Zapytanie ofertowe realizowane w ramach projektu Informatyka+ - ponadregionalny program rozwijania kompetencji uczniów szkó ponadgimnazjalnych w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) (dalej: Projekt) 1. Zamawiaj cy. Warszawska Wy sza Szko a Informatyki ul. Lewartowskiego 17 00-169 Warszawa Tel.: 0 22 489 64 90 Fax: 0 22 489 64 91 2. Postanowienia ogólne. 2.1. Niniejsze post powanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych. 2.2. Zamawiaj cy zastrzega sobie prawo do zmiany tre ci niniejszego zaproszenia do up ywu terminu sk adania ofert. Je eli zmiany b d mog y mie wp yw na tre sk adanych w post powaniu ofert, Zamawiaj cy przed u y termin sk adania ofert. Dokonane zmiany przekazuje si niezw ocznie wszystkim wykonawcom, do których zosta o wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wi ce. O dokonanych zmianach informuje si tak e na stronie internetowej, na której zosta o zamieszczone og oszenie o zamówieniu. 2.3. Zamawiaj cy zastrzega sobie prawo do uniewa nienia niniejszego post powania bez podania uzasadnienia, a tak e do pozostawienia post powania bez wyboru oferty. 2.4. W niniejszym post powaniu o wiadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiaj cy i wykonawcy przekazuj, poza wyj tkami przewidzianymi w tre ci niniejszego zapytania, faksem lub drog elektroniczn. 3. Opis przedmiotu zamówienia. 3.1. Przedmiotem zamówienia s us ugi hotelarskie zwi zane z zapewnieniem noclegów w Warszawie dla uczestników oraz personelu projektu spoza Warszawy. 3.2. Szczegó owy zakres zamówienia: Pozycja zamówienia Termin realizacji 1. Noclegi cz onków Rady Programowej oraz wyk adowców: ok. 55 noclegów w pok. 1-os. o standardzie co najmniej **. niadanie wliczone w cen pobytu. 21 noclegów w roku 2009 34 noclegi w roku 2010 (rezerwacja na konkretne terminy z wyprzedzeniem okre lonym w umowie) 2. Noclegi uczestników konferencji IV. 2009: ok. 30 noclegów w pok. 2-os. (dwa osobne ó ka) o standardzie * lub **. niadanie wliczone w cen pobytu. 15 kwietnia 2009
3 Noclegi uczestników konferencji IX. 2009: ok. 50 noclegów w pok. 2-os. (dwa osobne ó ka) o standardzie * lub **. niadanie wliczone w cen pobytu. 17 wrze nia 2009 4. Noclegi uczestników konferencji IV. 2010: ok. 50 noclegów w pok. 2-os. (dwa osobne ó ka) o standardzie * lub **. niadanie wliczone w cen pobytu. kwiecie 2010 (rezerwacja na konkretny termin z wyprzedzeniem okre lonym w umowie) 3.3. Zamawiaj cy nie dopuszcza mo liwo ci sk adania ofert cz ciowych ani wariantowych. Oferta musi obejmowa ca o zamówienia. 3.4. Zamawiaj cy zaznacza, e podane ilo ci noclegów s szacunkowe i mog ka dorazowo ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia. O zmianie wykonawca b dzie informowany przy zg aszaniu rezerwacji. 3.5. W razie z o enia wi cej ni jednej oferty przez wykonawc, wszystkie z o one przez niego oferty podlegaj odrzuceniu. 4. Warunki wymagane od wykonawców. O udzielenie niniejszego zamówienia mog ubiega si wykonawcy, którzy: 1. s uprawnieni do wyst powania w obrocie prawnym zgodnie z wymogami ustawowymi, 2. posiadaj niezb dn wiedz i do wiadczenie, potencja ekonomiczny i techniczny, a tak e zatrudniaj pracowników zdolnych do wykonania zamówienia, 3. dysponuj hotelem o wymaganym przez Zamawiaj cego standardzie (co najmniej * lub**) w Warszawie, zapewniaj cym odpowiedni poziom realizacji us ugi, nie dalej ni 15 km. od siedziby Zamawiaj cego, 4. nie podlegaj wykluczeniu z post powania. 