Instrukcja obiegu dokumentacji pozaksi gowej w O rodku Readaptacyjnym dla Osób Wymagaj cych Okresowej Pomocy ze Wzgl dów Spo ecznych i Medycznych. Wykaz dokumentacji pozaksi gowej W sk ad dokumentacji pozaksi gowej wchodz nast puj ce dokumenty: 1) korespondencja pocztowa, 2) dokumenty przesy ane faxem, 3) dokumenty przesy ane drog elektroniczn (e-mail), 4) pisma przychodz ce, 5) pisma wychodz ce, 6) pisma wewn trzne, 7) zarz dzenia Dyrektora O rodka, 8) dokumentacja zawieraj ca protoko y kontroli, 9) dokumentacja zawieraj ca bie ce umowy. Ad.1) Do korespondencji pocztowej zalicza si : 1) listy zwyk e, 2) listy polecone, 3) listy priorytetowe, 4) listy priorytetowe polecone, 5) przesy ki kurierskie, 6) przelewy pieni ne, 7) telegramy, 8) paczki. 1. Wszystkie w/w formy korespondencji pocztowej odbierane s z Urz dów Pocztowych w Karczewie, Piastowie i Konstancinie, tj. miejscowo ci, (w których funkcjonuje O rodek lub jego filie), tylko przez upowa nionych do tego pracowników O rodka. 1
2. Ca a w/w korespondencja pocztowa przekazywana jest odpowiedzialnemu za przyj cie, udokumentowanie i rozdzielenie otrzymanej korespondencji pracownikowi biura O rodka. 3. Pracownik ten odpowiedzialny jest za prowadzenie ewidencji korespondenci pocztowej oraz za pozosta e formy dokumentacji pozaksi gowej wymienionej w pkt. 1-6. 4. Korespondencja pocztowa wpisywana jest do zeszytu korespondencji pocztowej przez w/w pracownika. 5. Po wpisaniu do zeszytu korespondencji pocztowej, w/w korespondencja zostaje rozdzielana przez pracownika na poszczególne oddzia y O rodka w nast puj cy sposób: a) Listy zwyk e, polecone, priorytetowe, przekazy pieni ne, telegramy adresowane imiennie do pacjentów O rodka przekazywane s do poszczególnych oddzia ów O rodka, w których przebywaj adresaci. b) Korespondencj adresowan do pacjenta odbiera terapeuta dy urny i kwituje odbiór w asnor cznym podpisem. Nast pnie zgodnie z przyj tym regulaminem O rodka, przekazuje korespondencj adresatom a przes ane pieni dze przekazuje do kasy spo eczno ci, gdzie s przyjmowane, przechowywane i przekazywane adresatom w formie kilkurazowych wyp at. c) W przypadku korespondencji pocztowej adresowanej do pacjentów oddzia u hospicyjnego, korespondencja odbierana jest przez piel gniark koordynuj c lub piel gniark dy urn, która kwituje odbiór w asnor cznym podpisem, a nast pnie przekazuje j poszczególnym adresatom. Przekazy pieni ne adresowane na oddzia hospicyjny równie odbierane s przez piel gniark koordynuj c lub piel gniark dy urn a nast pnie wpisywanie s do oddzia owego zeszytu przekazów pieni nych, poczym odbierane s przez adresatów za pokwitowaniem odbioru. d) Korespondencja pocztowa adresowana imiennie do pracowników O rodka odbierana jest przez samych adresatów lub osoby do tego upowa nione. Adresat lub osoba upowa niona kwituje odbiór niniejszej korespondencji w asnor cznym podpisem. 2
e) Korespondencja pocztowa adresowana na O rodek Readaptacyjny dla Osób Wymagaj cych Okresowej Pomocy ze Wzgl dów Spo ecznych i Medycznych odbierana jest za pokwitowaniem przez kierownika administracyjnego lub osob przez niego upowa nion. Nast pnie zostaje ona otwarta i przekazana pracownikowi odpowiedzialnemu za udokumentowanie przyj cia korespondencji. f) Udokumentowanie korespondencji polega na wpisaniu jej do ksi gi korespondencyjnej jako pisma przychodz cego, wpisaniu daty jej wp yni cia oraz nadaniu ka demu dokumentowi liczby dziennika. g) Udokumentowana korespondencja przekazywana jest kierownikowi administracyjnemu, który dokonuje dekretacji a nast pnie wg niej przekazuje j do poszczególnych oddzia ów, tj. resocjalizacyjnego, hospicyjnego, hostelowego, biura O rodka, albo do poszczególnych komórek, np. Dyrektor, G ówna ksi gowa, kadry, ksi gowo, dzia ywienia, punkt apteczny, gabinet lekarski. W