rozsyania kursów e-mailowych lub innych informacji, które maj% dociera) do klientów w okrelonych odst&pach czasu. Klient zapisuje si& dzi na kurs przez formularz subskrypcji double opt-in i od razu otrzymuje pierwsz% cz&) kursu. Po upywie kilku dni przychodzi kolejna cz&) i np. po miesi%cu odbiorca kompletuje cay kurs. W turystyce zamiast kursów mona wysya) przewodniki po regionie, ciekawostki, ksi&gi produktów z harmonogramem imprez, wydarzej itp. Wielokrotne autorespondery pozwol% budowa) spoeczno) internautów wokó PaJstwa serwisu internetowego. Rys. 20 - Korzystanie Autorespondera w module Subskrypcji programu AnoMail 7. Zako4czenie Marketing skierowany do odpowiednio wyselekcjonowanej grupy klientów moe przynie) firmie due korzyci, które spot&guj% si& zwaszcza, gdy spojrzymy na skal& (zasi&g) przedsi&wzi&cia. Zakadaj%c, e rednio poziom odpowiedzi na akcje mailingow% wród klientów wynosi od 3 do 8% (w praktyce od 5% nawet do 35% w przypadku dobrze wyselekcjonowanej grupy), mona atwo obliczy), e wysyaj%c listy do 10 tysi&cy odbiorców moemy 36

liczy) na wykonanie %danej akcji (np. przejcie na witryn& internetow% firmy, dokonanie rezerwacji itp.) przez minimum 300 klientów. Oczywicie, aby mona mówi) o korzyciach jakie b&dzie miao wykonanie akcji przez klienta trzeba pami&ta), e klient musi by) zainteresowany przekazem marketingowym, który jest kierowany do niego oraz musi mie) przede wszystkim zaufanie do firmy lub marki, któr% reprezentujemy. Jest to niezb&dny element bez którego nie uda nam si& nic zyska) wysyaj%c listy reklamowe. Z kolei jeeli firma b&dzie prowadzia akcje mailingowe skierowane do bliej nie sprecyzowanej grupy odbiorców to moe si& okaza), e wi&cej straci ni zyska trafiaj%c na przykad na "czarn% list&" nadawców spamu. Dlatego przed rozpocz&ciem wysyania masowej korespondencji naley przygotowa) korespondencje zgodnie z podstawowymi zasadami stosowanymi w e-mail marketingu (krótko, zwi&7le i na temat) oraz skierowa) j% tylko do tych odbiorców, którzy rzeczywicie wyrazili na to zgod&. Rol% newslettera jest powiadomienie o ofercie i zach&cenie do przejcia na stron& internetow%, gdzie klient uzyska szczegóowe informacje na dany temat oraz b&dzie móg dokona) kupna produktu lub rezerwacji np. usugi turystycznej. Wybór oprogramowania do obsugi newslettera (mass mailingu) nie powinien nastr&cza) wi&kszych problemów. Na pocz%tek zwaszcza dla osób, które nie miay wczeniej z nim stycznoci zaleca si& zastosowanie prostych programów typu desktop a w miar& zdobywania dowiadczenia i wraz ze wzrostem iloci wysyanych maili mona przej) do profesjonalnych systemów e-mail marketingowych. Tylko dzi&ki rozwi%zaniom udost&pnianym w modelu ASP b&dziecie mogli PaJstwo ledzi) skuteczno) kampanii mailingowych. Zaleca si& take dziaanie zgodnie z prawem. W zwi%zku z tym, aby niewiadomie go nie ama) kady nadawca masowej korespondencji powinien zapozna) si& dokadnie z Ustaw% o wiadczeniu usug drog% elektroniczn%, Ustaw% o ochronie danych osobowych a take z Netykiet%. Literatura [1] Rusiecki P., Profesjonalny mailing w oparciu o podstawowe zasady e-mail marketingu, Materiay Konferencyjne SWO 2007, AE Katowice, Katowice 2007 [2] AnoMail 2007, Materiay szkoleniowe, www.anomail.xx.pl, 2007 [3] Email Logics Inc., EmailBrain Guide to emarketing - Increase Sales Through Successful Email Marketing, 2006 [4] Rusiecki P., Lebuda M., Mass mailing w maym przedsi&biorstwie, Materiay Konferencyjne SWO 2007, AE Katowice, Katowice 2007 [5] edisplay srl, More Hints on better sending, www.sendblaster.com, 2007 [6] Rusiecki P., Broszura reklamowa do programu AnoMail 2007, www.anomail.xx.pl, 2007 37