Idź do Spis treści Przykładowy rozdział Skorowidz Katalog książek Katalog online Zamów drukowany katalog Twój koszyk Dodaj do koszyka Cennik i informacje Zamów informacje o nowościach Zamów cennik Czytelnia Fragmenty książek online Kontakt Helion SA ul. Kościuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl Helion 1991 2011 MS Project 2010 i MS Project Server 2010. Efektywne zarządzanie projektem i portfelem projektów Autor: Sebastian Wilczewski ISBN: 978-83-246-3067-7 Format: 158 235, stron: 504 Planowanie i zarządzanie projektem oraz portfelem projektów Opracowywanie i kontrola budżetu oraz zasobów Zarządzanie dokumentacją i ryzykiem związanym z projektem Właściwie zastosowane narzędzia do zarządzania projektem zapewnią Ci sukces! Wykonać pracę na czas i zgodnie z zatwierdzonym budżetem oraz spełnić wymagania jakościowe to wyzwania dla każdego kierownika projektu. Niezależnie od tego, czy prowadzisz projekty, kierując się własnym doświadczeniem, czy stosujesz metodykę PRINCE lub postępujesz według wytycznych PMI, potrzebujesz wsparcia, dzięki któremu zawsze będziesz mógł podejmować właściwe decyzje. Wsparcie to zapewnia Ci aplikacja Microsoft Project 2010 Standard narzędzie niezbędne w pracy każdego kierownika projektu. Miarą sukcesu firmy, w której pracujesz obojętne, czy działasz w branży informatycznej, budowlanej, finansowej, czy też organizujesz koncerty i wydarzenia artystyczne jest liczba prowadzonych projektów. Efektywniejsze i skuteczniejsze zarządzanie portfelem projektów będzie możliwe, gdy wykorzystasz pakiet Enterprise Project Management (w skład którego wchodzą rozwiązania Microsoft Project Server 2010, Microsoft SharePoint 2010, Microsoft Project 2010 Professional oraz Project Web Access). Książka ta jest skierowana do osób, które chcą efektywnie zarządzać projektami i portfelami projektów. Zawarte w niej wskazówki oraz informacje na temat właściwego stosowania narzędzi wspierających zarządzanie projektami pomogą menedżerom portfeli i zasobów, kierownikom programów i projektów oraz samym ich uczestnikom na każdym etapie pracy. Dziesięcioletnie doświadczenie autora w stosowaniu opisywanych rozwiązań zapewnia rzetelną ocenę ich możliwości i bardzo praktyczne podejście do tematu. Inicjalizacja projektu Budowanie portfela projektów i zarządzanie nim Planowanie budżetu projektu Tworzenie harmonogramu projektu Odpowiednie dobieranie zasobów do projektu Zarządzanie zasobami Zarządzanie ryzykiem i potencjalnymi problemami Zarządzanie dokumentacją projektową Kontrolowanie budżetu i analiza odchyleń Tworzenie raportów z przebiegu projektu Wymiana danych pomiędzy projektami i aplikacjami Poznaj w praktyce narzędzia firmy Microsoft do zarządzania projektem i portfelem projektów
Spis tre ci Wst p... 11 Rozdzia 1. Rozpoczynanie pracy z Microsoft Project 2010... 21 Uruchamianie programu Microsoft Project... 22 Nowy interfejs u ytkownika... 23 Pasek narz dzi Szybki dost p... 24 Dostosowywanie wst ki i kart... 25 Widoki... 27 Widoki wykresu... 27 Widoki arkusza... 28 Widoki formularza... 29 Widoki zada i zasobów... 30 Zmiana wy wietlanego widoku. Widok z o ony... 31 Omówienie kart i sekcji kart... 33 Karta Zadania... 33 Karta Zasób... 38 Karta Projekt... 39 Karta Widok... 41 Karta Deweloper... 44 Rozdzia 2. Pocz tek tworzenia projektu... 47 Tworzenie nowego projektu... 48 Tworzenie projektu na podstawie szablonu... 48 Tworzenie projektu od podstaw... 49 Definiowanie w a ciwo ci projektu... 51 Definiowanie projektu... 52 Dostosowywanie godzin pracy w projekcie... 55 Zapisywanie projektu... 61 Tworzenie szablonów projektów... 64 Nowy projekt z listy programu SharePoint... 65 Ochrona projektu has em... 66 Otwieranie zapisanego projektu... 69 Znoszenie ochrony has em... 71 Wyszukiwanie plików... 72 Usuwanie poufnych informacji z pliku... 72
