KOMPUTEROWE WSPOMAGANIE PROJEKTOWANIA Ćwiczenie 1 Przygotowanie planu pracy 1. Zapoznanie się z programem do planowania przedsięwzięć MS Project. 2. Wykonanie planu projektu i realizacji wybranego układu elektronicznego. Planowany czas realizacji projektu powinien uwzględniać czas projektowania, czas realizacji, zasoby oraz ceny elementów i usług. Sprawozdanie: Sprawozdanie powinno zawierać krótki opis realizowanego projektu, pliki z wydrukami (PDF Creator - *.PDF) informacji o projekcie, diagramu Gantta, diagram sieciowy, analizę Perth, arkusza zasobów, raport budżetu, raport przepływu gotówki, raport podsumowania projektu. Spakowane pliki nazwisko_numerćwiczenia.zip należy przesłać pocztą elektroniczną na adres podany przez prowadzącego zajęcia koniecznie podając jako temat listu sprawozdaniekwp. Literatura: 1. Skrócona instrukcja posługiwania się programem MS Project. 2. Chatfield C.S., Johnson T.D.: Microsoft Project 2002 krok po kroku wersja polska. Oficyna Wydawnicza READ ME, Warszawa 2003. 3. Marmel E.: Microsoft Project 2000. Biblia. Helion, Gliwice 2001. 4. Karolewski I.: Ćwiczenia z Microsoft Project 2000 PL. MIKOM, Warszawa 2001. 5. Katalog Elfa JC
Dane do projektu 1. Projekt rozpoczyna się 4 stycznia (Projekt/Informacje o projekcie). 2. Godziny pracy 8.00 16.00 (Narzędzia/Zmień czas pracy Nowy). 3. Harmonogram projektu (Widok/Wykres Gantta) Zadanie 1 Określenie zakresu zadania 1. Określenie celu i terminów 2. Analiza możliwości wykonawczych 2 Prace studialne (opracowanie założeń projektowych) 1. Badania rynkowe 2. Studia literaturowe 3. Rozpoznanie patentowe i formalno-prawne 4. Zestawienie i zaplanowanie potrzebnych prac, środków i czasu Czas trwania [dni lub godziny] 3godz. 2godz. 1dzień 3dn. Zasoby zleceniodawca, główny wykonawca konstruktor, 4godz. 3 Ocena i wybór rozwiązania zleceniodawca, główny wykonawca, konstruktor 4 Projektowanie wstępne 1. Planowanie ustalenie zakresu badań eksperymentalnych 2. Wykonanie modeli 3. Badania laboratoryjne modeli 4. Projekt wstępny 5 Projektowanie szczegółowe 1. Planowanie prac tej fazy 2. Projektowanie prototypu a. Projekt obudowy urządzenia i. Wybór elementów i podzespołów mechanicznych ii. Projektowanie płyty czołowej (rysunki wykonawcze i złożeniowe) iii. Projektowanie obudowy urządzenia (rysunki wykonawcze i złożeniowe) b. Tworzenie schematów ideowych i. Wybór elementów z bibliotek ii. Tworzenie uzupełniających elementów bibliotecznych iii. Tworzenie schematu ideowego iv. Utworzenie listy połączeń c. Symulacja działania układu d. Naniesienie zmian w projekcie e. Projektowanie obwodów drukowanych i. Import listy połączeń ii. Określenie wymiarów obwodu drukowanego 4dn. 4godz. główny wykonawca, konstruktor, laborant elementy elektroniczne, aparatury pomiarowej, oprogramowania konstruktor, laborant elementy elektroniczne, aparatury pomiarowej, oprogramowania, producent obwodów drukowanych, certyfikat kompatybilności elektromagnetycznej 2
