ZARZĄDZANIE PRACOWNIKAMI I SPRAWY KADROWE

KIEROWCA EWIDENCJA, W ROZLICZENIA, FIRMIE KONTROLE ZARZĄDZANIE PRACOWNIKAMI I SPRAWY KADROWE

KIEROWCA W FIRMIE zarządzanie pracownikami i sprawy kadrowe

Autorzy: Agata Lankamer-Prasołek, Łukasz Prasołek, Andrzej Tadeusz Prelicz, Beata Naróg, Rafał Ratajczak Redakcja: Izabela Kunowska Menedżer produktu: Alina Sulgostowska Kierownik marketingu i sprzedaży: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Zdjęcie na okładce: fotolia.pl Korekta: Zespół Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Druk: Miller Skład i łamanie: Dariusz Ziach ISBN 978-83-269-4670-7 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł Publikacja Kierowca w firmie zarządzanie, pracownikami i sprawy kadrowe została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Kierowca w firmie zarządzanie, pracownikami i sprawy kadrowe, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

pis re ci SPIS TREŚCI Umowy z pracownikami jak sformułować umowę o pracę z kierowcą Jak sformułować nazwę stanowiska pracy, czyli rodzaj pracy... str. 7 Miejsce wykonywania pracy kierowcy... str. 11 Jak zapisać w umowie wynagrodzenie... str. 12 Jak zapisać wymiar czasu pracy... str. 15 Kiedy stosować termin rozpoczęcia pracy... str. 18 Zapisy dotyczące organizacji pracy... str. 19 Zakres obowiązków a umowa o pracę... str. 25 Informacja o podstawowych warunkach zatrudnienia... str. 30 Umowy dla kierowcy umowa zlecenia, o dzieło, agencyjna Rodzaje umów, na podstawie których można świadczyć pracę... str. 36 Umowa o pracę a umowa cywilnoprawna czym się różnią... str. 42 Korzyści z zawierania umów cywilnoprawnych... str. 53 Podróże służbowe kierowców Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową... str. 60 Świadczenia w związku z podróżami... str. 61 Zaliczki na podróż... str. 63 Koszty przejazdu... str. 63 Wysokość diety krajowej... str. 66 Koszty noclegu w podróży krajowej... str. 68 Dieta w podróży zagranicznej... str. 71 Zwrot kosztów noclegów za granicą... str. 73 3

Kierowca w firmie zarządzanie pracownikami i sprawy kadrowe Diety za podróże służbowe kierowców jak je rozliczać Komu przysługuje dieta... str. 80 Diety dla samozatrudnionych i zleceniobiorców... str. 80 Kiedy kierowca odbywa podróż służbową... str. 82 Jak obliczyć wysokość diety... str. 84 Czy warto ustalić wyższe stawki diet... str. 88 Jak możesz oszczędzić na dietach... str. 90 Miesięczny ryczałt lub premia zamiast diety... str. 93 Diety a podatki i ZUS... str. 94 Nieuczciwy kierowca jak się przed nim zabezpieczyć Zanim podpiszesz umowę... str. 100 Początek współpracy... str. 104 Gdy zatrudniasz na umowę zlecenia... str. 107 GPS dodatkowe zabezpieczenia... str. 113 Kary nakładane przez Inspekcję Transportu Drogowego Załącznik nr 1 do ustawy o transporcie kary dla kierowców... str. 117 Załącznik nr 2 do ustawy o transporcie kary dla osób zarządzających przedsiębiorstwem transportowym, transportem w przedsiębiorstwie oraz innych osób wykonujących czynności związane z przewozem drogowym... str. 120 Załącznik nr 3 do ustawy o transporcie kary dla firmy wykonującej przewóz drogowy... str. 122 4

