I N S T R U K C J A W SPRAWIE OBIEGU DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH MIASTA RUDA ŚLĄSKA
Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr SP.ORG.0151-327/10 Prezydenta Miasta Ruda Śląska z dnia 29 października 2010 r. INSTRUKCJA W SPRAWIE OBIEGU DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH ORAZ WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH 1. Dokumentacja środków trwałych i jej obieg: 1. Na dokumentację zmian w stanie środków składają się dokumenty, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych w zakresie przychodu i rozchodu środków trwałych, zmian miejsca ich użytkowania oraz ich przeszacowanie. 1) przyjęcie środka trwałego oryginał (symbol OT) 2) przyjęcie środka trwałego protokołem zdawczo-odbiorczym oryginał (symbol PT) 3) likwidacja całkowita środka trwałego oryginał (symbol LT) 4) likwidacja częściowa środka trwałego oryginał (symbol CL) 5) sprzedaż środka trwałego oryginał (symbol SP) 6) sprzedaż częściowa środka trwałego oryginał (symbol CS) 7) zwiększenie wartości środka trwałego oryginał (symbol ZW) 8) zmniejszenie wartości środka trwałego oryginał (symbol ZM) 9) przesunięcie środka trwałego oryginał (symbol MT) 10) przekazanie środka trwałego oryginał (symbol PR) 11) aktualizacja wyceny środków trwałych (symbol AT) 12) ujawnienie środka trwałego bilans otwarcia oryginał (symbol BO) 13) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego oryginał 14) protokół szkodowy środka trwałego oryginał 15) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego oryginał 16) wydzierżawienie środka trwałego kopia 17) obcy środek trwały w użytkowaniu oryginał. 2. Dokumentami ewidencjonującymi stan i ruch środków trwałych są: 1) Przyjęcie środka trwałego dokument OT służy do stwierdzenia faktu przyjęcia nowego środka trwałego do użytkowania. Wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 1. a) Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią m.in.: - przy zakupie rzeczowych aktywów trwałych faktura VAT (rachunek) - przy realizacji inwestycji protokół odbioru, rozliczenie inwestycji, itp. b) Dokument OT wystawiany jest przez pracownika Wydziału merytorycznego tj. realizującego np. zakup środka trwałego lub inwestycję i podpisywany przez: 2
- przyjmującego (Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta w ramach udzielonych upoważnień i naczelnik wydziału merytorycznego oraz główny księgowy) w polu komisja przyjmująca - użytkownika docelowego, tzn. osobę reprezentującą komórkę organizacyjną, która będzie korzystała z zakupionego środka trwałego bądź środka trwałego wytworzonego w ramach zrealizowanej inwestycji w polu druku użytkownik. Dokument OT zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. c) W przypadku dokonywania zakupu, wykonania inwestycji z przeznaczeniem dla innej jednostki organizacyjnej Miasta Ruda Śląska w polu druku użytkownik wpisuje się kierownika jednostki i głównego księgowego jednostki, która będzie użytkowała dany środek trwały. Osoby określone w polu druku użytkownik zobowiązane są do złożenia podpisu na dokumencie OT. d) Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych nadaje nr kolejny dokumentowi OT w danym roku obrachunkowym, numer inwentarzowy, uzupełnia datę na dokumencie i prowadzi rejestr tych dokumentów. e) Dokument OT wraz z załącznikami sporządzany jest w czterech egzemplarzach. Dokumenty OT otrzymują: - Wydział, który będzie użytkował środek trwały, - Wydział sporządzający dokument OT, f) W przypadku gdy Wydział realizujący zadanie inwestycyjne lub zakup środka trwałego jest jednocześnie użytkownikiem docelowym środka trwałego, wówczas dokument OT sporządza się w trzech egzemplarzach. 2) Przyjęcie środka trwałego protokołem zdawczo-odbiorczym dokument PT służy do udokumentowania przyjęcia obcych środków trwałych. Podstawą ewidencji środka trwałego może być dokument PT sporządzony przez jednostkę przekazującą dany środek trwały. W przypadku braku dokumentu PT sporządza go Wydział merytoryczny, na którego stanie będzie dany środek trwały. Wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 2. a) Podstawę sporządzenia dokumentu PT stanowią m.in.: - umowa darowizny, - orzeczenie sądu, - przejęcie w trybie ordynacji podatkowej, - ostateczna decyzja podziałowa lub scalająca grunt - przy podziale lub scaleniu gruntu, - nieodpłatne przekazanie itp. b) Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych nadaje nr kolejny dokumentowi PT w danym roku obrachunkowym, numer inwentarzowy, uzupełnia datę na dokumencie i prowadzi rejestr tych dokumentów. c) Dokument PT wraz z załącznikami sporządzany jest w trzech egzemplarzach. 3
