SYSTEM ELEKTRONICZNEJ REKRUTACJI Opis działania systemu e-rekrutacja (kwiecień 2014) 1
Witamy na portalu e-rekrutacja Procedura naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze Generalna zasada regulująca proces naboru w administracji samorządowej została wyrażona w art.11 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). W myśl przepisów tej ustawy nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest OTWARTY I KONKURENCYJNY. W Urzędzie m.st. Warszawy nabór kandydatów odbywa się zgodnie z ustawą z dn. 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.) oraz Zarządzeniem nr 5724/2014 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 19 marca 2014 r. w sprawie Regulaminu przeprowadzania naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie m.st. Warszawy. Ogłoszenia o wolnym stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym oraz o naborze kandydatów na to stanowisko umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy zwanym dalej Biuletynem i na tablicach informacyjnych w jednostce, do której prowadzony jest nabór. Postępowanie rekrutacyjne na wolne stanowisko urzędnicze przeprowadzane w ramach naboru obejmuje następujące etapy: 2
Etap I ocena formalna dokumentów złożonych przez kandydatów 1. Po upływie terminu do składania dokumentów określonego w ogłoszeniu o naborze, dokumenty złożone przez kandydatów są analizowane przez sekretarza komisji pod względem spełnienia wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu o naborze. 2. Sekretarz komisji po dokonaniu analizy dokumentów, sporządza listę kandydatów, którzy spełniają wymagania niezbędne określone w ogłoszeniu o naborze z informacją o liczbie nadesłanych ofert. 3. Nie dopuszcza się do kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego kandydatów, którzy nie spełniają wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu o naborze. 4. Po zakończeniu oceny formalnej Kandydaci, którzy spełnili wymagania niezbędne, są o tym informowani poprzez zaproszenie do udziału w kolejnym etapie naboru, jakim jest - test wiedzy. Etap II test wiedzy 1. Kandydaci dopuszczeni do testu wiedzy zawiadamiani są przez sekretarza komisji o terminie i miejscu przeprowadzenia testu listem poleconym, drogą elektroniczną, telefonicznie lub w inny przyjęty sposób. 2. Test wiedzy będący testem jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru, składa się z minimum 20 pytań, odbywa się tylko w jednym terminie i miejscu wyznaczonym przez sekretarza komisji. 3. W przypadku niestawienia się lub spóźnienia się kandydata na test wiedzy lub niesamodzielnego napisania testu, sekretarz komisji podejmuje decyzję o wykluczeniu tego kandydata z postępowania rekrutacyjnego. Od decyzji sekretarza komisji nie przysługuje odwołanie. 4. Sekretarz komisji dokonuje oceny testów wiedzy, przyznając jeden punkt za każdą prawidłowo udzieloną odpowiedź. Etap III rozmowa kwalifikacyjna Rozmowa kwalifikacyjna ma na celu dokonanie bezpośredniej oceny kandydata poprzez weryfikację informacji zawartych w dokumentach złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o naborze, a także zbadanie: - predyspozycji i umiejętności kandydata, - posiadanej wiedzy na temat zadań na stanowisku, o które ubiega się kandydat. 1. Termin rozmowy kwalifikacyjnej wyznacza przewodniczący komisji. 2. W przypadku ogłoszenia naboru na jedno wolne stanowisko urzędnicze do rozmowy kwalifikacyjnej zaprasza się maksymalnie 10 kandydatów, którzy uzyskali największą liczbę punktów z testu wiedzy. W przypadku uzyskania przez kandydatów równej liczby punktów dopuszcza się zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną więcej niż 10 kandydatów. 3. Kandydaci dopuszczeni do etapu trzeciego postępowania rekrutacyjnego zawiadamiani są przez sekretarza komisji o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej listem poleconym, drogą elektroniczną, telefonicznie lub w inny przyjęty sposób. 4. W przypadku niestawienia się kandydata na rozmowę kwalifikacyjną komisja podejmuje decyzję o wykluczeniu tego kandydata z postępowania rekrutacyjnego. Od decyzji komisji nie przysługuje odwołanie. 5. Przez niestawienie się kandydata na rozmowę kwalifikacyjną rozumie się również spóźnienie dłuższe niż 15 minut. 3
