Nowa wspólnota mieszkaniowa

Beata Mikołajewska Marta Czajkowska Małgorzata Proksa-Binkowska Nowa wspólnota mieszkaniowa Powstanie wspólnoty mieszkaniowej, rozliczenia z deweloperem, dochodzenie roszczeń za wady budowlane Wydawnictwo C.H. Beck Warszawa 2012

Nowa wspólnota mieszkaniowa Powstanie wspólnoty mieszkaniowej, rozliczenia z deweloperem, dochodzenie roszczeń za wady budowlane 1. wydanie Stan prawny: październik 2012 r. Autorzy: Beata Mikołajewska: rozdziały 1, 2, 3, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 7 Marta Czajkowska: rozdziały 4.5, 4.6, 7 Małgorzata Proksa-Binkowska: rozdział 6 Redaktor prowadzący: Grażyna Petelczyc Projekt graficzny okładki: Katarzyna Juras Korekta: Bożena Hałuszyńska Wydawnictwo C.H. Beck 2012 Wszelkie prawa zastrzeżone. Opinie zawarte w niniejszej publikacji wyrażają osobisty punkt widzenia Autorów. Wydawnictwo C.H. Beck nie ponosi odpowiedzialności za zawarte w niej informacje. Wydawnictwo C.H. Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, 00-208 Warszawa tel.: 22 31 12 222 faks: 22 33 77 601 www.beckinfobiznes.pl Skład i łamanie: PanDawer Druk: Elpil, Siedlce ISBN 978-83-255-4575-8 ISBN e-book 978-83-255-4576-5

Spis treści Wstęp... V Noty biograficzne... VII I. Zakończenie inwestycji, powstanie wspólnoty mieszkaniowej... 1 1. Rozpoczęcie eksploatacji budynku... 1 2. Powstanie wspólnoty mieszkaniowej... 2 3. Etapy funkcjonowania nowej nieruchomości... 2 4. Funkcjonowanie nieruchomości w okresie przejściowym... 3 5. Przekazywanie lokali do użytkowania... 6 6. Samodzielne funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej... 8 7. Umowa o wyodrębnienie i sprzedaż pierwszego lokalu jako źródło zasad określających sposób funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej... 9 8. Konsekwencje braku zapisów w aktach notarialnych dotyczących zasad funkcjonowania wspólnoty... 13 II. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej... 19 1. Zwykły zarząd i czynności przekraczające zwykły zarząd... 20 2. Duże i małe wspólnoty zarząd przedstawicielski i bezpośredni... 20 3. Kompetencje i odpowiedzialność zarządu wspólnoty mieszkaniowej... 21 4. Zarząd osobowy (ustawowy)... 22 5. Zarząd ustanowiony notarialnie... 23 6. Zarządca umowny... 24 7. Zarząd, zarządca umowny a podejmowanie decyzji... 26 8. Wynagrodzenie zarządu... 27 9. Zmiana zarządu... 27 10. Zarząd jako organ kolegialny... 29 III. Problemy zarządzania związane z garażem wielostanowiskowym we wspólnocie mieszkaniowej... 31 1. Samodzielność garażu jako lokalu przeznaczonego na inne cele niż mieszkalne... 32 2. Odmienność garażu w odniesieniu do innych samodzielnych lokali, powiązania z częściami nieruchomości wspólnej... 34 3. Garaż jako część wspólna podział do korzystania... 35 4. Praktyczne konsekwencje wynikające z decyzji o wyodrębnieniu garażu jako samodzielnego lokalu problemy z podejmowaniem decyzji przez współwłaścicieli... 39 5. Zarządzanie garażem a zarządzanie nieruchomością wspólną... 42 6. Partycypacja garażu jako wyodrębnionego lokalu w kosztach utrzymania nieruchomości wspólnej... 46 7. Koszty utrzymania garażu... 48 8. Kalkulacja opłat zaliczkowych dla miejsc postojowych w garażu wielostanowiskowym... 49 III

Spis treści 9. Propozycje uregulowań dotyczące zasad funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej z garażem wielostanowiskowym... 56 10. Wartość rynkowa garażu a opłaty zaliczkowe za miejsca postojowe... 58 IV. Rozliczenie okresu deweloperskiego (przejściowego)... 61 1. Finansowanie utrzymania nieruchomości w okresie przejściowym i w początkach funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej... 61 2. Koszty okresu przejściowego... 63 3. Obowiązek współfinansowania kosztów utrzymania nieruchomości przez użytkownika... 64 4. Rozliczenia dewelopera z użytkownikami... 65 5 Plan kont do prowadzenia przez dewelopera księgowości do celów rozliczenia kosztów budynku oddawanego do eksploatacji oraz plan kont dla powstającej wspólnoty mieszkaniowej... 69 6. Ewidencja księgowa przychodów, kosztów i rozrachunków u dewelopera budynku oddanego do eksploatacji przed powstaniem wspólnoty mieszkaniowej... 77 V. Gospodarka finansowa nowej wspólnoty mieszkaniowej... 123 1. Zaliczki na pokrycie kosztów utrzymania wspólnej nieruchomości zaliczka eksploatacyjna i remontowa... 123 2. Zaliczki na pokrycie kosztów mediów i świadczeń dotyczących lokali... 126 3. Kalkulowanie opłat zaliczkowych na utrzymanie nieruchomości wspólnej i media... 127 4. Obowiązki rejestracyjne wspólnot mieszkaniowych wobec urzędu statystycznego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i urzędu skarbowego, konto bankowe, windykacja należności, płynność finansowa... 132 VI. Dochodzenie roszczeń wobec dewelopera z tytułu wad fizycznych nieruchomości... 171 1. Wady fizyczne nieruchomości. Rękojmia. Reklamacja. Gwarancja... 171 2. Organizacja procesu dochodzenia roszczeń przez wspólnotę mieszkaniową... 178 VII. Wybrane problemy związane z zarządzaniem nowymi wspólnotami mieszkaniowymi... 181 1. Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi ze wspólną infrastrukturą... 181 2. Zarządzanie niezabudowaną nieruchomością wspólną... 187 IV