przypadku rachunków przychodz cych w korespondencji pocztowej, s one bezpo rednio po otwarciu koperty przekazywane do dzia u ksi gowo ci. h) W przypadku korespondencji pocztowej zaadresowanej na adres O rodka, w której znajduj si dokumenty przys ane dla pracownika lub pacjenta O rodka, podlega ona udokumentowaniu i przekazaniu zainteresowanej osobie za pokwitowaniem odbioru niniejszego dokumentu. Ca a w/w korespondencja pocztowa przychodz ca na adres O rodka Readaptacyjnego dla Osób Wymagaj cych Okresowej Pomocy ze Wzgl dów Spo ecznych i Medycznych w Konstancinie, Piastowie i Karczewie archiwizowana jest jako dokumentacja przychodz ca w dziale pism przychodz cych. Ad.2) a) Dokumentacja przychodz ca faxem, podobnie jak dokumentacja pocztowa, odbierana jest przez upowa nionego pracownika O rodka a nast pnie przekazywana jest osobie zajmuj cej si jej udokumentowaniem. Po jej udokumentowaniu przekazywana jest kierownikowi administracyjnemu, gdzie podlega dekretacji. 3
b) Nast pnie zgodnie z Dekretacj przekazywana jest zgodnie z procedur pkt.4g, do poszczególnych oddzia ów lub komórek. c) Dokumentacja przychodz ca faxem adresowana imiennie do pracowników lub pacjentów O rodka odbierana jest od upowa nionego pracownika O rodka, przez samych adresatów lub osoby do tego upowa nione. Adresat lub osoba upowa niona kwituje odbiór dokumentu w asnor cznym podpisem. Ad.3) Dokumentacja przychodz ca drog elektroniczn (e-mail) przechodzi przez tak sam procedur jak dokumentacja przychodz ca faxem. Ad.4) Wszystkie pisma przychodz ce do O rodka stanowi dzia pism przychodz cych. Dzia ten zawiera wszelk udokumentowan korespondencj pocztow przychodz c na adres O rodka Readaptacyjnego dla Osób Wymagaj cych Okresowej Pomocy ze Wzgl dów Spo ecznych i Medycznych w Konstancinie, Piastowie i Karczewie oraz udokumentowan korespondencj przychodz c faxem i poczt elektroniczn (e-mail). Ca a w/w dokumentacja wpisywana jest do ksi gi korespondencyjnej jako pisma przychodz ce. Niniejszy wpis zawiera liczb dziennika dokumentu, dat wp yni cia, nadawc, czego dotyczy oraz rubryk, w któr wpisuje si liczb dziennika pisma wychodz cego, b d cego odpowiedzi na dane pismo przychodz ce. W/w dokumentacja archiwizowana jest jako dokumentacja przychodz ca i znajduje si w dziale pism przychodz cych. Ca procedur udokumentowania korespondencji przychodz cej poczt, faxem i poczt elektroniczn (e-mail) zajmuje si pracownik odpowiedzialny za korespondencj. Ad.5) Wszystkie pisma wychodz ce z O rodka stanowi dzia pism wychodz cych. Dzia ten zawiera wszystkie pisma, jakie wysz y z O rodka Readaptacyjnego dla Osób Wymagaj cych Okresowej Pomocy ze Wzgl dów Spo ecznych i Medycznych w Konstancinie, Piastowie i Karczewie jako dokumentacj wysy an drog pocztow, faxem lub drog elektroniczn (e-mail). W/w dzia sk ada si z czterech poddzia ów w sk ad, których wchodzi w/w dokumentacja i jest ona rozdzielana w nast puj cy sposób: 4
a) Poddzia oznakowany w liczbie dziennika literami AT- np. L.dz.nr/AT/rok- zawiera wszystkie dokumenty dot. pacjentów oddzia u resocjalizacyjnego i hostelowego w Anielinie (AT- Anielin Terapia), które powsta y w danym roku kalendarzowym. b) Poddzia oznakowany w liczbie dziennika literami KT- np. L.dz.nr/KT/rok- zawiera wszystkie dokumenty dot. pacjentów oddzia u resocjalizacyjnego w Konstancinie (KT- Konstancin Terapia), które powsta y w danym roku kalendarzowym. c) Poddzia oznakowany w liczbie dziennika literami PT- np. L.dz.nr/PT/rok - zawiera wszystkie dokumenty dot. pacjentów oddzia u resocjalizacyjnego w Piastowie (PT- Piastów Terapia), które powsta y w danym roku kalendarzowym. d) Poddzia oznakowany w liczbie dziennika literami ADM- np. L.dz.nr/ADM/rokzawiera wszelk pozosta dokumentacj dot. pacjentów oddzia u hospicyjnego, pracowników O rodka oraz wszelk dokumentacj