4 MS Project 2010 i MS Project Server 2010 Rozdzia 3. Zarz dzanie zadaniami... 75 Wprowadzanie zada... 76 Planowanie od góry do do u oraz z do u do góry... 77 Planowanie automatyczne i planowanie r czne... 77 Zadania sumaryczne... 79 Wprowadzanie zada sumarycznych... 80 Wy wietlanie zada sumarycznych i konspektu projektu... 81 Zadania typu punkt kontrolny... 83 Zadania zwyk e... 85 Czasy trwania zada... 87 Szacowanie czasów trwania... 90 Dodawanie nowych zada... 91 Usuwanie niechcianych zada... 94 Zmienianie zdefiniowanych zada... 96 Dzielenie zada... 97 czenie, przenoszenie i zmienianie czasu trwania podzielonego zadania... 98 Tworzenie zada sumarycznych... 99 Likwidowanie zada sumarycznych... 103 Zadania podrz dne b d ce jednocze nie zadaniami sumarycznymi... 103 Wyznaczanie kolejno ci wykonywania zada czenie zada... 104 czenie zada w widoku Wykres Gantta... 105 Inne sposoby czenia zada... 109 Roz czanie zada... 114 Typy relacji... 114 Zako czenie-rozpocz cie... 114 Rozpocz cie-rozpocz cie... 115 Zako czenie-zako czenie... 115 Rozpocz cie-zako czenie... 116 Definiowanie i zmienianie relacji... 116 Wyprzedzenie lub zw oka... 119 Typy ogranicze... 127 Termin ostateczny... 132 Zak adka Uwagi... 133 Wstawianie hiper czy... 135 Zadania cykliczne... 137 Zadania planowane r cznie... 140 Zadanie nieaktywne... 141 Kody struktury podzia u pracy (SPP WBS)... 142 Inspektor zada... 145 Wyró nianie zmian... 147 Cofanie wielu operacji... 148 O czasu... 148 Rozdzia 4. Zarz dzanie zasobami... 151 Definiowanie zasobów... 151 Robocizna i sprz t zasoby typu Praca... 155 Zasoby materia owe zasoby typu Materia... 155 Zasoby kosztowe zasoby typu Koszt... 156 Zasoby ogólne... 156 Zasoby bud etowe... 157 Typy rezerwacji... 160 Wprowadzanie zasobów... 160 Dost pno zasobów w czasie uwzgl dnianie urlopów i przegl dów technicznych... 165
Spis tre ci 5 Zmienno stawek zasobów w czasie... 168 Zmienno stawek zasobów w zale no ci od wykonywanych zada... 170 Definiowanie dodatkowych informacji o zasobach... 170 Rozdzia 5. Przydzielanie zasobów do zada... 173 Pracoch onno zada... 174 Obliczanie kosztów zada na podstawie kosztów zasobów... 177 Typy zada... 179 Zadania o sta ej pracy... 179 Zadania o sta ej liczbie jednostek... 180 Zadania o sta ym czasie trwania... 181 Planowanie zada wed ug nak adu pracy... 181 Definiowanie typów zada i opcji Wg nak adu pracy... 182 Przydzielanie pojedynczych i ró nych zasobów do jednego zadania... 182 Przydzielanie ró nych ilo ci zasobów do ró nych zada... 186 Przydzielanie zasobów kosztowych... 188 Przydzielanie dodatkowych zasobów... 190 Zamienianie zasobów... 192 Stosowanie tabel stawek kosztów... 193 Przydzielanie zasobów bud etowych... 194 Rozdzia 6. Ustalanie czasu pracy i dni wolnych kalendarze... 197 Informacje ogólne o kalendarzach... 197 Tworzenie i modyfikacja kalendarza... 200 Definiowanie wi t, dni wolnych od pracy i dni z niestandardowym czasem pracy... 201 Definiowanie tygodnia roboczego... 203 Kalendarz projektu... 204 Kalendarz zasobu... 205 Kalendarz zadania... 206 Opcje kalendarza... 206 Zale no pomi dzy opcjami kalendarza a godzinami pracy zawartymi w kalendarzu... 209 Typy kalendarzy... 209 Rozdzia 7. Koszty projektu... 211 Typy kosztów... 211 Koszty sta e i koszty zada... 212 Koszty zasobów... 215 Rozk ad kosztów w czasie... 216 Skala czasu... 216 Informacje o kosztach w widoku Obci enie zadaniami... 220 Informacje o kosztach w widoku Obci enie zasobów... 221 Bud et projektu... 223 Przep ywy gotówkowe... 224 Ogólne informacje o kosztach statystyka projektu... 224 Analiza danych o kosztach w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel... 225 Rozdzia 8. Optymalizacja projektu i rozwi zywanie problemów z nadmiernym obci eniem zasobów... 227 Skracanie czasu trwania projektu cie ka krytyczna... 228 Identyfikowanie przeci onych zasobów... 232 Arkusz zasobów i informacje o maksymalnym wykorzystaniu zasobów... 232 Identyfikacja czasu i zada, w których zasoby s przeci one... 233 Rozwi zywanie konfliktów przydzia u zasobów zasoby przeci one... 236 Zamiana przydzielonych zasobów... 236 Kreator podstawiania zasobów... 237
6 MS Project 2010 i MS Project Server 2010 Definiowanie pracy w nadgodzinach... 239 Zatrudnianie nowych pracowników i delegowanie pracowników do projektu... 241 Przekazanie zada podwykonawcy... 242 Zmiana czasu pracy nad zadaniem... 242 Bilansowanie zasobów i przenoszenie zada na termin, gdy s dost pne zasoby... 242 Rozk ad pracy zasobów... 247 Rozdzia 9. Wprowadzanie i ledzenie warto ci rzeczywistych informacje o realizacji projektu... 251 Plan bazowy... 251 Co to jest plan bazowy?... 252 Tworzenie planu bazowego... 252 Plan bazowy na wykresie Gantta... 255 Aktualizowanie planu bazowego... 256 Usuwanie planu bazowego... 256 Przegl danie planu bazowego... 257 Kopiowanie planu bazowego tworzenie migawek projektu... 257 Do czego s u plany po rednie?... 258 Przeniesienie daty rozpocz cia projektu... 