Wstęp Wszystko należy upraszczać jak tylko można, ale nie bardziej. Albert Einstein Prezentujemy Państwu publikację omawiającą proces powstawania nowej wspólnoty mieszkaniowej. Przedstawiamy decyzje i działania, które należy podjąć, by zapewnić wspólnocie mieszkaniowej sprawne funkcjonowanie w przyszłości. Pokazujemy, na jakie niebezpieczeństwa i pułapki mogą być narażeni właściciele, jeśli w okresie przygotowującym powstanie wspólnoty zostaną podjęte nieprzemyślane i złe decyzje. Współcześnie budowane osiedla mieszkaniowe mają często skomplikowaną strukturę, w ich skład wchodzą nie tylko wspólnoty mieszkaniowe, ale i domy jednorodzinne wraz ze wspólną drogą i infrastrukturą. Zgodne i sprawne ich współistnienie wymaga już na etapie inwestycyjnym wyobraźni i wiedzy o zarządzaniu oraz o mechanizmach podejmowania codziennych decyzji. Na rzeczywistych przykładach próbujemy znaleźć rozwiązania w przypadkach konfliktów i niewłaściwych decyzji podjętych w przeszłości przez inwestora. Przedstawiamy przebieg tzw. okresu deweloperskiego od zakończenia inwestycji do usamodzielnienia się wspólnoty mieszkaniowej oraz szczegółowo omawiamy rozliczenie kosztów tego okresu, wskazując na podobieństwa, ale i ważne różnice w stosunku do rozliczeń późniejszej wspólnoty mieszkaniowej. W części poświęconej gospodarce finansowej nowej wspólnoty mieszkaniowej zwracamy uwagę między innymi na sposób finansowania utrzymania nieruchomości w okresie przejściowym oraz na zagrożenia w utrzymaniu płynności finansowej przez nową wspólnotę. Osobny rozdział poświęcamy problematyce dochodzenia roszczeń z tytułu wad i usterek budowlanych od dewelopera z tytułu rękojmi, gwarancji i nienależytego wykonania umowy. Obecny stan prawny nie daje wspólnocie mieszkaniowej statusu strony w ewentualnym sporze z deweloperem. Pokazujemy, jak radzić sobie z tymi trudnościami i jakie działania podjąć, by za ewidentne błędy i wady móc uzyskać odszkodowanie. Niniejszą pracę polecamy zarówno zarządcom nieruchomości, księgowym firm zarządzających, jak i członkom zarządów wspólnot mieszkaniowych. Mamy nadzieję, że nasza publikacja pozwoli im lepiej kierować sprawami wspólnoty i uniknąć błędów, których konsekwencje mogą być dotkliwe dla całej społeczności mieszkańców. V

Noty biograficzne mgr inż. Beata Mikołajewska absolwentka Wydziału Inżynierii Środowiska Politechniki Warszawskiej oraz podyplomowych studiów menedżerskich na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, licencjonowany zarządca nieruchomości, inspektor nadzoru robót sanitarnych z uprawnieniami budowlanymi. Od jedenastu lat prowadzi prywatną firmę ARENDA Sp. z o.o. zarządzającą nieruchomościami, głównie mieszkaniowymi. W latach 2001 2004 członkini Państwowej Komisji Kwalifikacyjnej ds. Uprawnień i Licencji Zawodowych. Posiada kilkunastoletnie, bogate doświadczenie z zakresu zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi. Redaktorka merytoryczna Teczki Zarządcy Nieruchomości Wydawnictwa C.H. Beck, publikuje w prasie fachowej, prowadzi szkolenia z zakresu zarządzania nieruchomościami, w tym także rozliczeń za media i rozliczeń księgowych wspólnot mieszkaniowych. Pod jej redakcją ukazała się publikacja Zarządzanie nieruchomościami publicznymi, współautorka poradnika Księgowość i rozliczenia wspólnot mieszkaniowych. Członkini Polskiego Stowarzyszenia Zarządców Nieruchomości. mgr Marta Czajkowska absolwentka Wydziału Finanse i Bankowość Szkoły Głównej Handlowej, posiada licencję Ministra Finansów na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Od dziesięciu lat główna księgowa w prywatnej firmie zarządzającej wspólnotami mieszkaniowymi oraz świadczącej usługi księgowe, wraz z mgr inż. Beatą Mikołajewską prowadzi prywatną firmę ARENDA Sp. z o.o., zarządzającą nieruchomościami, głównie mieszkaniowymi, oraz biuro rachunkowe. Posiada kilkunastoletnie, bogate doświadczenie z zakresu prowadzenia księgowości różnych podmiotów gospodarczych, w tym także wspólnot mieszkaniowych. Publikuje w poradniku Teczka Zarządcy Nieruchomości Wydawnictwa C.H. Beck, prowadzi szkolenia z zakresu księgowości i rozliczeń księgowych wspólnot mieszkaniowych. Współautorka publikacji Zarządzanie nieruchomościami publicznymi oraz poradnika Księgowość i rozliczenia wspólnot mieszkaniowych, którego drugie wydanie ukazało się w 2011 r. Małgorzata Proksa-Binkowska radca prawny, wpisana na listę radców prawnych prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych w Warszawie, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Od 2007 r. prowadzi indywidualną kancelarię prawną w Warszawie, specjalizującą się m.in. w obsłudze prawnej wspólnot mieszkaniowych. Zajmuje się ponadto prawem zamówień publicznych oraz doradztwem prawnym podmiotom gospodarczym. Współautorka materiałów szkole VII