5. Sposób porozumiewania si wykonawców z Zamawiaj cym. 5.1 Wykonawca mo e zwróci si do Zamawiaj cego w formie elektronicznej o wyja nienie tre ci zapytania ofertowego. Ze strony Zamawiaj cego uprawnionym do udzielania wyja nie jest Pani Justyna Go aszewska, adres internetowy: jgolaszewska@wwsi.edu.pl. Informacja zostanie udzielona w terminie 2 dni, chyba, e pro ba o wyja nienie wp yn a do zleceniodawcy na mniej ni 4 dni przed terminem otwarcia ofert lub pytanie wykonawcy nie ma w ocenie Zamawiaj cego wp ywu na tre oferty. 5.2 Zamawiaj cy jednocze nie przesy a tre wyja nienia wszystkim wykonawcom, którym dor czono zapytanie ofertowe, bez ujawniania ród a zapytania, a tak e umieszcza j na stronie internetowej zamawiaj cego. 6. Sposób przygotowania ofert; miejsce i termin ich sk adania: 6.1. Oferty powinny zosta z o one w formie pisemnej pod rygorem niewa no ci wed ug wzoru oferty b d cego za cznikiem do niniejszego zapytania w terminie nie d u szym ni 7 dni od otrzymania niniejszego zapytania, tj. do dnia 6 kwietnia 2009 r. do godz. 14.00. 6.2. Do oferty wykonawcy do czaj nast puj ce dokumenty pod rygorem wykluczenia z post powania: a) o wiadczenie o spe nianiu warunków wzi cia udzia u w post powaniu, o których mowa w pkt. 4 niniejszego zapytania wzór stanowi za cznik nr 2 do niniejszego zapytania, b) aktualny odpis z w a ciwego rejestru albo aktualne za wiadczenie o wpisie do ewidencji dzia alno ci gospodarczej, je eli odr bne przepisy wymagaj wpisu do rejestru lub zg oszenia
do ewidencji dzia alno ci gospodarczej, wystawiony nie wcze niej ni 6 miesi cy przed up ywem terminu sk adania ofert, c) pe nomocnictwo do z o enia oferty w niniejszym post powaniu, je li wykonawca pos uguje si w celu z o enia oferty pe nomocnikiem, 6.3. Folder reklamowy, wedle którego Zamawiaj cy b dzie móg oceni odpowiedni standard us ug wiadczonych w ramach zamówienia, 6.4. Dokumenty sk ada si w oryginale albo kopii po wiadczonej za zgodno z orygina em przez wykonawc z wyj tkiem ewentualnego pe nomocnictwa, które sk ada si w oryginale albo kopii po wiadczonej za zgodno z orygina em przez notariusza. 6.5. Zamawiaj cy zastrzega, i w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagaj cych, b dzie mia prawo da od wykonawców wyja nie dotycz cych tre ci z o onych dokumentów i tre ci oferty, a tak e b dzie mia prawo wezwa do uzupe nienia wymaganych dokumentów, je li nie zostan one z o one lub b d zawiera b dy. W szczególno ci zamawiaj cy b dzie mia prawo da wyja nie od wykonawców, których oferty b d zawiera ra co nisk cen. 6.6. Oferty nale y umie ci w nieprzejrzystych kopertach zabezpieczonych w sposób uniemo liwiaj cy zapoznanie si z ich tre ci przed otwarciem ofert. Na kopercie nale y umie ci napis Oferta na us ugi hotelarskie na terenie miasta Warszawy w ramach Projektu Informatyka+ - ponadregionalny program rozwijania kompetencji uczniów szkó ponadgimnazjalnych w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) - Warszawska Wy sza Szko a Informatyki.. 