Dotyczące zakupu dotyczącego usługi świadczenia utrzymania i rozwoju aplikacji SPIN, GREX, Teczka Konduktora, AMOC PKP Intercity S.A, zwany dalej Zamawiającym przekazuje niniejsze zapytanie ofertowe i zwraca się z prośbą o przedstawienie ofert/oferty z uwzględnieniem wymagań, określonych w przedmiotowym postępowaniu. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Informacji o zasadach wyboru dostawców w PKP Intercity S.A zwanej dalej Procedurą. Procedura jest dostępna pod następujacy m adresem: http://www.intercity.pl/pl/site/o-nas/przetargi/procedurawyborudostawcowwpkpintercitys.a.html Niniejsze postępowanie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164). 1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług utrzymania i rozwoju aplikacji SPIN, GREX, Teczka Konduktora, AMOC (ogólnie: aplikacji na platformę Gardens i Android). Przedmiot zamówienia obejmować będzie następujące czynności: 1) przeprowadzenie przeglądu zerowego (audyt) 2) obsługa incydentów, 3) administrowanie systemami 4) rozwój aplikacji 5) przeprowadzenie audytu na zakończenie umowy Usługa będzie świadczona w siedzibie Zleceniodawcy jeżeli tak stanowi Zlecenie i w siedzibie Zleceniobiorcy któremu zostanie udostępniony VPN Zleceniodawcy. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 2. INFORMACJA O PLANOWANEJ LICZBIE ETAPÓW POSTĘPOWANIA Zamawiający planuje przeprowadzić dwa etapy postępowania: Etap 0 ocena formalna Etap I ocena formalna, merytoryczna oraz handlowa ofert wstępnych złożonych przez oferentów w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe. Etap II negocjacje (przewidywana minimum 1 tura) i ocena handlowa ofert ostatecznych. Do Etapu II zostanie zakwalifikowanych maksymalnie 3 (trzech) Oferentów, którzy spełniają wszystkie kryteria formalne i w Etapie I otrzymają najwyższą ilość punktów. 3. MIEJSCE i TERMIN SKŁADANIA OFERT dotyczy każdej części: 1) Termin składania ofert upływa w dniu 18-04-2016 roku o godzinie 10.00, miejsce składania ofert: pokój 502, KANCELARIA (V piętro). 2) Zamawiający nie przewiduje jawnego otwarcia ofert.
4. ZASADY SPORZĄDZENIA I PRZEKAZYWANIA OFERT 1) Oferent składa ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów części formalno-merytorycznej i części handlowej (część handlowa musi znajdować się w odrębnej kopercie). 2) Wszystkie zapisane strony oferty, w tym zapisane strony wszystkich załączników powinny być zaparafowane oraz kolejno ponumerowane. Cała oferta powinna być zszyta lub trwale połączona w inny sposób, uniemożliwiający wysunięcie się którejkolwiek kartki 3) Oferta musi zostać złożona w formie papierowej w jednej kopercie zewnętrznej i dwóch odrębnych kopertach wewnętrznych oddzielnych dla części formalno-merytorycznej i części handlowej na adres PKP Intercity S.A. Biuro Zakupów Centralnych ul. Żelazna 59a, 00-848 Warszawa, pokój nr 502 KANCELARIA V piętro. NA KOPERCIE MUSI BYĆ NAPISANE KTÓREJ, KTÓRYCH CZĘŚCI DOTYCZY. 4) Kopertę zewnętrzną należy opisać w następjący sposób: PKP Intercity S.A. w Warszawie... nazwa (firma) i adres (siedziba) wykonawcy Oferta dotycząca zakupu usługi świadczenia utrzymania i rozwoju aplikacji SPIN, GREX, Teczka Konduktora, AMOC, postępowanie nr 07/04/IT/2016 Nie otwierać przed terminem 18-04- 2016 roku godzina 10.00 5) Oferta formalno-merytoryczna musi zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 6) Oferta handlowa musi zawierać formularz cenowy zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zapytania Ofertowego. 7) Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. 8) Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 5. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO, ZMIANA TREŚCI ZAPYTANIA 1) Zamawiający udziela wyjaśnień treści Zapytania, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do dnia 12-04-2016 do godziny 12.00. Pytania nalezy kierowac droga mailowa na adres prowadzącego postepowanie. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym, albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postepowaniu, bez wskazywania autora pytania. 3) Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu. 6. WYJAŚNIENIA, UZUPEŁNIENIA TREŚCI OFERT ORAZ PRZEDŁOŻONYCH DOKUMENTÓW 1) Jeśli w ofercie złożnej przez danego Oferenta wystepują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Zamawiający przekazuje informację Oferentowi, o konieczności uzupełnienia lub złożenia wyjasnień. 2) Wykonawca składa wyjaśnienia/uzupełnienia w terminach, zakresie i formie wskazanych przez Zamawiającego. 7. MOŻLIWOŚĆ WYKLUCZENIA OFERENTA 1) Istnieje możliwość wykluczenia Oferenta z Postępowania zakupowego, jeżeli zachodzi jedna z poniższych przesłanek: a) PKP IC rozwiązało albo wypowiedziało Umowę albo odstąpiło od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie Umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert. 2 / 18
b) Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania uchylił się od zawarcia z PKP IC Umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. c) Oferent wyrządził szkodę nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem. d) w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość. e) Oferent nie spełnił warunków udziału w postępowaniu, nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w zapytaniu ofertowym i nie uzupełnił, nie wyjaśnił dokumentów w wymaganym terminie. f) Oferent złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania. g) Oferent należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustaw z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U Nr 50, poz. 331 z późn. zm) złożył odrębne oferty chyba że wykażą, że istniejące miedzy nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy Oferentami. h) Oferent wykonywał bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem postępowania, z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas RFI lub posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba, że udział tego Oferenta w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. 2) Oferta podlega odrzuceniu jeżeli: a) Jest niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia b) Zawiera błędy w obliczeniu ceny których nie można poprawić c) Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia d) Oferent w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie wyraził zgody na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności treści oferty z wymaganiami Zamawiającego e) Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów 3) Ofertę wykluczonego Oferenta uznaje się za odrzuconą. 8. POZOSTALE WARUNKI POSTĘPOWANIA 1) Termin związania ofertą wynosi 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. 2) Oferty mają moc obowiązującą wyłącznie w przypadku podpisania dokumentów przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją lub posiadające pełnomocnictwo. 3) PKP Intercity S.A. i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w postępowaniu oraz w trakcie realizacji umowy. Informacje te nie mogą być ujawnione osobom trzecim. 4) Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 5) Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania Umowy. Szczegóły opisane w załączniku nr 1 projekt umowy do zapytania ofertowego. 6) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty w postępowaniu będą składane w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 7) Oferta i wymagane dokumenty muszą być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. Oferent wraz z ofertą musi przedłożyć dokumenty, z których będzie wynikało umocowanie do podpiswyania ofert, takie jak odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i/lub pełnomocnictwo. 8) Dane kontaktowe Kupca odpowiedzialnego za postępowanie: Anna Delida, e mail: anna.delida@intercity.pl. 9) Jeżeli Oferent zamierza realizować zamówienie z udziałem podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców i zakres umowy powierzony podwykonawcy), Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 10) Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. 11) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert: wariantowych oraz przygotowanych niezgodnie z Zapytaniem ofertowym. 3 / 18