mowy z pracownikami ak s orm owa mow o prac z kierowcą UMOWY Z PRACOWNIKAMI JAK SFORMUŁOWAĆ UMOWĘ O PRACĘ Z KIEROWCĄ Kierowcy to szczególna grupa pracowników podlegają odrębnym przepisom związanym z czasem pracy, a także regulacjom zawartym w ustawie o transporcie drogowym. Warto więc zawierać z nimi szczególne umowy o pracę. Co w nich zapisać, żeby Twoja firma miała z pracy kierowców jak najwięcej korzyści, a z drugiej strony uniknęła poważnych problemów? Jakie elementy musi zawierać umowa... str. 6 Jak sformułować nazwę stanowiska pracy, czyli rodzaj pracy... str. 7 Czy kierowca musi mieć umowę jako kierowca... str. 9 Miejsce wykonywania pracy... str. 11 Jak zapisać wynagrodzenie... str. 12 Jak zawrzeć w umowie wymiar czasu pracy... str. 15 Kiedy stosować termin rozpoczęcia pracy... str. 18 Zapisy dotyczące organizacji pracy... str. 19 Zakres obowiązków a umowa o pracę... str. 22 Informacja o podstawowych warunkach zatrudnienia... str. 30 Agata Lankamer-Prasołek, prawnik specjalizujący się w zagadnieniach z zakresu prawa pracy i czasu pracy kierowców, były pracownik PIP, wspólnik w firmie doradczo-szkoleniowej Pogotowie Kadrowe Lankamer Prasołek sp. j. Łukasz Prasołek, asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego, specjalista z zakresu czasu pracy kie rowców, były pracownik PIP 5

Kierowca w firmie zarządzanie pracownikami i sprawy kadrowe JAKIE ELEMENTY MUSI ZAWIERAĆ UMOWA Kierowcy mają odrębne przepisy normujące ich czas pracy, czyli ustawę o czasie pracy kierowców. Nie reguluje ona kwestii związanych z zatrudnianiem kierowców, ale w wielu miejscach daje wskazówki, co trzeba zamieścić w treści umowy o pracę zawieranej z kierowcą. Jednak przy przygotowywaniu umowy należy przede wszystkim pamiętać, żeby zawierała wszystkie elementy wymagane przez Kodeks pracy, a dokładniej przez jego art. 29. Są to: określenie rodzaju pracy, miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy oraz tzw. limit godzin ponadwymiarowych (art. 151 5 kp) w przypadku kierowców zatrudnianych na część etatu. Od 22 lutego 2016 r. dodatkowym elementem umów zawieranych z niektórymi kierowcami jest obowiązkowa informacja o przyczynie uzasadniającej odstępstwo od ograniczenia zatrudnienia na czas określony do maksymalnie 33 miesięcy i 3 umów. Możliwość taką przewiduje art. 251 4 Kodeksu pracy po zmianach, stanowiąc, że uzasadnieniem dla takiego odstępstwa może być zastępstwo pracownika nieobecnego w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, wykonywanie prac o charakterze dorywczym lub sezonowym, wykonywanie zadań przez okres kadencji lub wykazanie przeze pracodawcę obiektywnych przyczyn uzasadniających wyjątek, które leżą po jego stronie. W praktyce zatrudnienia kierowców 6