d) Dokument PT wystawiany jest przez pracownika Wydziału merytorycznego i podpisywany przez: - przyjmującego (Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta w ramach udzielonych upoważnień i naczelnik Wydziału merytorycznego oraz główny księgowy) w polu druku komisja przyjmująca, - użytkownika docelowego, tzn. osobę reprezentującą komórkę organizacyjną, która będzie korzystała z przyjętego środka trwałego w polu druku użytkownik, Dokument PT zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. e) Dokumenty PT otrzymują: - Użytkownik docelowy przejmujący środek trwały, f) Przy decyzji scalającej lub podziałowej Wydział Gospodarki Nieruchomościami wypełnia dokumenty PT osobno dla każdej nowopowstałej działki gruntu. g) W przypadku przyjęcia nieruchomości do zasobu Wydział Gospodarki Nieruchomościami sporządza dokumenty osobno dla każdej pozyskanej działki gruntu oraz osobno dla każdej innej nieruchomości tj. budynku, budowli itp. 3) Likwidacja środka trwałego LT lub CL służy do udokumentowania fizycznej likwidacji środka trwałego (całkowitej dokument LT bądź częściowej dokument CL). Wzór dokumentu LT stanowi załącznik nr 3 natomiast wzór dokumentu CL stanowi załącznik nr 4. Proces likwidacji środka trwałego lub wyposażenia przeprowadza się w następujący sposób: a) Komisję Likwidacyjną powołuje Zarządzeniem Prezydent Miasta. b) Komisja Likwidacyjną składa się z Przewodniczącego oraz co najmniej 3 członków. c) Skład Komisji Likwidacyjnej proponuje Sekretarz Miasta. d) Komisję Likwidacyjną powołuje się na okres 2 lat. e) Do zadań Komisji Likwidacyjnej należy w szczególności: - stwierdzenie zasadności likwidacji, - ustalenie przyczyn powstania uszkodzenia lub zniszczenia proponowanego do likwidacji środka trwałego lub wyposażenia, - potwierdzenie fizycznej likwidacji. 5. Likwidację środków trwałych i wyposażenia przeprowadza się w szczególności: - fizycznego zużycia, - wycofania z użytkowania, - wyburzenia, - zniszczenia w wyniku zdarzeń losowych. 6. Komisja Likwidacyjna przeprowadza czynności związane z likwidacją na pisemne zgłoszenie jednostki organizacyjnej użytkującej dany środek trwały lub wyposażenie. 7. Zgłoszenie do Komisji Likwidacyjnej powinno zawierać: - nazwę jednostki organizacyjnej, która użytkuje środek trwały lub wyposażenie, 4
- nazwę środka trwałego lub wyposażenia, - numer inwentarzowy (w porozumieniu z Wydziałem Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych), - ilość, - wartość netto środka trwałego (w porozumieniu z Wydziałem Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych) lub wyposażenia (w porozumieniu z Wydziałem Administracyjnym), - imię i nazwisko osoby, która sprawuje pieczę lub użytkuje środek trwały lub wyposażenie, - powód zgłoszenia środka trwałego lub wyposażenia do likwidacji (np. zniszczenie, utrata cech użytkowych, nieprzydatność w użytkowaniu, wyburzenie itp.), 8. Po otrzymaniu zgłoszenia Komisja Likwidacyjna, w terminie do 30 dni, przeprowadza postępowanie, na które składa się: - oględziny środka trwałego lub wyposażenia, a w razie konieczności zasięgnięcie opinii lub orzeczenia od osób posiadających stosowną wiedzę lub uprawnienia, - ustalenie przyczyn powstania zniszczenia bądź trwałego uszkodzenia; - podjęcie decyzji o zasadności likwidacji lub jej braku, - ocena przydatności środków trwałych lub wyposażenia dla potrzeb jednostki, a w przypadku nieprzydatności przekazanie w użytkowanie innym jednostkom, sprzedaż lub utylizacja, - sporządzenie w 3 egz. protokołu z postępowania z podaniem wartości straty w wyniku fizycznej likwidacji (złomowania) środków trwałych lub wyposażenia. 