Kraków, dnia 05 sierpnia 2014 r. Nasz znak: OR-X.272.94.2014 Adresat Odpowiedzi na pytania wykonawców i zmiana treści siwz Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn.: Organizacja wizyty studyjnej dla przedstawicieli projektu Business in Małopolska - Partnership Network w Krakowie oraz w Krynicy Zdroju w dniach 1-5 września 2014. Województwo Małopolskie z siedzibą w Krakowie przy ul. Basztowej 22, zwane w dalszej części Zamawiającym, informuje, że w dniach 28.07.2014 r. i 29.07.2014 r. wykonawcy zwrócili się do niego z prośbą o wyjaśnienie treści siwz. Zgodnie z art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, Zamawiający przedstawia poniżej treść pytań i odpowiedzi na nie, bez ujawniania źródła zapytania: Pytanie 1: Czy istnieje możliwość zmiany menu śniadaniowego? Wszystkie hotele w Krakowie (w strefie P1) z wolnymi pokojami twierdzą, iż nie są w stanie zagwarantować takiego zestawu dla 6 osób i zapewniają, że nie jest to kwestia ceny, a organizacji. Odpowiedź: Zamawiający informuje, iż menu śniadaniowe określone w załączniku do umowy jest tylko i wyłącznie sugerowanym menu. Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji śniadań z innym menu, będącym menu równoważnym do określonego w załączniku do wzoru umowy. Pytanie 2: W związku z przygotowaniami dla Państwa oferty w w/w postępowaniu, zgodnie z zaleceniem SIWZ skontaktowaliśmy się z Instytutem Studiów Wschodnich celem ustalenia warunków akredytacji oraz rezerwacji noclegów i w dniu dzisiejszym uzyskaliśmy informację od Pani Julity Profiruk, że nie ma już dostępnych pokoi w hotelach ***, jedynie niższy i wyższy standard, dodatkowo informację, że rejestracja uczestników już została zakończona i miała miejsce w czerwcu, a UM zostały nią objęte jako pierwsze, część z nich wynegocjowała zwolnienie z opłaty i że pierwsze słyszą o takim zamówieniu i o tym, że cokolwiek można jeszcze zrobić. Cena hoteli powyżej *** oscyluje około 3000 zł za 3 noclegi i również nie jest możliwe zarezerwowanie 2 noclegów. Bardzo prosimy o wyjaśnienie, a najbardziej sprawiedliwe wydaje się chyba podanie do wiadomości wszystkich wykonawców, jaką kwotę należy przyjąć na rezerwację noclegów odpowiednio dla 12 osób i dla 10 prelegentów i jaką na akredytację. Odpowiedź: Zamawiający informuje, iż zgodnie z SIWZ mają to być hotele o standardzie minimum trzygwiazdkowym. Koszt noclegów w Krynicy Zdroju podczas Forum Ekonomicznego wynosi 3100 netto za osobę za cały okres trwania Forum. Zamawiający dokonał wstępnej rezerwacji noclegów dla łącznie 22 osób u organizatora Forum Ekonomicznego w Krynicy (Fundacja Instytut Studiów Wschodnich). Firma wyłoniona w ramach zamówienia publicznego dokona opłaty za noclegi zgodnie z zapisami SIWZ. Pytanie 3: (tu wskazana nazwa wykonawcy) z siedzibą przy (tu wskazany adres wykonawcy) zwraca się z informacją w związku z w/w przetargiem. Zgodnie z zapisem w SIWZ skontaktowałem się z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich. Po rozmowie z Panią odpowiedzialną za hotele usłyszałem informację, iż realizacja Państwa zapisów w specyfikacji nie jest możliwa do zrealizowania. Hotele dobierane są dla uczestników na podstawie kilkuetapowej rejestracji online, którą muzą przeprowadzić sami uczestnicy zaproszeni przez fundację. Według informacji od Pani pracującej w w/w stowarzyszeniu nie ma możliwości zakwaterowania 12 osób w 1 hotelu czy w hotelach zlokalizowanych obok siebie. Wszystko zależy od czasu rejestracji, a dziennie jest ich ok. 80. Prawdopodobieństwo trafienia pokoi 1 os. w 1 hotelu lub 2 obok siebie wynosi ok. 5 10% i ciągle spada ponieważ pokoi 1 os. jest coraz mniej. Następnie otrzymałem informację, iż dokonanie rejestracji uczestników przez wykonawcę tj. biuro podróży nie jest możliwe ponieważ poza standartowymi informacjami wymagane są zdjęcia oraz notki biograficzne i inne elementy związane z życiorysem i karierą uczestnika. Dlatego pragnę poinformować, iż ogłosili Państwo zamówienie publiczne nie do zrealizowania przez praktycznie żadnego wykonawcę. Proszę o kilkuelementową interwencję w postaci: 1) Przedłużenia czasu składania ofert 1 z 8
