Jak stosować nowe przepisy o zatrudnieniu terminowym Dziennik Gazeta Prawna, Monika Krzyszkowska-Dąbrowska, Jacek Szewczyk, Łukasz Sobolewski Umowy na czas określony będzie można zawierać maksymalnie na okres 33 miesięcy, ale ich limit zwiększy się z dwóch do trzech. Znikną też kontrakty na czas wykonania określonej pracy. Takie zmiany wprowadzi nowelizacja kodeksu pracy, która wejdzie w życie 22 lutego 2016 r. Ustawa z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1220) wchodząca w życie 22 lutego 2016 r. fundamentalnie zmienia przede wszystkim kodeksowe ramy dotyczące zatrudniania na czas określony. Kluczowe zmiany dotyczą limitów co do liczby umów terminowych i okresu ich obowiązywania oraz nowych zasad wypowiadania. Znowelizowany art. 25 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: kodeks pracy, k.p.) określa maksymalny łączny czas trwania angaży terminowych pomiędzy tym samym pracodawcą a pracownikiem na okres nieprzekraczający 33 miesięcy, a ich liczbę ustala na trzy. Czwarta umowa będzie oznaczała zatrudnienie na czas nieokreślony. 1. NA CO UWAŻAĆ PRZY ZLICZANIU UMÓW TERMINOWYCH WEDŁUG NOWYCH PRZEPISÓW 1) Ograniczenia dotyczą wyłącznie tego samego pracodawcy i pracownika Będą się zliczać umowy na czas określony pomiędzy tymi samymi stronami stosunku pracy (przykładowo również w sytuacji zmiany nazwy pracodawcy lub przekształcenia pracodawcy ze spółki z o.o. w spółkę komandytową). Nie będą się natomiast sumować umowy na czas określony zawierane przez pracownika z różnymi podmiotami (pracodawcami) w ramach tej samej grupy kapitałowej czy też w różnych jednostkach organizacyjnych mających status odrębnych pracodawców wewnętrznych (np. w oddziałach będących samodzielnymi pracodawcami w rozumieniu art. 3 kodeksu pracy), jeżeli pracownik będzie w nich równolegle lub kolejno zatrudniony. Nie jest jednak do końca jasne, jak powinny być traktowane umowy zawarte przez poprzedniego pracodawcę w sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę na podstawie art. 23 1 kodeksu pracy. Następujące po sobie umowy z różnymi oddziałami spółki wewnętrznymi pracodawcami Spółka ma kilka oddziałów, z których każdy jest odrębnym pracodawcą wewnętrznym. Pracodawcą pracownika jest najpierw oddział spółki w Krakowie. Wiążąca ich umowa na czas określony zostaje rozwiązana. Następnie pracownik zostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony przez oddział spółki w Warszawie. W takiej sytuacji łączny limit okresu zatrudnienia i liczby umów terminowych będzie się liczył odrębnie dla zatrudnienia w każdym z oddziałów spółki. 2) Zliczają się tylko te na czas określony Ograniczenia dotyczą wyłącznie umów zawartych na czas określony. Dlatego do nałożonych limitów nie wliczają się zakończone umowy o pracę na czas nieokreślony ani umowy o pracę na okres próbny. W rezultacie co do zasady okres zatrudnienia czasowego najpierw na podstawie umowy o pracę na okres próbny (trwającej maksymalnie 3 miesiące, wyjątkowo nowe przepisy dopuszczają w ściśle określonych wypadkach możliwość ponownego zawarcia umowy o pracę na okres próbny), a następnie na podstawie umowy o pracę na czas określony (maksymalnie 33 miesiące) wyniesie 36 miesięcy, czyli 3 lata.