iii. Rozmieszczenie elementów iv. Trasowanie połączeń v. Sprawdzenie obwodu pod względem założeń kompatybilność elektromagnetyczna vi. Naniesienie poprawek f. Wykonanie obwodów drukowanych - ekspres g. Montaż elementów h. Uruchomienie i pomiary parametrów elektrycznych wykonanego prototypu i. Badania bezpieczeństwa użytkowania i kompatybilności elektromagnetycznej 3. Wykonanie dokumentacji prototypu 1godz. 3godz. 0,5godz. 0.1godz. 3godz. 4godz. 3dn. 6 Opracowanie dokumentacji produkcyjnej 1. Planowanie prac tej fazy 2. Uzgodnienia zewnętrzne 3. Wykonanie serii informacyjnej 4. Badania eksploatacyjne 5. Wykonanie dokumentacji konstrukcyjnej 6. Wykonanie dokumentacji technologicznej 7. Wykonanie dokumentacji eksploatacyjnej 8. Przekazanie dokumentacji do produkcji seryjnej 1godz. 6dn. 4dn. 3dn. 3dn. 4dn. zleceniodawca, główny wykonawca, konstruktor, laborant, elementy elektroniczne, aparatury pomiarowej, oprogramowania, producent obwodów drukowanych, wykonawcy zewnętrzni. 4. Wprowadzić zadanie cykliczne cotygodniowa narada w czwartek trwająca dwie godziny. 4dn. 5. Arkusz zasobów Zasób Zleceniodawca Główny Projektant Konstruktor Laborant Amortyzacja aparatury laboratoryjnej Elementy elektroniczne modeli Elementy elektroniczne prototypu Stawka/Koszt 100 zł/godz. 100 zł/godz. 80 zł/godz. 40 zł/godz. 100 zł/godz. 600 zł 6500 zł 3
Wykonanie obwodów drukowanych 350 zł/dm 2 Certyfikat kompatybilności 6000 zł elektromagnetycznej Amortyzacja oprogramowania 100 zł/godz. Koszty pośrednie 10000 zł/projekt 6. Dane do analizy Perth Powiększenia i zmniejszenia czasu wykonania poszczególnych zadań o około 10%. Wykonanie zadań zgodnie z każdym punktem instrukcji zgłosić do sprawdzenia prowadzącemu zajęcia. 4
Program Microsoft Project 1. Wstęp Zarządzanie projektem jest to proces planowania, organizacji oraz zarządzania zadaniami i zasobami w celu osiągnięcia zdefiniowanego celu, zwykle w ramach istniejących ograniczeń czasu, zasobów lub kosztu. Plan projektu może składać się na przykład z listy zadań z datami rozpoczęcia i zakończenia zapisanymi w notatniku. Może także składać się z tysięcy zadań i zasobów oraz budżetu liczonego w milionach złotych. Większość projektów dzieli się na podstawowe elementy takie jak łatwe do zarządzania zadania, planowanie zadań, łączność w zespole i śledzenie zadań w trakcie postępu pracy. Wszystkie projekty składają się także z trzech głównych faz: budowa planu, śledzenie i zarządzanie projektem, zamykanie projektu. Wpływ na powodzenie projektu mają trzy czynniki, kształtujące każdy projekt: czas potrzebny do wykonania projektu, odzwierciedlony w harmonogramie projektu, budżet projektu oparty na koszcie zasobów: ludzi, sprzętu i materiałów wymaganych do realizacji zadań, zakres, cele i zadania projektu oraz praca wymagana do ich wykonania. Korekta każdego z wymienionych elementów wpływa na pozostałe dwa. Mimo że wszystkie trzy czynniki są ważne, zwykle jeden z wymienionych elementów będzie miał największy wpływ na projekt. 2. Tworzenie nowego projektu Rozpoczynając w programie Microsoft Project (rys. 1) nowy projekt, można wprowadzić datę rozpoczęcia lub datę zakończenia projektu. Zalecane jest wprowadzenie tylko daty rozpoczęcia i umożliwienie programowi obliczenia daty zakończenia po wprowadzeniu i zaplanowaniu zadań. Utworzenie listy zadań i dostarczenie informacji do harmonogramu kończy budowę planu. Każdy projekt ma unikatowy zbiór składników: zadania, wykonujący je ludzie i cel projektu. Aby pomóc w zapamiętaniu i komunikowaniu się ważnych szczegółów, wprowadź informacje o projekcie i w odpowiednim momencie odwołuj się do nich. W