Protokół z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie ul. Partyzantów 7/9 w dniach od 19-20 maja 2008 r. Kontrolę przeprowadzono na podstawie art. 15 pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz.U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 ze zm.) Kontrolę przeprowadzili: Elżbieta Roessler - Kierownik Oddziału Kadr i Służby Cywilnej i Jolanta Piechocka starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacyjno-Administracyjnym Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 1/08 z dnia 16.05.2008 r. Kontrola została odnotowana w "Książce kontroli" znajdującej się w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie w dniach 19-20.05.2008 r. Zagadnienia objęte przedmiotem kontroli w okresie od 1.01.2003 r. 1. Nawiązanie stosunku pracy, w tym: procedura naboru na wolne stanowiska, umowa o pracę, służba przygotowawcza. 2. Zmiana i ustanie stosunku pracy, w tym: awanse i przeszeregowania pracowników, przeniesienia na inne stanowiska, realizacja uprawnień pracowniczych, rozwiązanie stosunku pracy. 3. Technika prowadzenia akt osobowych - zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. Kierownik jednostki kontrolowanej: Anna Kraska - Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa - powołana na stanowisko z dniem 4.05.2007 r. Eugeniusz Sendlewski - p.o. Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa od 2.10.2006 r. do 3.05.2007 r. Eugeniusz Sendlewski - Zastępca Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa - powołany na stanowisko z dniem 1.11.2007 r. Sprawy kadrowe w Inspekcji prowadzi Pani Danuta Proborszcz - referent ds. kadr zatrudniona od 1.11.2002 r. Na dzień kontroli tj. 19.05.2008 r. stan zatrudnienia w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie wynosił 121 osób, w tym na stanowiskach poza korpusem służby cywilnej - 20. W okresie od 1.01.2008 r. do dnia kontroli zatrudnionych zostało 9 osób, natomiast z 8 osobami rozwiązany został stosunek pracy. W 2007 r. rozwiązany został stosunek pracy z 17 osobami, natomiast nawiązany z 14 osobami. Skontrolowano 20 teczek akt osobowych niżej wymienionych pracowników: 1 20 XXXXXXXXXXXXX Nawiązanie stosunku pracy:
W toku kontroli stwierdzono, że: 1/ Pani XXXXXXXX została zatrudniona na stanowisku sekretarki na okres próbny od 1.06.2003 r. do 31.08.2003 r. Kolejna umowa o pracę z dnia 26.08.2003 r. na czas określony od 1.09.2003 r. do 28.02.2004 r., również na stanowisko sekretarki, zawiera informację o możliwości rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Wskazany w umowie o pracę z dnia 26.08.2003 r. okres wypowiedzenia jest niezgodny z obowiązującymi przepisami, bowiem art. 33 Kodeksu pracy stanowi, że przy zawieraniu umowy o pracę na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy, strony mogą przewidzieć dopuszczalność wcześniejszego rozwiązania tej umowy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Druga umowa o pracę z dnia 27.02.2004 r. na czas określony od 29.02.2004 r. do 31.05.2004 r. - sekretarka. Pani XXXXXXXXX przystąpiła do konkursu na stanowisko referenta w dziale administracyjnym. Z przeprowadzonego naboru na wolne stanowisko w dniu 1.06.2006 r. został sporządzony protokół, w którym zawarto informację, że członkowie komisji wskazali p. XXXXXXXX jako kandydatkę do zatrudnienia. Z tym samym dniem tj. 1.06.2004 r. z p.,została zawarta umowa o pracę na stanowisko referenta, na czas określony od 1.06.2004 r. do 31.12.2004 r. W aktach osobowych znajduje się pismo z dnia 20.10.2004 r. przyznające Pani XXXXXXX z dniem 1.10.2004 r. wynagrodzenie brutto, na które składa się płaca zasadnicza wg mnożnika 0,8382 w wysokości 1.439,80 zł. Pismem z dnia 20.10.2004 r. z dniem 1 października 2004 r. przyznane zostało Pani XXXXXXX wynagrodzenie brutto - wynagrodzenie zasadnicze wg mnożnika 0,8382 - podczas gdy zgodnie z przepisami obowiązującego wówczas rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 października 1999 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U Nr 89, poz. 996 ze zm.) - załącznikiem nr 2 zawierającym mnożniki kwoty bazowej, służące do ustalenia wysokości wynagrodzenia zasadniczego członków korpusu służby cywilnej ustalonych dla poszczególnych grup stanowisk urzędniczych w grupie stanowisk wspomagających obowiązywały mnożniki od 0,480 do 2,713. W związku z powyższym mnożnik służący do ustalenia wynagrodzenia zasadniczego powinien zostać określony z dokładnością do trzech, a nie czterech miejsc po przecinku. W aktach osobowych znajduje się dokument potwierdzający odbycie służby przygotowawczej w okresie od 18.02.2005 r. do 28.04.2006 r. - załącznik nr 1. Z uwagi na fakt, że zgodnie z art. 25 ust. 4 obowiązującej wówczas ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz.U. Nr 49, poz. 483 ze zm.) służba przygotowawcza kończy się nie później niż po upływie 18 miesięcy od podjęcia przez pracownika pracy w danym urzędzie, termin zakończenia służby przygotowawczej został przekroczony o 4 miesiące i 28 dni. Pani XXXXXXX zatrudniona na czas określony od 2.05.2008 r. do 30.04.2009 r. na stanowisku inspektora. Liczba dni urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi została ustalona w wysokości 18 dni, z pominięciem wykorzystania u poprzedniego pracodawcy w bieżącym roku - 9 dni. Zgodnie z art. 155 3 2 Kodeksu pracy wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z przepisu art.154.