Kontrakt terminowy po okresie próbnym Po wejściu w życie nowelizacji pracownik został zatrudniony na okres próbny 3 miesięcy. Następnie pracodawca zaoferował mu umowę na 3 lata (36 miesięcy). Umowa ta przekształci się w angaż bezterminowy po upływie 33 miesięcy, ale liczonych od pierwszego dnia trwania angażu terminowego, a nie od zatrudnienia na okres próbny. 3) Przerwy w zatrudnieniu nie mają znaczenia Łączny okres 33 miesięcy i liczbę zawieranych umów należy liczyć niezależnie od przerw pomiędzy poszczególnymi umowami terminowymi (zniesiona zostaje dotychczasowa zasada zerowania przy zliczaniu umów na czas określony, gdy przerwa pomiędzy rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej przekroczyła jeden miesiąc). Półroczny odstęp między jedną a drugą umową Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na czas określony 9 miesięcy, po czym pracownik rozwiązał umowę i wyjechał za granicę na 6 miesięcy. Po powrocie zgłosił się ponownie do pracodawcy, który zaoferował mu kolejną umowę na czas określony. W takim przypadku czas zatrudnienia terminowego na podstawie obu umów będzie się zliczał pomimo kilkumiesięcznej przerwy. 4) Nie można mnożyć kontraktów Z kolei łączna liczba umów zawartych na czas określony nie będzie mogła przekraczać trzech. Oznacza to, że czwarta taka umowa będzie się automatycznie przekształcać w bezterminową umowę o pracę. Co ważne, jeśli dana umowa jest czwartą zawartą na czas określony, to będzie ona skutkować zatrudnieniem bezterminowym, nawet jeżeli nie został przekroczony 33-miesięczny limit. Nie ma więc tutaj znaczenia łączny czas trwania dotychczasowych umów terminowych. Angaż bezterminowy po 1,5 roku Pracownik zawarł ze swoim pracodawcą kolejno trzy umowy na czas określony każdorazowo na okres 6 miesięcy. Po zawarciu czwartej takiej umowy stosunek pracy zatrudnionego przekształcił się z mocy prawa w angaż bezterminowy. Nie ma znaczenia to, że pracownik przepracował do tego czasu na umowach terminowych jedynie 18 miesięcy i nie przekroczył limitu 33 miesięcy. 2. CZY NOWE ZASADY DOTYCZĄ RÓWNIEŻ PRACOWNIKÓW TYMCZASOWYCH Ograniczenia dotyczące umów terminowych nie mają zastosowania do pracowników tymczasowych. Do umów o pracę zawartych między agencją pracy tymczasowej a takim pracownikiem nie stosuje się bowiem art. 25 1 kodeksu pracy. Stąd wprowadzone ograniczenia w umowach terminowych nie dotyczą pracowników tymczasowych, do których stosuje się zasady wynikające z przepisów ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. nr 166, poz. 1608). 3. JAK STOSOWAĆ WYJĄTKI OD LIMITÓW ZATRUDNIENIA TERMINOWEGO Limitu trzech umów lub łącznego czasu zatrudnienia w wymiarze 33 miesięcy nie będzie się stosować do angaży terminowych zawieranych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, wykonywania pracy przez okres kadencji lub gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. W każdym przypadku zatrudnienie czasowe przekraczające limity będzie musiało służyć rzeczywistemu okresowemu zapotrzebowaniu pracodawcy i być niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Obiektywne przyczyny, które mogą uzasadniać wyłączenie limitów, to np. w zależności od okoliczności charakter wykonywanych zadań (np. projekty, które są realizowane przez czas określony, w związku z umową zawartą pomiędzy pracodawcą a jego kontrahentem) bądź też rodzaj działalności prowadzonej przez pracodawcę. W każdym przypadku wskazane jest szerokie opisanie w
