ZAPYTANIE OFERTOWE post. nr 29/03/PRZ/2016

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE post. nr 29/03/PRZ/2016 Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A zwany dalej również Zamawiającym lub Spółką zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej: świadczenia usługi opróżniania i wywozu nieczystości ciekłych ze stacjonarnego zbiornika na stacji Białystok oraz usługi odfekalniania i wywozu nieczystości ciekłych ze składów ED160, ED161 oraz ED74 wyposażonych w zamknięty obieg WC na stacji Łódź Kaliska. z uwzględnieniem poniższych wymagań. 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie zakupowe prowadzone jest na podstawie Instrukcji realizacji zakupów w PKP Intercity S.A., zwanej dalej Procedurą. Wyciąg z Procedury dostępny jest w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem Oferent przed złożeniem oferty powinien zapoznać się z treścią Procedury. 2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.). 3. Postępowanie zakupowe prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty należy składać w Postępowaniu zakupowym w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 4. Komunikacja, jak również przekazywanie oświadczeń i dokumentów, może odbywać się zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej.

2 5. Zamawiający ma prawo do zamknięcia Postępowania zakupowego na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia Postępowania zakupowego. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym Zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach Oferentowi zaproszonemu do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 7. Warunki wyboru ofert określone niniejszym Zapytaniem ofertowym nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty. 8. Oferent jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zakupu pod rygorem unieważnienia wyboru. 9. O udzielenie zamówienia Oferenci mogą się ubiegać wspólnie. Wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia Oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu, albo reprezentowania w Postępowaniu i zawarcia umowy. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony (zakres umocowania). 10. Do Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące Oferenta. 2. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAKUPU 1. Przedmiotem zakupu jest świadczenie usługi opróżniania i wywozu nieczystości ciekłych ze stacjonarnego zbiornika na stacji Białystok oraz usługi odfekalniania i wywozu nieczystości ciekłych ze składów ED160, ED161 oraz ED74 wyposażonych w zamknięty obieg WC na stacji Łódź Kaliska. 2. Przedmiot zakupu podzielony jest na dwa zadania: Zadanie 1: Świadczenie usługi opróżniania i wywozu nieczystości ciekłych ze stacjonarnego zbiornika na stacji Białystok. Umowa zawarta będzie od dnia 1 czerwca 2016 r. do dnia 10 grudnia 2016 r. lub do wyczerpania wartości umowy, w zależności od tego, które z w/w zdarzeń nastąpi wcześniej. Zamawiający określa maksymalną liczbę 110 opróżnień zbiornika i wywozu nieczystości ciekłych. Rodzaj nieczystości ciekłych: bytowe. Wielkość zbiornika to 12 m 3. Zamawiający nie przewidział możliwości skorzystania z praw opcji. 2 / 15

3 Zadanie 2: Świadczenie usługi odfekalniania i wywozu nieczystości ciekłych ze składów ED160, ED161 oraz ED74 wyposażonych w zamknięty obieg WC na stacji Łódź Kaliska. Umowa zawarta będzie od dnia 1 czerwca 2016 r. do dnia 10 grudnia 2016 r. lub do wyczerpania wartości umowy, w zależności od tego, które z w/w zdarzeń nastąpi wcześniej. Zamawiający określił maksymalną liczbę 2821 odfekalnianych zbiorników. Rodzaj nieczystości ciekłych: bytowe. Zamawiający przewidział możliwości skorzystania z praw opcji. W ramach prawa opcji Wykonawca zobowiązany będzie, po uprzednim otrzymaniu od Zamawiającego pisemnego zawiadomienia (zlecenia), do wykonania dodatkowo (tj. ponad zakres podstawowy zamówienia) usługi odfekalniania zbiorników w ilości do 1693 sztuk. 3. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zakupu dla Zadania 1 zostały określone w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego, zaś dla Zadania 2 w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego. 4. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zakupu dla Zadania 1 na warunkach szczegółowo określonych w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego, z kolei dla Zadania 2 na warunkach szczegółowo określonych w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 3. TERMIN REALIZACJI USŁUGI Termin realizacji usługi: dla Zadania r, dla Zadania r. 4. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Szczegółowe warunki płatności dla Zadania 1 zawarte zostały w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego, z kolei dla Zadania 2 zawarte zostały w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Oferent będzie zobowiązany przy podpisaniu umowy dla Zadania 1 lub przy podpisywaniu umowy dla Zadania 2 do przekazania oświadczenia wg wzoru z Załączników nr 8 do projektu(ów) Umowy(ów) o właściwym w trakcie obowiązywania umowy(ów) nr 3 / 15

