Dla rozwoju innowacyjnej gospodarki UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

2011 Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości Dla rozwoju innowacyjnej gospodarki UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości Broszurę przygotował zespół PARP Wydanie II Stan na październik 2011 Nakład: 3000 egzemplarzy ISBN 978-83-7633-101-0 Publikacja bezpłatna Druk: Agencja Reklamowo-Wydawnicza A. Grzegorczyk, 05-082 Stare Babice, ul.kutrzeby 15 Copyright by Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa 2011 Publikacja współfinansowana przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Spis treści Założenia Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka...4 Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka...4 Prowadzenie projektu Umowa o dofinansowanie...5 Zmiany w umowie o dofinansowanie...5 Zabezpieczenie realizacji umowy...6 Stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych...7 Rozliczanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Zmiana systemu przepływów finansowych...10 Procedura wnioskowania o płatność...10 Kwalifikowalność wydatków...11 Wskaźniki osiągnięcia celów projektu...12 Wniosek o płatność zaliczkową, pośrednią i końcową... 13 Kontrola projektów...20 Elementarz promocji najważniejsze zasadach promocji projektów realizowanych ze środków PO IG... 21 Informacje Praktyczne Najczęstsze błędy popełniane przez Beneficjentów przy rozliczaniu umów o dofinansowanie projektu... 25 Najczęściej zadawane pytania w trakcie rozliczania projektów... 26 Słownik pojęć Beneficjenta PO IG...28 Wykaz aktów prawnych i programowych...30 Regulacje programowe...30 Uwarunkowania prawne dotyczące promocji...30 Opis priorytetów Programu...30 Dane teleadresowe instytucji uczestniczących w realizacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka...31 2

Szanowni Państwo, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) uczestniczy w procesie dystrybucji unijnych dotacji w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG) od 2007 roku. Jesteśmy obecnie po półmetku procesu wydatkowania dostępnej puli ok. 4 mld euro. Powiększa się grupa przedsiębiorców, którzy zrealizowali już swoje projekty, a coraz większa ich część jest w zaawansowanym stadium. Do października 2011 roku PARP podpisała ponad 7 000 umów, których dofinansowanie wyniosło ponad 12 mld zł. Natomiast beneficjentom Agencja wypłaciła kwotę ponad 5 mld zł. PARP wspiera przedsiębiorców na każdym etapie realizacji projektów unijnych. W celu ułatwiania przedsiębiorcom właściwego prowadzenia i rozliczania projektów przekazujemy zaktualizowane II wydanie broszury poświęconej powyższej tematyce. Znajdą w niej Państwo opisy prowadzenia projektów, porady i procedury dotyczące wnioskowania o płatność (w tym instrukcję wypełniania wniosku) oraz informacje na temat kwalifikowalności wydatków. Ponadto broszura omawia obowiązki, które Beneficjent w ramach prowadzonego projektu powinien wypełniać: czynności kontrolne, podejmowanie odpowiednich działań na rzecz promocji projektu czy bieżący monitoring realizacji celów projektów. Licząc, że niniejsza broszura stanie się dla Państwa pomocnym źródłem wiedzy, pozostaję z poważaniem. Bożena Lublińska-Kasprzak Prezes PARP Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 3