259 Przeniesienie daty rozpocz cia wybranych zada... 259 Wprowadzanie danych rzeczywistych... 260 Wprowadzanie danych rzeczywistych na poziomie projektu... 260 Wprowadzanie danych rzeczywistych o datach na poziomie zadania i zasobu... 263 Linie post pu... 268 Koszty rzeczywiste... 270 Rozdzia 10. Analiza odchyle... 273 Dlaczego analizowa odchylenia?... 273 Odchylenia terminów... 274 Odchylenia kosztów... 279 Odchylenia kosztów dla zada... 279 Odchylenia kosztów dla zasobów... 282 Odchylenia pracy... 284 Porównywanie wersji projektu... 286 Rozdzia 11. Dostosowywanie programu do potrzeb u ytkownika... 287 Pokazywanie informacji tylko o wybranych zasobach i zadaniach filtry... 288 Autofiltry... 288 Stosowanie filtrów... 291 Tworzenie i edytowanie filtrów... 292 Tworzenie i edytowanie grup... 296 Wybieranie danych do wy wietlania tabele... 301 Tabele... 301 Tworzenie i edytowanie tabel... 301 Tworzenie i edytowanie widoków... 304 Tworzenie i edytowanie raportów... 306 Definiowanie w a ciwo ci zak adki Sortowanie... 306 Definiowanie w a ciwo ci zak adki Szczegó y... 308 Okre lanie w a ciwo ci zak adki Definicja... 310 Raport Kalendarz miesi czny... 313 Przycisk Tekst... 314 Pola niestandardowe... 317 Typy pól... 318 Wybieranie warto ci ze zdefiniowanej przez u ytkownika listy rozwijanej... 319 Definiowanie formu (wzorów) do wyliczania warto ci... 321 Wy wietlanie zdefiniowanych przez u ytkownika wska ników graficznych... 324
Spis tre ci 7 Ustawianie wydruku i drukowanie... 327 Organizator... 330 Tworzenie w asnych raportów wizualnych... 332 Rozdzia 12. Wymiana informacji pomi dzy Microsoft Office Project 2010 a innymi aplikacjami... 339 Przekazywanie danych do innych aplikacji eksport... 340 Programy do przegl dania eksportowanych danych typy eksportowanych plików... 340 Definiowanie, które dane maj zosta wyeksportowane mapy eksportu... 341 Pobieranie danych z innych aplikacji import... 346 Zapisywanie danych raportu wizualnego... 349 Zapisywanie danych w formacie Microsoft Access... 352 Rozdzia 13. Wymiana danych pomi dzy projektami... 353 Korzystanie z tych samych zasobów w wielu projektach pula zasobów... 353 Co to jest pula zasobów? Tworzenie puli... 353 Korzystanie z zasobów dost pnych w puli... 354 Dokonywanie zmian w puli i pliku wspó u ytkuj cym... 355 Przerywanie cza mi dzy pul zasobów i plikiem wspó u ytkuj cym... 357 czenie zada z ró nych projektów. Wstawianie jednego projektu do innego... 360 Rozdzia 14. Enterprise Project Management (EPM) i Microsoft Project Server 2010 wprowadzenie... 363 Wst p, czyli co daje Microsoft Project Server 2010... 364 Enterprise Project Management (EPM) i Project Portfolio Management (PPM)... 364 Microsoft Project Server 2010... 365 Microsoft Project 2010 Professional... 368 Microsoft Project Web Access 2010... 369 Pod czanie Microsoft Project 2010 Professional do Microsoft Project Server 2010... 369 Import istniej cych projektów do Project Server 2010... 371 Import zasobów do Project Server 2010... 374 Rozdzia 15. Microsoft Project Server 2010 budowanie portfela projektów... 377 Definiowanie czynników strategii... 378 Priorytetyzacja czynników strategii... 380 Przygotowanie do analizy portfela... 383 Wykonywanie analizy portfela optymalny wybór projektów... 385 Ocena korzy ci p yn cych z realizowanych projektów... 385 Ocena priorytetów projektów... 386 Analiza i modelowanie portfela optymalny wybór projektów... 387 Rozdzia 16. Microsoft Project Server 2010 dla kierownika projektu i programu... 391 Zg aszanie inicjatyw do realizacji. cie ka akceptacji i oceny inicjatyw... 392 Zg aszanie inicjatywy... 393 Przegl danie statusu akceptacji inicjatywy... 394 Wprowadzanie dodatkowych informacji na temat zg aszanej inicjatywy. Przechodzenie do kolejnych etapów akceptacji... 395 Zatwierdzanie inicjatyw w poszczególnych etapach... 397 Tworzenie i modyfikowanie harmonogramu projektu... 398 Tworzenie i modyfikowanie harmonogramu z wykorzystaniem Project Web App... 399 Tworzenie i modyfikowanie harmonogramu z wykorzystaniem Microsoft Project 2010 Professional... 401 Budowanie zale no ci pomi dzy projektami... 403 Wykorzystanie projektów g ównych do budowania relacji pomi dzy projektami... 404 Budowanie relacji pomi dzy zadaniami w ró nych projektach bez wykorzystania projektów g ównych... 406