4 rachunku bankowego, na który Zamawiający będzie dokonywał przelewów za wykonywaną usługę. W przypadku zmiany wskazanego rachunku bankowego, Oferent będzie zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego o takiej zmianie, wraz z podaniem nowego nr rachunku bankowego. 5. WYMAGANIA FORMALNE 1. Oferenci muszą spełniać następujące warunki udziału w Postępowaniu zakupowym: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Zamawiający uzna, że Oferent spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże się on: dla Zadania 1 posiadaniem aktualnego i ważnego zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, na terenie miasta i gminy Białystok, wydanego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 250) oraz posiadaniem aktualnej umowy z oczyszczalnią ścieków/ stacją zlewną, do której przekazywane będą ścieki; Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien przedłożyć kopię aktualnego i ważnego zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, na terenie miasta i gminy Białystok, wydanego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 250) oraz kopię aktualnej umowy z oczyszczalnią ścieków/ stacją zlewną, do której przekazywane będą ścieki; dla Zadania 2 posiadaniem aktualnego i ważnego zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, na terenie miasta i gminy Łódź, wydanego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 250) oraz posiadaniem aktualnej umowy z oczyszczalnią ścieków/ stacją zlewną, do której przekazywane będą ścieki; Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien przedłożyć kopię aktualnego i ważnego zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie opróżniania 4 / 15

5 zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, na terenie miasta i gminy Łódź, wydanego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 250) oraz kopię aktualnej umowy z oczyszczalnią ścieków/ stacją zlewną, do której przekazywane będą ścieki; 2) dysponują niezbędnym potencjałem technicznym. Zamawiający uzna, że Oferent spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże on, że dysponuje: dla Zadania 1 odpowiednimi zasobami technicznymi umożliwiającymi wykonanie zamówienia, w tym pojazdami asenizacyjnymi spełniającymi wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 listopada 2002 r. w sprawie wymagań dla pojazdów asenizacyjnych (Dz. U. z 2002 r. poz. 193 poz. 1617). Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o dysponowaniu niezbędnym potencjałem technicznym - w treści Formularza formalnomerytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. dla Zadania 2 odpowiednimi zasobami technicznymi umożliwiającymi wykonanie zamówienia, w tym pojazdami asenizacyjnymi spełniającymi wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 listopada 2002 r. w sprawie wymagań dla pojazdów asenizacyjnych (Dz. U. z 2002 r. poz. 193 poz. 1617). Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o dysponowaniu niezbędnym potencjałem technicznym - w treści Formularza formalnomerytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3) dysponują osobami zdolnymi do realizacji usługi. Zamawiający uzna, że Oferent spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże on, że dysponuje: dla Zadania 1 odpowiednią ilością osób zdolnych do realizacji usługi; Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o dysponowaniu osobami zdolnymi do realizacji usługi - w treści Formularza formalnomerytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. dla Zadania 2 odpowiednią ilością osób zdolnych do realizacji usługi; 5 / 15

