Wniosek beneficjenta o płatność w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013 oś priorytetowa I Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego Departament Wspierania Przedsiębiorczości Rzeszów, 2011 r.
Zakres prezentacji: Tryb składania i rodzaje wniosków o płatność Szczegółowe omówienie zasad wypełniania poszczególnych punktów wniosku o płatność Rodzaje dokumentów załączanych do wniosku o płatność oraz wymogi Instytucji Zarządzającej dotyczące dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych wnioskiem
Beneficjenci są zobowiązani do składania wniosku o płatność w jednym egzemplarzu (w formie papierowej i na nośniku elektronicznym wraz z pismem przewodnim). Terminy składania wniosków o płatność: Pierwszy wniosek o płatność należy złożyć w terminie do 3 miesięcy licząc od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu. W przypadku kolejnych wniosków o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące licząc od daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność
Wniosek beneficjenta o płatność służy: wnioskowaniu o przyznanie płatności: pośredniej, stanowiącej refundację części wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta Beneficjent wypełnia poz. 1-25 z wyłączeniem poz.11. końcowej stanowiącej refundację całości wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta Beneficjent wypełnia poz.1-25 z wyłączeniem poz. 11 oraz poz.19 i 22. Przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza) Beneficjent wypełnia poz.1-9 oraz poz. 18-24.
We wniosku Beneficjent wskazuje wszystkie wydatki kwalifikowalne, jakie poniósł na realizację projektu w okresie objętym wnioskiem. Należy pamiętać, że wydatek jest kwalifikowany jeżeli: - został poniesiony w ramach projektu realizowanego z udziałem EFRR, - jest niezbędny do realizacji projektu, - jest racjonalny, - jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania, - jest spójny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego oraz z postanowieniami RPO WP i szczegółowym opisem priorytetów RPO WP.
Pola Korekta wniosku o płatność i Wniosek o płatność dotyczy są wypełniane tylko w przypadku składania korekty do wcześniej złożonego wniosku o płatność lub w przypadku wniosku pełniącego funkcję sprawozdawczą
wniosek o płatność w przypadku pierwszego wniosku o płatność data od. jest tożsama z datą podpisania umowy o dofinansowanie projektu, data do. jest to data ostatniej dokonanej przez beneficjenta zapłaty za fakturę/inny dokument objęty składanym wnioskiem, w przypadku pierwszego wniosku o płatność obejmującego faktury/inne dokumenty zapłacone przed datą podpisania umowy o dofinansowanie będzie to data podpisania przez beneficjenta wniosku o płatność. w przypadku kolejnych wniosków o płatność należy pamiętać o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wnioskach, tzn. w polu od. należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w polu do. z poprzedniego wniosku o płatność, w przypadku wniosku o płatność obejmującego wyłącznie wydatki, których data zapłaty mieści się w okresie za jaki złożony został poprzedni wniosek o płatność,w polu od oraz w polu do należy wpisać datę następującą po dniu wskazanym w polu do w poprzednim wniosku
wniosek pełniący funkcję sprawozdawczą w przypadku pierwszego wniosku data od. jest tożsama z datą podpisania umowy o dofinansowanie projektu, data do. jest to data podpisania przez beneficjenta wniosku o płatność, w przypadku kolejnych wniosków należy pamiętać o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wnioskach, tzn. w polu od. należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w polu do. z poprzedniego wniosku o płatność, natomiast w polu do datę podpisania przez beneficjenta wniosku o płatność