W aktach osobowych p. XXXXXXX, zatrudnionego na stanowisku konserwatora znajduje się niepodpisany przez pracownika zakres czynności. Zmiana i ustanie stosunku pracy Pan XXXXXX otrzymał nagrodę jubileuszową przysługującą po 20 latach pracy zawodowej w dniu 21.12.2003 r. W aktach osobowych brak dokumentu potwierdzającego korzystanie z urlopu bezpłatnego w okresie od 5.08.1992 r. do 25.09.1992 r., natomiast wypłata nastąpiła z uwzględnieniem ww. przerwy w zatrudnieniu. Na podstawie dokumentów potwierdzających okres zatrudnienia p. XXXXXXX, p. XXXXXXXXX i p. XXXXXXXXX kontrolujący pozytywnie oceniają prawidłowość naliczania uprawnień do dodatku za wysługę lat. Pan XXXXXX z dniem 29 września 2006 r. - na podstawie art. 88 ust. 1 ustawy z dnia 18 grudnia 2003r. o ochronie roślin (Dz.U. z 2004r. Nr 11, poz. 94 z późno zm) został odwołany ze stanowiska Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie i z tym dniem odebrał pismo o odwołaniu. Pan XXXXXX przedłożył zwolnienie lekarskie od dnia 29.09.2006r., na którym przebywał nieprzerwanie do dnia 20.01.2007r. Pismem z dnia 29.09.2006 r. poinformował Wojewodę Zachodniopomorskiego, iż cofa zamiar przejścia na emeryturę. Kserokopia tego pisma opatrzona jest datą wpływu - 15.11.2006 r. W świadectwie pracy z dnia 30 kwietnia 2007r. wpisano, iż zatrudnienie Pana XXXXXXX ustało w wyniku rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron, w związku z przejściem na emeryturę. Świadectwo podpisała Pani XXXXXXXXXX- referent ds. kadr. - załącznik nr 2. W związku z powyższym wskazana w świadectwie pracy forma rozwiązania stosunku pracy jest niezgodna ze stanem faktycznym, bowiem brak jest dokumentu potwierdzającego, że doszło do rozwiązania stosunku pracy w tej formie. Pani D.Proborszcz wyjaśniła, że świadectwo przygotowała stażystka, a ona ten dokument podpisała. W związku z określoną w świadectwie pracy formą rozwiązania stosunku pracy (porozumienie stron) Panu XXXXX na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych została przyznana jednorazowa odprawa w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia. Sprawdzono uprawnienia do dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługującego pracownikom na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. (Dz. U Nr 160, poz. 1080 ze zm.) Na podstawie akt osobowych oraz załączonych dokumentów stwierdzono, że p. XXXXXXXX wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2007 r. proporcjonalnie do okresu zatrudnienia - pismo z dnia 18.02.2008 r. do którego załączono wykaz osób nowo zatrudnionych lub z którymi rozwiązano umowę o pracę uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 r. - załącznik nr 3. Osoby te nie spełniały przesłanek do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia określonych w ww. ustawie. Na prośbę kontrolujących przedstawiono również pisma dotyczące wypłaty dodatkowego wynagrodzenia ww. pracownikom, w tym: opinię radcy prawnego - pismo z dnia 16.04.2008 r. - załącznik nr 4 oraz pismo p. Izabeli Rutkowskiej-Soroka p.o. Głównego Księgowego z dnia 26.03.2008 r. wraz z załączonym wykazem kadry kierowniczej Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa zawierającym informację dot. uprawnień do dodatkowego wynagrodzenia rocznego -załącznik nr 5. Pisma dotyczące wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego - z dnia 16.04.2008 r. - załącznik nr 6, pismo z dnia 22.04.2008 r. - załączniki nr 7, pismo z dnia 8.05.2008 r. - załącznik nr 8.