9. Podpisany przez Komisję Likwidacyjną protokół z postępowania likwidacyjnego środków trwałych lub wyposażenia przekazywany jest do Prezydenta Miasta celem zatwierdzenia. 10. Po zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta protokołu z postępowania likwidacyjnego Komisja Likwidacyjna przekazuje 3 egz. protokołu do jednostki organizacyjnej wnioskującej likwidację, w celu sporządzenia dokumentu LT (likwidacja środka trwałego lub wyposażenia) lub CL (częściowa likwidacja środka trwałego). 11. W przypadku decyzji Prezydenta Miasta o fizycznej likwidacji środków trwałych lub wyposażenia Urzędu Miasta, Przewodniczący Komisji Likwidacyjnej zarządza przeprowadzenie fizycznej likwidacji przez Wydział Administracyjny lub Wydział Informatyki (w przypadku sprzętu komputerowego), z udziałem Komisji Likwidacyjnej. Z przeprowadzonej czynności sporządza się w 3 egz. protokół fizycznej likwidacji. 12. W przypadku decyzji Prezydenta Miasta o fizycznej likwidacji środków trwałych Miasta Ruda Śląska, Przewodniczący Komisji Likwidacyjnej zarządza przeprowadzenie fizycznej likwidacji przez jednostkę wnioskującą o likwidację z udziałem Komisji Likwidacyjnej. Z przeprowadzonej czynności sporządza się w 3 egz. protokół fizycznej likwidacji. 13. W przypadku decyzji Prezydenta Miasta o przekazaniu w użytkowanie lub sprzedaż nieprzydatnych środków trwałych lub wyposażenia innym jednostkom Przewodniczący Komisji Likwidacyjnej zarządza przeprowadzenie likwidacji poprzez przekazanie w użytkowanie lub sprzedaż przez Wydział Administracyjny lub Wydział Informatyki (w przypadku sprzętu komputerowego), z udziałem Komisji Likwidacyjnej. Z przeprowadzonej czynności sporządza się w 3 egz. protokół fizycznej likwidacji. 5
14. Koszty i przychody związane z likwidacją środków trwałych i wyposażenia Urzędu Miasta pokrywa i wykazuje Wydział Administracyjny. 15. Koszty i przychody związane z likwidacją środków trwałych Miasta pokrywa i wykazuje wydział wnioskujący o likwidację. 16. Jednostka organizacyjna Urzędu Miasta wnioskująca likwidację środków trwałych lub wyposażenia składa wniosek do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych (w przypadku likwidacji środków trwałych, za wyjątkiem gruntów) lub Wydziału Administracyjnego (w przypadku wyposażenia) o sporządzenie w 3 egz. dokumentów LT lub CL. 17. W przypadku scalenia lub podziału gruntu dokumenty LT wypełnia Wydział Gospodarki Nieruchomościami na podstawie ostatecznej decyzji scalającej lub podziałowej. 18. Dokument LT lub CL sporządza się osobno dla każdego środka trwałego lub wyposażenia. 19. Dokument LT lub CL podpisywany jest przez: - naczelnika wydziału będącego dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego i głównego księgowego w polu druku Komisja Likwidacyjna, Dokument LT i CL zaopatrzony jest w pieczęć wydziału wnioskującego o likwidację. 20. Do dokumentu LT lub CL powinny być dołączone następujące dokumenty: - Protokół Komisji Likwidacyjnej - Protokół fizycznej likwidacji, z którego wynikać powinien sposób zagospodarowania likwidowanego składnika majątkowego: rachunek sprzedaży, złomowania, utylizacji itp. wraz z potwierdzeniem dokonania wpłaty na rachunek bankowy lub do kasy Urzędu Miasta środków pieniężnych uzyskanych ze zbycia. 21. Dokumenty LT lub CL otrzymują: - dotychczasowy użytkownik likwidowanego środka trwałego, 4) Sprzedaż środka trwałego - dokumenty SP lub CS stanowi udokumentowanie sprzedaży środka trwałego (całkowitej dokument SP bądź częściowej dokument CS). Decyzję o sprzedaży środka trwałego podejmuje Prezydent Miasta w formie zarządzenia. Dokument SP lub CS wystawia się na podstawie np. faktury VAT, umowy sprzedaży, umowy sprzedaży w formie aktu notarialnego sporządza go Wydział merytoryczny. Wzór tych dokumentów stanową załączniki: SP załącznik nr 5, CS załącznik nr 6. Dokument SP lub CS wraz z załącznikami sporządzany jest w trzech egzemplarzach. Dokument SP lub CS wystawiany jest przez pracownika wydziału merytorycznego i podpisywany przez: - sprzedającego (naczelnik wydziału merytorycznego oraz główny księgowy) w polu druku komisja sprzedająca. W przypadku wydania zarządzenia Prezydenta Miasta będącego podstawą do sporządzenia dokumentu SP lub CS, podpis Prezydenta Miasta lub Zastępcy Prezydenta Miasta na ww. dokumentach nie jest wymagany. - kupującego w polu druku komisja odbierająca. 6
