Instrukcja obsługi platformy zakupowej e-osaa (klient podstawowy) 1. Wejście na stronę http://www.officemedia.com.pl strona główną Office Media 2. Logowanie do zakupowej części serwisu. Login i hasło należy wpisać w odpowiednie pola, a następnie nacisnąć ENTER lub przycisk
3. Po zalogowaniu, w zaleŝności od uzgodnień z firmą obsługującą, Klient ma dostęp do pełnego Katalogu towarów lub/i do specjalnie przygotowanej Oferty indywidualnej, zawierającej wybrane pozycje towarowe. Oferta indywidualna (krok po kroku) (1) Wpisanie liczby zamawianych pozycji towarowych w odpowiednich polach. (2) Kliknięcie przycisku. 2
Katalog towarów (krok po kroku) (1) Pozycje towarowe podzielone są na grupy asortymentowe. Istnieje moŝliwość przeszukania całego katalogu dzięki wyszukiwarce, która szuka podanych słów w nazwach, kodach i opisach produktów katalogowych. 3
Przykładowy wynik wyszukiwania poniŝej: 4
(2) NiezaleŜnie od moŝliwości wykorzystania mechanizmu wyszukiwarki, moŝliwe jest przeglądanie Katalogu poprzez wybór poŝądanych grup towarowych zarówno z pionowej listy po lewej stronie jak i przez podgląd zawartości otwartej podgrupy w centralnej części strony. Przykład poniŝej: 5
(3) Przed dodaniem towaru do koszyka naleŝy wpisać liczby zamawianych pozycji towarowych w odpowiednich polach. PoniŜej tych pól zawsze znajdują się informacje o jednostce sprzedaŝy danego towaru. (4) Celem dodania do koszyka naleŝy kliknąć przycisk. PoniŜej podgląd fragmentu przykładowej grupy towarowej. Widoczne pola do określenia ilości, dane towaru oraz przycisk Dodaj do koszyka : (5) Po kliknięciu na nazwę towaru otwiera się karta katalogowa, zawierająca szczegółowe informacje i opisy. Przykład poniŝej: 6
4. Wejście do zakładki Koszyk. (1)Sprawdzenie wprowadzonych ilości. MoŜliwe jest wprowadzenie innych wartości lub całkowite usunięcie Ŝądanych pozycji poprzez przycisk po uprzednim zaznaczeniu pozycji do usunięcia ( ). (2) Przejście do procedury składania zamówienia następuje poprzez uŝycie przycisku. (3) Przejście do procedury składania zapytania następuje poprzez uŝycie przycisku. 7
5. ZAMÓWIENIE Wypełnianie danych szczegółowych zamówienia. NaleŜy wypełnić wszystkie wymagane pola oznaczone symbolem. W zaleŝności od ustalonych zasad dokonywania zamówień między Klientem, a firmą obsługującą pola te mogą być wypełnione automatycznie bądź wymagać ręcznego wprowadzenia danych. Dodatkowo ilość pól danych i ich rodzaj moŝe być inny niŝ poniŝej zaprezentowany z uwagi na moŝliwość realizacji indywidualnych potrzeb Klienta. Pozostałe pola wypełnia się w przypadku konieczności określenia dodatkowych warunków realizacji zamówienia. Jako potwierdzenie uŝywa się przycisku. 8
Finalne potwierdzenie wysłania zamówienia. MoŜliwość wydruku zamówienia przy uŝyciu funkcji. Dodatkowo w przypadku stwierdzenia błędu moŝliwość cofnięcia się do strony edycji danych zamówienia poprzez przycisk. Zatwierdzenie wysłania zamówienia, przycisk. 9
Wyświetlenie potwierdzenia złoŝenia zamówienia w systemie. System umoŝliwia wydrukowanie widocznych na aktualnej stronie informacji wraz z przydzielonym numerem zamówienia po kliknięciu. 10
6. ZAPYTANIE Istnieje moŝliwość złoŝenia zapytania (zaleŝnie od ustalonych zasad współpracy ze sprzedawcą), które trafi do firmy obsługującej celem przygotowania oferty. W niektórych przypadkach moŝe pojawić się konieczność podania dodatkowych danych. W powyŝszych sytuacjach naleŝy wypełnić brakujące pola. Finalnie naleŝy uŝyć przycisku Dalej. PoniŜej strona potwierdzenia danych wprowadzonych do zapytania. 11
