5"P. ~~.f0.-1.19 t'l ARCHWUM PAN.STWQWE we Wroclawlu 50-215 Wroctaw, ul. Pomorska 2 tel. centro 071-328-81.Ql, 071-328-83-95 1\7r~Tll~'S0:45; N1 P.g.98.\1-67-299 ~a:~e amfiwurn panstwowego) STAROSTWO P0:WATOWB. Trzebrucy S5.1Q Q Trreb ~ 'ca. ul Ks.D7..W. Bochenka 6 tel' (71) 387 95-01, fax; (71) 387 95-66... : : ~ :1'S,23'!n'5; ~G~93t9.S23.~O... NP. ~bil:cz c)edriostkt kontrolowanej) Znak sprawy: OV -402-208/11 PROTOKOL KONTROL ARCHWUM l WYDZALU GEODEZJ, KARTOGRAF KATASTRl1 ST AROSTW A POWATOWEGO W TRZEBNCY. (ul. Ldna 1,55-100 Trzebnica) Podstaw~ prawn'} przeprowadzanej kontroli stanowi'}: art. 21 ust 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnta 14 lipca 1983 r. 0 narod wym zasoble archiwalnym i archiwach (tekstjednolity Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z poin. zrn.), :. nformacje wst~pne: : 1. Kootrol~ przeprowadzil w dniu 19 grudnia 2011 r. Oawid Nyczka- mlodszy JChiwista Archiwum Palistwowego we Wrodawiu, na podstawie legitymacji sluzbowej Nr 03/20111 i upowamienie do kontroli nr 5 (0-407-5/2011) z dnia 25 lutego 2011 r., w obecnosci przedstawiciela jednostki! kontrolowanej p. Grazyny Sopel- geodety powiatowego. 2. Jednostka kontrolowana zostala utworzona 1 styczoia 1999 r. Rozpor~dzeniel Rady Ministr6w z dnia 7 sierpnia 1998 r. w sprawie utworzenia powiat6w (Oz. U. z 1998 r., Nr 10, poz. 1592 z p6zil. zm.). j Organem nadzoruj~cymjednostkijest Wojewoda Oolnosl~ski, p. Powstanc6w Wrszawy 1, Obecnie kieruje ni~ p. Robert Adach- Starosta Powiatu Trzebnickiego. i' - Statut, wprowadzony Uchwal~ nr V 120103 Rady Powiatu Trzebnickiego z dni 29 stycznia 2003 r. 50-951 Wroclaw. 3. Statut, regulamio organizacyjoy kootrolowaoej jedoostki: w sprawie zmiany Statutu Powiatu Trzebnickiego uchwalonego uchwal~ 30.12.1998 roku w sprawie uchwalenia Statutu Powiatu Trzebnickiego.. r 17198 z dnia - Regulamin orgaoizacyjny, wprowadzony uchwal~ nr XXV/169109 Rady potiatu Trzebnickiego z dnia 30 wrzesnia 2009 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego starstwa Powiatowego w Trzebnicy. 4. Zmiany orgaoizacyjne w przeszlosci: brak. 5. Jednostka nie znajduje si~ w stanie likwidacji, upadlosci czy przeksztalcenia.