8 MS Project 2010 i MS Project Server 2010 Budowanie relacji pomi dzy projektami poprzez definiowanie elementów dostarczanych... 407 Otwieranie, zapisywanie i publikowanie projektu... 411 Budowanie zespo u z zasobów przedsi biorstwa... 413 Budowanie planu zasobów... 417 Zarz dzanie raportami o stanie... 419 Tworzenie dania raportu o stanie... 419 ledzenie odpowiedzi na raport o stanie... 420 Zarz dzanie aktualizacjami... 422 Akceptacja aktualizacji... 422 ledzenie historii akceptacji... 423 Definiowanie alertów... 424 Definiowanie alertów dla siebie... 424 Definiowanie alertów dla swoich zasobów... 424 Rozdzia 17. Microsoft Office Project Server 2010 dla uczestników projektów... 427 Przegl danie przydzia ów... 428 Przegl danie informacji o przydzielonych zadaniach... 429 Aktualizowanie zada... 430 Zg aszanie nowych zada... 433 Dodawanie siebie do istniej cego zadania... 434 Zadania zespo owe... 435 Delegowanie zada do innych osób... 436 Zarz dzanie grafikami... 437 Przegl danie i raportowanie prac w grafiku... 437 Zast pstwa w raportowaniu czasu pracy pe nomocnicy... 440 Raportowanie czasu administracyjnego i czasu wolnego... 442 Odpowiedzi na danie raportu o stanie... 442 Odpowiedzi na zamówiony raport o stanie... 442 Tworzenie niezamawianego raportu o stanie... 443 Przesy anie dokumentacji projektowej... 444 Zg aszanie ryzyka... 446 Zg aszanie problemów... 448 Sprawdzanie problemów, czynników ryzyka i dokumentów projektu... 449 Rozdzia 18. Microsoft Project Server 2010 z perspektywy mened era portfela projektów i zasobów... 453 Zarz dzanie portfelem projektów i nie tylko... 453 Centrum projektów... 454 Centrum zasobów... 457 Wy wietlanie przydzia ów zasobów... 458 Wy wietlanie dost pno ci zasobów... 459 Analizy biznesowe... 461 Widoki OLAP i Excel Services... 461 Raporty Reporting Services... 463 Pulpity mened erskie... 464 Rozdzia 19. Microsoft Project Server 2010 administrowanie merytoryczne... 465 Zarz dzanie grafikami... 466 Tworzenie grafików... 466 Ustawienia grafików... 468 Dodawanie kategorii czasu administracyjnego... 469 Tworzenie zespo ów... 471 Niestandardowe pola... 474 Kalendarze organizacji... 474
Spis tre ci 9 Wymuszanie zaewidencjonowania... 475 Okresy obrachunkowe... 477 Tworzenie widoków... 478 Tworzenie u ytkowników i zasobów... 481 Rozdzia 20. Co jeszcze warto wiedzie... 485 Kilka s ów o zarz dzaniu projektami i nie tylko... 485 Project Management (PM) zarz dzanie przedsi wzi ciami... 485 Trójk t projektu... 487 Zdob d certyfikaty potwierdzaj ce wiedz... 487 Certyfikaty Microsoft dotycz ce rozwi zania EPM... 487 Certyfikat International Project Management Association (IPMA)... 488 Jak pog bi swoj wiedz z zakresu zarz dzania przedsi wzi ciami... 488 Project Management Institute (PMI)... 489 PMFORUM... 489 Project Management Body of Knowledge (PMBoK)... 489 Dodatkowe zasoby... 489 Microsoft Project Server 2010 Product Guide... 490 Project Server 2010 Resource Kit... 490 Skorowidz... 491
Rozdzia 7. Koszty projektu Niniejszy rozdzia jest po wi cony tematyce kosztów projektu. Przeanalizowano tu ró ne sposoby definiowania i przedstawiania kosztów oraz zaprezentowano wskazówki dotycz ce tworzenia bud etu projektu. Dzi ki lekturze tego rozdzia u dowiesz si : jakie typy kosztów mo na uwzgl dnia w Microsoft Project 2010, jak przedstawia koszty z punktu widzenia zada i zasobów, w jaki sposób analizowa rozk ad kosztów w czasie, jak Microsoft Project 2010 tworzy bud et projektu, jak mo na przedstawi przep ywy gotówkowe dla projektu, jak przegl da statystyki projektu. Typy kosztów W ka dym przedsi wzi ciu koszty mo na podzieli na koszty zmienne i koszty sta e. Te pierwsze zale od wielu czynników, takich jak stawki godzinowe poszczególnych zasobów, czas trwania zada, ilo wykorzystywanych zasobów itp. Te drugie s w zasadzie od tych czynników niezale ne, czyli s kosztami sta ymi. Przyk adowym kosztem sta ym jest koszt zakupu komputera na potrzeby projektu. W tym przypadku cena komputera jest sta a i nie zale y od czasu trwania projektu, w jakim jest on wykorzystywany. Innym kosztem sta ym mo e by koszt administracyjnej obs ugi budowy (ksi gowo, kadry itp.). Jest on w zasadzie sta y, bez wzgl du na np. wielko czy czas trwania budowy. Koszt zmienny mo e zale e m.in. od czasu trwania zadania. Je eli na przyk ad ustalili my dla lusarza stawk za godzin, to im d u ej b dzie on pracowa, tym wi cej musimy mu zap aci. Koszt ca kowity zadania jest sum kosztu zmiennego i kosztu sta ego danego zadania.
