SPOTKANIE INFORMACYJNE DLA PRZEDSTAWICIELI SZKÓŁ WYŻSZYCH Z MNIEJSZYM STAŻEM OBSŁUGI PROJEKTÓW MOBILNOŚCI W PROGRAMIE ERASMUS+ SZKOLNICTWO WYŻSZE Podstawowe informacje z zakresu realizacji umowy finansowej Mobilność studentów i pracowników szkół wyższych KA103 i KA107 Warszawa, 10 maja 2016 r 1
KA 103 KA 107 Mobilność studentów niepełnosprawnych i znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej Zespół Mobilności Zespół PO WER 3 OBOWIĄZKI ZESPOŁU ODPOWIEDZIALNEGO ZA REALIZACJĘ MOBILNOŚCI STUDENTÓW I PRACOWNIKÓW (OBOWIĄZKI KOORDYNATORA UCZELNIANEGO): umowy międzyinstytucjonalne (oferta wyjazdowa) zasady naboru uczestników organizacja procesu naboru (kwalifikacji) zagwarantowanie miejsc dla zakwalifikowanych uczestników przygotowanie przed wyjazdem monitorowanie podczas wyjazdu rozliczenie po powrocie analiza rezultatów (statystyki, osiągnięcie zakładanych celów) współpraca z władzami i różnymi działami w uczelni współpraca z: uczelniami/instytucjami partnerskimi, NA, KE współpraca z organizacjami studenckimi 4 2
UMIEJĘTNOŚCI, JAKIE POWINIEN POSIADAĆ KOORDYNATOR organizacyjno-administracyjne komunikacyjne (zapewniające efektywne komunikowanie się z różnymi grupami osób) ICT językowe zarządcze 5 MOBILNOŚĆ STUDENTÓW 6 3
MIESIĘCZNE STAWKI STYPENDIALNE DLA STUDENTÓW, ROK 2015/16 I 2016/17 8 MOBILNOŚĆ STUDENTÓW WYMAGANIA MINIMALNE - REKRUTACJA Ogłoszenie naboru (treść i forma ogłoszenia) Jak powinno wyglądać ogłoszenie? Jakie kanały zostaną użyte? Tradycyjne czy trafiające najszybciej do studenta? Udokumentowanie procesu naboru 10 4
MOBILNOŚĆ STUDENTÓW WYMAGANIA MINIMALNE PRZYGOTOWANIE DO WYJAZDU Decyzja o naborze Dokumentacja: LA, umowa, test biegłości językowej Informacje logistyczne (ubezpieczenie, zakwaterowanie, dotarcie na miejsce) 11 MOBILNOŚĆ STUDENTÓW WYMAGANIA MINIMALNE ZALICZENIE OKRESU MOBILNOŚCI (1) Karta Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego (ECHE) Instytucja zobowiązuje się do: pełnego zaliczenia przedmiotów lub praktyki zagranicznej; włączenia osiągnięć studenta do jego dorobku w uczelni macierzystej 14 5
MOBILNOŚĆ STUDENTÓW WYMAGANIA MINIMALNE ZALICZENIE OKRESU MOBILNOŚCI (3) Umowa między uczelnią a studentem ARTYKUŁ 1 Cel dofinansowania 1.2 Uczestnik ( ) zobowiązuje się zrealizować program mobilności uzgodniony w Załączniku I w celu zrealizowania studiów/praktyki/ studiów i praktyki. 16 MOBILNOŚĆ STUDENTÓW WYMAGANIA MINIMALNE Porozumienie o programie studiów: przed wyjazdem: tabela A przedmioty do zrealizowania w uczelni przyjmującej tabela B przedmioty automatycznie zaliczone w uczelni wysyłającej (po zrealizowaniu programu z tabeli A) podczas mobilności: tabela A2 zmiany do tabeli A tabela B2 zmiany do tabeli B po zakończeniu mobilności: tabela C wykaz zaliczeń z uczelni przyjmującej tabela D potwierdzenie uznania akademickiego przez uczelnię wysyłającą 18 6
MOBILNOŚĆ STUDENTÓW WYMAGANIA MINIMALNE ZALICZENIE OKRESU MOBILNOŚCI (6) Porozumienie o programie praktyki: przed wyjazdem: tabela A informacje nt. praktyki (m.in. program, efekty kształcenia, poziom znajomości języka) tabela B zobowiązanie uczelni wysyłającej do zaliczenia praktyki tabela C zobowiązanie organizacji przyjmującej do wydania zaświadczenia o odbyciu praktyki podczas mobilności: tabela A2 zmiany do tabeli A po zakończeniu mobilności: tabela D zaświadczenia o odbyciu praktyki 19 MOBILNOŚĆ STUDENTÓW WYMAGANIA MINIMALNE ZALICZENIE OKRESU MOBILNOŚCI (7) Rozliczenie merytoryczne i finansowe: wykaz zaliczeń/zaświadczenie o odbyciu praktyki indywidualny raport uczestnika (4.2) test biegłości językowej (6.3) 20 7