6. Ostatni~ kontrol~ Archiwum Panstwowe przeprowadzilo w dniu 5 grudnia 2008 r. 7. Archiwum zakladowe nie bylo kontrolowane przez inne instytucje. 8. W jednostce kontrolowanej obowi~zuj~ przepisy kancelaryjno-archiwalne: a) nstrukcja kancelaryjna, wprowadzona rozporzq.dzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kance1aryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu dzialania archiwow zakladowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z pozn. zm.); b) Jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony rozporzq.dzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu dzialania archiwow zakladowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z pew. zm.); c) nstrukcja archiwalna, wprowadzona rozporzq.dzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu dzialania archiw6w zakladowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z pow. zm.); d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne: - ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010, Nr 193, poz. 1287 z p6zfl. zm), - rozporzq.dzenie ministra spraw wewnytrznych i administracji z 17 maja 1999 r. w sprawie okreslenia rodzaju materialow stanowiq.cych panstwowy zas6b geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wylq.czania z zasobu oraz udostypniania zasobu (Dz. U. z 1999, Nr 49, poz. 493), - rozporzq.dzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania, kwalifikowania i porzq.dkowania material6w wylq.cznych z panstwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 74, poz. 796), - rozporzq.dzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 r. w sprawie zglaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemow i przechowywania kopii bazy danych, a takze ogolnych warunk6w um6w 0 udostypnianie tych baz (Dz. U. Nr 78, poz. 837),. Ustalenia kontroli: 1. Stosowanie przepisow kancelaryjno-archiwalnych, szczegolnie w zakresie poprawnosci klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletnosci i regularnosci przekazywania jej do archiwum zakladowego: W kontro1owanej jednostce znajduje zastosowanie system kancelaryjny 2
bezdziennikowy. Dokumentacja w wiykszosci zostala prawidlowo 1klasyfikOWana oraz zakwalifikowana do kategorii archiwalnych. Komorki organizacyjne pr~kazuj,! akta spraw zamkniytych do archiwum nieregularnie. Zgodnie z RozporZ<ldzeniem Prezesa 4ady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowyqh wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakladowych (tetst jednolity Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z poin. zm.) wyznaczony zostal Zarz'!dzeniel11 Nr 41111 Starosty Trzebnickiego z dnia 28 czerwca 2011 r., koordynator czynnosci Kancelaryjnyc~ i jest nim Pani Ewa Pietrzak- inspektor. Ponadto ZarZ<ldzeniem Nr 40/11 Starosty Trzebnickiego z dn;~a 28 czerwca 2011 r. wskazano, ze podstawowym systemem wykonywania czynnosci kancelaryjnyfh w Starostwie jest system tradycyjny. Ustalono takze Zarz,!dzeniem Nr 39/11 Starosty Trzebnickie~o z dnia 28 czerwca 2011 r., listy rodzajow przesylek wplywaj,!cych do Starostwa Powiatowego w Ttzebnicy, ktore nie s,! otwierane w punkcie kancelaryjnym. W niniejszym Starostwie ma zastosowaniaelektroniczny system! wspomagaj,!cy obieg dokumentacji DocFlow. Ponadto w wydziale Geodezji, fartografii i Katastru stosowany jest program komputerowy "Osrodek", w ktorym rejestrowane s,! prace geodezyjne oraz wystawiane rachunki. 2. Zbior dokumentaeji W archiwum zakladowym jest przechowywana: a) dokumentacja wlasna i odziedziczona po: b. Wojewodzkim Osrodku Geodetji i Kartografii- filia w Trzebnicy, b. Wojewodzkim Zakladzie Katastralnym we Wroclawiu, Rbjonowym Oddziale Wojewodzkiego Biura Geodezji i Terenow Rolnych we Wroclawiu: - aktowa: nie stwierdzono; - techniczna: nie stwierdzono; - elektroniczna na nosnikach magnetycznych i optycznych: nie stwierdzono; - kartograficzna: kategorii A: w ilosci ok. 30, 50 mb., z lat 1959-2011 kategorii B: w ilosci ok. 151,00 mb., z lat 1959-2011 b) dokumentaeja zdeponowana (obea): nie stwierdzono. 3. Zbior dokumentaeji obejmuje ogolem ok. 194,00 mb., w tym: - kategoria A: w ilosci ok. 30, 50 mb., - kategoria B: w ilosci ok. 163,50 mb., w tym: kategoria BE-50- nie stwierdzono, kategorii B-50- nie stwierdzono. 3