Noty biograficzne niowych Forum Edukacyjnego Centrum Zamówień Publicznych Sp. z o.o.: Nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych 2007 r., Prawo zamówień publicznych od A do Z oraz ABC Prawa zamówień publicznych. Współautorka Podręcznika dla inwestorów przedsięwzięć infrastrukturalnych wydanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. VIII

I. Zakończenie inwestycji, powstanie wspólnoty mieszkaniowej Spis treści 1. Rozpoczęcie eksploatacji budynku... 1 2. Powstanie wspólnoty mieszkaniowej... 2 3. Etapy funkcjonowania nowej nieruchomości... 2 4. Funkcjonowanie nieruchomości w okresie przejściowym... 3 5. Przekazywanie lokali do użytkowania... 6 6. Samodzielne funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej... 8 7. Umowa o wyodrębnienie i sprzedaż pierwszego lokalu jako źródło zasad określających sposób funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej... 9 8. Konsekwencje braku zapisów w aktach notarialnych dotyczących zasad funkcjonowania wspólnoty... 13 1. Rozpoczęcie eksploatacji budynku Warunkiem zakończenia procesu inwestycyjnego jest uzyskanie przez dewelopera prawomocnego pozwolenia na użytkowanie. Dopiero wówczas może rozpocząć się przekazywanie lokali przyszłym właścicielom i sprzedaż lokali. Warto zwrócić uwagę na kwestię odpowiedzialności za bezpieczeństwo obiektu i jego funkcjonowanie zgodnie przepisami prawa budowlanego. Do czasu zakończenia budowy odpowiedzialność ta spoczywała na wykonawcy, natomiast po rozpoczęciu eksploatacji pełna odpowiedzialność za nowy obiekt spoczywa na jego właścicielu. Niezależnie od odpowiedzialności wykonawcy z tytułu gwarancji i rękojmi za ewentualne usterki i wady budowlane należy zapewnić wszelkim urządzeniom technicznym bieżącą konserwację, która powinna być sprawowana zgodnie z instrukcjami serwisowymi 1

I. Zakończenie inwestycji, powstanie wspólnoty mieszkaniowej i dokumentacją techniczną. Co więcej, brak należytej konserwacji może spowodować nawet utratę gwarancji na źle eksploatowane urządzenie. Obsługa nowej nieruchomości (np. utrzymanie porządku i czystości) nie od razu odbywa się w pełnym zakresie zależy to od tempa przekazywania lokali użytkownikom (przyszłym właścicielom) i od stopnia zasiedlenia budynku. Prowadzenie prac wykończeniowych w lokalach, pomimo zakończenia etapu budowy, faktycznie przedłuża okres, w którym w budynku trwają roboty budowlane, w dodatku wykonywane przez wiele firm angażowanych przez poszczególnych użytkowników lokali. Dlatego opieka konserwatora, który będzie na bieżąco reagował na rozmaite zdarzenia i awarie, jest w tym okresie szczególnie ważna. Rozpoczęcie eksploatacji obiektu wiąże się jednocześnie z przygotowaniami do zakończenia sprzedaży lokali poprzez podpisanie aktów notarialnych i powstaniem wspólnoty mieszkaniowej. Wcześniejsze umowy z przyszłymi właścicielami mogą mieć jedynie charakter umów przedwstępnych, ponieważ przed zakończeniem inwestycji wyodrębnienie lokali nie jest możliwe. 2. Powstanie wspólnoty mieszkaniowej Wspólnota mieszkaniowa pod względem prawnym powstaje z chwilą wyodrębnienia i sprzedaży pierwszego lokalu. Nie jest to jednak równoznaczne z tym, że od razu staje się samodzielnym podmiotem gotowym do zaciągania zobowiązań, podpisywania umów i regulowania płatności za usługi i media. Wyodrębnienie wspólnoty jako osobnego podmiotu i stworzenie warunków do jej samodzielnego funkcjonowania wymaga podjęcia wielu działań przygotowawczych, w szczególności takich jak: wybór zarządu lub notarialne ustanowienie zarządcy, podjęcie przez właścicieli decyzji w sprawie wysokości opłat zaliczkowych, podpisanie umów na świadczenie usług i dostawę mediów, założenie konta bankowego. Ten pierwszy okres istnienia wspólnoty mieszkaniowej, który jednocześnie jest początkiem eksploatacji obiektu, zasługuje na szczególną uwagę. Od podjętych wówczas decyzji będzie zależała przyszłość wspólnoty i sprawność jej funkcjonowania. 3. Etapy funkcjonowania nowej nieruchomości Zakończenie procesu inwestycyjnego oraz rozpoczęcie eksploatacji obiektu przebiega w następujących etapach: 2