Założenia Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (PO IG) jest jednym z sześciu programów krajowych Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013. Program skierowany jest głównie do przedsiębiorców, którzy planują realizować innowacyjne projekty związane z badaniami i rozwojem, nowoczesnymi technologiami, inwestycjami mającymi duże znaczenie dla polskiej gospodarki oraz wdrażaniem i wykorzystaniem technologii informacyjnych i komunikacyjnych. Kolejną grupę Beneficjentów stanowią instytucje otoczenia biznesu, które otrzymują wsparcie, m.in. na poprawę jakości świadczonych przez nie usług na rzecz przedsiębiorców oraz tworzenie sieci prywatnych inwestorów. Celem Programu jest stymulowanie innowacyjności poprzez bezpośrednie wsparcie przedsiębiorstw, instytucji otoczenia biznesu oraz jednostek naukowych świadczących usługi firmom. Program zapewnia także wsparcie systemowe, które ma na celu rozwój środowiska instytucjonalnego innowacyjnych przedsiębiorstw. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka W latach 2007-2013 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości realizuje 13 działań PO IG, na które przeznaczono blisko 4 mld euro. PARP, zgodnie ze statutowymi celami swojej działalności, promuje innowacyjne postawy oraz zachęca przedsiębiorców do stosowania w swoich firmach nowoczesnych technologii. Agencja, prowadząc szerokie działania promocyjno-informacyjne, pomaga wnioskodawcom na wszystkich etapach realizacji projektu: od momentu zainteresowania działaniami Programu, poprzez przygotowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie, aż po prowadzenie i rozliczanie projektu. W poszczególnych osiach priorytetowych Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości realizuje następujące działania: 1.4-4.1 - Wsparcie na prace badawcze i rozwojowe oraz wdrożenie wyników tych prac; 3.1 - Inicjowanie działalności innowacyjnej; 3.3 - Tworzenie systemu ułatwiającego inwestowanie w MSP; 4.2 - Stymulowanie działalności badawczo-rozwojowej (B+R) przedsiębiorstw oraz wsparcie w zakresie wzornictwa przemysłowego; 4.4 - Nowe inwestycje o wysokim potencjale innowacyjnym; 5.1 - Wspieranie powiązań kooperacyjnych o znaczeniu ponadregionalnym; 5.2 - Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym; 5.3 - Wspieranie ośrodków innowacyjności, 5.4 - Zarządzanie własnością intelektualną; 6.1 - Paszport do eksportu; 8.1 - Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej; 8.2 - Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B (business-to-business). Ważną funkcję w procesie rozliczania unijnych projektów pełnią Regionalne Instytucje Finansujące (RIF). RIF zaangażowane są w proces wdrażania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka w ramach kilku działań, tj.: 1.4-4.1, 4.4, 6.1, 8.1, 8.2. Jednocześnie współpracują z PARP w zakresie udzielania informacji o dostępnych programach dotacji i warunkach uczestnictwa oraz w zakresie merytorycznego i finansowego monitoringu wdrażanych programów. 4

Podstawowe funkcje RIF: udzielanie informacji o dostępnych programach dotacji i warunkach uczestnictwa, obsługa administracyjna wdrażanych programów, współpraca z PARP w zakresie merytorycznego i finansowego monitoringu wdrażanych programów, sporządzanie raportów merytorycznych i finansowych, prowadzenie bazy danych o uczestnikach programów. Prowadzenie projektu Umowa o dofinansowanie Wnioski składane przez Beneficjentów przechodzą ocenę formalną i merytoryczną. Te, które zostały pozytywnie ocenione, trafiają na listę wniosków rekomendowanych do dofinansowania. Po jej zatwierdzeniu przez Instytucje Pośredniczące dla poszczególnych działań oraz Instytucję Zarządzającą PO IG, czyli Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, PARP przystępuje do podpisywania umów o dofinansowanie. Listy wniosków rekomendowanych do objęcia wsparciem publikowane są na stronie internetowej PARP (www.parp.gov.pl). Należy podkreślić, że zarówno dla Agencji, jak i dla Beneficjenta, umowa jest głównym dokumentem określającym sposób realizacji projektu, zarówno pod względem prawnym, jak i merytorycznym. W umowie określone są koszty realizacji projektu i źródła jego finansowania, wysokość i forma, w jakiej przekazane zostanie dofinansowanie oraz warunki jego wypłaty. Termin rozpoczęcia realizacji projektu nie musi być tożsamy z datą podpisania umowy. W zależności od warunków określonych w dokumentacji, może to być: dzień po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie; dzień po otrzymaniu informacji, że projekt co do zasady kwalifikuje się do objęcia wsparciem; bądź inny termin wskazany przez wnioskodawcę we wniosku. Zmiany w umowie o dofinansowanie Zarówno Beneficjent, jak i PARP, mogą dokonać zmian w umowie o dofinansowanie. Zakres możliwych do wprowadzenia zmian oraz sposób ich zatwierdzenia (aneks/pisemne powiadomienie) regulują zapisy umowy o dofinansowanie. Inne zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy to, m.in.: zmiany w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu (jeśli powodują one zmiany w okresie kwalifikowalności wydatków); zmiany prawno-organizacyjne; inne zmiany w projekcie, zaakceptowane przez PARP. Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 5