4. Stan zbioru. Stan fizyczny zbioru zgromadzonego w archiwum Wydzialu Geode~i, Kartografii i Katastru Starostwa Powiatowego nalezy uznac za dobry. Zdjycia lotnicze (z lat 1964-1969) odziedziczone po b. Wojewodzkim Osrodku Geodezji i Kartografii we Wroclawiu- filia w Trzebnicy zostaly zniszczone podczas aware sieci wodoci'l:gowej w budynku Starostwa Powiatowego w Trzebnicy. 5. Materialy archiwalne podlegaj~ce przej~ciu przez archiwum Panstwowe: obejmuj'l: trudn'l: do ustalenia ilosci, akt z lat 1959-1987. Podstawy prawn'l: przejycia akt stanowi'l:: 10 pkt Rozporz'l:dzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrzesnia 2002 r., w sprawie postypowania z dokumentacj'l:, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania material6w archiwalnych do archiw6w panstwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375), oraz art. 5.1 Ustawy z dnia 14lipca 1983 r. 0 narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Gednolity tekst ustawy: Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z poin. zm.). 6. Stan uporz~dkowania zbioru dokumentacji (w szczegolnosci uklad akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidlowosc zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami arch iwalnym i, kompletnosc materialow archiwalnych): W archiwum Wydzialu znajduje siy dokumentacja wlasna oraz odziedziczona, pochodz'l:ca z lat 1959-2011, w ilosci ok. 194, 00 mb. Wsr6d przedmiotowej dokumentacji znajduje Sly: a) dokumentacja dotycz'l:ca ewidencji gruntow- rejestry ewidencji zmian gruntow (kat. A) oraz dowody zmian z lat 1959-2011. Rejestry posiadaj'l: oprawy introligatorskie, natomiast dowody zmian gromadzi si<r w segregatorach. Poszczegolne tomy posiadaj'l: na grzbietach opisy zlozone z nast<rpuj'l:cych element6w: nazwy gminy, numeru terytu gminy, obrybu, nazwy obrybu, numeru trytu obrybu, lat. Dokumentacj<r ulozono w podziale na gminy, nastypnie obryby a w ramach obr<rb6w latami, b) operaty klasyfikaciine grunt6w (kat. A) z lat 1960-2011. Operaty ulozono wg obrybow, ktorych w ramach obrybow wg gmin. Dokumentacja znajduje siy w teczkach, zaopatrzonych w nast<rpuj'l:ce elementy opisu: nr obrybu, nazwa miejscowosci, tytul "operaty klasyfikacyjne", d) mapy ewidencji grunt6w (kat. A), kt6re zlozono w 6 szufladach, e) operaty pomiarowe las ow panstwowych (kat. A), pochodz'l:ce z lat 60. XX wieku, kt6re ulozono wg nadlesnictw. Akta znajduj'l: siy w okladkach tekturowych, z naklejonym opisem (wojew6dztwo, powiat, nadlesnictwo, tytul (operat pomiarowy), rok wykonania), f) operaty pomiarowe z gminy Zmigr6d (kat. A), g) operaty zasobu przejsciowego, ulozone wg numer6w z ERG, a nastypnie wg numerow kolejnych, h) mapy sytuacyjno-wysokosciowe (kat. A), ulozone w podziale na gminy (zajmuj'l: 24 szuflady), i) zgloszenia prac geodezyjnych. Dokumentacj<r umieszczono w segregatorach, ktore ulozono wg numerow w ramach lat, j) dowody przekazania dokumentacji 4
technicznej, kt6re ulozono wg numer6w KERG i latami. Akta znajduj'l siy Wsegregatorach, kt6re zaopatrzono w opisy na grzbietach. Do tej pory jednostka nie wydzielala mate~al6w archiwalnych z panstwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zgodnie z 7.1 rozporz'lfi zenie ministra spraw wewnytrznych i administracji z 17 maja 1999 r. w sprawie okreslenia. rodzaju material6w stanowi'lcych pailstwowy zas6b geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybr ich gromadzenia i wy1'lczania z zasobu oraz udostypniania zasobu (Dz. U. z 1999, Nr 49, p~z. przekazywala akt kategorii A do Archiwum Panstwowego we Wroclawiu. 