ZARZĄDZENIE NR 2.2015.K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZEDU z dnia 10 marca 2015 r. w sprawie Polityki rachunkowości. Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 - tekst jednolity z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 2013 r. poz. 289), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119) i 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 lipca 2014 roku w sprawie połączenia gmin, ustalenia granic niektórych gmin i miast, nadania niektórym miejscowościom statusu miasta oraz zmiany siedziby władz gminy (Dz. U. poz. 1023) Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. Zarządzenie określa politykę rachunkowości oraz plan kont Urzędu Miasta Zielona Góra. 2. 1. Zarządzenie używa określeń: 1) środki trwałe - w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej; 2) okres sprawozdawczy - w rozumieniu rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 2. Zarządzenie używa słów: miasto, prezydent, skarbnik miasta, komórka organizacyjna urzędu, w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 1 3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę o rachunkowości; 2) rozporządzeniu - należy przez to rozumieć rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej; 3) urzędzie lub jednostce budżetowej należy przez to rozumieć Urząd Miasta Zielona Góra; 4) jednostce samorządu terytorialnego, j.s.t. lub mieście - należy przez to rozumieć Miasto Zielona Góra; 5) sprawozdaniu budżetowym - należy przez to rozumieć sprawozdanie sporządzone 1 W dniu podpisania zarządzenia nr 1.2015 K Prezydenta Miasta Zielona Góra Kierownika urzędu z dnia 5 stycznia 2015 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra. Polityka rachunkowości 1
na podstawie rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej; 6) właściwej kom. org. urz. - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną urzędu realizującą zadania zgodnie z ustalonym odrębnie podziałem kompetencji; Rozdział 2 Polityka rachunkowości 3. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. 4. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy. 5. Dniem bilansowym jest 31 grudnia każdego roku. 6. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc. 7. Sprawozdanie finansowe urzędu obejmuje w szczególności: 1) bilans jednostki budżetowej wg załącznika nr 5 do rozporządzenia; 2) rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) wg załącznika nr 7 do rozporządzenia; 3) zestawienie zmian w funduszu jednostki wg załącznika nr 8 do rozporządzenia. 8. 1. Sprawozdanie finansowe miasta obejmuje w szczególności: 1) bilans z wykonania budżetu wg załącznika nr 9 do rozporządzenia; 2) łączny bilans jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych wg załącznika nr 5 sporządzany zgodnie z 21 i 23 oraz 25 rozporządzenia; 3) łączny rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, według załącznika nr 7 sporządzany zgodnie z 21 i 23 oraz 25 rozporządzenia; 4) łączne zestawienie zmian w funduszu jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych według załącznika nr 8 sporządzane zgodnie z 21 i 23 oraz 25 rozporządzenia; 5) skonsolidowany bilans według załącznika nr 10 do rozporządzenia z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Zasady sporządzania bilansu skonsolidowanego określa odrębne zarządzenie. Rozdział 3 Metody wyceny aktywów i pasywów 9. Wyceny aktywów i pasywów dokonuje się nie rzadziej niż na dzień bilansowy zgodnie z zasadami określonymi w ustawie, rozporządzeniu i niniejszym rozdziale. 10. 1. Przyjmuje się metody wyceny: 1) środków pieniężnych w kasie - w wartości nominalnej; 2) należności i zobowiązań - w kwocie wymagającej zapłaty; Polityka rachunkowości 2