6 Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o dysponowaniu osobami zdolnymi do realizacji usługi - w treści Formularza formalnomerytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 4) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi. Zamawiający uzna, że Oferent spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże on, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w sposób należyty wykonał lub wykonuje: dla Zadania 1 co najmniej 2 (dwie) usługi z zakresu opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych o wartości co najmniej ,00 zł netto (słownie: trzydzieści osiem tysięcy złotych 00/100) każda z nich. W przypadku zamówień wykonywanych, wskazaną w warunku wiedzy i doświadczenia wartość należy odnieść do wykonanej części zamówienia. Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien przedłożyć wykaz wykonanych/wykonywanych usług, spełniających powyższe wymagania, sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego. Oferent powinien jednocześnie przedłożyć dowody, czy wskazane w ww. wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie usług mogą być: 1) poświadczenie (np. referencje), z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert wstępnych; 2) oświadczenie Oferenta jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Oferent nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1) powyżej. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w powyższym, wymaganym wykazie zostały wcześniej wykonane, Oferent nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających należyte wykonanie usługi. dla Zadnia 2 co najmniej 2 (dwie) usługi z zakresu opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych o wartości co najmniej ,00 zł netto (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100) każda z nich. W przypadku zamówień wykonywanych, wskazaną w warunku wiedzy i doświadczenia wartość należy odnieść do wykonanej części zamówienia. 6 / 15

7 Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien przedłożyć wykaz wykonanych/wykonywanych usług, spełniających powyższe wymagania, sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego. Oferent powinien jednocześnie przedłożyć dowody, czy wskazane w ww. wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie usług mogą być: 1) poświadczenie (np. referencje), z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert wstępnych; 2) oświadczenie Oferenta jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Oferent nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1) powyżej. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w powyższym, wymaganym wykazie zostały wcześniej wykonane, Oferent nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających należyte wykonanie usługi. 5) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację usługi. Zamawiający uzna, że Oferent spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże, że: dla Zadania 1 znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację usługi. Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o dysponowaniu niezbędnym potencjałem technicznym - w treści Formularza formalnomerytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. dla Zadania 2 znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację usługi. Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o dysponowaniu niezbędnym potencjałem technicznym - w treści Formularza formalnomerytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 6) nie podlegają wykluczeniu z Postępowania zakupowego, ze względu na okoliczności wskazane w rozdziale 5 ust. 3 niniejszego Zapytania ofertowego. Celem potwierdzenia spełniania ww. warunku Oferent powinien złożyć oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z Postępowania zakupowego - w treści Formularza formalno-merytorycznego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 7 / 15

8 2. Zamawiający oceni spełnianie formalnych warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia oraz ww. wymaganych dokumentów metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Jeżeli Oferent nie wykaże spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać on będzie wykluczeniu z udziału w Postępowaniu. 3. O udzielnie zamówienia może ubiegać się Oferent, który nie zostanie wykluczony z postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: a) PKP IC rozwiązało albo wypowiedziało umowę albo odstąpiło od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem, b) Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem uchylił się od zawarcia z PKP IC umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, c) Oferent wyrządził szkodę PKP IC nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem, d) w stosunku do oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość, e) którzy nie wykazali spełnienia warunków udziału w Postępowaniu, nie złożyli wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w Zapytaniu Ofertowym i nie uzupełnili, nie wyjaśnili dokumentów w wymaganym terminie. f) złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego Postępowania, g) nie wnieśli wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą, jeżeli wadium było wymagane, h) należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2015 r. poz. 184 z późn. zm.), złożyli odrębne oferty chyba że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy Oferentami w Postępowaniu, i) wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem Postępowania, z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas RFI, lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Oferentów w Postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. 8 / 15

9 W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zastrzeżenia wskazane w lit. a-d dotyczą każdego z Oferentów z osobna. Zaistnienie ww. przesłanek w stosunku do jednego z Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienia skutkuje wykluczeniem wszystkich. 4. Zamawiający powiadomi Oferenta o wykluczeniu z Postępowania zakupowego. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 5. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1) Oferent złożył ofertę niezgodną z opisem przedmiotu zamówienia, 2) zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można było poprawić, 3) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, 4) Oferent w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie wyraził zgody na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności treści oferty z wymaganiami PKP IC, 5) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 6) w przypadku braków formalnych oferty, konieczności wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego oferty lub konieczności udzielenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny, Oferent na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie nie dokona stosownych uzupełnień lub wyjaśnień. 6. Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu jego oferty. 6. PODWYKONAWCY 1. Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: a. listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców), b. zakresu prac podzlecanych. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich Podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 7. ZASADY SKŁADANIA OFERT I PRZEKAZANIA HASŁA DO CZĘŚCI HANDLOWEJ OFERTY 1. Ofertę należy złożyć do dnia r. do godziny 12: Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ust Oferta może być złożona w formie: 9 / 15