programie istnieje możliwość zmiany kalendarza projektu w celu dopasowania się do obowiązujących dni roboczych i czasu pracy każdego zasobu w projekcie. Domyślne ustawienia kalendarza to praca od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 17:00 z godzinną przerwą obiadową. pasek menu wykres Gantta Rys. 1. Okno główne programu Microsoft Project Typowy projekt to szereg powiązanych zadań. Zadanie powinno być dostatecznie krótkie, aby regularnie śledzić jego postęp. Zadania powinny generalnie mieć od jednego dnia do dwóch tygodni długości. Zadania należy wprowadzać w porządku, w jakim nastąpią. Następnie należy oszacować, jak długo potrwa wykonanie każdego zadania i wprowadzić te oszacowania jako czas trwania. Program używa czasu trwania do obliczenia kosztów pracy, która ma być wykonana w zadaniu. Czas trwania to czas, jaki zabierze każde zadanie, nie licząc czasu wolnego. Punkt kontrolny jest to zadanie używane w celu kontroli wykonania wydarzeń występujących przed momentem wystąpienia punktu kontrolnego w harmonogramie, takich jak wykonanie wybranej fazy. Po wprowadzeniu czasu trwania zadania równego zero dni, program Microsoft Project wyświetla symbol punktu kontrolnego na wykresie Gantta na początku tego dnia. Mimo że zadanie z zerowym czasem trwania jest automatycznie oznaczane jako punkt kontrolny, to dowolne zadanie można oznaczyć jako punkt kontrolny. Zadania mogą być powiązane między sobą zależnościami czasowymi (relacjami). Zadanie, którego rozpoczęcie lub zakończenie zależy od innego zadania, jest następnikiem. Zadanie, od którego zależny jest następnik, to poprzednik. Po połączeniu zadań relacją, zmiany dat poprzedników wpływają na daty następników. W celu połączenia wybranych zadań 5
należy wybrać ikonę. Program Microsoft Project tworzy domyślnie współzależność zadań typu zakończenierozpoczęcie. Aby zmienić łącze zadania, kliknij dwukrotnie linię łącza pomiędzy zadaniami, które chcesz zmienić. Pojawia się okno dialogowe Współzależność zadań (rys. 2). Rys. 2. Okno określania współzależności zadań Relacje między zadaniami określają sposób powiązania jednego zadania z rozpoczęciem lub zakończeniem kolejnego zadania. Istnieją cztery typy współzależności zadań: zakończenie-rozpoczęcie (najpowszechniej stosowana współzależność), rozpoczęcie-rozpoczęcie, rozpoczęcie-zakończenie i zakończenie-zakończenie. Skutecznie używając tych współzależności, można modyfikować ścieżkę krytyczną i skracać harmonogram projektu. 3. Opóźnianie zadań oraz dodawanie zasobów do zadań W programie Microsoft Project zadania opóźnia się dodając czas zwłoki do zadania poprzednika. Nakładania zadań dokonuje się wprowadzając czas wyprzedzenia. Istnieje także możliwość wprowadzenia czasu zwłoki lub wyprzedzenia w postaci wartości procentowej części zadania. Aby szybko dodać do zadania następnika czas wyprzedzenia lub zwłoki, kliknij dwukrotnie linię łącza na wykresie Gantta, a następnie wpisz wartość wyprzedzenia lub zwłoki w polu Zwłoka w oknie dialogowym Współzależność zadań. W przypadku, gdy istnieją zadania, które można rozpocząć wcześniej niż pokazuje to harmonogram, można je nakładać (dodawać sprawdzanie i dostosowywanie ograniczeń zadań). Ograniczenia terminów zadań mogą ułatwić tworzenie dokładnego harmonogramu dzięki przywiązywaniu