Świdnik, dnia 07 lipca 2015 r. FORMULARZ OFERTOWY na wykonywanie przeglądów konserwacyjnych oraz napraw linii telefonicznych wraz z centralą telefoniczną, telefaksami oraz aparatami telefonicznymi I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku ul. Kard. S. Wyszyńskiego 18 21-040 Świdnik tel. 081 46 48 701 fax. 081 46 48 834 e-mail: jkowalski@lublin wschod.sr.gov.pl NIP: 712-32-35-253 REGON: 060716192 Adres strony internetowej Zamawiającego: www.lublin-wschod.sr.gov.pl Godziny pracy Sądu: - od 7:30 do 18:00 (w poniedziałki), - od 7:30 do 15:30 (od wtorku do piątku). II. Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473 oraz z 2014 r. poz. 423 ze zm.). III. Nomenklatura wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) 50.33.00.00 7 Usługi w zakresie konserwacji sprzętu telekomunikacyjnego IV. Termin wykonania zamówienia Termin wykonania zamówienia dwanaście miesięcy licząc od dnia zawarcia (podpisania) Umowy. V. Nazwa przedmiotu zamówienia Ad. 1 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie stałej konserwacji oraz utrzymanie w sprawności technicznej: a) centrali telefonicznej Slican MAC-6400, b) linii telefonicznej; c) aparatów telefonicznych Slican CTS-202 w ilości 30 sztuk; d) aparatów telefonicznych Slican XL-2023 w ilości 265 sztuk; e) telefaksów laserowych KX-FL 613 w ilości 11 sztuk; f) telefaksów laserowych Canon L 140 w ilości 15 sztuk zlokalizowanych w budynku Sądu Rejonowego Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku. 1
2. Przez pojęcie konserwacja Zamawiający rozumie utrzymywanie w stałej sprawności całego systemu telekomunikacyjnego tj. dokonywanie pomiarów i czynności mających na celu zapobieganie powstawaniu uszkodzeń i zapewnienie niezawodnej pracy centrali, linii, aparatów telefonicznych i telefaksów. 3. Nadzór nad sprawnym działaniem centrali telefonicznej obejmuje w szczególności: a) aktualizację zainstalowanego oprogramowania obsługi (nie obejmuje wymiany programu na nowy); b) zmiany programowe dotyczące aktualnych ustawień; c) przenoszenia wewnętrznych numerów telefonicznych pomiędzy pokojami bez wykonywania dodatkowej instalacji; d) utrzymanie w należytym porządku przełącznic: głównej i pośredniczących; e) bieżące usuwanie powstałych nieprawidłowości i szkodzeń. 4. Do czynności konserwacyjnych nie zalicza się: a) wykonywania nowej instalacji telefonicznej na terenie Sądu; b) przebudowy i modernizacji istniejącej sieci telefonicznej; c) czynności wymagających zamontowania nowych podzespołów i elementów z wyjątkiem części eksploatacyjnych zużywalnych, których wymiana nie powoduje utraty uprawnień gwarancyjnych. Ad. 2 Usługa dotycząca napraw 1. W ramach usługi Wykonawca na wezwanie Zamawiającego dokona przeglądu urządzenia i przedstawi kosztorys naprawy oraz dokona naprawy na zasadach określonych we wzorze umowy. 2. Naprawy zgłoszonych uszkodzonych części i elementów Wykonawca będzie mógł wykonać wyłącznie za zgodą Zamawiającego zatwierdzenie kosztorysu. 3. Uszkodzone części i elementy wymagające wymiany lub naprawy Wykonawca zgłosi Zamawiającemu na piśmie wraz z uzasadnieniem konieczności jej dokonania. 4. Dostarczone elementy/części mają być oryginalne tj. wyprodukowane przez producenta urządzenia lub równoważne oryginalnym. Przez pojęcie równoważne Zamawiający rozumie produkt kompatybilny ze sprzętem (urządzeniem) do którego jest zamówiony o parametrach takich samych bądź lepszych w stosunku do typu zamawianego produktu fabrycznie nowego (nowo wytworzonego w całości) pochodzącego od producenta urządzenia, do którego elementy/części są przeznaczone. 5. Zaoferowane elementy/części muszą być fabrycznie nowe, nie noszące śladów uszkodzeń zewnętrznych oraz uprzedniego używania. Za elementy/części fabrycznie nowe, uznaje się elementy/części wykonane z nowych komponentów, bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych opakowaniach producenta. Zamawiający nie dopuszcza stosowania elementów i części prefabrykowanych i regenerowanych). 6. Ilekroć w treści wskazane zostały normy, znaki towarowe lub pochodzenie, Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne. 2