493), a tahe nie 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakjadowym od czasu ostatniej kontroli nie byla Porzlldkowana przez podmioty z zewnlltrz. 8. Ewidencja: lednostka kontrolowana prowadzi nastypuj'lce srodki ewidencyjne: a) wykaz spisow zdawczo-odbiorczych- nie, b) spisy zdawczo-odbiorcze- nie, osobne dla akt kategorii A i B- nie, c) spisy zdawczo-odbiorcze materia16w archiwalnych przekazywanych do Arc,iwum Panstwowegome, d) protokoly oceny dokumentacji i spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznac~onej do zniszczeniatak,. e) ewidencjft wypozyczen- nie, j) inne srodki ewidencyjne: protokoly zdawczo-odbiorcze, rejestry, Ksiftga Ewidencyjna Robot Geodezyjnych (ewidencja elektroniczna). 9. Ocena prowadzenia ewidencji: dokumentacja odziedziczon'l przejyto na P9dstawie protokol6w zdawczo-odbiorczych. Dla dokumentacji wlasnej nie zaprowadzono srodk6w ewidencji archiwalnej. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakjadowegj nie stwierdzono. 11. Udost~pnianie akt: dokumentacja nie jest wypozyczana poza pomieszczenia wtdziatu, korzystaj'l z niej wy1'lcznie pracownicy wydzialu. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest przeprowadzane nieregularn~e, ostatnio za zgod'l AP we Wroclawiu w 2009 roku (zgoda AP nr 007/09) Jednostka kontroltwana nie posiada zezwolenia generalnego na brakowanie.. 13. Przekazanie materialow archiwalnych do Archiwum Panstwowego nie mialo ~otychczas miejsca., 5
14. Osob~ odpowiedzialn~ za prowadzenie archiwum podr~cznego jest p. Gra.zyna Sopel- geodeta powiatowy, posiadaj<:).ca wyksztalcenie wyzszec brak przeszkolenia archiwalnego. 15. Warunki pracy w archiwum wydzialu s~ dobre, poniewaz pomieszczenia s<:). czyste oraz zadbane. 16. Lokal archiwum wydzialowego. Archiwum niniejsze zajmuje dwa pomieszczenia, pierwsze znajduje siy na parterze a drugie w piwnicy. L<:).czna ich powierzchnia wynosi ok. 40, 00 mb. Pierwszy lokal archiwum wyposazono w regaly metal owe (opisane) oraz szuflady do przechowywania map. Zabezpieczenie ppoz. prawidlowe (gasnica proszkowa), zabezpieczenie przed wlamaniem prawidlowe (drzwi antywlamaniowe). Oswietlenie naturalne oraz sztuczne- dobre. Drugi lokal archiwum zostal wyposazony w regaly metalowe. Zabezpieczenie ppoz. prawidlowe (gasnica proszkowa), zabezpieczenie antywlamaniowe prawidlowe. Oswietlenie sztuczne- dobre. 17. lone ustalenia kontroli: (m.in. oswiadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie): Wedlug oswiadczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie archiwum udostllpniono calosc pomieszczen i zbioru archiwum wydzialowego. 18. Wykonanie zalecen pokontrolnych z poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez Archiwum Panstwowe: wykonano zalecenie 7 (wybrakowano za zgod<:). Archiwum Paiistwowego we Wroc1awiu dokumentacjy niearchiwaln<:)., ktorej okres przechowywania jui: uplyn<:).l); nie wykonano zalecenia: 8 (dotycz<:).cego zaprowadzenia ewidencji w postaci spisow zdawczo-odbiorczych dla dokumentacji znajduj <:).cej siy w lokalach archiwum podrycznego), 9, 10 (dotycz<:).cych wydzielania sposrod dokumentacji zlozonej w archiwum podrycznym Wydzialu Geodezji, Kartografii i Katastru zdjyc lotniczych odziedziczonych po Wojewodzkim Osrodku Geodezji i Kartografii we Wroc1awiu- fiia w Trzebnicy, a nastypnie przekazania jej do zasobu Archiwum Paiistwowego we Wroc1awiu), 11 (nie skierowano osoby odpowiedzialnej za prowadzenie archiwum podrycznego Wydzialu Geodezji, Kartografii i Katastru Starostwa Powiatowego w Trzebnicy na kurs archiwalny pierwszego stopnia organizowany przez Stowarzyszenie archiwistow Polskich- Oddzial Dydaktyczny we Wroc1awiu).. Zalecenia wynikajclce z ustalen biezclcej kontroli zostanq przekazane odrebnym pismem. 6
~r mgr E,m Pietrzak "fitch UM PANSTWOWE Wrod.wlu lit..ftdlllzv ~HWSTA ~~d( "rwiunpj. (kierownik kontrolowanej jednostki) (archiwista zaktadowy) Zal~czniki: Protok6! sporz~dzono w 2 egz. egz. nr - jednostka kontrolowana egz. nr 2 - AP we Wroclawiu 7