Zabezpieczenie realizacji umowy Dofinansowanie wypłacane jest po ustanowieniu i wniesieniu przez Beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy, w zależności od uzyskanego wsparcia zabezpieczenie realizacji umowy występuje w dwóch wariantach: 1) Wariant I stosowany jest w przypadku: wartość dofinansowania w formie zaliczki nie przekracza 10.000.000 zł; Beneficjent jest podmiotem świadczącym usługi publiczne lub usługi w ogólnym interesie gospodarczym; dofinansowanie jest przekazywane w formie refundacji, niezależnie od wartości dofinasowania. 2) Wariant II stosowany gdy: wartość dofinansowania w formie zaliczki przekracza 10.000.000 zł; Beneficjent nie jest podmiotem świadczącym usługi publiczne lub usługi w ogólnym interesie gospodarczym. W Wariancie I zabezpieczenie ustanawiane jest na okres realizacji projektu oraz na okres trwałości projektu w formie weksla in blanco opatrzonego klauzulą nie na zlecenie z podpisem notarialnie poświadczonym albo złożonym w obecności osoby upoważnionej przez PARP wraz z deklaracją wekslową. W przypadku Wariantu II, oprócz spełnienia formy zabezpieczenia właściwej dla Wariantu I, konieczne jest dodatkowo ustanowienie zabezpieczenia na wartość dofinansowania odpowiadającego kwocie najwyższej transzy zaliczki określonej w harmonogramie płatności. Uwaga! Brak ustanowienia lub nie wniesienie zabezpieczenia w terminie wynikającym z umowy i w formie zaakceptowanej przez PARP stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym. W Wariancie II Beneficjent dokonuje wyboru jednej z następujących form zabezpieczenia umowy, tj.: pieniądz; poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (zobowiązanie kasy powinno być zawsze zobowiązaniem pieniężnym); gwarancje bankowe; gwarancje ubezpieczeniowe; poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.); weksle z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej; zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; zastaw rejestrowy na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku, gdy mienie objęte zastawem może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanawiany jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu; przewłaszczenie rzeczy ruchomych Beneficjenta na zabezpieczenie; hipoteka wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki; poręczenie według prawa cywilnego. W przypadku podjęcia uzasadnionych wątpliwości co do wysokości i formy przyjętego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy, PARP jest uprawniona do wnioskowania o dodatkowe zabezpieczenie umowy. Beneficjent jest wtedy obowiązany spełnić warunek pod rygorem wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym. W przypadku niektórych działań dla właściwego zabezpieczenia realizacji umowy stosuje się weksel in blanco 6

opatrzony klauzulą nie na zlecenie z podpisem notarialnie poświadczonym albo złożonym w obecności osoby upoważnionej przez PARP, wraz z deklaracją wekslową, których wzory stanowią załączniki do umowy o dofinansowanie. Realizacja projektu Rozpoczynając realizację projektu, należy pamiętać o terminach i zasadach, które wynikają z podpisanej umowy o dofinansowanie. Ważne jest ewidencjonowanie wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu - ich przedstawienie będzie niezbędne na etapie rozliczenia projektu. Należy zadbać przede wszystkim o: kopie dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej); kopie protokołów dokumentujących wykonanie robót/usług oraz kopie dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych; pełną dokumentację oddziaływania projektu na środowisko, jeżeli projekt uwzględnia przesunięcia mogące znacząco oddziaływać na środowisko lub obszar Natura 2000; pozostałe dokumenty wymagane umową o dofinansowanie. Oryginały dokumentów księgowych powinny być opisane zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność. Ponadto, Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania odrębnego kodu księgowego, umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji związanych z projektem. Uwaga! W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie w trakcie trwania jego realizacji, dla których wymagana jest akceptacja PARP należy w ciągu 30 dni od zaistnienia przyczyny dokonania zmiany złożyć wniosek do PARP/RIF* o zaakceptowanie zmian wraz z przedstawieniem ich zakresu i uzasadnieniem. Szczegółowe warunki wprowadzania zmian w projekcie zapisane są w umowie o dofinansowanie *w zależności od działania PO IG, w ramach którego realizowany jest projekt Stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych Beneficjent realizujący projekt dofinansowany z funduszy unijnych jest zobowiązany do wyboru wykonawców zamówień zgodnie z zasadami ustawy Prawo zamówień publicznych (z dn. 29 stycznia 2004, Dz. U. z 2004 r., nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z art. 3 tej ustawy. Ustawa jest bowiem dokumentem implementującym unijne przepisy w zakresie zamówień publicznych, czyli dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE. Beneficjent powinien postępować według następujących zaleceń: przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców; zadbać o to, by czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonywały osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm; udzielić zamówienia jedynie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy. Postępowanie o udzielenie zamówienia powinno być prowadzone w jednej z form: przetarg nieograniczony lub ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia, dialog konkurencyjny, zamówienie z wolnej ręki, Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 7