212 MS Project 2010 i MS Project Server 2010 W Microsoft Project 2010 koszty zmienne projektu s wyliczane na podstawie czasu trwania zada i stawek zasobów (w tym równie zasobów kosztowych). Koszty sta e musz natomiast zosta przypisane przez mened era do konkretnych zada. Microsoft Project 2010 mo e ró nie przedstawia koszty projektu, bior c jako punkt odniesienia zadania lub zasoby. W tym pierwszym przypadku s zaprezentowane koszty poszczególnych zada czyli dla ka dego zadania zliczane s koszty wszystkich przydzielonych do niego zasobów. Mo na atwo tutaj okre li, ile kosztuje przewiezienie towaru z Gda ska do Zakopanego lub wdro enie systemu informatycznego. W drugim przypadku przedstawione s ca kowite koszty zasobów, wynikaj ce z wykorzystania danych zasobów we wszystkich zadaniach. Mo na zatem okre li np. koszt wykorzystania zasobu o nazwie Informatyk w ca ym projekcie. Koszty sta e i koszty zada Koszty sta e s ustalane przez u ytkownika indywidualnie dla ka dego zadania. U ytkownik mo e przypisa koszty sta e zarówno do zada sumarycznych, jak i podrz dnych. Koszty zmienne i ca kowite zadania sumarycznego s sum kosztów zmiennych i ca kowitych zada podrz dnych. Koszty sta e zadania sumarycznego nie s sum kosztów sta ych zada podrz dnych. Koszt ca kowity zadania sumarycznego jest sum kosztów ca kowitych zada podrz dnych i kosztu sta ego danego zadania sumarycznego. Rozwa my sytuacj przedstawion na rysunku 7.1. Rysunek 7.1. Koszt sta y zadania sumarycznego Zadanie sumaryczne Analiza ofert sk ada si z trzech zada podrz dnych. Z ka dym zadaniem podrz dnym jest zwi zany koszt zmienny. Wynika on z czasów trwania poszczególnych zada i przydzielonych do nich stawek zasobów. Tylko jedno zadanie podrz dne Opracowanie zestawienia z wyników ankiet ma przypisany koszt sta y. Koszt sta y zadania sumarycznego Analiza ofert wynosi 100 z i nie zosta wyliczony na podstawie kosztów sta ych zada podrz dnych, tylko bezpo rednio zdefiniowany przez kierownika projektu. Koszt ca kowity (kolumna Koszt) zadania sumarycznego jest sum kosztów ca kowitych zada podrz dnych (654 z ) i kosztu sta ego zadania sumarycznego (100 z ), co w rezultacie daje kwot 754 z. W analogiczny sposób jest wyliczany koszt ca kowity jakiegokolwiek zadania sumarycznego. Koszty sta e i ca kowite zada mog by przedstawione w widoku Wykres Gantta. Pokazanie kosztów sta ych jest mo liwe poprzez wy wietlenie tabeli Koszt (aby to zrobi, nale y po wy wietleniu widoku Wykres Gantta wybra z karty Widok polecenie Tabela, a nast pnie Koszt) lub poprzez wstawienie dwóch kolumn (Koszt sta y i Koszt).
Rozdzia 7. Koszty projektu 213 Definiowanie kosztów sta ych odbywa si przez wprowadzenie w tej kolumnie danych warto ci. Mo liwa jest tak e modyfikacja przez kierownika projektu warto ci kosztu ca kowitego. W przypadku zdefiniowania przez kierownika projektu kosztu ca kowitego Microsoft Project 2010 automatycznie wyliczy koszt sta y. Koszt sta y b dzie wtedy ró nic kosztu ca kowitego i kosztu zmiennego danego zadania. Je eli na przyk ad koszty zmienne danego zadania wynosz 1000 z, a u ytkownik w kolumnie Koszt ca kowity wpisze koszt 1500 z, to Microsoft Project 2010 uzna, e dodatkowa kwota 500 z jest kosztem sta ym i umie ci t warto w kolumnie Koszt sta y. Nie jest mo liwe edytowanie kosztu ca kowitego zadania sumarycznego. Chocia w tabeli Koszt istnieje kolumna o tytule Koszt ca kowity, to widniej ce w niej warto ci pochodz z pola o nazwie Koszt. Aby si o tym przekona, nale y klikn prawym przyciskiem myszy nazw kolumny Koszt ca kowity i wybra polecenie Ustawienie pola. Powinno pojawi si okno dialogowe takie jak na rysunku 7.2. W tym kontek cie terminy Koszt i Koszt ca kowity oznaczaj dok adnie to samo. Rysunek 7.2. Kolumna Koszt ca kowity wiczenie 7.1. Przypisz koszty sta e do wybranych zada. Je eli nie uko czy e prawid owo poprzedniego wiczenia, to do wykonania niniejszego potrzebny b dzie plik 5_7.mpp, który wraz z innymi materia ami dotycz cymi ksi ki udost pniony jest pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/pro21e.zip. Otwórz ten plik i wykonaj poni sze wiczenie. Informacje o kosztach sta ych wybranych zada przedstawia tabela 7.1. Tabela 7.1 zawiera zarówno koszty sta e, jak i ca kowite wybranych zada. Porównaj swoje informacje o kosztach ca kowitych z informacjami z powy szej tabeli po uko czeniu tego wiczenia. Dopiero po wprowadzeniu wszystkich kosztów sta ych wyniki b d zgodne z powy sz tabel.