12) Zamawiający informuje, iż ma prawo do zamknięcia Postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny. 13) Zamawiający dopuszcza wspólne ubieganie się Oferentów o dzielenie zamówienia. W przypadku wspólnego ubiegania się Oferentów o udzielenie zamówienia Zamawiający żąda od wszystkich podmiotów pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu oraz zawarcia umowy. 9. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ 1) Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2) Odwołanie wnosi się elektronicznie na adres Kupca wskazany w zapytaniu ofertowym. 3) Odwołanie wnosi się w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawy do jego wniesienia. 4) Zamawiający rozstrzygnie odwołanie najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za oddalenie odwołania. 5) W przypadku wniesienia odwołania nie wstrzymuje to prawa PKP Intercity do zawarcia umowy. 6) W przypadku uwzględnienia odwołania o powtórzeniu czynności lub wykonaniu zaniechanych czynności PKP IC informuje wszystkich oferentów biorących udział w postępowaniu. 7) PKP IC oddala odwołanie jeżeli stwierdzi brak naruszeń, które mogły mieć wpływ na wynik postepowania. 8) Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. 10. OCENA FORMALNA Oferent wraz z ofertą musi przedłożyć dokumenty: a) z których będzie wynikało umocowanie do podpisywania ofert, takie jak odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i/lub pełnomocnictwo. b) Oświadczenie/ zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS z opłacaniem składek w okresie nie krótszym niż 3 miesiące przed terminem złożenia oferty c) Oświadczenie/ zaświadczenie o niezaleganiu w uiszczaniu opłat podatkowych do Urzędu Skarbowego Jeżeli Oferent zamierza realizować zamówienie z udziałem podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców i zakres prac podzleconych zakres), Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu opisanych w pkt.10 lit a, b, c na podstawie dokumentów załączonych do oferty metodą spełnia/nie spełnia.. Oferenci, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału z postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 11. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU PODLEGAJĄCE OCENIE MERYTORYCZNEJ OCENA OFERT WSTĘPNYCH (ETAP I) OCENA MERYTORYCZNA: Ocena merytoryczna będzie dokonywana na podstawie metody spełnia/nie spełnia tj. pkt. I (poniżej) natomiast pkt. II (poniżej) będzie oceniony na podstawie punktacji (maksymalna ilość punktów jakie może uzyskać oferta to 50 pkt.): I. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: 1) Dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia. 2) Zamawiający uzna, że Dostawca spełnia w/w warunek jeżeli: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert należycie wykonał 2 zamówienia związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu informatycznego na łączną kwotę nie mniejsza niż 1000 000,00 zł netto. wykaże, że posiada Zespół Wdrożenia i Realizacji Zmian- minimum 6 osobowy, który zostanie skierowany przez Oferenta do realizacji przedmiotowego zamówienia składający się z: 4 / 18
a. Kierownika projektu spełniającego następujące kwalifikacje: posiada certyfikat w zakresie Prince 2, posiada minimum dwuletnie doświadczanie zawodowe w zakresie kierowania, co najmniej dwoma odrębnymi projektami budowy i wdrożenia systemów informatycznych nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert. Projekt ma być zarządzany w języku polskim. b. Zespołu analityczno-wdrożeniowego - przynamniej 5 osób, tj: jednego Analityka posiadającego minimum 2 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie realizacji projektów informatycznych nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, jeden ekspert ds. integracji posiadających minimum dwuletnie doświadczenie zawodowe w technologii Gardens Application Model, nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert jednego Programistę posiadającego minimum dwuletnie doświadczenie zawodowe w technologii Gardens Application Model, nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, jednego Programistę posiadającego minimum dwuletnie doświadczenie zawodowe w budowie aplikacji na platformie Android, jednego Testera posiadającego roczne