Należy podać dane beneficjenta zgodne z umową o dofinansowanie Należy wskazać osoby do kontaktu, właściwe do udzielania informacji w zakresie realizacji projektu (osoby bezpośrednio odpowiedzialne za realizację projektu)
Punkty: 3 pozycja na stałe wypełniona, nie należy dokonywać zmian, 4-9 oraz14 wniosku o płatność muszą być wypełnione zgodnie z umową o dofinansowanie
Pkt. 10 - należy wskazać rodzaj płatności płatność pośrednia - dotyczy wniosku składanego do IZ w trakcie realizacji projektu obejmującego określoną część wydatków poniesionych przez beneficjenta w ramach projektu płatność końcowa dotyczy wniosku składanego do IZ po zakończeniu realizacji projektu (pierwszy wniosek o płatność może być jednocześnie wnioskiem o płatność końcową w sytuacji, gdy obejmuje on całość wydatków związanych z projektem) Pkt. 10a należy podać kwotę wydatków poniesionych w okresie objętym wnioskiem zarówno kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych. Wartość tożsama z wartością Ogółem kolumny 5 poz. 18 wniosku o płatność. Pkt. 11 - należy wypełniać tylko w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki W pozostałych przypadkach należy zaznaczyć pole nie dotyczy
Pkt. 12 należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność wartość tożsama z kwotą wskazaną w wierszu ogółem poz. 15 kol. 8 Pkt.13 należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia pkt. 12 przez procent dofinansowania wynikający z umowy o dofinansowanie
Posiadacz rachunku, nazwa banku oraz nr rachunku bankowego muszą być zgodne ze wskazanymi w 1 pkt. 11 umowy o dofinansowanie projektu. UWAGA! Należy pamiętać, że zgodnie z przytoczonym wyżej paragrafem umowy wszystkie wydatki w ramach projektu muszą być ponoszone ze wskazanego rachunku
W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki należy podać: 1) numer dokumentu (np. faktury) potwierdzającego wydatkowanie środków; 2) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu; 3) datę wystawienia dokumentu; 4) datę zapłaty dokumentu, jeżeli płatność była dokonana w więcej niż w jednym terminie należy podać wszystkie daty zapłaty dla całego dokumentu; 5) opis towaru/usługi zgodny z fakturą/innym dokumentem; 6) kwotę dokumentu brutto wynikającą z faktury; 7) kwotę dokumentu netto wynikającą z faktury (jeżeli faktura/inny dokument nie zawiera kwoty VAT wówczas kwota dokumentu brutto = kwota dokumentu netto); 8) kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych na podstawie dokumentów rozliczanych danym wnioskiem o płatność; 9) kwotę VAT stanowiącą część wydatków kwalifikowalnych wykazanych w kolumnie 8. W przypadku, gdy VAT nie jest kwalifikowalny należy wpisać 0,00.
Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki W Zestawieniu dokumentów nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowalnych. W przypadku faktur wystawionych w walutach obcych w kol. 6 i 7 należy podać wartość faktury przeliczoną wg kursu zapłaty. Dla faktur krajowych wystawionych w walucie obcej w kol. 7 należy podać wartość stanowiącą różnicę pomiędzy kwotą faktury brutto przeliczoną wg kursu zapłaty a podatkiem VAT przeliczony wg kursu księgowego. Faktury korygujące dotyczące zmiany kwoty należy ująć w Zestawieniu poprzez uzupełnienie kolumn 6-9 tylko różnicą kwot wynikającą z dokonania korekty. W przypadku korekty zmniejszającej kwotę faktury, należy wpisać różnicę ze znakiem -, natomiast gdy korekta faktury polega na zwiększeniu jej wartości, należy wpisać kwotę różnicy zwiększenia.