2) Zarejestrowaniu osobiście uczestników jako Instytucja Państwowa Urząd Marszałkowski znająca nazwiska i dane osób wybierających się na forum. 3) Skontaktowania się z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich i doprecyzowaniu / modyfikacji wymagań specyfikacji do aktualnych realiów. Ponadto proszę o informację, której nie zauważyłem w SIWZ. Kto jest odpowiedzialny za wyrobienie wizy rosyjskiej dla uczestników z Kaliningradu oraz dla uczestników z Ukrainy? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że zmienia datę składania ofert. Ponadto, Zamawiający informuje, iż koszt noclegów w Krynicy Zdroju podczas Forum Ekonomicznego wynosi 3100 netto za osobę za cały okres trwania Forum. Zamawiający dokonał wstępnej rezerwacji noclegów dla łącznie 22 osób u organizatora Forum Ekonomicznego w Krynicy (Fundacja Instytut Studiów Wschodnich). Firma/osoba wyłoniona w ramach zamówienia publicznego dokona opłaty za noclegi zgodnie z zapisami SIWZ. Odnosząc się do ostatniej problematycznej kwestii, Zamawiający wyjaśnia, iż w niniejszym postępowaniu Zamawiający nie przewidział wykupu wiz dla uczestników z Rosji oraz Ukrainy. Na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy, Zamawiający wprowadza następujące zmiany do siwz: 1) Usuwa się: załącznik nr 1 do wzoru umowy, w miejsce to wprowadza się: zaktualizowany załącznik nr 1 do wzoru umowy, 2) Usuwa się pkt III.2 ppkt od 1) do 17) siwz Zamówienie obejmuje 1) Zapewnienie przejazdu lub przelotu z maksymalnie 1 międzylądowaniem dla dwóch przedstawicieli (łącznie 6 osób) z każdego regionu na trasach: Ryga-Kraków, Lwów-Kraków, Kaliningrad-Kraków w dniu 1 września 2014 r., oraz na trasach: Kraków-Ryga, Kraków-Lwów, Kraków-Kaliningrad w dniu 5 września 2014 r. a) Ustalenie, do dwóch dni od daty podpisania umowy, z partnerami projektu z Rygi, Lwowa i Kaliningradu rodzaju preferowanego przez nich transportu i pozostałych działań związanych z logistyką przelotu lub przejazdu. 2) Powitanie i odebranie wszystkich przedstawicieli regionów (6 osób) z lotniska i przewiezienia do hotelu w dniu 1 września 2014 r. (osoby, które przylecą wcześniej niż o godz. 15.00 zapewnienie lunchu w hotelu/restauracji w Krakowie. Poprzez lunch rozumie się przystawkę, ciepły posiłek (potocznie zwane II daniem), napoje wg wskazania przedstawicieli regionu wraz z obsługą kelnerską.) 3) Rezerwacji i opłacenia 2 noclegów w Krakowie dla 6 osób wg następujących wskazań: a) pokoje jednoosobowe umiejscowione w jednym hotelu, b) hotel o standardzie min. 3 gwiazdkowym, położonym w Krakowie w obrębie pierwszej strefy parkowania w Krakowie (strefa parkowania oznaczona symbolem P1, zgodnie z mapką będącą załącznikiem nr 2 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia). c) nocleg ze śniadaniem (zgodnym z załącznikiem nr 1 do wzoru umowy) d) termin noclegów: od 1.09.2014 r. do 2.09.2014 r. oraz od 4.09.2014 r. do 5.09.2014 r. w Krakowie. 4) Organizacja spotkania w formie business dinner (zgodnie z zał. nr 1 do wzoru umowy) w dniu 1.09.2014 r. wg następujących wskazań: znajdującej się na terenie Starego Miasta Krakowa w razie potrzeby transport przedstawicieli regionów z hotelu na business dinner oraz z powrotem do hotelu, serwetki), d) zapewnienia obsługi kelnerskiej zamawianego business dinner. 