PROJEKT STUDENCKI KROK PO KROKU KROK PIERWSZY - Zgłoszenie Projektu Akademickiego (ZPA) w Wirtualnym Dziekanacie:
Formularz ZPA zastępuje dotychczas składane w wersji papierowej następujące wnioski: merytoryczną akceptację projektu, kosztorys projektu, oraz pisma o rezerwację sal, standu, baneru, naklejek na spadochronie, mebli potrzebnych do realizacji projektu, itp. Etapy obiegu formularza ZPA: Konto studenta-złożenie wniosku Akceptacja wniosku przez przewodniczącego UOS Akceptacja wniosku przez opiekuna UOS Weryfikacja wniosku pod względem złożonego zapotrzebowania. Jeżeli rezerwujemy sale/standy/banery formularz przesyłany jest do Działu Rekrutacji i Organizacji Dydaktyki, gdzie następuje weryfikacja ich dostępności, terminów i wstępna rezerwacja; jeżeli zgłaszamy zapotrzebowanie na stoliki, krzesła formularz przesyłany jest do Działu Eksploatacji itd. Weryfikacja wniosku pod względem kosztowym przez Kwesturę Weryfikacja wniosku pod względem merytorycznym przez Prorektora ds. Dydaktyki i Studentów Dopiero po zaakceptowaniu wszystkich etapów wniosek jest zatwierdzany przez Prorektora i wszystkie rezerwacje zostają potwierdzone. WAŻNE: 1. Uwagi do akceptacji Poszczególni adresaci, mimo akceptacji mogą mieć pewne uwagi lub poprosić o kontakt w celu uzgodnienia szczegółów. 2. Brak akceptacji Każdy z adresatów wniosku i na każdym etapie, może go odrzucić. Np. okazuje się, że sala, która wybraliśmy jest zajęta, wtedy Dział Rekrutacji i Organizacji Dydaktyki odsyła nam wniosek z odpowiednim komentarzem. 3. Korekty W każdym momencie możemy zrobić korektę ZPA lub go usunąć. Przykład: mamy zaakceptowany cały wniosek, ale okazuje się, że potrzebujemy więcej sal, wówczas robimy korektę, dodajemy sale i wniosek ponownie trafia do obiegu. KROK DRUGI WORKFLOW (WF): Workflow jest systemem obiegu dokumentów, dotyczącym zamówień usług i dostaw niezbędnych do realizacji projektu studenckiego. Dostęp do systemu Workflow - dostęp do WF w organizacjach studenckich mają wyłącznie opiekunowie. UWAGA: aby student mógł wprowadzać wnioski do systemu WF, opiekun musi nadać uprawnienia takiej osobie. Dokonuje tego w miejscu: "Pozycje w budżecie" -> "dodaj osobę upoważnioną" pod linkiem wnioski.sgh.waw.pl; na danej liście (oprócz pracowników SGH) widnieją tylko przewodniczący organizacji. Jeżeli dana organizacja chciałaby rozszerzyć ten zakres zgodnie z podanymi poniżej zasadami (zasady dostępu do systemu WF), proszę o kontakt z Działem Obsługi Studentów;
linie budżetowe (źródła finansowania) w systemie WF są tworzone na podstawie kosztorysów zamieszczanych przez studentów w tzw. ZPA - Zgłoszenie Projektu Akademickiego dostępne w Wirtualnym Dziekanacie; Zasady dotyczące dostępu do systemu WF: w przypadku Kół Naukowych, Klubów, Zespołów Artystycznych i Organizacji Akademickich: opiekun oraz przewodniczący + 2 członków zarządu (max 3 studentów) dla organizacji, które realizują co najmniej 20 projektów rocznie lub pozyskują powyżej 50 tys. zł od sponsorów; opiekun oraz przewodniczący + członek zarządu (max 2 studentów) dla organizacji, które realizują co najmniej 10 projektów rocznie lub pozyskują powyżej 10 tys. zł od sponsorów; opiekun oraz przewodniczący (1 student) - standard dla każdej organizacji. w przypadku Stowarzyszeń ich przewodniczący, natomiast jeśli Stowarzyszenie posiada opiekuna to jego opiekun. w przypadku Pozostałych Organizacji ich przewodniczący. Wypełniamy wniosek zamówienia publicznego www.wnioski.sgh.waw.pl. Po wejściu na stronę wybieramy: WNIOSKODAWCA, a następnie ZŁÓŻ NOWY WNIOSEK. Linia budżetowa (pkt. 3 Pozycja w budżecie ) są zamieszczane w WF przez Kwesturę na podstawie kosztorysu z zatwierdzonego ZPA. Obieg wniosku: 1. Złożenie wniosku przez wnioskodawcę 2. Kontrola I stopnia Dział Obsługi Studentów 3. Kontrola II stopnia zależy od przedmiotu zamówienia 4. Kwestura odpis środków 5. Akceptacja Kwestor 6. Dział Zamówień Publicznych 7. Kierownik zamawiającego Kanclerz.
