Wymagania podstawowe: OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 2 do SIWZ I. Odległość hotelu (w którym będą realizowane usługi), liczona na podstawie dojazdu drogami publicznymi, nie może być większa niż 4 km od Dworca Centralnego PKP w Warszawie. II. Standard hotelu co najmniej 4 gwiazdki. III. Wszystkie elementy zamówienia muszą zostać zrealizowane na terenie jednego hotelu tj. lokalizacji posiadającej ten sam adres oraz wszystkie sale, przeznaczone zarówno na potrzeby konferencji, przerw kawowych, lunchu, kolacji oraz występu zespołu muzycznego, muszą znajdować się na jednym piętrze. Wymagania szczegółowe: Do Wykonawcy należeć będzie w szczególności: 1. Zapewnienie i przygotowanie odpowiednich sal konferencyjnych, wyposażonych w sprzęt multimedialny umożliwiający przeprowadzenie profesjonalnie przygotowanej konferencji. 2. Zapewnienie cateringu podczas przerw kawowych oraz lunchów. 3. Zorganizowanie kolacji w formie bufetu, pierwszego dnia konferencji. 4. Zapewnienie przestrzeni na potrzeby zaaranżowania sceny na użytek zorganizowania występu artystycznego podczas kolacji, pierwszego dnia konferencji. 5. Zakwaterowanie (w tym samym hotelu) 20 wskazanych uczestników konferencji. Zapewnienie możliwości noclegu, poprzez możliwość dokonania bezpłatnej rezerwacji co najmniej 100 pokoi dla uczestników konferencji ( w hotelu, w którym zostanie zorganizowana konferencja) w terminach uzgodnionych z Zamawiającym (koszty noclegów będą pokrywane przez uczestników konferencji, którzy dokonają rezerwacji, Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę kontaktową poprzez którą uczestnicy będą mogli dokonywać rezerwacji), 6. Zapewnienie szatni oraz toalet na użytek uczestników konferencji. 7. Oznaczenie pomieszczeń/miejsc na potrzeby konferencji. 8. Umożliwienie rozstawienia, na potrzeby konferencji, na terenie wynajętych sal reklam Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jego partnerów (ścianki reklamowe, roll-upy, itp.). 9. Umożliwienie rozstawienia, na potrzeby konferencji, na terenie wynajętych sal lub w ich bezpośrednim sąsiedztwie stoisk promocyjnych Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jego partnerów. 1
10. Umożliwienie przedstawicielom Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jego partnerom dystrybucji materiałów reklamowych (ulotki, gadżety, itp.) wśród uczestników konferencji poprzez rozdawanie ich na zaaranżowanej recepcji. 11. Zapewnienie 20 miejsc parkingowych (samochody osobowe) dla uczestników konferencji na własnym wewnętrznym parkingu lub na parkingu zewnętrznym oddalonym maksymalnie 200 metrów od hotelu. 22 czerwca 2016 r.: a. Główna sala konferencyjna Wykonawca powinien zapewnić, na potrzeby konferencji, prostokątną salę, która pomieści 350 uczestników w ustawieniu teatralnym. Sala ze względu na planowane zaaranżowanie występu zespołu muzycznego, podczas uroczystej kolacji pierwszego dnia konferencji, powinna mieć minimalną wysokość: 4 metry na całej powierzchni. Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna być przestrzenna i nie może posiadać żadnych stałych elementów i/lub atrybutów ograniczających widoczność (np. filarów). Sala powinna zostać wyposażona w 350 krzeseł. Krzesła powinny zostać ustawione w jednolitych rzędach, w taki sposób, że każdy uczestnik konferencji będzie usadzony twarzą do głównej sceny, na której zostanie umiejscowiona przestrzeń prezydialna 8 foteli wraz z podręcznymi stoliczkami z pleksi. W czasie konferencji Wykonawca powinien zapewnić: 1 profesjonalnego koordynatora konferencji (22-23.06.2016 r.) do wyłącznej dyspozycji Banku Gospodarstwa Krajowego oraz ponadto dyżur 2 osób odpowiedzialnych osobno za: instalację elektryczną (22-23.06.2016 r.) oraz nagłośnienie (23.06.2016 r.). Wykonawca powinien w głównej sali konferencyjnej zapewnić odpowiednią przestrzeń na potrzeby zaaranżowania sceny. Na scenie powinno być miejsce na 8 foteli wraz z podręcznymi stoliczkami z pleksi. Scena będzie służyła zorganizowaniu występu, co najmniej 10-osobowego, zespołu muzycznego. (Uwaga Bank Gospodarstwa Krajowego podpisze oddzielne umowy z zespołem muzycznym na zrealizowanie koncertu na terenie hotelu oraz z firmą, która zapewni obsługę techniczną (nagłośnienie i oświetlenie) pierwszego dnia konferencji, oraz jednocześnie koncertu muzycznego wraz z aranżacją przestrzeni prezydialnej (sceny). Wykonawca nie ponosi żadnych kosztów z tego tytułu). Scena zaaranżowana na potrzeby konferencji oraz występu zespołu muzycznego musi być gotowa max. do godziny 8:00, 22 czerwca 2016 r. W związku z tym Wykonawca musi zapewnić dostępność sali konferencyjnej umożliwiającą montaż sceny, oświetlenia i nagłośnienia od godz. 10:00, 21 czerwca 2016 r. Oczekiwana przestrzeń dla sceny powinna mieć następujące parametry: W czasie konferencji: 2
szerokość: 10 m głębokość: 11 m wysokość sceny: 1 m (wysokość nad sceną powinna wynosić minimum 3,0 m) powierzchnia: 110 m2 W czasie kolacji: szerokość: 10 m głębokość: 8 m wysokość sceny: 1 m (wysokość nad sceną powinna wynosić minimum 3,0 m) powierzchnia: 80 m2 Wykonawca powinien zaaranżować w głównej sali konferencyjnej w czasie kolacji, parkiet. Oczekiwana przestrzeń parkietu powinna mieć następujące parametry: szerokość: 8 m głębokość: 3 m powierzchnia: 24 m2 Występ zespołu muzycznego przewidziany jest w czasie wieczornej kolacji. Na potrzeby zespołu muzycznego Wykonawca powinien przygotować garderobę z zapleczem. Na potrzeby zorganizowania występu zespołu muzycznego Wykonawca powinien na czas rozładunku i załadunku aparatury scenicznej, sprzętu technicznego oraz instrumentów zapewnić 2 osoby do pomocy zespołowi. Wykonawca powinien zapewnić przed główną salą konferencyjną lub w głównym lobby hotelu przestrzeń na zorganizowanie 4 stanowisk recepcyjnych dedykowanych uczestnikom konferencji. W miejscu ustawienia recepcji powinien być dostęp do źródła prądu oraz dostęp do Internetu. Organizacja oraz obsługa recepcji będzie zapewniona przez Bank Gospodarstwa Krajowego. b. Sala na potrzeby zaaranżowania garderoby Wykonawca powinien zapewnić, na potrzeby zespołu muzycznego salę, która pomieści 15 uczestników (garderoba). Sala ze względu na planowane zaaranżowanie występu zespołu muzycznego, podczas kolacji pierwszego dnia konferencji, powinna być w bliskiej odległości od głównej sali konferencyjnej. Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna zostać wyposażona w 15 krzeseł oraz 3 lustra. Sala powinna być wyposażona w gniazdko 230V, ręczniki papierowe, kosz na śmieci, małe ręczniki bawełniane (15 sztuk). Sala powinna być wyposażona w dostęp do łazienki z toaletą zaopatrzoną w mydło 3