Chęć złoŝenia zapytania potwierdza się poprzez przycisk Zapytaj. PoniŜej strona potwierdzenia faktu złoŝenia zapytania: System umoŝliwia wydrukowanie widocznych na aktualnej stronie informacji wraz z przydzielonym numerem zapytania po kliknięciu. W odróŝnieniu od zamówień, w odpowiedzi na zapytania, opracowywane są przez firmę obsługującą oferty. Przygotowana oferta będzie widoczna na stronie Start w sekcji Zapytania wymagające Twojej akcji. Przygotowaną ofertę moŝna wykorzystać jako szablon zamówienia lub całkowicie odrzucić i nie pozostawić niewykorzystane. Celem zapoznania się z ofertą naleŝy kliknąć Potwierdź przy danym zapytaniu na liście zapytań na stronie Start, a następnie ponownie ze strony Start wejść w zapytanie i wybrać opcję aby zrezygnować. aby zamówić towary zgodnie z ofertą albo 12
PoniŜej przykładowy widok na fragment strony Start z uwidocznioną ofertą na złoŝone zapytanie numer 1-668: Widok podglądu szczegółów oferty: 13
7. Informacje o stronie Start Strona ta otwiera się standardowo zaraz po zalogowaniu. System podpowiada, które zamówienia aktualnie czekają na potwierdzenie Klienta (potwierdzenie dostawy towaru). MoŜliwe jest szybkie potwierdzenie po kliknięciu Potwierdź na poniŝszej liście (dodatkowo pojawi się prośba o potwierdzenie akcji) lub standardowo poprzez kliknięcie na wybrane zamówienie i otworzenie go celem podglądu szczegółów, a następnie uŝycie przycisku Potwierdź. 14
8. Po kliknięciu w dowolne zamówienie ze strony Start otwiera się strona podglądu zamówienia. Dane poniŝej Adres dostawy są standardowo niewidoczne. MoŜna je zobaczyć/ukryć klikając na symbole. 15
9. Zakładka Lista transakcji w górnym menu strony otwiera pełną listę transakcji (zamówienia/zapytania) aktualnie zalogowanego Klienta. Istnieje moŝliwość filtrowania wyników wyświetlanych na liście poprzez wybór poŝądanych parametrów filtrowania (wybrany okres, status transakcji, a takŝe przez wyszukanie dowolnego tekstu w we wszystkich transakcjach). Kliknięcie na konkretne zamówienia otwiera stronę podglądu zamówienia. Na stronie podglądu znajduje się pole informacyjne przedstawiające aktualny status realizacji zamówienia oraz dane osoby, u której zamówienie czeka na podjęcie odpowiedniej akcji (np. Firma obsługująca - przyjęcie do realizacji, dostawa, itd... oraz Klient czeka na potwierdzenie) 16
10. Wyjaśnienie znaczeń statusów transakcji na platformie zakupowej e-osaa Nowe od złoŝenia, aŝ do potwierdzenia przyjęcia do realizacji przez firmę obsługującą Realizacja oznacza potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji przez firmę obsługującą Dostawa w przypadku dostawy częściowej (po uzgodnieniu z Klientem), oznacza, Ŝe zrealizowano część pozycji towarowych z zamówienia Zrealizowane pełna realizacja zamówienia Anulowane anulowanie zamówienia przez firmę obsługującą po uzgodnieniu z Klientem np. w przypadku pomyłki w zamówieniu, itd... lub rezygnacja z oferty ze strony Klienta Oferta odpowiedź firmy obsługującej na zapytanie Klienta Odrzucone transakcja odrzucona przez Operatora (osobę akceptującą zamówienia Pracowników jedynie w przypadku Klientów z uzgodnionym dwustopniowym podziałem uprawnień przy składaniu zamówień) 11. Dane kontaktowe do firmy obsługującej znajdują się w prawej części strony i widoczne są niezaleŝnie od prowadzonych działań na platformie zakupowej. 17