WAŻNE! Data na fakturze nie może być wcześniejsza, niż data zatwierdzenia wniosku przez Kanclerza. KROK TRZECI - Rozliczanie faktur: 1. Opisane faktury, należy dostarczyć do działu wskazanego jako jednostka realizująca zamówienie. GDZIE ZNAJDZIEMY TAKĄ INFORMACJĘ? Otwieramy: Wnioskodawca => konkretny projekt => Dział Zakupów
2. Podczas opisywania faktur w miejsce: a) wniosek CPV nr.. wpisujemy nr wniosku (lewy górny róg), b) z dnia wpisujemy datę zaakceptowania wniosku przez Kanclerza. 3. Do każdej faktury dołączamy zaakceptowany, wydrukowany z systemu wniosek. JAK GO ZNALEŹĆ? Otwieramy: Wnioskodawca => konkretny projekt => Wniosek w wersji do wydruku (pełna wersja wniosku, zawiera poszczególne etapy weryfikacji, zaś na ostatniej stronie znajduję się wpis jednostki realizującej zamówienie). UWAGA! Do faktury drukujemy: WERSJĘ SKRÓCONĄ Przykładowy skrócony wniosek: Pozostałe informacje dotyczące wniosków w WF: 1. Zgodę na wydatkowanie środków uzyskują Państwo wyłącznie w momencie zaakceptowania wniosku w WF przez Kanclerza (data akceptacji = oczekiwanie na realizację). Zgodą nie jest data złożenia wniosku w WF przez wnioskodawcę. 2. We wnioskach WF w opisie przedmiotu zamówienia lub celu realizacji należy pamiętać o wpisywaniu nazwy organizacji i nazwy projektu (w celu właściwej identyfikacji organizacji/projektu) oraz daty projektu. 3. By uniknąć zwrotów wniosków w WF na kolejnych etapach akceptacji, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia powinien być naprawdę szczegółowy, np.
w przypadku zakupu książek prócz autora i tytułu proszę pamiętać o wpisaniu wydawcy, roku wydania czy oszacowania wartości każdej pozycji; w przypadku druku ulotek/plakatów prócz ilości proszę wpisać wymiar (np. A6), rodzaj papieru (np. kredowy) oraz czy materiał jest drukowany jedno czy dwustronnie; w przypadku usług cateringowych należy określić liczbę uczestników oraz rodzaj cateringu (czy jest to poczęstunek związany z tzw. przerwą kawową, czy dwudaniowy obiad itp.). 4. W związku z działającym na Uczelni programem magazynowo - księgowym należy zwrócić uwagę na następujące kwestie: Dokument RW (Rozchód Wewnętrzny) jest wystawiany na pracownika uczelni (w Państwa wypadku będzie to oczywiście opiekun), a odbioru zamówionego towaru z magazynu oraz podpisu na dokumentach magazynowych będzie mógł dokonać zarówno ww. pracownik, jak i student inicjujący wniosek WF (możliwość zainicjowania wniosku jest równoznaczna z upoważnieniem nadanym przez opiekuna). Dokumenty wystawiane w magazynie (np. RW, PZ) dotyczą wyłącznie zamówień realizowanych przez Dział Zakupów. Dział Zakupów realizuje wszystkie zamówienia powyżej kwoty 1.000,00zł (słownie: jeden tysiąc zł). Niezależnie od wartości Dział Zakupów realizuje wszystkie zamówienia dotyczące wyposażenia (np. tablet, czy drukarka o wartości 200zł też będzie zakupowana wyłącznie przez Dział Zakupów). Jednocześnie Dział Zakupów przypomina, iż ustawa o zamówieniach publicznych nie dopuszcza celowego podziału zamówień w tym samym przedmiocie zamówienia (przykład: nie można wystawić 3 wniosków na zakup 30 szt. notesów po 900zł, zamiast jednego wniosku na zakup 90 szt. notesów w kwocie 2700zł). W związku z powyższym, przed dokonaniem jakichkolwiek zakupów należy zwrócić uwagę na wpisaną we wniosku jednostkę realizującą zamówienie. Jeżeli znajdzie się tam Dział Zakupów (ADZ w punkcie 8) oznacza to, iż zakupów może dokonać wyłącznie tenże dział. KROK CZWARTY - Rozliczenie projektu: Projekt należy rozliczyć po jego zakończeniu (maksymalnie 14 dni od jego zakończenia) wypełniając załącznik nr 8 do Zarządzania Rektora nr 25 z dnia 30 maja 2014r. Następnie złożyć go w Dziale Obsługi Studentów (pokój nr 2, budynek G).