MOBILNOŚĆ STUDENTÓW WYMAGANIA MINIMALNE ZALICZENIE OKRESU MOBILNOŚCI (9) Rozliczenie finansowe: ostateczna kwota za cały okres mobilności wyliczona na podstawie Mobility Tool+ (3.2) okres mobilności to rzeczywista data rozpoczęcia i zakończenia zapisana w Wykazie zaliczeń lub Zaświadczeniu o odbyciu praktyki (2.6) korekta w dół proporcjonalnie do czasu (możliwa! 5-dniowa elastyczność) 22 MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW 23 8
MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW WYMAGANIA MINIMALNE REKRUTACJA (1) W oparciu o przyjęte zasady (merytoryka/ finanse) W określonym terminie/ nabór ciągły Podstawa kwalifikacji Udokumentowanie procesu kwalifikacji pracowników 24 MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW WYMAGANIA MINIMALNE PRZYGOTOWANIE DO WYJAZDU Decyzja o zakwalifikowaniu Umowa (minimalne wymagania) Informacje logistyczne Ubezpieczenie 25 9
MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW WYMAGANIA MINIMALNE FINANSOWANIE (1) Opcja I Wypłata dofinansowania w kwocie wynikającej z określonych dla wyjazdów polskich pracowników kwot ryczałtowych; Opcja II Zapewnienie świadczeń o porównywalnej jakości; Opcja III Wypłata jednej składowej (wsparcie indywidualne lub podróż) przy jednoczesnym zapewnieniu świadczeń o porównywalnej jakości drugiej składowej (podróż lub wsparcie indywidualne). 26 MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW FINANSOWANIE OPCJA 1 Uczestnik otrzyma dofinansowanie w wysokości [ ] EUR jako Wsparcie Indywidualne (ryczałt na koszty utrzymania) oraz [ ] EUR jako ryczałt na koszty podróży. Kwota na Wsparcie Indywidualne (ryczałt na koszty utrzymania) wynosi [ ] EUR na dzień przy pobytach do 14. dnia włącznie oraz [ ] EUR na dzień od 15. dnia pobytu. 27 10
MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW FINANSOWANIE OPCJA 2 Uczelnia zapewni Uczestnikowi utrzymanie i podróż zgodnie z wewnętrznymi zasadami Uczelni wysyłającej/przyznającej dofinansowanie. W takim przypadku Uczelnia zapewni odpowiedni standard oferowanych usług. 28 MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW FINANSOWANIE OPCJA 3 Uczestnik otrzyma od Uczelni dofinansowanie w wysokości [ ] EUR na [podróż/wsparcie Indywidualne] oraz wsparcie w postaci zapewnienia [podróży/utrzymania podczas wyjazdu stypendialnego]. W takim przypadku Uczelnia zapewni odpowiedni standard oferowanych usług, zgodnie z jej wewnętrznymi regulacjami. 29 11
WSPARCIE ORGANIZACYJNE OS (ORGANIZATIONAL SUPPORT) Wsparcie organizacyjne ryczałt na każdą mobilność*: 350 na każdego uczestnika (1-100 mobilności) 200 na każdego uczestnika (powyżej 100 mobilności) 10% margines tolerancji * W KA107 również na mobilności przyjazdowe 30 SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA 31 12
SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (1.1) ECAS Rejestracja osoby w bazie ECAS: http://erasmusplus.org.pl/jak-zlozyc-wniosek/ 32 SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (3) MOBILITY TOOL+ https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility Więcej informacji na stronie http://erasmusplus.org.pl/raportowanie/ 33 13
SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (3.1) MOBILITY TOOL+ 34 SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (3.2) MOBILITY TOOL+ 35 14
SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (5) FRSE ONLINE https://online.frse.org.pl/ 36 SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (5) FRSE ONLINE 37 15
UMOWA FINANSOWA KA103 I ZAŁĄCZNIKI Umowa - https://online.frse.org.pl/ 38 UMOWA FINANSOWA KA103 I ZAŁĄCZNIKI 39 16
Warunki Ogólne i załączniki do umowy finansowej: www.erasmusplus.org.pl/dokumenty/szkolnictwo-wyzsze/ PLATFORMA OLS 41 17
SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (4) OLS OLS (Online Linguistic Support) to narzędzie oceny kompetencji językowych i doskonalenia znajomości języków obcych dla uczestników mobilności długoterminowej (studia/praktyki) w programie Erasmus+; Przygotowanie językowe dotyczy języków: EN, FR, DE, ES, IT, NL; Od wiosny 2016 mają być dostępne testy w nowych językach: czeski, duński, grecki, polski, portugalski i szwedzki; Test językowy przed i po wyjeździe obligatoryjny dla wszystkich studentów. Wynik nie wpływa na dopuszczenie studenta do wyjazdu; Kurs językowy - ustalenia indywidualne uczelnia-student; W kolejnych latach planowane jest stopniowe rozszerzanie systemu o następne oficjalne języki UE. 42 SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (4.1) OLS 43 18
SYSTEMY WSPIERAJĄCE PRACĘ KOORDYNATORA (4.2) OLS 44 OLS-ROLE I ZADANIA UCZESTNIKÓW MOBILNOŚCI wypełnienie obowiązkowego piewszego testu biegłości językowej w terminie określonym przez uczelnię - po otrzymaniu informacji z OLS udział w kursie językowym on-line wyłącznie w języku, w którym został wypełniony test biegłości językowej (dostęp do kursu językowego będzie możliwy przez taki czas jaki został podany przez uczelnię w OLS jako czas trwania stypendium licząc od pierwszego logowiania, na dwa tygodnie przed końcem pobytu uczestnik, który wypełnił pierwszy test językowy otrzyma maila z linkiem do drugiego testu do wypełnienia w ciągu 10 dni udział uczestnika w więcej niż jednej mobilności oznacza konieczność wypełnienia testu biegłości językowej dla każdej mobilności osobno, nawet jeśli język komunikacji podczas mobilności będzie identyczny. 45 19
PLATFORMA OLS WWW.ERASMUSPLUSOLS.EU/PROFILE 46 47 20
48 49 21
50 51 22
52 53 23
56 Wynik drugiego testu oceny poziomu biegłości językowej w OLS Wynik drugiego testu Wynik pierwszego testu 24
OLS WIĘCEJ INFORMACJI Strona internetowa Narodowej Agencji programu Erasmus+: http://erasmusplus.org.pl/online-linguistic-support/ 73 SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z MOBILNOŚCI EDUKACYJNEJ W PROGRAMIE ERASMUS+ 75 25
SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z MOBILNOŚCI EDUKACYJNEJ W PROGRAMIE ERASMUS+ Raport przejściowy (1/2) FRSE online Raport końcowy - Mobility Tool+ oraz Raporty indywidualne uczestnika 76 RAPORT PRZEJŚCIOWY Termin złożenia: KA103-27 czerwca 2016 Dotyczy wszystkich uczelni Cel: Sprawdzenie czy uczelnia wykorzysta całą przyznaną pulę środków Nie => o ile należy zmniejszyć kwotę umowy; Tak => czy uczelnia: zrealizuje więcej wyjazdów/dłuższe pobyty? wnioskuje o dodatkowe fundusze? Zlecenie II/ kolejnej płatności (zaliczkowej) Przeprowadzenie redystrybucji Formularz w OnLine FRSE (https://online.frse.org.pl/) 77 26
SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z MOBILNOŚCI EDUKACYJNEJ W PROGRAMIE ERASMUS+ Mobility Tool+ (MT) Jest narzędziem sprawozdawczości: cześć statystyczno-finansowa cześć opisowa Pracę nad raportem (częścią statystyczno-finansową) uczelnia rozpoczyna już w momencie zarejestrowania w Mobility Tool pierwszej mobilności 78 SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z MOBILNOŚCI EDUKACYJNEJ W PROGRAMIE ERASMUS+ MT gromadzi informacje o uczestnikach: Imię, nazwisko Rodzaj wyjazdu Miejsce i czas pobytu na stypendium ( od-do i łączna liczba dni ) Liczba dni bez finansowania Wysokość stypendium Ryczałt na podróż (ST) OLS (SM) Główny język ( ) 79 27
RAPORT KOŃCOWY UMOWA KA103-2015 Termin złożenia: 30.11.2016 r. (umowa 16 miesięczna) 31.07.2017 (umowa 24 miesięczna) Dotyczy wszystkich uczelni Cel: Podsumowanie działań zrealizowanych w projekcie (liczba wyjazdów, czas trwania, wypłacona kwota; ocena jakościowa dokonana przez stypendystów) Formularze: MT (część statystyczno-finansowa) eform (część opisowa) 80 RAPORT KOŃCOWY CZĘŚĆ OPISOWA 81 28
INDYWIDUALNY RAPORT UCZESTNIKA Umowa uczelnia student: ARTYKUŁ 7 Indywidualny raport uczestnika z wyjazdu (on-line EU survey) 7.1. Uczestnik składa indywidualny raport on-line EU survey najpóźniej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania do jego złożenia. Uczestnik, który nie złoży indywidualnego raportu może zostać wezwany przez Uczelnię do częściowego lub pełnego zwrotu otrzymanego dofinansowania UE 7.2 Uczestnik może zostać wezwany do złożenia uzupełniającego raportu on-line odnoszącego się do kwestii uznawalności. Indywidualny raport uczestnika będzie elementem oceny raportu końcowego uczelni. 82 INDYWIDUALNE RAPORTY UCZESTNIKA Participant Report Form - Student mobility for studies in higher education (SMS) Participant Report Form - Student mobility for traineeships in higher education (SMP) Participant Report Form - Staff mobility for teaching assignments and training activities (ST) 83 29
ZNACZENIE INDYWIDUALNEGO RAPORTU UCZESTNIKA Pytania o: ocenę przejrzystości i obiektywności kwalifikacji na wyjazd podpisanie LA przed wyjazdem uznawalność akademicką liczbę punktów ECTS zaliczoną (uznaną) przez uczelnię wysyłającą [SM] ocena sposobu przeliczenia ocen [SM] ponowne zdawanie egzaminów w uczelni wysyłającej [SM] ( ) 84 Zagraniczna mobilność studentów niepełnosprawnych i znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej (PO WER) Cel projektu: Wzmocnienie kompetencji zawodowych i kluczowych studentów biorących udział w mobilności Wskaźnik realizacji celu: wzrost kompetencji u 90% uczestników Sposób mierzenia wskaźnika: pozytywne odpowiedzi na wybrane pytania zawarte w raportach uczestników w Mobility Tool + po zakończeniu mobilności erasmusplus.org.pl 85 30
Pytania z raportu uczestnika w Mobility Tool+ erasmusplus.org.pl 86 Pytania z raportu uczestnika w Mobility Tool+ ( ) ( ) erasmusplus.org.pl 87 31
erasmusplus.org.pl 88 RÓŻNICE POMIĘDZY KA103 I KA107 89 32