10 a. pisemnej na adres: Biuro Zakupów Centralnych PKP Intercity S.A. w Warszawie, ul. Żelazna 59a, Warszawa, piętro 3, pokój nr 302 lub b. elektronicznej (w postaci skanu podpisanych dokumentów) na adres Barbara.Krolak@intercity.pl 4. Oferent powinien złożyć ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów: a. części formalno-merytorycznej oraz b. części handlowej 5. W przypadku składania oferty w formie papierowej, ofertę należy złożyć w jednej kopercie zewnętrznej, w której powinny znajdować się dwie odrębne koperty wewnętrzne jedna dla części formalno-merytorycznej, natomiast druga dla części handlowej. Kopertę zewnętrzną należy opisać w następujący sposób: PKP Intercity" S.A. w Warszawie nazwa (firma) i adres (siedziba) Oferenta Oferta na odbiór i wywóz nieczystości płynnych Białystok, Łódź Kaliska znak sprawy 29/03/PRZ/2016 Nie otwierać przed terminem roku, godzina 12:00" Dwie koperty wewnętrzne należy opisać jak wyżej, z odpowiednim dla danej koperty dopiskiem część formalno-merytoryczna oraz część handlowa, w zależności od zawartości danej koperty wewnętrznej. 6. W przypadku składania oferty w formie elektronicznej, część handlowa powinna zostać zahasłowana. Oferent przesyła Zamawiającemu hasło do części handlowej oferty wstępnej niezwłocznie po terminie składania ofert, wskazanym w powyższym ust Oferta formalno-merytoryczna powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego oraz powinna zawierać wszystkie oświadczenia i dokumenty wymagane w treści Zapytania ofertowego, w szczególności: a. oświadczenie Oferenta o: 10 / 15

11 - braku wszczęcia postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego, - akceptacji projektu Umowy, - przyjęcia terminu związania ofertą, b. dokument rejestrowy wskazujący na osoby umocowane do reprezentacji Oferenta. Jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub notarialny odpis); c. pełnomocnictwo (oryginał lub notarialny odpis), o którym mowa w rozdziale 1 ust. 9 niniejszego Zapytania ofertowego - w przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienie. 8. Oferta handlowa powinna zostać złożona na formularzu cenowym oferty wstępnej, zgodnym z Załącznikiem nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. 9. Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Oferenta, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. 10. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty lub więcej niż jednego projektu spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. 11. Oferenci, którzy składają jedną wspólną ofertę, zobowiązani są do łącznego wykazania spełniania warunków udziału w przedmiotowym Postępowaniu zakupowym, a także do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu i ewentualnego podpisania Umowy w sprawie realizacji usługi. Ponadto, będą oni zobowiązani do dostarczenia Zamawiającemu przed podpisaniem Umowy w sprawie realizacji usługi, umowy regulującej wewnętrzną współpracę Oferentów. 12. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 8. WADIUM: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 11 / 15

12 9. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Zamawiający udziela wyjaśnień do treści niniejszego Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do dnia r., do godz. 10:00. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2. Treść zapytań wraz z odpowiedziami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w Postępowaniu zakupowym, bez wskazywania autora pytania. 3. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferentów, biorących udział w Postępowaniu zakupowym. 10. DANE KONTAKTOWE OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA POSTĘPOWANIE 1. Imię i nazwisko: Barbara Królak, ul. Żelazna 59a, Warszawa, tel.: , e- mail: Barbara.Krolak@intercity.pl 11. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert wstępnych: A. Ocena merytoryczna ocena dokonana na etapie wstępnej oceny ofert wg formuły: spełnia/ nie spełnia. B. Ocena handlowa - waga 100 %, maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium 100 pkt. Ocena ofert wstępnych zostanie dokonana w oparciu o wysokość zaproponowanej przez Oferenta całkowitej ceny brutto oferty w tym dla Zadania 2 z uwzględnieniem prawa opcji. Ocena zostanie dokonana według wzoru: CP = CN / CB x 100 gdzie: CP liczba punktów uzyskanych przez ofertę w niniejszym kryterium, CN cena nieodrzuconej oferty najniższej cenowo, CB cena oferty badanej, 12 / 15