zapytanie o cenę albo licytacja elektroniczna. Warto zwrócić uwagę na najczęściej pojawiające się nieprawidłowości wynikające z niestosowania zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Są to: Błędne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, np.: nieprawidłowe ogłoszenie (brak ogłoszenia w Dz. U. UE, brak informacji o współfinansowaniu ze środków UE, różniące się od siebie ogłoszenia w prasie/urzędzie Zamówień Publicznych/siedzibie zamawiającego); nieprawidłowy wybór trybu zamówienia; niedozwolona zmiana Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) w trakcie postępowania; żądanie niedozwolonych dokumentów potwierdzających doświadczenie wykonawcy. Zamieszczenie w SIWZ lub innej dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia parametrów, cech i warunków utrudniających uczciwą konkurencję albo mających na celu wybór konkretnego wykonawcy lub produktu, np.: wprowadzenie wymogu posiadania na terenie Polski przedstawicielstwa handlowego oraz autoryzowanego serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego; wprowadzenie parametrów przedmiotu zamówienia, które spełniają produkty tylko jednej firmy; wskazanie konkretnych produktów i konkretnych producentów bez dopuszczenia rozwiązań równorzędnych. Uwaga! Nie dostosowanie się do wymogów ustawy może mieć poważne konsekwencje, łącznie z nie otrzymaniem dotacji, obowiązkiem jej zwrotu lub rozwiązaniem umowy o dofinansowanie. W przypadku gdy Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, powinien on dokonywać wyboru wykonawców zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Beneficjenci, którzy nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych powinni pamiętać, że wszystkie dostawy towarów, usług czy robót budowlanych realizowane w trakcie projektu powinny być wybrane z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Dodatkowo, dla wydatków, których wartość netto przekracza wyrażoną w złotych polskich równowartość kwoty 14 000 euro, umowa o dofinansowanie szczegółowo wskazuje jakie wymogi powinien spełnić Beneficjent w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty, aby uznać poniesione wydatki na określone zakupy jako kwalifikowane. Są to m.in. następujące wymogi: skierowanie do co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów, usług czy robót budowlanych (jeśli tacy istnieją na rynku) zapytań ofertowych, dotyczących przedmiotu zamówienia Beneficjent powinien posiadać dokumenty poświadczające wysłanie przedmiotowych zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców; zapytanie ofertowe powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert; zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej (jeśli taką Beneficjent posiada) oraz w siedzibie firmy; oferty składane przez potencjalnych dostawców, powinny odpowiadać na zapytanie ofertowe oraz być ważne na dzień dokonywania zakupu lub złożenia zamówienia (tj. posiadać termin ważności oferty). W sytuacji, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców, beneficjent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia, że na rynku nie ma trzech potencjalnych dostawców (przy czym należy pamiętać, że rynek nie może ograniczać się jedynie do terytorium RP). Z dniem 5 stycznia 2011 r. dodano do już obowiązującego art. 6c ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. 8

o zmianie ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (z dn. 21 grudnia 2010 r., Dz.U. z 2010 r. nr 240, poz, 1603) dodatkowy przepis uszczegóławiający zasadę przejrzystości i uczciwej konkurencji, poprzez sformułowany wprost wymóg, który ma być uwzględniany przy dokonywaniu zakupu towarów i usług wybrany wykonawca nie może być powiązany ani osobowo ani kapitałowo z zamawiającym. Zgodnie z przepisami ustawy powiązania kapitałowe lub osobowe to wzajemne powiązania między beneficjentem a wykonawcą polegające na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Do każdego wniosku o płatność Beneficjent jest zobowiązany do dostarczania oświadczeń dotyczących terminu wyboru wykonawców i wskazania, czy są oni powiązani, czy też nie z Beneficjentem. Przedstawienie wydatków od podmiotu powiązanego wybranego po 5 stycznia 2011 r. skutkować będzie uznaniem tych wydatków za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem. Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 9

Rozliczanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Proces rozliczania jest związany z weryfikacją bezpośrednio wykonanych zadań w trakcie trwania projektu. Podstawowym dokumentem, jaki Beneficjenci są zobowiązani dostarczyć w celu rozliczenia projektu to: wniosek o płatność wraz z częścią sprawozdawczą (w przypadku pierwszego wniosku o zaliczkę, część sprawozdawcza wniosku o płatność pozostaje niewypełniona). Zmiana systemu przepływów finansowych Z dniem 1 stycznia 2010 r. Bank Gospodarstwa Krajowego przejął od wszystkich instytucji zaangażowanych w dystrybucję funduszy unijnych, w tym również od Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, dokonywanie płatności wynikających z umów o dofinansowanie zawartych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych Dz. U. z dnia 24 września 2009 r. nr 157, poz. 1241). Ministerstwo Finansów przekazuje środki na płatności (część przypadająca na środki unijne) do Banku Gospodarstwa Krajowego, który pełni funkcję płatnika. Instytucje Pośredniczące mają możliwość skorzystania z prawa określonego w artykule 192 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych i mogą otworzyć rachunek w BGK na współfinansowanie ze środków krajowych. Beneficjent nadal składa wniosek o płatność do instytucji, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, czyli PARP/RIF. W zakresie środków unijnych wypłata jest realizowana za pośrednictwem płatnika, czyli BGK. Natomiast przelewy ze środków budżetu Państwa realizowane są bezpośrednio z rachunku PARP. Każda płatność na rzecz Beneficjenta jest zatem realizowana za pomocą dwóch przelewów w odpowiednich proporcjach: 85 % ze środków unijnych oraz 15 % - ze środków krajowych. Zapisy umowy o dofinansowanie muszą precyzyjnie wskazywać, jaka część środków przysługujących Beneficjentowi stanowi współfinansowanie krajowe i jakie są konsekwencje ich nierozliczenia z końcem roku budżetowego. Procedura wnioskowania o płatność Środki na realizację projektu wypłacane są w formie refundacji poniesionych wydatków, bądź w formie zaliczek. Dla ich uzyskania, należy złożyć odpowiedni wniosek o płatność wraz z wymaganymi umową o dofinansowanie załącznikami. Po otrzymaniu wniosku o płatność, PARP/RIF dokonuje jego weryfikacji i zatwierdzenia lub zgłasza prośbę o uzupełnienia bądź wyjaśnienia. Po zatwierdzeniu wniosku o płatność PARP, pod warunkiem dostępności środków, przekazuje płatność na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w umowie o dofinansowanie. 10 W celu otrzymania dofinansowania Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia prawidłowo wypełnionego oraz kompletnego wniosku o płatność w formie papierowej i elektronicznej, w obowiązującym formacie zatwierdzonym przez Instytucję Zarządzającą PO IG wraz z poświadczonymi przez upoważnioną osobę za zgodność z oryginałem: kopiami dokumentów księgowych, potwierdzających poniesione wydatki, opisanych w sposób umożliwiający ich przypisanie określonym pozycjom w Harmonogramie rzeczowo-finansowym wraz z dokumentami potwierdzającymi dokonanie wszystkich płatności związanych z realizacją projektu;