Dokument SP lub CS zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. Otrzymują go: - Wydział będący dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego, 4.1) W przypadku sprzedaży w formie przetargowej nieruchomości zabudowanej, garaży, lokali mieszkalnych lub użytkowych dokumenty SP i CS sporządza Wydział Gospodarki Nieruchomościami osobno dla działki gruntu i budynku, budowli, lokalu mieszkalnego bądź użytkowego. Informacja o sprzedaży powinna zostać przesłana do Wydziału Spraw Lokalowych w terminie 14 dni od daty sporządzenia dokumentów obrotowych. W przypadku gdy sprzedaż dotyczy składnika majątku Miasta użytkowanego bądź zarządzanego przez MPGM sp. z o.o., Wydział Spraw Lokalowych zobowiązany jest do przesłania kopii dokumentu SP lub CS do MPGM sp. z o.o. Dokument podpisywany jest: - przez sprzedającego: w polu druku komisja sprzedająca przez komisję przetargową powoływaną przez Prezydenta Miasta w drodze zarządzenia, -przez kupującego: w polu druku komisja odbierająca. 4.2) W przypadku sprzedaży w formie bezprzetargowej nieruchomości zabudowanej, garaży, lokali mieszkalnych lub użytkowych dokumenty SP i CS dla działki gruntu i składnika budowlanego (garażu, lokalu, budynku, budowli) sporządza Wydział Spraw Lokalowych na podstawie informacji uzyskanych z Wydziału Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych na podstawie prowadzonej ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych (wartość księgowa, nr inwentarzowy, KŚT, udział w nieruchomości itp.) Dokument podpisywany jest zgodnie z zapisami określonymi w 1 pkt 4. 4.3) W przypadku oddania nieruchomości w formie aportu do spółki dokument SP przygotowywany jest przez Wydział Spraw Lokalowych na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta, aktu notarialnego oraz informacji dotyczących przedmiotowej nieruchomości uzyskanych z Wydziału Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych na podstawie prowadzonej ewidencji ilościowowartościowej środków trwałych. 4.4) W dokumentach SP i CS należy zamieścić informację o sprzedaży (częściowej sprzedaży) gruntu na własność lub o oddaniu w użytkowanie wieczyste. 5) Zwiększenie wartości środka trwałego dokument ZW stanowi udokumentowanie, zgodnie z dokumentami potwierdzającymi ulepszenie istniejącego środka trwałego (protokół odbioru inwestycji, faktura VAT itp.) sporządza go Wydział merytoryczny. Wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 7. Dokument ZW wraz z załącznikami sporządzany jest w trzech egzemplarzach. Dokument ZW wystawiany jest przez pracownika wydziału merytorycznego i podpisywany przez: - Prezydenta Miasta lub Zastępcę Prezydenta Miasta w ramach udzielonych upoważnień i naczelnika wydziału merytorycznego oraz głównego księgowego, 7
- użytkownika docelowego, tzn. osobę reprezentującą komórkę organizacyjną, która będzie korzystała z ulepszenia istniejącego środka trwałego w polu druku użytkownik. Dokument ZW zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. Otrzymują go: - Wydział będący dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego, 6) Zmniejszenie wartości środka trwałego dokument ZM stanowi zmniejszenie wartości istniejącego środka trwałego sporządza go Wydział merytoryczny. Zmniejszenie wartości następuje na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta. Wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 8. Dokument ZM wraz z załącznikami sporządzany jest w trzech egzemplarzach. Dokument ZM wystawiany jest przez pracownika wydziału merytorycznego i podpisywany przez: - naczelnika wydziału przeprowadzającego czynności skutkujące zmniejszeniem wartości środka trwałego i głównego księgowego, - użytkownika docelowego, tzn. osobę reprezentującą komórkę organizacyjną, która będzie korzystała z środka