6.7. Oferty nale y sk ada w biurze projektu (pok. 220), ul. Lewartowskiego 17, 00-169 Warszawa. 7. Otwarcie ofert. 7.1. Otwarcie ofert jest jawne. 7.2. Otwarcia ofert dokona komisja ds. przeprowadzenia post powania w dniu 6 kwietnia 2009 r. o godz. 14.15 w siedzibie zamawiaj cego w Sali konferencyjnej. 7.3. Przed otwarciem ofert komisja poda kwot, jak zamierza przeznaczy na sfinansowanie zamówienia. 7.4. Podczas otwarcia ofert Zamawiaj cy poda do wiadomo ci obecnych podczas otwarcia ofert jedynie nazwy wykonawców, którzy z o oferty w wymaganym terminie, a tak e ceny zawarte w ich ofertach. 8. Kryteria oceny ofert: Cena brutto za ca o zamówienia waga 100%, do realizacji zamówienia zostanie wybrany wykonawca, który zaoferuje najni sz cen, nie zostanie wykluczony z post powania, a jego oferta nie b dzie podlega odrzuceniu. 9. Zamawiaj cy poprawia w ofercie oczywiste omy ki pisarskie i omy ki rachunkowe w obliczaniu ceny z uwzgl dnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, a tak e inne omy ki polegaj ce na niezgodno ci oferty z zapytaniem ofertowym, nie powoduj ce istotnych zmian w tre ci oferty, niezw ocznie zawiadamiaj c o tym wykonawc, którego oferta zosta a poprawiona. 10. Wykonawca jest zobowi zany do podania takich samych cen w odniesieniu do pozycji 2,3,4 okre lonych w pkt 3.2 niniejszego zapytania. 11. Termin zwi zania ofert. Wykonawcy b d zwi zani swoj ofert przez 30 dni, licz c od up ywu terminu sk adania ofert. 12. Przes anki odrzucenia ofert. Zamawiaj cy odrzuci ofert, je eli: a) jej tre nie b dzie odpowiada tre ci zapytania ofertowego, b) zostanie z o ona przez wykonawc wykluczonego z udzia u w post powaniu, c) zostanie z o ona po terminie sk adania ofert, d) b dzie zawiera ra co nisk cen, e) b dzie niewa na na podstawie odr bnych przepisów. 13. Wykonawcy, którzy z o oferty w niniejszym post powaniu zostan powiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty, a tak e o ofertach odrzuconych i wykluczonych wykonawcach. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejsz zostanie powiadomiony odr bnie o formalno ciach niezb dnych do zawarcia umowy. 14. Istotne postanowienia umowy: 14.1 Rozliczenie b dzie nast powa o po realizacji ka dej z pozycji zamówienia na podstawie odr bnych faktur.
14.2 Zamawiaj cy zastrze e sobie prawo do zwi kszenia lub zmniejszenia zakresu zamówienia o 25% w stosunku do ka dej zamawianej pozycji. Zmniejszenie zakresu zamówienia nie b dzie podstaw do dochodzenia jakichkolwiek roszcze przez wykonawc. Wykonawca zgodzi si na zwi kszenie zakresu zamówienia na warunkach cenowych przedstawionych w jego ofercie. 14.3 P atno ci regulowane b d przez zamawiaj cego przelewem na rachunek wykonawcy podany w fakturze, w terminie 30 dni licz c od daty otrzymania faktury. 14.4 Spory wynik e w zwi zku z realizacj umowy b d podlega rozstrzygni ciu przez s d powszechny w a ciwy dla zamawiaj cego. 14.5 W razie niewykonania lub nienale ytego wykonania umowy obowi zywa b dzie kara umowna w wysoko ci 20% warto ci brutto wynagrodzenia Wykonawcy gdy Zamawiaj cy odst pi od umowy z przyczyn le cych po stronie Wykonawcy.