3) rzeczowych składników aktywów obrotowych - wg cen wynikających z ewidencji; 4) kapitałów (funduszy) własnych oraz pozostałych aktywów i pasywów - stosownie do postanowień ustawy i rozporządzenia. 2. Środki trwałe otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu ewidencjonuje się w wartości określonej w tej decyzji. 11. Umorzeniu w pełnej wartości poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania, podlegają: 1) odzież i umundurowanie; 2) meble i dywany; 3) pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100 % ich wartości w momencie oddania do używania. 12. 1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się przy zastosowaniu stawek wynikających z przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych. 2. Umorzenie środków trwałych nalicza się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały przyjęto do użytkowania (data protokołu odbioru końcowego, przekazania do użytkowania itp.). 3. Stawki amortyzacji środków trwałych określa załącznik nr 1 do zarządzenia. 13. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne podlegają aktualizacji wyceny zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach. 14. 1.Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych naliczane jest na dzień 31 grudnia, jednorazowo za okres całego roku. 2. Przekazanie środka trwałego w trakcie roku wymaga naliczenia umorzenia za okres do dnia przekazania. 15. Nie nalicza się amortyzacji dla składników majątku, o których mowa w 32 ust. 3 pkt 1lit.f. 16. Metody i terminy inwentaryzacji składników majątkowych określa odrębne zarządzenie. Rozdział 4 Ustalenie wyniku finansowego 17. Wynik finansowy urzędu ustalany jest na koniec roku budżetowego (zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat) na koncie 860 Wynik finansowy. 18. Zaliczenie poszczególnych rodzajów przychodów i kosztów do właściwych pozycji Polityka rachunkowości 3
rachunku zysków i strat dokonuje się według załącznika nr 2 do niniejszego zarządzenia. 19. Saldo konta 860 Wynik finansowy przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800 Fundusz jednostki. 20. 1. Wynik wykonania budżetu miasta, wykazywany w bilansie z wykonania budżetu miasta ustalany jest na koncie 961 Wynik wykonania budżetu poprzez przeniesienie pod datą ostatniego dnia roku: 1) zrealizowanych dochodów ewidencjonowanych na koncie 901 Dochody budżetu ; 2) zrealizowanych wydatków ewidencjonowanych na koncie 902 Wydatki budżetu ; 3) wydatków niewykonanych zaewidencjonowanych na koncie 903 Niewykonane wydatki. 2. Operacje wynikowe, które nie powodują zwiększenia wydatków i dochodów danego roku budżetowego (operacje niekasowe), dotyczące przychodów i kosztów finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych ujmowane są na koncie 962 Wynik na pozostałych operacjach. 21. W roku następnym pod datą zatwierdzenia sprawozdania saldo konta 961 Niedobór lub nadwyżka budżetu oraz 962 Wynik na pozostałych operacjach przenosi się na konto 960 Skumulowane wyniki budżetu. 22. 1. Przez datę zatwierdzenia sprawozdania j.s.t. rozumie się datę podjęcia uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok. 2. Przez datę zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki budżetowej rozumie się datę przyjęcia sprawozdania przez organ finansowy j.s.t. Rozdział 5 Prowadzenie ksiąg rachunkowych 23. Księgi rachunkowe i dokumentacja księgowa przechowywana jest w siedzibie urzędu. 24. Otwarcie ksiąg rachunkowych następuje na początku każdego roku obrotowego. w 22. 25. Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje w ciągu 15 dni od dnia, o którym mowa 26. 1. Księgi rachunkowe prowadzone są w oparciu o zakładowy plan kont stanowiący załączniki nr 3, 4 i 5 do zarządzenia. 2. Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont księgi głównej i wykaz ksiąg pomocniczych. 27. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą : 1) dziennik; Polityka rachunkowości 4
