Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej za 2015 rok krok po kroku
Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Justyna Jóźwiak Redaktor prowadzący: Marta Grabowska-Peda ISBN: 978-83-269-4706-3 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
SPRAWOZDANIE FINANSOWE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ ZA 2015 ROK KROK PO KROKU Przy sporządzaniu sprawozdania finansowego organizacja stosuje zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego określone w ustawie o rachunkowości. Zakres elementów w sprawozdaniu zależy od tego, czy jest ono sporządzane według zasad ogólnych, czy dla jednostek mikro. Organizacja pozarządowa nieprowadząca działalności gospodarczej ma dwie możliwości sporządzenia sprawozdania finansowego za 2015 rok: według załącznika nr 1 bądź załącznika nr 4. Z kolei organizacja prowadząca działalność musi skorzystać z załącznika nr 1, chyba że wcześniej zastosuje nowelizację ustawy o rachunkowości wtedy też będzie mogła skorzystać z załącznika nr 5. W publikacji m.in.: Obowiązki NGO dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych Aktywa i pasywa w bilansie Informacja dodatkowa Rachunek zysków i strat Sprawozdanie organizacji non profit jako jednostki mikro Rachunek przepływów pieniężnych Sprawozdanie NGO jako małej jednostki 3
Obowiązki NGO dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych Na obowiązki związane ze sporządzeniem sprawozdania finansowego, do których obligują przepisy ustawy o rachunkowości, składają się: 1) sporządzenie sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 uor), 2) podpisanie sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2 uor), 3) badanie sprawozdania finansowego (art. 64 uor), 4) zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 uor), 5) złożenie sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego (art. 69 ust. 1 uor), jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą, 6) złożenie sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia (art. 70 ust. 1 uor). Organizacje pozarządowe posiadające status organizacji pożytku publicznego (OPP) zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie muszą w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego przekazać je wraz ze sprawozdaniem z działalności do ministra pracy i polityki społecznej do Departamentu Pożytku Publicznego oraz ogłosić w internetowej bazie sprawozdań OPP na stronie www.pozytek.gov.pl. Zróżnicowanie obowiązku badania Artykuł 80 ust. 3 uor wskazuje, że do jednostek mikro non profit nie stosuje się przepisów rozdziałów 6 i 7 tej ustawy. Jednostki te nie będą miały m.in. obowiązku sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych, a przede wszystkim zostały zwolnione z obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości dotyczących badania i ogłaszania sprawozdań finansowych czyli tych, które są uznawane za najbardziej kosztowne. W sytuacji gdy jednostka posiadająca status organizacji pożytku publicznego prowadzi działalność gospodarczą, oceniając, czy powinna poddać sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta, należy wziąć pod uwagę zarówno zapisy ustawy o rachunkowości, jak i rozporządzenie ministra finansów w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego (Dz.U. z 2004 r. nr 285, poz. 2852). Przypomnieć należy, iż za 2015 rok tzw. pozostałe jednostki mają obowiązek poddania sprawozdania badaniu, jeśli w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, tj. w 2014 roku, spełniły co najmniej dwa z poniższych warunków: suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro, czyli 10.655.750 zł; 4
średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób; przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro, czyli 21.311.500 zł; wyrażone w euro wielkości przeliczono na walutę polską po średnim kursie, ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na dzień bilansowy. Natomiast jeśli ze względu na powyższe kryteria obowiązek poddania sprawozdania finansowego badaniu nie wystąpi, wówczas należy przeanalizować kryteria 1 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów. Obowiązek badania sprawozdania wystąpi wówczas, gdy organizacje te: realizują zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonywania lub do wspierania zadania publicznego, oraz otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację zadań określonych w pkt 1 w wysokości co najmniej 50.000 zł, oraz osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3.000.000 zł Obowiązek badania dotyczy rocznych sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego sporządzanych za rok obrotowy następujący po roku, w którym organizacje te spełniły łącznie wymienione warunki. Oznacza to, że organizacja, która zrealizowała zadania z dotacji z urzędu miasta, urzędu marszałkowskiego i MPiPS na łączną kwotę ok. 100 000 zł, a jej przychody przekroczyły 3 mln zł, będzie zobowiązana do poddania sprawozdania badaniu przez biegłego rewidenta. Jeśli podane wartości wystąpiły w 2014 roku, oznacza to, iż sprawozdanie za 2015 rok będzie badane. Badanie odbywa się z zastosowaniem przepisów o rachunkowości. Zdarzenia po dniu bilansowym Jeżeli organizacja w 2016 roku, już po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2015 rok, ale przed jego zatwierdzeniem, otrzyma informacje o zdarzeniach, które będą miały istotny wpływ na to sprawozdanie lub spowodują, że założenie kontynuowania działalności nie będzie możliwe, wówczas powinna zmienić sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych 2015 roku. O tych zabiegach organizacja informuje biegłego rewidenta, który to sprawozdanie bada. UWAGA W przypadku otrzymania informacji o wspomnianych zdarzeniach już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych 2016 roku. 5