takiej umowie okoliczności i przyczyn jej zawarcia, w celu uniknięcia w przyszłości ewentualnych sporów w tym zakresie. 4. CZY PRACOWNIK MOŻE ZASKARŻYĆ UMOWĘ, KTÓRA POWOŁUJE SIĘ NA OBIEKTYWNE PRZYCZYNY Pracodawca nie może się dowolnie powoływać na istnienie obiektywnych przyczyn uzasadniających wyłączenie limitów zatrudnienia na czas określony. Przez obiektywne powody należy rozumieć w szczególności precyzyjne i konkretne okoliczności charakteryzujące określoną działalność, a mogące wynikać zwłaszcza ze szczególnego charakteru zadań, dla wykonania których umowę zawarto (tak w wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) z 4 lipca 2006 r. w sprawie 212/04, Konstantinos Adeneler i inni v. Ellinikos Organismos Galaktoz ELOG). Przez szczególne zadania należy więc rozumieć np. takie projekty, które stanowią zamkniętą całość i w związku z tym generują okresowe zapotrzebowanie na pracę. Będzie to np. inwestycja budowlana lub projekt polegający na przeprowadzeniu ograniczonej czasowo kampanii marketingowej. Na stanowiskach kierowniczych dodatkowym uzasadnieniem dla stosowania art. 25 1 par. 4 pkt 4 k.p. może być konieczność sprawowania nadzoru nad całym procesem realizacji danego projektu. Innymi słowy zawarcie umowy terminowej dłuższej niż 33 miesiące (lub więcej niż 3 razy) będzie musiało być uzasadnione istnieniem konkretnych okoliczności związanych w szczególności z działalnością, o którą chodzi, i z warunkami jej wykonywania (postanowienie TSUE z 24 kwietnia 2009 r. w sprawie C-519/08, Archontia Koukou v. Elliniko Dimosio). W poszczególnych sytuacjach zasadność zawarcia umów na dłuższe okresy niż wynikające z kodeksu pracy, może być kwestionowana przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP), w szczególności po zawiadomieniu jej w formie pisemnej lub elektronicznej o tym przez pracodawcę w terminie 5 dni roboczych od zawarcia angażu terminowego. Pracownik może zgłosić problem do PIP, która jest uprawniona w szczególności do kontroli umów o pracę na czas określony w tym zakresie. Pracownik będzie mógł również zakwestionować zasadność przyczyn zawarcia umowy na czas określony ponad ustawowe limity w postępowaniu sądowym, w szczególności dochodząc ustalenia, że została zawarta umowa o pracę na czas nieokreślony. W ostatecznym brzmieniu nowelizacji nie znalazł się przepis, który w projekcie ustawy dawał inspektorom pracy uprawnienie do wytaczania powództw w imieniu pracowników (oraz do wstępowania do postępowań już się toczących) o ustalenie, że w związku z niespełnieniem przesłanek określonych w art. 25 1 par. 4 k.p. została zawarta umowa bezterminowa. Kilkuletnie zadanie gospodarcze Pracodawca zawarł kontrakt na realizację terminowego zadania na okres 4 lat. Rozważa zatrudnienie pracownika na stanowisku kierownika projektu na podstawie umowy o pracę na czas określony 4 lat. W tym przypadku istnieją argumenty za zawarciem długoterminowej 4-letniej umowy o pracę na czas określony ze względu na terminowy charakter projektu. Pracodawca będzie miał obowiązek zadbać, aby przyczyny zawarcia umowy na okres przekraczający 33 miesiące zostały wskazane bezpośrednio w samej umowie, oraz poinformować o zawarciu umowy PIP (pisemnie lub elektronicznie) wraz ze wskazaniem przyczyn, w terminie 5 dni roboczych od jej zawarcia. 5. JAKIE PUŁAPKI NIOSĄ NOWE ZASADY WYPOWIADANIA UMÓW NA CZAS OKREŚLONY Rewolucję stanowią zasady wypowiadania umów terminowych. Umowy o pracę na czas określony będą wypowiadane z zachowaniem tych samych terminów (nie zaś zupełnie tych samych zasad), co umowy na czas nieokreślony. Chodzi przy tym o okres zatrudnienia u danego pracodawcy dlatego zliczać się będą wcześniejsze zakończone okresy pracy w tym samym zakładzie pracy, bez względu na rodzaj uprzednio zawartej umowy. Aby uniknąć zastosowania dłuższych okresów wypowiedzenia, pracodawcy powinni wypowiedzieć wiążące ich umowy jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji, jeżeli planują zakończenie współpracy z poszczególnymi pracownikami. Co ważne, dotyczyć to będzie również umów na zastępstwo. Wygodny 3-dniowy okres wypowiedzenia umów na zastępstwo odchodzi więc do przeszłości. Oznacza to, że jeśli zastępujący pracownik będzie wykonywał pracę odpowiednio długo, to okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wyniesie nawet 3 miesiące. Na starych zasadach będą nadal wypowiadane umowy o pracę na okres próbny.