doświadczenie zawodowe w zakresie testowania aplikacji nabyte w ciągu trzech lat przed terminem składania ofert; c. Zespół ds. Utrzymania przynajmniej 2 osoby w tj.: dwóch specjalistów ds. utrzymania spełniającego następujące kwalifikacje minimum dwuletnie doświadczenie zawodowe w utrzymywaniu systemów informatycznych w technologii Gardens Application Model oraz Android nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert; 3) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna, że Oferent spełnia w/w warunek jeżeli: jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę stanowiącą równowartość co najmniej 500 000,00 zł., dostarczył zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS i podatku do US obejmujące okres nie krótszy niż 3 miesiące na dzień złożenia oferty, przedłożył Bilans lub dokument F01 za ostatnie 2 lata II. Ocena merytoryczna - wiedza i doświadczenie waga 50%, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 50 pkt. Ocena ofert zostanie dokonana w kryterium/poszczególnych podkryteriach: 1) Zamawiający przyzna punkty w zakresie posiadanej wiedzy i doświadczenia, za należyte wykonanie lub wykonywanie zamówień dot. wdrożenia i utrzymania systemów informatycznych w spółkach kolejowych w okresie 3 ostatnich lat przed upływem składania ofert. Zamawiający przyzna punkty wyłącznie za zamówienia ponad te wykazywane w punkcie 11, I, w następujący sposób 25 punktów : 5 pkt - za 1 należycie wykonane lub wykonywane zamówienie na kwotę minimum 100 000,00 zł netto, 10 pkt za 2-3 należycie wykonane lub wykonywane zamówienie na łączną kwotę 300 000 zł netto, 15 pkt - za 4-5 należycie wykonane lub wykonywane zamówienie na łączną kwotę 500 000,00 zł netto, 25 pkt - za 6-7 należycie wykonane lub wykonywane zamówienie na łączną kwotę 700 000,00 zł netto 1) Zamawiający przyzna punkty w zakresie posiadanej wiedzy i doświadczenia, za należyte wykonanie lub wykonywanie zamówień dot. prac utrzymaniowo rozwojowych na platformie Gardens w okresie 3 ostatnich lat przed upływem składania ofert. Zamawiający przyzna punkty wyłącznie za zamówienia ponad te wykazywane w punkcie7, I w następujący sposób 15 punktów: 5 pkt za 1 należycie wykonane lub wykonywane zamówienia na kwotę 100 000,00 zł netto; 10 pkt za 2-3 należycie wykonane lub wykonywane zamówienia na łączną kwotę 300 000,00 zł netto; 15 pkt za 4-5 należycie wykonane lub wykonywane zamówienia na łączną kwotę 500 000,00 zł netto; 5 / 18
2) Zamawiający przyzna punkty w zakresie posiadanej wiedzy i doświadczenia, za należyte wykonanie lub wykonywanie zamówień dot. prac utrzymaniowo rozwojowych aplikacji na platformie Android w okresie 3 ostatnich lat przed upływem składania ofert. Zamawiający przyzna punkty wyłącznie za zamówienia ponad te wykazywane w punkcie7),i w następujący sposób 10 punktów: 5 pkt za 1 należycie wykonane lub wykonywane zamówienia na kwotę 100 000,00 zł netto; 10 pkt za 2-3 należycie wykonane lub wykonywane zamówienia na łączną kwotę 300 000,00 zł netto; W celu oceny spełniania wyżej wymienionych warunków Dostawca winien przedłożyć: 1) wykaz umów/zleceń, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których te usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów (w szczególności protokołów odbioru) czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie w zakresie Oceny merytorycznej- punkt I, 2) wykaz umów/zleceń wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których te usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów (w szczególności protokołów odbioru) czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie w zakresie Oceny merytorycznej- punkt II, 3) w celu potwierdzenia kompetencji, o których mowa w pkt. 11 Oferent winien przedstawić wykaz osób, które będą brały udział w realizacji zamówienia oraz certyfikat w zakresie zarządzania projektami na poziomie co najmniej PRINCE2 Registred foundation lub równoważny dla Kierownika projektu, Oświadczenie ze wskazaniem kariery zawodowej dla Kierownika projektu o posiadaniu minimum dwuletniego doświadczenia zawodowego w zakresie kierowania, co najmniej dwoma odrębnymi projektami budowy i