KA103 VS KA107 Mobilność studentów: na studia (od 3 do 12 miesięcy); na praktykę (od 2 do12 miesięcy), w tym wyjazdy absolwentów (rekrutacja na ostatnim roku studiów). Tylko KA103 90 KA103 VS KA 107 Mobilność pracowników (od 2 dni do 2 miesięcy): w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych co najmniej 8 godzin w tygodniu dla studentów uczelni partnerskiej oraz KA107 od 5 dni specjalistów z zagranicznych przedsiębiorstw w celu prowadzenia zajęć ze studentami; w celu wzięcia udziału w szkoleniu Tylko KA103 91 33
KA103-SM KA107-SM KA103-ST KA107-ST Wypłata I raty 30 dni od podpisania umowy LUB rozpoczęcia mobilności/potwierdz eniu przybycia; 70-100% Uzgodniony sposób 30 dni od podpisania umowy ale nie później niż w dniu rozpoczęcia mobilności); 70-100% Uzgodniony sposób Wypłata II raty Testy językowe OLS Raport uczestnika 45 dni 20 dni 45 dni od złożenia raportu uczestnika tak nie nie nie 30 dni 10 dni 30 dni od wezwania 92 KA103 VS KA 107 Umowa KA107-2015 Możliwość przedłużenia okresu obowiązywania umowy do 31.07.2017 93 34
OKRES TRWANIA UMOWY KA103 Okres trwania umowy 2016 roku: Od 01.06.2016 do 30.09.2017 (16 miesięcy) Od 01.06.2016 do 31.05.2018 (24 miesiące) Wspólne terminy dla umów 16- i 24-miesięcznych Ankieta Beneficjenta Badanie wiarygodności finansowej Wystawienie umowy Pierwsza płatność (zaliczkowa): 30 dni Raport przejściowy: Druga płatność (zaliczkowa): 60 dni Raport końcowy: 60 dni 94 UPOWSZECHNIANIE REZULTATÓW PROJEKTÓW 95 35
UPOWSZECHNIANIE REZULTATÓW PROJEKTÓW W PROGRAMIE ERASMUS+ Karta Erasmusa dla szkolnictwa wyższego: Instytucja zobowiązuje się również do: Konsekwentnego promowania działań podejmowanych w programie i ich rezultatów Umowa finansowa: Warunki ogólne Załącznik III 96 UPOWSZECHNIANIE REZULTATÓW MOBILNOŚCI (PROMOCJA KORZYŚCI Z MOBILNOŚCI) Źródła danych o korzyściach z mobilności edukacyjnej: Dla NA: Raporty końcowe beneficjentów Dla Uczelni oraz NA: Indywidualne raporty uczestników mobilności Dla Uczelni: Inne (np. spotkania z powracającymi ze stypendium uczestnikami) 97 36
JAK I CO UPOWSZECHNIAĆ? 98 UPOWSZECHNIENIE TO PROCES Rezultaty, które chcemy promować powinny być dookreślone szczegółowo. Rezultaty Grupa odbiorców Grupa odbiorców powinna być szczegółowo scharakteryzowana. Należy pamiętać o różnorodności narzędzi oraz dopasowaniu do grupy odbiorców. Narzędzia Trwałość Należy podejmować takie działania, które pozwolą żyć naszym rezultatom dłużej niż czas trwania projektu. Nie należy zapominać o ewaluacji 37
NARZĘDZIA UPOWSZECHNIANIA Przykładowe narzędzia wykorzystywane do upowszechniania rezultatów: media tradycyjne (radio, telewizja); Internet strony internetowe (własne oraz branżowe); media społecznościowe (Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest); materiały drukowane (raporty, broszury, ulotki, prasa branżowa); wydarzenia (konferencje, wernisaże, wystawy, gale, seminaria, targi, sympozja). SEKCJA W RAPORCIE KOŃCOWYM POŚWIĘCONA UPOWSZECHNIANIU REZULTATÓW 101 38
UCZELNIA UMIĘDZYNARODOWIONA Kształci zagranicznych studentów Oferuje realizację części programu kształcenia w uczelni/instytucji zagranicznej własnym studentom Zatrudnia zagranicznych pracowników naukowodydaktycznych, realizuje zagraniczną wymianę pracowników Dba o wizerunek uczelni także za granicą Oferuje programy studiów opracowane z wykorzystaniem najnowszych globalnych osiągnięć nauki i dydaktyki, także w językach obcych Dba o zachowanie postaw tolerancji, otwartości na inne kultury wśród własnej społeczności akademickiej 102 DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ 103 39