2) księgę główną; 3) księgi pomocnicze; 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont pomocniczych; 5) wykaz składników aktywów i pasywów. 28. 1. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem narzędzi informatycznych: 1) OTAGO - Zintegrowanego Systemu Zarządzania z modułami finansowo-księgowymi; 2) SIGID - programy obsługi jednostek budżetowych; 3) Streamsoft Prestiż ewidencja środków trwałych 4) RADIX FKB System Finansowo Księgowy Księgowości Budżetowej 5) RADIX EST System Ewidencji pojazdów 6) RADIX UPR System Nadawania Uprawnień 7) RADIX STW Ewidencja Środków Trwałych 8) Adam Bryk Podatki System Ewidencji Podatników i Opłat 9) Adam Bryk WIP System Windykacji Opłat i Podatków 2. Wykaz funkcji systemów informatycznych wraz z opisem algorytmów, parametrów oraz zasad ochrony danych i określeniem użytkowanej wersji oprogramowania stanowi: 1) Dokumentacja Finansowo - Księgowa Jednostki Budżetowej FKJB - załącznik nr 7 do zarządzenia; 2) Dokumentacja Finansowo-Księgowa Organu FKORG - załącznik nr 8 do zarządzenia. 3) RADIX FKB System Finansowo Księgowy Księgowości Budżetowej 4) RADIX EST System Ewidencji Pojazdów 5) RADIX UPR System Nadawania Uprawnień 6) RADIX STW Ewidencja Środków Trwałych 7) Adam Bryk Podatki System Ewidencji Podatników i Opłat 8) Adam Bryk WIP System Windykacji Opłat i Podatków - załącznik nr 9 do zarządzenia 9) Streamsoft Prestiż ewidencja środków trwałych - załącznik nr 10 do zarządzenia 3. Oprogramowanie umożliwia uzyskanie informacji o zapisach dokonywanych w księgach rachunkowych poprzez wydrukowanie. 29. 1. Dla organu finansowego miasta przyjmuje się zasady funkcjonowania kont i zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych według Komentarza do planu kont jednostki samorządu terytorialnego 2. 2. Przyjmuje się w rachunkowości budżetowej zasady funkcjonowania kont i zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych opisane w Komentarzu do planu kont dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych 3. 2 Opracowane przez Jana Charytoniuk, wydania aktualne z obowiązującymi przepisami, wydane przez Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o Gdańsk Oliwa ul. Obrońców Westerplatte 32A. 3 Opracowany przez Marię Augustowską, wydanie aktualne z obowiązującymi przepisami, wydane przez Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o Gdańsk Oliwa ul. Obrońców Westerplatte 32A Polityka rachunkowości 5
3. W księgowości podatkowej stosuje się zasady funkcjonowania kont syntetycznych, analitycznych i szczegółowych oraz zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych opisane w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. 30 1. Ewidencja podatków organu podatkowego miasta stanowi integralną część ewidencji księgowej urzędu i jest prowadzona z wykorzystaniem niektórych kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej. 2. Wykaz kont do prowadzenia ewidencji organu podatkowego miasta zawiera załącznik nr 5 do zarządzenia. 3. Ewidencja syntetyczna podatków (konta księgi głównej) prowadzona jest komputerowo. Zapisy operacji gospodarczych dokonywane są na kontach księgi głównej zbiorczo według podziałek klasyfikacji budżetowej. 4. Ewidencja analityczna podatków (księgi pomocnicze) prowadzona jest według rodzajów podatków - w odpowiednich podsystemach informatycznych lub ręcznie. Zapisy operacji gospodarczych dokonywane są na podstawie dokumentów księgowych, ewidencjonowanych chronologicznie. 5. Ewidencja szczegółowa podatków (księgi pomocnicze) prowadzona jest do kont analitycznych dla poszczególnych podatników, inkasentów, osób trzecich i innych podmiotów w odpowiednich podsystemach informatycznych lub ręcznie. Rozdział 6 Zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych 31.1. Dla każdego rachunku bankowego funkcjonuje zestaw kont syntetycznych i analitycznych na potrzeby prowadzonej ewidencji księgowej, z możliwością sporządzenia odrębnego zestawienia obrotów i sald, sprawozdań budżetowych oraz sprawozdań finansowych, w tym bilansu z zastrzeżeniem ustępu 2. 2. Powyższe dotyczy ewidencji prowadzonej za pomocą programów informatycznych, o których mowa w 28 ust. 1 podpunkt 1. 