wdrożenia systemów do obsługi zagadnień kolejowych nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert potwierdzone protokołami odbioru. Projekty były zarządzane w języku polskim, Oświadczenia ze wskazaniem kariery zawodowej, dla każdej z dwóch osób z Zespołu analitycznowdrożeniowego o posiadaniu minimum trzyletniego doświadczania zawodowego w zakresie realizacji projektów informatycznych w zakresie objętym niniejszym zapytaniem, tj. analiza i mapowanie procesów, wdrożenia systemów do obsługi zagadnień kolejowych, nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert potwierdzone protokołami odbioru, Oświadczenia ze wskazaniem kariery zawodowe dla Eksperta ds. projektowania i budowy interfejsów o posiadaniu minimum dwuletniego doświadczania zawodowego w zakresie realizacji projektów informatycznych, nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert potwierdzone protokołem odbioru Oświadczenia ze wskazaniem kariery zawodowej dla testera o posiadaniu minimum dwuletniego doświadczania zawodowego w zakresie realizacji testów dla projektów informatycznych, nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert potwierdzone protokołami odbioru testów Oświadczenia ze wskazaniem kariery zawodowej dla specjalistów ds. utrzymania o posiadaniu minimum dwuletniego doświadczania zawodowego w zakresie realizacji utrzymania systemów informatycznych w technologii Gardens Application Model oraz Android, nabyte w ciągu ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert potwierdzone protokołami odbioru usług utrzymania 4) opłaconą polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że Dostawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę stanowiącą równowartość co najmniej 500 000,00 zł. 5) Aktualny odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej 6) zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS i podatku do US obejmujące okres nie krótszy niż 3 miesiące na dzień złożenia oferty, 7) Bilans lub dokument F01 za ostatnie 2 lata 8) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, 9) oświadczenie o braku podstaw wykluczenia. 6 / 18
Ocena merytoryczna w zakresie punktu I zostanie dokonana na podstawie dokumentów załączonych do oferty metodą spełnia/nie spełnia. Oferenci, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału z postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. Spełnienie warunków udziału w postępowaniu stanowi warunek konieczny do kwalifikacji Oferenta do II Etapu postępowania. Spełnienie warunków udziału w postępowaniu stanowi warunek konieczny do oceny oferty pod względem handlowym. 12. OCENA OFERT WSTĘPNYCH Zamawiający nie dopuszcza składania ofert: częściowych, wariantowych oraz przygotowanych niezgodnie z Zapytaniem ofertowym. Kryteriami wyboru oferty są: Ocena merytoryczna: 1) Ocena merytoryczna waga 50.%, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 50 pkt. Ocena ofert zostanie dokonana w kryterium/poszczególnych podkryteriach: Zamawiający przyzna liczbę punktów w ramach spełnienia warunków w zakresie posiadanej wiedzy i doświadczenia zawartych w pkt. II Zapytania. Ocena ofert zostanie dokonana według wzoru: M = Mb/Mw x 50 pkt. M= ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium Mb = wartość oferty badanej wyrażonej liczbą punktów uzyskanych za posiadanie wiedzy i doświadczenia zawartych w pkt. II. Mw = wartość oferty z najwyższą liczba punktów liczbą punktów uzyskanych za posiadanie wiedzy i doświadczenia zawartych w pkt. II. Punkty uzyskane przez ofertę w poszczególnych podkryteriach oceny merytorycznej zostaną do siebie dodane. Uzyskany wynik (M) będzie odzwierciedlał liczbę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium merytorycznym w pierwszym etapie postępowania. Ocena merytoryczna w zakresie punktu II zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów do oferty wg punktacji wskazanej powyżej. 