Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 0152-57/10 Burmistrza Miasta Nowego Targu z dnia 15 grudnia 2010 r.. I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. I. Podstawy prawne. 1 1. Zasady prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta w Nowym Targu opracowano na podstawie: 1. Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz. U. z 2009 r. nr 152 poz. 1223, Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz 278 z późn. zm. ), 2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych / Dz. U. Nr 157 poz.1240 z późn. zm./, 3. Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54 poz.654 z póź. zm.), 4. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U nr 128 poz.861) 5. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 208 poz. 1375). 6. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz U. Nr 20 poz. 103 ). 7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. nr 43 poz. 247). II. Ustalenia ogólne 2 1. Księgi rachunkowe prowadzone są w Urzędzie Miasta w Nowym Targu w swojej siedzibie przez Wydział Finansowy przy ul. Krzywej 1 34-400 Nowy Targ. 2. Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Okresem sprawozdawczym są kolejne miesiące roku. 3. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki powinno nastąpić do dnia 30 kwietnia roku następnego. 4. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim. 1. Urząd Miasta sporządza następujące sprawozdania budżetowe: 3 1
a) za okresy miesięczne : Rb-27S miesięczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, Rb-28S miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, b) za okresy kwartalne : Rb-27ZZ kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, Rb-50 kwartalne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, Rb N kwartalne sprawozdanie o stanie należności, Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, Rb-ZN kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych. Rb - NDS - kwartalne sprawozdanie o nadwyżce /deficycie jednostki samorządu terytorialnego, c) za okresy półroczne : Rb- PDP - półroczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy/miasta na prawach powiatu, sprawozdanie opisowe z realizacji dochodów i wydatków jednostki ( sprawozdanie sporządzane na podstawie ustawy o finansach publicznych, w szczegółowości określonej przez organ stanowiący ), Rb-30S półroczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych, Rb-34S półroczne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych d) za okres roczny : Rb-27S roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, Rb-27 ZZ - roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, 2
Rb-28S roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, Rb-30S roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych, Rb-34S roczne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych Rb-50 - roczne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, Rb-ST - roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych samorządowych jednostek budżetowych/jednostek samorządu terytorialnego, Rb- N - roczne sprawozdanie o stanie należności, Rb- Z - roczne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, Rb- ZN - roczne sprawozdanie o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych. Rb- UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych, Rb- UN roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności, Rb- NDS - roczne sprawozdanie o nadwyżce /deficycie jednostki samorządu terytorialnego, Rb- PDP - roczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy/miasta na prawach powiatu, Rb- WSa roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki samorządu terytorialnego, 2. Urząd Miasta sporządza następujące sprawozdania finansowe na dzień 31 grudnia tj. na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych wg aktualnie obowiązujących wzorów określonych w odrębnych przepisach : bilans jednostki budżetowej, rachunek zysków i strat jednostki budżetowej (wariant porównawczy ), zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej. 3. Urząd Miasta sporządza sprawozdania finansowe jednostki samorządu terytorialnego na które składa się : - bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego - łączny bilans obejmujący dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych według aktualnego wzoru określonego w odrębnych przepisach, 3
- łączny rachunek zysków i strat obejmującego dane wynikające z rachunków zysków i strat samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych według wzoru określonego w odrębnych przepisach, - łączne zestawienie zmian w funduszu obejmującego dane wynikające z zestawień zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, według wzoru określonego w odrębnych przepisach, - skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego według wzoru określonego w odrębnych przepisach. 4. Urząd sporządza ponadto inne sprawozdania wymagane szczególnymi przepisami a to : deklaracje ZUS, deklaracje VAT - 7 deklaracje PIT R4, sprawozdania GUS. 5. Szczegółowy opis poszczególnych sprawozdań i deklaracji określają odrębne przepisy. Zmiana tych opisów, wprowadzenie nowych sprawozdań lub ich zamiana nie powoduje konieczności zmian w niniejszej instrukcji. 3 1. Ze względu na termin /10 dzień każdego następnego miesiąca /, złożenia miesięcznego sprawozdania Rb-28 oraz nieistotny wpływ na sytuację finansową jednostki i zasadę kasową obowiązującą w sprawozdawczości budżetowej - przyjmuje się zasadę, że w księgach danego miesiąca ujmowane są zobowiązania uznane, dotyczące kosztów danego miesiąca z datą wpływu do 3 dnia następnego miesiąca kalendarzowego (włącznie). Dokumenty księgowe dotyczące w/w zobowiązań są w pierwszej kolejności przekazywane do Wydziału Finansowego i wprowadzane do ewidencji księgowej przez wyznaczonego pracownika, a następnie zwracane do Biura Obsługi mieszkańców celem ich dalszego rozdysponowania do właściwych wydziałów merytorycznych. Zatwierdzone dokumenty muszą zostać zwrócone do Wydziału Finansowego w nieprzekraczalnym terminie do 7 dnia miesiąca celem terminowego sporządzenia sprawozdania. Pozostałe dokumenty księguje się pod datą wpływu do Urzędu. 2. Za miesiąc grudzień ubiegłego roku, w którym ujmuje się zobowiązania i należności dotyczące tego roku przyjmuje się i ewidencjonuje dokumenty księgowe i rozliczeniowe dotyczące tych rozliczeń w roku następnym w terminach wynikających z ogólnych 4