13 100 maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w niniejszym kryterium. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość, że po merytorycznej ocenie ofert wstępnych zostaną przeprowadzone spotkania z Oferentami, w wyniku, których Zamawiający może dokonać modyfikacji Zapytania ofertowego oraz wezwać Oferentów do ponownego złożenia ofert wstępnych. 3. Do negocjacji zostanie zaproszonych co najmniej 2 (dwóch) Oferentów, których oferty spełniły wszystkie kryteria formalne i merytoryczne oraz otrzymały najwyższą liczbę punktów w kryterium handlowym podczas oceny ofert wstępnych, chyba że spełniających postawione warunki Oferentów będzie mniej niż Zamawiający planuje przeprowadzenie 1 etapu negocjacji w zakresie oferowanej ceny. 5. W toku negocjacji Oferenci przedstawiają oferty ostateczne cenę ostateczną za realizacje usługi. Negocjacje odbędą się w formie telefonicznej lub mailowej. 6. Kryteria oceny ofert ostatecznych: A. Ocena merytoryczna ocena dokonana na etapie wstępnej oceny ofert wg formuły: spełnia/ nie spełnia. B. Ocena handlowa - waga 100 %, maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium 100 pkt. Ocena ofert ostatecznych zostanie dokonana w oparciu o wysokość zaproponowanej po negocjacjach przez Oferenta ceny ryczałtowej za cały okres realizacji umowy. Ocena zostanie dokonana według wzoru: CP2 = CN2 / CB2 x 100 gdzie: CP2 liczba punktów uzyskanych przez ofertę w niniejszym kryterium, CN2 cena oferty najniższej cenowo, CB2 cena oferty badanej, 100 maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium. 7. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w wyniku przeprowadzonej oceny uzyska najwyższą liczbę punktów. 8. W przypadku braku możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 13 / 15

14 12. POUFNOŚC INFORMACJI 1. Zamawiający i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w Postępowaniu zakupowym oraz w trakcie realizacji usługi. Informacje takie nie mogą zostać ujawnione osobom trzecim. 2. Oferent wraz z ofertą powinien złożyć oświadczenie, według Załącznika nr 6 do niniejszego Zapytania ofertowego, w którym zobowiąże się do zachowania w tajemnicy informacji, które na potrzeby Postępowania zakupowego lub następnie w trakcie realizacji usługi zostaną mu udostępnione przez Zamawiającego, a które podlegają ochronie w PKP Intercity S.A. 13. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY I FORMA JEGO WNIESIENIA: Szczegółowe informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy zostały określone dla Zadania 1 w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego, z kolei dla Zadania 2 w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego. 14. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ 1. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2. Odwołanie wnosi się elektronicznie na adres poczty elektronicznej Kupca wskazanego w rozdziale 10 Zapytania Ofertowego. 3. Odwołanie wnosi się w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawy do jego wniesienia. 4. PKP IC rozstrzyga odwołanie najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za oddalenie odwołania. 5. W przypadku wniesienia odwołania, nie wstrzymuje to prawa PKP Intercity do zawarcia umowy. 6. W przypadku uwzględnienia odwołania, o powtórzeniu czynności lub wykonaniu zaniechanych czynności, PKP IC informuje wszystkich Oferentów biorących udział w 14 / 15

15 Postępowaniu. 7. PKP IC oddala odwołanie, jeżeli stwierdzi brak naruszeń, które mogły mieć wpływ na wynik Postępowania. 8. Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. 15. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Formularz oferty formalno-merytorycznej; Załącznik nr 2 Formularz cenowy oferty wstępnej; Załącznik nr 3 Projekt Umowy dla Zadania 1; Załącznik nr 4 Projekt Umowy dla Zadania 2; Załącznik nr 5 Wykaz wykonanych/wykonywanych usług; Załącznik nr 6 Oświadczenie o zachowaniu poufności. Z poważaniem Barbara Królak 15 / 15