3. Dla zadań finansowanych z udziałem środków zewnętrznych, w tym pomocowych z Unii Europejskiej, stosuje się odpowiednio zapisy niniejszego zarządzenia. 4. Weksel In blanco wraz z deklaracją wekslową stanowi zabezpieczenie zobowiązań pieniężnych istniejących w chwili ich wystawienia i przyszłych według warunków zawartych w umowie. Ewidencję prowadzi się pozabilansowo w księdze druków ścisłego zarachowania. 5. Wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umowy złożone w formie niepieniężnej są zabezpieczeniem należności pieniężnych istniejących w chwili ich wystawienia i przyszłych według warunków zawartych w umowie. Ewidencję prowadzi się pozabilansowo w księdze druków ścisłego zarachowania. 6. Ewidencja analityczna składników majątku przez prowadzona jest przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne urzędu na podstawie odrębnych przepisów. Polityka rachunkowości 6
32. 1. Księgi pomocnicze tworzone są do wybranych kont bilansowych i pozabilansowych. 2. Analityka do kont syntetycznych tworzona jest na bieżąco na stanowisku pracy przed przystąpieniem do księgowania operacji gospodarczych i finansowych. 3. Ustala się zasady prowadzenia kont pomocniczych jednostki budżetowej: 1) Zespołu 0 Majątek trwały : a) w postaci ksiąg inwentarzowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, b) zestawień amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, c) wykazów środków trwałych mienia komunalnego, w tym powstałych jako efekty inwestycyjne w danym roku, d) rejestrów szczegółowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych mienia komunalnego prowadzonych przez właściwe kom.org. urz., e) pozostałe środki trwałe umarzane jednorazowo, pozostają w ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej przez właściwe kom.org. urz. w wartości początkowej do czasu likwidacji, f) dla składników majątku przyjmowanych i przekazywanych m. in. w związku z realizacją inwestycji lub likwidacją miejskich jednostek organizacyjnych nie prowadzi się ewidencji analitycznej, obrót tymi środkami pozostaje w zapisie syntetycznym według danych zbiorczych; 2) Zespołu 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe : a) ewidencja operacji na rachunku bieżącym jednostki, w tym m. in. konto dochodów budżetowych, konto wydatków bieżących, konto wydatków majątkowych, konto wydatków zadań zleconych - prowadzona jest w szczegółowości wymaganej przepisami prawa, w tym m.in. planu finansowego, podziałek klasyfikacji budżetowej, jednostek realizujących (kom.org. urz.), kategorie zadań oraz w szczegółowości niezbędnej do sporządzenia sprawozdań, w tym z wydatków strukturalnych, b) ewidencję analityczną dla rachunku sum depozytowych i na zlecenie oraz rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzi się według tytułów i kontrahentów na koncie 240 Pozostałe rozrachunki, c) ewidencję analityczną należności i zobowiązań rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzi się według tytułów i kontrahentów na właściwych kontach rozrachunkowych zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia, d) operacje gotówkowe w kasie prowadzi się z podziałem na kasy oraz poszczególne rachunki bankowe, e) operacje gospodarcze na kontach środków pieniężnych w drodze - ewidencjonowane są wyłącznie na przełomie okresów sprawozdawczych; 3) Zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia : a) ewidencja analityczna należności i zobowiązań budżetowych prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej przez kom.org. urz. właściwą w zakresie rachunkowości, w szczegółowości niezbędnej do sporządzenia sprawozdań oraz rozliczenia kontrahentów, b) do ewidencji analitycznej podatków prowadzona jest ewidencja szczegółowa w formie kart kontowych, prowadzonych w odpowiednich podsystemach komputerowych lub ręcznie, Polityka rachunkowości 7