2) Ocena handlowa (H) waga 50%, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 50 pkt. Zamawiający przyzna liczbę punktów za cenę oferowaną przez oferenta za przedmiot zamówienia. Ocena zostanie dokonana według następującego wzoru: H = Hn / Hb x 50 pkt gdzie: H ilość punktów uzyskanych przez ofertę w podkryterium, Hb wartość oferty badanej, Hn wartość oferty z najniższą ceną, 50 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w podkryterium. Punkty uzyskane przez ofertę podczas oceny handlowej w pierwszym etapie postępowania zostaną do siebie dodane. Do drugiego etapu dopuszczonych zostanie 3 dostawców, którzy w pierwszym etapie postępowania otrzymają najwyższą liczbę punktów. W przypadku gdy na 3 pozycji uplasuje się więcej niż jeden dostawca z tą samą liczbą punktów, Zamawiający zaprosi dodatkowo do kolejnego etapu wszystkich dostawców uplasowanych na 3 pozycji. Punkty są przeliczane z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Spełnienie warunków udziału w postępowaniu stanowi warunek konieczny do kwalifikacji Oferenta do II Etapu postępowania. Spełnienie warunków udziału w postępowaniu stanowi warunek konieczny do oceny oferty pod względem handlowym. Uwaga! W przypadku umów świadczonych na rzecz PK IC Oferent nie musi dostarczać dowodów. 7 / 18
kryterium oceny oferty % liczba punktów ocena merytoryczna posiadanie dodatkowych 50% 50 ocena handlowa - łączna cena oferty 50% 50 RAZEM ocena merytoryczna i handlowa 100% 100 Punkty uzyskane przez ofertę podczas oceny merytorycznej i handlowej w pierwszym etapie postępowania zostaną do siebie dodane. Do drugiego etapu dopuszczonych zostanie minimum 3, maksimum 5 oferentów, którzy w pierwszym etapie postępowania otrzymają najwyższą liczbę punktów. 13. KRYTERIA ORAZ WAGI OCENY OFERT OSTATECZNYCH (Etap II) Ocena handlowa (H) waga 50%, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 50 pkt. Ocena ofert zostanie dokonana według wzoru: H = Hn / Hb x 50 pkt, gdzie: H ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium, Hn wartość oferty finalnej najniższej cenowo w zł netto, Hb wartość oferty badanej w zł netto, 100 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta po zsumowaniu punktów z oceny merytorycznej z I etapu postępowania i punktów z oceny handlowej z oceny ofert ostatecznych. Do drugiego etapu dopuszczonych zostanie 3 Oferentów, którzy w pierwszym etapie spełniają wymagania formalne oraz merytoryczne postępowania oraz otrzymają najwyższą liczbę punktów podczas oceny merytorycznej i handlowej. W przypadku gdy na 3 pozycji uplasuje się więcej niż jeden dostawca z tą samą liczbą punktów, Zamawiający zaprosi dodatkowo do kolejnego etapu wszystkich dostawców uplasowanych na 3 pozycji. Punkty są przeliczane z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. 14. ROZSTRZYGNIĘCIE POSTĘPOWANIA Zakończenie postępowania następują poprzez wybór oferenta/oferentów albo unieważnienie postępowania. 15. Załączniki do zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Projekt Umowy, Załącznik nr 2 Opis przedmiotu zamówienia, Załącznik nr 3 Formularz oferty formalno-merytorycznej, Załącznik nr 4 Formularz cenowy (oferta handlowa), Załącznik nr 5 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, Załącznik nr 6 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, Załącznik nr 7A Wykaz wykonanych lub wykonywanych zamówień, Załącznik nr 7B Wykaz dokumentów potwierdzających potencjał merytoryczny Załącznik nr 7C Wykaz listy podmiotów, wizyta referencyjna. \ Kupiec:.. Anna Delida 8 / 18
Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego nr 07/07/IT/2016 FORMULARZ OFERTY FORMALNO-MERYTORYCZNEJ (pieczęć Oferenta) PKP INTERCITY S.A. ul. Żelazna 59A, 00-848 Warszawa W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące zakupu dotyczącego usługi świadczenia utrzymania i rozwoju aplikacji SPIN, GREX, Teczka Konduktora, AMOC, znak sprawy 0704/IT/2016. My niżej podpisani:.................. działając w imieniu i na rzecz:................. (nazwa (firma) i dokładny adres Oferenta/Oferentów) (w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie podać nazwy i dokładne adresy wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) tel fax. e-mail do korespondencji:... oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie i na zasadach szczegłowo określonych w Zapytaniu Ofertowym. Oświadczamy, że: 