protokołami odbioru, dokumentującymi wykonanie robót oraz kopiami dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania; innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z warunkami umowy. Dla niektórych działań (np. 1.4-4.1 PO IG oraz 4.2 PO IG) PARP wprowadziła możliwość rozliczania wydatków na podstawie zestawień dokumentów księgowych, bez konieczności dołączania dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. W takiej sytuacji Beneficjent we wniosku o płatność przedstawia dane dotyczące dokumentów księgowych, kwalifikują się do objęcia wsparciem w ramach projektu i płatności są realizowane na podstawie danych podanych we wniosku. PARP/RIF prowadzi weryfikację prawidłowości podanych przez Beneficjenta danych w trakcie realizacji projektu, już po wypłacie należnego dofinansowania. Kwalifikowalność wydatków Zagadnienie kwalifikowalności wydatków jest jednym z najbardziej kluczowych dla prowadzenia i rozliczania projektu. Warto pamiętać o założonym w danym rozporządzeniu, katalogu wydatków (dla każdego działania) kwalifikujących się do objęcia wsparciem oraz okresie, w którym wydatki te mogą być objęte wsparciem. Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem są to wydatki faktyczne poniesione i udokumentowane, bezpośrednio związane z projektem i niezbędne do jego realizacji. Dokumenty określające wydatki kwalifikowane w poszczególnych działaniach POIG: Działania 1.4, 3.1, 3.3, 4.1, 4.2, 4.4, 5.1, 5.2, 5.4, 6.1 PO IG Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 kwietnia 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (Dz. U. Nr 68, poz. 414 z późn. zm.) Działanie 5.3 PO IG Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 30 stycznia 2009 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wspieranie ośrodków innowacyjności w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 (Dz. U. Nr 21, Poz. 116) Działanie 8.1 i 8.2 PO IG Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2008r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (Dz. U. Nr 153, poz. 956 z późn. zm.) Dokument pomocniczy Wytyczne w zakresie wydatków kwalifikowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 Za wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem zostaną uznane wydatki, które spełniają jednocześnie następujące warunki: są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu; zostały wskazane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym; Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 11

zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków i nie wcześniej niż dzień po dniu złożenia wniosku o udzielenie wsparcia lub od dnia podpisania umowy (w zależności od wymogów poszczególnych działań); zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez PARP; zostały prawidłowo udokumentowane; są zgodne z wykazami zawartymi w odpowiednich rozporządzeniach określających warunki udzielania wsparcia w danym działaniu. Uwaga! Okres kwalifikowalności wydatków jest identyczny z określonym w umowie o dofinansowanie, podpisywanej pomiędzy PARP a Beneficjentem. W przypadku poniesienia przez Beneficjenta wydatków przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności lub po zakończeniu okresu kwalifikowalności, wydatki poniesione nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu We wniosku o dofinansowanie Beneficjent określa cele projektu oraz wskaźniki ich osiągnięcia. Przykłady takich wskaźników określone są w dokumentacji programowej. Wnioskodawca może je uzupełnić o wskaźniki własne. Jednak musi pamiętać, że będą one brane pod uwagę podczas rozliczania projektu. Beneficjent zobligowany jest osiągnąć wszystkie wskaźniki w wysokości i czasie zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie. Nie osiągnięcie któregokolwiek z zadeklarowanych wskaźników lub opóźnienie w jego realizacji, może być przyczyną nierozliczenia projektu w pełnej kwocie lub nawet rozwiązania umowy o dofinansowanie. Obostrzenie to dotyczy zarówno wskaźników obligatoryjnych jak i nieobligatoryjnych. W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźników w zakładanej wysokości i terminie, Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o wprowadzenie zmian do umowy w trybie określonym w umowie o dofinansowanie. Nie każda jednak zmiana wskaźników jest dopuszczalna, ponieważ w wielu przypadkach zadeklarowane wartości wpływały na ocenę wniosku o dofinansowanie. Jednym z kryteriów merytorycznych w procesie oceny wniosku jest stopień możliwości osiągnięcia i utrzymania w odpowiednim okresie od zakończenia realizacji projektu: efektów ekonomicznych; efektów finansowych. Należy pamiętać, że podanie określonej wartości wskaźnika pozwalało na otrzymanie odpowiednio wysokiej liczby punktów, zwiększającej szanse na podpisanie umowy o dofinansowanie. Jako przykład wyniku realizacji projektu można podać: wzrost zatrudnienia; wpływ inwestycji na środowisko; wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy; przeznaczenie na sprzedaż poza granice kraju odpowiedniego udziału wartości produkcji lub usług. Często dopiero w trakcie rozliczania projektu okazuje się, że osiągnięcie zaplanowanych wartości wskaźników może być trudne. Głównym powodem jest ich skomplikowana charakterystyka. Tym samym, wskazane jest wyjaśnienie wszelkich niejasności w konstrukcji wskaźników przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. 12 Po zakończeniu realizacji projektu udowodnienie osiągnięcia przyjętych wskaźników jest obowiązkiem Beneficjenta. Dodatkowo jest on zobowiązany do przechowywania pełnej dokumentacji zrealizowanego projektu i informacji na temat jego efektów przez okres od 5 do 10 lat od dnia wejścia w życie umowy (w zależności od działania, z którego dofinansowany jest projekt).