służących do rozrachunków z tytułu podatków z różnymi podmiotami (podatnikami, inkasentami, bankami i innymi), c) do ewidencji analitycznej wybranych należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzona jest ewidencja szczegółowa w formie kart kontowych w odpowiednich podsystemach komputerowych, d) rozrachunki z pracownikami - imienną ewidencję wynagrodzeń zapewnia informatyczny system naliczania płac, który umożliwia uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia, e) ewidencję podatku VAT we właściwych rejestrach prowadzą kom.org. urz. właściwe merytorycznie na podstawie odrębnych przepisów, f) rejestry VAT są jedynym źródłem sporządzania deklaracji VAT 7; 4) Zespołu 3 Materiały i towary : a) ewidencja na koncie 300 Rozliczenie zakupu prowadzona jest w miarę potrzeb, konto może funkcjonować m.in. na przełomie roku obrotowego, b) kartoteki ilościowo - wartościowe dla poszczególnych materiałów, w tym w magazynie prowadzi właściwa kom.org. urz., c) rejestr ilościowo-wartościowy zakupu paliwa dla każdego pojazdu odrębnie prowadzi właściwa kom.org. urz.; 5) Zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie : a) ewidencja szczegółowa prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej jak do konta wydatków budżetowych zgodnie z załącznikiem nr 6 do zarządzenia, b) przez koszty działalności eksploatacyjnej rozumie się koszty bieżącego utrzymania, c) koszty zużycia materiałów ustala się według podziałki klasyfikacji budżetowej kom.org. urz., która pobrała materiały z magazynu; 6) Zespołu 7 Przychody, dochody i koszty : a) w zakresie przychodów i kosztów ewidencja analityczna prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej jak dla dochodów i wydatków budżetowych, b) ewidencja analityczna zapewnia wyodrębnienie przychodów i kosztów według pozycji planu finansowego oraz w szczegółowości niezbędnej do sporządzenia sprawozdań, 7) Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy - konta analityczne prowadzone są odrębnie dla każdego rodzaju działalności, stosownie do zakresu ewidencji objętej rachunkiem bankowym. 4. Konta pozabilansowe, obejmujące w szczególności plan finansowy wydatków budżetowych, zaangażowanie wydatków budżetowych, wydatki strukturalne, wzajemne rozliczenia między jednostkami - prowadzone są odpowiednio do zakresu ewidencji prowadzonej na danym rachunku bankowym, z uwzględnieniem możliwości programu informatycznego, w zakresie zapewnienia danych, które podlegają ewidencjonowaniu. Rozdział 7 Przyjęte uproszczenia w rachunkowości oraz zasady ich rozliczeń 33. W rachunkowości stosowane są uproszczenia zgodne z przepisami ustawy Polityka rachunkowości 8
o rachunkowości, w szczególności: 1) w zakresie kosztów: a) ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest na kontach zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie w szczegółowości podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków, b) za miejsce powstawania kosztów uznaje się rozdziały klasyfikacji budżetowej, c) rozliczanie kosztów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych odbywa się jak za delegacje służbowe, d) koszty zużycia materiałów obciążają koszty w podziałce klasyfikacji budżetowej, z której finansowane są wydatki rzeczowe kom.org. urz., która pobrała materiały oraz okresu sprawozdawczego którego dotyczą, e) na dzień bilansowy nie dokonuje się korekty zapisów na koncie 401 Zużycie materiałów i energii, o wartość niezużytych na ten dzień materiałów, jeżeli wartość ustalonych zapasów w zakresie jednego asortymentu nie przekracza kwoty 3 500 zł, f) zakupione materiały księguje się bezpośrednio w koszty działalności w sytuacji, gdy osoba upoważniona pokwituje ich odbiór na fakturze, g) wartość paliwa księguje się w koszty w dacie nabycia, korektę kosztów oraz ustalenie stanu zapasów paliwa dokonuje się na dzień bilansowy na podstawie wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze spisu z natury, 2) w zakresie wydatków: a) faktury dotyczące wydatków księguje się w koszty miesiąca sprawozdawczego, którego dotyczy zakup, bez