1) zapoznaliśmy się z Zapytaniem ofertowym wraz z załączniakmi i uznajemy się za związanych określonymi w nim postanowieniami i zasadami postępowania, 2) jesteśmy związani ofertą przez okres wskazany przez Zamawiajacego, 3) zapoznaliśmy się z projektem Umowy i nie wnosimy w stosunku do niej żadnych uwag, a w przypadku wyboru naszej oferty podpiszemy Umowę zgodnie z tym projektem, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, 4) zdobyliśmy informacje konieczne do właściwego wykonania zamówienia, 5) mamy niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał ekonomiczny, finansowy i techniczny oraz zatrudniamy pracowników zdolnych do wykonania zamówienia, 9 / 18
6) jesteśmy uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z obowiązującymi przepisami, 7) wobec reprezentowanego podmiotu nie zostalo wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, 8) w przypadku wyboru naszej oferty wszelkie świadczenia należne z tytułu realizacji zamówienia płatne będą na numer konta bankowego bank: 9) Do składania oświadczeń woli w naszym imieniu uprawnione są niżej wymienione osoby: 1)... (Imię i nazwisko, telefon kontaktowy, e-mail) 2)... (Imię i nazwisko, telefon kontaktowy, e-mail) 10) Integralną część niniejszej oferty stanowią załączniki:............ pełnomocnikiem Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia dla potrzeb niniejszego zamówienia jest:., 11) Informujemy, że w przypadku udzielenia naszej firmie zamowienia umowa zostanie podpisana przez... (Imię i nazwisko, telefon kontaktowy, e-mail) 12) Informujemy, że w przypadku udzielenia naszej firmie zamówienia do koordynacji przedmiotu umowy wyznaczamy... (Imię i nazwisko, telefon kontaktowy, e-mail) (wypełniają jedynie przedsiębiorcy składający wspólną ofertę) 10 / 18
ZAŁĄCZNIKAMI do niniejszej oferty są: 1)... 2)... 3)... 4)... 5)... 6)... Oferta zawiera ponumerowanych stron. dn. /pieczęć Oferenta/ /czytelny podpis i pieczęć osoby umocowanej do dokonywania czynności w imieniu Oferenta/ 11 / 18
Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego nr 07/04/IT/2016 FORMULARZ OFERTY HANDLOWEJ (pieczęć Oferenta) PKP INTERCITY S.A. ul. Żelazna 59A, 00-848 Warszawa W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące zakupu dotyczącego usługi świadczenia utrzymania i rozwoju aplikacji SPIN, GREX, Teczka Konduktora, AMOC, znak sprawy 07/04/IT/2016. My niżej podpisani:.................. działając w imieniu i na rzecz:................. (nazwa (firma) i dokładny adres Oferenta/Oferentów) (w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie podać nazwy i dokładne adresy wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) tel fax. e-mail do korespondencji:... oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie i na zasadach szczegółowo określonych w Zapytaniu Ofertowym. 1) OFERUJEMY realizację przedmiotu umowy zawarta na 23 miesięcy w pełnym jej zakresie określonym w Załącznikach nr 1 i 2 do Zapytania ofertowego za całkowitą cenę netto:... zł (słownie:.. zł /100), wraz z należnym podatkiem VAT w wysokości... Stawka podatku VAT wynosi.. Cena całkowita brutto wynosi... zł (słownie:. zł./100); 12 / 18
Dodatkowo Oferent powinien podać poszczególne składniki ceny w rozbiciu na przedmiot umowy zgodnie z poniższą tabelą. Lp. Przedmiot Cena netto (zł) 1 przeprowadzenie przeglądu zerowego (audyt) opłata jednorazowa stawka VAT (%) Cena brutto (zł) Wartość kontraktu 23 miesięcznego zł brutto 2 obsługa incydentówryczałt miesięczny 3 administrowanie systemami ryczałt miesięczny 4 rozwój aplikacji stawka za roboczodzień 5 przeprowadzenie audytu na zakończenie umowy - opłata jednorazowa Razem dn. /pieczęć Oferenta/ /czytelny podpis i pieczęć osoby umocowanej do dokonywania czynności w imieniu Oferenta/ 13 / 18
Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego nr 07/04/IT/2016... (pieczęć Oferenta) OŚWIADCZENIE OFERENTA O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Przystępując do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego dotyczące zakupu dotyczącego usługi świadczenia utrzymania i rozwoju aplikacji SPIN, GREX, Teczka Konduktora, AMOC, w imieniu reprezentowanego(nych) przeze mnie (przez nas) Oferenta(ów) oświadczam(y), że: 1) posiadam(y) uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień 2) posiadam(y) wiedzę i doświadczenie niezbędnych do wykonania zamówienia, 3) dysponuję(my) niezbędnym potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) znajduję(my) się w sytuacji ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia. 5) Nie podlegamy wykluczeniu z postępowania Dla potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków składam/my wraz z ofertą dokumenty wymagane postanowieniami Zapytania Ofertowego.... dn.... (podpis Oferenta) 14 / 18
Załącznik nr 6 do Zapytania Ofertowego nr 07/04/IT/2016... (pieczęć Oferenta) OŚWIADCZENIE OFERENTA O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA Przystępując do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania dotyczące zakupu dotyczącego usługi świadczenia utrzymania i rozwoju aplikacji SPIN, GREX, Teczka Konduktora, AMOC, znak sprawy 07/04/IT/2016, w imieniu reprezentowanego przeze mnie (przez nas) Oferenta (ów) oświadczam (y), iż brak jest podstaw do wykluczenia Oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa poniżej: a) PKP IC rozwiązało albo wypowiedziało Umowę albo odstąpiło od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie Umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert. b) Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania uchylił się od zawarcia z PKP IC Umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. c) Oferent wyrządził szkodę nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem. d) w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość. e) Oferent nie spełnił warunków udziału w postępowaniu, nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w zapytaniu ofertowym i nie uzupełnił, nie wyjaśnił dokumentów w wymaganym terminie. f) Oferent złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania. g) Oferent należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U Nr 50, poz. 331 z późn. zm) złożył odrębne oferty chyba że wykażą, że istniejące miedzy nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy Oferentami. h) Oferent wykonywał bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem postępowania, z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas RFI lub posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba, że udział tego Oferenta w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji.... dn.... (podpis Oferenta) 15 / 18
Załącznik nr 7A do Zapytania Ofertowego nr 07/04/IT/2016... (pieczęć Oferenta) Dotyczy części a) WYKAZ WYKONANYCH LUB WYKONYWANYCH ZAMÓWIEŃ Odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące zakupu dotyczącego usługi świadczenia utrzymania i rozwoju aplikacji SPIN, GREX, Teczka Konduktora, AMOC, znak sprawy nr 07/04/IT/2016 przedstawiam poniższy wykaz wykonanych lub wykonywanych zamówień: Lp. Opis zrealizowanej/ realizowanej Umowy (proszę napisać czego umowa dotyczy) Nazwa i adres Zamawiającego, z którym Oferent miał/ma zawarta Umowę Wartość netto w zł Umowy Termin realizacji Umowy Rozpoczęcie dzień, m-c, rok Zakończeni e dzień, m- c, rok Wielkość przedsiębiorstwa, z którą została podpisana Proszę umowa podać ile firma zatrudnia osób 1 2 3 1.. 2.. 3... Data i podpis Oferenta 16 / 18
Załącznik nr 7B do Zapytania Ofertowego nr 07/04/IT/2016... (pieczęć Oferenta) Dotyczy części b) WYKAZ DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH POTENCJAŁ MERYTORYCZNY DO WYKONANIA ZAMÓWIENIA L.p. Imię i nazwisko Opis doświadczenia zawodowego Opis posiadanych kompetencji Rola w realizacji umowy 1 2 3 *Proszę dołączyć do wykazu CV pracowników. dn. /pieczęć Oferenta/ /czytelny podpis i pieczęć osoby umocowanej do dokonywania czynności w imieniu Oferenta/ 17 / 18
Załącznik nr 7 c do Zapytania Ofertowego nr 07/04/IT/2016... (pieczęć Oferenta) Dotyczy części c) WYKAZ LISTY PODMIOTÓW W CELU ODBYCIA WIZYTY REFERENCYJNEJ Lp. Nazwa Podmiotu Adres siedziby Dane kontaktowe 1 2 3 4 dn. /pieczęć Oferenta/ /czytelny podpis i pieczęć osoby umocowanej do dokonywania czynności w imieniu Oferenta/ 18 / 18