VI. Inne wymagania związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia: 1) Wykonawca oświadcza, że posiada doświadczenie i odpowiednią wiedzę techniczną związaną z wykonaniem przedmiotu zamówienia; 2) oferowane ceny nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania umowy; 3) wszystkie podjęte czynności w ramach usługi muszą być dokumentowane protokołem z konserwacji, ze szczegółowym wykazaniem wykonanych czynności, itp.; 4) w cenie podanej poniżej powinny zostać ujęte wszystkie koszty mające wpływ na realizację przedmiotowego zamówienia m.in. koszty dojazdu. VII. Ofertę należy: złożyć w formie pisemnej w terminie do 14 lipca 2015 r. do godziny 12:00 (osobiście - pok.117 (pierwsze piętro); faksem - 81 46 48 834 lub e-mailem: jkowalski@lublin-wschod.sr.gov.pl według schematu zawartego w Formularzu Ofertowym. Osoba do kontaktów w sprawie zamówienia: Jacek Kowalski. VIII. Tryb postępowania: ROZPOZNANIE CENOWE. IX. Kryterium oceny ofert Cena 100 %. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę. X. Nazwa i adres WYKONAWCY............ NIP... Osoba do kontaktu po stronie Wykonawcy: Telefon do kontaktu:.. Fax:. E-mail:. 1. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: cenę brutto: (słownie:.) UWAGA: cena brutto = cena miesięcznej konserwacji x 12 miesięcy w tym: a) cena za prowadzenie stałej konserwacji oraz utrzymania w sprawności technicznej centrali telefonicznej, linii telefonicznej oraz aparatów telefonicznych i telefaksów za opłatę ryczałtową miesięczną w kwocie: cenę brutto :.. słownie:.. 3
2. Ponadto deklaruję: a) cenę ryczałtową wykonania oceny uszkodzenia i kosztorysu (dojazd, diagnoza usterki, sporządzenie kosztorysu naprawy i dostarczenie kosztorysu Zamawiającemu: cena netto:.. (słownie:.) stawka podatku VAT. b) warunki płatności - przelew: do 21 dni liczonych od dnia dostarczenia faktury/rachunku dla Zamawiającego. 3. Oświadczam, że: zapoznałem/liśmy się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę/imy do niego zastrzeżeń; w razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy (załącznik nr 1 do niniejszego Formularza Ofertowego), w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego; uważam/y się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni licząc od dnia wyznaczonego jako termin składania ofert. 4. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: 1.... 2.... 3.......dn....... pieczątka i podpis osoby uprawnionej (Wykonawcy) 4
Załącznik nr 1 do Formularza Ofertowego WZÓR UMOWY NR LWOG 2403 -./15 zawarta dnia..w Świdniku Niniejsza umowa, zwana dalej Umową została zawarta po przeprowadzeniu postępowania o zamówienie publiczne na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473 oraz z 2014 r. poz. 423 ze zm.) pomiędzy: Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku 21-040 Świdnik, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 18 NIP: 712-32-35-253 REGON: 060716192 reprezentowanym przez: P. Sylwię Choroszyńską - Zezulę Dyrektora Sądu Rejonowego Lublin - Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku zwanym dalej w treści umowy Zamawiającym a... NIP: ; REGON: reprezentowaną/ym przez: 1)... 2)... zwaną dalej w treści umowy Wykonawcą Przedmiot zamówienia 1. 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie stałej konserwacji oraz utrzymanie w sprawności technicznej: a) centrali telefonicznej Slican MAC-6400, b) linii telefonicznej; c) aparatów telefonicznych Slican CTS-202 w ilości 30 sztuk; d) aparatów telefonicznych Slican XL-2023 w ilości 265 sztuk; e) telefaksów laserowych KX-FL 613 w ilości 11 sztuk; f) telefaksów laserowych Canon L 140 w ilości 15 sztuk zlokalizowanych w budynku Sądu Rejonowego Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku. 5