mowy z pracownikami ak s orm owa mow o prac z kierowcą wystąpić mogą dwa pierwsze przypadki, a wcześniejsze dostosowanie treści umów zawieranych z takimi pracownikami powoduje, że przekroczenie okresu 33 miesięcy terminowego zatrudnienia lub zawarcie czwartej z kolei umowy na czas określony nie spowoduje automatycznego przekształcenia zatrudnienia w bezterminowe. Do tych zmian dostosowano wzór umowy o pracę wynikający z rozporządzenia o aktach osobowych, który po nowelizacji zawiera w punkcie trzecim miejsce na wskazanie obiektywnych przyczyn uzasadniających zawarcie umowy na czas określony. W przypadku trwających umów takie uzupełnienie musi nastąpić w okresie 3 miesięcy, licząc od zmiany przepisów, czyli najpóźniej do 21 maja 2016 r. Jest to uzasadnione, skoro po zmianie przepisów umowy na zastępstwo znikają z obrotu prawnego i stają się zwykłymi umowami na czas określony. Z kolei w nowo zawieranych stosunkach pracy na zastępstwo lub w celu wykonywania prac dorywczych bądź sezonowych taka informacja powinna znaleźć się od razu. Pozostałe elementy umowy o pracę nie mają charakteru obowiązkowego. Zamieszczanie ich w umowach o pracę zawieranych z kierowcami zależy od decyzji pracodawców. JAK SFORMUŁOWAĆ NAZWĘ STANOWISKA PRACY, CZYLI RODZAJ PRACY W praktyce rodzaj pracy jest najczęściej określany w umowach o pracę przez wskazanie stanowiska zajmowanego przez pracownika. W naszym przypadku będzie to po prostu stanowisko kierowcy. 7

Kierowca w firmie zarządzanie pracownikami i sprawy kadrowe Czasem firmy wskazują bardzo dokładnie rodzaj wykonywanych przewozów, czyli przykładowo, że chodzi o kierowcę w regularnych przewozach osób na trasach do 50 km lub kierowcę w międzynarodowym transporcie towarów. Pamiętaj! Takie dokładne precyzowanie rodzaju pracy nie jest jednak niezbędne. Rodzaj pracy, który pozostaje kluczową informacją w umowie o pracę, będzie taki sam w obu tych przypadkach chodzi o pracę kierowcy. Tak dokładne określanie stanowiska kierowcy niekiedy wręcz ograniczy przewoźnika w późniejszym planowaniu pracy. Może się przecież okazać, że powstanie konieczność wykonania transportu niezgodnego z określonym w umowie stanowiskiem. PRZYKŁAD Jak sformułować opis rodzaju pracy Firma zajmująca się przewozami osób ma w zakresie swojej działalności 3 rodzaje przewozów: u regularne przewozy na liniach do 50 km komunikacja miejska, u regularne przewozy na liniach do 200 km komunikacja międzymiastowa, u przewozy okazjonalne, głównie turystyczne. 8

mowy z pracownikami ak s orm owa mow o prac z kierowcą Pracodawca określił jednak wszystkim kierowcom w umowach o pracę takie samo stanowisko kierowca. Nie wskazał rodzaju przewozów. Dzięki temu wszyscy kierowcy mogą w razie potrzeby wykonywać każdy z trzech rodzajów przewozów realizowanych przez pracodawcę. CZY KIEROWCA MUSI MIEĆ UMOWĘ JAKO KIEROWCA Część firm decyduje się na określanie stanowisk pracy swoich pracowników w sposób łączony: kierowca magazynier, kierowca mechanik czy kierowca konwojent. Chcą w ten sposób podkreślić specyficzny charakter zatrudnienia i konieczność wykonywania także innych obowiązków niż kierowanie pojazdem. Działania takie są oczywiście dopuszczalne, choć w takich przypadkach pojawia się wątpliwość, czy do czasu pracy tych osób powinno się stosować regulacje szczególne, dotyczące kierowców, czy ogólne, wynikające z Kodeksu pracy. Co więcej zdarza się, że firmy, chcąc uniknąć stosowania do kierowców regulacji dotyczących ich czasu pracy, określają im stanowiska pracy w inny sposób, np. dostawca. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 11 sierpnia 2008 r. (GPP-302-4560-609/08/PE) umowa o pracę określa w szczególności rodzaj wykonywanej pracy. 9