4. Funkcjonowanie nieruchomości w okresie przejściowym Rysunek 1. Etapy funkcjonowania nieruchomości Rozpoczęcie udostępniania lokali użytkownikom po uzyskaniu POZWOLENIA NA UŻYTKOWANIE Przejęcie zarządzania przez wspólnotę mieszkaniową 1 2 3 Inwestycja Etap przejściowy właścicielem nieruchomości jest DEWELOPER W tym czasie następuje podpisanie pierwszego aktu notarialnego sprzedaży lokalu Eksploatacja obiektu władanie nieruchomością przez wspólnotę mieszkaniową deweloper pozostaje jednym z właścicieli do czasu sprzedaży wszystkich lokali 1 + 2 władanie nieruchomością przez dewelopera 3 władanie nieruchomością przez wspólnotę mieszkaniową ETAP 1 proces inwestycyjny kończy się odbiorami technicznymi, złożeniem przez inwestora odpowiedniej dokumentacji do urzędu gminy i uzyskaniem pozwolenia na użytkowanie. Po uprawomocnieniu się pozwolenia można rozpocząć eksploatację obiektu i udostępnić go użytkownikom. ETAP 2 tzw. okres przejściowy następuje podpisanie pierwszego aktu notarialnego wyodrębnienia i sprzedaży lokalu, wspólnota mieszkaniowa powstaje pod względem prawnym. Jest to newralgiczny z punktu widzenia przyszłości wspólnoty okres, w którym deweloper podejmuje wiele istotnych decyzji o strategicznym znaczeniu. ETAP 3 rozpoczyna się okres funkcjonowania wspólnoty jako odrębnego, podmiotu, najczęściej od początku miesiąca następującego po podpisaniu pierwszego aktu notarialnego. Wspólnota nabiera atrybutów samodzielności i staje się jednostką zdolną do regulowania swoich zobowiązań. 4. Funkcjonowanie nieruchomości w okresie przejściowym Zanim nastąpi podpisanie aktu notarialnego przenoszącego własność lokalu, deweloper w tym właśnie okresie udostępnia przyszłym właścicielom lokale, aby umożliwić im przeprowadzenie prac wykończeniowych. Obiekt nie jest jeszcze zamieszkany, ale użyt 3

I. Zakończenie inwestycji, powstanie wspólnoty mieszkaniowej kownicy lokali (przyszli właściciele) stają się ich dysponentami, przejmując lokal od dewelopera na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Trzeba zwrócić uwagę na bardzo ważną rolę, jaką w tym okresie ma do odegrania zarządca nieruchomości. Powinien on brać udział w procesie przygotowania powstania wspólnoty mieszkaniowej i doradzać deweloperowi. To właśnie zarządca, mając wiedzę o funkcjonowaniu wspólnoty mieszkaniowej w okresie ustabilizowanej eksploatacji zdaje sobie sprawę, w jaki sposób podejmowane w tym początkowym okresie decyzje wpłyną na funkcjonowanie wspólnoty w przyszłości. Doskonały przykład związany jest z garażem podziemnym wielostanowiskowym, który budowany jest w większości współczesnych budynków mieszkalnych. Status garażu może być różny w większości przypadków zostaje on wyodrębniony jako lokal niemieszkalny, w którym udziały posiadają wszyscy mający prawo do zajmowania na wyłączność miejsc postojowych, ale może się zdarzyć, że garaż podziemny będzie częścią nieruchomości wspólnej. Konsekwencje każdego z tych rozwiązań są inne, dlatego podejmując decyzję o tym, który wariant zastosować w danej nieruchomości, trzeba te konsekwencje znać i rozumieć 1. Nie chodzi tu tylko o konsekwencje prawne, ale głównie praktyczne wpływające na codzienność wspólnoty mieszkaniowej. W czasie trwania drugiego etapu (przejściowego) następuje podpisanie pierwszego aktu notarialnego wyodrębnienia lokalu i przeniesienia jego własności, a więc w sensie prawnym powstaje wspólnota mieszkaniowa. Praktycznie jednak do czasu przeprowadzenia działań i czynności, o których będzie mowa w dalszej części, nic się nie zmienia w dotychczasowym funkcjonowaniu obiektu. Nadal pozostają w mocy umowy zawarte przez dewelopera z kontrahentami świadczącymi usługi na rzecz nieruchomości (np. sprzątanie, konserwacja, ochrona, wywóz odpadów) i dostawcami mediów (energia cieplna, energia, elektryczna, woda i ścieki). Faktury za te usługi i dostawy kierowane są nadal do dewelopera jako strony umowy, który reguluje wszelkie płatności związane z obsługą budynku. Ze względu na to, że pierwszy akt notarialny zmienia diametralnie sytuację prawną (deweloper przestaje być jedynym właścicielem nieruchomości upoważnionym do samodzielnego podejmowania wszelkich decyzji), konieczne jest jednoczesne ustanowienie zarządcy, mającego uprawnienie do reprezentowania nowo powstałej wspólnoty i podejmowania dalszych działań w jej imieniu. Wspólnota mieszkaniowa, w której jest więcej niż siedem lokali (nie właścicieli, ale lokali), ma ustawowy obowiązek wyboru zarządu. Jednak zamiast wybierać zarząd spośród osób fizycznych, właściciele lokali mogą w formie aktu notarialnego powierzyć zarząd osobie fizycznej lub prawnej (art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali z 24.6.1994 r., Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903, dalej WłLoU). 1 Problemom związanym z zarządzaniem garażem wielostanowiskowym poświęcony jest osobny rozdział. 4