214 MS Project 2010 i MS Project Server 2010 Tabela 7.1. Koszty sta e i ca kowite poszczególnych zada Id. Nazwa zadania Koszt sta y Koszt ca kowity 3 Opracowanie i rozes anie ankiet 50,00 z 314,00 z 4 Opracowanie zestawienia z wyników ankiet 50,00 z 290,00 z 7 Przygotowanie tre ci zapytania ofertowego 200,00 z 7280,00 z i rozes anie zapyta do potencjalnych wykonawców 8 Udzielenie odpowiedzi na pytania wykonawców 100,00 z 1924,00 z 11 Podpisanie umowy 300,00 z 1580,00 z 15 Odbiór zezwole 100,00 z 160,00 z 30 Odbiór budynku 200,00 z 2904,00 z 33 Stworzenie planu przeprowadzki 200,00 z 1952,00 z 38 Pakowanie i demonta 200,00 z 1 096,00 z 39 Za adunek i transport 100,00 z 548,00 z 45 Rozpakowanie i ustawianie wyposa ania 100,00 z 996,00 z Aby przypisa koszty sta e do wybranych zada, nale y: 1. Z karty Widok wybra polecenie Wykres Gantta. 2. W menu Widok wybra polecenie Tabela, a nast pnie Koszt. 3. Klikn w kolumnie Koszt sta y, w wierszu z zadaniem Opracowanie i rozes anie ankiet. 4. Wpisa warto 50 i potwierdzi klawiszem Enter. 5. Zastosowa analogiczne procedury i przypisa koszty sta e do pozosta ych zada, wprowadzaj c warto ci podane w tabeli 7.1. Plik 7_1.mpp, zawieraj cy wynik tego wiczenia, jest udost pniony wraz z innymi materia ami dotycz cymi ksi ki pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/pro21e.zip. Po wy wietleniu tabeli Koszty widoczna jest kolumna Naliczanie kosztu sta ego. Mo na w niej umie ci warto ci: Rozp., Proporcjonalnie, Na ko cu. Okre laj one, w jaki sposób powinien by naliczany koszt sta y. Ma to szczególnie istotne znaczenie w sytuacji, kiedy b dziemy sprawdzali roz o enie kosztów w zadanych przedzia ach czasowych lub przygotowywali przelew z p atno ciami przypadaj cymi na okre lony tydzie. Naliczanie na pocz tku zadania (Rozp.) oznacza, e ca y koszt sta y dla danego zadania zostanie zapisany jako koszt, który zaistnia w dniu rozpocz cia tego zadania. Je eli zadanie rozpocz o si na przyk ad 1 marca 2012 i zako czy o si 30 czerwca, i przypisany zosta do niego koszt sta y 2000 z, to wy wietlaj c widok o wydatkach w poszczególnych dniach, b dzie mo na zobaczy, e koszt ten przypada na 1 marca 2012. Naliczanie
Rozdzia 7. Koszty projektu 215 na ko cu zadania oznacza, e ca y koszt sta y dla danego zadania zostanie zapisany jako koszt, który zaistnia w dniu jego zako czenia. Je eli zadanie rozpocz o si na przyk ad 1 marca 2012 i zako czy o si 30 czerwca, i przypisany zosta do niego koszt sta y 2000 z, to wy wietlaj c widok o wydatkach w poszczególnych dniach, b dzie mo na zobaczy, e koszt ten przypada na 30 czerwca 2012. W przypadku wyboru opcji Proporcjonalnie koszt ka dego dnia trwania zadania b dzie wynika z roz o enia kosztu sta ego danego zadania na ca y czas jego trwania. Je eli zadanie rozpocz o si 1 marca 2012 i zako czy o si 30 czerwca, i przypisany zosta do niego koszt sta y 2000 z, to wy wietlaj c widok o wydatkach w poszczególnych dniach, b dzie mo na zobaczy, e koszt ten jest równomiernie roz o ony na wszystkie dni robocze od 1 marca 2012 do 30 czerwca 2012. Przedstawiaj c tabel Koszty w widoku Wykres Gantta, pokazujemy wysoko kosztów wykonania poszczególnych zada. Koszty zasobów Ka dy zasób pracuj cy w projekcie ma okre lone stawki. W miar wykonywania kolejnych prac s generowane kolejne koszty zwi zane z wykorzystaniem okre lonych zasobów. W widoku Arkusz zasobów mo emy zapozna si z informacjami o kosztach ca kowitych, wynikaj cych z u ywania dost pnych zasobów. Informacje te s dost pne w tabeli Koszty, która b dzie wy wietlona po wybraniu z karty Widok polecenia Tabela, a nast pnie Koszty. wiczenie 7.2. Wy wietl informacje o kosztach ca kowitych, wynikaj cych z wykorzystywania poszczególnych zasobów. Je eli nie uko czy e prawid owo poprzedniego wiczenia, to do wykonania niniejszego potrzebny b dzie plik 7_2.mpp, który wraz z innymi materia ami dotycz cymi ksi ki udost pniony jest pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/pro21e.zip. Otwórz ten plik i wykonaj poni sze wiczenie. Aby wy wietli informacje o kosztach ca kowitych, wynikaj cych z wykorzystywania poszczególnych zasobów, nale y: 1. Z karty Widok wybra w sekcji Widoki zasobów polecenie Arkusz zasobów. 2. Z karty Widok wybra polecenie Tabela, a nast pnie Koszt. Plik 7_2.mpp, zawieraj cy wynik tego wiczenia, jest udost pniony wraz z innymi materia ami dotycz cymi ksi ki pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/pro21e.zip.