2. W ramach niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywania przez cały okres obowiązywania Umowy stałej łączności wewnętrznej i zewnętrznej w siedzibie Zamawiającego, a w szczególności zobowiązany jest do: 1) nadzoru nad sprawnym działaniem centrali telefonicznej, który obejmuje w szczególności: a) aktualizację zainstalowanego oprogramowania obsługi (nie obejmuje wymiany programu na nowy); b) zmiany programowe dotyczące aktualnych ustawień; c) przenoszenia wewnętrznych numerów telefonicznych pomiędzy pokojami bez wykonywania dodatkowej instalacji; d) utrzymanie w należytym porządku przełącznic: głównej i pośredniczących; e) bieżące usuwanie powstałych nieprawidłowości i szkodzeń; 2) konserwacji centrali telefonicznej SLICAN MAC 6400, sieci telefonicznej wewnętrznej oraz podłączonych aparatów telefonicznych, telefaksowych polegającej na utrzymywaniu w stałej sprawności całego systemu telekomunikacyjnego; 3) usuwania usterek w sieci i centralach telefonicznych, aparatach telefonicznych i urządzeniach z nimi związanych, w zakresie, w którym Zamawiający ma prawo usunięcia usterek bez utraty uprawnień gwarancyjnych, 4) nadzoru nad prawidłowym działaniem bilingu, 5) stałej konsultacji celem umożliwienia Zamawiającemu usuwania usterek we własnym zakresie, które ma on prawo usuwać bez utraty uprawnień gwarancyjnych, 6) pośrednictwa w obsłudze gwarancyjnej, przez którą rozumie się zgłaszanie roszczeń gwarancyjnych zgodnie z kartami gwarancyjnymi. 3. Celem realizacji obowiązków, o których mowa w ust. 1 Wykonawca zobowiązany jest do: a) dokonywania przeglądów miesięcznych centrali telefonicznej oraz sieci telefonicznej wewnętrznej, a także aparatów telefonicznych i telefaksowych oraz urządzeń z nimi związanych, w obiekcie Zamawiającego w terminach uprzednio uzgodnionych z Zamawiającym, b) usuwania usterek centrali telefonicznej, sieci telefonicznej wewnętrznej, a także aparatów telefonicznych i telefaksowych oraz urządzeń z nimi związanych, zgłoszonych przez Zamawiającego; c) udostępnienia stałego kontaktu pod nr tel.. celem umożliwienia Zamawiającemu usuwania usterek we własnym zakresie. 4. Wykonawca zobowiązany jest w zakresie czynności, o których mowa w ust. 3 lit. a) przedstawiania Zamawiającemu protokołu przeglądowego, w terminie 3 dni roboczych po dokonaniu miesięcznego przeglądu. 5. Przedmiotem niniejszej umowy nie jest objęta rozbudowa i wymiana sieci telefonicznej. 6. Wykonawca jest odpowiedzialny za realizację przedmiotu umowy w sposób który nie spowoduje utraty przez Zamawiającego gwarancji producenta/wykonawcy udzielonej na przedmiot niniejszej umowy lub poszczególne jego elementy. ZASADY REALIZACJI 2. 1. W przypadku zauważenia nieprawidłowości pracy urządzeń, wadliwego ich działania lub awarii 6
Zamawiający będzie zawiadamiał Wykonawcę. 2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 dokonywane jest telefonicznie pod nr tel. lub nr fax... lub nr e-mail:.. i powinno zawierać informację na temat zaobserwowanych nieprawidłowości. Osobami do kontaktowania się ze strony Zamawiającego są: a).. nr tel.. b).. nr tel.. 3. Czas reakcji na zgłoszenie wynosi 3 dni robocze od dnia zgłoszenia z wyłączeniem dni wolnych od pracy. 4. Wykonawca sporządzi ocenę uszkodzenia i kosztorysu (dojazd, diagnoza usterki, sporządzenie kosztorysu naprawy i dostarczenie kosztorysu Zamawiającemu) w terminie do 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia. W ocenie usterki Wykonawca określi termin naprawy oraz wskaże elementy wymagające wymiany lub naprawy wraz z uzasadnieniem konieczności jej dokonania. 