i papier toaletowy (opcjonalnie sala powinna być umiejscowiona w bliskiej odległości od łazienki). Catering w garderobie: 15 porcji z menu serwowanego podczas kolacji 15 porcji z zimnego bufetu 15 pakietów napoi z menu kolacji c. Sala na potrzeby zaaranżowania konferencji prasowej Wykonawca powinien zapewnić, na potrzeby zaaranżowania konferencji prasowej salę, która pomieści 30 uczestników w ustawieniu teatralnym. Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna zostać wyposażona w 30 krzeseł. Przestrzeń prezydialna powinna składać się z 2 stołów prezydialnych oraz 6 krzeseł. Pozostałe 24 krzesła powinny zostać ustawione w jednolitych rzędach, w taki sposób, że każdy uczestnik konferencji prasowej będzie usadzony twarzą do przestrzeni prezydialnej. Do godz. 18:30 sala powinna zostać przearanżowana w VIP room z kanapami, fotelami dla 20 osób. d. Sala na potrzeby zaaranżowania pomieszczenia technicznego Wykonawca powinien zapewnić, na potrzeby zaaranżowania pomieszczenia technicznego salę, która pomieści 20 uczestników. Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna zostać wyposażona w 6 krzeseł oraz 2 stoły. Sala powinna być wyposażona w gniazdko 230V oraz dostęp do Internetu. e. Ciągła przerwa kawowa z dwukrotnym poczęstunkiem Wykonawca powinien zorganizować ciągłą przerwę kawową (kawa, wybór herbat, soki owocowe, woda gazowana oraz nie gazowana) dla grupy 350 uczestników konferencji w foyer głównej sali konferencyjnej. Wykonawca powinien również dwukrotnie zapewnić poczęstunek dla 350 uczestników konferencji w czasie planowanych przerw konferencyjnych. Wykonawca na potrzeby poczęstunku powinien zapewnić stoliki koktajlowe, niezbędną porcelanową zastawę oraz adekwatną do ilości uczestników obsługę kelnerską (co najmniej 1 kelner na 25 uczestników). Wymagane menu bądź równoważne: Pierwszy poczęstunek: 4
Wybór mini kanapek: z serem mozarellą, z łososiem, z kurczakiem lub indykiem (4 sztuki na osobę). Owoce sezonowe. Wybór tradycyjnych polskich ciast: sernik, szarlotka, makowiec (3 sztuki na osobę). Owoce sezonowe. Drugi poczęstunek: tarta z mozzarellą, pomidorem i bazylią, mini szarlotka z kruszonką, mini muffin, mus czekoladowy f. Lunch w formie bufetu z napojami Wykonawca powinien zorganizować lunch dla 350 uczestników konferencji w formie bufetu w foyer głównej sali konferencyjnej lub w restauracji/restauracjach hotelowych. Wykonawca powinien zapewnić niezbędną porcelanową zastawę (900 talerzy, 350 porcelanowych bulionówek, 350 talerzy do pieczywa, 350 filiżanek oraz 350 kompletów platerowych sztućców, papierowe serwetki). Stoły powinny być pokryte jednolitym kolorystycznie materiałem. Wykonawca powinien zapewnić adekwatną do ilości uczestników obsługę kelnerską (co najmniej 1 kelner na 25 uczestników). Wymagane menu bądź równoważne: Sałatki: sałatka z tuńczyka z owocami, sałatka nicejska z wędzonym pstrągiem, sałatka z pieczonych ziemniaków z wędzonym boczkiem i parmezanem, sałatka z kozim serem i sałatą lodową. Przystawki: wybór wędzonego i pieczonego drobiu, pomidory z mozarellą, bazylią, oliwą z oliwek i octem balsamicznym, pieczona marynowana papryka, marynowane karczochy, pikantne oliwki, ser feta z papryką i oregano, wybór tart warzywnych. Zupa: kremowa z białych warzyw. Dania gorące: kotleciki z kurczaka panierowane w parmezanie, morszczuk w sosie z białego wina z kawałkami szparagów i karczochów, ryż jaśminowy, warzywa sezonowe, ziemniaki puree z ziołami Desery: torcik waniliowym, tarta z owoców leśnych, mus z mlecznej czekolady z cynamonem i wiśniami, panna cota waniliowa i czekoladowa z sosem truskawkowym. Napoje: kawa, wybór herbat, woda mineralna gazowana i niegazowana. g. Kolacja w formie bufetu Wykonawca powinien zorganizować kolację dla 270 uczestników konferencji. Kolacja powinna zostać zaaranżowana w formie bufetów z gorącymi daniami i przekąskami. Dodatkowo wykonawca powinien zapewnić odpowiednią liczbę stołów koktajlowych, nakrytych obrusami. 5