216 MS Project 2010 i MS Project Server 2010 Rysunek 7.3. Informacje o kosztach poszczególnych zasobów Rezultat tego wiczenia przedstawia rysunek 7.3. Informacje o kosztach zwi zanych z danymi zasobami s przedstawione w kolumnie Koszt. Pozosta e kolumny s omówione w kolejnych rozdzia ach. Rozk ad kosztów w czasie Widoki Obci enie zasobów i Obci enie zadaniami pozwalaj na przedstawienie informacji o roz o eniu kosztów w czasie. W ten sposób dowiemy si, jak wysokie koszty wyst pi w poszczególnych dniach, tygodniach, miesi cach lub innych jednostkach czasu. Widoki te przedstawiaj zasoby i zadania. W widoku Obci enie zasobów pokazano zasoby i zadania, do których s one przydzielone. W widoku Obci enie zadaniami podano zadania i przydzielone do nich zasoby. Skala czasu Rysunek 7.4. Skala czasu W widokach Wykres Gantta, Obci enie zadaniami i Obci enie zasobów dane mog by prezentowane w ró nych skalach czasu, tzn. mog obejmowa ró ne przedzia y czasowe. Przyk adowo na rysunku 7.4 widzimy skal czasu w podziale na dni tygodnia. Gdyby my w tej skali chcieli ogl da informacje o kosztach, to dowiedzieliby my si, jakie koszty poniesiemy w poszczególnych dniach. Gdyby skala ta by a przedstawiona w podziale na tygodnie, to mogliby my zobaczy, jakie koszty by yby poniesione w poszczególnych tygodniach.
Rozdzia 7. Koszty projektu 217 Dok adno skali czasu mo emy ustala za pomoc ikon Powi ksz i Pomniejsz (rysunek 7.5), widocznych w prawym dolnym rogu ekranu. Rysunek 7.5. Ikony Powi ksz i Pomniejsz Rysunek 7.6. Skala czasu Skala czasu sk ada si z trzech warstw, które mog by pokazane lub ukryte. Na warstwach skali czasu mog by wy wietlane lata, pó rocza, kwarta y, miesi ce, dekady, tygodnie, dni, godziny i minuty. Na warstwie ni szej mog by wy wietlane okresy nie d u sze ni na warstwie wy szej. Je eli na przyk ad warstwa rodkowa przedstawia tygodnie, to warstwa dolna mo e prezentowa tygodnie, dni, godziny i minuty, ale nie mo e obrazowa miesi cy. Domy lnie na górnej warstwie s wy wietlane miesi ce, na rodkowej równie miesi ce, a na dolnej dni. Dok adno skali czasu mo emy tak e ustala w oknie dialogowym Skala czasu. Aby wywo a okno dialogowe Skala czasu, nale y na karcie Widok wybra w sekcji powi kszenie polecenie Skala czasu, a nast pnie ponownie Skala czasu (rysunek 7.6). Skal czasu nale y ustala osobno dla ka dego widoku, gdy ka dy widok osobno zapami tuje to ustawienie. W a ciwo ci skali czasu mo na definiowa tylko w widokach, w których jest ona widoczna. Nie mo na tego robi np. w widoku Diagram sieciowy, gdy skala czasu w nim nie wyst puje. Okno dialogowe Skala czasu sk ada si z czterech zak adek: Warstwa górna, Warstwa rodkowa, Warstwa dolna i Czas wolny. Zanim b dziemy mogli definiowa w a ciwo ci poszczególnych zak adek, trzeba zadecydowa, które warstwy maj by widoczne. Mo e by widoczna jedna ( rodkowa), dwie ( rodkowa i dolna) lub trzy warstwy (górna, rodkowa i dolna). Je eli wybierzemy opcj, która nie pokazuje górnej warstwy, to nie b dziemy mogli definiowa warto ci w zak adce Warstwa górna. Podobnie, je eli nie b dzie pokazana warstwa dolna, nie b dziemy mogli definiowa warto ci w zak adce Warstwa dolna. Przyk adowy widok zak adki Warstwa rodkowa przedstawia rysunek 7.7.
218 MS Project 2010 i MS Project Server 2010 Rysunek 7.7. Zak adka Warstwa rodkowa Na zak adkach Warstwa górna, Warstwa rodkowa lub Warstwa dolna musimy poda nast puj ce parametry: Jednostki okre la, w jakich przedzia ach czasowych maj by przedstawiane dane. Mo na tu wybra lata, pó rocza, kwarta y, miesi ce, dekady, tygodnie, dni, godziny i minuty. Liczba okre la liczb jednostek, jaka sk ada si na dany przedzia. Je eli na przyk ad w pozycji Jednostki wybrano Tygodnie, a w pozycji Liczba wpisano 2, to przedzia czasowy b dzie obejmowa dwa tygodnie. Etykiety okre la sposób pokazywania daty na danej warstwie. Odcinki po rednie okre la, czy na danej skali maj by widoczne linie rozdzielaj ce poszczególne przedzia y czasu. Wyrównanie okre la, jak maj by wyrównane daty opisuj ce dan warstw. Separator skali okre la, czy pomi dzy warstwami ma by widoczna linia podzia u. Rozmiar okre la, ile przedzia ów czasu ma si mie ci na wykresie. Definiuj c parametry zawarte na zak adce Czas wolny, okre lamy, w jaki sposób Microsoft Project 2010 ma wyró nia dni wolne od pracy. wiczenie 7.3. Zdefiniuj parametry skali czasu dla widoku Obci enie zadaniami. Je eli nie uko czy e prawid owo poprzedniego wiczenia, to do wykonania niniejszego potrzebny b dzie plik 7_2.mpp, który wraz z innymi materia ami dotycz cymi ksi ki udost pniony jest pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/pro21e.zip. Otwórz ten plik i wykonaj poni sze wiczenie.