zadań do ustalonych dat (rys. 3). Na przykład można określić, że zadanie musi rozpocząć się nie wcześniej niż w pewnym dniu lub zakończyć się nie później niż w pewnym dniu. Ograniczenie zadania można zmienić z domyślnego Jak najwcześniej na jedno z siedmiu innych ograniczeń albo przywrócić na domyślną wartość ograniczenia, aby lepiej odzwierciedlić termin realizacji zadania. Rys. 3. Okno wyboru ograniczeń 4. Tworzenie listy zasobów i ich przydzielanie do zadań Zasoby należy przydzielać do zadań, aby racjonalnie gospodarować i planować dostępne podczas realizacji projektu środki. W przypadku, gdy nie wprowadzono informacji o zasobach, program Microsoft Project oblicza harmonogram, używając tylko czasu trwania zadania i ich współzależności. W programie Microsoft Project do utworzenia listy zasobów, tworzących zespół i wcielających w życie zadania projektu można użyć Arkusza Zasobów. Zasoby pracy to ludzie lub sprzęt; zasoby materiałowe to dobra nietrwałe lub dostawy, takie jak np. beton, drewno czy gwoździe. Przydzielając zasób do zadania, tworzysz przydział. Przydzielenia zasobu do dowolnego zadania oraz zmiany przydziałów można dokonać w każdym momencie. Istnieje możliwość przydzielenia więcej niż jednego zasobu do zadania i określenia, czy zasób pracuje nad zadaniem w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu. W przypadku, gdy praca przydzielona do zasobu rozciąga się poza dzienny przydział pracy w pełnym wymiarze, wskazywany w kalendarzu czasu pracy zasobu, program Microsoft Project wyświetla nazwę takiego zasobu w kolorze czerwonym. Program Microsoft Project umożliwia przypisywanie stawek do zasobów ludzkich i zasobów materiałowych, aby można było precyzyjnie zarządzać kosztami projektu (rys. 4). Program pozwala przypisać do zasobów stawek standardowych, stawek za nadgodziny lub stawek za jednorazowe użycie. Istnieje możliwość wyświetlania kosztów 6
projektu na bieżący dzień, kosztów według planu bazowego, kosztu rzeczywistego i kosztu pozostałego, aby zobaczyć, czy projekt mieści się w ramach ogólnego budżetu. Koszty te są aktualizowane za każdym razem, kiedy program ponownie analizuje harmonogram przedsięwzięcia. W programie koszty zasobów domyślnie są naliczane proporcjonalne do czasu trwania wyróżnionej fazy przedsięwzięcia. Istnieje możliwość zmiany metody naliczania tak, aby koszty zasobów były naliczane na początku lub na końcu zadania. W programie do przeglądania kosztów całkowitych przedsięwzięcia służy oddzielne okno (rys. 5). W opisywanym oknie można obejrzeć podstawowe dane statystyczne dotyczące realizowanego projektu. 5. Narzędzia kontroli realizacji projektu Rys. 4. Okno arkusza zasobów W procesie planowania harmonogramu projektu posługujemy się pojęciem ścieżki krytycznej, oznaczającej szereg zadań, które muszą być wykonane według przyjętego czasu, aby projekt został zakończony zgodnie z harmonogramem. Większość zadań w typowym projekcie ma pewien zapas czasu, dlatego termin ich wykonania można zmienić nie wpływając na datę zakończenia projektu. Zadania, których nie można opóźnić bez wpływu na datę zakończenia projektu, są nazywane zadaniami krytycznymi. Modyfikując zadania w celu zredukowania całkowitego czasu trwania projektu, należy być świadomym istnienia zadań krytycznych. Zmiany dokonywane