W tabeli należy wykazać dochód, który nie został określony na etapie składania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, a który powstał podczas realizacji projektu lub został niedoszacowany na etapie składania wniosku o dofinansowanie. W. przypadku projektów objętych pomocą publiczna w tabeli należy wpisać: Nie dotyczy
Wypełnia pracownik IZ
W kolumnie 1 tabeli należy wykazać wszystkie etapy realizowane w ramach projektu, zgodnie z punktem C1 wniosku o dofinansowanie. W przypadku wydatków, których nie można przyporządkować do żadnego z etapów z pkt. C1, należy zamieścić wiersz Pozostałe wydatki w ramach projektu ; W kolumnie 2 tabeli należy zamieścić hasłowy opis prezentujący zakres realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu, tj. nie rozpoczęto, w trakcie realizacji, zakończono; W kolumnach 3 i 4 należy podać kwoty wydatków ogółem i wydatków kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym kształtem umowy o dofinansowanie powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań/etapów, wiersz ogółem w kolumnie 3 = całkowita wartość projektu wiersz ogółem w kolumnie 4 = wydatki kwalifikowalne projektu W kolumnach 5 i 6 należy ująć kwoty wydatków poniesionych w okresie objętym wnioskiem, wiersz ogółem w kolumnie 5 = pkt. 10a wniosku o płatność wiersz ogółem w kolumnie 6 = suma ogółem w kolumnie 8 w pkt. 15 wniosku o płatność W kolumnach 7 i 8 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu w ramach danego zadania/etapu Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 8 do wartości z kolumny 4. UWAGA! Na zakończenie realizacji projektu : wartości z kol. 3 i 4 = wartościom z kol. 7 i 8
Należy opisać w kilku zdaniach zadania/etapy/działania, jakie beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Punkt jest niewypełniany w przypadku wniosku o płatność końcową
Należy wskazać wszystkie wskaźniki, do realizacji których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie oraz przedstawić aktualny stan ich realizacji. WSKAŹNIKI PRODUKTU Tabela powinna być wypełniona dla każdego wniosku o płatność. Należy wskazać wszystkie wskaźniki, do realizacji których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie oraz przedstawić aktualny stan ich realizacji.
WSKAŹNIKI REZULTATU Tabela powinna być wypełniona TYLKO dla wniosku o płatność końcową. Beneficjent we wniosku o płatność końcową wpisuje wartość, jaka będzie osiągnięta w momencie zakończenia realizacji projektu, bądź w okresie bezpośrednio następującym po tym terminie (w zależności od specyfiki wskaźnika okres ten nie powinien być dłuższy niż 1 rok od zakończenia projektu, bądź w uzasadnionych przypadkach, rok kalendarzowy następujący po roku zakończenia inwestycji, z wyjątkiem horyzontalnych wskaźników kluczowych, służących do pomiaru liczy nowoutworzonych miejsc pracy). W przypadku określenia jednostki miary wskaźnika jako %, należy podać jednocześnie wartość zmiany wyrażona w liczbach bezwzględnych (w kol.4 i 5 obok wartości wykazanej jako %), w celu umożliwienia oceny stopnia osiągnięcia zakładanych wskaźników.
Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność. Jeżeli nie wystąpiły żadne problemy, również należy wypełnić tabelę wpisując np. brak problemów, nie dotyczy, nie wystąpiły, itp.. W przypadku wniosku o płatność końcową, należy dodatkowo umieścić komentarz dotyczący wszystkich wskaźników rezultatu zawierający: zakładany poziom realizacji wskaźnika, wartość wskaźnika osiągniętą w efekcie realizacji projektu, przyczyny ewentualnego nieosiągnięcia poziomu założonego we wniosku o dofinansowanie.
22. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały* Okres (rok, kwartał) rok kwartał Planowane wydatki kwalifikowalne 2010 IV kwartał 151 269,14 2011 I kwartał 0,00 2011 II kwartał 0,00 2011 III kwartał 0,00 * Tabeli nie wypełnia się w przypadku wniosku o płatność końcową Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych w kolejnych czterech kwartałach (począwszy od kwartału następującego po kwartale, którego dotyczy dany wniosek opłatność zgodnie z aktualnym kwartalnym zapotrzebowaniem na środki).
X Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie.
W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty, należy opisać w kilku zdaniach na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych.
Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania itp.)
Wniosek powinien być czytelnie podpisany (lub parafowany z imienną pieczątką) przez osobę upoważnioną, tj. przynajmniej przez jedną z osób podpisujących umowę o dofinansowanie projektu. Dodatkowo każda strona wniosku o płatność powinna być parafowana przez jedną z osób upoważnionych do jego podpisania.