5. Naprawa zgłoszonych uszkodzonych części i elementów Wykonawca będzie mógł wykonać wyłącznie po zatwierdzeniu przez Zamawiającego kosztorysu, która jest jednoznaczna ze zgodą Zamawiającego na naprawę. 6. Wymieniane elementy i części będą fabrycznie nowe zalecane przez producenta urządzenia. Za elementy i części fabrycznie nowe, uznaje się części wykonane z nowych komponentów, bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych opakowaniach producenta. 7. W przypadku wadliwego działania urządzenia po naprawie, Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowej naprawy na swój koszt urządzenia w czasie nie dłuższym niż 48 godzin od momentu zgłoszenia wadliwości działania urządzenia przez Zamawiającego z wyłączeniem dni wolnych od pracy. 8. Ocena uszkodzenia, naprawy i serwis będą wykonywane w miejscu instalacji urządzenia bądź w razie konieczności u Wykonawcy na koszt Wykonawcy. WYNAGRODZENIE I ZASADY REALIZACJI 3. 1. Strony określają maksymalną wartość niniejszej umowy na kwotę.. zł netto (słownie:.. zł./100) tj.. zł brutto (słownie: zł../100), z zastrzeżeniem możliwości przekroczenia ww. kwoty o realizację jednostkowej naprawy na podstawie kosztorysu zatwierdzonego przez Zamawiającego bezpośrednio przed wyczerpaniem ww. kwoty, w tym za: a) prowadzenie stałej konserwacji oraz utrzymania w sprawności technicznej centrali telefonicznej, linii telefonicznej oraz aparatów telefonicznych i telefaksów za opłatę ryczałtową miesięczną w kwocie zł brutto (słownie:. zł../100); b) wykonanie oceny uszkodzenia i kosztorysu (dojazd, diagnoza usterki, sporządzenie kosztorysu naprawy i dostarczenie kosztorysu Zamawiającemu) wraz z wynagrodzeniem za wykonanie naprawy w wysokości brutto: 4 000.00 zł (słownie: cztery tysiące zł 00/100). 7
2. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w przypadku, gdy do dnia rozwiązania umowy na skutek upływu czasu, o którym mowa w 5 ust. 1, wynagrodzenie Wykonawcy nie osiągnęło wartości, o której mowa w ust. 1. 3. Wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1 lit. a) wypłacane będzie raz w miesiącu, przelewem w terminie do 21 dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT przez Wykonawcę, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. 4. Wynagrodzenie za: a) wykonanie oceny uszkodzenia i kosztorysu wraz z wynagrodzeniem za wykonanie naprawy urządzeń - płatne będzie po naprawie uszkodzonych elementów/części albo b) wykonanie oceny uszkodzenia i kosztorysu w przypadku, gdy Zamawiający nie zatwierdził kosztorysu płatne będzie po wykonaniu oceny uszkodzenia i kosztorysu na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie do 21 dni od dnia jej doręczenia Zamawiającemu. 5. Za datę dokonania płatności Strony będą uważały datę przekazania przez Zamawiającego zlecenia przelewu do banku obsługującego. 6. Wszelkie płatności dokonywane będą w złotych polskich. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KARY UMOWNE 4. 1. Zamawiający ma prawo odstąpienia od niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym, poza przypadkami określonymi przepisami prawa, w przypadkach: a) jednokrotnego niewykonanie przeglądu, o którym mowa w 1 ust. 3 lit. a), b) dwukrotnego braku reakcji na zgłoszenie usterkę w czasie wskazanym w 2 ust. 3), z zastrzeżeniem, że Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania niniejszej umowy w terminie 7-dni roboczych od dnia dowiedzenia się o okoliczności uzasadniającej odstąpienie. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za niewykonanie w danym miesiącu przeglądu, o którym mowa w 1 ust. 3 lit. a) - w wysokości 80% wynagrodzenia netto, o którym mowa w 3 ust. 1 lit. a); b) za nieprzedłożenie Zamawiającemu protokołu, o którym mowa w 1 ust. 4 w określonym tam terminie - w wysokości 1 % wynagrodzenia brutto o którym mowa w 3 ust. 1 lit. a) za każdy dzień zwłoki; c) w przypadku braku reakcji na zgłoszenie usterki w czasie wskazanym w 2 ust. 3 - w wysokości 2 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 3 ust. 1 lit. a); d) w przypadku braku sporządzenia oceny uszkodzenia i kosztorysu w czasie wskazanym w 2 ust. 4 - w wysokości 2 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 3 ust. 1 lit. a); e) w przypadku braku naprawy usterki w czasie wskazanym w ocenie usterki, o której mowa w 2 ust.4 zd.2 w wysokości 5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 3 ust.1 lit a); f) w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od Umowy, albo w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy - w wysokości 10 % wynagrodzenia netto o którym mowa w 3 ust. 1. 8
3. Zamawiający ma prawo do naliczania kar umownych, o których mowa w ust. 2 lit a) lub b) lub c) lub d) lub e) niezależnie od skorzystania z prawa odstąpienia od Umowy z powodu tych samych okoliczności, które były podstawą naliczenia kar, oraz niezależnie od kary umownej przysługującej Zamawiającemu zgodnie z ust. 2 lit. f). 4. Kary umowne, o których mowa w ust. 2 podlegają kumulacji. 5. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącenia kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. 6. Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wysokość kar umownych, na zasadach ogólnych. 7. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy i o rozwiązaniu Umowy powinno być złożone drugiej Stronie na piśmie. OKRES OBOWIĄZYWANIA 5. 1. Umowę zawarto na okres dwunastu miesięcy licząc od daty jej podpisania do dnia 2. Umowa ulega rozwiązaniu przed upływem okresu, na jaki została zawarta w przypadku, gdy wartość przedmiotu Umowy w trakcie jej realizacji osiągnie kwotę wskazaną w 3 ust. 1. 6. 1. Osobą odpowiedzialną za bieżące kontakty w sprawie realizacji Umowy po stronie Wykonawcy jest:... 2. Osobą odpowiedzialną za bieżące kontakty w sprawie realizacji Umowy po stronie Zamawiającego jest:.. 3. O wszelkich zmianach osób, o których mowa w ust. 1 druga Strona zostanie poinformowana w formie pisemnej. GWARANCJA 7. 1. Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji na naprawę urządzeń i wymienione części. 2. Termin gwarancji będzie wynosił jeden rok licząc od dnia naprawy lub wymiany uszkodzonych części. 8. ROZWIĄZANIE UMOWY 1. W przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień zawartych w niniejszej Umowie, Zamawiającemu służy prawo rozwiązania umowy w każdym czasie. 2. Umowa może być rozwiązana przez Wykonawcę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nieterminowego regulowania płatności przez Zamawiającego, jeżeli zwłoka w płatności przekroczy 30 dni. 3. Każda ze stron ma prawo rozwiązania niniejszej umowy z zachowaniem 1 miesięcznego terminu wypowiedzenia skutecznego na koniec danego miesiąca rozliczeniowego. 4. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy i o rozwiązaniu Umowy powinno być złożone drugiej stronie na piśmie. 9
ZAKAZ CESJI 9. Wykonawca nie może bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie dokonać cesji wierzytelności wynikających z niniejszej umowy. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 10. 1. Wszelkie zmiany postanowień Umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego, a w sprawach formalnoprawnych przepisy kodeksu postępowania cywilnego. 3. Obie strony oświadczają, że spory wynikające z Umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy, jeden egzemplarz dla Zamawiającego. 5. Integralną częścią niniejszej umowy jest: - Formularz Ofertowy Wykonawcy z dnia. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA...... 10