trwałego w polu druku użytkownik. Dokument ZM zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. Otrzymują go: - Wydział będący dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego, 7) Przesunięcie środka trwałego dokument MT- stanowi udokumentowanie przesunięć środka trwałego wewnątrz Urzędu w zakresie zmiany wydziału, pokoju, lokalizacji, osoby odpowiedzialnej. Wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 9. a) Każdorazowo dowód MT sporządza pracownik Wydziału merytorycznego czyli wydziału gospodarującego danym środkiem trwałym. b) Dowód MT wymaga podpisu osoby przyjmującej w polu druku odbiorca i przekazującej w polu druku użytkownik. Dokument MT zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. Dokument MT sporządzany jest w trzech egzemplarzach. Otrzymują go: - Wydział przekazujący środek trwały, - Wydział przyjmujący środek trwały, 8) Przekazanie środka trwałego dokument PR - sporządza Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych na wniosek wydziału merytorycznego, na którego stanie jest dany środek trwały. Do wniosku należy dołączyć zarządzenie Prezydenta Miasta, na podstawie, którego następuje przekazanie środka trwałego. Wydział merytoryczny przekazuje 8
dokument do podpisania stronie przejmującej dany środek. Wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 10. Dokument PR wraz z załącznikami sporządzany jest w czterech egzemplarzach. Dokument PR podpisywany jest przez: - przekazującego (Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta w ramach udzielonych upoważnień i naczelnik wydziału merytorycznego oraz główny księgowy) w polu druku komisja przekazująca, - przyjmującego (kierownik jednostki i główny księgowy) w polu druku komisja odbierająca. Dokument PR zaopatrzony jest w pieczęć wydziału przekazującego dany środek trwały. Dokumenty PR otrzymują: - Wydział będący dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego, - Użytkownik docelowy przejmujący środek trwały, 9) Ujawnienie środka trwałego Bilans otwarcia dokument BO sporządza Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych w przypadku ujawnienia podczas inwentaryzacji środka trwałego użytkowanego przez dany Wydział bądź ujawnienia środków trwałych w wyniku innych czynności. a) Podstawą sporządzenia dokumentu jest zestawienie zbiorcze spisu z natury wraz z wyciągiem z protokołu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych lub inne dokumenty potwierdzające istnienie środków trwałych będących własnością Miasta Ruda Śląska lub Urzędu Miasta Ruda Śląska dotychczas niewprowadzonych do ewidencji ilościowowartościowej środków trwałych prowadzonej przez Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych (wydruki kartotek środków trwałych z programów księgowych działających w jednostkach organizacyjnych Miasta Ruda Śląska itp.) b) Dokument BO podpisywany jest przez: - w przypadku ujawnienia środka trwałego w wyniku inwentaryzacji: Przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej, naczelnika Wydziału Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych oraz głównego księgowego w polu druku komisja przyjmująca, - w pozostałych przypadkach: naczelnika Wydziału Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych oraz głównego księgowego w polu druku komisja przyjmująca, -użytkownika docelowego, tzn. osobę reprezentującą komórkę organizacyjną, która korzysta z ujawnionego środka trwałego w polu druku użytkownik. 4. Każdy z wyżej wymienionych dokumentów dotyczy wyłączenie jednego obiektu inwentarzowego. 5. Do każdego z wyżej wymienionych dokumentów należy załączyć dokument stanowiący podstawę jego sporządzenia. 2. Wszelkie czynności skutkujące zmianą stanu majątku Miasta Ruda Śląska należy w terminie 7 dni zgłosić w formie pisemnej do: 9