5) Zapewnienie transportu delegacji (6 osób) z hotelu do miejsca organizacji spotkania roboczego w Krakowie w dniu 2.09.2014 r. Miejsce spotkania roboczego zapewni Zamawiający. 6) Zapewnienie brunchu w formie cateringu dla 12 osób w miejscu, w którym odbywać się będzie spotkanie robocze w dniu 2.09.2014 r. (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy), 7) Zapewnienie transportu do Krynicy Zdrój dla ok. 20 osób w dniu 2.09.2014 r. Dokładną godzinę wyjazdu i miejsce Wykonawca ustali z Zamawiającym do dnia 1.09.2014 r. Przejazd odbędzie się bezpośrednio po zakończeniu spotkania roboczego. 8) Rezerwacji i opłacenia dwóch noclegów w Krynicy Zdroju, w uzgodnieniu z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich, dla 12 osób, termin noclegu: od 2.09.2014 r. do 4.09.2014 r. wg następujących wskazań: a) pokoje jednoosobowe mieszczące w jednym hotelu lub w hotelach znajdujących się w pobliżu, 2 z 8
b) hotel o standardzie min. 3 gwiazdkowym, położony w odległości maksymalnie 3 km od Parku Zdrojowego w Krynicy, c) nocleg ze śniadaniem (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy), d) hotel z restauracją hotelową, w której możliwe będzie zorganizowanie obiadu lub kolacji, 9) zapewnieniu uczestnictwa przedstawicieli projektu (12) osób w Forum Ekonomicznym w Krynicy poprzez wykup akredytacji od organizatora tj. Fundacji Instytut Studiów Wschodnich. 10) Organizacji kolacji w Krynicy Zdroju w dniu 2.09.2014 r., wytyczne do kolacji: serwetki,) 11) zapewnienia transportu dla ok. 20 osób w obrębie miasta Krynicy w dniach 3.09.2014 r. i 4.09.2014. 12) Organizacji panelu dyskusyjnego w ramach Forum Ekonomicznego w Krynicy pn. Europa Wschodnia pomiędzy Rosją a Zachodem. Wybór cywilizacyjny? w uzgodnieniu z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich. Organizacja panelu polegać będzie na: a) zapewnieniu noclegów dla 10 prelegentów panelu w dniach 2-5.09.2014 r., wg następujących wskazań: a.1 pokoje jednoosobowe mieszczące w jednym hotelu lub w hotelach znajdujących się w odległości max. 400 m od siebie, a.2 hotel/hotele o standardzie min. 3* położony w odległości maksymalnie 3 km od Parku Zdrojowego w Krynicy, a.3 nocleg ze śniadaniem (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy), b) transporcie materiałów promocyjnych (m.in. ścianki wystawienniczej i folderów) z Krakowa do Krynicy Zdroju (miejsca organizacji panelu) oraz z Krynicy Zdroju do Krakowa, w taki sposób, aby mogły zostać udostępnione w trakcie trwania panelu w dniu 3.09.2014r. Materiały o max. kubaturze 100 cm sześciennych oraz maksymalnej wadze 500 kg. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przekazane mu do transportu materiały promocyjne. Informacja o godzinie rozpoczęcia się panelu zostanie przekazana wykonawcy do dnia 27.08.2014 r. c) promocja panelu wśród uczestników forum Ekonomicznego w Krynicy min. poprzez dystrybucję ulotek informujących o panelu, d) zapewnieniu recepcji dla uczestników panelu. 13) Organizacji kolacji w dniu 3.09.2014 r. w Krynicy Zdroju oraz w dniu 4.09.2014 r. w Krakowie wytyczne do kolacji: serwetki, etc.) 14) Zapewnieniu transportu z Krynicy Zdroju do Krakowa w dniu 4.09.2014 r. dla ok. 20 osób z hotelu, w którym nocować będzie delegacja. 15) Organizacji Business breakfast w Krakowie dla 12 osób w hotelu, w którym nocować będą członkowie zagranicznej delegacji w dniu 5.09.2014 r. 16) Transfer 6 osób z hotelu na lotnisko w dniu 5.09.2014 r. Czas oczekiwania uczestników na samolot: max. 2 godziny przed wyznaczoną godziną odlotu. W przypadku wylotu później niż o godz. 14.30 zapewnienie lunchu w miejscu zakwaterowania dla przedstawicieli regionów (6 osób). Poprzez lunch Zamawiający rozumie przystawkę, ciepły posiłek (potocznie zwane II daniem), napoje wg wskazania przedstawicieli regionu wraz z obsługą kelnerską. 