4. Funkcjonowanie nieruchomości w okresie przejściowym Jest to rozwiązanie często stosowane właśnie w początkowym okresie istnienia wspólnoty, czyli w okresie przejściowym, w którym liczba właścicieli jest jeszcze niewielka (podpisywanie kolejnych aktów notarialnych jest rozciągnięte w czasie), a nieliczni członkowie wspólnoty nie mieszkają jeszcze w lokalach, prowadząc w nich prace wykończeniowe. W tym okresie brak jeszcze jakichkolwiek więzi pomiędzy właścicielami, które umożliwiłyby wyłonienie spośród nich liderów gotowych pełnić funkcję członka zarządu wspólnoty 2, zwłaszcza że podejmując się swoich funkcji, członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność z tego tytułu i powinni dysponować pewną wiedzą na temat funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Warto podkreślić, że wybór zarządu w tzw. dużej wspólnocie mieszkaniowej jest obowiązkiem, a nie tylko możliwością, z której właściciele mogą skorzystać według swojej woli. Bez zarządu (lub notarialnie ustanowionego zarządcy) wspólnota nie będzie mogła podjąć żadnych czynności, które są niezbędne do rozpoczęcia funkcjonowania jako osobny podmiot. Dlatego częstym rozwiązaniem jest czasowe powierzenie zarządzania nieruchomością w pierwszym akcie notarialnym sprzedaży lokalu deweloperowi jako osobie prawnej. Zapisy dotyczące sposobu zarządzania (nie tylko związane z powierzeniem sprawowania zarządu, ale i inne, np. związane ze zróżnicowaniem opłat czy garażem) powtarzane są we wszystkich kolejno zawieranych aktach, a więc stanowią umowę pomiędzy właścicielami zawartą w formie notarialnej, tyle że podpisywaną niejednocześnie. Powierzenie zarządzania deweloperowi w formie aktu notarialnego powinno być z założenia tymczasowe i zakończyć się z chwilą, gdy właściciele lokali będą gotowi wybrać zarząd osobowy w trybie art. 21 ust. 1 WłLoU. Najpóźniej w okresie przejściowym powinien nastąpić wybór profesjonalnego zarządcy, który na podstawie umowy o pracę będzie wykonywał czynności zarządzania i administrowania. Na tym etapie do jego obowiązków będzie należało w szczególności: 1) wybór konserwatora obiektu, który będzie uczestniczył w odbiorach końcowych instalacji i urządzeń technicznych oraz podejmie konserwację z chwilą oddania obiektu do eksploatacji; 2) wybór firmy zapewniającej utrzymanie porządku i czystości od momentu udostępnienia lokali użytkownikom (oddania obiektu do eksploatacji); 3) wybór firmy, która będzie sprawowała ochronę obiektu, i ustalenie koncepcji sprawowania ochrony; 4) przygotowanie umów na dostawę energii elektrycznej i cieplnej, wody i odprowadzenia ścieków, wywóz odpadów oraz umów związanych z obsługą obiektu; 5) przygotowanie oferty ubezpieczenia nieruchomości; 2 O zarządzaniu wspólnotą mieszkaniową z udziałem profesjonalnego zarządcy działającego na podstawie umowy jest mowa w osobnym rozdziale. 5

I. Zakończenie inwestycji, powstanie wspólnoty mieszkaniowej 6) przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia zarządzania nieruchomością; 7) nadzór nad eksploatacją budynku w okresie przejściowym, w szczególności kontakty z użytkownikami lokali; 8) prowadzenie wykazu osób, którym udostępniono lokale do użytkowania; 9) powiadamianie użytkowników o opłatach należnych za użytkowanie lokalu; 10) opracowanie regulaminu prowadzenia prac wykończeniowych przez użytkowników lokali; 11) opracowanie wzoru protokołu zdawczo-odbiorczego przejmowania lokali przez użytkownika; 12) przygotowanie rozliczenia kosztów utrzymania nieruchomości w okresie przejściowym, w tym rozliczenia za media zużyte w lokalach udostępnionych użytkownikom przed przejęciem zarządzania przez wspólnotę mieszkaniową; 13) nadzór nad eksploatacją obiektu w okresie przejściowym. Prawidłowe rozpoczęcie funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej i przygotowanie obiektu do eksploatacji wymaga przeprowadzenia szeregu działań przygotowawczych: Działania prawne ustalenie zasad funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej, które zostaną zapisane w aktach notarialnych dot. sprawowania zarządu, wysokości opłat zaliczkowych i zasad rozliczeń utrzymania nieruchomości wspólnej, sposobu zarządzania garażem wielostanowiskowym, sposobu głosowania udziałem związanym z garażem itp. Działania operacyjne przygotowujące przejęcie zarządzania nieruchomością przez wspólnotę mieszkaniową, w tym: zgromadzenie dokumentów umożliwiających uzyskanie numeru REGON, NIP, otworzenie rachunku bankowego, stworzenie bazy danych o właścicielach i lokalach; przygotowanie i złożenie dokumentów dot. podpisania umów na dostawę mediów do nieruchomości (energii elektrycznej, wody i odprowadzenia ścieków, energii cieplnej); podpisanie umów serwisowych na obsługę nieruchomości (m.in. konserwacja, wywóz odpadów, utrzymanie porządku i czystości, ochrona). Etap przejściowy kończy się zwykle z końcem miesiąca, w którym nastąpiło podpisanie pierwszego aktu notarialnego sprzedaży lokalu. W wyjątkowych przypadkach okres ten może być dłuższy. 5. Przekazywanie lokali do użytkowania Jak wspomniano, przekazywanie lokali użytkownikom (przyszłym właścicielom) poprzedza zazwyczaj formalną sprzedaż lokalu i podpisanie aktu notarialnego. Deweloper dąży do jak najszybszego przekazania lokalu ze względu na to, że od tej chwili na użytkowniku spoczywa obowiązek pokrywania kosztów jego utrzymania. Ważnym argu 6