Wystawione p. XXXXXXX i p.xxxxxx świadectwa pracy nie zawierają daty potwierdzającej ich odbiór. Obowiązek ten wynika z 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, który mówi, iż pracodawca wydaje świadectwo pracy pracownikowi - w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Ponadto w świadectwie pracy wystawionym P.XXXXXXX nie wskazano miejsca urodzenia. W świadectwie tym wpisano również urlop zaległy podczas gdy należało wpisać tylko liczbę dni urlopu przysługującego pracownikowi w roku, w którym ustaje stosunek pracy. W aktach osobowych stwierdzono brak dokumentów dotyczących podwyżki wynagrodzeń przysługujących pracownikom, w związku z wejściem w życie ustawy budżetowej na rok 2008 z dnia 23 stycznia 2008 r. - na podstawie której od dnia l stycznia 2008 r. powinien nastąpić wzrost wynagrodzeń z uwagi na zmianę kwoty bazowej. Technika prowadzenia akt osobowych: W aktach osobowych stwierdzono niepoświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów m.in. o wykształceniu oraz dowodów osobistych Pań: XXXXXXXXXX. Akta osobowe należy prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) z podziałem na 3 części. W części A - gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, natomiast w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wśród objętych kontrolą teczek akt osobowych zdarzają się dokumenty wpięte niezgodnie z przepisami ww. rozporządzenia. Np. dokumenty związane z przeniesieniem p. zostały włączone do części A akt osobowych, a powinny znajdować się w części B, wstępne badania lekarskie p. XXXXXXXX znajdują się w części B, powinny być w części A, zakres czynności p. XXXXXXXXXz dnia 2.02.2001 r. znajduje się w części A, powinien być w części B. W części A akt osobowych p. XXXXXXXXX przechowywane są oryginały świadectw pracy. Stosownie do l ust. 3 cytowanego rozporządzenia pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Tylko akta osobowe p. XXXXXXXXXX zatrudnionego od 7.01.2008 r. nie zawierają podziału na części A,B,C. Uchybienia tego typu dotyczą większości skontrolowanych akt osobowych i mogą zostać niezwłocznie usunięte. W trakcie kontroli Kierownik jednostki przedstawił szereg projektów pism przygotowanych przez p. D.Proborszcz - referenta ds. kadr z prośbą o ich dołączenie do protokołu. Kontrolujący, po zapoznaniu się z ich treścią stwierdzili, że z uwagi na ich charakter (projekty pism w sprawach kadrowych) nie zostaną uwzględnione w niniejszym protokole. Ponadto w trakcie kontroli Kierownik jednostki zgłosił niżej wymienione sprawy z zakresu prawa pracy, które powinny zostać sprawdzone: 1. Ewidencja czasu pracy - nie jest prowadzona na bieżąco (w systemie miesięcznego rozliczenia), - urlopy, zwolnienia lekarskie - nie wpinane i nie nanoszone do kart ewidencji czasu pracy,
2. Akta osobowe pracowników - w niektórych aktach bałagan, - akta jednej osoby dopięte do akt osobowych drugiej osoby 3. System naliczania uprawnień pracowniczych a w szczególności: - od kiedy należy się stażowe dla danej osoby. Jakie okresy zaliczane są) - od kiedy nagrody jubileuszowe i inne. 4. Zasady udzielania urlopów dla niepełnoetatowców - plany urlopów. 5. Terminowość nadawania biegu sprawom dotyczącym wynagradzania: - umowy o pracę, - zakresy czynności, - angaże. Kontrolujący uwzględnili m.m. prośbę Kierownika jednostki dotyczącą sprawdzenia prawidłowości ustalenia prawa do dodatku za wysługę lat Kierownika oraz p. XXXXXXXX. Ewidencja czasu pracy, terminowości nadawania biegu sprawom dotyczącym wynagradzania - pkt 5 zgłoszenia, nie były objęte przedmiotem kontroli we wskazanym przez Kierownika zakresie. Zgłaszane problemy mieszczą się w sferze organizacji i zarządzania kadrami, dlatego też nie są ujęte w protokole. Po przeprowadzeniu kontroli, przed podpisaniem protokołu, w dniu 20.05.2008 r. odbyło się spotkanie kontrolujących z Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Roślin Nasiennictwa Panią Anną Kraską w obecności Pani Danuty Proborszcz - referenta ds. Kadr w celu omówienia wyników kontroli. Kierownikowi kontrolowanej jednostki po zapoznaniu się z treścią protokołu przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń, co do jego treści, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli do podpisu. 2. Prawo odmowy podpisania protokołu, które powinno być poprzedzone złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący Koszalin, dnia 9.07.2008 r. Szczecin, 25.06.2008 r.