Wniosek o płatność zaliczkową, pośrednią i końcową Wśród wniosków o płatność można wyróżnić 3 rodzaje: płatność zaliczkową; płatność pośrednią (częściową, w tym również rozliczającą zaliczkę); płatność końcową. Najbardziej preferowaną przez Beneficjentów formą płatności jest zaliczka. Umożliwia ona otrzymanie dofinansowania przed poniesieniem wydatków. Na etapie składania wniosku nie załącza się żadnych dodatkowych dokumentów (np. potwierdzających poniesione wydatki). Wydatkowanie udostępnionej zaliczki należy rozliczyć, składając wniosek o płatność pośrednią (wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatkowanie środków). Płatność pośrednia stwarza Beneficjentom możliwość etapowego rozliczania projektu. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarówno Beneficjent, jak i PARP mają możliwość na bieżąco nadzorować finansowy przebieg realizacji projektu. Wnioski o płatność pośrednią należy składać po zakończeniu kolejnych etapów realizacji projektu, wskazanych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym, który jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie, wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku (faktury lub dokumenty równoważne). Wnioskując o płatność końcową Beneficjent składa wniosek, załączając dokumentację z ostatniego etapu realizacji danego projektu. W części sprawozdawczej wskazuje dane dotyczące realizacji działań wg. stanu na dzień zakończenia realizacji projektu, Uwaga! Wydatki wynikające ze wzrostu całkowitego kosztu realizacji projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie, nie są wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem i zwiększają wkład własny Beneficjenta. Zasady korzystania ze środków z zaliczki Wydatki z zaliczki co do zasady powinny być dokonywane za pośrednictwem osobnego konta przeznaczonego do obsługi tej zaliczki wskazanego w umowie o dofinansowanie. W większości koszty prowadzenia jednego konta mogą stanowić koszty kwalifikowane i podlegać dofinansowaniu. Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach Beneficjent może ponosić wydatki ze środków własnych za pośrednictwem innego rachunku bankowego niż zaliczkowe, a następnie może przelać z konta zaliczkowego na inny rachunek Beneficjenta, kwotę odpowiadającą poniesionym wydatkom kwalifikowanym. Ze środków z zaliczki beneficjent może ponosić jedynie wydatki kwalifikowane. Zaliczka może zostać przeznaczona na wydatki kwalifikowane dokonane w ramach projektu przed otrzymaniem zarówno pierwszej, jak i kolejnych transz zaliczki. Dokonując przelewu środków z konta zaliczkowego na konto podstawowe należy pamiętać, iż beneficjent otrzymuje zaliczkę na pokrycie dofinansowania wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem związanych z realizowanym projektem. Oznacza to, iż PARP/RIF uzna za rozliczoną jedynie część zaliczki przypadającą na dofinansowanie poniesionych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem. Złożenie wniosku o płatność rozliczającego otrzymaną zaliczkę w terminie późniejszym niż 30 dni od zakończenia etapu określonego w Harmonogramie rzeczowo finansowym, a w przypadku wniosku o płatność końcową najpóźniej w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków, będzie skutkowało koniecznością płacenia przez Beneficjenta odsetek w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Odsetki będą naliczane od dnia wypłacenia środków z zaliczki Beneficjentowi do dnia rozliczenia środków poprzez złożenie wniosku o płatność lub poprzez zwrot środków. Oznacza to, że wpłynięcie do PARP/RIF wniosku o płatność nawet o jeden dzień później będzie skutkowało koniecznością zapłaty narosłych odsetek od kwoty zaliczki. Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 13