Kolacja w formie bufetu powinna zostać zaaranżowana w głównej sali konferencyjnej ze swobodnym dostępem dla uczestników kolacji do stołów z daniami gorącymi i przekąskami. Wykonawca powinien zapewnić niezbędną porcelanową zastawę (800 talerzy, 270 porcelanowych bulionówek, 270 talerzy do pieczywa, 270 filiżanek oraz 270 kompletów platerowych sztućców, płócienne serwetki). Wykonawca powinien zapewnić adekwatną do ilości uczestników obsługę kelnerską (co najmniej 1 kelner na 25 osób). Kolacja w formie bufetu powinna się składać z dania głównego do wyboru spośród dwóch dań (mięso lub ryba do wyboru), zimnego bufetu oraz pakietu napoi (open bar do 5 godzin). Przewidywany scenariusz uroczystej kolacji: 18.30 19.00 Aperitif 19.00 20.00 Występ zespołu muzycznego 20.00 24.00 Kolacja w formie bufetu (z możliwością przedłużenia o max 2 godziny). Danie na ciepło: filet z flądry bałtyckiej, filet z suma w sosie cytrynowym, pieczona wieprzowina, żeberka wieprzowe, pieczone udka kurczaka, gołąbki w sosie pomidorowym, gulasz w stylu myśliwskim, bigos, kopytka, opiekane ziemniaki. Zimny bufet: Dania mięsne: pieczona cielęcina w sosie z tuńczyka, pieczona polędwica wieprzowa z sosem, szynka parmeńska z melonem, wybór pasztetów i mięs oraz polskich wędlin, Danie rybne: rolada z sandaczem, sałatka rybna, łosoś z sosem musztardowokoperkowym, wybór wędzonych ryb, rolmopsy i roladki ze śledziami. Dania wegetariańskie: pomidory z mozzarellą, świeżą bazylią i balsamicznym vinaigrette, papryka z czosnkiem, czarne i zielone oliwki, ser feta marynowany w oregano. Sałatki: sałatka z pieczonego kopru włoskiego, imbiru i szpinaku, sałatka z sałatą rukola, sałatka z grillowanego kurczaka i grzanek, sałatka ze szparagów. Dodatki: wybór pieczywa i masło. Desery: szarlotka z cynamonem, sernik z rodzynkami, ciasto piaskowe i czekoladą, torcik W-Z, owoce sezonowe. Pakiet napoi: kawa, wybór herbat, soki owocowe (pomarańczowy, grejpfrutowy, jabłkowy), woda mineralna gazowana i niegazowana, napoje gazowane (trzy różne rodzaje napojów gazowanych). Dodatkowo, Open Bar do 5 godzin, w szczególności popularne drinki (wino białe i czerwone, wódka, whisky, piwo). Wykonawca zapewni usługę kelnerską w ramach Open Baru przy trzech niezależnych stanowiskach barmańskich. h. Pokoje jednoosobowe 6
Wykonawca powinien zarezerwować 20 pokoi jednoosobowych dla uczestników konferencji. Standard pokoju: klimatyzacja, TV, WIFI. W cenę pokoju powinien zostać wliczony koszt śniadania. Koszt wynajęcia 20 pokoi pokrywa Bank Gospodarstwa Krajowego. Dodatkowo Wykonawca zapewni możliwość dokonania bezpłatnej rezerwacji, co najmniej 100 pokoi dla uczestników konferencji w terminach uzgodnionych z Zamawiającym (koszty noclegów będą pokrywane przez uczestników konferencji, którzy dokonają rezerwacji, Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę kontaktową poprzez którą uczestnicy będą mogli dokonywać rezerwacji), i. Szatnia Hotel powinien zaaranżować na potrzeby 350 uczestników konferencji szatnię oraz adekwatną do ilości uczestników obsługę szatni (co najmniej 2 osoby). j. Toalety Wykonawca powinien zabezpieczyć