5. Przekazywanie lokali do użytkowania mentem jest także to, że użytkownicy chcą jak najszybciej rozpocząć w lokalach prace wykończeniowe. Przekazanie lokalu odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego i warto zwrócić uwagę na jego zawartość nie tylko pod kątem rozliczeń deweloper nabywca, ale także z punktu widzenia zarządzania nieruchomością. Bardzo ważny jest kontakt z użytkownikiem, który niebawem stanie się członkiem wspólnoty mieszkaniowej w protokole powinien się znaleźć adres korespondencyjny (właściciel nie od razu przecież zamieszka w budynku, a niekiedy w ogóle nie zamierza tam zamieszkać) wraz z adnotacją o obowiązku powiadamiania zarządcy o wszelkich zmianach w tym zakresie, a jeśli właściciel wyraża zgodę, to także telefon i adres e-mailowy. Trzeba pamiętać, że zarządca wiele razy będzie musiał kontaktować się z przyszłym właścicielem począwszy od spraw bieżących (awarie, uwagi do ekip budowlanych wykonujących prace w lokalu) po zawiadomienia o wysokości opłat, fakturach wystawianych w okresie przejściowym w imieniu dewelopera. Po powstaniu wspólnoty będzie zobowiązany przekazywać zawiadomienia o opłatach, zaproszenia na zebrania wspólnoty, informacje o podejmowanych uchwałach, windykację i wiele innych. Kolejnym bardzo istotnym z punktu widzenia eksploatacji elementem protokołu jest informacja o licznikach mediów zainstalowanych dla danego lokalu wodomierzach ciepłej i zimnej wody, licznikach ciepła, licznikach energii elektrycznej. Liczniki energii elektrycznej służą do indywidualnych rozliczeń właściciela lokalu z dostawcą, natomiast pozostałe wodomierze i licznik ciepła będą służyły do rozliczeń ze wspólnotą mieszkaniową, a w okresie przejściowym z deweloperem. W protokole zdawczo-odbiorczym należy wyszczególnić wszystkie liczniki, podać ich numery seryjne, typ oraz stan na dzień podpisania protokołu. Ważne, by zostały podane wszystkie liczniki służące do pomiaru zużycia mediów w danym lokalu. Niektóre mogą być zainstalowane w lokalu, inne poza nim, np. w szachcie instalacyjnym na klatce schodowej. Warto sprawdzić ich oznakowanie, czy na pewno odpowiednie liczniki przypisane są do właściwego lokalu. Wszystkie liczniki powinny być oplombowane i zabezpieczone przed ingerencją osób niepowołanych. Warto w protokole zawrzeć informacje dla użytkownika ważne z punktu widzenia prawidłowej eksploatacji lokalu, np. dot. możliwości podłączenia okapu wyciągowego w kuchni czy inne zalecenia serwisowe. Należy określić, od kiedy użytkownika będą obciążały koszty utrzymania jego lokalu oraz przypadające na niego koszty utrzymania nieruchomości wspólnej. Jeśli lokal przekazywany jest bezusterkowo lub z usterkami, które nie uniemożliwiają korzystania z lokalu, obowiązek pokrywania kosztów następuje od następnego dnia po podpisaniu protokołu. 7