17) zamawiający po podpisania umowy z wykonawcą przekaże kontakt (telefon, fax, email) do partnerów projektu z Rygi, Lwowa i Kaliningradu. W miejsce to wprowadza się pkt III.2 ppkt od 1) do 18) siwz Zamówienie obejmuje 1) Zapewnienie przejazdu lub przelotu z maksymalnie 1 międzylądowaniem dla dwóch przedstawicieli (łącznie 6 osób) z każdego regionu na trasach: Ryga-Kraków, Lwów-Kraków, Kaliningrad-Kraków w dniu 1 września 2014 r., oraz na trasach: Kraków-Ryga, Kraków-Lwów, Kraków-Kaliningrad w dniu 5 września 2014 r. a) Ustalenie, do dwóch dni od daty podpisania umowy, z partnerami projektu z Rygi, Lwowa i Kaliningradu rodzaju preferowanego przez nich transportu i pozostałych działań związanych z logistyką przelotu lub przejazdu. 3 z 8
2) Powitanie i odebranie wszystkich przedstawicieli regionów (6 osób) z lotniska i przewiezienia do hotelu w dniu 1 września 2014 r. (osoby, które przylecą wcześniej niż o godz. 15.00 zapewnienie lunchu w hotelu/restauracji w Krakowie. Poprzez lunch rozumie się przystawkę, ciepły posiłek (potocznie zwane II daniem), napoje wg wskazania przedstawicieli regionu wraz z obsługą kelnerską.) 3) Rezerwacji i opłacenia 2 noclegów w Krakowie dla 6 osób wg następujących wskazań: a) pokoje jednoosobowe umiejscowione w jednym hotelu, b) hotel o standardzie min. 3 gwiazdkowym, położonym w Krakowie w obrębie pierwszej strefy parkowania w Krakowie (strefa parkowania oznaczona symbolem P1, zgodnie z mapką będącą załącznikiem nr 2 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia). c) nocleg ze śniadaniem (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy) d) termin noclegów: od 1.09.2014 r. do 2.09.2014 r. oraz od 4.09.2014 r. do 5.09.2014 r. w Krakowie. 4) Organizacja spotkania w formie business dinner (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy) w dniu 1.09.2014 r. wg następujących wskazań: znajdującej się na terenie Starego Miasta Krakowa w razie potrzeby transport przedstawicieli regionów z hotelu na business dinner oraz z powrotem do hotelu, serwetki), d) zapewnienia obsługi kelnerskiej zamawianego business dinner. 5) Zapewnienie transportu delegacji (6 osób) z hotelu do miejsca organizacji spotkania roboczego w Krakowie w dniu 2.09.2014 r. Miejsce spotkania roboczego zapewni Zamawiający. 6) Zapewnienie brunchu w formie cateringu dla 12 osób w miejscu, w którym odbywać się będzie spotkanie robocze w dniu 2.09.2014 r. (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy), 7) Zapewnienie transportu do Krynicy Zdrój dla ok. 20 osób w dniu 2.09.2014 r. Dokładną godzinę wyjazdu i miejsce Wykonawca ustali z Zamawiającym do dnia 1.09.2014 r. Przejazd odbędzie się bezpośrednio po zakończeniu spotkania roboczego. 8) Opłacenia noclegów w Krynicy Zdroju lub w Muszynie Zdrój, w uzgodnieniu z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich, dla 12 osób, termin noclegu: od 2.09.2014 r. do 4.09.2014 r. wg następujących wskazań: a) pokoje jednoosobowe, b) hotel o standardzie min. 3 gwiazdkowym, c) nocleg ze śniadaniem, d) hotel z restauracją hotelową, w której możliwe będzie zorganizowanie obiadu lub kolacji, 9) zapewnieniu uczestnictwa przedstawicieli projektu (12) osób w Forum Ekonomicznym w Krynicy poprzez zapewnienie akredytacji u organizatora tj. Fundacji Instytut Studiów Wschodnich. 10) Organizacji kolacji w Krynicy Zdroju w dniu 2.09.2014 r., wytyczne do kolacji: serwetki,) 11) zapewnienia transportu dla ok. 20 osób w obrębie miasta Krynicy Zdrój oraz Muszyny Zdrój w dniach od 2.09.2014 r. do 4.09.2014. 