odpowiednią liczbę toalet na potrzeby 350 uczestników konferencji. Wykonawca powinien zapewnić bieżący serwis dbający o czystość toalet. k. Oznaczenia szlaków komunikacyjnych Wykonawca powinien rzetelnie i w widoczny sposób oznaczyć wszystkie pomieszczenia/miejsca przeznaczone na użytek konferencji (sale konferencyjne, foyer, ewentualne restauracje, szatnia, toalety, parking) oraz dodatkowo oznaczyć szlaki komunikacyjne między ww. pomieszczeniami/miejscami. l. Gwarancja zabezpieczenia miejsc parkingowych Wykonawca powinien zagwarantować 20 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji (samochody osobowe). Wykonawca powinien zagwarantować miejsca parkingowe na własnym, wewnętrznym parkingu lub na parkingu zewnętrznym oddalonym od hotelu nie dalej niż 200 metrów. 23 czerwca 2016 r.: a. trzy sale konferencyjne Wykonawca powinien zapewnić, na potrzeby konferencji, trzy prostokątne sale, które pomieszczą po 100 uczestników w ustawieniu teatralnym (każda z nich). Sale powinny być klimatyzowane oraz dobrze oświetlone oświetlenie sufitowe. Sale powinny być przestrzenne i nie mogą posiadać żadnych stałych elementów i/lub atrybutów ograniczających widoczność (np. filarów). Sale powinny zostać wyposażone w 7
odpowiednio: 100 krzeseł, 100 krzeseł oraz 100 krzeseł. Krzesła powinny zostać ustawione w jednolitych rzędach, w taki sposób, że każdy uczestnik konferencji będzie usadzony twarzą do stołu prezydialnego. Stoły prezydialne powinny zostać przygotowane dla 6 osób w każdej sali. Sale powinny również zostać wyposażone w niezbędny do przeprowadzenia konferencji sprzęt techniczny (każda z sal): nagłośnienie (min. 400 WAT), 1 laptop z oprogramowaniem, po 3 mikrofony bezprzewodowe, 1 ekran (3m x 4m) oraz 1 rzutnik o odpowiedniej mocy (LCD 3200 ANSI). W czasie konferencji Wykonawca powinien zapewnić 1 profesjonalnego koordynatora konferencji (22-23.06.2016 r.) do wyłącznej dyspozycji Banku Gospodarstwa Krajowego oraz ponadto dyżur 2 osób odpowiedzialnych osobno za: instalację elektryczną (22-23.06.2016 r.) oraz nagłośnienie (23.06.2016 r.). b. Sala na potrzeby zaaranżowania pomieszczenia technicznego Wykonawca powinien zapewnić, na potrzeby zaaranżowania pomieszczenia technicznego salę, która pomieści 20 uczestników. Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna zostać wyposażona w 6 krzeseł oraz 2 stoły. Sala powinna być wyposażona w gniazdko 230V oraz dostęp do Internetu. c. Sala konferencyjna na potrzeby zaaranżowania spotkania biznesowego Wykonawca powinien zapewnić, na potrzeby zaaranżowania spotkania biznesowego salę, która pomieści 40 uczestników w ustawieniu prostokątnym. (40 miejsc wzdłuż wszystkich boków stołu). Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna zostać wyposażona w 40 krzeseł. Sala powinna również zostać wyposażona w niezbędny do przeprowadzenia spotkania sprzęt techniczny: nagłośnienie (min. 400 WAT), 1 laptop z oprogramowaniem, 3 mikrofony bezprzewodowe, 1 ekran (3m x 4m) oraz 1 rzutnik o odpowiedniej mocy (LCD 3200 ANSI). d. Sala na potrzeby zaaranżowania spotkania biznesowego (VIP room). Wykonawca powinien zapewnić, na potrzeby zaaranżowania spotkania biznesowego salę, która pomieści 10 uczestników w ustawieniu prostokątnym (10 miejsc wzdłuż wszystkich boków stołu). Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna zostać wyposażona w 10 krzeseł. e. Ciągła przerwa kawowa z jednym poczęstunkiem Wykonawca powinien zorganizować ciągłą przerwę kawową (kawa, wybór herbat, soki owocowe, woda gazowana oraz nie gazowana) dla grupy 250 uczestników konferencji w foyer głównej sali konferencyjnej, w tym dla grupy 40 osób w sali konferencyjnej, w której będzie odbywać się spotkanie biznesowe. Wykonawca powinien również zapewnić jeden poczęstunek 8