I. Zakończenie inwestycji, powstanie wspólnoty mieszkaniowej Odbiorcę lokalu należy poinformować o warunkach prowadzenia prac wykończeniowych w lokalach przykładowy regulamin prowadzenia prac wykończeniowych zawiera załącznik zamieszczony na końcu niniejszego rozdziału. Z punktu widzenia skuteczności działania zarządcy nieruchomości bardzo ważna jest wiedza na temat firm, które prowadzą roboty budowlane w lokalach oddanych do użytkowania. Chodzi o kwestie związane z częstymi ingerencjami w instalacje, występującymi awariami, a także o odpowiedzialność za uszkodzenia części wspólnej, usuwanie zanieczyszczeń, odpadów budowlanych i bezpieczeństwo obiektu. Zarządca powinien zadbać o umieszczanie na tablicach informacyjnych, w ogólnie dostępnych miejscach, informacji o telefonach alarmowych do służb miejskich, konserwatora obiektu i innych istotnych sprawach. 6. Samodzielne funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej Rozpoczęcie okresu samodzielności wspólnoty mieszkaniowej wiąże się z przeprowadzeniem czynności obejmujących m.in.: 1) złożenie w urzędzie statystycznym dokumentów umożliwiających uzyskanie dla wspólnoty numeru REGON, 2) otwarcie dla wspólnoty mieszkaniowej konta bankowego, opcjonalnie uruchomienie systemu automatycznie księgowanych wpłat, 3) złożenie w urzędzie skarbowym wymaganych prawem dokumentów i uzyskanie NIP, 4) zawiadomienie wszystkich właścicieli lokali o przypadających na każdego opłatach zaliczkowych na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej i mediów, 5) dokończenie procesu podpisywania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej umów na dostawę mediów, konserwację, utrzymanie porządku i czystości, ochronę i innych koniecznych do zapewnienia prawidłowej eksploatacji obiektu. Uzyskanie numeru REGON oznacza potwierdzenie odrębności wspólnoty mieszkaniowej i jest konieczne do wszelkich dalszych działań. W urzędzie statystycznym, który ten numer nadaje, należy złożyć kopię aktu notarialnego wyodrębnienia i sprzedaży dowolnego lokalu (jednego z pierwszych), uchwałę o wyborze zarządu (nie jest ona wymagana, jeśli w akcie notarialnym sprzedaży lokalu powierzono zarząd w trybie art. 18 ust. 1 WłLoU) oraz upoważnienie dla osoby składającej wniosek wydane przez zarząd lub notarialnie ustanowionego zarządcę. Do dokumentów dołącza się również wypełniony wniosek, w którym należy podać datę rozpoczęcia samodzielnego funkcjonowania wspólnoty. 8

7. Umowa o wyodrębnienie i sprzedaż pierwszego lokalu jako źródło zasad określających sposób Do udokumentowania istnienia odrębnej własności lokalu potrzebny jest wypis z księgi wieczystej, ale urząd statystyczny w przypadku nowo powstających wspólnot tego nie wymaga, zdając sobie sprawę, że założenie nowej księgi wieczystej i dokonanie wpisu może potrwać kilka miesięcy. Dokonując wyboru banku obsługującego wspólnotę, warto wziąć pod uwagę łatwość obsługi rachunku. Docelowo, gdy zostanie wybrany zarząd, podpisywanie przelewów bankowych może następować poprzez złożenie podpisów przez kilka osób. Bardzo ważna jest także prosta możliwość lokowania wolnych środków finansowych, ponieważ jest to źródło ważnych pożytków dla wspólnoty. Trudnym do przecenienia ułatwieniem jest system automatycznego księgowania wpłat, oznaczający ściąganie danych z banku o wpłatach bezpośrednio do systemu informatycznego zarządcy. Daje to bardzo szybką informację, co jest szczególnie istotne przy prowadzeniu skutecznej windykacji należności. Wspólnota mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej, nie podlega wpisowi do żadnego rejestru, ale mimo to może być podmiotem praw i obowiązków, nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Podstawą działania wspólnoty mieszkaniowej jest WłLoU, a wspólnota mieszkaniowa jest osobą ustawową, do której należy stosować odpowiednio przepisy dotyczące osób prawnych (art. 33 1 Kodeksu cywilnego, ustawa z 23.4.1964 r., Dz.U. Nr 16, poz. 93, dalej: KC), w związku z tym może nabywać prawa i obowiązki do własnego majątku, odrębnego od majątków jej członków. O takiej pozycji wspólnoty mieszkaniowej przesądził Sąd Najwyższy w uchwale w składzie siedmiu sędziów z 21.12.2007 r.; sygn. akt III CZP 65/07, i nadał jej moc zasady prawnej. 7. Umowa o wyodrębnienie i sprzedaż pierwszego lokalu jako źródło zasad określających sposób funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej Przedmiotem sprzedaży mogą być jedynie lokale samodzielne, ponieważ tylko lokale spełniające warunek samodzielności mogą stanowić odrębne nieruchomości, tzw. nieruchomości lokalowe (w odróżnieniu od nieruchomości budynkowych i gruntowych). Spełnienie wymagań samodzielności stwierdza starosta w formie zaświadczenia. Zaświadczenie to jest niezbędne przy podpisywaniu umowy sprzedaży lokalu w formie aktu notarialnego. Do lokalu mogą przynależeć tzw. pomieszczenia przynależne znajdujące się poza lokalem, ale w obrębie danej nieruchomości budynkowej lub gruntowej, np. piwnica, komórka, schowek, garaż (ale nie miejsce postojowe). 9