6 Wydłużenie okresu wypowiedzenia Pracodawca zawarł umowę na zastępstwo na czas nieobecności pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym, który został udzielony na okres 4 lat. Po 3 latach do rozwiązania takiej umowy na zastępstwo będzie stosowany trzymiesięczny okres wypowiedzenia. 6. CZY I JAK PRACODAWCY BĘDĄ MOGLI WYPOWIADAĆ UMOWY TRWAJĄCE NA DZIEŃ WEJŚCIA W ŻYCIE NOWELIZACJI Można tu wyróżnić trzy przypadki. Pierwszy: jeżeli 22 lutego 2016 r. będzie biegł okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na starych zasadach, nowe reguły wypowiadania umów nie będą miały do niej zastosowania. Drugi: obowiązujące umowy na czas określony, które nie zawierają klauzul zezwalających na ich wcześniejsze wypowiedzenie albo zostały zawarte na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy, zasadniczo nie będą mogły zostać jednostronnie zakończone po wejściu w życie nowych przepisów (z zastrzeżeniem dopuszczalności ich rozwiązywania z przyczyn dotyczących pracodawcy na zasadach określonych w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników; t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 192). Przy czym zasadniczo brak możliwości jednostronnego zakończenia będzie dotyczył okresu maksymalnie 33 miesięcy od wejścia w życie ustawy, ponieważ do umów na czas określony trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji stosować się będzie nowe przepisy w zakresie dopuszczalnego czasu ich trwania oraz dopuszczalnej liczby takich umów. Stąd umowy na czas określony trwające w dniu wejścia w życie nowelizacji, a zawarte z innych przyczyn niż te wyłączające 33-miesięczny limit czasowy, przekształcą się w umowy na czas nieokreślony po jego upływie i będą wypowiadalne na ogólnych zasadach. Do 33-miesięcznego okresu zatrudnienia wliczany będzie okres przypadający od dnia wejścia w życie ustawy. Natomiast należałoby uznać, choć nie jest to zupełnie jasne, że jeżeli umowy na czas określony zostały zawarte przed wejściem w życie nowelizacji z przyczyn, o których mowa w nowym art. 25 1 par. 4 kodeksu pracy, i nie zawierają klauzuli o możliwości wcześniejszego wypowiedzenia, to nie będą mogły zostać wypowiedziane. Ostatni trzeci przypadek: dotyczy sytuacji, w której umowa trwająca w dniu wejścia w życie nowelizacji została zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy i zawiera klauzulę o możliwości jej rozwiązania z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia. Do takiej umowy będą się stosować nowe dłuższe okresy wypowiedzenia. Przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji, których wypowiedzenie nastąpi z początkiem obowiązywania nowych zasad, nie będą uwzględniane okresy zatrudnienia u danego pracodawcy przypadające przed nowelizacją. 