Dokumentowanie transakcji rachunkami Pismo z dnia 29 grudnia 2010 r. Izba Skarbowa w Katowicach IBPBI/2/423-1895/10/KB Dokumentowanie transakcji rachunkami. INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 17 grudnia 2010 r. (data wpływu do tut. Biura 21 grudnia 2010 r.), uzupełnionym w dniu 22 grudnia 2010 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej Ordynacji podatkowej w zakresie sposobu dokumentowania transakcji gospodarczych rachunkami - jest prawidłowe. UZASADNIENIE W dniu 21 grudnia 2010 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej Ordynacji podatkowej w zakresie sposobu dokumentowania transakcji gospodarczych rachunkami. W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny: Wnioskodawca, jako beneficjent, zakończył 30 września 2010 r. realizację projektu "..." Wnioskodawcy w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. Projekt uzyskał dofinansowanie umowne z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu państwa w wysokości 75% poniesionych kosztów kwalifikowanych, przy udziale wkładu własnego Wnioskodawcy w wysokości 25% poniesionych kosztów kwalifikowanych. Poniesione koszty kwalifikowane są dokumentowane przez zapłacone oryginały faktur lub rachunków z tytułu realizacji projektu. Podczas kontroli w dniach 14-15 grudnia 2010 r. przeprowadzonej przez instytucję zarządzającą regionalnym programem operacyjnym, tj. przez urząd marszałkowski, Wnioskodawca przedłożył przedstawicielom organu kontrolującego oryginały faktur i rachunków. Kontrolerzy nie zaakceptowali rachunków twierdząc, że nie są one oryginałami. Oryginały faktur i rachunków winny być na odwrocie opisane. Opis ten, zgodnie z wymaganą treścią opisu wg instrukcji, zajmuje prawie arkusz papieru formatu A-4. Druki rachunków z bloczków są dużo mniejsze i nie mieszczą wymaganego opisu. Stąd szablon druku rachunku zawierający pole "Oryginał/Kopia", został wypełniony i skserowany 2x na kartkach papieru o formacie A-4. Na jednej kserokopii wypełnionego szablonu rachunku został skreślony wyraz "kopia", a bez skreślenia pozostawiono wyraz "oryginał". Ta kserokopia, po oryginalnym podpisaniu (niebieskim pisakiem żelowym) i opieczętowaniu jej przez wystawcę 17-06-2016 1 / 5
rachunku, stała się oryginałem, ponieważ zawiera następujące znamiona oryginału: zawiera wyraz "Oryginał", jest oryginalnie podpisana i opieczętowana. Treść rachunku z pierwszej strony może być naniesiona w opcji informatycznej w różnej technologii. Może to być: wydruk z programu komputerowego do wydruku rachunków, ksero wypełnionego szablonu do wystawiania rachunku, skan wypełnionego szablonu do wystawiania rachunku. Dla przykładu, na zasadzie analogii, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) w rozdziale 3 "Szczegółowe zasady wystawiana faktury, dane które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania" (w procedurach z reżimem bardziej restrykcyjnym) wyraźnie mówi w 19 ust. 2 o jednym tylko wymogu w kwestii sporządzania oryginału i kopii faktury, tj. że oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "Oryginał", a kopia faktury i faktury korygującej wyraz "Kopia". W związku z powyższym zadano następujące pytania: Czy w świetle wskazanych przepisów opisane w stanie faktycznym rachunki wystawione przez wykonawców stanowią oryginał dokumentów. Zdaniem Wnioskodawcy, rachunki zostały wystawione poprawnie, a opisane dokumenty stanowią oryginały. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe. Zgodnie z art. 87 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. W myśl art. 87 3 Ordynacji podatkowej, podatnicy wymienieni w 1, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 87 4 Ordynacji podatkowej). Stosownie do art. 87 5 Ordynacji podatkowej, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze 17-06-2016 2 / 5
rozporządzenia, zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji. Zgodnie z art. 88 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis 1 stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków (art. 88 2 Ordynacji podatkowej). Szczegółowe warunki jakie winny spełniać rachunki wystawiane przez podatników w celu udokumentowania zdarzeń gospodarczych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 z późn. zm.). W myśl 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej: 1. imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi, 2. datę wystawienia i numer kolejny rachunku, 3. odpowiednio wyraz "ORYGINAŁ" albo "KOPIA", 4. określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe, 5. ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie, 6. czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje. Stosownie do 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, w przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera również wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jego ponownego wystawienia. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do faktur wystawianych przez podatników podatku od towarów i usług ( 14 ust. 3 ww. rozporządzenia). Kwestię możliwości i sposobu wystawiania tych faktur, w szczególności elementy jakie muszą one zawierać regulują bowiem przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy, w szczególności rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), które nie mają zastosowania w sytuacji dokumentowania transakcji za pomocą rachunków. Z powyższych przepisów wynika, iż podatnicy dokonujący sprzedaży towarów, bądź świadczenia usług w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, którzy, w myśl przepisów o podatku od towarów i usług, nie są zobowiązani do wystawiania faktur VAT, potwierdzają dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi poprzez wystawienie rachunku. Wskazać przy tym należy, iż przepisy prawa podatkowego nie przewidują urzędowego druku rachunku, ani nie określają technicznego sposobu ich sporządzania. Nie zabraniają także korzystania z przygotowanych wzorów, szablonów, czy wydruków komputerowych. Regulacja prawna w tym zakresie sprowadza się jedynie do wskazania, 17-06-2016 3 / 5
jakie obowiązkowe elementy dla celów podatkowych rachunek taki powinien zawierać. Ww. przepisy nie definiują także pojęcia "oryginał rachunku". Posługując się definicją słownikową, zawartą w internetowym słowniku języka polskiego PWN, stwierdzić należy, iż pod pojęciem "oryginał" rozumieć należy "rzecz oryginalną, niebędącą kopią, przeróbką, itp." Dokonując w oparciu o tę definicję wykładni językowej "oryginału rachunku" stwierdzić należy, iż pod pojęciem tym rozumieć należy potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi dokument, zawierający wszystkie elementy wskazane w cyt. 14 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek za zwłokę (...), wystawiony przez podmiot prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, niebędący kopią, ani przeróbką. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca jest beneficjentem dotacji otrzymanej z Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, otrzymanej na realizację projektu "...". Koszty poniesione w związku z realizacją tego projektu udokumentowane są fakturami VAT lub rachunkami. Zgodnie z wymogami programu, oryginały faktur i rachunków winny być na odwrocie opisane. Opis ten, zgodnie z instrukcją, zajmuje prawie arkusz papieru formatu A-4. Z uwagi na fakt, iż druki rachunków z bloczków są dużo mniejsze i nie zawierają wymaganego opisu, Wnioskodawca sporządził szablon druku rachunku zawierający pole "Oryginał/Kopia". Szablon ten został wypełniony i skserowany 2x na kartkach papieru o formacie A-4. Na jednej kserokopii wypełnionego szablonu rachunku został skreślony wyraz "kopia", a bez skreślenia pozostawiono wyraz "oryginał". Ta kserokopia, została oryginalnie podpisana oraz opieczętowana przez wystawcę rachunku. Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, iż jeżeli posiadane przez Wnioskodawcę rachunki, oprócz oryginalnego podpisu oraz pieczęci, zawierają wszystkie niezbędne elementy wskazane w cyt. 14 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, to dla celów podatkowych, mogą stanowić dokument potwierdzający fakt poniesienia udokumentowanych nimi wydatków. Ponadto wskazać należy, iż w myśl art. 180 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W konsekwencji nawet jeżeli wskazane we wniosku rachunki nie spełniałyby wszystkich kryteriów uznania ich za rachunek (w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej), lecz samodzielnie, bądź w połączeniu z innymi dokumentami (np. zawartymi umowami) w sposób dostateczny stanowiłyby dowód zaistnienia transakcji oraz poniesienia przez Wnioskodawcę wydatku, mogłyby stanowić dowód poniesienia tego wydatku w prowadzonym ewentualnie przez upoważnione organy postępowaniu podatkowym. Jednocześnie zauważyć należy, iż zgodnie z art. 14b 1 ww. Ordynacji podatkowej, minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Stosownie do art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, przez przepisy prawa podatkowego rozumie się przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych. Zgodnie z art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej, przez ustawy podatkowe rozumie się ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich. 17-06-2016 4 / 5
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) Data: 2012-04-27 Niniejsza interpretacja zawiera zatem ocenę stanowiska Wnioskodawcy jedynie w zakresie przepisów prawa podatkowego, tj. uznania opisanego we wniosku rachunku za dokument potwierdzający poniesienie wydatku dla celów podatkowych. Zauważyć jednak należy, iż przepisy dotyczące udzielania oraz rozliczania uzyskanej przez Wnioskodawcę dotacji, w tym regulaminy, czy instrukcje, mogą przewidywać inne, bardziej rygorystyczne wymogi, jakie muszą spełniać posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty, aby mogły stanowić dowód poniesienia wydatku kwalifikowanego, dla celów rozliczenia tej dotacji. Przepisy te jednak, jako przepisy nie będące przepisami prawa podatkowego, nie mogą być przedmiotem niniejszej interpretacji. Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała. 51407 Copyright Wszystkie prawa zastrzeżone 2006-2016 Web INnovative Software Sp. z o.o., Bolesława Krzywoustego 105/21 51-166 Wrocław, biuro@wfirma.pl KRS 0000342082, NIP 8982167294, Kapitał 60 000zł 17-06-2016 5 / 5