12) Organizacji panelu dyskusyjnego w ramach Forum Ekonomicznego w Krynicy pn. Europa Wschodnia pomiędzy Rosją a Zachodem. Wybór cywilizacyjny? w uzgodnieniu z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich. Organizacja panelu polegać będzie na: a) zapewnieniu noclegów dla 10 prelegentów panelu w dniach 2-5.09.2014 r., wg następujących wskazań: a.1 pokoje jednoosobowe mieszczące w Krynicy Zdrój lub w Muszynie Zdrój, a.2 hotel/hotele o standardzie min. 3*, a.3 nocleg ze śniadaniem, b) transporcie materiałów promocyjnych (m.in. ścianki wystawienniczej i folderów) z Krakowa do Krynicy Zdroju (miejsca organizacji panelu) oraz z Krynicy Zdroju do Krakowa, w taki sposób, aby mogły zostać udostępnione w trakcie trwania panelu w dniu 3.09.2014r. Materiały o max. kubaturze 100 cm sześciennych oraz maksymalnej wadze 500 kg. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przekazane mu do transportu materiały promocyjne. Informacja o godzinie rozpoczęcia się panelu zostanie przekazana wykonawcy do dnia 27.08.2014 r. c) promocja panelu wśród uczestników forum Ekonomicznego w Krynicy min. poprzez dystrybucję ulotek informujących o panelu, 4 z 8
d) zapewnieniu recepcji dla uczestników panelu. 13) Organizacji kolacji w dniu 3.09.2014 r. w Krynicy Zdroju oraz w dniu 4.09.2014 r. w Krakowie wytyczne do kolacji: serwetki, etc.) 14) Zapewnieniu transportu z Krynicy Zdroju do Krakowa w dniu 4.09.2014 r. dla ok. 20 osób z hotelu, w którym nocować będzie delegacja. 15) Organizacji Business breakfast (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy) w Krakowie dla 12 osób w hotelu, w którym nocować będą członkowie zagranicznej delegacji w dniu 5.09.2014 r. 16) Transfer 6 osób z hotelu na lotnisko w dniu 5.09.2014 r. Czas oczekiwania uczestników na samolot: max. 2 godziny przed wyznaczoną godziną odlotu. W przypadku wylotu później niż o godz. 14.30 zapewnienie lunchu w miejscu zakwaterowania dla przedstawicieli regionów (6 osób). Poprzez lunch Zamawiający rozumie przystawkę, ciepły posiłek (potocznie zwane II daniem), napoje wg wskazania przedstawicieli regionu wraz z obsługą kelnerską. 17) zamawiający po podpisania umowy z wykonawcą przekaże kontakt (telefon, fax, email) do partnerów projektu z Rygi, Lwowa i Kaliningradu 18) Koszt noclegów w Krynicy Zdroju podczas Forum Ekonomicznego wynosi 3100 netto za osobę za cały okres trwania Forum. Zamawiający dokonał rezerwacji noclegów dla łącznie 22 osób u organizatora Forum Ekonomicznego w Krynicy (Fundacja Instytut Studiów Wschodnich). 3) We wzorze umowy (zał. nr 5 do siwz): Skreśla się 2 o treści: W ramach przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 Wykonawca zobowiązuje się do: 1) Zapewnienie przejazdu lub przelotu z maksymalnie 1 międzylądowaniem dla dwóch przedstawicieli (łącznie 6 osób) z każdego regionu na trasach: Ryga-Kraków, Lwów-Kraków, Kaliningrad-Kraków w dniu 1 września 2014 r., oraz na trasach: Kraków-Ryga, Kraków-Lwów, Kraków-Kaliningrad w dniu 5 września 2014 r. a) Ustalenie, do dwóch dni od daty podpisania umowy, z partnerami projektu z Rygi, Lwowa i Kaliningradu rodzaju preferowanego przez nich transportu i pozostałych działań związanych z logistyką przelotu lub przejazdu. 2) Powitanie i odebranie wszystkich przedstawicieli regionów (6 osób) z lotniska i przewiezienia do hotelu w dniu 1 września 2014 r. (osoby, które przylecą wcześniej niż o godz. 15.00 zapewnienie lunchu w hotelu/restauracji w Krakowie. Poprzez lunch rozumie się przystawkę, ciepły posiłek (potocznie zwane II daniem), napoje wg wskazania przedstawicieli regionu wraz z obsługą kelnerską.) 