7. CZY TRWAJĄCE UMOWY CZASOWE BĘDĄ Z DNIEM WEJŚCIA W ŻYCIE NOWELIZACJI UMOWAMI NA CZAS NIEOKREŚLONY Zasadniczo 22 lutego 2016 r. będzie datą graniczną dla naliczania okresów oraz liczby dla trwających umów o pracę na czas określony, mających wpływ na długość terminu wypowiedzenia oraz ewentualne przekwalifikowanie angażu terminowego w kontrakt na czas nieokreślony. Przy czym umowa o pracę na czas określony trwająca w dniu wejścia w życie nowych regulacji będzie traktowana jako pierwsza z dopuszczalnego limitu trzech takich umów, chyba że została zawarta jako druga umowa w rozumieniu obecnie obowiązujących przepisów (to znaczy, że przerwa między rozwiązaniem umowy terminowej, które nastąpiło przed dniem wejścia w życie nowelizacji, a zawarciem kolejnej umowy na czas określony nie przekroczyła jednego miesiąca). Natomiast zawarta między tymi samymi stronami trzecia terminowa umowa o pracę zostanie zakwalifikowana jako umowa o pracę na czas nieokreślony, jeśli pracodawca i pracownik zawarli przed dniem wejścia w życie nowelizacji dwie umowy na czas określony, przy czym druga umowa rozwiązała się najwcześniej na miesiąc przed, a najpóźniej w dniu wejścia w życie nowelizacji i w ciągu miesiąca od wygaśnięcia poprzedniej umowy została zawarta trzecia umowa terminowa. Przekwalifikowanie trwającej, długoletniej umowy o pracę zawartej na czas określony w bezterminową umowę o
pracę nastąpi po upływie 33 miesięcy od wejścia nowelizacji w życie. Oznacza to, że umowy trwające w tym dniu i zawarte na ponad 33 miesiące powinny być uzasadnione jednym z wyjątków wskazanych w nowym art. 25 1 par. 4 kodeksu pracy, aby uniknąć takiego przekwalifikowania. Pracodawca i pracownik będą mieli obowiązek uzupełnienia takich umów w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie ustawy o informacje dotyczące celu lub okoliczności danego przypadku poprzez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. PODSUMOWANIE W każdym przypadku przed dniem wejścia w życie nowelizacji pracodawcy muszą zrobić przegląd zawartych umów na czas określony, aby ustalić, jakie będą zasady ich rozwiązywania oraz obowiązywania, jak również czego będą musieli dopełnić po wejściu w życie nowelizacji, w szczególności w poniższych przypadkach. Przede wszystkim pracodawcy powinni ustalić, na jaki okres zostały zawarte umowy i czy przewidują one możliwość wcześniejszego rozwiązania za wypowiedzeniem. Jeżeli umowy zostały zawarte na okres przekraczający limit ustawowy i kwalifikują się do wyjątków od 33-miesięcznego limitu, wówczas zatrudniający będzie musiał po pierwsze zawrzeć z pracownikiem aneks do takiej umowy wskazujący na przyczyny lub okoliczności jej zawarcia (nowelizacja nie zakreśla terminu na uzgodnienie takiego aneksu z tym że w każdym przypadku powinien on zostać zawarty w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie ustawy i nie wskazuje równocześnie, co stanie się, jeżeli pracownik np. odmówi jego zawarcia). Po drugie w terminie 5 dni roboczych od uzupełnienia umowy o pracę o przypadek dotyczący obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy powiadomić o tym właściwego okręgowego inspektora pracy wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia umowy. Ponadto na pracodawcach będących stroną umów na czas określony, do których będą miały zastosowanie w szczególności nowe zasady wypowiadania, będzie ciążył obowiązek powiadomienia o tym pracowników, zgodnie z art. 29 par. 3 2 k.p. Jeżeli pracodawca będzie chciał zmodyfikować obowiązujące umowy w związku z przepisami nowelizacji, wówczas powinien tego dokonać, zawierając z pracownikiem aneks do umowy o pracę wprowadzający zmiany przed 22 lutego 2016 r.