- Wydziału Administracyjnego (wyposażenie Urzędu Miasta), - Wydziału Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych (środki trwałe), - Wydziału Gospodarki Nieruchomościami - Referatu Mienia Komunalnego i Powiatowego (zbycie, nabycie nieruchomości w formie przetargowej i bezprzetargowej, sprzedaży lokali, pozostałe czynności związane ze zmianą stanu nieruchomości Miasta Ruda Śląska.) 3. Przeszacowanie aktualizacja środków trwałych dokument AT, dokonuje Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych w porozumieniu z Wydziałem Budżetu i Finansów zgodnie z współczynnikami przeliczeniowymi ogłoszonymi w obwieszczeniach Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i Ministra Finansów. 4. Daty, pod którymi środki trwałe podlegają wprowadzeniu do ewidencji oraz wyksięgowaniu z niej, stanowią podstawę do określenia okresu amortyzacji i umorzenia środków trwałych. Datą dokonania zmian w stanie środków trwałych jest, w przypadku: 1. inwestycji data zakończenia inwestycji tzn. protokolarnego przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Jeżeli faktyczne przyjęcie do użytkowania nastąpiło wcześniej od przyjęcia protokolarnego, za datę zakończenia inwestycji uważa się datę faktycznego przyjęcia środka trwałego do użytkowania, 2. likwidacji data zatwierdzenia protokołu likwidacji, niezależnie kiedy nastąpiła fizyczna likwidacja, 3. nieodpłatnego przyjęcia lub przekazania data sporządzenia protokołu zdawczoodbiorczego, 4. przeszacowania data urzędowej aktualizacji wyceny środków trwałych, określona w przepisach, 5. ujawnienia niedoboru lub nadwyżki data ujawnienia różnicy inwentaryzacyjnej, wynikająca z protokołu komisji, 6. sprzedaży data dokonania sprzedaży. 5. Do wartości niematerialnych i prawnych stosuję się przepisy określone w powyższej procedurze dla środków trwałych. 6. Procedura przygotowanie i realizacji zadania inwestycyjnego. 1. Miejskie jednostki organizacyjne i jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Ruda Śląska realizują zadania inwestycyjne Miasta na podstawie Uchwały Budżetowej Rady Miasta (budżetu Miasta). 2. Planowane zadanie inwestycyjne należy uwzględnić w budżecie Miasta. 3. Plany zadań inwestycyjnych przygotowują właściwe miejskie jednostki organizacyjne i jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Ruda Śląska. 10
4. Uwzględnienie zadania inwestycyjnego w budżecie Miasta następuje na wniosek właściwej miejskiej jednostki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej Urzędu Miasta Ruda Śląska skierowany do Prezydenta Miasta. 5. Wniosek przed skierowaniem do Prezydenta Miasta powinien uzyskać akceptację właściwego Zastępcy Prezydenta Miasta i Skarbnika Miasta. 6. Wniosek o zamieszczenie zadania inwestycyjnego w budżecie Miasta powinien zawierać: a) Nazwę planowanej inwestycji b) Planowaną wartość zadania inwestycyjnego oraz źródła finansowania c) Informację o ewentualnych regulacjach terenowo-prawnych d) Wskazanie docelowego użytkownika lub jednostkę sprawującą w imieniu Prezydenta Miasta funkcje właścicielskie jednostki organizacyjne Urzędu Miasta e) Krótki opis planowanej inwestycji f) Inne istotne uzgodnienia 7. Inwestycje realizują właściwe jednostki organizacyjne Urzędu Miasta. 8. Przyjęcie środka trwałego powstałego w wyniku realizacji zadania dokonuje się na podstawie dokumentu OT. 9. Dokument OT - po odbiorze robót budowlano-montażowych, na podstawie protokołu odbioru końcowego i przekazania do użytkowania inwestycji - sporządza Wydział realizujący inwestycję, następnie przekazuje do Wydziału merytorycznego, który jest odpowiedzialny za środek trwały (zgodnie z zakresem zadań określonym w Regulaminie Organizacyjnym). W przypadku, gdy inwestycja była realizowana w jednostce organizacyjnej innej niż Urząd Miasta to Wydział realizujący inwestycję wystawia dokument OT, natomiast dokument PR sporządza Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych w celu przekazania środka trwałego do jednostki organizacyjnej po uprzednim wpisaniu środka trwałego do ewidencji ilościowowartościowej środków trwałych Miasta Ruda Śląska. Dokument OT wystawia się w czterech egzemplarzach, do których dołącza się kopie protokołu odbioru końcowego. Wzór dokumentu OT stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. 10.1) Jednostka realizująca zadanie inwestycyjne wypełnia następujące pozycje dokumentu OT: a) Nazwa jednostki organizacyjnej wystawiającej dokument (pieczęć), b) Nazwa środka trwałego, c) Charakterystyka środka trwałego (opis), d) Symbol klasyfikacji środka trwałego w porozumieniu z docelowym użytkownikiem, e) Stawka umorzenia środka trwałego, którą ustala się w porozumieniu z Wydziałem Budżetu i Finansów, f) Wartość początkowa środka trwałego, którą ustala się w porozumieniu z Wydziałem Budżetu i Finansów, 2) Dokument OT podpisywany jest przez: a) W polu druku: komisja przyjmująca/osoba przyjmująca odpowiednio przez Prezydenta Miasta lub Zastępcę Prezydenta Miasta w ramach udzielonych upoważnień, właściwego 11