dla grupy 250 uczestników konferencji w czasie planowanej przerwy konferencyjnej. Wykonawca na potrzeby poczęstunku powinien zapewnić stoliki koktajlowe, niezbędną porcelanową zastawę oraz adekwatną do ilości uczestników obsługę kelnerską (co najmniej 1 kelner na 30 uczestników). Wymagane menu bądź równoważne: Wybór mini kanapek: z serem mozarellą, z łososiem, z kurczakiem lub indykiem (4 sztuki na osobę), owoce sezonowe. Wybór tradycyjnych polskich ciast: sernik, szarlotka, makowiec (3 sztuki na osobę). Owoce sezonowe. f. Lunch w formie bufetu z napojami Wykonawca powinien zorganizować lunch dla grupy 250 uczestników konferencji w formie bufetu w foyer głównej sali konferencyjnej lub w restauracji/restauracjach hotelowych. Wykonawca powinien zapewnić niezbędną porcelanową zastawę (600 talerzy, 250 porcelanowych bulionówek, 250 talerzy do pieczywa, 250 filiżanek oraz 250 kompletów platerowych sztućców, serwetki płócienne). Stoły powinny być pokryte jednolitymi płóciennymi obrusami. Wykonawca powinien zapewnić adekwatną do ilości uczestników obsługę kelnerską (co najmniej 1 kelner na 25 uczestników). g. Wymagane menu bądź równoważne: Sałatki: sałatka z paluszków krabowych, sałatka z grzybów z pieczonym kurczakiem, sałatka z mini mozarelli z pomidorkami koktajlowymi, świeżą bazylią i rukolą Przystawki: tarta z grzybów z karczochami, wędzony łosoś z cytryną, carpaccio z polędwicy wołowej z oliwą, pieczona pierś indyka z sosem z tuńczyka, warzywa z grilla z marynowaną fetą; Dania gorące: rolada z piersi indyka, plastry pieczonej wieprzowiny z ziołowym sosem pieczeniowym, filet z okonia nilowego z kremowym sosem ze szparagów, karmazyn z sosem z czerwonego curry, makaron penne z sosem grzybowym, ryż jaśminowy, warzywa sezonowe; Desery: sałatka ze świeżych owoców, krem jogurtowo jagodowy, torcik z gorzkiej czekolady, pieczona tarta gruszkowa, szarlotka, mus z białej czekolady na cieście czekoladowym, torcik z mlecznej czekolady z kremem, czekoladowa panna cotta z sosem pomarańczowym, tiramisu z biszkoptem czekoladowym; Napoje: kawa, wybór herbat, woda mineralna gazowana i niegazowana h. Szatnia 9
Wykonawca powinien zaaranżować na potrzeby 250 uczestników konferencji szatnię oraz adekwatną do ilości uczestników obsługę szatni (co najmniej 2 osoby). i. Toalety Wykonawca powinien zabezpieczyć odpowiednią liczbę toalet na potrzeby 250 uczestników konferencji. Wykonawca powinien zapewnić bieżący serwis dbający o czystość toalet. j. Oznaczenia szlaków komunikacyjnych Wykonawca powinien rzetelnie i w widoczny sposób oznaczyć wszystkie pomieszczenia/miejsca przeznaczone na użytek konferencji (sale konferencyjne, foyer, ewentualne restauracje, szatnia, toalety, parking) oraz dodatkowo oznaczyć szlaki komunikacyjne między ww. pomieszczeniami/miejscami k. Gwarancja zabezpieczenia miejsc parkingowych Wykonawca powinien zagwarantować 20 miejsc parkingowych (samochody osobowe) dla uczestników konferencji. Wykonawca powinien zagwarantować miejsca parkingowe na własnym, wewnętrznym parkingu lub na parkingu zewnętrznym oddalonym od hotelu nie dalej niż 200 metrów. 10