3) Rezerwacji i opłacenia 2 noclegów w Krakowie dla 6 osób wg następujących wskazań: a) pokoje jednoosobowe umiejscowione w jednym hotelu, b) hotel o standardzie min. 3 gwiazdkowym, położonym w Krakowie w obrębie pierwszej strefy parkowania w Krakowie (strefa parkowania oznaczona symbolem P1, zgodnie z mapką będącą załącznikiem nr 2 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia). c) nocleg ze śniadaniem (zgodnym z załącznikiem nr 1 do wzoru umowy) d) termin noclegów: od 1.09.2014 r. do 2.09.2014 r. oraz od 4.09.2014 r. do 5.09.2014 r. w Krakowie. 4) Organizacja spotkania w formie business dinner (zgodnie z zał. nr 1) w dniu 1.09.2014 r. wg następujących wskazań: znajdującej się na terenie Starego Miasta Krakowa w razie potrzeby transport przedstawicieli regionów z hotelu na business dinner oraz z powrotem do hotelu, zapewnienie odpowiedniego do rangi wydarzenia nakrycia (obrusy, sztućce, świeże kwiaty na stole, serwetki), d) zapewnienia obsługi kelnerskiej zamawianego business dinner. 5) Zapewnienie transportu delegacji (6 osób) z hotelu do miejsca organizacji spotkania roboczego w Krakowie w dniu 2.09.2014 r. Miejsce spotkania roboczego zapewni Zamawiający. 6) Zapewnienie brunchu w formie cateringu dla 12 osób w miejscu, w którym odbywać się będzie spotkanie robocze w dniu 2.09.2014 r. (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy), 5 z 8
7) Zapewnienie transportu do Krynicy Zdrój dla ok. 20 osób w dniu 2.09.2014 r. Dokładną godzinę wyjazdu i miejsce Wykonawca ustali z Zamawiającym do dnia 1.09.2014 r. Przejazd odbędzie się bezpośrednio po zakończeniu spotkania roboczego. 8) Rezerwacji i opłacenia dwóch noclegów w Krynicy Zdroju, w uzgodnieniu z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich, dla 12 osób, termin noclegu: od 2.09.2014 r. do 4.09.2014 r. wg następujących wskazań: a) pokoje jednoosobowe mieszczące w jednym hotelu lub w hotelach znajdujących się w pobliżu, b) hotel o standardzie min. 3 gwiazdkowym, położony w odległości maksymalnie 3 km od Parku Zdrojowego w Krynicy, c) nocleg ze śniadaniem (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy), d) hotel z restauracją hotelową, w której możliwe będzie zorganizowanie obiadu lub kolacji, 9) zapewnieniu uczestnictwa przedstawicieli projektu (12) osób w Forum Ekonomicznym w Krynicy poprzez wykup akredytacji od organizatora tj. Fundacji Instytut Studiów Wschodnich. 10) Organizacji kolacji w Krynicy Zdroju w dniu 2.09.2014 r., wytyczne do kolacji: zapewnienie odpowiedniego do rangi wydarzenia nakrycia (obrusy, sztućce, świeże kwiaty na stole, serwetki,) d) zapewnienie posiłku wraz z obsługą kelnerską (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy) 11) zapewnienia transportu dla ok. 20 osób w obrębie miasta Krynicy w dniach 3.09.2014 r. i 4.09.2014. 12) Organizacji panelu dyskusyjnego w ramach Forum Ekonomicznego w Krynicy pn. Europa Wschodnia pomiędzy Rosją a Zachodem. Wybór cywilizacyjny? w uzgodnieniu z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich. Organizacja panelu polegać będzie na: a) zapewnieniu noclegów dla 10 prelegentów panelu w dniach 2-5.09.2014 r., wg następujących wskazań: a.1 pokoje jednoosobowe mieszczące w jednym hotelu lub w hotelach znajdujących się w odległości max. 400 m od siebie, a.2 hotel/hotele o standardzie min. 3* położony w odległości maksymalnie 3 km od Parku Zdrojowego w Krynicy, a.3 nocleg ze śniadaniem (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy), b) transporcie materiałów promocyjnych (m.in. ścianki wystawienniczej i folderów) z Krakowa do Krynicy Zdroju (miejsca organizacji panelu) oraz z Krynicy Zdroju do Krakowa, w taki sposób, aby mogły zostać udostępnione w trakcie trwania panelu w dniu 3.09.2014r. Materiały o max. kubaturze 100 cm sześciennych oraz maksymalnej wadze 500 kg. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przekazane mu do transportu materiały promocyjne. Informacja o godzinie rozpoczęcia się panelu zostanie przekazana wykonawcy do dnia 27.08.2014 r. c) promocja panelu wśród uczestników forum Ekonomicznego w Krynicy min. poprzez dystrybucję ulotek informujących o panelu, d) zapewnieniu recepcji dla uczestników panelu. 13) Organizacji kolacji w dniu 3.09.2014 r. w Krynicy Zdroju oraz w dniu 4.09.2014 r. w Krakowie wytyczne do kolacji: serwetki, etc.) 14) Zapewnieniu transportu z Krynicy Zdroju do Krakowa w dniu 4.09.2014 r. dla ok. 20 osób z hotelu, w którym nocować będzie delegacja. 15) Organizacji Business breakfast w Krakowie dla 12 osób w hotelu, w którym nocować będą członkowie zagranicznej delegacji w dniu 5.09.2014 r. 16) Transfer 6 osób z hotelu na lotnisko w dniu 5.09.2014 r. Czas oczekiwania uczestników na samolot: max. 2 godziny przed wyznaczoną godziną odlotu. W przypadku wylotu później niż o godz. 14.30 zapewnienie lunchu w miejscu zakwaterowania dla przedstawicieli regionów (6 osób). Poprzez lunch Zamawiający rozumie przystawkę, ciepły posiłek (potocznie zwane II daniem), napoje wg wskazania przedstawicieli regionu wraz z obsługą kelnerską. 17) zamawiający po podpisania umowy z wykonawcą przekaże kontakt (telefon, fax, email) do partnerów projektu z Rygi, Lwowa i Kaliningradu. 6 z 8
W miejsce to wprowadza się treść 2 W ramach przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 Wykonawca zobowiązuje się do: 1) Zapewnienie przejazdu lub przelotu z maksymalnie 1 międzylądowaniem dla dwóch przedstawicieli (łącznie 6 osób) z każdego regionu na trasach: Ryga-Kraków, Lwów-Kraków, Kaliningrad-Kraków w dniu 1 września 2014 r., oraz na trasach: Kraków-Ryga, Kraków-Lwów, Kraków-Kaliningrad w dniu 5 września 2014 r. b) Ustalenie, do dwóch dni od daty podpisania umowy, z partnerami projektu z Rygi, Lwowa i Kaliningradu rodzaju preferowanego przez nich transportu i pozostałych działań związanych z logistyką przelotu lub przejazdu. 2) Powitanie i odebranie wszystkich przedstawicieli regionów (6 osób) z lotniska i przewiezienia do hotelu w dniu 1 września 2014 r. (osoby, które przylecą wcześniej niż o godz. 15.00 zapewnienie lunchu w hotelu/restauracji w Krakowie. Poprzez lunch rozumie się przystawkę, ciepły posiłek (potocznie zwane II daniem), napoje wg wskazania przedstawicieli regionu wraz z obsługą kelnerską.) 3) Rezerwacji i opłacenia 2 noclegów w Krakowie dla 6 osób wg następujących wskazań: a) pokoje jednoosobowe umiejscowione w jednym hotelu, b) hotel o standardzie min. 3 gwiazdkowym, położonym w Krakowie w obrębie pierwszej strefy parkowania w Krakowie (strefa parkowania oznaczona symbolem P1, zgodnie z mapką będącą załącznikiem nr 2 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia). c) nocleg ze śniadaniem (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy) d) termin noclegów: od 1.09.2014 r. do 2.09.2014 r. oraz od 4.09.2014 r. do 5.09.2014 r. w Krakowie. 4) Organizacja spotkania w formie business dinner (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy) w dniu 1.09.2014 r. wg następujących wskazań: znajdującej się na terenie Starego Miasta Krakowa w razie potrzeby transport przedstawicieli regionów z hotelu na business dinner oraz z powrotem do hotelu, serwetki), d) zapewnienia obsługi kelnerskiej zamawianego business dinner. 5) Zapewnienie transportu delegacji (6 osób) z hotelu do miejsca organizacji spotkania roboczego w Krakowie w dniu 2.09.2014 r. Miejsce spotkania roboczego zapewni Zamawiający. 6) Zapewnienie brunchu w formie cateringu dla 12 osób w miejscu, w którym odbywać się będzie spotkanie robocze w dniu 2.09.2014 r. (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy), 7) Zapewnienie transportu do Krynicy Zdrój dla ok. 20 osób w dniu 2.09.2014 r. Dokładną godzinę wyjazdu i miejsce Wykonawca ustali z Zamawiającym do dnia 1.09.2014 r. Przejazd odbędzie się bezpośrednio po zakończeniu spotkania roboczego. 