względu na system przyjęty przez kontrahenta, w szczególności gdy jest fakturowany abonament z góry, a usługa z dołu, b) dowody księgowe dotyczące miesiąca sprawozdawczego ewidencjonuje się pod datą miesiąca którego dotyczą i są ujmowane w sprawozdaniach miesięcznych danego okresu, jeśli wpłynęły do kom.org. urz. właściwej do spraw księgowości budżetowej do 5. dnia następnego miesiąca, a w przypadku sprawozdań rocznych do dnia 20 stycznia następnego roku, c) rozliczanie płatności zagranicznych dokonanych służbową kartą płatniczą lub pobrania gotówki z bankomatu, odbywa się według kursu sprzedaży zagranicznych środków pieniężnych banku obsługującego jednostkę, obowiązującego w dniu obciążenia rachunku, d) prowadzony przez właściwe kom.org. urz. rejestr wydatków strukturalnych we właściwym podsystemie informatycznym OTAGO, spełnia wymogi ewidencji pozabilansowej na koncie 975 Wydatki strukturalne, e) dysponentem wydatków niewygasających w roku ich ustanowienia jest kom.org. urz. właściwa w zakresie księgowości budżetu miasta, f) ewidencja pozabilansowa dokumentów, o której mowa w paragrafie 31 ust 4 i 5 prowadzona jest przez pracownika kom.org. urz. właściwej do spraw finansowych, g) zasady rozliczania cesji na rzecz podwykonawców zapisane w umowie z wykonawcą usług i dostaw są monitorowane i nadzorowane przez pracownika kom.org. urz. właściwej Polityka rachunkowości 9
merytorycznie dla przedmiotowej umowy; 3) w zakresie należności: a) pobranie opłaty następuje w dniu wydania wykonanych dokumentów, druków, materiałów, w szczególności wyrysów i wypisów z zasobów geodezyjnych lub kartograficznych, b) wpłaty należności nieprzypisanych, na podstawie polecenia księgowania (PK) równoważone są przypisem nie rzadziej niż na koniec okresu sprawozdawczego, c) odpisy aktualizujące należności na dzień 31 grudnia na podstawie polecenia księgowania (PK), dokonywane są:- w 100 % należności z tytułu zaliczek alimentacyjnych i świadczeń rodzinnych, - w 100 % należności Funduszu Alimentacyjnego,- należności wątpliwe z tytułu pozostałych dochodów budżetowych na podstawie wykazu podmiotów i kwot, d) wyksięgowuje się na podstawie polecenia księgowania (PK) zatwierdzonego przez Prezydenta lub upoważnioną osobę należności umorzone na podstawie odrębnej uchwały w sprawie szczegółowych zasad sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny, warunków dopuszczalności pomocy publicznej w przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną oraz wskazania organu i osób uprawnionych do udzielania tych ulg 4, e) należności w kwocie jednostkowej nieprzekraczającej kosztów wysłania upomnienia odpisywane są w koszty na podstawie polecenia księgowania (PK) zatwierdzonego przez Skarbnika, f) właściwa kom.org. urz. dokonuje umorzenia we własnym zakresie jeśli nie dokonała przypisu należności we właściwym podsystemie informatycznym OTAGO, g) w celu uzgodnienia zapisów syntetycznych z analitycznymi, właściwe kom.org. urz. zobowiązane są uzgodnić z złożyć do 5 dnia następnego miesiąca wykaz sumaryczny należności przypisanych, odpisanych, wpłat oraz sald końcowych według stanu na ostatni dzień okresu sprawozdawczego - według obsługiwanych tytułów windykacji, h) anulowanie przypisu należności przez właściwe kom.org. urz. powoduje, że uchylane są także koszty wezwań i upomnień; 4) w zakresie sprawozdawczości: a) za błąd istotny powodujący konieczność korekty sprawozdania finansowego uważa się błąd w wysokości różnicy co najmniej 0,3% sumy bilansowej, b) Prezydent i Skarbnik podpisują zbiorcze sprawozdania finansowe i budżetowe miasta, c) sprawozdania budżetowe i finansowe kom.org. urz. w pozycji kierownik jednostki podpisuje Skarbnik, w pozycji główny księgowy kierujący kom.org. urz. właściwą do spraw rachunkowości; 5) w zakresie dowodów księgowych: a) w przypadkach, które nie zostały określone w odrębnych przepisach, do udokumentowania operacji księgowych służą dowody wewnętrzne, w szczególności noty księgowe, polecenia księgowania; b) zaangażowanie wydatków budżetowych księguje się na podstawie zarejestrowanych 4 Uchwała nr LXVII.576.2014 Rady Miasta Zielona Góra z dnia 27 maja 2014 r. (Dz. Urz. Woj. Lubus. z 2014 r. poz. 1167) Polityka rachunkowości 10