PRZYKŁAD Sprawozdanie fundacji zostało sporządzone i podpisane. W maju 2016 roku okazało się, iż księgowość nie uwzględniła odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Sprawozdanie zostało sporządzone z błędem. Dalego należy je poprawić i sporządzić, uwzględniając wartość odpisów amortyzacyjnych za 2015 rok. Jeżeli organizacja otrzyma informacje o zdarzeniach, o których wspomniano powyżej, już po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego za rok 2015, to ich skutki powinna ująć w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała, czyli w księgach roku 2016. PRZYKŁAD Członkowie stowarzyszenia podjęli w lipcu 2016 roku decyzję o zakończeniu działalności organizacji pozarządowej. Fakt ten znajdzie odzwierciedlenie dopiero w księgach rachunkowych 2016 roku. Zatwierdzenie sprawozdania Roczne sprawozdania finansowe jednostek, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym i zakończył się 31 grudnia 2015 r., powinny być zatwierdzone w terminie do 30 czerwca 2016 r. Organem zatwierdzającym najczęściej jest: walne zgromadzenie członków w stowarzyszeniach, rada nadzorcza lub rada fundatorów w fundacjach, lub inny organ, jeśli wynika tak ze statutu organizacji. Kierownik jednostki powinien przedstawić sprawozdanie finansowe członkom organu zatwierdzającego nie później niż 15 dni przed planowanym terminem spotkania w celu zapoznania się z nim. Najczęściej sprawozdanie jest udostępniane w siedzibie organizacji albo rozsyłane elektronicznie członkom organu zatwierdzającego. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania powinna zawierać następujące elementy: określenie organu ją podejmującego, datę podjęcia uchwały (postanowienia), wskazanie, na jakiej podstawie jest podejmowana, dokładne określenie sprawozdania finansowego, które jest zatwierdzane identyfikacja ta odbywa się przez wskazanie elementów tegoż sprawozdania i wskazanie danych liczbowych je określających, 6
moment wejścia w życie uchwały, podpisy lub wskazanie, jaką liczbą głosów uchwała została podjęta, identyfikator i podpis osoby sporządzającej uchwałę. UWAGA Artykuł 47 ust. 3a uor dotyczy szczególnej zasady ustalania wyniku finansowego dla stowarzyszeń, fundacji, jeśli nie prowadzą działalności gospodarczej. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą, analogicznie jak dotychczas, będą one przeznaczać wynik finansowy po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego odpowiednio do przychodów lub kosztów w następnym roku obrotowym. W przypadku zysku organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe takiej jednostki będzie mógł tak jak dotychczas podjąć decyzję o przeznaczeniu go na zwiększenie kapitału (funduszu) podstawowego). PRZYKŁAD Uchwała nr 1/2016 Rady Fundacji ABC z 2 czerwca 2016 r. o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok 2015 (1 stycznia 31 grudnia 2015 r.) Na podstawie 10 statutu fundacji Rada Fundacji jednogłośnie zdecydowała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok 2015 (za okres 1 stycznia 31 grudnia 2015 r.) i przeznaczeniu dodatniego wyniku finansowego za rok 2015 na fundusz statutowy. PRZYKŁAD Uchwała nr 1/2016 Rady Fundacji DOMEK z 2 czerwca 2016 r. o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok 2015 (1 stycznia 31 grudnia 2015 r.) Na podstawie 10 statutu fundacji Rada Fundacji jednogłośnie zdecydowała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok 2015 (za okres 1 stycznia 31 grudnia 2015 r.). Strata wykazana w wyniku finansowym będzie pokrywana w kolejnych latach. Niektóre sprawozdania należy opublikować Fundacje i stowarzyszenia są jednostkami wpisanymi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Zatem kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego: roczne sprawozdanie finansowe, 7
opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu (w jednostce sporządzającej uproszczone sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 50 ust. 2 uor, w miejsce opinii biegłego rewidenta, składa do rejestru sądowego informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia), odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o podziale zysku lub pokryciu straty. W przypadku organizacji non profit, czyli nieprowadzących działalności gospodarczej, ten obowiązek został z nich zdjęty (art. 80 ust. 3 uor). Organizacje pozarządowe, które prowadzą działalność gospodarczą, muszą złożyć sprawozdania finansowe w terminie 15 dni od dnia ich zatwierdzenia do KRS. Jeśli sprawozdanie nie zostanie terminowo zatwierdzone, kierownik musi złożyć niezatwierdzone sprawozdanie. UWAGA Organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej nie składa sprawozdania do KRS. Nie ma znaczenia, czy sporządzała sprawozdanie, stosując uproszczenia mikro czy też nie. Organizacje pożytku publicznego mają obowiązek podania do publicznej wiadomości, w tym poprzez zamieszczenie na swojej stronie internetowej, sprawozdania finansowego. Ponadto muszą zamieścić zatwierdzone sprawozdanie finansowe na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w bazie www.pozytek.gov.pl. Aktywa i pasywa w bilansie NGO W organizacjach non profit sprawozdania finansowe mogą być przygotowane według kilku wariantów, w zależności od tego, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie, oraz czy organ zatwierdzający zdecydował o skorzystaniu z uproszczeń zawartych w załącznikach 4 i 5 do uor. Przyjrzyjmy się wybranym pozycjom aktywów i pasywów oraz przychodów i kosztów, które najczęściej występują w takich jednostkach. Zwrócona zostanie uwagą na najistotniejsze zagadnienia związane z prawidłowym ujęciem i wyceną. Omówione będą zasady wyceny bez uwzględniania faktu stosowania uproszczeń w prezentacji. Omówione zostaną pozycje zgodnie z załącznikiem nr 1 do uor. Jednostki, które są podmiotami mikro nieprowadzącymi działalności gospodarczej, jeśli posiadają takie aktywa lub pasywa, to muszą je wycenić. Ich wartość wpłynie na wartości zbiorcze, nie będą one natomiast odrębnie prezentowane i uszczegółowiane. 8