8) Opłacenia noclegów w Krynicy Zdroju lub w Muszynie Zdrój, w uzgodnieniu z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich, dla 12 osób, termin noclegu: od 2.09.2014 r. do 4.09.2014 r. wg następujących wskazań: a) pokoje jednoosobowe, b) hotel o standardzie min. 3 gwiazdkowym, c) nocleg ze śniadaniem, d) hotel z restauracją hotelową, w której możliwe będzie zorganizowanie obiadu lub kolacji, 9) zapewnieniu uczestnictwa przedstawicieli projektu (12) osób w Forum Ekonomicznym w Krynicy poprzez zapewnienie akredytacji u organizatora tj. Fundacji Instytut Studiów Wschodnich. 10) Organizacji kolacji w Krynicy Zdroju w dniu 2.09.2014 r., wytyczne do kolacji: serwetki,) 11) zapewnienia transportu dla ok. 20 osób w obrębie miasta Krynicy Zdrój oraz Muszyny Zdrój w dniach od 2.09.2014 r. do 4.09.2014. 12) Organizacji panelu dyskusyjnego w ramach Forum Ekonomicznego w Krynicy pn. Europa Wschodnia pomiędzy Rosją a Zachodem. Wybór cywilizacyjny? w uzgodnieniu z Fundacją Instytut Studiów Wschodnich. Organizacja panelu polegać będzie na: a) zapewnieniu noclegów dla 10 prelegentów panelu w dniach 2-5.09.2014 r., wg następujących wskazań: a.1 pokoje jednoosobowe mieszczące w Krynicy Zdrój lub w Muszynie Zdrój, 7 z 8
a.2 hotel/hotele o standardzie min. 3*, a.3 nocleg ze śniadaniem, b) transporcie materiałów promocyjnych (m.in. ścianki wystawienniczej i folderów) z Krakowa do Krynicy Zdroju (miejsca organizacji panelu) oraz z Krynicy Zdroju do Krakowa, w taki sposób, aby mogły zostać udostępnione w trakcie trwania panelu w dniu 3.09.2014r. Materiały o max. kubaturze 100 cm sześciennych oraz maksymalnej wadze 500 kg. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przekazane mu do transportu materiały promocyjne. Informacja o godzinie rozpoczęcia się panelu zostanie przekazana wykonawcy do dnia 27.08.2014 r. c) promocja panelu wśród uczestników forum Ekonomicznego w Krynicy min. poprzez dystrybucję ulotek informujących o panelu, d) zapewnieniu recepcji dla uczestników panelu. 13) Organizacji kolacji w dniu 3.09.2014 r. w Krynicy Zdroju oraz w dniu 4.09.2014 r. w Krakowie wytyczne do kolacji: serwetki, etc.) 14) Zapewnieniu transportu z Krynicy Zdroju do Krakowa w dniu 4.09.2014 r. dla ok. 20 osób z hotelu, w którym nocować będzie delegacja. 15) Organizacji Business breakfast (sugerowane menu: załącznik nr 1 do wzoru umowy) w Krakowie dla 12 osób w hotelu, w którym nocować będą członkowie zagranicznej delegacji w dniu 5.09.2014 r. 16) Transfer 6 osób z hotelu na lotnisko w dniu 5.09.2014 r. Czas oczekiwania uczestników na samolot: max. 2 godziny przed wyznaczoną godziną odlotu. W przypadku wylotu później niż o godz. 14.30 zapewnienie lunchu w miejscu zakwaterowania dla przedstawicieli regionów (6 osób). Poprzez lunch Zamawiający rozumie przystawkę, ciepły posiłek (potocznie zwane II daniem), napoje wg wskazania przedstawicieli regionu wraz z obsługą kelnerską. 17) zamawiający po podpisania umowy z wykonawcą przekaże kontakt (telefon, fax, email) do partnerów projektu z Rygi, Lwowa i Kaliningradu. Tekst jednolity: zał. nr 5 do siwz wzór umowy, zał. nr 1 do wzoru umowy stanowią załączniki do niniejszego pisma. Równocześnie Zamawiający zmienia terminy: składania ofert z dnia 07.08.2014 r. do godz. 13:00, na dzień 08.08.2014 r. do godz. 14:00 otwarcia ofert z dnia 07.08.2014 r. godz. 13:30, na dzień 08.08.2014 r. godz. 14:30 Pozostałe zapisy siwz pozostają bez zmian. Załączniki: - treść zał. nr 5 do siwz wzór umowy, - treść zał. nr 1 do wzoru umowy 1. Maciej Lewandowski 2. Magdalena Ujejska-Turek 3. Jacek Lach 4. Michał Bigosiński 8 z 8