przepisów ustawy o rachunkowości.. III. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych 4 1. Księgi rachunkowe Urzędu Miasta prowadzone są przy wykorzystaniu pakietu programów komputerowych nabytych od Firmy REKORD Bielsko Biała. 2. System komputerowy ewidencji księgowej spełnia wymogi art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i został wprowadzony do stosowania odpowiednią decyzją kierownika jednostki. 3. Opisy przeznaczenia programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych zawarte są w instrukcjach dostarczonych przez dostawcę. 4. System ten zapewnia kompleksową obsługę w zakresie rachunkowości jednostek prowadzących tzw. pełną księgowość z uwzględnieniem specyfiki jednostek, umożliwiając m.in.: prowadzenie kartoteki dowodów księgowych z możliwością jej przeglądania, przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie czasu, przeglądanie i drukowanie stanów kont w zadanym okresie w ujęciu analitycznym lub syntetycznym, prowadzenie kartoteki planu finansowego jednostki z możliwością sporządzania wykazów zawierających stopień wykonania planu w dowolnym okresie czasu, wykonanie analizy rozrachunkowej kont. W księgowości budżetowej ewidencja operacji gospodarczych odbywa się na najniższym poziomie analityki dla danego konta syntetycznego w planie kont. 5 1. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, 5
księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). 2. Księgi rachunkowe są : trwale oznaczone nazwą jednostki, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, przechowywane starannie w ustalonej kolejności. 3. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, są dokonywane w sposób trwały, komputerowo, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. 4. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu. 5. Zapisy księgowe powinny zawierać co najmniej: datę dokonania operacji, określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że stosowanie skrótów lub kodów uwarunkowane jest posiadaniem pisemnego objaśnienia ich treści, zapisy systematyczne dokonywane w księgach rachunkowych muszą być powiązane z zapisami chronologicznymi, w sposób wynikający ze stosowanej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, zapisy w dziennikach dokonywane są w porządku chronologicznym, dzień po dniu sukcesywnie. Zbiór danych z dziennika jest sprawdzianem kompletności ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych w poszczególnych miesiącach i w całym roku obrotowym. księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, 6
statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana. 6 Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Dzienniki częściowe prowadzone są dla określonych grup rodzajowych zdarzeń. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów dzienników częściowych. 7 Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. 8 1. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego. 2. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) winny być prowadzone co najmniej dla: 7
a) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych, których ewidencja prowadzona jest w księdze inwentarzowej, b) rozrachunków z kontrahentami, c) rozrachunków z pracownikami, d) kosztów wg klasyfikacji budżetowej e) dochodów wg klasyfikacji budżetowej f) innych istotnych dla jednostki składników majątku. Sumy sald kont pomocniczych winny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej. 3. Konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów księgi głównej, prowadzi się w porządku chronologicznym, jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, wówczas suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej. 9 Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym. Ujmowane są na nich ( między innymi ): środki trwałe postawione w stan likwidacji obce środki trwałe przejściowo użytkowane plan finansowy wydatków budżetowych plan finansowy niewygasających wydatków zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat zaangażowanie dochodów własnych jednostki budżetowej 10 8
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zawiera ono: symbole i nazwy poszczególnych kont syntetycznych i analitycznych, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty Zestawienia obrotów i sald... są zgodne z obrotami dziennika. Przenoszenia sald bilansu zamknięcia i otwarcia musi być udokumentowane wydrukiem zawierającym zestawienie obrotów i sald bilansu otwarcia, które jednocześnie spełnia rolę sprawdzianu poprawności, ciągłości i kompletności zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zestawieniem obrotów i sald bilansu otwarcia, 7. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest: dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego, dla wybranych w miarę. IV. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych 11 Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz z zakładowej instrukcji inwentaryzacji stanowiącej odrębne opracowanie. W jednostce występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji: 1) spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic inwentaryzacyjnych, 2) uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic, 9
3) porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników. Szczegółowe dane na temat przeprowadzania inwentaryzacji oraz jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych ujęto w Zakładowej j instrukcji inwentaryzacyjnej. 10
11