we właściwym podsystemie informatycznym OTAGO umów, zleceń lub innych pisemnych zobowiązań oraz dowodów księgowych, które nie są powiązane z umową, zleceniem itp.; c) na podstawie sprawozdania Rb 27 S pod datą 31 grudnia dokumentem PK wprowadzany jest do ksiąg rachunkowych jednostki budżetowej równoległy zapis dochodów budżetu miasta na kontach Wn 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, Ma 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz na kontach: Wn 800 Fundusz jednostki, Ma 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, ewidencję analityczną stanowią zapisy w księgach rachunkowych organu finansowego miasta; d) rozliczenia faktur oraz rachunków regulowanych służbowymi kartami płatniczymi ewidencjonuje się: - faktura dokumentująca zobowiązanie (wartość brutto): Wn 4 Koszty wg rodzajów, właściwe dla podziałki klasyfikacji budżetowej konta kosztów według rodzajów, Ma 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami wystawca faktury, - rozliczenie zobowiązań z tytułu zakupu za pomocą karty płatniczej: Wn 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, Ma 234 Rozrachunki z pracownikami w analityce pracownik używający karty płatniczej, - wyciąg bankowy rozliczenie transakcji dokonanej kartą płatniczą: Wn 234 Rozrachunki z pracownikami, w analityce pracownik używający karty, Ma 130 Rachunek bieżący jednostki w analityce kom. org. urz. właściwa merytorycznie, e) dokumentacja księgowa rachunku bankowego wydatków zawiera w zakresie projektów współfinansowanych ze środków pomocowych potwierdzone za zgodność kopie dowodów księgowych, f) ewidencja na koncie 245 Wpływy do wyjaśnienia obejmuje w szczególności sumy do wyjaśnienia o nieustalonej klasyfikacji budżetowej, g) zapisy w ewidencji pozabilansowej dotyczące planu finansowego i zaangażowania wydatków dokonuje się zbiorczo nie później niż do 5 dnia miesiąca - za miesiąc poprzedni; 6) w zakresie gospodarki materiałowej i gospodarowania majątkiem: a) materiały są przyjmowane na magazyn i wydawane z magazynu w cenie netto, b) dopuszcza się prowadzenie wyłącznie wewnętrznej ilościowej ewidencji zakupu i rozchodu materiałów przez właściwą kom.org. urz. w szczególności dla materiałów do bieżących napraw, środków czystości oraz środków bhp, w tym wody, materiałów promocyjnych, c) materiały, o których mowa w punkcie poprzednim są ewidencjonowane bezpośrednio w koszty, d) programy komputerowe są ewidencjonowane ilościowo przez kom.org. urz. właściwą ds. informatyki, wartość programów może być księgowana w koszty w dacie zakupu, wówczas nie podlega księgowaniu na stan wartości niematerialnych i prawnych, e) jednostki organizacyjne urzędu prowadzą pozabilansową ewidencję ilościowo-wartościową wyposażenia, w szczególności zarządzania kryzysowego, Straży Miejskiej, narzędzi konserwatorów, Polityka rachunkowości 11
f) środki trwałe wykazywane w aktywach urzędu, w szczególności budynki i budowle oraz grunty stanowiące mienie komunalne miasta, są ewidencjonowane analitycznie przez kom.org. urz. właściwe merytorycznie a uzgadniane z ewidencją syntetyczną co najmniej dzień 31 grudnia; 7) w zakresie ewidencji projektów współfinansowanych środkami zewnętrznymi, w szczególności z Unii Europejskiej: a) ewidencja księgowa projektów objętych dofinansowaniem jest prowadzona na podstawie przepisów wewnętrznych ewidencji księgowej w organie finansowym miasta oraz w urzędzie, b) w organie finansowym miasta do ewidencji operacji dofinansowanych z budżetu Unii Europejskiej wykorzystywane są konta bilansowe i pozabilansowe, a w szczególności: 133 Rachunek budżetu 240 Pozostałe rozrachunki 260 Zobowiązania finansowe 