Jak dokonywać płatności? Rachunek bankowy - przelew W zależności od podpisanej umowy na realizację projektu wszelkie płatności za działania wykonywane w ramach Projektu dokonywane są za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta. Płatności zaliczkowe muszą byc dokonywane z wyodrębnionego dla nich rachunku bankowego. Gotówka W przypadkach uzasadnionych dopuszcza się możliwość dokonywania płatności gotówkowej przy niektórych wydatkach, takich jak np. koszty zakupu biletów, czy podróży służbowej, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013. Prezentacja wniosku Beneficjenta o płatność - wskazówki Poniżej przedstawiony został wzór formularza wniosku o płatność wraz z praktycznymi poradami. Podobnie jak w przypadku wniosków o dofinansowanie, wnioski o płatność przygotowuje się za pomocą specjalnego Generatora wniosków o płatność (dotyczy to wszystkich działań PO IG) realizowanych przez PARP, który dostępny jest na stronie www.parp.gov.pl w dziale Innowacyjna Gospodarka, w zakładkach poszczególnych działań PO IG. Generator wniosków pozwala w łatwy i jasny sposób przejść Beneficjentowi drogę wypełnienia wniosku o płatność. Generator należy zapisać oraz zainstalować na dysku komputera, a po uzupełnieniu wymaganych do danej płatności rubryk i sprawdzeniu czy generator nie wskazuje błędów, wniosek wydrukować. 14

Należy podać datę końcową okresu, za jaki składany jest wniosek (format dd-mm-rrrr). Okres, za który składany jest wniosek, nie musi obejmować pełnego miesiąca. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. W przypadku wniosku o płatność pośrednią lub końcową właściwą datą będzie najpóźniejsza data zapłaty dokumentu księgowego spośród tych przedstawianych we wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego, jak i rzeczowego. W przypadku, gdy wniosek o płatność Beneficjenta stanowi rozliczenie przekazanej zaliczki, należy wybrać opcję płatność pośrednia. W sytuacji, kiedy wniosek o płatność rozliczający otrzymane środki z zaliczki jednocześnie jest wnioskiem końcowym - zaznaczamy płatność końcowa Kwota ta jest równa sumie wartości wykazanych w tabeli z pkt. 11, w kolumnie 8. W przypadku, gdy płatności dla Beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty z punktu 9 przez intensywność wsparcia (%) wynikającą z umowy/decyzji o dofinansowanie: kwota wnioskowana = (poz.9) x (wartość dofinansowania wynikająca z umowy kwota /całkowite wydatki kwalifi kowalne objęte umową). Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 15

16 Dla faktur/innych dokumentów księgowych wystawionych w walutach obcych, kwota w PLN powinna zostać obliczona przy zastosowaniu kursu ustalonego przez bank w dniu dokonania zapłaty tzn. iż należy stosować zasadę refundowania wydatków fatycznie poniesionych, według kursu z dnia, w którym Beneficjent opłacił fakturę (nie należy stosować kursu z dnia zaksięgowania faktury).

W kolumnie 2 tabeli w pkt. 13., Beneficjent powinien zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu, zgodnych z wnioskiem/ umową o dofinansowanie. W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifi kowalnych, jakie zgodnie z aktualnym Harmonogramem rzeczowo-finansowym powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań/etapów. Natomiast w kolumnach 5 i 6 należy przedstawić wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu. W kolumnach 7 i 8 należy przedstawić wydatki ogółem wydatki kwalifikowalne poniesione w okresie objętym bieżacym wnioskiem. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację z wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4. Wiersz Razem przedstawia zbiorczą informację o stanie realizacji wszystkich zadań/etapów projektu. Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 17

Tabela dotyczy katalogu wskaźników realizacji projektu, do których osiągnięcia zobowiązał się Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie. Dlatego należy wpisać wskaźniki zawarte wcześniej we wniosku Beneficjenta o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie. N a l e ż y p r z e d s t a w i ć informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie Beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. 18

Należy zamieścić opis działań podjętych przez Beneficjenta w celu informowania o udziale w Programie, a w szczególności o fakcie współfinansowania projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 19