biurow dotycz c funkcjonowania O rodka Readaptacyjnego (ADM-Administracja). Numer liczby dziennika jest dla wszystkich dokumentów nadawany kolejno, chronologicznie z dat napisania danego dokumentu- poddzia y nie posiadaj swoich odr bnych numerów liczby dziennika. Ca a korespondencja wychodz ca jest udokumentowana w dzienniku korespondencyjnym jako pisma wychodz ce, gdzie nadaje si dokumentowi nr liczby dziennika, wpisuje si dat powstania dokumentu, adresata, czego dotyczy i symbol poddzia u (AT, KT, PT, ADM). Wszystkie pisma wychodz ce s archiwizowane jako dokumentacja wychodz ca i znajduj si w dziale pism wychodz cych z podzia em na wy ej wymienione poddzia y, tj. AT, KT, PT, ADM. Pisma wychodz ce wysy ane s do adresatów poczt jako listy zwyk e, polecone, priorytetowe, priorytetowe polecone lub poczt kuriersk. S równie wysy ane faxem lub poczt elektroniczn (e-mail). Na wyra ne yczenie pracownika lub pacjenta O rodka dokumenty wychodz ce, dotycz ce zainteresowanego, przekazywane s danej osobie do r k w asnych lub osobie upowa nionej do odbioru niniejszego dokumentu. W przypadku wysy ania dokumentacji wychodz cej poczt w formie listu poleconego lub poleconego priorytetu, list ten wcze niej wpisywany jest do pocztowej ksi ki nadawczej. 5
Pozosta a wysy ana korespondencja pocztowa wpisywana jest do zeszytu korespondencji wysy anej. Ca procedur udokumentowania korespondencji wychodz cej, rozdzia u na poddzia y, archiwizacj oraz czynno ciami zwi zanymi z wysy k wy ej wymienionej korespondencji zajmuje si pracownik odpowiedzialny za korespondencj pocztow. Ad. 6) Dzia pism wewn trznych zawiera pisma o charakterze s u bowym, w tym notatki s u bowe, adresowane do Dyrektora O rodka napisane przez osoby zarz dzaj ce poszczególnymi oddzia ami O rodka lub poszczególnymi komórkami w dziale administracyjnym i ksi gowym. Ka de pismo wewn trzne najpierw trafia do pracownika odpowiedniego za dokumentacj pism wewn trznych, gdzie podlega udokumentowaniu, tj. wpisaniu do ksi gi korespondencyjnej pism wewn trznych. Niniejszy wpis zawiera nr pisma wew., dat wp yni cia, czego dotyczy oraz rubryk, w której zamieszcza si ewentualne uwagi. Numer wewn trznego pisma jest dla wszystkich dokumentów nadawany kolejno, chronologicznie z dat napisania danego dokumentu. Nast pnie ka de pismo wewn trzne przekazywane jest Dyrektorowi O rodka. Dyrektor dekretuje w/w pisma i przekazuje zgodnie z dekretacj do poszczególnych osób, komórek lub dzia ów w celu ich realizacji. Ca a dokumentacja pism wew. po jej dekretacji przez Dyrektora O rodka archiwizowana jest jako dokumentacja dzia u pism wewn trznych. Ad.7) Ka dorazowe zarz dzenie wydane przez Dyrektora O rodka, dokumentowane jest w rocznym zestawieniu zarz dze, gdzie znajduj si u o one chronologicznie wszystkie zarz dzenia. Kopie zarz dze przekazywane s do teczek tematycznych w zale no ci od ich merytorycznej tre ci. Pe na dokumentacja zarz dze znajduje si w posiadaniu G ównej Ksi gowej. Ad.8) Dokumentacja zawieraj ca protoko y kontroli znajduje si w posiadaniu kierownika administracyjno-gospodarczego. Protoko y te dotycz kontroli przeprowadzonych przez: a) Pa stwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny w Piasecznie, Otwocku i Pruszkowie, b) Powiatow Komend Pa stwowej Stra y Po arnej w Otwocku. 6
Wszystkie inne protoko y dot. m.in. okresowego przegl du przewodów kominowych i wentylacyjnych, instalacji elektrycznej, instalacji i sprz tu ppo. i innych urz dze znajduj si w posiadaniu inspektora ds. gospodarczych. Ad.9) Dokumentacja bie cych umów zawieranych z O rodkiem w oparciu o Ust. Z dn. 29.01.2004 r. prawo zamówie publicznych znajduje si w posiadaniu kierownika administracyjno-gospodarczego. Umowy te uj te s w rocznym zestawieniu umów. Anielin, dn. 29.12.2006 Arkadiusz Nowak Dyrektor O rodka 7