WYŁONIENIE I WYNIK NABORU 1. W toku naboru komisja wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, których niezwłocznie, po sporządzeniu przez sekretarza komisji protokołu z przeprowadzonego naboru kandydatów, przedstawia prezydentowi wraz z uzasadnieniem wyboru, celem zatrudnienia wybranego kandydata. 2. W przypadku braku rozstrzygnięcia naboru kandydatów sekretarz komisji sporządza protokół wraz z uzasadnieniem nierozstrzygnięcia naboru na dane stanowisko. 3. Prezydent podejmuje decyzję o zatrudnieniu lub odmowie zatrudnienia kandydata lub akceptuje brak rozstrzygnięcia naboru. 4. Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o wyniku naboru jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej urzędu/urzędu dzielnicy oraz opublikowana w BIP przez okres, co najmniej 3 miesięcy. Wymagane dokumenty i oświadczenia Dokumenty, które potwierdzają wymagania niezbędne określone w treści ogłoszenia o naborze. Potwierdzenie wykształcenia: Skan (kopia elektroniczna) dokumentu potwierdzającego wymagane wykształcenie i kwalifikacje zawodowe. Potwierdzenie stażu pracy: 4
Przez staż pracy rozumie się okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę potwierdzony kopiami świadectw pracy lub w przypadku pozostawania w stosunku pracy, zaświadczeniem o zatrudnieniu, zawierającym okres zatrudnienia. Potwierdzenie doświadczenia zawodowego w określonej dziedzinie lub branży: Przez doświadczenie zawodowe rozumie się doświadczenie uzyskane w trakcie wykonywania pracy (zadań) na podstawie stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, prowadzenia działalności gospodarczej itp. Doświadczenie zawodowe jest zatem pojęciem szerszym niż staż pracy. Oświadczenia podpisane własnoręcznie 1. O posiadanym obywatelstwie; o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nie posiadające obywatelstwa polskiego zgodnie z art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.); 2. O pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych; 3. O tym, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe; 4. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych o treści: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb tej rekrutacji, zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Skan (kopia elektroniczna) dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata zamierzającego skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). Załączniki zawierające skany (kopie elektroniczne) dokumentów powinny być sporządzone w formie pliku PDF lub JPG/JPEG, łączna wielkość załączanych plików nie powinna przekraczać 3,5 MB. Ogłoszenia o naborze 5
6
Przeglądanie wszystkich ogłoszeń odbywa się przez przechodzenie pomiędzy stronami, z kolei wyszukiwanie konkretnych ogłoszeń wg określonych parametrów umożliwia wyszukiwarka. 7
Wyszukaj ogłoszenie (Wyszukiwarka) Aby wyszukać konkretne ogłoszenie tj. takie, którego numer referencyjny jest nam znany, wpisujemy go polu Nr referencyjny i klikamy na przycisk. Na dole strony wyświetli się poszukiwany rekord zawierający informacje o aktualnym stanie naboru. Rodzaj stanowiska, Etap i Dzielnica to parametry, według których można przeszukiwać bazę ogłoszeń dokonując wyboru poprzez rozwinięcie list rozwijanych i kliknięcie na wybranej pozycji: 8
W polach Stanowisko, Komórka i Jednostka wpisujemy z klawiatury wyszukiwany parametr (wcześniej należy stanąć kursorem na danym polu). Termin składania aplikacji wybieramy kliknięciem stając na określonej dacie z wyświetlanego kalendarza: Po wprowadzeniu parametrów wyszukiwania i kliknięciu na przycisk rekord z ogłoszeniem (ogłoszeniami) odpowiadający zadanym kryteriom. u dołu strony pojawi się 9
Kandydat chcąc przystąpić do rekrutacji, klika na przycisk formularz rekrutacji., którym uruchamia aktywny 10
Portal e-rekrutacja, formularz aplikacyjny Po otwarciu formularza, aplikujący wypełnia wszystkie pola tekstowe (Dane osobowe - wypełnienie pól oznaczonych gwiazdkami jest obowiązkowe), zaznacza pola wyboru (Oświadczenia kandydata, Wymagania i niezbędne dokumenty) i załącza wymagane załączniki. 11
Przykład poprawnie wypełnionego formularza i prawidłowo dołączonych załączników. Aby przejść do wysyłki formularza wcześniej musimy podać prawidłowy wynik działania matematycznego. Kliknięciem na przycisku przesyłamy aplikację na serwer urzędu. 12
Portal e-rekrutacja, potwierdzenie złożenia aplikacji (na ekranie) Informacja o złożeniu formularza widoczna na ekranie oraz uczestnik postępowania otrzyma na wskazany przez siebie adres skrzynki e-mail potwierdzenie złożenia aplikacji. 13
Portal e Rekrutacja, składanie aplikacji przez epuap Kliknięciem na przycisku przesyłamy aplikację na epuap. 14
Podpisywany dokument w portalu epuap Przekazany dokument po zalogowaniu do epuap-u wyświetli się na ekranie do przekazania na skrzynkę Urzędu. Przy składaniu aplikacji przez epuap wymagany jest podpis elektroniczny lub profil zaufany. 15