Wszystkie kwoty oraz dane finansowe podawane we wniosku o płatność powinny być wyrażone w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, Wszystkie pola wniosku o płatność muszą zostać wypełnione, Pola zaznaczone na szaro są wypełniane przez pracownika IZ RPO WP, Potwierdzenie zgodności z oryginałem kopii załączników powinno zawierać: klauzulę za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem oraz i czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu lub parafkę z imienną pieczątką,
Opis załączników do wniosku beneficjenta o płatność
Dokument potwierdzający kwalifikowalność podatku VAT Beneficjenci projektów, dla których podatek VAT jest w całości kosztem niekwalifikowanym, oświadczeń dotyczących podatku nie składają. Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT składane jest przez beneficjenta przy każdym wniosku o płatność (z wyjątkiem wniosków pełniących funkcję sprawozdawczą) W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek możliwości odzyskania poniesionego kosztu podatku VAT, beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym Instytucję Zarządzającą
Faktury/dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej obowiązkowe elementy opisu Pierwsza strona Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013, a w przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu Państwa lub budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego, do powyższego opisu należy odpowiednio dodać: oraz z budżetu Państwa", lub oraz z budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego Ujęto we wniosku o płatność za okres od do
Numer umowy o dofinansowanie projektu, Druga strona Nazwa projektu, Opis związku wydatku z projektem należy zaznaczyć w opisie faktury/innego dokumentu do której/których kategorii kosztu/kosztów przedstawionych w części D3 wniosku o dofinansowanie odnosi się wydatek, z podziałem na kwotę netto i VAT np.: Zakup 3 szt. Komputerów MAC.Pro zgodnie z umową o dofinansowanie projektu Nr. UDA - RPPK.01.01.00-18-672/08-00 z dnia 2009-08-09 w ramach projektu o nazwie Zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania i wyposażenia na rzecz rozwoju firmy KOWALSKI z Rzeszowa zadanie/etap I (Zakup komputerów 3 szt.) zapis: Wydatek jest kwalifikowalny w wysokości. PLN Informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej,
Druga strona Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP: Wydatki poniesione są zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z r. Nr poz. ) na podstawie art... lub Wytycznymi IZ RPO WP na lata 2007-2013 w sprawie udzielenia zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w stosunku do których nie stosuje się Ustawy Prawo zamówień publicznych Informacja, że zakupiony środek trwały jest nowy lub używany (dot. faktur, na podstawie których zostały zakupione środki trwałe) Informacja, że zakupiony środek trwały został odebrany, opatrzona datą i podpisem osoby dokonującej odbioru (dot. faktur, na podstawie których zostały zakupione środki trwałe a ich odbiór nie nastąpił na podstawie odrębnego dokumentu) Podpis beneficjenta (pod zamieszczonymi informacjami)
W przypadku zapłaty za fakturę transzami do refundacji należy przedstawić fakturę w całości zapłaconą. Dokument, który nie został w całości opłacony nie może być umieszczony we wniosku o płatność W przypadku otrzymania od dostawcy towaru faktury pro forma i dokonania zapłaty na podstawie tejże faktury, a następnie otrzymania zwykłej faktury VAT, we wniosku o płatność w tabeli 15, należy wykazać tylko i wyłącznie zwykłą fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma, należy dołączyć jako jej załącznik. W przypadku zakupu towarów (usług) na podstawie faktur zaliczkowych przedstawienie wydatków związanych z taką transakcją do refundacji jest możliwe dopiero gdy zostanie ona zakończona tj. gdy towar (usługa) zostanie dostarczona (odebrana). Wówczas w Zestawieniu (pkt. 15 wniosku o płatność) należy ująć wszystkie faktury zaliczkowe oraz fakturę rozliczającą zakup.