I. Zakończenie inwestycji, powstanie wspólnoty mieszkaniowej Artykuł 8 WłLoU określa minimalne wymagania w stosunku do umowy o ustanowieniu odrębnej własności lokalu. Umowa ta powinna zawierać w szczególności: opis lokalu pozwalający na jego precyzyjną identyfikację, a więc rodzaj, położenie, wielkość (powierzchnię użytkową), ewentualnie także opis, położenie i wielkość pomieszczeń do niego przynależnych (komórka, piwnica), wielkość udziału w nieruchomości wspólnej związanego z wyodrębnioną własnością lokalu. Trzeba przypomnieć, że odrębna własność lokalu wiąże się nierozerwalnie ze współwłasnością w nieruchomości wspólnej. Nie można być właścicielem lokalu, nie posiadając jednocześnie udziału w nieruchomości wspólnej i nie można posiadać tego udziału, nie będąc jednocześnie właścicielem lokalu. Najczęściej umowa o ustanowieniu odrębnej własności wiąże się jednocześnie z jego sprzedażą, chociaż może nastąpić również w formie jednostronnej czynności prawnej. W każdym przypadku wymagana jest forma aktu notarialnego. Garaż wielostanowiskowy jest przykładem lokalu, którego wyodrębnienie następuje w formie jednostronnej czynności prawnej, ponieważ nie mamy tu do czynienia z jednorazowym przeniesieniem własności, ale z sukcesywną sprzedażą udziałów. Wspólnota mieszkaniowa jest zbiorem dość przypadkowych osób, których wiąże jedynie fakt posiadania lokali we wspólnej nieruchomości. Dlatego w celu uniknięcia konfliktów i nieporozumień warto ustalić najważniejsze zasady funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej już na etapie jej tworzenia, czyli w akcie notarialnym sprzedaży pierwszego lokalu. Zapisy dotyczące zarządzania nieruchomością wspólną zawarte w pierwszym akcie notarialnym są powtarzane we wszystkich kolejnych, tak więc sukcesywnie każdy nowy członek wspólnoty staje się stroną umowy pomiędzy właścicielami lokali. Warto więc rozszerzyć pierwszy akt notarialny o dodatkowe zapisy dot. sposobu zarządzania nieruchomością, zwłaszcza że możliwość taką daje wyraźnie art. 8 ust. 2 WłLoU. Ważne kwestie do uregulowania w umowie notarialnej to w szczególności: powierzenie sprawowania zarządu deweloperowi w początkowym okresie funkcjonowania wspólnoty do czasu aż właściciele lokali sami będą gotowi wybrać zarząd osobowy, określenie sposobu zarządzania garażem wielostanowiskowym, jeśli został wyodrębniony jako nieruchomość lokalowa, określenie sposobu głosowania udziałem związanym ze współwłasnością garażu wielostanowiskowego 3, 3 Problemy zarządzania związane z garażem wielostanowiskowym omówiono w osobnym rozdziale. 10

7. Umowa o wyodrębnienie i sprzedaż pierwszego lokalu jako źródło zasad określających sposób zakres nieruchomości wspólnej, zwłaszcza w odniesieniu do balkonów, tarasów i ogródków, zasady rozliczania kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, wysokość opłat zaliczkowych na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości oraz opłat zaliczkowych na pokrycie kosztów mediów i świadczeń, określenie warunków pozwalających wspólnocie mieszkaniowej na odcięcie dopływu mediów do lokalu z powodu zaległości we wnoszeniu opłat. Balkony, tarasy, ogródki Właściciele lokali, do których przylegają balkony, tarasy lub wydzielone ogródki na parterach, mają w aktach notarialnych zagwarantowane prawo wyłącznego korzystania z nich, natomiast równie ważne jest określenie, kto będzie pokrywał koszty ich utrzymania i w jakim zakresie. Spory pomiędzy właścicielami mogą w przyszłości wyniknąć na tle sposobu zagospodarowania ogródków. Warto pamiętać, że choć prawo do korzystania z nich przyznane zostało na wyłączność tylko niektórym właścicielom, to jednak ogródki jako część gruntu stanowią współwłasność wszystkich członków wspólnoty. W praktyce użytkownicy ogródków ogradzają je w rozmaity sposób, często odmienny od pierwotnego zagospodarowania, powodując nierzadko chaos estetyczny lub w ogóle zaniedbują je, przyzwalając na zarastanie terenu chwastami. Warto więc w akcie notarialnym zapisać zakres odpowiedzialności właścicieli za stan powierzonych im ogródków, a nawet stworzyć ramy do zastępczego działania wspólnoty mieszkaniowej w razie rażących zaniedbań lub samowolnych zmian. Zasady rozliczania kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej Zgodnie z WłLoU właściciele mają obowiązek partycypowania w kosztach utrzymania nieruchomości wspólnej, na które składają się w szczególności: koszty wynagrodzenia zarządu, koszty zarządzania, koszty konserwacji, napraw i remontów, koszty dostawy mediów do nieruchomości wspólnej (np. woda, energia elektryczna), koszty utrzymania porządku i czystości, koszty utrzymania zieleni, koszty ubezpieczenia nieruchomości, obsługi prawnej, ochrony, koszty prowadzenia rachunku bankowego. Zgodnie z ogólną regułą wyrażoną w WłLoU koszty utrzymania nieruchomości wspólnej pokrywane przez wspólnotę mieszkaniową rozliczane są na poszczególnych właścicieli proporcjonalnie do ich udziałów w nieruchomości wspólnej, a więc proporcjonalnie do wielkości ich lokali. Trzeba jednak podkreślić, że nie oznacza to konieczności określania skali tych obciążeń w jednakowej dla wszystkich wysokości w odniesieniu do 1 m 2 powierzchni użytkowej 4. 4 Patrz: uzasadnienie wyroku sądu podane w rozdziale III. 11