Rozdzia 7. Koszty projektu 219 W widoku Obci enie zadaniami maj by widoczne dwie warstwy: rodkowa i dolna. W warstwie rodkowej maj by widoczne poszczególne tygodnie, a w warstwie dolnej dni. W ten sposób na skali czasu zobaczymy informacje o wybranych parametrach w uk adzie dziennym. Aby zdefiniowa parametry Skali czasu dla widoku Obci enie zadaniami, nale y: Rysunek 7.8. Zak adka Warstwa rodkowa 1. Z karty Widok wybra polecenie Obci enie zadaniami. 2. Z karty Widok wybra w sekcji Powi kszenie polecenie Skala czasu, a nast pnie ponownie Skala czasu. 3. Przej do zak adki Warstwa rodkowa. 4. W polu Poka wybra opcj Dwie warstwy ( rodkowa, dolna). 5. Zdefiniowa pozosta e parametry, jak przedstawia rysunek 7.8. W polu Etykieta mo esz widzie inn dat ni 2009 stycznia 26. Nie jest to jednak istotne. Najwa niejsze, eby najpierw by zapisany rok w formacie czterocyfrowym, a potem pe na nazwa miesi ca i dzie. 6. Przej do zak adki Warstwa dolna i wpisa w niej parametry zgodnie z informacjami podanymi na rysunku 7.9. 7. Przej do zak adki Czas wolny i zdefiniowa wszystkie parametry zgodnie z informacjami podanymi na rysunku 7.10. 8. Potwierdzi ustawienia przyciskiem OK. Plik 7_3.mpp, zawieraj cy wynik tego wiczenia, jest udost pniony wraz z innymi materia ami dotycz cymi ksi ki pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/pro21e.zip. Po wykonaniu tego wiczenia skala czasu powinna wygl da tak jak na rysunku 7.11.
220 MS Project 2010 i MS Project Server 2010 Rysunek 7.9. Zak adka Warstwa dolna Rysunek 7.10. Zak adka Czas wolny Rysunek 7.11. Zdefiniowana skala czasu Informacje o kosztach w widoku Obci enie zadaniami Widok Obci enie zadaniami pozwala na uzyskanie informacji o kosztach poszczególnych zada. Jest to mo liwe dzi ki kolumnie Koszt dost pnej w tym widoku. Ponadto w prawej cz ci ekranu mo na prze ledzi, jak rozk adaj si koszty zada na poszczególne miesi ce, tygodnie, dni lub inne jednostki czasu, w zale no ci od tego, jak zosta y ustalone parametry skali czasu. Mo emy nie tylko ledzi koszty danych zada, ale równie zobaczy koszty w rozbiciu na zasoby wykonuj ce te zadania. Aby mo liwe by o prze ledzenie kosztów w podziale na okre lone jednostki czasu, nale y pokaza w prawej cz ci widoku wiersz Koszt dla ka dego zadania i wykonuj cego je zasobu.
Rozdzia 7. Koszty projektu 221 wiczenie 7.4. Poka informacje o kosztach zada w rozbiciu na poszczególne dni. Je eli nie uko czy e prawid owo poprzedniego wiczenia, to do wykonania niniejszego potrzebny b dzie plik 7_3.mpp, który wraz z innymi materia ami dotycz cymi ksi ki udost pniony jest pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/pro21e.zip. Otwórz ten plik i wykonaj poni sze wiczenie. Aby pokaza koszty zada roz o one na poszczególne dni, nale y: 1. Z karty Widok wybra nazw widoku Obci enie zadaniami. 2. Klikn prawym przyciskiem myszy kolumn Szczegó y pod tytu em nag ówka, a nast pnie zaznaczy opcj Koszt. 3. Klikn prawym przyciskiem myszy kolumn Szczegó y pod tytu em nag ówka, a nast pnie usun zaznaczenie opcji Praca. 4. Przej do karty Widok i w sekcji Skala czasu wybra Dni. Plik 7_4.mpp, zawieraj cy wynik tego wiczenia, jest udost pniony wraz z innymi materia ami dotycz cymi ksi ki pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/pro21e.zip. Wynik tego wiczenia przedstawia rysunek 7.12. Rysunek 7.12. Koszty zada w rozbiciu na dni Informacje o kosztach w widoku Obci enie zasobów Widok Obci enie zasobów pozwala na przedstawienie kosztów zwi zanych z okre lonymi zasobami, je eli widoczna jest tabela Koszt. Umo liwia tak e prze ledzenie rozk adu tych kosztów w czasie. Podobnie jak w przypadku widoku Obci enie zadaniami, istotne jest okre lenie opcji skali czasu, gdy w ten sposób zdo amy ustali, czy koszty zwi zane z prac danych zasobów b d prezentowane w uk adzie miesi cznym, tygodniowym, dziennym, czy innym.