w zadaniach krytycznych wpływają na datę zakończenia projektu. Kliknij przycisk Kreator wykresu Gantta można filtrować harmonogram projektu w taki sposób, aby wyświetlane były tylko zadania należące do ścieżki krytycznej (rys. 6). Rys. 5. Okno kosztów Rys. 6. Okno kreatora wykresu Gantta Zarządzając projektem, trzeba nadzorować jego elementy: czas trwania oraz wykorzystywane zasoby i koszty. Zmiana jednego z tych elementów wpływa na pozostałe dwa. Wydarzenia takie jak niespodziewane opóźnienia, przekroczenia kosztów i zmiany zasobów mogą powodować problemy w harmonogramie. Jeżeli informacje o projekcie są bieżąco aktualizowane, zawsze można zobaczyć ostatni stan projektu. W ten sposób można wcześnie identyfikować problemy zagrażające pomyślności projektu i wykorzystać program Microsoft Project do znalezienia ich rozwiązania. Śledzenie wartości rzeczywistych pokazuje, w jaki sposób zmiany wpływają na inne zadania i na datę zakończenia projektu. Widok Wykres Gantta śledzenie pokazuje bieżący harmonogram w parze z pierwotnym harmonogramem każdego zadania. Po zapisaniu projektu w planie bazowym, ale przed wprowadzeniem rzeczywistych danych o postępie, widok Wykres Gantta śledzenie pokazuje zadania z paskami według planu bazowego zsynchronizowanymi z paskami według harmonogramu lub rzeczywistymi. Po wprowadzeniu danych rzeczywistych, górny pasek może się przesunąć, aby pokazać odstępstwo od planu. Na przykład, jeżeli data rozpoczęcia zadania Artefakty w schowku przesuwa się o dwa dni i zadanie zostało wykonane w 55 %, czerwony pasek harmonogramu rozciąga się dwa dni poza dolny pasek planu bazowego (rys. 7). 7
Rys. 7. Okno zgodności postępu zadań z planem W przypadku, gdy zadania przewiduje się w harmonogramie na podstawie dostępności zasobów, należy śledzić postęp zadań aktualizując pracę wykonaną w zadaniu. W ten sposób można śledzić pracę wykonywaną przez każdy z zasobów. Gdy aktualizujesz pracę rzeczywistą wykonaną przez zasób w zadaniu, program Microsoft Project automatycznie oblicza pracę pozostałą, odejmując pracę rzeczywistą wykonaną przez zasób od całkowitej pracy, jaka jest przewidziana w harmonogramie dla tego zasobu. W programie Microsoft Project istnieje możliwość śledzenia kosztów rzeczywistych przy użyciu pól okresowych. Pomaga to w okresowej aktualizacji projektu, ponieważ informacje można wprowadzać dla ustalonego dnia lub innego przedziału czasu. Program oblicza koszt pracy każdego zasobu, całkowity koszt każdego zadania i zasobu oraz całkowity koszt projektu. Koszty te uważa się za koszty przewidziane w harmonogramie lub zaplanowane, odzwierciedlające aktualny obraz kosztów w miarę postępu projektu (rys. 8, rys. 9). Rys. 8. Okno obciążeń zadań i zasobów Rys. 9. Okno prezentacji kosztów zadań i zasobów Raport w programie Microsoft Project jest wstępnie zdefiniowanym zbiorem szczegółowych informacji o wybranej części planu przedsięwzięcia. Program dostarcza więcej niż 20 wstępnie zdefiniowanych raportów (rys.10). Istnieje możliwość przeglądania kosztu bieżącego, kosztu według planu bazowego, kosztu rzeczywistego i pozostałych kosztów, aby zobaczyć, czy projekt mieści się w ramach budżetu. Koszty te są aktualizowane za każdym razem, gdy program ponownie analizuje projekt. Rys. 10. Okno raportów standardowych 8