Kierowca w firmie zarządzanie pracownikami i sprawy kadrowe Uwaga! Inspektor dokonujący kontroli w zakresie przepisów o czasie pracy sprawdza zgodność organizacji pracy z wymogami ustawy o czasie pracy kierowców tylko wtedy, gdy pracownik jest zatrudniony na stanowisku kierowcy. Jeżeli pracodawca i pracownik ustalą, że ten ostatni będzie wykonywał pracę jako magazynier, ale w rzeczywistości, zdaniem podwładnego, charakter jego zatrudnienia bardziej przypomina pracę kierowcy, będzie mógł dochodzić swoich roszczeń z tego tytułu wyłącznie przed sądem pracy. Jeśli więc napiszesz, że stanowisko pracy Twojego pracownika to kierowca, kontrole PIP będą sprawdzać zgodność zatrudnienia z przepisami o czasie pracy kierowców. Jeżeli natomiast określisz stanowisko pracy w inny sposób, pracownik, żeby dochodzić swoich praw z racji bycia kierowcą, musi wystąpić do sądu pracy. Konieczne jest bowiem powództwo o ustalenie na podstawie art. 189 kpc, że charakter jego pracy odpowiada stanowisku kierowcy. Z kolei przy stanowiskach łączonych (jak np. kierowca magazynier) należałoby zdecydować, która cecha zatrudnienia jest dominująca i takie przepisy stosować. W każdym przypadku trzeba jednak pamiętać, że określanie stanowiska pracy w sposób specyficzny (bardzo zawężony) może być przyczyną sporów sądowych. 10

mowy z pracownikami ak s orm owa mow o prac z kierowcą Uwaga! Dodatkowo określanie w umowie stanowiska pracy tak, żeby nie brzmiało kierowca, nie ma większego sensu, w przypadku gdy kierowca ma prowadzić pojazdy o dmc powyżej 3,5 t lub przystosowane do przewozu więcej niż 9 osób. Wówczas z punktu widzenia ITD za kierowcę uważana jest każda osoba prowadząca pojazd, bez względu na nazwę stanowiska, na którym pracuje. MIEJSCE WYKONYWANIA PRACY Sposób określenia miejsca pracy dla kierowcy nie ma znaczenia. Istnieje zasada, że podróżą służbową jest każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub jego filia, oddział czy przedstawicielstwo. Miejsce pracy a prawo do diet Obecnie nie ma żadnej różnicy, czy kierowca ma okreś - lone miejsce pracy jako Unia Europejska, Polska, województwo mazowieckie czy Warszawa, ul. Przy Agorze 120. W każdym z tych przypadków będzie wykonywał podróż służbową, jeśli wyjedzie poza granice administracyjne miejscowości, w której siedzibę ma jego pracodawca, czyli np. poza teren Warszawy. Miejsce pracy jest jednak ciągle ważne, jeśli chodzi o inne grupy zawodowe i ich podróże służbowe. 11

Kierowca w firmie zarządzanie pracownikami i sprawy kadrowe PRZYKŁAD Kierowcy odbywają podróże służbowe bez względu na miejsce zatrudnienia Firma z siedzibą w Warszawie zatrudnia przedstawicieli handlowych, którzy podpisują umowy handlowe z klientami i umawiają się na dostawy towarów wykonywane przez firmowych kierowców. Zakresem działania firmy jest województwo mazowieckie, a więc takie miejsce pracy określono w umowach o pracę wszystkich pracowników. W przypadku kierowców nie ma to jednak żadnego wpływu na rozumienie i rozliczanie podróży służbowych, które i tak rozpoczynają się zawsze po opuszczeniu granic administracyjnych stolicy. Jednak jeśli chodzi o przedstawicieli handlowych, tak określone miejsce pracy ma znaczenie przy ustalaniu, kiedy ich wyjazdy są podróżami służbowymi, a kiedy nie. JAK ZAPISAĆ W UMOWIE WYNAGRODZENIE Kolejnym elementem umowy o pracę jest określenie wynagrodzenia, co powinno nastąpić ze wskazaniem jego elementów. Jak nie wolno ustalić wynagrodzenia dla kierowcy W tym zakresie w przypadku kierowców należy pamiętać o regulacji art. 26 ustawy o czasie pracy kie- 12