merytorycznie naczelnika wydziału realizującego zadanie inwestycyjne oraz głównego księgowego. b) W polu druku: użytkownik przez: osobę reprezentującą jednostkę organizacyjną Urzędu Miasta, która będzie korzystała z wytworzonego środka trwałego bądź zrealizowanej inwestycji. c) W przypadku realizacji inwestycji z przeznaczeniem dla innej jednostki organizacyjnej Miasta Ruda Śląska w polu druku użytkownik wpisuje się kierownika jednostki i głównego księgowego jednostki, która będzie użytkowała dany środek trwały. Osoby określone w polu druku użytkownik zobowiązane są do złożenia podpisu na dokumencie OT. 11. Wypełnione dokumenty OT przekazuje się wraz z protokołem odbioru końcowego do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych, który wprowadza dany środek do ewidencji ilościowo-wartościowej oraz nadaje numer kolejny dokumentowi OT, numer inwentarzowy środka trwałego oraz określa datę dokumentu. 12. Po dokonaniu wpisu, o którym mowa w pkt 11 dokumenty OT wraz z kopiami protokołu odbioru końcowego Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych przekazuje do Wydziału Budżetu i Finansów (1 egz.), wydziału realizującego inwestycję (1 egz.) oraz wydziału będącego docelowym użytkownikiem środka trwałego (1 egz.) Równocześnie po wprowadzeniu dokumentu OT do programu komputerowego (podsystem ST) Wydział Budżetu i Finansów otrzymuje dokument w formie elektronicznej (podsystem FK). 13. Wydział Budżetu i Finansów dokonuje wpisów w pozycjach polecenia księgowania i przeprowadza odpowiednie operacje. 14. Przekazanie środka trwałego do użytkowania innej jednostce (użytkownikowi docelowemu) następuje na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta za pomocą dokumentu PR wystawionego przez pracownika Wydziału Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych na wniosek wydziału będącego dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego. Wzór stanowi załącznik nr 10 do niniejszej procedury. 15. Dokument PR sporządza się w czterech egzemplarzach, osobno dla każdego przekazywanego środka trwałego, do którego dołącza się kserokopię zarządzenia Prezydenta Miasta w sprawie przekazania środka trwałego przygotowanego przez dotychczasowego użytkownika. 16. Cztery egzemplarze dokumentu PR Wydział Nadzoru Właścicielskiego i Analiz Ekonomicznych przekazuje do wydziału będącego dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego celem jego podpisania przez osoby określone w 1 pkt 2. ust. 8) 7. Ewidencja majątku niebędącego własnością Miasta Ruda Śląska 1. Środkom trwałym udostępnionym do używania przez inne podmioty, na podstawie odrębnych umów, które zostały ujęte w ewidencji środków trwałych prowadzonej przez Urząd Miasta Ruda Śląska nadane zostaną numery ewidencyjne według zasad przyjętych w Urzędzie 12
Miasta Ruda Śląska. Ewidencja ilościowo-wartościowa tych środków trwałych prowadzona jest pozabilansowo przez poszczególne Wydziały, które środki trwałe użytkują. 2. Majątek rzeczowy obcy, określony w pkt. 1 oraz nieruchomości stanowiące własność lub współwłasność Skarbu Państwa oraz nieruchomości stanowiące własność Miasta Ruda Śląska a oddane w użytkowanie wieczyste Skarbowi Państwa, ewidencjonowane są przez Wydziały Urzędu w księgach inwentarzowych dla tzw. ewidencji pozabilansowej. 3. Ewidencja księgowa pozabilansowa majątku obcego prowadzona jest zależnie od szczegółowych ustaleń warunków użytkowania lub trwałego zarządzania majątkiem ustalonych z jego właścicielem na podstawie odrębnych porozumień i umów. PREZYDENT MIASTA Andrzej Stania 13