Faktury wystawione w walutach obcych Do faktur/innych dokumentów wystawionych w walutach obcych należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości tj. art. 30 ust. 2 (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zmianami) Na fakturach/dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić: kurs waluty po jakim została zaksięgowana jako koszt w PLN (z podaniem daty i numeru tabeli NBP), kurs waluty po jakim została dokonana płatność stosowany zgodnie z polityką rachunkowości przyjętą przez beneficjenta oraz jego datę, równowartość faktury w PLN przeliczoną wg powyższych kursów. Należy dołączyć kopię faktury wewnętrznej lub noty księgowej sporządzoną w celu dokonania zapisu księgowego. Faktury oraz inne dokumenty będące załącznikami do tej faktury wystawione w języku obcym muszą być przetłumaczone na język polski przez osobę do tego upoważnioną.
Wyciąg z rachunku bankowego beneficjenta powinien zawierać: nr rachunku bankowego beneficjenta, nazwę beneficjenta, nazwę dostawcy/wykonawcy (w przypadku wynagrodzeń imię i nazwisko pracownika/zleceniobiorcy) nr faktury/rachunku, kwotę przelewu W sytuacji, gdy wyciąg z rachunku bankowego nie zawiera powyższych danych, beneficjent zobowiązany jest dołączyć do wyciągu kopię przelewu bankowego zawierającego brakujące dane.. W przypadku, gdy przelew obejmuje zapłatę nie tylko za fakturę przedstawiającą wydatki kwalifikowalne, ale także inne faktury/rachunki nie związane z projektem wówczas w dolnej części wyciągu bankowego należy umieścić zapis: W kwocie. znajduje się kwota. stanowiąca wydatek kwalifikowany w ramach projektu.
W sytuacji, gdy faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej została zapłacona gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest dołączona kopia raportu kasowego lub potwierdzenie wystawcy faktury, iż otrzymał środki. UWAGA: transakcje powyżej 15 000 EUR winny być uregulowane za pośrednictwem rachunku bankowego. W przypadku wydatku uregulowanego w drodze kompensaty należności od określonego podmiotu i zobowiązań wobec tego podmiotu należy dołączyć kopię oświadczenia o kompensacie wraz z jego uznaniem przez drugą stronę. UWAGA: zgodnie z zapisami Podręcznika kwalifikowania wydatków do współfinansowania kwalifikuje się wydatek faktycznie poniesiony przez beneficjenta pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się: w przypadku wydatków dokonanych przelewem lub kartą płatniczą datę obciążenia rachunku bankowego beneficjenta, w przypadku wydatków dokonanych gotówką - datę faktycznego dokonania płatności przez beneficjenta, w przypadku zapłaty kartą kredytową - datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej, w przypadku kompensaty - datę uznania kompensaty przez drugą stronę
Poświadczone za zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie dokumentów potwierdzających zawarcie umów oraz odbiór urządzeń / sprzętu, wykonania prac, usługi np. protokoły odbioru. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane należy załączyć dodatkowo kopię dokumentu potwierdzającego przyjęcie urządzeń na magazyn z podaniem miejsca ich składowania W przypadku robót budowlanych dopuszcza się możliwość dokonania refundacji faktury wystawionej na podstawie protokołu odbioru częściowego robót potwierdzającego odbiór jakościowy, rodzajowy i ilościowy wykonanych prac. Protokół powinien być czytelnie podpisany lub parafowany z imienną pieczątką przez osoby do tego upoważnione. W uzasadnionych przypadkach gdy beneficjent nie ma możliwości dołączenia dokumentu potwierdzającego odbiór urządzeń / sprzętu, wykonania prac, usługi należy zamieścić na opisie faktury adnotację potwierdzającą fakt odbioru przedmiotu zamówienia.
Dziękujemy za uwagę Oddział rozliczeń i potwierdzania płatności beneficjentów w zakresie działania 1.1 osi priorytetowej I RPO Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego Departament Wspierania Przedsiębiorczości ul. Towarnickiego 1A, Rzeszów tel.: 017 747 61 32