Za cznik nr 1 do zapytania ofertowego... Nazwa, adres, nr telefonu, faxu wykonawcy..., dnia... FORMULARZ OFERTOWY Przedk adany przez wykonawc zamawiaj cemu - Warszawskiej Wy szej Szkole Informatyki Odpowiadaj c na zapytanie ofertowe maj ce za przedmiot dostarczenie us ug hotelarskich zwi zanych z zapewnieniem noclegów w Warszawie dla uczestników oraz personelu projektu spoza Warszawy w ramach projektu Informatyka+ - ponadregionalny program rozwijania kompetencji uczniów szkó ponadgimnazjalnych w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) sk adamy niniejszym ofert jak w poni szej tabeli: Pozycja zamówienia Nocleg w pokoju 1 - osobowym Nocleg w pokoju 2 - osobowym Cena jednostkowa (cyfrowo) w z * Ilo uczestników ok. Cena w z (cyfrowo)* netto netto brutto 55 130 Cena razem: Cena brutto (s ownie) 1. Ceny wskazane w tabelach uwzgl dniaj wszystkie koszty zwi zane z realizacj umowy. 2. Ceny oferowane s cenami sta ymi w okresie obowi zywania umowy. 3. O wiadczamy, e zapoznali my si tre ci zapytania ofertowego oraz e przyjmujemy bez zastrze e wymagania zawarte w jego tre ci; w szczególno ci przyjmujemy do wiadomo ci, e w trakcie realizacji umowy mo e ulec zmianie ilo uczestników, którym zapewniamy nocleg. 4. O wiadczamy, e uwa amy si za zwi zanych niniejsz ofert na czas wskazany w zapytaniu ofertowym. 5. Zobowi zujemy si, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umów w terminie wskazanym przez zamawiaj cego. 6. Za cznikami do niniejszego formularza s dokumenty, o których mowa w punkcie 6.2 zapytania ofertowego. Miejsce i data Podpisano (imi, nazwisko, podpis, piecz tka)* *) cena liczona jako iloczyn ceny jednostkowej za nocleg i liczby uczestników **Podpis osoby figuruj cej lub osób figuruj cych w rejestrach do zaci gania zobowi za w imieniu Wykonawcy lub we w a ciwym upowa nieniu.
Za cznik nr 2 do zapytania ofertowego..., dnia...... Nazwa, adres, nr telefonu, faxu wykonawcy O wiadczenie o spe nianiu warunków udzia u w post powaniu Przyst puj c do post powania w sprawie udzielenia zamówienia realizowanego w ramach projektu Informatyka+ - ponadregionalny program rozwijania kompetencji uczniów szkó ponadgimnazjalnych w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) maj cego na celu realizacj us ug hotelarskich zwi zanych z zapewnieniem noclegów w Warszawie dla uczestników oraz personelu projektu spoza Warszawy. w imieniu reprezentowanego przeze mnie wykonawcy o wiadczam, e: 1. wykonawca jest uprawniony do wyst powania w obrocie prawnym, zgodnie z wymogami ustawowymi oraz posiada uprawnienia do wykonywania okre lonej dzia alno ci lub czynno ci, 2. wykonawca posiada niezb dn wiedz i do wiadczenie, potencja ekonomiczny i techniczny, a tak e zatrudnia pracowników zdolnych do wykonania zamówienia, 3. wykonawca dysponuje hotelem o wymaganym przez Zamawiaj cego standardzie (co najmniej * lub**) w Warszawie, zapewniaj cym odpowiedni poziom realizacji us ugi, nie dalej ni 15 km. od siedziby Zamawiaj cego, 4. wykonawca nie podlega wykluczeniu z post powania. Miejsce i data Podpisano (imi, nazwisko, podpis, piecz tka)* *) Podpis osoby figuruj cej lub osób figuruj cych w rejestrach do zaci gania zobowi za w imieniu Wykonawcy lub we w a ciwym upowa nieniu.