901 Dochody budżetu 902 Wydatki budżetu 961 Wynik wykonania budżetu c) w ewidencji urzędu jako jednostki budżetowej do ewidencji operacje związane z realizacją projektu służą są konta bilansowe i pozabilansowe, w szczególności: 011 Środki trwałe 013 Pozostałe środki trwałe 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie) 130 Rachunek bieżący jednostki 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 400 Koszty według rodzajów 800 Fundusz jednostki, d) po zakończeniu prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla danego projektu w związku z zakończeniem jego realizacji, salda z zamknięcia ksiąg rachunkowych projektu przenosi się na odpowiednie konta syntetyczne, prowadzone dla pozostałej działalności organu finansowego miasta, e) dowody księgowe dotyczące realizacji projektów, przechowywane są co najmniej przez czas wynikający z zawartych umów o dofinansowanie ze środków pomocowych, w oddzielnych zbiorach archiwalnych. Rozdział 8 Ochrona danych 34. 1. W celu ochrony danych księgowych tworzy się codziennie kopie na taśmach streamera. 2. Kopia baz danych dla programów RADIX i PODATKI jest tworzona raz w tygodniu Polityka rachunkowości 12
i zachowywana na płycie CD osobno dla programów RADIX i osobno PODATKI. 3. Serwery komputerowe z bazą danych stoją w pomieszczeniach zamkniętych. 35. 1. Ochrona danych ksiąg rachunkowych na komputerowych nośnikach danych polega na: 1) stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych; 2) ochronie zewnętrznej, w tym między innymi kasy pancerne; 3) systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na innych nośnikach komputerowych. 2. Ochrona danych prowadzona jest przez kom. org. urz. właściwą do spraw informatyki. 3. Kopie zapewniające trwałość zapisu informacji, archiwizowane są przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. 4. Wszystkie systemy RADIX są wyposażone zabezpieczenie przed wejściem do programu niepożądanej osoby. 36. Dokumentację księgową, a w szczególności księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe przechowuje się w sposób zapewniający ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 37. 1. Udostępnienie osobie trzeciej dokumentacji księgowej lub jej części: 1) do wglądu w siedzibie właściwej kom. org. urz. - wymaga zgody Prezydenta lub Skarbnika Miasta; 2) poza siedzibą właściwej kom. org. urz.- wymaga pisemnej zgody Prezydenta lub Skarbnika Miasta oraz pozostawienia w kom. org. urz. karty zastępczej z potwierdzonym spisem wydanych dokumentów, o której mowa w pkt 2. 2. Wzór karty zastępczej określa system zarządzania jakością urzędu. 38. Tracą moc: 1) zarządzenie Prezydenta Miasta Zielona Góra nr 330.2011 z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie Polityki rachunkowości z późn. zm. 5 ; 2) zarządzenie nr 205/10 Wójta Gminy Zielona Góra z dnia 12 marca 2007 r. w sprawie zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Zielona Góra z późn. zm. 6 z zastrzeżeniem, że załączniki: nr 5 Instrukcja obiegu dokumentów księgowych stanowiąca podstawę wpisu w księgach rachunkowych, nr 6 Instrukcja kasowa, nr 7 Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, nr 8 Instrukcja w sprawie zasad udzielania i rozliczania zaliczek ze środków pochodzących z budżetu gminy na realizację ustawowych zadań gminy - zachowują moc do czasu wydania nowych zarządzeń w tym zakresie. 5 Tekst wymienionego zarządzenia został zmieniony zarządzeniem nr 1.2012.K 9 stycznia.2014 r., nr 15.2012.K z dnia 21 czerwca 2014 r. i nr 23.2012.K z dnia 27 września 2014 r. 6 Tekst wymienionego zarządzenia został zmieniony zarządzeniem nr XV.2013 Wójta Gminy Zielona Góra z dnia 12 czerwca 2013 r. Polityka rachunkowości 13
39. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta Zielona Góra. 40. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od 1 stycznia 2015. w z. PREZYDENTA MIASTA mgr Wioleta Haręźlak III Zastępca Prezydenta Polityka rachunkowości 14